Las herramientas SaaS son la fuerza motriz de su empresa. El 73 % de las organizaciones consideran que el SaaS es esencial para alcanzar sus metas empresariales, y el 38 % lo considera «muy importante» y el 35 % «bastante importante».
Pero, ¿cómo se gestionan los proveedores de SaaS? ¿Qué herramientas utilizar? ¿Cuáles son las buenas prácticas?
En esta entrada del blog trataremos todo esto y mucho más. ¡Empecemos!
⏰ Resumen de 60 segundos
- La gestión de proveedores de SaaS implica la selección, incorporación, supervisión y gestión de proveedores de software como servicio (SaaS)
- Ayuda a gestionar los costes, garantizar la seguridad y el cumplimiento de SaaS y mejorar la eficiencia de la empresa
- Los pasos clave para la gestión de proveedores de SaaS incluyen identificar y preseleccionar proveedores de SaaS, negociar contratos y supervisar el rendimiento de las herramientas de SaaS
- Algunos de los mejores consejos para una gestión correcta de los proveedores de SaaS son centralizar la adquisición de SaaS, ajustar recordatorios de renovación automática e identificar herramientas SaaS duplicadas
- ClickUp hace que el proceso de gestión de proveedores de SaaS sea más eficiente mediante el ajuste de recordatorios automatizados para revisar los contratos de SaaS y visualizar el rendimiento y el uso de la herramienta
¿Qué es la gestión de proveedores de SaaS?
La gestión de proveedores de SaaS es el proceso de selección, incorporación, supervisión y gestión de proveedores de software como servicio (SaaS) para garantizar que se ajustan a las metas de la empresa. Implica:
- Seguimiento de las suscripciones SaaS en un lugar centralizado
- Verificar a los proveedores en cuanto a certificaciones de seguridad (como SOC 2 o ISO 27001) y cumplimiento normativo (RGPD, HIPAA, CCPA)
- Supervisión del tiempo de actividad, los tiempos de respuesta y la calidad del servicio
- Obtener el mejor trato, acuerdos de nivel de servicio (SLA) claros
- Comprobación de integraciones con sistemas existentes para evitar silos tecnológicos
Con más apps, aplicaciones SaaS en uso, una buena gestión de proveedores mantiene la eficiencia de las operaciones SaaS, evitando el gasto innecesario, los riesgos de seguridad y la redundancia de herramientas.
Por qué es importante una gestión eficaz de los proveedores de SaaS
Antes de seguir hablando sobre el proceso de gestión de proveedores de SaaS, entendamos por qué es importante una gestión eficaz de los proveedores de SaaS:
Control de costes y optimización del presupuesto
La gestión eficaz de los proveedores de SaaS logra un ahorro del 16,49 % en las transacciones completadas a través de negociaciones, lo que equivale a un ahorro total de 349 millones de dólares. Y no es de extrañar. Las áreas en las que se cree que no es posible reducir costes suelen ser las que ofrecen mayores ahorros. Su pila de SaaS es un ejemplo claro.
Con una sólida gestión de proveedores de software SaaS, siempre podrá supervisar el rendimiento de la inversión y la eficiencia de sus herramientas.
🌟 Las comprobaciones periódicas mediante una solución de gestión de proveedores de SaaS le ayudan a eliminar software que:
- Ya no hace lo que originalmente se le pidió
- ¿Tiene tarifas ocultas que merman su presupuesto?
- ¿No se está utilizando porque su equipo ha pasado a algo mejor?
Sea cual sea el motivo, un gestor de proveedores de SaaS revisará sus suscripciones e identificará cuáles cancelar, liberando así presupuesto para adquisiciones de SaaS más valiosas.
💡Consejo profesional: Establezca una revisión trimestral del rendimiento del SaaS con los jefes de departamento para identificar cuellos de botella, eliminar herramientas no utilizadas y garantizar que todo el software se alinee con las metas de la empresa.
Seguridad, cumplimiento y mitigación de riesgos
Con las aplicaciones SaaS manejando datos confidenciales de la empresa, la seguridad y el cumplimiento no son opcionales, sino esenciales. La falta de supervisión puede conllevar riesgos importantes, desde violaciones de datos hasta multas reglamentarias. La gestión de proveedores de SaaS garantiza que cada herramienta reúna los estándares de seguridad necesarios y los requisitos de cumplimiento.
🌟 Al supervisar continuamente su pila de SaaS, puede identificar y mitigar riesgos, como:
- Proveedores que carecen de las certificaciones de seguridad adecuadas (SOC 2, ISO 27001, cumplimiento del RGPD)
- Herramientas no autorizadas que almacenan datos confidenciales sin la aprobación del departamento de TI
- La TI en la sombra que hace que su organización sea vulnerable a los ciberataques
Una estrategia sólida de gestión de proveedores de SaaS garantiza que todas las herramientas de su ecosistema reúnan los requisitos de seguridad, cumplimiento y riesgo, manteniendo su empresa siempre protegida.
🧠 ¿Sabías que...? Un informe reciente reveló que el 31 % de las organizaciones sufrieron una filtración de datos de SaaS el año pasado, lo que pone de manifiesto la necesidad crítica de prácticas de seguridad diligentes.
Mejora del rendimiento y la eficiencia operativa
Su empresa funciona básicamente con SaaS. El servicio de atención al cliente necesita SaaS; el departamento de compras necesita SaaS; el de marketing necesita SaaS; casi todos los departamentos dependen de él. ¿Cómo puede esperar lograr la eficiencia operativa si no gestiona estas herramientas correctamente?
Con la gestión de proveedores de SaaS, se asegura de que todas las herramientas de su pila mejoren los flujos de trabajo en lugar de ralentizarlos.
🌟 Al optimizar regularmente su ecosistema SaaS, puede eliminar:
- Herramientas superpuestas que hacen el mismo trabajo pero crean confusión e ineficiencias
- Software lento o poco fiable que interrumpe las operaciones diarias
- Flujos de trabajo complicados causados por herramientas que no se integran bien
📌 Ejemplo: Metropolitan Memorial Parks (MMP) en Nueva Gales del Sur se enfrentó a desafíos con sistemas financieros obsoletos y aislados después de combinar varias entidades. Al hacer la transición a una plataforma de gestión SaaS unificada, agilizaron los procesos, mejoraron la eficiencia y lograron importantes ahorros de costes.
Eliminación de herramientas redundantes
La mayoría de las empresas ni siquiera se dan cuenta de cuántas herramientas SaaS duplicadas están pagando. Un informe reciente de Zylo reveló que, de media, el 44 % de las licencias SaaS de las empresas se desperdician o infrautilizan, lo que genera importantes gastos innecesarios.
El equipo de marketing tiene una herramienta para la automatización, el equipo de ventas tiene otra y el soporte al cliente podría estar utilizando algo completamente diferente, pero todos ellos tienen pendiente lo mismo.
🌟 Con una plataforma de gestión de proveedores SaaS, puede:
- Elimine las herramientas superpuestas que están pendientes del mismo trabajo
- Reasignar licencias de usuarios inactivos en lugar de comprar más
- Asegúrese de que los equipos están utilizando realmente las herramientas por las que está pagando
Compruebe la actividad de inicio de sesión en las apps, aplicaciones SaaS: si la gente no utiliza una herramienta con regularidad, es hora de recortar o reasignar la licencia.
📖 Leer más: SaaS Ejemplos y aplicaciones
Pasos clave en la gestión de proveedores de SaaS
Un enfoque estructurado le ayuda a evitar pasos y obstáculos innecesarios en la selección y gestión de proveedores de SaaS. Aquí tiene una guía paso a paso para una gestión eficaz de los proveedores.
Paso 1: Identificar las necesidades de la empresa y los requisitos del proveedor
Todo empieza por saber qué herramientas necesitas y qué plan tiene más sentido. Sin una idea clara, acabarás con demasiadas herramientas, funciones superpuestas o pagando planes caros con complementos innecesarios.
🌟 Piensa en:
- *¿Qué herramientas son esenciales? ¿Necesita un CRM, una plataforma de gestión de proyectos o una herramienta de automatización?
- ¿Cuántas licencias o asientos necesita? ¿Está pagando por 100 usuarios cuando solo 50 utilizan realmente la herramienta?
- *¿Qué plan de precios tiene sentido? ¿Está usted atado a un plan Enterprise cuando un plan de nivel inferior funcionaría perfectamente?
- *¿Qué integraciones son imprescindibles? ¿Puede la herramienta conectarse con su software existente para evitar interrupciones en el flujo de trabajo?
Cada uno de estos factores le ayuda a averiguar qué proveedor se ajusta realmente a sus necesidades. El marketing puede necesitar automatización, mientras que el departamento de TI se preocupa más por la seguridad y el cumplimiento. ¿El reto? Encontrar una solución que cumpla todos los requisitos sin salirse del presupuesto.
ClickUp, la app, aplicación, Todo para el trabajo, le ayuda a agilizar este proceso. Revoluciona la forma de gestionar proyectos, documentos y comunicaciones, todo en un sistema unificado de gestión de proveedores.
Puede utilizar las tareas de ClickUp para correlacionar los requisitos. Cree una lista de control de las funciones SaaS imprescindibles, asigne tareas de investigación a los miembros del equipo pertinentes y establezca plazos para mantener el ritmo . Si el departamento de TI debe revisar el cumplimiento o el departamento de finanzas debe aprobar el presupuesto, asígnelos directamente para que todo quede organizado en un solo lugar.
Paso 2: Buscar y preseleccionar proveedores
Una vez que sepa lo que necesita, el siguiente paso es encontrar los proveedores adecuados. Pero con un sinfín de opciones de SaaS, reducirlas puede resultar abrumador. En lugar de lanzarse a ciegas, céntrese en las que realmente se ajustan a sus necesidades.
🌟 A continuación, le indicamos cómo filtrar las opciones de proveedores de SaaS utilizando un software de gestión de proveedores:
- Compare los planes de precios: ¿Ofrece el proveedor precios flexibles o está usted sujeto a contratos a largo plazo?
- Comprueba la seguridad y el cumplimiento: ¿La herramienta cumple con estándares como SOC 2, ISO 27001 o RGPD?
- Mira las integraciones: ¿Funcionará a la perfección con tus herramientas existentes?
- Lea reseñas y recomendaciones: ¿Qué tienen pendiente otras empresas sobre su fiabilidad y compatibilidad?
¿Y qué mejor que obtener la opinión de su equipo sobre una herramienta antes de tomar una decisión? Para hablar sobre diferentes proveedores, utilice ClickUp para chatear y colaborar en tiempo real, finalizar los criterios de selección de proveedores y obtener recomendaciones, sin hilos interminables de correo electrónico.
📮ClickUp Insight: El 42 % de los miembros del equipo siguen dependiendo en gran medida del correo electrónico para comunicarse, a pesar de su naturaleza aislada.
Según una investigación de ClickUp, la comunicación suele estar aislada y separada de los flujos de trabajo reales. Para evitar la falta de comunicación, integre la mensajería en sus flujos de trabajo con una plataforma centralizada que reúna la gestión de proyectos, la colaboración y la comunicación. Pruebe ClickUp, la app, aplicación, Todo para el trabajo.
Paso 3: negociar las condiciones del contrato y los SLA
Conseguir una buena herramienta SaaS es una cosa, conseguir un buen precio es otra. Los proveedores fijan sus precios, pero eso no significa que sean definitivos. La negociación es clave para conseguir mejores condiciones, contratos flexibles con los proveedores y garantías de servicio que realmente te beneficien.
🌟 Esto es en lo que debe centrarse durante la negociación con el proveedor de SaaS:
- Flexibilidad de precios: ¿Puede obtener descuentos por facturación anual o contratos de varios años?
- Escalabilidad de usuarios: ¿Puede aumentar o reducir los asientos sin penalizaciones?
- *acuerdos de nivel de servicio (SLA): ¿Cuál es el tiempo de actividad garantizado? ¿Qué ocurre si no lo cumplen?
- Condiciones de Soporte: ¿Está incluido el soporte prioritario o tiene un coste adicional?
Negociar sobre cosas como estas puede parecer trivial, pero a largo plazo tienen un gran propósito.
Puede utilizar ClickUp Automatizaciones para estar al tanto de las negociaciones de contratos. Establezca recordatorios para las fechas de renovación, automatice los seguimientos con los proveedores y realice un seguimiento del SLA y de los indicadores clave de rendimiento a lo largo del tiempo. De esta manera, nunca perderá la oportunidad de renegociar y optimizar el seguimiento de los KPI de SaaS.
Paso 4: Incorporar al proveedor e integrar la herramienta SaaS
Una vez firmado el contrato, comienza el verdadero trabajo: poner en marcha la herramienta y que funcione sin problemas. Un proceso de incorporación de proveedores mal ejecutado conduce a una baja adopción, licencias desperdiciadas y equipos frustrados. Si los usuarios no saben cómo utilizar la herramienta o no pueden integrarla en sus flujos de trabajo diarios, rápidamente se convierte en un gasto más en lugar de un valor añadido.
🌟Para garantizar una implementación fluida de las herramientas SaaS:
- Definir los roles y permisos de los usuarios: Asignar los niveles de acceso adecuados para evitar riesgos de seguridad y mantener los datos organizados
- Proporcione formación y documentación: Asegúrese de que los equipos saben cómo utilizar la herramienta de manera eficiente a través de sesiones de incorporación estructuradas
- Supervise la adopción y el uso: haga un seguimiento de la participación y recopile comentarios para abordar cualquier obstáculo de forma temprana
Un proceso de incorporación bien planificado garantiza que la herramienta se convierta en parte integral del flujo de trabajo de su equipo, y no en otra suscripción olvidada.
📖 Leer más: IaaS vs PaaS vs SaaS: ¿qué modelo elegir?
Paso 5: Supervisar el rendimiento y la relación con el proveedor
El seguimiento regular del rendimiento de los proveedores garantiza que obtenga el valor por el que pagó y le ayuda a identificar cualquier problema antes de que afecte a las operaciones.
Para el software de SaaS B2B, es fundamental que los proveedores rindan cuentas. Con los paneles de ClickUp, puede hacer un seguimiento del cumplimiento del SLA, supervisar el tiempo de actividad y vigilar las tendencias de adopción de los usuarios, todo en un solo lugar. Si un proveedor incumple con frecuencia las garantías de rendimiento o no proporciona soporte a tiempo, podría ser el momento de renegociar o buscar alternativas.
Con los paneles personalizados, puede supervisar los informes de uso para ver si los equipos están utilizando activamente la herramienta o si las licencias se están desperdiciando. También deben revisarse las actualizaciones de seguridad y los cambios de cumplimiento para garantizar que el proveedor se mantenga al día con los estándares de la industria.
Bono: Utilice la plantilla de lista de control de gestión de proveedores de ClickUp
Si quiere empezar de inmediato, ClickUp tiene la plantilla adecuada para usted. La plantilla de lista de control de gestión de proveedores de ClickUp le permite hacer una lista de proveedores, hacer un seguimiento de los detalles del contrato, establecer recordatorios de renovación y supervisar el cumplimiento, todo en un solo lugar.
En lugar de hacer malabarismos con hojas de cálculo o notas dispersas, obtendrá una forma clara y estructurada de gestionar todos los aspectos de sus relaciones con los proveedores. Con la asignación de tareas incorporada, puede asegurarse de que las aprobaciones, las negociaciones y las revisiones de rendimiento no se pasen por alto.
📖 Leer más: Cómo utiliza ClickUp nuestro equipo de excelencia en calidad
Buenas prácticas para la gestión de proveedores de SaaS
Estas son las buenas prácticas que puede seguir para una gestión eficaz de los proveedores de SaaS:
Centralizar la adquisición de SaaS
Las compras dispersas de SaaS conducen a un desperdicio de presupuesto, riesgos de seguridad y duplicación de herramientas. Un proceso de adquisición centralizado aporta orden y control.
❌ Está eliminando:
- Software superpuesto que hace el mismo trabajo
- Gastos no controlados en diferentes equipos
- Riesgos de seguridad de herramientas no verificadas
✅ Usted gana:
- Mejores precios a través de negociaciones con los proveedores
- Supervisión clara de renovaciones y cancelaciones
- Un ecosistema SaaS optimizado y seguro
En lugar de que cada equipo compre lo que quiere, un proceso estructurado garantiza que cada herramienta sea examinada, rentable y necesaria.
Configurar alertas de renovación automática
Los contratos de SaaS tienen una forma engañosa de renovarse automáticamente, lo que le obliga a participar en otro ciclo de pagos, incluso para herramientas que ya no utiliza.
Si no está haciendo un seguimiento, lo más probable es que esté malgastando dinero en software que su equipo ya ha dejado atrás.
🌟 Manténgase a la vanguardia mediante el ajuste de alertas de renovación. Esto le da tiempo para:
- Comprueba si la herramienta sigue siendo necesaria
- Negociar mejores condiciones antes de la renovación del contrato
- Cancelar las suscripciones que ya no aportan valor
La gestión de proveedores de TI garantiza que mantenga el control de su gasto en SaaS.
🧠 ¿Sabías que...? Las investigaciones indican que hasta el 30 % del gasto en SaaS se desperdicia debido a renovaciones automáticas y no realizadas.
Consolide los proveedores siempre que sea posible
Realice una comprobación sencilla: ¿su equipo de marketing utiliza una herramienta de automatización similar a la que utiliza Automatización? Si el caso de uso es el mismo, la herramienta SaaS no tiene por qué ser diferente.
Las herramientas SaaS duplicadas se cuelan cuando diferentes equipos realizan compras independientes. La consolidación de proveedores reduce los costes, simplifica los flujos de trabajo y refuerza el poder de negociación.
🌟 Una simple comprobación puede ayudarte:
- Identifique las herramientas que se solapan entre departamentos
- Estandarizar el software para mejorar la colaboración
- Reduzca los gastos generales de gestión de proveedores
Menos duplicación significa menos complejidad y más valor de las herramientas que conserva.
Para ello, puede utilizar ClickUp Brain, el potente asistente de IA de ClickUp. Puede ayudarle a crear una lista de todas las herramientas SaaS utilizadas en los diferentes departamentos de su organización para que pueda identificar las herramientas que se solapan.
Aplicar un flujo de trabajo de aprobación de SaaS
A menudo, los equipos compran herramientas SaaS sin la aprobación del departamento de TI o de compras, lo que genera riesgos de seguridad, problemas de cumplimiento y gastos innecesarios. Sin un proceso establecido, la TI en la sombra toma el control.
🌟 Un flujo de trabajo de aprobación garantiza:
- Todas las herramientas se examinan en cuanto a seguridad y cumplimiento
- Las herramientas redundantes o superpuestas no se añaden a la pila
- El departamento de compras puede negociar mejores precios y condiciones contractuales
Dado que el 65 % de las empresas experimentan pérdidas de datos debido a la TI en la sombra, controlar las compras de SaaS no es opcional, es necesario. Un proceso de aprobación estructurado mantiene su pila segura, rentable y eficiente.
📖 Leer más: Cómo optimizar el éxito del cliente para SaaS
Optimice la gestión de proveedores de SaaS con ClickUp
La gestión de proveedores de SaaS no tiene por qué ser caótica. ClickUp le ofrece un espacio centralizado para realizar el seguimiento de los contratos, supervisar el rendimiento de los proveedores, automatizar las alertas de renovación y colaborar con su equipo, todo en tiempo real.
Con funciones como paneles, gestión de tareas, automatizaciones e integraciones, puede optimizar cada fase del ciclo de vida del proveedor, desde la adquisición hasta la renovación. ¿Listo para tomar el control de sus proveedores de SaaS? Regístrese en ClickUp y empiece a gestionar de forma más inteligente hoy mismo.