La mayoría de las reuniones podrían ser fácilmente por correo electrónico. Según McKinsey, alrededor de 61% de los ejecutivos piensan así. Sí, sesenta y uno.
Y la cosa empeora. Las reuniones mal diseñadas están impulsando 80% de los ejecutivos a replantearse o cambiar ya sus estructuras y horarios de reunión en la era del trabajo a distancia.
A medida que las reuniones virtuales se convirtieron en predeterminadas/a, se multiplicaron innecesariamente, propagándose más rápido que una mala conexión Wi-Fi en una llamada de Zoom.
¿Cuál es el antídoto contra este caos de reuniones? El ajuste de unas normas básicas claras para las reuniones.
Hemos reunido las 13 reglas más importantes que toda reunión con un intento correcto necesita para ayudarle a empezar.
⏰ Resumen de 60 segundos
¿Quiere celebrar reuniones provechosas que mejoren la comunicación del equipo? Aquí tienes nuestros mejores consejos:
- Establezca unas normas básicas claras: Defina el objetivo, reduzca el tamaño de las reuniones y asegúrese de que todo el mundo participa activamente para que los debates sean productivos y centrados
- Planificar con eficacia: Programe las reuniones con al menos cuatro horas de antelación, minimice las distracciones para estar presente y registre las notas y los elementos de acción con herramientas como ClickUp Docs
- Fomentar la inclusión y la colaboración: Cree un entorno de igualdad y respeto, asegurándose de que todas las voces sean escuchadas y de que los puntos clave se compartan rápidamente utilizando ClickUp Chat
- Optimizar la frecuencia de las reuniones: Reevalúe periódicamente las reuniones recurrentes, realice un seguimiento de las metas con los paneles de ClickUp y céntrese en las soluciones en lugar de culpar a los demás
- Respete el tiempo: Cumpla el horario, finalice las reuniones antes si es posible y establezca días sin reuniones para recargar pilas y aumentar la productividad del equipo
¿Por qué son importantes las normas de las reuniones?
¿Qué cambios le gustaría que se produjeran en su estilo de vida?
- Ahorrar tiempo
- Eliminar discusiones innecesarias
- Centrarse en las metas críticas
- Tomar decisiones más rápidamente
- Tener claras las acciones y prioridades
- Sentirse menos agotado
Eso es exactamente lo que aportan las normas básicas para las reuniones.
Un ajuste claro de las reglas de la reunión garantiza que todo el mundo se mantenga en el buen camino, que las discusiones sigan siendo productivas y que las decisiones no se conviertan en interminables círculos de debate.
Los equipos con normas básicas bien definidas pueden conseguir hasta un 30% más de eficacia porque dedican menos tiempo a charlas sin sentido y más a tareas prácticas.
Reglas como "todo el mundo contribuye" fomentan la inclusión, garantizando que incluso las voces más silenciosas en la sala o en Zoom sean escuchadas. Así se crea un entorno más equilibrado y diverso en el que las ideas frescas pueden florecer de verdad.
🍪 Bonus: La regla más importante es probablemente el ajuste de una agenda de reunión clara. De este modo, todo el mundo sabe lo que le espera. Cuando los participantes están preparados, las conversaciones se centran en el tema y llegan a tiempo, por lo que las charlas sobre el partido de fútbol de la noche anterior pueden posponerse a la hora de ponerse al día.
Las 13 reglas básicas para el éxito de las reuniones
Empecemos por el principio: aquí tienes 13 reglas básicas para reuniones que te harán la vida un poco más fácil.
💡 Consejo profesional: Cree una lista de control de la reunión que incluye órdenes del día, elementos de acción y seguimiento para mantenerse organizado.
1. Defina el propósito de la reunión
Toda reunión debe comenzar con una gran pregunta: ¿Por qué estamos aquí? Si nadie puede responder a esa pregunta, la reunión debe cancelarse para evitar el sufrimiento de todos.
Un propósito claramente definido dirige el debate y garantiza que todos vengan preparados con preguntas e ideas pertinentes.
Definir el propósito también ayuda a los participantes a centrarse en el panorama general, reduciendo los errores habituales de las reuniones, como las distracciones. Comunicar el propósito de antemano garantiza que todos entren en la sala (o en la llamada virtual) con una actitud positiva y dispuestos a contribuir a la productividad de las reuniones. Gestión de reuniones con ClickUp le ayuda a garantizar que su equipo se mantenga organizado, productivo y alineado durante y después de las reuniones. Con herramientas para la colaboración en tiempo real, agendas detalladas y seguimiento de elementos de acción, ClickUp permite reuniones más útiles y prácticas en todo momento
💡 Consejo profesional: Para simplificar este paso, intente Plantilla de la Agenda de ClickUp . En ella se esbozan los temas clave, los objetivos y las metas, dando a su reunión la estructura necesaria.
2. Invite a menos asistentes
Ya que hablamos del tamaño de las reuniones, cuanto más pequeño, mejor.
Según un estudio publicado en Harvard Business Review, si se reduce el tamaño de las reuniones se consiguen unos resultados satisfactorios de las reuniones : la media de participantes bajó de 6.7 a 6,3 las reuniones se acortaron varios minutos y los índices de uso de cámaras (sí, la gente enciende las cámaras) aumentaron más de un 2%.
Las reuniones compactas maximizan los recursos, reducen los costes y garantizan que solo participen en el debate las personas que realmente necesitan estar presentes.
3. Todos participan
Nada acaba más rápido con la energía de una reunión que los asistentes que no participan.
Como responsable de la reunión, su trabajo consiste en asegurarse de que todo el mundo participen eficazmente en la reunión . Para conseguirlo, establece algunas normas básicas para tu equipo:
- Invite sólo a personas que puedan hacer aportaciones significativas
- Dé a todos la oportunidad de expresar sus pensamientos e ideas
- Fomente la escucha activa asegurándose de que nadie interrumpe a otro mientras habla
📌 Ejemplo: Si estás dirigiendo una reunión de lanzamiento de un proyecto, invita sólo al jefe de producto, al responsable de marketing, al jefe de ventas y al coordinador de logística. Cada uno de ellos proporcionará información esencial -estrategia de la campaña, preparación del producto, planes de ventas y cronogramas de logística- para garantizar que los debates se centren en el tema. En lugar de invitar a todo el equipo de marketing o de almacén, comparte con ellos un resumen conciso de la reunión para mantenerlos informados sin interrumpir su trabajo ni su agenda.
Para simplificar este proceso, utilice un asistente de IA como Cerebro ClickUp para generar automáticamente un resumen de las actas de las reuniones y asegurarse de que todo el mundo está al tanto de los puntos clave y de las acciones a emprender. ClickUp también ofrece excelentes plantillas de actas de reuniones para ayudarle a empezar.
Notas de la reunión
Además, puede utilizarlo para crear encuestas y recabar opiniones sobre disponibilidad, horarios preferidos o sugerencias alternativas. Es una forma estupenda de garantizar la flexibilidad y permitir que los asistentes con compromisos previos se retiren sin problemas.
4. Programar con al menos cuatro horas de antelación
Nada entorpece más la productividad que una repentina invitación a una reunión para una llamada que empieza en 30 minutos.
Por eso, una buena norma básica para las reuniones es avisar con al menos cuatro horas de antelación. Esto permite a los asistentes planificar su día, considerar el propósito de la reunión y preparar preguntas o ideas meditadas.
Para centralizar la programación y el seguimiento, Vista del Calendario de ClickUp es brillante.
visualice todas sus reuniones y compromisos en uno y muévalos utilizando la Vista de Calendario de ClickUp_
Se sincroniza a la perfección con Google Calendar, Zoom y Apple Calendar, lo que le permite ver todas sus reuniones y tareas en tiempo real en un solo lugar. Puedes arrastrar y soltar fácilmente las reuniones para reprogramarlas o ajustar las prioridades, asegurándote de que las tareas importantes tengan prioridad.
💡 Consejo profesional: Utilice ClickUp para crear tareas previas y posteriores a las reuniones con recordatorios automatizados para estar al tanto de los elementos de acción. Sus vistas diarias, semanales y mensuales le permiten visualizar su carga de trabajo, realizar un seguimiento del progreso y planificar fácilmente reuniones que se ajusten a la agenda de su equipo.
5. Mantente presente
Durante las reuniones, es fácil que tu mente se desvíe hacia esa tarea pendiente o hacia lo que hay para comer: eres humano.
Sin embargo, estar presente es esencial para mantener debates constructivos y un flujo productivo.
Esto es lo que tienes que hacer: Mantén el contacto visual con tus compañeros para demostrarles que estás plenamente implicado y que estás procesando de verdad sus aportaciones. Es una forma sencilla pero eficaz de mantener conversaciones significativas.
Para minimizar las distracciones externas, silencia las notificaciones, cierra las pestañas innecesarias y coloca el teléfono en un lugar inaccesible. Con menos interrupciones, te centrarás en los puntos principales de la reunión, lo que te ayudará a contribuir eficazmente y a mantenerte en el momento.
**Lea también 10 Plantillas Gratuitas de Notas de Reunión para Tomar Mejores Actas de Reunión
6. Registrar notas y elementos de acción
Otra forma de mantenerte comprometido y hacer que las reuniones sean productivas es tomando notas detalladas de la reunión y captando elementos de acción claros. Notas de la reunión garantizan que todas las ideas y decisiones de la reunión queden documentadas. Por otro lado, los elementos de acción garantizan que no haya ambigüedad sobre quién hace qué una vez finalizada la reunión.
En Documentos de ClickUp la toma de notas se convierte en un esfuerzo de equipo. En lugar de depender de un solo anotador que garabatea furiosamente, todos los asistentes a la reunión pueden contribuir en tiempo real, añadiendo sus ideas y asegurándose de que no se pasa por alto ningún detalle clave.
utilice ClickUp Docs para tomar notas de las reuniones con su equipo mientras se están celebrando_
ClickUp Docs también le permite crear plantillas personalizables para las notas de las reuniones, de modo que pueda mantener la coherencia en todas las sesiones.
💡 Consejo profesional: Vincule sus notas de reunión a tareas específicas en ClickUp para conectar sin problemas las discusiones con la ejecución. De este modo, los elementos de acción no se quedan en las notas, sino que se convierten en progreso real.
También puede utilizar Plantilla de actas de reunión de ClickUp para documentar lo ocurrido durante una reunión en una estructura adecuada, de modo que no tenga que trabajar en ella desde cero.
7. Crear un entorno integrador
Las reuniones deben ser espacios seguros en los que se valoren las ideas de todos, independientemente de su rol, formación o perspectiva.
La creación de un entorno integrador empieza por invitar a asistentes diversos que aporten puntos de vista únicos a la tabla.
Pero la inclusión no se limita a las invitaciones; se trata de garantizar que todas las voces sean escuchadas y respetadas.
⚠️ Recuerde: Tenga en cuenta riesgos como los prejuicios sexistas o el favoritismo a la hora de fomentar la participación.
Para dar a todos la oportunidad de aportar ideas visualmente, prueba con Pizarras ClickUp para sesiones de brainstorming.
utilice la interfaz intuitiva de las Pizarras ClickUp para que el proceso resulte atractivo y colaborativo
Además, puede enlazar directamente a la Pizarra los documentos, archivos y notas de la reunión que considere relevantes, lo que proporciona un contexto esencial al alcance de los asistentes.
**Lea también 16 Ejemplos de Agenda de Reuniones y Plantillas Free
8. Compartir resúmenes de reuniones con las partes interesadas
Los resúmenes de las reuniones son la salsa secreta para garantizar que ninguna decisión, debate o elemento de acción se pierda una vez finalizada la reunión.
Cuanto más rápido los compartas, más prácticos serán.
Con Chat ClickUp compartir las actas de una reunión es de lo más fácil. He aquí cómo:
- Uso compartido de archivos: Adjunte resúmenes de reuniones, notas o documentos de apoyo directamente en el chat, garantizando que las partes interesadas y los miembros del equipo tengan acceso inmediato a los detalles clave
- Asignación de tareas: Destaque los elementos de acción de las actas etiquetando a los compañeros de equipo con @menciones y asignando tareas específicas directamente desde el chat
- Integración de la gestión de tareas: Vincule sin problemas los puntos clave o las decisiones de las actas de la reunión a las tareas, lo que permite el seguimiento del progreso sin la molestia de cambiar de una a otraherramientas de reunión en línea
- Actualizaciones en tiempo real: Notifique al instante a los miembros del equipo las nuevas tareas asignadas, las acciones de seguimiento o las aclaraciones del acta de la reunión
cree (y conecte) directamente tareas a partir de elementos de acción mediante ClickUp Chat_
9. Ajuste de fechas de finalización para reuniones periódicas
Las reuniones periódicas pueden convertirse rápidamente en una pérdida de tiempo si su objetivo se desvanece. Para evitarlo, asigna una fecha de finalización a cada reunión periódica y reevalúa su pertinencia con regularidad.
Con herramientas como la vista de Calendario de ClickUp, puede realizar fácilmente un seguimiento de las reuniones periódicas y establecer recordatorios para revisarlas.
10. Mida las reuniones en función de las metas alcanzadas
Las reuniones sólo tienen éxito si impulsan el progreso hacia metas específicas.
Así que pregúntese: ¿se han completado los elementos de acción? ¿Se cumplen los plazos?
Evalúe periódicamente la eficacia de sus reuniones con Paneles de ClickUp para convertir los datos de las reuniones en información práctica.
Esta herramienta extrae información de sus tareas y la presenta en un formato visual personalizable, lo que facilita la medición del progreso con respecto a las metas.
💡 Consejo profesional: Utilice Vistas personalizadas en ClickUp para realizar un seguimiento de las tareas generadas en las reuniones: organícelas en tableros Kanban o cronogramas, según prefiera. Por ejemplo, un Tablero Kanban puede clasificar las tareas como "Pendiente", "En curso" y "Completada", lo que le ofrece una imagen clara del impacto de la reunión.
11. Acordar no estar de acuerdo
El propósito de cualquier reunión es abordar retos y encontrar soluciones, no señalar con el dedo.
Incluso si no está de acuerdo con el punto de vista de alguien, céntrese en compartir sus opiniones respaldadas por hechos e información adecuada en lugar de convertir la discusión en un juego de acusaciones.
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12. No prolongar la reunión
Una vez abordado el orden del día de la reunión, no alargues la sesión sólo para llenar el tiempo.
Terminar pronto una reunión, siempre que sea posible, es señal de buen liderazgo y muestra respeto por los horarios de todos.
🧠 ¿Sabías que...? Jeff Bezos, de Amazon, y Jack Dorsey, de Square, son partidarios de las reuniones que empiezan en silencio, en las que los asistentes leen un memorando para prepararse antes de contribuir, eliminando el síndrome de "improvisar". Del mismo modo, la Dra. Katherine Grace, veterinaria epidemióloga del Reino Unido, utiliza las "reuniones de mesa de pájaro", en las que las actualizaciones se realizan en menos de dos minutos mientras todos están de pie.
13. No a las reuniones
Igual que tu cuerpo necesita días de descanso en el gimnasio, tu mente se merece un descanso de las reuniones.
Un día sin reuniones permite a todo el mundo hacer una pausa, recargar pilas y centrarse en trabajo en profundidad sin interrupciones.
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¿Cómo aplicar las normas básicas en las reuniones de equipo?
Las reglas básicas son tan buenas como su ejecución. Aunque la lista anterior está lista para su uso, puede adaptarla o crear la suya propia en función de la cultura de su empresa.
Comience discutiendo con su equipo las normas básicas propuestas para la reunión y acuerden juntos una versión final. Una vez finalizadas, compártalas con los organizadores y los participantes, preferiblemente por correo electrónico o en un documento compartido como ClickUp Docs.
A partir de ahí, trabaje para crear una mentalidad de equipo alineada con estas directrices. Con el tiempo, las normas se sentirán menos como políticas y más como prácticas naturales.
Si de vez en cuando alguien comete un desliz, considere la gravedad y aborde el asunto con calma. Un leve empujón suele bastar para reconducir la situación.
Consejo profesional: ¿Necesita una solución rápida para el caos de sus reuniones? Consulte nuestra guía sobre Cómo utilizar las reglas de orden de Robert para las reuniones
El rol de un facilitador en el mantenimiento de las reglas básicas
Cuando se trata de seguir sistemáticamente las normas básicas de la reunión, un moderador puede ser de gran ayuda.
Se aseguran de que reglas de etiqueta para reuniones virtuales se mantienen ajustando las expectativas por adelantado, controlando el comportamiento y proporcionando recordatorios amables cuando sea necesario. Algo así
- Establecer de antemano las normas básicas: Comenzar cada reunión comunicando claramente las normas acordadas para establecer el tono
- Supervisión activa: Vigilar el comportamiento de los participantes para detectar pronto cualquier desviación
- Recordatorios amables: Si alguien se desvía, recuérdele amablemente las normas; no es necesario enfrentarse a nadie
- Abordar los problemas: Si una norma no funciona o se incumple repetidamente, aborde el problema con el grupo y recabe opiniones para mejorarla
- Refuerzo positivo: Celebre a los participantes que siguen las normas: nada motiva más que el reconocimiento
Ejemplo: Supongamos que participas en una sesión de intercambio de ideas en la que un participante no para de interrumpir a los demás. El moderador recuerda amablemente al grupo la norma de no interrumpir y elogia a los que esperan para hablar. Así se crea un ambiente respetuoso y se refuerza la importancia de las normas.
Velar por que los miembros respeten las normas básicas
Asegurarse de que las normas de la reunión se comunican claramente y se cumplen para evitar situaciones en las que tenga que intervenir el moderador.
Discuta y acuerde las normas de antemano y, a continuación, muéstrelas o compártalas por escrito para que sean fácilmente accesibles.
Estrategias clave para imponer su cumplimiento:
- Compartir las normas por escrito y debatir su importancia con el grupo
- Supervisar activamente el comportamiento y proporcionar recordatorios amables en caso de desviaciones menores
- Aborde el incumplimiento reiterado con respeto, preferiblemente en privado
- Celebre y reconozca el cumplimiento de las normas para fomentar ejemplos positivos
- Revise y actualice periódicamente las normas para que sigan siendo pertinentes y prácticas
Herramientas y recursos para mejorar la calidad de las reuniones
Las grandes reuniones no surgen de la nada: se construyen con las herramientas y estrategias adecuadas. Así es como lo hace ClickUp:
| Función de ClickUp | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Vista del Calendario | Organiza y visualiza los horarios de las reuniones. Se sincroniza con Google Calendar, Apple Calendar y Zoom. | Un gestor de proyectos utiliza la vista Calendario de ClickUp para programar las reuniones semanales del equipo, asegurándose de que no entran en conflicto con otros compromisos o plazos. |
| ClickUp Docs | Herramienta colaborativa para tomar notas en tiempo real. Permite a los equipos crear y editar notas de reuniones juntos. | Durante una reunión estratégica trimestral, cada participante añade ideas y elementos de acción al documento compartido para una alineación instantánea. |
| ClickUp Brain | Asistente basado en IA para generar agendas, resumir notas e identificar elementos de acción automáticamente. | Un líder de equipo utiliza ClickUp AI para redactar la agenda de una reunión y crear tareas de seguimiento en segundos después de una sesión de brainstorming. |
| Pizarras ClickUp: Herramienta visual de brainstorming para correlacionar ideas y flujos de trabajo de forma colaborativa. | Un equipo de producto utiliza Pizarras para esbozar el diseño de una nueva función y conectar cada idea con tareas procesables. |
💡 Consejo profesional: Termina tu preparación de la reunión como un profesional con el Plantilla de reuniones ClickUp una solución totalmente personalizable que le permite gestionar agendas, notas, seguimientos y asignaciones de tareas.
Cómo superar los retos comunes y aplicar las buenas prácticas en las reuniones
Incluso con las mejores herramientas y las estrategias adecuadas, surgen problemas. La mayoría de las veces, se trata de problemas de las personas más que de cuestiones de software. He aquí algunos de los retos más comunes a los que uno puede enfrentarse en las reuniones:
1. Gestión de opiniones diversas y resolución de conflictos
Cuando en una reunión chocan diversas perspectivas, es señal de una dinámica de equipo sana, pero gestionar las opiniones divergentes requiere habilidad.
Fomente el diálogo abierto creando un entorno psicológicamente seguro en el que los miembros del equipo se sientan cómodos compartiendo sus ideas. Céntrese en el problema, no en la persona, para alejar las discusiones de los debates improductivos.
2. Crear y aplicar una agenda eficaz
Una agenda de reunión bien estructurada es la columna vertebral de cualquier intento correcto de debate. Comparta el orden del día con los participantes de antemano para que puedan preparar contribuciones meditadas.
Durante la reunión, cíñase al orden del día para evitar que la conversación se desvíe.
Además, asigne bloques de tiempo a cada tema para mantener la atención y asegurarse de que se tratan todos los elementos sin sobrepasar el tiempo previsto.
3. Fomentar los comentarios constructivos y las acciones de seguimiento
El feedback constructivo es esencial para el crecimiento, pero transmitirlo de forma eficaz puede resultar complicado.
Por eso, cree una cultura en la que los comentarios se consideren una oportunidad para mejorar en lugar de una crítica.
El uso de herramientas como ClickUp para documentar el feedback y asignar tareas de seguimiento procesables es una forma sencilla de resolver este reto.
4. Integración de la tecnología en las reuniones virtuales
Las reuniones virtuales son estupendas, pero a menudo existen dificultades a la hora de utilizar tecnología complementaria durante esas convocatorias. Aparte de las limitadas capacidades para compartir la pantalla, hay que cambiar manualmente entre muchas aplicaciones para participar en la reunión, tomar notas o compartir tareas después de la reunión.
¿La solución? Optar por una herramienta como ClickUp, que permite hacer todo lo anterior en una única plataforma.
ClickUp 🤝🏻 Zoom Integración de ClickUp con Zoom mantiene tus reuniones organizadas. Con esta función, los usuarios pueden iniciar reuniones de Zoom directamente desde una tarea de ClickUp.
Una vez que comienza la reunión, se publica automáticamente un enlace en los comentarios de la tarea, notificando a los miembros del equipo para que se unan.
Una vez finalizada la sesión, ClickUp añade otro comentario resumiendo los detalles de la reunión, incluyendo la fecha, hora, duración y asistentes. Incluso proporciona un enlace opcional a la grabación, lo que facilita la revisión de los debates importantes y el intercambio de actualizaciones con aquellos que no pudieron asistir.
Impulse sus reuniones con estas reglas básicas y ClickUp
Uso ClickUp para centralizar mi trabajo diario. Me ayuda en todos los aspectos. Si quiero gestionar cualquier reunión con clientes o con un equipo o quiero comprobar el estado de mi trabajo anterior, entonces ClickUp es lo mejor para eso.
Nidhi Rajput, BDM en CedCommerce
Esto resume perfectamente la magia de ClickUp para reuniones. Desde la creación de agendas de colaboración y el seguimiento del progreso en tiempo real hasta la perfecta integración con herramientas como Zoom para sesiones virtuales, ClickUp es su solución integral.
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