Dirigir una empresa y equipos es mucho trabajo en sí mismo. Ahora añádele a eso la gestión diaria de múltiples herramientas de trabajo desconectadas entre sí.
Desgraciadamente, este es un problema habitual en muchas organizaciones.
Nuestra empresa utilizaba cuatro tipos diferentes de software para la gestión de proyectos, el control de tiempo, la comunicación con los clientes y la asignación de recursos.
Era un proceso bastante lento, sobre todo porque apenas había integración entre ellos y había que añadir la información manualmente varias veces.
Nuestra empresa utilizaba cuatro tipos diferentes de software para la gestión de proyectos, el control de tiempo, la comunicación con los clientes y la asignación de recursos.
Era un proceso bastante lento, sobre todo porque apenas había integración entre ellos y había que añadir la información manualmente varias veces.
¿Y si los equipos pudieran seguir aprovechando las apps especializadas en las que confían, pero hacerlo desde un solo lugar, sin verse obligados a saltar constantemente de una app a otra, perdiendo tiempo, contexto y visibilidad del proyecto por el camino?
¿Y si todos los equipos pudieran realizar su trabajo a través de una plataforma tan flexible que no les obligara a hacer sacrificios para poder trabajar como quieren, y los demás equipos también pudieran hacerlo?
Aquí es donde ClickUp entró en escena para salvar el día a Walk the Room, ¡y Nicole puede contarte más al respecto!
Cuéntanos sobre ti y Walk the Room
¡Hola! Me llamo Nicole Brisova y soy directora de operaciones de crecimiento en Walk the Room (WtR). 👋
Walk the Room es un estudio 3D que crea visualizaciones y animaciones fotorrealistas de alta calidad para el sector inmobiliario. Ofrecemos un servicio completo de gráficos por ordenador, que incluye CGI de alta gama, bocetos, animación, recorridos virtuales, visitas en realidad virtual, CGI en movimiento, realidad aumentada y mucho más.
Combinamos una sólida experiencia y una gestión de proyectos flexible para mejorar sus esfuerzos de marketing inmobiliario comercial y ayudarle a que su propiedad destaque.
¿Qué retos enfrentaba como organización en su conjunto y como empresa que trabaja principalmente a distancia?
El estudio comenzó en Estocolmo, Suecia, y hoy Walk the Room se ha convertido en una empresa remota con más de 30 nacionalidades repartidas por todo el mundo. Al ser una empresa que da prioridad al trabajo remoto, dependemos en gran medida del software para colaborar de manera eficiente, tanto entre nosotros como con nuestros clientes.
Cuando empecé en WtR, nuestra empresa utilizaba cuatro tipos diferentes de software para la gestión de proyectos, el control de tiempo, la comunicación con los clientes y la asignación de recursos. Era muy laborioso utilizar los cuatro de forma activa, sobre todo porque apenas estaban integrados entre sí y había que añadir la información manualmente varias veces.
Como gran defensora de la creación de estructura y eficiencia, mi prioridad era encontrar una herramienta que pudiera sustituir a las que utilizábamos en ese momento y consolidar nuestras apps.
¿Encontró lo que buscaba en ClickUp?
Dediqué bastante tiempo a investigar y comparar diferentes herramientas. Unos meses después de incorporarme a la empresa, finalmente tomamos una decisión y compramos un plan de ClickUp para todo nuestro departamento de producción.
Al principio, utilizábamos ClickUp principalmente en nuestro departamento de producción para la asignación de recursos y la gestión de proyectos, la medición de la rentabilidad y la eficiencia, y la gestión de tareas. Poco a poco, ClickUp se fue incorporando a otros departamentos; ¡ahora también lo utilizamos activamente en RR. HH. y marketing!
Gracias a nuestro maravilloso consultor, Gabriel Hoffman, que ha estado trabajando conmigo desde que compramos el primer asiento, pudimos construir una base sólida para nuestro equipo de producción y explorar y aplicar continuamente funciones y estructuras más útiles para toda la empresa.
Desde entonces, WtR ha crecido significativamente y me complace decir que ClickUp ha crecido con nosotros: ¡hemos pasado de los 28 asientos originales a más de 70 usuarios activos en los últimos 20 meses!
Cuéntanos cuáles son tus funciones favoritas de ClickUp
1. Plantillas
Cuando un nuevo proyecto entra en nuestro cronograma de producción, utilizamos una de nuestras plantillas predefinidas de ClickUp para crear un nuevo proyecto y añadirlo a nuestro cronograma de producción.
2. Campos personalizados y automatización
Gracias a la experiencia de Gabriel en el software y a la flexibilidad de ClickUp, hemos creado una amplia colección de campos personalizados y automatizaciones, que ahora utilizamos en diferentes fases de la vida de cada proyecto. Nuestra estructura está diseñada para todas las fases de cada proyecto, incluyendo el archivo del proyecto tras la entrega, la medición de la rentabilidad, los paneles y la base de datos general del proyecto.
3. Vistas personalizadas
Asignar múltiples tareas dentro de proyectos a equipos específicos, gestores de proyectos y artistas es algo que ahora solo lleva unos minutos. Una vez que un proyecto está planificado y listo para su producción, nuestros gestores de proyectos se encargan de los siguientes pasos y los supervisan en sus vistas personalizadas de ClickUp.
¿Cuál ha sido el mayor impacto del uso de ClickUp?
Tenemos la suerte de trabajar en algunos proyectos espectaculares que nos obligan a trabajar rápido y a mantenernos centrados y flexibles ante los cambios, lo que, por supuesto, ejerce presión sobre la gestión de recursos.
El uso de ClickUp nos ha ayudado a planificar mejor, entregar más rápido y estructurar de manera eficiente nuestros equipos, ¡y nuestro equipo de producción ha duplicado su tamaño desde que me uní a la empresa! Eso no habría sido posible si no hubiéramos contado con una estructura sólida para la asignación de recursos y la gestión de proyectos.
Con más de 50 artistas 3D y gestores de proyectos en plantilla, hemos trabajado muy duro para desarrollar nuestra estructura de gestión de proyectos y recursos, y ahora es la función más compleja y más utilizada de ClickUp. Aquí es donde recopilamos toda la información importante sobre cada proyecto en producción y hacemos un seguimiento de nuestras capacidades en todo momento en la vista Cronograma de nuestro equipo de producción. Ahora también podemos realizar un seguimiento del tiempo que nuestros artistas dedican a un proyecto y compartir el cronograma del proyecto y los hitos importantes con nuestros clientes.
Nos encanta que ClickUp sea flexible a nuestras necesidades y proyectos versátiles, y nos ayude a utilizar todo nuestro equipo de producción.
Y con nuestra estructura interna a prueba de balas, estamos listos para centrarnos en lo que más importa: proporcionar a nuestros clientes productos excelentes y una experiencia impecable durante todo el proceso.
¿Algún consejo para quienes no conocen ClickUp?
1. Soy una gran fanática de las soluciones más inteligentes y rápidas, por lo que los atajos de teclado son la respuesta perfecta: ¡Cambio rápido (K) e Inicio (H) son los que más uso personalmente!
2. También recomendaría explorar todas las automatizaciones que ofrece ClickUp. Son fáciles de crear y tremendamente útiles.