¿Cómo utilizar el Reglamento de Robert en las reuniones?

A veces, en una reunión, los debates se desvían, la gente habla por encima de los demás y se pierden decisiones importantes.

Es frustrante, ¿verdad?

Precisamente por eso existen las Reglas de Orden de Robert para las reuniones, que proporcionan un conjunto de normas específicas basadas en un procedimiento parlamentario que aporta estructura y orden a las reuniones.

Cuando se trata de organizar reuniones de forma eficaz, el reto no consiste sólo en conocer estas reglas, sino en aplicarlas con eficacia y utilizar herramientas modernas para que las reuniones sean productivas.

En esta guía, hablaremos de cómo utilizar las Reglas de Orden de Robert, las mejores herramientas digitales para facilitar sus reuniones y mucho más.

Empecemos y aprendamos cómo tener reuniones productivas utilizando las Reglas de Robert para las reuniones.

¿Qué son las reglas de orden de Robert?

Las Reglas de Orden de Robert son el manual de referencia para aplicar el procedimiento parlamentario con el fin de organizar reuniones fluidas en las que se escuchen todas las voces y las decisiones se tomen con eficacia.

No importa si está dirigiendo una reunión de Tablero, una reunión de club o una discusión de comité, estas reglas básicas ofrecen un marco flexible que puede adaptar fácilmente a sus necesidades.

Lo que hace que las Reglas de Robert sean tan valiosas es que se centran en la equidad y la democracia. Garantizan que todos tengan voz y voto, lo cual es crucial en cualquier organización que se nutra de decisiones de grupo eficaces.

Aunque las Reglas de Robert suelen aplicarse a las reuniones de los Consejos de Administración, su utilidad va mucho más allá.

Son igualmente eficaces en comités, organizaciones sin ánimo de lucro, clubes y cualquier organización en la que sea esencial tomar decisiones de grupo bien estructuradas

💬 Última edición: El última edición de las Reglas de Orden de Robert publicada en 2020, ofrece consejos actualizados y buenas prácticas para aplicar el procedimiento parlamentario en reuniones virtuales dinámicas. La 12ª edición, publicada en 2020, incluye incluso actualizaciones adaptadas a los retos modernos, como las reuniones virtuales y las configuraciones híbridas, lo que las hace más pertinentes que nunca.

Tres principios: Reglas de Orden de Robert

Antes de explicar el marco en profundidad, veamos sus tres principios rectores:

• Todo el mundo debe poder hablar una vez antes de que nadie vuelva a hacerlo
• Todo el mundo tiene derecho a saber lo que está pasando, y sólo se debe interrumpir a los oradores en situaciones de urgencia
• Considerar sólo una moción a la vez

🧠 Recuerde: Se trata de principios rectores, no inamovibles. Cada reunión tiene sus propios matices y puntos de debate, pero la idea de utilizar este marco es garantizar dos cosas principales: equidad y productividad.

Beneficios de utilizar las Reglas de Robert

La aplicación de las Reglas de Robert garantiza:

• Igualdad: Todo el mundo tiene la oportunidad de ser escuchado y participar en los debates
• Democracia: Las decisiones se toman por mayoría de votos, lo que garantiza que se tengan en cuenta todas las voces
• Organización: La estructura predefinida mantiene el seguimiento de las reuniones y evita confusiones

Veamos ahora cómo pueden beneficiar estas reglas a distintos tipos de organizaciones.

Tableros de administración

• Resolución de conflictos: Cuando los miembros del consejo no están de acuerdo en una decisión importante, las Reglas de Robert pueden ayudar a facilitar un debate estructurado y garantizar que se escuchen todos los puntos de vista
• Garantizar la equidad: Las reglas pueden ayudar a evitar desequilibrios de poder y garantizar que todos los miembros tengan las mismas oportunidades de participar en los debates

Comités

• **Cuando los miembros de un comité proponen cambios a una moción, las Reglas de Robert pueden ayudar a guiar el proceso de consideración y votación de enmiendas
• **Al seguir las Reglas de Robert, los comités evitan desacuerdos sobre las reglas de procedimiento y se centran en los problemas de fondo

Sin fines de lucro

• Garantizar la transparencia y la rendición de cuentas: Las Reglas de Robert pueden ayudar a las juntas directivas de las organizaciones sin fines de lucro a mantener un registro de sus decisiones y garantizar que actúan de acuerdo con su misión
• Proteger los derechos de los miembros: Las reglas pueden ayudar a proteger los derechos de los miembros y asegurar que sus voces sean escuchadas

Otras organizaciones

• Asociaciones profesionales: Las normas pueden ayudar a las asociaciones profesionales a gestionar sus asuntos y representar a sus miembros con eficacia
• Organizaciones religiosas: Las Reglas de Robert ayudan a las organizaciones religiosas a tomar decisiones sobre sus políticas y programas

Elementos clave de las Reglas de Robert

Ahora que entendemos los principios básicos, vamos a explorar los bloques esenciales de las Reglas de Orden de Robert para las reuniones:

• Quórum: se refiere al número mínimo de miembros que deben estar presentes para que la toma de decisiones sea válida. Esto garantiza que las decisiones se tomen con una representación adecuada
• Orden del día: La secuencia estándar de una reunión es: orden del día, aprobación de actas e informes, discusión de nuevos asuntos y levantamiento de la sesión. De este modo, las reuniones se mantienen centradas y se garantiza el tratamiento de los puntos clave
• **Mociones: Propuestas formales de debate y votación. Incluye mociones principales, subsidiarias, privilegiadas e incidentales.

Fundamentos de las reglas de orden de Robert

Entendiendo el concepto de 'moción'

Una moción es una propuesta formal presentada durante una reunión para su consideración y votación. En el procedimiento parlamentario, sirve como herramienta principal para introducir temas de debate y facilitar la toma de decisiones.

Para simplificar el concepto, una moción es como cuando levantas la mano en clase para sugerir una idea o preguntar si el grupo puede hacer algo juntos. Es una forma de conseguir que todos hablen sobre ello y luego decidan si quieren hacerlo o no por mayoría.

Tipos de mociones:

1. Moción principal: Es el tipo de moción más común, se utiliza para introducir un nuevo tema de debate
2. Moción subsidiaria: Estas mociones se utilizan para modificar o controlar la consideración de una moción principal. Algunos ejemplos son las enmiendas, el aplazamiento y la reconsideración
3. Moción privilegiada: Estas mociones tienen prioridad sobre otras mociones y se utilizan para asuntos urgentes o importantes
4. Moción incidental: Estas mociones surgen de los asuntos de la reunión y se utilizan para tratar cuestiones de procedimiento. Las mociones incidentales se utilizan como "mociones de orden interno". Tienen prioridad sobre las mociones principales, las mociones subsidiarias y cualquier cuestión pendiente

Pasos para presentar una moción

1. Obtener la palabra

• Qué significa: Obtener permiso para hablar al ser reconocido por el presidente
• Cómo se hace: Levantar la mano o hacer una señal para indicar que se desea intervenir. El presidente le dará la palabra

🌟 Ejemplo: Usted levanta la mano y el presidente dice: "Sr. Smith, tiene la palabra"

2. Exponga la moción

• Qué significa: Presenta claramente la idea o propuesta que quieres que el grupo discuta y vote
• Cómo hacerlo: Empieza tu propuesta con "Propongo que..." seguido de tu sugerencia

🌟 Ejemplo: "Propongo que apartemos 5.000 dólares para el programa de ayuda a la comunidad"

**3. Secunda la moción

• Qué significa: Otro miembro muestra su compatibilidad con la discusión de la moción al estar de acuerdo con ella
• Cómo se hace: Un miembro dice: "Secundo la moción"

🌟Ejemplo: Después de hacer su propuesta, el Sr. Johnson dice: 'Secundo la moción'

4. Debate

• Qué significa: Los miembros del grupo discuten los pros y los contras de la moción. Sólo se puede considerar una pregunta a la vez y sólo una persona puede tener la palabra a la vez
• **Pendiente: Los miembros se turnan para hablar a favor o en contra de la moción. El presidente puede ajustar la duración de las intervenciones

🌟 Ejemplo: La Sra. Carter habla a favor de la asignación de 5.000 dólares, diciendo que beneficiará a la comunidad, mientras que el Sr. Brown expresa su preocupación por el impacto en el presupuesto

5. Enmiendas

• Qué significa: Los miembros pueden sugerir cambios a la moción antes de que se vote
• Cómo se hace: Un miembro dice: "Propongo enmendar la moción por..." seguido del cambio propuesto

🌟 Ejemplo: La Sra. Green dice: "Propongo modificar la moción aumentando la cantidad a 7.000 dólares"

**6. Votación

• Qué significa: El presidente pide al grupo que vote sobre la moción, incluyendo cualquier enmienda
• Cómo se hace: Los miembros votan de viva voz, nominalmente, levantando la mano o en secreto, según las normas del grupo

Ejemplo: El presidente dice: "Los que estén a favor de la moción en su forma enmendada, digan sí. Todos los que se opongan a la moción original, digan no"_ El grupo vota y el presidente cuenta los votos

7. Anunciar el resultado

• Qué significa: La mayoría decide y el presidente anuncia si la moción fue aprobada o rechazada
• Cómo se hace: El presidente anuncia el resultado con claridad

🌟 Ejemplo: El presidente dice: "Se aprueba la moción" Esto significa que la propuesta fue aprobada

Consejos para manejar situaciones comunes:

• Sin apoyo: Si una moción no recibe apoyo ni mayoría de votos, queda automáticamente rechazada. El presidente anunciará que la moción ha fracasado por falta de apoyo
• Gestionar el debate: El presidente puede gestionar el debate ajustando el tiempo, reconociendo a los oradores y manteniendo la discusión dentro del tema
• Gestión de las objeciones: Si un miembro no está de acuerdo con un procedimiento o una decisión de la presidencia, puede plantear una cuestión de orden o una pregunta parlamentaria. El presidente se pronunciará sobre la objeción
• Solicitud de división: En caso de duda sobre el resultado de una votación, un miembro puede solicitar una división. Esto requiere que los miembros voten de pie o por otro método claro

Estos son todos los ingredientes que pueden ayudarte a aprender cómo participar eficazmente en reuniones .

Implementación de las Reglas de Robert en el mundo moderno

La importancia de la Agenda

El orden del día es un pilar importante de una reunión bien organizada. Proporciona un esquema claro de los temas de debate y el orden en que se abordarán.

Las Reglas de Robert, elemento clave del procedimiento parlamentario, obligan a utilizar un orden del día para avanzar en los puntos de debate y garantizar que las reuniones se desarrollen de forma estructurada, eficaz y democrática.

💡 Ilustrémoslo con un ejemplo del mundo real:

Imagina que el orden del día de la reunión de los miembros de tu junta incluye la revisión de informes financieros, la discusión de una nueva campaña de marketing y la votación de una propuesta. Las Reglas de Robert ayudan a mantener a todos centrados.

Durante el segmento del informe financiero, los miembros pueden hacer preguntas o pedir aclaraciones.

Sin embargo, si alguien quiere tomar medidas basándose en el informe -como reasignar fondos- deberá esperar hasta el momento oportuno en el orden del día.

Así se garantiza que los debates sigan siendo pertinentes y que las decisiones estén estructuradas en su mayor parte. Cuando llegue el momento de votar la propuesta más adelante en la misma reunión, el proceso seguirá los pasos descritos por las Reglas de Robert, manteniendo la reunión eficiente y justa.

Si la propuesta es importante, puede requerir una mayoría de dos tercios o dos tercios de los votos para ser aprobada.

Una Agenda bien preparada reduce la confusión y mantiene el seguimiento de los debates. En la práctica, también promueve la toma de decisiones con conocimiento de causa y fomenta la participación activa.

Consejo adicional: Para asegurarte de que estás totalmente preparado, no dejes de leer nuestros artículos sobre

cómo preparar una reunión

y utilice nuestro detallado

lista de control para la preparación de reuniones

antes de su próxima reunión.

Consejos para crear agendas eficaces

Utilizar plantillas

Aprovecha las numerosas plantillas disponibles en Internet para crear una Agenda pulida y profesional.

Estas plantillas suelen incluir secciones para detalles importantes como la fecha, la hora, la ubicación, los asistentes y los temas de debate, lo que facilita la organización eficaz de tu próxima reunión.

Plantilla de reunión de ClickUp

Descargar esta plantilla

Utilice la plantilla de reuniones de ClickUp para dividir tareas complejas en elementos de acción manejables

Plantilla de reunión de ClickUp

es una herramienta completa que mejorará la calidad general de sus reuniones. Incluye funciones como la duración estimada del debate, la propiedad de las tareas y los documentos adjuntos para la revisión previa a la reunión. Es totalmente personalizable para adaptarse a sus necesidades específicas.

Utilice la plantilla para guiar su reunión y hacer un seguimiento del progreso en tiempo real.

Qué hace la plantilla:

• Secciones personalizables para adaptarse a las necesidades de su reunión
• Define claramente los temas y metas de la Agenda
• Asigna tareas y responsabilidades a los miembros del equipo
• Proporciona un marco estructurado para reuniones eficaces
• Permite la colaboración y las actualizaciones en tiempo real
• Realiza un seguimiento de las tareas para garantizar la rendición de cuentas
• Permite adjuntar los documentos pertinentes como referencia

💡Recurso adicional: ¿Necesita más estructura en sus reuniones? Eche un vistazo a estas plantillas esenciales de ClickUp para agilizar sus sesiones:

• Plantilla de agenda para reuniones semanales 1 a 1 de ClickUp
• Plantilla de agenda de reunión de equipo de ClickUp para todas las manos
• Plantilla de agenda de reunión de Scrum de ClickUp
• Plantilla de agenda para notas de reunión de ClickUp

Estas plantillas le ayudarán a organizarse, a mantener a su equipo en seguimiento y a garantizar que todas las reuniones sean productivas. Si desea más plantillas que le ayuden a ajustar la agenda, consulte

Ejemplos de agendas de reuniones y plantillas Free

.

Distribuir el orden del día con antelación

Comparta la agenda con todos los asistentes antes de la reunión. Esto permite a los participantes revisar los temas, reunir la información necesaria y preparar sus contribuciones.

Utilizar herramientas digitales

Considera la posibilidad de utilizar herramientas digitales como

Documentos ClickUp

y

ClickUpTeams

para crear y compartir agendas. Exploremos cómo:

ClickUp Docs hace que el ajuste de las agendas de las reuniones sea eficiente y colaborativo. Con ClickUp, puede crear y personalizar fácilmente plantillas de agenda adaptadas a sus necesidades. Invite a los miembros del equipo a contribuir en tiempo real, añadir comentarios y realizar un seguimiento de los cambios para asegurarse de que todo el mundo está alineado.

Cree, personalice y colabore sin esfuerzo en agendas de reuniones, todo en un espacio organizado con ClickUp Docs.

Además, puede enlazar tareas, documentos y otros elementos de ClickUp directamente dentro de su Agenda, manteniendo todo conectado y accesible.

Esta herramienta digital agiliza el proceso de ajuste de la agenda y mejora la colaboración, haciendo que las reuniones sean más productivas y organizadas.

Asigne tareas, realice un seguimiento del progreso y comuníquese eficazmente con diferentes equipos mediante Teams de ClickUp

Una vez que haya creado su agenda con ClickUp Docs, es hora de poner su reunión en acción.

Equipos de ClickUp

es la herramienta perfecta para asignar tareas, hacer un seguimiento del progreso y mantener el flujo de comunicación durante toda la reunión.

Para empezar a utilizar ClickUp Teams, regístrese o inicie sesión. A continuación, cree su equipo asignándole un nombre y configurando sus preferencias de entorno de trabajo. Invite a los miembros introduciendo sus correos electrónicos y asignando roles.

Además, utilice las funciones de ClickUp, como Dependencias de tareas, Cronogramas y Automatización, para mejorar el flujo de trabajo y la productividad de su equipo.

Sea flexible

Aunque es importante ceñirse a la Agenda, esté preparado para reconsiderar y hacer ajustes si es necesario. Si surgen problemas inesperados durante un debate cerrado o la discusión toma una dirección diferente, esté dispuesto a modificar el orden del día para adaptarse a estos cambios.

Consejo profesional: Para una guía detallada sobre la elaboración de agendas de reuniones eficaces, eche un vistazo a cómo redactar el orden del día de una reunión completa con ejemplos para que sus reuniones sean más organizadas y productivas.

Reglas de Robert en la era digital

A medida que las reuniones se trasladan a plataformas en línea, es esencial mantener la estructura y la eficacia. Las Reglas de Orden de Robert pueden utilizarse eficazmente con herramientas digitales como Zoom, Google Meet y Microsoft Teams.

Estas plataformas son compatibles con la aplicación de prácticas de reunión estructuradas, lo que garantiza que sus reuniones virtuales se mantengan organizadas y sean productivas.

A continuación te explicamos cómo puedes aplicar las Reglas de Robert utilizando estas modernas soluciones para reuniones:

• Votación digital: Las plataformas suelen tener funciones integradas para votar las mociones, lo que elimina la necesidad de levantar la mano o recoger las papeletas
• Función de chat: Utiliza la función de chatear para "secundar" las mociones electrónicamente
• Pantalla compartida: Compartir documentos y presentaciones no supone ningún esfuerzo, lo que contribuye a una comunicación clara y a una toma de decisiones informada

Sin embargo, tenga en cuenta que algunas funciones pueden requerir características avanzadas o complementos de la plataforma que utilice. Siempre es mejor explorar de antemano las posibilidades de la plataforma elegida.

Aprovechar ClickUp para reuniones eficaces

ClickUp Meetings le ayuda a centralizar la toma de notas, la gestión de la agenda y el seguimiento de los elementos de acción de su equipo

Reuniones ClickUp

es una de las

mejor software de gestión de reuniones

para organizar reuniones productivas de acuerdo con las Reglas de Orden de Robert.

Ofrece un conjunto completo de funciones para cada fase de la reunión, desde la planificación y organización del orden del día hasta la gestión de la propia reunión y el seguimiento de los elementos de acción.

Con ClickUp Meetings, puede agilizar el proceso de sus reuniones, aumentar la participación y garantizar que las decisiones se implementen de forma eficaz.

**Entre las funciones clave de ClickUp Meetings se incluyen las siguientes

• Creación y gestión integradas de la agenda: Cree agendas detalladas, asigne tareas y establezca fechas límite
• Videoconferencia sin interrupciones: Realice reuniones directamente en ClickUp, eliminando la necesidad de plataformas separadas
• Votación digital: Implemente las Reglas de Orden de Robert para reuniones de forma eficaz con funciones de votación integradas
• Colaboración en tiempo real: Trabaje conjuntamente en las notas y documentos de las reuniones para una mayor transparencia
• Seguimiento de elementos de acción: Garantice el seguimiento de las decisiones con herramientas de gestión de tareas
• Actas de la reunión: La reunión de ClickUp también es una herramienta de gestión de reuniones software para actas de reuniones que garantiza que las actas de sus reuniones estén organizadas y accesibles

Explorémoslos en detalle.

Voto digital

Utilice la función de votación de ClickUp para realizar sondeos y encuestas sin problemas

Muchas plataformas de software para reuniones incluyen funciones de votación integradas, lo que elimina la necesidad de levantar la mano o recoger papeletas.

Con ClickUp, puede integrar perfectamente estas funciones de votación con herramientas de videoconferencia populares como Zoom, Google Meet y Microsoft Teams.

Esta integración le permite aplicar eficazmente las Reglas de Orden de Robert para reuniones, llevando a cabo votaciones directamente dentro de su espacio de reunión virtual.

Cómo funciona:

• Elige tu plataforma: ClickUp se integra con herramientas de videoconferencia como Zoom, Google Meet y Microsoft Teams. Elige la que mejor se adapte a tu equipo
• Inicia tu reunión: Comienza tu reunión como lo harías normalmente utilizando la plataforma seleccionada
• Utilice las funciones de votación de ClickUp: Durante la reunión, utilice las encuestas o sondeos integrados de ClickUp para realizar votaciones sobre las mociones
• Vea los resultados en tiempo real: Los votos se contabilizan al instante, lo que proporciona información inmediata y garantiza la transparencia
• Registre y comparta: ClickUp registra automáticamente los resultados, facilitando su revisión y uso compartido con los participantes

Elementos de acción y personas asignadas

Después de un debate productivo, es fundamental convertir las decisiones en tareas viables para garantizar su seguimiento. ClickUp facilita este proceso al permitirle convertir los elementos de acción acordados directamente en tareas dentro de la plataforma.

Establezca listas de control, fechas límite y prioridades para sus tareas en Tareas de ClickUp

Tareas de ClickUp

es una herramienta ideal para el seguimiento y la gestión de los elementos de acción que surgen de sus reuniones. Se integra a la perfección con sus reuniones y garantiza que las decisiones se traduzcan en pasos factibles y que el progreso se siga de forma eficaz.

Cómo funciona:

• Capture elementos de acción: Durante la reunión, identifique las tareas o acciones clave que deben abordarse
• Cree tareas en ClickUp: Después de la reunión, convierta fácilmente estos elementos de acción en tareas mediante ClickUp. Consulte las notas o el orden del día de la reunión para incluir todos los detalles relevantes
• Asigne responsabilidades: Delegue cada tarea al miembro o miembros del equipo que corresponda en función de su experiencia y disponibilidad
• Fije las fechas límite y los hitos: Utilice Hitos de ClickUp para establecer fechas límite para cada tarea, lo que ayuda a priorizar y asegurar que se completa a tiempo
• Seguimiento del progreso: Supervise el progreso de cada tarea en ClickUp añadiendo comentarios, adjuntos y subtareas según sea necesario, manteniendo a todos alineados y en el buen camino.

Colaboración y documentación en tiempo real

Deje comentarios y anotaciones directamente en sus documentos de ClickUp

Documentos de ClickUp

permite la creación y edición colaborativa de notas y documentos de reuniones en tiempo real. Esto fomenta la transparencia y garantiza que todo el mundo tenga acceso a la información más reciente de la reunión.

Con Docs, puedes:

• Crear y editar documentos de forma colaborativa: Varios miembros del equipo pueden trabajar simultáneamente en el mismo documento, lo que facilita la captura de notas de reuniones, decisiones y elementos de acción en tiempo real
• Añadir comentarios y anotaciones: Dejar comentarios o anotaciones directamente en el documento para proporcionar información, hacer preguntas o aclarar puntos
• Seguimiento de los cambios: Vea quién ha realizado cambios en el documento y cuándo para garantizar la transparencia y la rendición de cuentas
• Organice sus documentos: Utilice el sistema de carpetas y etiquetas de ClickUp para organizar sus notas de reunión y otros documentos para un fácil acceso
• Integración con otras funciones de ClickUp: Conecte sus documentos a tareas, proyectos y otros elementos de ClickUp para crear un flujo de trabajo sin interrupciones

Limitaciones a tener en cuenta

Aunque las Reglas de Orden de Robert para las reuniones son muy beneficiosas, se enfrentan a algunos retos en un entorno digital. Dificultades técnicas, como fallos o conexiones (a internet) inestables, pueden interrumpir el flujo de los debates y los procedimientos de votación.

Además, la imposibilidad de leer fácilmente las señales no verbales en un ajuste virtual puede dar lugar a interpretaciones erróneas durante los debates.

Por último, mantener el compromiso de los participantes en reuniones en línea más largas puede ser más difícil que en ajustes en persona.

💡Recurso adicional: ¿Listo para llevar las agendas de sus reuniones al siguiente nivel? Explore nuestro

10 plantillas gratuitas para reuniones de nivel 10

para que su reunión de equipo sea productiva y esté bien enfocada.

Utilice las Reglas de Robert y ClickUp para mejorar sus reuniones

Las Reglas de Orden de Robert para Reuniones proporcionan un enfoque estructurado para que todos en una reunión estén en la misma página.

Cuando las Reglas de Robert para las reuniones se combinan con la potencia de ClickUp, se obtiene una combinación ganadora para lograr reuniones eficaces y productivas.

Gracias a las potentes funciones de ClickUp, podrá crear agendas detalladas sin esfuerzo, colaborar en tiempo real, asignar y realizar el seguimiento de elementos de acción y llevar a cabo reuniones virtuales sin problemas, todo ello dentro de una única plataforma.

Funciones como plantillas de agenda personalizables, videoconferencia integrada, seguimiento de tareas y documentos adjuntos garantizan que sus reuniones sean eficaces y productivas.

¿A qué espera?

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