¿Está notando ausentismo frecuente en su lugar de trabajo? ¿O las ausencias de última hora están interrumpiendo los flujos de trabajo?
Si es así, su organización necesita una política de asistencia de los empleados clara.
Una política bien definida y justa establece las expectativas correctas, garantiza la rendición de cuentas, aumenta la satisfacción laboral general y mantiene el buen funcionamiento de las operaciones, sin sobrecargar al resto de su equipo.
En esta entrada del blog, le mostramos cómo crear una política de asistencia de los empleados clara y eficaz para su organización.
⏰ Resumen de 60 segundos
- Una política de asistencia de los empleados establece expectativas claras en cuanto a las horas de trabajo, las ausencias no programadas y los procedimientos de tiempo libre, lo que garantiza la responsabilidad, la productividad y el cumplimiento
- Una política de asistencia de los empleados debe incluir componentes como el alcance y el propósito, las expectativas de asistencia, los procedimientos de notificación de ausencias, los tipos de ausencias, las políticas de permisos y las consecuencias del incumplimiento, entre otros. Los pasos para redactar una política de asistencia de la empresa incluyen: Evaluar las necesidades de la empresa y los requisitos legales Establecer directrices claras de asistencia y permisos
- Los pasos para redactar una política de asistencia de la empresa incluyen:
- Evaluar las necesidades de la empresa y los requisitos legales
- Establezca directrices claras sobre asistencia y permisos
- Comunicar la política a los empleados
- Las herramientas de gestión del conocimiento y hojas de horas de ClickUp ayudan a las organizaciones a optimizar el control de tiempo, automatizar las entradas de tiempo y centralizar la documentación de políticas para facilitar el acceso y las actualizaciones.
- Los pasos para redactar una política de asistencia de la empresa incluyen:
- Evaluar las necesidades de la empresa y los requisitos legales
- Establezca directrices claras sobre asistencia y permisos
¿Qué es una política de asistencia de los empleados?
Una política de asistencia de los empleados es un conjunto claro de directrices que define las expectativas en cuanto a horas de trabajo, llegadas tarde y solicitudes de tiempo libre. La política describe las horas de trabajo, las ausencias aceptables, los procedimientos de tiempo libre y las consecuencias de las infracciones de la política.
El resultado es un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, una mayor responsabilidad y eficiencia operativa, creando un lugar de trabajo donde los empleados y la empresa prosperan.
He aquí por qué es importante una política de asistencia estructurada en la empresa:
- Para organizaciones: Estandarizar la gestión de las bajas, aplicar las políticas de la empresa de manera coherente y garantizar el cumplimiento de la legislación laboral
- Para directores de RR. HH.: Fomente la puntualidad y la responsabilidad y establezca normas de asistencia uniformes para evitar el favoritismo
- Para gestores de proyectos y jefes de equipo: Seguimiento de la disponibilidad de recursos, equilibrio de las cargas de trabajo y reducción de los conflictos causados por ausencias imprevistas de empleados
- Para los empleados: Tenga expectativas claras con respecto a la asistencia y el tiempo libre para fomentar un entorno de trabajo justo y mejorar la planificación personal y la satisfacción laboral.
¿Por qué es esencial una política de asistencia de los empleados?
Una política sólida ayuda a crear un lugar de trabajo donde la fiabilidad no solo se aprecia, sino que es la norma. Garantiza que los empleados no tengan que esforzarse por cubrir a los miembros ausentes del equipo, que los gerentes no tengan que jugar a los detectives y que todos tengan la oportunidad de conciliar la vida laboral y personal.
Así es como se mantiene el buen funcionamiento de las operaciones:
- Establece expectativas claras: Ayuda a los empleados a comprender y cumplir los requisitos de horas de trabajo, los procedimientos de tiempo libre y las directrices para la elaboración de informes de ausencias, lo que reduce la confusión y la falta de comunicación
- Mejora la rendición de cuentas: garantiza que los empleados asuman la responsabilidad de sus tareas, al tiempo que proporciona a los gerentes un enfoque estructurado para gestionar las cosas en su ausencia
- Mejora la productividad: Reduce las interrupciones debidas a ausencias no planificadas, lo que ayuda a los equipos a mantener la continuidad de la empresa con un flujo de trabajo constante
- Soporte para la planificación de la plantilla: Ayuda a RR. HH. y a los gerentes a realizar un seguimiento de las tendencias de asistencia, anticipar las necesidades de personal y evitar conflictos de programación con el análisis de la plantilla
- Fomenta una cultura de trabajo positiva: Crea un entorno de trabajo justo y transparente en el que los empleados se sientan valorados y compatibles, lo que mejora la moral y la retención
🔍 ¿Sabías que...? Según una encuesta de investigación de la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM, por sus siglas en inglés),
- Uno de cada tres empleados afirma que su trabajo ha afectado negativamente a su salud mental en los últimos seis meses
- el 30 % de los trabajadores* se sienten abrumados debido al trabajo
- El 29 % experimenta ansiedad al menos una vez a la semana debido a su trabajo
- el 27 % de los empleados de la generación Z* afirman sentirse deprimidos al menos una vez a la semana debido al trabajo
Componentes clave de una política de asistencia de los empleados eficaz
Una política de asistencia de los empleados eficaz debe describir claramente las expectativas, los procedimientos y las consecuencias relacionadas con la asistencia.
Estos son los componentes clave:
1. Alcance y propósito
Esta sección explica por qué la asistencia es importante, enlazándola con la productividad, la equidad y el intento correcto de la empresa. Responder a A quién se aplica y Por qué es importante ayuda a los empleados a comprender de antemano que la política trata de garantizar un funcionamiento fluido y una carga de trabajo equilibrada.
Para mantener la claridad:
✅ Explique por qué existe la política y su importancia para mantener la productividad y la equidad de los empleados
✅ Defina a quién se aplica la política (por ejemplo, a todos los empleados, a departamentos específicos, a tipos de trabajo)
2. Expectativas de asistencia
Aquí, usted establece exactamente lo que significa «presentarse» en su lugar de trabajo. Esto significa que no habrá más excusas del tipo «no lo sabía», solo reglas claras para las horas de trabajo, las ausencias y todo lo demás.
Para establecer las expectativas correctas:
✅ Especifique las horas de trabajo, los descansos y las expectativas de puntualidad
✅ Incluir directrices para el teletrabajo o el trabajo híbrido
Leer más: El mejor software de planificación de turnos de empleados
3. Procedimientos de elaboración de informes de ausencias
Indica a los empleados exactamente cómo, cuándo y a quién notificar cuando no pueden ir a trabajar. Las directrices claras eliminan la confusión de textos vagos, correos electrónicos perdidos o mensajes transmitidos a través de cinco personas diferentes.
Para mayor comodidad:
✅ Detalle cómo deben informar los empleados de las ausencias (por ejemplo, notificando a un supervisor, utilizando una app de calendario )
✅ Incluir plazos para la elaboración de informes (por ejemplo, al menos 2 horas antes del inicio del turno)
💡Consejo profesional: Utilice hojas de horas automatizadas para registrar las entradas, las pausas y las salidas en tiempo real, lo que garantiza datos de asistencia precisos sin necesidad de introducir datos manualmente.
4. Tipos de ausencias
Las políticas de asistencia no deben convertirse en un juego de adivinanzas. Esta sección desglosa lo que cuenta como ausencia justificada, lo que no cuenta y cómo funcionan los diferentes tipos de licencia. Un sistema estructurado para las ausencias reduce las zonas grises y simplifica el seguimiento, las aprobaciones y los ajustes de nómina.
Para evitar confusiones:
✅ Describa las categorías de permisos, junto con los criterios de elegibilidad, el proceso de solicitud y aprobación, y las pautas de uso para cada tipo, como PTO ilimitado y sabáticos
✅ Proporcione ejemplos de ausencias justificadas (por ejemplo, enfermedad, emergencias familiares) y la documentación requerida
💡Consejo profesional: Utiliza plantillas de solicitud de tiempo libre para crear un proceso de tiempo libre fluido y sin estrés.
5. Políticas de permisos
Esta sección es el libro de reglas definitivo para tomarse tiempo libre. Establece quién obtiene qué, cuándo y cómo solicitarlo. Las pautas claras sobre los periodos de aprobación y notificación significan menos prisas de última hora y pesadillas con la programación.
Para garantizar que las políticas sean impecables y fáciles de seguir:
✅ Describa cómo deben solicitar los empleados las vacaciones (por ejemplo, portal de RR. HH., correo electrónico, aprobación del gerente)
✅ Abordar cómo se gestionan las ausencias urgentes e imprevistas (por ejemplo, enfermedad repentina, emergencias familiares)
✅ Explique cómo se acumulan las vacaciones y si las vacaciones no utilizadas se acumulan o caducan
✅ Asegúrese de que las políticas se ajusten a las leyes y normativas laborales para los tipos de permisos obligatorios (por ejemplo, permiso médico, permiso de maternidad/paternidad)
A continuación, se ofrece un breve desglose de los diferentes tipos de permisos, si son remunerados, si se necesita aprobación y con cuánto tiempo de antelación hay que avisar.
Descargo de responsabilidad: Esto puede adaptarse a las necesidades únicas de la empresa y a los entornos de trabajo. *
| Tipo de licencia | Pagado/No pagado | ¿Se necesita aprobación? | Hora de notificación |
| Vacaciones | Pagado | ✅ | 2-3 semanas de antelación |
| Baja por enfermedad | Pagado | ❌ | Tan pronto como sea posible |
| Ausencia injustificada | Sin remunerar | ❌ | Sin previo aviso |
| Licencia parental | Pagado | ✅ | 30 días de antelación |
| Permiso por duelo | Pagado | ✅ | Tan pronto como sea posible |
6. Consecuencias del incumplimiento
Responda a la parte de su política de asistencia sobre «qué ocurre si no se siguen las normas». Los empleados saben exactamente qué ocurre si llegan constantemente tarde, se toman demasiadas vacaciones no autorizadas o no se presentan sin previo aviso. Sin sorpresas, sin zonas grises.
Para garantizar una aplicación justa y coherente:
✅ Establezca claramente las medidas disciplinarias por ausencias excesivas, tardanzas o incumplimiento de los procedimientos
✅ Incluir un proceso disciplinario progresivo (por ejemplo, advertencia verbal, advertencia escrita, despido)
7. Flexibilidad y adaptaciones
Aquí es donde la política de asistencia se encuentra con la vida real. Reconoce que los empleados no son robots y que, a veces, la flexibilidad es necesaria.
Para garantizar la equidad y, al mismo tiempo, mantener bajo control las necesidades de la empresa:
✅ Esbozar normas sobre adaptaciones para empleados con discapacidades, condiciones médicas u otras necesidades especiales, en consonancia con los requisitos legales
✅ Asegúrese de que los empleados entiendan que la flexibilidad viene con la responsabilidad y debe alinearse con las responsabilidades del trabajo
¿Cuál es mejor?
las políticas de asistencia sin falta* son más equilibradas y se utilizan más, ya que proporcionan un sistema estructurado al tiempo que permiten cierta flexibilidad a los empleados.
Por otro lado, una política de asistencia de tolerancia cero es mucho más estricta y puede provocar un alto grado de insatisfacción y rotación de los empleados.
8. Seguimiento y supervisión
Trate esta sección como la columna vertebral de su política de asistencia. Garantiza que todo funcione de manera fluida, justa y transparente.
Para garantizar la precisión y la equidad:
✅ Defina cómo hará el seguimiento de la asistencia de los empleados (por ejemplo, software de control de tiempo, registros manuales, sistemas de asistencia remota )
✅ Especifique cómo se supervisan y registran las llegadas tarde y las salidas anticipadas
✅ Explique cómo deben registrar los empleados sus horas de trabajo, incluidas las configuraciones de teletrabajo e híbridas
💡 Consejo profesional: Puede utilizar plantillas de hojas de horas para realizar un seguimiento del tiempo que los empleados dedican al trabajo en tareas y con clientes. Los gerentes también pueden configurar recordatorios de hojas de horas para asegurarse de que las entradas se envíen a tiempo, reduciendo los errores y los retrasos en la nómina.
9. Revisión y actualización de políticas
A medida que surgen el teletrabajo, los horarios flexibles o las nuevas tecnologías, las políticas deben perfeccionarse para mantenerse actualizadas, relevantes y alineadas con las necesidades cambiantes del lugar de trabajo. Además, los empleados aprecian que la política se revise detenidamente, no que se deje de lado y se olvide.
Para garantizar que la política siga siendo relevante y eficaz:
✅ Mencione la frecuencia con la que se revisará y actualizará la política para reflejar los cambios en las leyes o las necesidades de la organización
✅ Especifique quién es responsable de revisar y actualizar la política (RR. HH., equipo legal, dirección)
✅ Explique cómo se recopila la información para las actualizaciones de las políticas y cómo se hará uso compartido de las actualizaciones (por ejemplo, correos electrónicos de la empresa, reuniones, portal de RR. HH.)
10. Información de contacto
Esta sección es la guía de referencia para saber a quién dirigirse cuando surgen preguntas o problemas relacionados con la asistencia. Disponer de contactos directos para RR. HH., gerentes o el departamento de nóminas significa que los empleados obtienen rápidamente la orientación adecuada y se sienten más respaldados.
Para acelerar la resolución de problemas:
✅ Añada los nombres, direcciones de correo electrónico y números de teléfono de las personas con las que los empleados pueden ponerse en contacto para preguntas o aclaraciones sobre la política
✅ Especifique cuándo están disponibles los contactos de RR. HH. o los contactos pertinentes para responder a preguntas relacionadas con la asistencia
✅ Incluya un contacto designado para situaciones de ausencia urgentes (por ejemplo, emergencias médicas o familiares)
Leer más: Cómo crear una política de PTO (con ejemplos)
Pasos para crear una política de asistencia de la empresa
1. Evaluar las necesidades de la empresa y los requisitos legales
Antes de redactar su política de asistencia, dé un paso atrás y evalúe lo que su empresa realmente necesita. Tenga en cuenta la naturaleza de su sector, el entorno de trabajo y los requisitos operativos.
A continuación, asegúrese de que su política se ajusta a las leyes y reglamentos laborales locales en materia de horas de trabajo, horas extraordinarias, derechos de licencia y derechos de los empleados. El incumplimiento puede acarrear problemas legales, por lo que es aconsejable consultar con un especialista en recursos humanos o un experto jurídico.
Por ejemplo, la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) establece el salario mínimo, el pago de horas extras y el mantenimiento de registros para los trabajadores a tiempo completo y a tiempo parcial en el sector privado y en el gobierno.
💡Consejo profesional: Considere explorar modelos de horarios flexibles. Si su empresa quiere ofrecer flexibilidad manteniendo la estructura, un horario de trabajo 8/90 podría ser una gran opción. Garantiza que los empleados tengan un día libre regular mientras cumplen con sus horas requeridas.
2. Establezca directrices claras sobre asistencia y permisos
✅ Ha terminado su investigación en cuanto a las leyes laborales y los requisitos de la empresa.
✅ Recibido el visto bueno de los equipos jurídicos y de RR. HH.
✅ Creó una estructura de gestión de ausencias.
¿Y ahora qué?
Ahora es el momento de plasmarlo todo en unas directrices claras y prácticas que los empleados puedan seguir fácilmente. Una política de asistencia bien definida elimina la ambigüedad y garantiza la coherencia en toda la organización.
Con ClickUp Docs, su política de asistencia se mantiene organizada, transparente y fácil de mantener, al tiempo que garantiza el cumplimiento y la claridad para su equipo.
Puede:
- Añada listas de control para los pasos de solicitud de permisos o procedimientos de seguimiento de la asistencia
- Organizar los tipos de licencia, los cronogramas de notificación y los requisitos de aprobación en tablas
- Permita que los gerentes y RR. HH. dejen comentarios o sugieran modificaciones directamente en el documento con funciones de edición y colaboración en tiempo real
- Cree y asigne tareas a RR. HH. para actualizaciones de políticas o formación de empleados
ClickUp Brain, el asistente de IA de ClickUp, hace que el proceso sea más rápido, inteligente y eficiente. Aprovecha la IA para proporcionar un esquema estructurado con secciones clave, adaptar las políticas a las necesidades específicas de su empresa, sugerir buenas prácticas para el seguimiento de la asistencia y el cumplimiento, y condensar la jerga legal en un lenguaje sencillo y fácil de entender para los empleados.
ClickUp Brain también busca información obsoleta y recomienda actualizaciones basadas en las nuevas leyes laborales. Esto ayuda a desarrollar políticas inclusivas que tengan en cuenta las leyes geográficas y los factores culturales si tienes un equipo geográficamente disperso.
3. Comunicar la política a los empleados
Una política de asistencia bien redactada es inútil si los empleados no saben que existe. Una comunicación clara y proactiva en una base de datos centralizada garantiza que todos estén en la misma página, lo que reduce la confusión y los problemas de cumplimiento en el futuro.
Con las soluciones de gestión del conocimiento de ClickUp, su política de asistencia se convierte en un recurso vivo y accesible al que los empleados pueden recurrir en cualquier momento.
Se acabaron los PDF extraviados, los documentos obsoletos y la confusión. Gracias a la IA, se crea un sistema optimizado y fácil de seguir que mantiene a su plantilla alineada con las expectativas y responsable en todo momento.
📮ClickUp Insight: Un trabajador del conocimiento típico tiene que conectarse con 6 personas en promedio para terminar su trabajo.
Esto significa llegar a 6 conexiones (a internet) principales a diario para recopilar contexto esencial, alinear prioridades y hacer avanzar los proyectos. La lucha es real: los seguimientos constantes, la confusión de versiones y los agujeros negros de visibilidad erosionan la productividad del equipo. Una plataforma centralizada como ClickUp, con Connected Search y AI Knowledge Manager, aborda esto al poner el contexto al alcance de su mano al instante.
Los empleados pueden utilizar la IA para recuperar información repartida en documentos, tareas y comentarios dentro de un entorno de trabajo para obtener respuestas precisas a sus consultas. Todos los recursos de conocimiento se almacenan en un hub de documentos centralizado, con funciones para buscar, ordenar y filtrar documentos para facilitar el acceso.
Para los nuevos empleados, utilice la plantilla de incorporación de empleados de ClickUp para definir expectativas, directrices y procedimientos claros en materia de asistencia.
La plantilla le ayuda a:
- Añada documentos de política de asistencia y asígnelos como tarea de lectura obligatoria a los nuevos empleados
- Configure un panel para el seguimiento de las tendencias de asistencia, lo que ayudará a RR. HH. a detectar problemas recurrentes de forma temprana
- Mantener un Calendario compartido que muestre las bajas aprobadas para una mejor planificación de la plantilla
📌 Ejemplo
Política de asistencia de la empresa de Netflix
La política de asistencia de Netflix no es la típica configuración de fichar al entrar y al salir y contar los días de vacaciones para los empleados asalariados.
En su lugar, anima a los empleados a que se tomen el tiempo que necesiten, basándose en su criterio personal y en las conversaciones con los directivos, para asegurarse de que dan lo mejor de sí mismos en el trabajo
Los aspectos clave incluyen:
- Sin horario de trabajo establecido: Nadie mira el reloj. Los empleados gestionan sus propios horarios para realizar su trabajo
- Tiempo libre ilimitado: No más hojas de cálculo de vacaciones ni acumulaciones de PTO. ¿Necesitas un descanso? Tómate uno y mantén a tu equipo informado
La idea es simple: cuando las personas tienen la libertad de gestionar su tiempo, se muestran más comprometidas, con más energía y productividad. Netflix apuesta por la autonomía y la responsabilidad personal frente a la microgestión.
Leer más: Cómo calcular las horas de trabajo de manera eficiente con herramientas modernas
El rol del software de programación de empleados
Crear una política de asistencia clara y eficaz es solo la mitad de la batalla. Garantizar que los empleados la sigan a la perfección es donde entra en juego el software de programación de empleados. Una herramienta de programación bien diseñada ayuda a las empresas a agilizar el seguimiento de la asistencia, reducir los conflictos de programación y optimizar la gestión de las bajas.
ClickUp Timesheets ofrece una solución integral para gestionar los procesos de control de tiempo, envío y aprobación dentro de una plataforma unificada. Realiza un seguimiento del tiempo directamente dentro de las tareas, asegurando que todas las entradas de tiempo estén asociadas a tareas y proyectos específicos.
Los paneles en vivo supervisan las entradas de tiempo a medida que se aprueban, lo que proporciona visibilidad inmediata de las actividades del equipo y facilita la gestión eficiente de la carga de trabajo y los recursos.
La plantilla de hoja de horas diaria de ClickUp le ofrece un marco estructurado para realizar el seguimiento del tiempo dedicado a las tareas y gestionar la asignación de recursos en varios proyectos desde una única interfaz.
Con esta plantilla, puede:
- Visualice las tendencias y patrones de asistencia con gráficos y diagramas
- Cambie a la vista Lista de resumen de empleados para obtener una panorámica de los envíos y aprobar o cambiar el estado de una hoja de horas específica
- Realice un seguimiento de la tarifa por hora, el total de horas facturables, las horas de vacaciones pagadas y mucho más con Campos personalizados
💡 Consejo profesional: Utiliza la plantilla de programación de turnos de ClickUp para organizar turnos y tareas con la sencilla función de arrastrar y soltar para garantizar la cobertura y la continuidad de la empresa.
Creación de una política de asistencia eficaz: buenas prácticas
1. Garantizar el cumplimiento legal
Las leyes laborales no son inamovibles. Evolucionan, y su política de asistencia también debería hacerlo. Manténgase al tanto de la FMLA, la ADA, la ley de discapacidades, la USERRA y otras regulaciones para garantizar el cumplimiento, evitar sanciones y mantener las cosas justas para todos. Una rápida comprobación legal hoy ahorra un gran dolor de cabeza de RR. HH. mañana.
2. Alineación con la cultura de la empresa
Una buena política de asistencia debe adaptarse a su sector y a la filosofía de su empresa, y no parecer un reglamento rígido. ¿La política de no presentarse de un restaurante? No negociable. ¿Una agencia de marketing con horarios flexibles? Otro cantar. ¿La meta? Compatibilidad entre la vida laboral y personal sin dejar de cubrir las necesidades de la empresa.
3. Haga que la política sea accesible y fácil de entender
Comunique las expectativas de la política e inclúyalas en el manual del empleado, en la base de conocimientos interna de la empresa y en la documentación de incorporación.
La clave es que sea fácil de encontrar y entender. Evite la jerga y escríbalo en un lenguaje sencillo y amigable. Nadie quiere descifrar un acertijo corporativo solo para averiguar cómo solicitar una baja por enfermedad remunerada.
4. Establecer un mecanismo de retroalimentación y revisión
Las políticas de asistencia no deben ser un acuerdo que se establece y se olvida. Consulte con su equipo, realice encuestas rápidas y cree un espacio para hablar de verdad sobre las tardanzas, el absentismo y lo que realmente funciona.
A medida que cambia la dinámica del lugar de trabajo, su política también debería hacerlo. Modifique, perfeccione y actualice en función de los comentarios para que todo sea justo y eficaz.
💡Consejo profesional: Utiliza la vista de formulario de ClickUp para recopilar comentarios de los empleados y crear una encuesta de asistencia estructurada. Centraliza las respuestas, automatiza la recopilación de datos y ayuda a RR. HH. a perfeccionar la política en función de las necesidades reales de los empleados.
5. Honrar la asistencia constante
Un poco de reconocimiento es muy útil. En serio, ¿a quién no le gusta una merecida palmadita en la espalda? Aunque es fácil centrarse en resolver los problemas de asistencia, no hay que olvidar felicitar a aquellos que acuden al trabajo con regularidad y ayudan a que todo funcione correctamente.
Algunas formas de recompensar la asistencia constante:
- *reconocimiento público: Destaque a los empleados con mejor rendimiento en las reuniones de equipo, en los boletines de la empresa o en su plataforma de comunicación interna
- Bonificaciones: Vincule los incentivos de asistencia al programa de recompensas de su empresa
- Vacaciones adicionales: Ofrezca un día de vacaciones extra o un viernes más corto a aquellos con un buen historial de asistencia
Cree una política de asistencia empresarial exitosa con ClickUp
Crear una política de asistencia eficaz es esencial para mantener un lugar de trabajo fiable, eficiente y justo.
Mediante el ajuste de directrices claras y el mantenimiento de políticas accesibles y actualizadas, las empresas pueden reducir el absentismo, mejorar el cumplimiento y fomentar una cultura de trabajo positiva.
Utilice ClickUp Docs para crear documentos de políticas completos y de fácil acceso, ClickUp Knowledge Management para ofrecer respuestas basadas en IA a las consultas de los empleados y ClickUp Timesheets para realizar un seguimiento del tiempo y la asistencia.
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