Las herramientas SaaS son el motor de su empresa. El 73 % de las organizaciones considera que el SaaS es esencial para alcanzar sus metas empresariales, y el 38 % lo considera «muy importante» y el 35 % «bastante importante».
Pero, ¿cómo se gestionan los proveedores de SaaS? ¿Qué herramientas se deben utilizar? ¿Cuáles son las buenas prácticas?
En esta entrada del blog tratamos todos estos temas y muchos más. ¡Empecemos!
⏰ Resumen de 60 segundos
- La gestión de proveedores de SaaS implica selección, incorporación, supervisión y gestión de proveedores de software como servicio (SaaS).
- Ayuda a gestionar los costes, garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo de SaaS y mejorar la eficiencia de la empresa.
- Los pasos clave para la gestión de proveedores de SaaS incluyen identificar y preseleccionar proveedores de SaaS, negociar contratos y supervisar el rendimiento de las herramientas de SaaS.
- Algunos de los mejores consejos para una gestión exitosa de los proveedores de SaaS son centralizar la adquisición de SaaS, configurar recordatorios de renovación automática e identificar herramientas SaaS duplicadas.
- ClickUp hace que el proceso de gestión de proveedores de SaaS sea más eficiente al configurar recordatorios automáticos para revisar los contratos de SaaS y visualizar el rendimiento y el uso de la herramienta.
¿Qué es la gestión de proveedores de SaaS?
La gestión de proveedores de SaaS es el proceso de selección, incorporación, supervisión y gestión de proveedores de software como servicio (SaaS) para garantizar que se ajustan a las metas de la empresa. Implica:
- Realizar el seguimiento de las suscripciones SaaS en un lugar centralizado
- Verificar que los proveedores cuenten con certificaciones de seguridad (como SOC 2 o ISO 27001) y cumplan con las normativas (RGPD, HIPAA, CCPA).
- Supervisión del tiempo de actividad, los tiempos de respuesta y la calidad del servicio.
- Consiga la mejor oferta y acuerdos de nivel de servicio (SLA) claros.
- Compruebe las integraciones con los sistemas existentes para evitar los silos tecnológicos.
Con el aumento del uso de aplicaciones SaaS, una gestión sólida de los proveedores mantiene la eficiencia de las operaciones SaaS, evitando gastos innecesarios, riesgos de seguridad y redundancia de herramientas.
Por qué es importante una gestión eficaz de los proveedores de SaaS
Antes de seguir hablando sobre el proceso de gestión de proveedores de SaaS, veamos por qué es importante una gestión eficaz de los proveedores de SaaS:
Control de costes y optimización del presupuesto
Una gestión eficaz de los proveedores de SaaS permite ahorrar un 16,49 % en las operaciones completadas mediante negociaciones, lo que supone un ahorro total de 349 millones de dólares. Y no es de extrañar. Las áreas en las que cree que no es posible reducir costes son a menudo las que ofrecen mayores ahorros. Su pila de SaaS es un buen ejemplo de ello.
Con una gestión sólida de los proveedores de software SaaS, siempre podrá supervisar el retorno de la inversión y la eficiencia de sus herramientas.
🌟 Las comprobaciones periódicas mediante una solución de gestión de proveedores de SaaS le ayudan a eliminar el software que:
- Ya no sirve para lo que lo compraste originalmente.
- ¿Hay tarifas ocultas que están mermando su presupuesto?
- No se utiliza porque su equipo ha pasado a algo mejor.
Sea cual sea el motivo, un gestor de proveedores de SaaS revisará sus suscripciones e identificará cuáles cancelar, liberando presupuesto para adquisiciones de SaaS más valiosas.
💡Consejo profesional: establezca una revisión trimestral del rendimiento de SaaS con los jefes de departamento para identificar cuellos de botella, eliminar herramientas que no se utilizan y garantizar que todo el software se ajuste a las metas de la empresa.
Seguridad, cumplimiento normativo y mitigación de riesgos
Dado que las aplicaciones SaaS manejan datos comerciales confidenciales, la seguridad y el cumplimiento normativo no son opcionales, sino esenciales. La falta de supervisión puede dar lugar a riesgos importantes, desde violaciones de datos hasta multas reglamentarias. La gestión de proveedores de SaaS garantiza que todas las herramientas cumplan con los estándares de seguridad y los requisitos de cumplimiento necesarios.
🌟 Al supervisar continuamente su pila de SaaS, puede identificar y mitigar riesgos, tales como:
- Proveedores que carecen de las certificaciones de seguridad adecuadas (SOC 2, ISO 27001, cumplimiento del RGPD)
- Herramientas no autorizadas que almacenan datos confidenciales sin la aprobación del departamento de TI.
- La TI en la sombra que hace que su organización sea vulnerable a los ciberataques
Una sólida estrategia de gestión de proveedores de SaaS garantiza que todas las herramientas de su ecosistema cumplan los requisitos de seguridad, cumplimiento normativo y riesgo, lo que mantiene su empresa siempre protegida.
🧠 ¿Sabía que...? Un informe reciente reveló que el 31 % de las organizaciones sufrieron una violación de datos SaaS en el último año, lo que pone de relieve la necesidad crítica de aplicar prácticas de seguridad rigurosas.
Mejora del rendimiento y la eficiencia operativa.
Su empresa funciona básicamente con SaaS. El servicio de atención al cliente necesita SaaS; el departamento de compras necesita SaaS; el departamento de marketing necesita SaaS... Casi todos los departamentos tienen una dependencia de él. ¿Cómo puede esperar alcanzar la eficiencia operativa si no gestiona estas herramientas adecuadamente?
Con la gestión de proveedores de SaaS, se asegura de que todas las herramientas de su pila mejoren los flujos de trabajo en lugar de ralentizarlos.
🌟 Al optimizar regularmente su ecosistema SaaS, puede eliminar:
- Herramientas superpuestas que realizan la misma función, pero crean confusión e ineficiencias.
- Software lento o poco fiable que interrumpe las operaciones diarias.
- Flujos de trabajo complicados causados por herramientas que no se integran bien
📌 Ejemplo: Metropolitan Memorial Parks (MMP) en Nueva Gales del Sur se enfrentó a retos con sistemas financieros obsoletos y aislados tras combinar varias entidades. Al pasar a una plataforma de gestión SaaS unificada, optimizaron los procesos, mejoraron la eficiencia y lograron un ahorro significativo en los costes.
Eliminación de herramientas redundantes
La mayoría de las empresas ni siquiera se dan cuenta de cuántas herramientas SaaS duplicadas están pagando. Un informe reciente de Zylo reveló que, en promedio, el 44 % de las licencias SaaS de las empresas se desperdician o se infrautilizan, lo que genera gastos innecesarios significativos.
El departamento de marketing tiene una herramienta para la automatización, el equipo de ventas tiene otra y el soporte al cliente puede estar utilizando algo completamente diferente, pero todos hacen lo mismo.
🌟 Con una plataforma de gestión de proveedores SaaS, usted puede:
- Elimine las herramientas que se solapan y realizan la misma función.
- Reasigne las licencias de los usuarios inactivos en lugar de comprar más.
- Asegúrese de que los equipos realmente utilizan las herramientas por las que está pagando.
Compruebe la actividad de inicio de sesión en las aplicaciones SaaS: si los usuarios no utilizan una herramienta con regularidad, es hora de eliminar o reasignar la licencia.
📖 Más información: Ejemplos y aplicaciones de SaaS
Pasos clave para gestionar proveedores de SaaS
Un enfoque estructurado le ayuda a evitar pasos innecesarios y obstáculos en la selección y gestión de proveedores de SaaS. Aquí tiene una guía paso a paso para una gestión eficaz de proveedores.
Paso 1: Identifique las necesidades de la empresa y los requisitos de los proveedores.
Todo comienza por saber qué herramientas necesita y qué plan es el más adecuado. Sin una idea clara, acabará con demasiadas herramientas, funciones que se solapan o pagando planes caros con complementos innecesarios.
🌟 Piense en lo siguiente:
- ¿Qué herramientas son esenciales? ¿Necesita un CRM, una plataforma de gestión de proyectos o una herramienta de automatización?
- ¿Cuántas licencias o asientos necesita? ¿Está pagando por 100 usuarios cuando solo 50 utilizan realmente la herramienta?
- ¿Qué plan de precios es el más adecuado? ¿Está atado a un plan Enterprise cuando un plan de nivel inferior le bastaría?
- ¿Qué integraciones son imprescindibles? ¿Puede la herramienta establecer una conexión con su software actual para evitar interrupciones en el flujo de trabajo?
Cada uno de estos factores le ayuda a determinar qué proveedor se adapta realmente a sus necesidades. Es posible que el departamento de marketing necesite automatización, mientras que el de TI se preocupe más por la seguridad y el cumplimiento normativo. ¿El reto? Encontrar una solución que cumpla todos los requisitos sin salirse del presupuesto.
ClickUp, la aplicación para todo lo relacionado con el trabajo, le ayuda a optimizar este proceso. Revoluciona la forma de gestionar proyectos, documentos y comunicaciones, todo ello en un sistema de gestión de proveedores unificado.
Puede utilizar ClickUp Tasks para correlacionar los requisitos. Cree una lista de control de las funciones SaaS imprescindibles, asigne tareas de investigación a los miembros del equipo pertinentes y establezca plazos para que todo siga avanzando. Si el cumplimiento normativo requiere la revisión del departamento de TI o la aprobación del presupuesto por parte del departamento financiero, asígnelos directamente para que todo quede organizado en un solo lugar.
Paso 2: Investigue y preseleccione proveedores
Una vez que sepa lo que necesita, el siguiente paso es encontrar los proveedores adecuados. Pero con las infinitas opciones de SaaS, reducir la lista puede resultar abrumador. En lugar de lanzarse a ciegas, céntrese en aquellos que realmente se ajusten a sus necesidades.
🌟 A continuación le mostramos cómo filtrar las opciones de proveedores de SaaS utilizando un software de gestión de proveedores:
- Compare planes de precios: ¿El proveedor ofrece precios flexibles o está usted atado a contratos a largo plazo?
- Compruebe la seguridad y el cumplimiento normativo: ¿Cumple la herramienta con normas como SOC 2, ISO 27001 o RGPD?
- Fíjese en las integraciones: ¿Funcionará a la perfección con sus herramientas actuales?
- Lea reseñas y recomendaciones: ¿Qué opinan otras empresas sobre su fiabilidad y soporte técnico?
¿Y qué mejor que recabar la opinión de su equipo sobre una herramienta antes de tomar una decisión? Para debatir sobre los diferentes proveedores, utilice ClickUp Chat para colaborar en tiempo real, ultimar los criterios de selección de proveedores y obtener recomendaciones, sin interminables hilos de correo electrónico.
📮ClickUp Insight: El 42 % de los miembros del equipo sigue dependiendo en gran medida del correo electrónico para comunicarse, a pesar de su naturaleza aislada.
Según un estudio de ClickUp, la comunicación suele estar aislada y separada de los flujos de trabajo reales. Para evitar la falta de comunicación, integra la mensajería en tus flujos de trabajo con una plataforma centralizada que aúne la gestión de proyectos, la colaboración y la comunicación. Prueba ClickUp, la aplicación que lo tiene todo para el trabajo.
Paso 3: Negocie los términos del contrato y los acuerdos de nivel de servicio (SLA).
Conseguir una buena herramienta SaaS es una cosa, pero conseguir una buena oferta es otra muy distinta. Los proveedores fijan sus precios, pero eso no significa que sean definitivos. La negociación es clave para conseguir mejores condiciones, contratos flexibles con los proveedores y garantías de servicio que realmente le beneficien.
🌟 Esto es en lo que debe centrarse durante la negociación con los proveedores de SaaS:
- Flexibilidad de precios: ¿puede obtener descuentos por facturación anual o contratos plurianuales?
- Escalabilidad de usuarios: ¿puede aumentar o reducir el número de asientos sin penalizaciones?
- Acuerdos de nivel de servicio (SLA): ¿Cuál es el tiempo de actividad garantizado? ¿Qué ocurre si no lo cumplen?
- Condiciones de soporte: ¿Se incluye soporte con prioridad o tiene un coste adicional?
Negociar aspectos como estos puede parecer trivial, pero a largo plazo tienen una gran importancia.
Puede utilizar ClickUp Automatizaciones para estar al tanto de las negociaciones de los contratos. Establezca recordatorios para las fechas de renovación, automatice los seguimientos con los proveedores y realice el seguimiento del SLA y de los indicadores clave de rendimiento a lo largo del tiempo. De esta manera, nunca perderá la oportunidad de renegociar y optimizar el seguimiento de los KPI de SaaS.
Paso 4: Incorpora al proveedor e integra la herramienta SaaS.
Una vez firmado el contrato, comienza el verdadero trabajo: poner en marcha la herramienta y garantizar su buen funcionamiento. Un proceso de incorporación de proveedores mal ejecutado da lugar a una baja adopción, licencias desperdiciadas y equipos frustrados. Si los usuarios no saben cómo utilizar la herramienta o no pueden integrarla en sus flujos de trabajo diarios, rápidamente se convierte en un gasto más, en lugar de un valor añadido.
🌟Para garantizar una implementación fluida de las herramientas SaaS:
- Defina los roles y los permisos de los usuarios: asigne los niveles de acceso adecuados para evitar riesgos de seguridad y mantener los datos organizados.
- Proporcione formación y documentación: asegúrese de que los equipos sepan cómo utilizar la herramienta de manera eficiente mediante sesiones de incorporación estructuradas.
- Supervise la adopción y el uso: realice el seguimiento de la participación y recopile comentarios para abordar cualquier obstáculo de forma temprana.
Un proceso de incorporación bien planificado garantiza que la herramienta se convierta en una parte integral del flujo de trabajo de su equipo, y no en otra suscripción olvidada.
📖 Más información: IaaS, PaaS y SaaS: ¿qué modelo elegir?
Paso 5: Supervisar el rendimiento y la relación con los proveedores
El seguimiento periódico del rendimiento de los proveedores le garantiza obtener el valor por el que ha pagado y le ayuda a identificar cualquier problema antes de que afecte a las operaciones.
En el caso del software empresarial SaaS B2B, es fundamental que los proveedores rindan cuentas. Con los paneles de control de ClickUp , puede realizar el seguimiento del cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA), supervisar el tiempo de actividad y estar al tanto de las tendencias de adopción de los usuarios, todo en un solo lugar. Si un proveedor incumple con frecuencia las garantías de rendimiento o no proporciona asistencia oportuna, tal vez sea el momento de renegociar o buscar alternativas.
Con los paneles personalizados, puede supervisar los informes de uso para ver si los equipos están utilizando activamente la herramienta o si las licencias se están desperdiciando. También se deben revisar las actualizaciones de seguridad y los cambios de cumplimiento para garantizar que el proveedor se mantenga al día con los estándares del sector.
Bonificación: utilice la plantilla de lista de control para la gestión de proveedores de ClickUp.
Si desea empezar de inmediato, ClickUp tiene la plantilla perfecta para usted. La plantilla de lista de control para la gestión de proveedores de ClickUp le permite enumerar proveedores, realizar el seguimiento de los detalles de los contratos, establecer recordatorios de renovación y supervisar el cumplimiento, todo en un solo lugar.
En lugar de lidiar con hojas de cálculo o notas dispersas, obtendrá una forma clara y estructurada de gestionar todos los aspectos de sus relaciones con los proveedores. Con las asignaciones de tareas integradas, podrá asegurarse de que las aprobaciones, las negociaciones y las revisiones de rendimiento no se pasen por alto.
📖 Más información: Cómo utiliza ClickUp nuestro equipo de excelencia en calidad
Buenas prácticas para la gestión de proveedores de SaaS
Estas son las buenas prácticas que puede seguir para una gestión eficaz de los proveedores de SaaS:
Centralice la adquisición de SaaS.
Las compras dispersas de SaaS provocan un desperdicio de presupuesto, riesgos de seguridad y duplicidad de herramientas. Un proceso de adquisición centralizado aporta orden y control.
❌ Está eliminando:
- Software superpuesto que realiza la misma función
- Gastos no controlados entre diferentes equipos
- Riesgos de seguridad derivados de herramientas no verificadas
✅ Usted obtiene:
- Mejores precios gracias a las negociaciones con los proveedores
- Supervisión clara de renovaciones y cancelaciones.
- Un ecosistema SaaS optimizado y con seguridad.
En lugar de que cada equipo compre lo que quiera, un proceso estructurado garantiza que todas las herramientas se sometan a un proceso de selección, sean rentables y necesarias.
Configure alertas de renovación automática.
Los contratos SaaS tienen la astuta costumbre de renovarse automáticamente, lo que le ata a otro ciclo de pagos, incluso por herramientas que ya no utiliza.
Si no realiza el seguimiento, probablemente esté desperdiciando dinero en software que su equipo ya ha dejado de utilizar.
🌟 Manténgase a la vanguardia ajustando alertas de renovación. Esto le dará tiempo para:
- Compruebe si la herramienta sigue siendo necesaria.
- Negocie mejores condiciones antes de renovar el contrato.
- Cancele las suscripciones que ya no le aportan valor.
La gestión de proveedores de TI le garantiza el control de sus gastos en SaaS.
🧠 ¿Sabía que... Las investigaciones indican que hasta un 30 % del gasto en SaaS se desperdicia debido a renovaciones automáticas y olvidadas?
Consolide los proveedores siempre que sea posible.
Realice una simple comprobación: ¿utiliza su equipo de marketing una herramienta de automatización similar a la que se utiliza para la automatización? Si el caso de uso es el mismo, la herramienta SaaS tiene que ser diferente.
Las herramientas SaaS duplicadas se cuelan cuando diferentes equipos realizan compras independientes. La consolidación de proveedores reduce los costes, simplifica los flujos de trabajo y refuerza el poder de negociación.
🌟 Una simple comprobación puede ayudarle:
- Identifique las herramientas que se solapan entre departamentos.
- Estandarice el software para mejorar la colaboración.
- Reduzca los gastos generales de gestión de proveedores.
Menos duplicación significa menos complejidad y más valor de las herramientas que conserva.
Para ello, puede utilizar ClickUp Brain, el potente asistente de IA de ClickUp. Le ayudará a crear una lista de todas las herramientas SaaS que se utilizan en los diferentes departamentos de su organización para que pueda identificar las herramientas que se solapan.
Aplique un flujo de trabajo de aprobación de SaaS.
Los equipos suelen adquirir herramientas SaaS sin la aprobación del departamento de TI o de compras, lo que conlleva riesgos de seguridad, problemas de cumplimiento normativo y gastos innecesarios. Sin un proceso establecido, la TI en la sombra toma el control.
🌟 Un flujo de trabajo de aprobación garantiza:
- Todas las herramientas se someten a un proceso de verificación de seguridad y cumplimiento normativo.
- Las herramientas redundantes o que se solapan no se añaden a la pila.
- El departamento de compras puede negociar mejores precios y condiciones contractuales.
Dado que el 65 % de las empresas sufren pérdidas de datos debido a la TI en la sombra, controlar las compras de SaaS no es opcional, sino necesario. Un proceso de aprobación estructurado mantiene la seguridad de su pila, así como su rentabilidad y eficiencia.
📖 Más información: Cómo optimizar el éxito de los clientes para SaaS
Optimice la gestión de proveedores de SaaS con ClickUp.
La gestión de proveedores de SaaS no tiene por qué ser caótica. ClickUp le ofrece un espacio centralizado para realizar el seguimiento de los contratos, supervisar el rendimiento de los proveedores, automatizar las alertas de renovación y colaborar con su equipo, todo ello en tiempo real.
Con funciones como paneles de control, gestión de tareas, automatizaciones e integraciones, puede optimizar todas las fases del ciclo de vida de los proveedores, desde la adquisición hasta la renovación. ¿Está listo para tomar el control de sus proveedores de SaaS? Regístrese en ClickUp y comience a gestionar de forma más inteligente hoy mismo.