¿Recuerda ese momento en el que está haciendo malabares con 37 cosas (proveedores, presupuestos, confirmaciones de asistencia) y un pequeño incumplimiento de plazo lo estropea todo? Eso es planificar un evento sin un cronograma.
Tanto si gestiona varios proyectos como un evento corporativo de alto riesgo, el caos se apodera rápidamente.
🧠 Dato curioso: Un informe de Forrester de 2024 afirmaba que alrededor del 73 % de las organizaciones de planificación de eventos utilizaban entre una y cinco herramientas tecnológicas para gestionar y planificar eventos.
Una sencilla plantilla de diagrama de Gantt no solo le ayudará a realizar un seguimiento del progreso, sino que también le permitirá organizar las tareas del proyecto, las fechas de inicio y finalización, y las tareas dependientes de una manera que su cerebro pueda entender.
Sin conjeturas. Se acabó eso de «Espera, ¿quién tenía que llamar al catering?». Solo imágenes limpias, cronogramas claros y todo (por fin) bajo control.
Así que, exploremos plantillas gratis, gratuitas, de diagramas de Gantt que hacen lo que tus notas adhesivas nunca pudieron hacer para la planificación de eventos. ¡Es hora de reunir todas esas tareas esenciales en un cronograma! 😎
¿Qué son las plantillas de diagramas de Gantt para la planificación de eventos?
Una plantilla de (diagrama de) Gantt para la planificación de eventos es un gráfico prediseñado que se utiliza para organizar y programar visualmente las tareas que conlleva la planificación de un evento. Desglosa las actividades y tareas relacionadas con el evento en un cronograma, haciendo un seguimiento de las tareas del proyecto, las fechas de inicio, las fechas de finalización, la duración de las tareas y las dependencias.
Los planificadores asignan responsabilidades, priorizan tareas importantes y gestionan múltiples eventos o proyectos complejos.
Estas plantillas, que suelen estar creadas en Excel, Hojas de cálculo de Google u otras herramientas de gestión de proyectos, suelen estar estructuradas en filas para las tareas y columnas para las fechas, lo que facilita el seguimiento del progreso de todo el plan de gestión de eventos. Sirven principalmente como marco de trabajo listo para usar, lo que reduce el tiempo de configuración y permite cumplir con el calendario de cada tarea.
🔎 ¿Sabías que...? El 89 % de los profesionales afirman que los eventos son fundamentales para alcanzar las metas clave de la empresa. Sin embargo, el 19 % sigue sin realizar un seguimiento correcto de los intentos correctos.
*¿Qué hace que una plantilla de diagrama de Gantt para la planificación de eventos sea buena?
Una buena plantilla de diagrama de Gantt para la planificación de eventos facilita la organización de cronogramas, la asignación de tareas y el seguimiento del progreso del proyecto en todas las fases del evento. Le permite gestionar múltiples proyectos manteniendo los detalles de las tareas claros y estructurados.
Aquí hay algunas funciones más para entender cómo elegir una:
- Fila y categorías de tareas editables: Elija plantillas de diagramas de Gantt que actualicen o ajusten rápidamente todas las tareas en función del tipo o tamaño del evento
- Cálculos automáticos de fechas: Seleccione una plantilla de diagrama de Gantt que actualice los cronogramas en función de los cambios en la fecha de inicio, las fechas de finalización o la duración estimada
- Configuración de dependencias de tareas: Elija una plantilla de diagrama de Gantt para la planificación de eventos que enlace las tareas dependientes de modo que el retraso de una tarea ajuste el resto automáticamente
- Barras de progreso visuales: Busque plantillas de diagramas de Gantt que tengan barras de progreso visuales para ver qué parte de cada tarea está completada con un control de tiempo en tiempo real
- Columnas de recursos y presupuesto: Busque una plantilla de diagrama de Gantt de Excel u otras plantillas basadas en hojas de cálculo que le permitan asignar miembros al equipo y supervisar el gasto en la misma hoja
- Estado de la tarea codificado por colores: Elija plantillas de diagramas de Gantt en las que pueda marcar las tareas por estado (por ejemplo, pendiente, en curso, terminada) para una rápida visibilidad
- Múltiples secciones de eventos: Elija plantillas de diagramas de Gantt para la planificación de eventos en las que pueda gestionar más de un evento o proyecto en una sola hoja
- Vista de cronograma integrada: Priorice las plantillas de diagramas de Gantt que muestran el cronograma completo del evento y del proyecto a lo largo de semanas o meses sin necesidad de otras herramientas
Eche un vistazo a cuándo utilizar el diagrama de Gantt frente a cuándo utilizar el cronograma:
➡️ Leer más: Plantillas y listas de control gratis para la planificación de eventos en Excel y ClickUp
13 plantillas de planificación de eventos gratis que realmente funcionan
Tanto si se trata de gestionar varios eventos como de intentar sobrevivir a un evento sin volverse loco, una plantilla detallada de diagrama de Gantt evita que las cosas se descontroles. A continuación se muestran algunas plantillas de alto rendimiento que cubren todas las necesidades de su evento, incluyendo la estructura y la programación.
1. Plantilla de Cronograma de Gantt de ClickUp
La plantilla de Cronograma (diagrama de) Gantt de ClickUp está diseñada para equipos que necesitan estructura sin desorden. Ofrece cronogramas visuales, reprogramación de arrastrar y soltar y vistas en capas, todo integrado en una interfaz. Es perfecta para los gestores de proyectos que necesitan una panorámica clara sin tener que alternar entre una docena de apps, aplicaciones.
Adecuado para crear diagramas de Gantt simples o complejos, cambie entre vistas semanales, mensuales o anuales dependiendo de cuánto tiempo de antelación planifique. Además, correlacione las dependencias, haga un seguimiento del progreso en tiempo real, identifique las rutas críticas y organice cada detalle con claridad mediante códigos de colores.
🌟 Por qué te encantará esta plantilla
- Asigne estados personalizados como «En revisión» o «Bloqueado» a las tareas del proyecto
- Organice tareas dependientes y visualice cronogramas utilizando una vista Gantt integrada
- Códigos de colores y seguimiento del progreso mediante campos de porcentaje de finalización
- Acceda a múltiples vistas para programar con zoom de acercamiento o alejamiento
Ideal para: Equipos de eventos que gestionan proyectos complejos con plazos ajustados y múltiples colaboradores.
🎁 Bonificación: La función de vista Gantt de ClickUp transforma los cronogramas complejos de los proyectos en imágenes claras e interactivas, lo que permite a los equipos planificar, coordinar y realizar un seguimiento de su trabajo sin esfuerzo.
Con la intuitiva función de arrastrar y soltar, puede ajustar los horarios, gestionar las dependencias de las tareas y supervisar el progreso en tiempo real, lo que garantiza que los proyectos sigan su curso
2. Plantilla sencilla de diagrama de Gantt de ClickUp
La plantilla de (diagrama de) Gantt simple de ClickUp elimina el desorden y se centra en la funcionalidad.
Diseñado para una configuración rápida y una gestión sencilla de las tareas, este gráfico funciona bien cuando no se necesitan 50 vistas o personalizaciones avanzadas, sino simplemente un gráfico limpio que funcione. Incluye tres vistas principales y columnas esenciales: estado de la tarea, duración y dependencia.
🌟 Por qué te encantará esta plantilla
- Vista el cronograma de su proyecto con un solo clic y reordene las tareas sobre la marcha
- Enlazar tareas dependientes para evitar conflictos de plazos
- Utilice los Campos personalizados codificados por colores para priorizar las tareas importantes
Ideal para: Organizadores en solitario, equipos pequeños o cualquiera que quiera tantear el terreno con una plantilla sencilla de diagrama de Gantt antes de invertir en algo más complejo.
📚 Lea también: Cómo crear un cronograma de proyecto en simples pasos (ejemplos, herramientas y plantillas)
3. Plantilla de cronograma de marketing de ClickUp
La plantilla de Cronograma de Marketing de ClickUp es más que un simple rastreador de tareas: convierte todo tu plan de gestión de eventos en un mapa estratégico visual. Esta plantilla está diseñada para equipos de marketing de eventos que gestionan múltiples partes móviles, como la creación de contenidos, anuncios, campañas y plazos.
Incluye nueve Campos personalizados y seis estados, lo que le ayudará a pasar de la planificación a la ejecución con total visibilidad. La plantilla es especialmente útil para equipos que trabajan en distintos departamentos, gestionan cronogramas compartidos o coordinan varias tareas de proyectos simultáneamente.
🌟 Por qué te encantará esta plantilla
- Organice actividades promocionales en redes sociales, correo electrónico y relaciones públicas en un único cronograma
- Establezca hitos de campaña y ajuste los horarios de forma dinámica según sea necesario
- Asigne tareas de marketing a los miembros del equipo con plazos de entrega integrados
- Supervise la participación y los resultados con el seguimiento integrado del rendimiento
Ideal para: Equipos de marketing o de eventos que gestionan lanzamientos de productos, campañas de temporada o cronogramas interfuncionales en múltiples proyectos.
➡️ Leer más: El mejor software gratis para crear diagramas de Gantt
4. Plantilla de Cronograma rellenable de ClickUp
Cada evento tiene innumerables partes móviles, y su seguimiento puede resultar abrumador. La plantilla rellenable de cronograma de ClickUp ofrece un cronograma interactivo y personalizable que permite a los equipos trazar fácilmente tareas, plazos y dependencias.
Con una configuración mínima, le ayuda a supervisar la duración de las tareas, realizar un seguimiento de los presupuestos y cambiar los plazos. A diferencia de las hojas de cálculo tradicionales, esta plantilla proporciona colaboración en tiempo real, programación mediante arrastrar y soltar y actualizaciones automatizadas, lo que mantiene a todos alineados desde la planificación hasta la ejecución.
🌟 Por qué te encantará esta plantilla
- Personalice el cronograma para adaptarlo a cualquier tipo de evento, desde conferencias corporativas hasta bodas
- Automatización de las actualizaciones de estado para que todos estén informados
- Seguimiento de atributos personalizados como días asignados o costes estimados por tarea
Ideal para: Teams que gestionan múltiples proyectos que requieren cronogramas precisos y actualizaciones frecuentes entre departamentos.
📮 Perspectiva de ClickUp: ¿Crees que tu lista de tareas pendientes funciona? Piénsalo de nuevo. Nuestra encuesta muestra que el 76 % de los profesionales utilizan su sistema de priorización para la gestión de tareas. Sin embargo, investigaciones recientes confirman que el 65 % de los trabajadores priorizan las victorias fáciles sobre las tareas de alto valor sin una priorización efectiva. las prioridades de las tareas de ClickUp* transforman la forma en que visualizas y abordas proyectos complejos, destacando fácilmente las tareas críticas. Con los flujos de trabajo impulsados por IA y las banderas de prioridad personalizadas de ClickUp, siempre sabrás qué abordar primero.
5. Plantilla de hoja de ruta de proyectos de ClickUp
Planificar un evento a gran escala requiere una hoja de ruta clara para navegar por cada fase, desde la reserva del lugar hasta el seguimiento posterior al evento. La plantilla de hoja de ruta de proyectos de ClickUp ayuda a los equipos a crear una panorámica estratégica de los hitos clave, garantizando una ejecución fluida de principio a fin.
Con las vistas interactivas de ClickUp, puede realizar un seguimiento de las dependencias, asignar recursos y adaptar los planes de forma dinámica a medida que evoluciona el evento. También incluye listas de planificación trimestrales que le ayudan a alinear los cronogramas de varios proyectos o fases de productos.
🌟 Por qué te encantará esta plantilla
- Diseñe las fases principales del evento con una hoja de ruta estructurada y a largo plazo
- Vea las cargas de recursos utilizando la vista Carga de trabajo para asignar mejor los recursos
- Realice un seguimiento del estado de preparación del evento en tiempo real con múltiples formatos visuales
- Adapte la hoja de ruta al instante a medida que surjan nuevas prioridades
Ideal para: Teams que gestionan proyectos o eventos complejos que requieren una planificación trimestral, una ejecución en varias fases y una colaboración en tiempo real.
💡 Consejo profesional: A diferencia de la gestión general de proyectos, que se ocupa de tareas continuas, la gestión de proyectos de eventos es un campo dinámico a corto plazo centrado en ofrecer una experiencia específica.
6. Plantilla de tarea de cronograma de eventos de ClickUp
Desglosar un evento en tareas específicas es casi siempre la diferencia entre una función bien ejecutada y una pesadilla logística. La plantilla de tareas de cronograma de eventos de ClickUp proporciona un enfoque centrado en las tareas para la planificación de eventos, ayudando a los equipos a asignar, programar y hacer un seguimiento de las responsabilidades individuales sin perder de vista el panorama general.
Con vistas personalizadas, dependencias de tareas y funciones de automatización, esta plantilla garantiza una coordinación perfecta entre proveedores, ponentes, personal y equipos de logística. Le ayuda a marcar todos los puntos de la lista de control de planificación de eventos. Le permite establecer plazos, asignar propietarios y crear subtareas para que no se pierda nada.
🌟 Por qué te encantará esta plantilla
- Divida el evento en hitos basados en tareas para una ejecución más clara
- Configure automatizaciones para recordatorios, actualizaciones de tareas y alertas a las partes interesadas
- Supervise el progreso del proyecto en directo mediante paneles y filtros de estado
- Sincronizar con los horarios de los proveedores para garantizar una coordinación fluida
Ideal para: Gerentes de eventos que necesitan gestionar cronogramas ajustados para conferencias, galas o eventos de varios días que involucran muchas partes móviles y equipos
➡️ Leer más: Plantillas gratis de programa de mano en Excel y ClickUp
7. Plantilla de planificación de eventos de ClickUp
La plantilla de planificación de eventos de ClickUp actúa como un hub central, permitiendo a los gestores de eventos supervisar cada detalle, desde las invitaciones hasta la logística in situ.
En lugar de hacer malabarismos con varias hojas de cálculo, esta plantilla mantiene todo organizado, asegurando que cada elemento del evento se ejecute a tiempo y dentro del presupuesto. Además, ya sea que se gestione un solo evento o se hagan malabarismos con múltiples proyectos, esta plantilla controla todo utilizando listas separadas para Actividades, Instalaciones, Facturación y más.
🌟 Por qué te encantará esta plantilla
- Gestione los contratos con los proveedores, los presupuestos y los calendarios con el seguimiento financiero integrado
- Automatización de la gestión de la lista de invitados, seguimiento de confirmaciones de asistencia y recordatorios por correo electrónico
- Añada campos como Estado del presupuesto, Estado del pago y Progreso para mantener la visibilidad de las métricas clave
- Colabore en tiempo real utilizando los documentos de ClickUp para obtener detalles de los proveedores, información de los patrocinadores y notas de tareas
Ideal para: Equipos de eventos de servicio completo que gestionan la planificación integral, desde la logística y el presupuesto hasta la coordinación de los invitados y la entrega final.
Aquí tienes un vídeo resumen sobre cómo crear coherencia con las plantillas en ClickUp:
8. Plantilla de gestión de eventos de ClickUp
Ya sea que esté organizando un seminario web, una cumbre interna o el lanzamiento de un producto, la plantilla de gestión de eventos de ClickUp le ayuda a asignar tareas, gestionar el cronograma del evento y mantenerse dentro del presupuesto.
Tiene vistas integradas para Cronograma, Presupuesto, Lista e incluso una vista Mapa para la logística sobre el terreno. Personalice campos como Presupuesto restante y Estado de pago, lo que facilita el seguimiento financiero sin tener que cambiar de herramienta.
🌟 Por qué te encantará esta plantilla
- Cree, asigne y realice un seguimiento de todas las tareas relacionadas con su evento en un panel centralizado
- Utilice las vistas Gantt y Cronograma para gestionar fechas de inicio, fechas de finalización y dependencias
- Supervise los costes y el progreso del proyecto a través de las vistas Presupuesto y Lista
- Establezca tareas periódicas, cree flujos de trabajo de marketing y colabore con todo el equipo
Ideal para: Planificadores de eventos que gestionan múltiples eventos con necesidades de coordinación estricta entre equipos, cronogramas y presupuestos.
Esto es lo que Alaina Maracotta, de Marketing de Eventos en Vida Health, dijo sobre el uso de ClickUp para la planificación de eventos:
Ha sido increíble ver cuánto tiempo nos hemos ahorrado en reuniones desde que nos pasamos a ClickUp. Lo que antes nos llevaba tres horas a la semana planificar eventos y actualizaciones ahora nos lleva poco más de una hora. Los equipos involucrados ahora tienen más tiempo para centrarse en prioridades de marketing más importantes.
Ha sido increíble ver cuánto tiempo nos hemos ahorrado en reuniones desde que nos pasamos a ClickUp. Lo que antes nos llevaba tres horas a la semana planificar eventos y actualizaciones ahora nos lleva poco más de una hora. Los equipos involucrados ahora tienen más tiempo para centrarse en prioridades de marketing más importantes.
9. Plantilla de Microsoft para diagrama de Gantt de planificación de proyectos de eventos en Excel
Esta plantilla de diagrama de Gantt de Excel es una opción ideal para los planificadores que desean algo sencillo, visual y basado en hojas de cálculo. Integrado directamente en Excel, le permite introducir fechas de inicio, duraciones de tareas y estado de progreso sin necesidad de configuración.
🌟 Por qué te encantará esta plantilla
- Ajuste manualmente las fechas de inicio y finalización para cada fase de la planificación
- Se ajusta automáticamente en función de la información introducida, lo que le proporciona un cronograma horizontal limpio para las tareas de su proyecto
- Uso compartido de cronogramas con equipos mediante las herramientas de colaboración de Excel
- Edite los campos para adaptarlos tanto a proyectos sencillos como a planificaciones a más largo plazo
Ideal para: Personas o equipos que prefieren utilizar Microsoft Excel para la gestión de proyectos y necesitan un formato flexible y listo para usar para la planificación de eventos o cronogramas generales.
➡️ Leer más: Ejemplos de diagramas de Gantt para la gestión de proyectos
10. Plantilla de Excel para la planificación de eventos con diagrama de Gantt de ProjectManager
La plantilla de ProjectManager para planificar eventos con un diagrama de Gantt en Excel tiene dos opciones: Excel y en línea. Si utiliza Excel, obtendrá un formato estructurado para listar las tareas del proyecto, asignar fechas de inicio y finalización, ajustar la duración estimada y hacer un seguimiento del estado.
Esta plantilla es especialmente útil para coordinar proveedores, lugares y cronogramas en un diseño visual.
🌟 Por qué te encantará esta plantilla
- Personalice las fases del proyecto y ajuste los horarios según sea necesario
- Exportar diagramas de Gantt para las discusiones con el cliente y el equipo
- Ingrese tareas con fechas límite, duración y porcentaje completado para poblar un cronograma de eventos basado en Excel
- Ajuste los cronogramas fácilmente si se producen retrasos, como demoras de los proveedores o reprogramaciones
Ideal para: Organizadores de eventos autónomos, consultores y equipos que trabajan con documentos estáticos.
📚 Lea también: Plantillas gratis de propuestas de eventos para su próximo evento
11. Plantilla de Canva para un diagrama de Gantt semanal en pizarra
Para una planificación de eventos visualmente atractiva, la plantilla de diagrama de Gantt semanal de Canva proporciona una forma intuitiva de diseñar cronogramas de eventos codificados por colores que pueden personalizarse fácilmente para presentaciones o uso interno.
Esta plantilla permite a los organizadores de eventos estructurar tareas, hacer un seguimiento de los plazos y crear una hoja de ruta visualmente atractiva. Es ideal para equipos que necesitan una panorámica de alto nivel del progreso semanal de los eventos. También es perfecta para visualizar cronogramas de eventos, especialmente cuando se trabaja con equipos creativos o se presentan cronogramas a clientes o partes interesadas.
🌟 Por qué te encantará esta plantilla
- Ajuste los horarios de los eventos utilizando las herramientas de edición de arrastrar y soltar de Canva
- Exporte cronogramas como gráficos de alta resolución para presentaciones e informes
- Cree el cronograma de su proyecto con bloques de tareas codificados por colores a lo largo de semanas o meses
- Colabore en directo con todo su equipo utilizando las funciones de Pizarra de Canva
Ideal para: Pensadores visuales, equipos creativos o planificadores de eventos que presenten cronogramas de proyectos a clientes o partes interesadas en un formato más atractivo.
12. Plantilla de planificación de eventos de Excel/Hojas de cálculo de Google de GanttPro
La planificación de eventos a menudo requiere flexibilidad, y la plantilla de planificación de eventos de Excel/Hojas de cálculo de Google de GanttPro proporciona una forma básica y estructurada de programar y realizar un seguimiento de las tareas utilizando un formato de hoja de cálculo compatible con la nube.
Esta plantilla viene preestructurada con tareas, subtareas, hitos y dependencias, lo que facilita el inicio instantáneo en Excel, Hojas de cálculo de Google o la plataforma en línea de GanttPRO. Gestione múltiples proyectos, modifique cronogramas y exporte a PDF o PNG.
🌟 Por qué te encantará esta plantilla
- Personalice la duración de las tareas y ajuste los cronogramas de los eventos según sea necesario
- Defina las fechas de inicio, las fechas de finalización y las jerarquías de tareas en todos los eventos
- Añada hitos y tareas enlazadas con la función de arrastrar y soltar
- Haga un seguimiento del progreso del proyecto en tiempo real y realice ajustes sobre la marcha
Ideal para: Profesionales de eventos que necesitan flexibilidad y estructura, especialmente cuando manejan proyectos recurrentes entre equipos o clientes.
13. Plantilla de diagrama de Gantt de calendario de conferencias de Tom's Planner
La plantilla de diagrama de Gantt de programa de conferencias de Tom's Planner proporciona un programa de eventos claro y con bloques de tiempo, lo que permite a los organizadores organizar conferencias de varios días y cumbres corporativas de manera eficiente.
A diferencia de los simples rastreadores de hojas de cálculo, esta plantilla especializada de gráfico de Gantt está diseñada para conferencias y permite programar sesiones simultáneas, hacer un seguimiento de la disponibilidad de los ponentes y ajustar dinámicamente la duración de las sesiones.
🌟 Por qué te encantará esta plantilla
- Organice los horarios de las conferencias en diagramas de Gantt claros y visuales para facilitar la navegación
- Estructure sesiones principales, mesas redondas y salas de reuniones con franjas horarias distintas
- Ajuste la duración de las sesiones y los bloques de tiempo de los ponentes sin alterar todo el programa
- Cree una referencia en tiempo real para organizadores de eventos, ponentes y voluntarios
Ideal para: Directores de programas, coordinadores de conferencias y equipos de eventos que buscan un cronograma visual simple pero potente para proyectos complejos como conferencias de varios días.
➡️ Leer más: El mejor software de planificación de eventos gratis (herramientas de gestión de eventos)
Mantenga el caos bajo control con ClickUp
La planificación de eventos siempre será impredecible, pero su cronograma no debería serlo. Los diagramas de Gantt le brindan una estructura que se adapta, escala y mantiene todo unido, incluso cuando se producen cambios de última hora. Con la plantilla adecuada, dejará de reaccionar y comenzará a liderar.
Cuando se trata de la planificación de eventos, la claridad, la colaboración y la adaptabilidad son clave, y eso es exactamente lo que ofrecen las plantillas de diagramas de Gantt para la planificación de eventos de ClickUp. Como app para el trabajo del día a día, ClickUp te permite visualizar cada fase, hacer un seguimiento de las dependencias y ajustar los cronogramas en tiempo real, algo que las hojas de cálculo estáticas no ofrecen. ¡Olvídate de las actualizaciones manuales y disfruta de una planificación de eventos dinámica y sin interrupciones con ClickUp! ¡Regístrate gratis hoy mismo! ✨