¿Dónde puedo encontrar la política de teletrabajo? ¿Cuál es el proceso de incorporación? ¿Cómo puedo acceder al material de formación para mi rol?
Estas son algunas de las preguntas más comunes (y repetitivas) que los profesionales de RR.HH. y los directivos deben responder cada día. ¿No sería más fácil disponer de una base de datos centralizada que ayude a los empleados a acceder a la información relevante sin tener que rebuscar en interminables carpetas, correos electrónicos, hojas de cálculo y unidades compartidas?
El software de gestión del conocimiento de RRHH es la solución. 💡
Estos sistemas almacenan, clasifican, comparten y recuperan información crítica sobre procesos de RRHH, políticas y recursos de los empleados siempre que sea necesario.
En este blog, exploraremos el mejor software de gestión del conocimiento de RRHH que hará que el uso compartido de la información sea perfecto. 🎯
⏰ Resumen de 60 segundos
Aquí están las mejores herramientas de gestión del conocimiento impulsadas por IA, cada una adaptada a necesidades específicas:
- ClickUp (la mejor base de conocimientos de RRHH basada en IA)
- Guru (mejor herramienta de búsqueda de conocimientos basada en IA)
- Document 360 (Mejor plataforma de documentación mejorada con IA)
- Confluence (Mejor entorno de trabajo colaborativo para equipos)
- Notion (Mejor entorno de trabajo todo en uno para la productividad personal y de equipo)
- Tettra (Mejor herramienta de uso compartido de conocimientos para equipos)
- Bloomfire (Mejor plataforma de uso compartido de conocimientos para el compromiso de los empleados)
- Trainual (Mejor software de formación e incorporación)
- Slite (Mejor herramienta colaborativa de toma de notas y documentación)
- Helpjuice (Mejor solución de base de conocimientos personalizable)
¿Qué debe buscar en un software de gestión del conocimiento de RR.HH.?
Elegir la herramienta de gestión del conocimiento adecuada para su Tecnología de RRHH puede resultar abrumador, especialmente con tantas opciones disponibles. Las mejores herramientas comparten funciones clave que simplifican la gestión, el uso compartido y el acceso a la información.
Veamos algunas funciones esenciales que debe tener tu solución de gestión del conocimiento de RRHH. 👇
- Funcionalidad de búsqueda potente: Un motor de búsqueda robusto con búsqueda de palabras clave, filtros y etiquetas para recuperar rápidamente documentos y datos relevantes
- Capacidades de integración: Integración perfecta con los sistemas de RRHH existentes, como los sistemas de seguimiento de solicitantes (ATS) y los sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS)
- Opciones de autoservicio: Funciones que permiten a los empleados acceder de forma independiente a información sobre políticas, beneficios, etc
- Controles de seguridad y acceso: Los permisos granulares protegen los datos confidenciales restringiendo el acceso únicamente al personal autorizado
- Análisis y elaboración de informes: Herramientas de análisis integradas para el seguimiento de patrones, la identificación de lagunas de conocimiento y la medición de la eficacia de su base de conocimientos
- Colaboración y personalización: Herramientas que apoyan el trabajo en equipo en la creación de contenidos al tiempo que permite la personalización de la interfaz, la marca y la organización de documentos
- Soluciones de autoservicio: Funciones que permiten a los empleados acceder de forma independiente a información relevante sobre políticas, prestaciones, etc
Dato curioso: El término "recursos humanos" no apareció hasta la década de 1960. Antes se denominaba "gestión de personal" y se centraba principalmente en tareas administrativas.
Los 10 mejores software de gestión del conocimiento de RRHH que se pueden utilizar
Un Día del director de RRHH a menudo implica responder a innumerables preguntas repetitivas. Para gestionar esto de forma eficiente, necesitan un enfoque más inteligente para gestionar y compartir conocimientos.
Estas son las 10 mejores herramientas de gestión de RRHH. 💁
1. ClickUp (Mejor base de conocimientos de RRHH impulsada por IA) ClickUp Gestión del Conocimiento reúne toda la información importante en un solo lugar, para que siempre esté al alcance de la mano. Los equipos de RR.HH. pueden crear, compartir y gestionar el conocimiento sin esfuerzo, garantizando la alineación y la colaboración sin fisuras.
Veamos algunas funciones que le ayudarán a crear y gestionar una base de datos de recursos humanos base de conocimientos interna para los recursos humanos. 👇
Documentos ClickUp
Dé un formato claro a sus bases de conocimiento con ClickUp Docs Documentos de ClickUp es una herramienta excelente para crear y gestionar una base de conocimientos de recursos humanos. Sus avanzadas funciones de formato le permiten estructurar la información, desde las políticas de la empresa y los manuales del empleado hasta los materiales de formación.
Puedes controlar quién ve tus documentos y encontrar exactamente lo que necesitas en cuestión de segundos con sencillas búsquedas de palabras clave.
Crear páginas anidadas para diferentes temas dentro de ClickUp Docs
También le ofrece páginas anidadas, de modo que puede dividir los documentos en subpáginas, lo que resulta ideal para mantener organizados de forma ordenada temas como los beneficios de los empleados, la incorporación o la formación para el cumplimiento de normativas.
Por ejemplo, puede tener una página principal para el "Manual del empleado" y crear subpáginas para "Políticas de vacaciones", "Seguridad en el lugar de trabajo" y "Código de vestimenta"
La página software de colaboración documental también incluye el control de versiones y el seguimiento del historial. Puede revisar fácilmente las versiones anteriores de sus documentos y restaurarlas si es necesario, manteniendo su base de conocimientos precisa y actualizada.
Una estrategia eficaz de gestión del conocimiento de RR.HH. también debe centrarse en la gestión del conocimiento externo para involucrar a las partes interesadas fuera de la organización. Herramientas como ClickUp permiten a los equipos de RR.HH. crear artículos en la base de conocimientos sobre preguntas frecuentes de proveedores, directrices de cumplimiento y asociaciones externas, lo que facilita la colaboración más allá de las fronteras.
Cerebro ClickUp
Cerebro ClickUp
Cerebro ClickUp es un potente Herramienta de IA para la gestión del conocimiento . Transforma la forma en que las organizaciones organizan, buscan y acceden a la información crítica.
AI Knowledge Manager, parte de ClickUp Brain, recupera rápidamente información relacionada con políticas, materiales de formación o registros de empleados. Así, en lugar de rebuscar en largos documentos, los usuarios pueden hacer preguntas contextuales y obtener respuestas instantáneas, ahorrando horas de búsqueda manual.
Por ejemplo, supongamos que un responsable de RR.HH. necesita información sobre las políticas de permisos de la empresa.
En ese caso, sólo tiene que preguntar a ClickUp Brain y recibirá una respuesta detallada y contextualizada, con lo que la recuperación de conocimientos será rápida y sin complicaciones.
Cerebro ClickUp
ClickUp Brain también simplifica la tarea de resumir documentos, lo que resulta muy valioso para los equipos de RR.HH. que manejan grandes volúmenes de información. La IA genera automáticamente resúmenes de documentos extensos como políticas, materiales de formación o informes de cumplimiento.
ClickUp es una increíble solución todo en uno que sustituye a Docs, Excel y otras herramientas de gestión de proyectos. Ha permitido a mi equipo organizarse mejor y mejorar la eficiencia operativa, además de proporcionar una mayor visibilidad del impacto de nuestro trabajo
Kayla, Gerente en Agora
Plantilla de la base de conocimientos ClickUp
Plantilla de base de conocimientos ClickUp ayuda a crear y gestionar una biblioteca digital centralizada de información dentro de su equipo u organización. Diseñada con un marco estructurado, esta plantilla incluye secciones para artículos de conocimiento, preguntas frecuentes y otros recursos, lo que facilita la organización y el uso compartido de información valiosa.
Con esta configuración, los empleados pueden encontrar rápidamente la información que necesitan, garantizando un acceso fluido al conocimiento.
/ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/74222/plantillas-de-bases-de-conocimientos/ Plantillas de base de conocimientos /%href/
como ésta también permiten al equipo de RR.HH. elaborar artículos que orienten a los usuarios sobre preguntas o problemas comunes.
Las mejores funciones de ClickUp
- Hub de información centralizado: Permite el almacenamiento y la organización de todos los documentos, políticas y directrices relacionados con RRHH en un único lugar
- Edición colaborativa: Permite a los equipos trabajar juntos en la creación, actualización y revisión de materiales de RRHH en tiempo real
- EstructuraHerramientas de organización: Ofrece carpetas, etiquetas y plantillas para mantener el contenido de RRHH bien organizado y fácilmente accesible
- Permisos personalizados: Proporciona control sobre quién puede ver, editar o compartir información confidencial de RR.HH
- Recuperación rápida de conocimientos: Incluye sólidas opciones de búsqueda para localizar documentos o respuestas a consultas de RRHH al instante
- Conocimientos impulsados por IA: Sugiere mejoras, identifica lagunas en la documentación y garantiza que el contenido se mantenga actualizado
- Herramientas interactivas para empleados: Facilita el acceso de autoservicio a los recursos de RRHH, permitiendo a los empleados resolver sus consultas
Limitaciones de ClickUp
- Curva de aprendizaje pronunciada debido a sus múltiples opciones de personalización
- La configuración inicial lleva tiempo
Precios de ClickUp
- Free Forever (gratuito/a)
- Unlimited: $7/mes por usuario
- Business: 12 $/mes por usuario
- Empresa: Contactar para precios
- ClickUp Brain: Añadir a cualquier plan de pago por $7/mes por usuario
Valoraciones y reseñas de ClickUp
- G2: 4.7/5 (9,000+ opiniones)
- Capterra: 4.6/5 (4,000+ opiniones)
📖 Lea también: Cómo la IA conectada elimina los silos para ahorrar tiempo en el trabajo real
2. Guru (la mejor herramienta de búsqueda de conocimientos basada en IA)
vía Gurú Gurú simplifica la gestión del conocimiento te ayuda a organizar y acceder a la información de forma eficaz. Puedes crear "tarjetas" o pequeñas unidades de conocimiento. Pueden incluir cualquier cosa, desde políticas de empresa hasta preguntas frecuentes, enriquecidas con multimedia para mayor claridad.
Con actualizaciones en tiempo real, Guru garantiza que los manuales de usuario se mantengan al día mediante ciclos de revisión automatizados y recordatorios de caducidad. Además, las sugerencias basadas en IA te ayudan a encontrar rápidamente la información relevante.
Las mejores funciones de Guru
- Utiliza Guru GPT para combinar información interna y externa para responder a las preguntas de RR.HH
- Realice el seguimiento de las preguntas, edite las respuestas y aborde las lagunas de conocimiento mediante su Centro de formación de IA
- Gestione el acceso con permisos personalizables para los recursos compartidos
- Reciba anuncios y notificaciones, busque conocimientos y colabore con su equipo
Limitaciones de los gurús
- La función de búsqueda devuelve un número abrumador de resultados, lo que hace más difícil encontrar la respuesta exacta
- No permite a los usuarios dejar comentarios en tiempo real sobre las tarjetas
Precios del gurú
- Gratuito/a
- Todo-en-uno: $18/mes por usuario
- Enterprise: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de gurús
- **G2: 4,7/5 (más de 2.000 opiniones)
- Capterra: 4.8/5 (500+ opiniones)
3. Document360 (Mejor plataforma de documentación mejorada con IA)
vía Documento360 Document360 se centra en facilitar la creación y el uso compartido del conocimiento. Su interfaz intuitiva ayuda a crear y gestionar bases de conocimientos independientemente de sus conocimientos técnicos.
La herramienta también actúa como repositorio de autoservicio, minimizando las consultas repetitivas de RRHH y permitiendo a los empleados encontrar fácilmente la información que necesitan.
Las mejores funciones de Document 360
- Cree y gestione artículos de la base de conocimientos con amplias funciones de documentación
- Obtenga un historial de versiones de los cambios realizados en su base de conocimientos en formato 'Markdown' y 'Rendered
- Cree enlaces a información relacionada dentro de la base de conocimientos para mejorar la navegación y el contexto
- Proteja su información con el inicio de sesión único (SSO) y las restricciones de intervalo de IP para restringir el acceso a los documentos
Limitaciones de 360 documentos
- Las capacidades analíticas se centran principalmente en usuarios individuales o documentos específicos, en lugar de proporcionar una visión general completa
- No dispone de comentarios en línea, corrector ortográfico integrado ni capacidad para actualizar artículos en función de acciones realizadas en otras herramientas
Precios de Document 360
- Gratuito/a
- Profesional: $199/mes por proyecto (facturado anualmente)
- Business: 399 $/mes por proyecto (facturación anual)
- Empresa: Precios personalizados
Valoraciones y comentarios de Document 360
- G2: 4.7/5 (más de 400 opiniones)
- Capterra: 4.7/5 (más de 200 opiniones)
Dato curioso: La descripción más antigua de un puesto de trabajo se remonta al Antiguo Egipto, donde los "escribas" fueron el primer rol profesional para gestionar los registros y la comunicación.
4. Confluence (Mejor entorno de trabajo colaborativo para equipos)
vía Atlassian Confluence de Atlassian proporciona un entorno dinámico para capturar, organizar y compartir conocimientos. Como hub centralizado, integra documentación, gestión de proyectos y colaboración en equipo.
Sus funciones de comunicación en tiempo real permiten a los equipos remotos y de oficina mantenerse alineados.
Las mejores funciones de Confluence
- Colabora con tu equipo con edición, comentarios y notificaciones en tiempo real
- Encuentre información con búsquedas avanzadas, rótulos y una jerarquía de contenido intuitiva
- Utilice plantillas de documentos de RR.HH. para que todo el material sea coherente y reconocible
- Acceda a información sobre el uso de los documentos para identificar lagunas de conocimiento y mejorar los recursos
Limitaciones de influencia
- Exportar documentos en formato PDF es difícil y provoca retrasos en la plataforma
- No se puede copiar y pegar información de Confluence en otro software sin tener problemas de formato
Precios de Confluence
- Gratuito/a
- Estándar: 5,16 $/mes por usuario
- Premium: 9,73 $/mes por usuario
- Enterprise: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de influencia
- G2: 4,1/5 (más de 3.500 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 3.000 opiniones)
5. Notion (El mejor entorno de trabajo "todo en uno" para la productividad personal y de equipo)
vía Notion Notion es una plataforma unificada que combina notas, tareas y bases de datos para agilizar la gestión del conocimiento. También le permite crear wikis de empresa sobre diferentes temas.
Su interfaz flexible permite a los equipos crear flujos de trabajo adaptados a sus necesidades específicas. También es compatible con varios tipos de contenido, como texto, imágenes y enlaces, lo que la convierte en una herramienta versátil para organizar la información.
Las plantillas preconfiguradas simplifican aún más la creación y el mantenimiento actualizado de la documentación de RRHH.
Las mejores funciones de Notion
- Cree una base de conocimientos centralizada para toda la información de la empresa, incluidos los materiales de incorporación, las políticas internas y los recursos específicos del equipo
- Utilice sus plantillas listas para usar, como "Inicio de la empresa", "Incorporación de nuevos empleados" y "Notas de reunión"
- Enlaza distintos tipos de información, como registros de empleados con evaluaciones de rendimiento, con la base de datos relacional de Notion
- Organice temas complejos como el cumplimiento de normativas, los beneficios y los flujos de trabajo mediante subpáginas
- Conéctese con herramientas como Slack, Google Drive o ClickUp para crear un sistema de gestión del conocimiento cohesionado
Limitaciones de Notion
- El uso compartido de notas con no usuarios es complejo, y no es compatible con la edición conjunta de documentos
- Presenta problemas de rendimiento con grandes bases de datos o páginas complejas, incluyendo tiempos de carga lentos
- Las notificaciones imprecisas y el ajuste de recordatorios recurrentes para las subtareas del proyecto son complicados
Precios de Notion
- Gratuito/a
- Plus: 12 $/mes por usuario
- Business: 18 $/mes por usuario
- Empresa: Precios personalizados
Notion valoraciones y comentarios
- G2: 4.7/5 (5,500+ opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (2.000+ opiniones)
💡 Consejo profesional: Un gran estrategia de gestión del conocimiento sería la grabación de estudios de casos o la realización de entrevistas de salida. Se trata de captar el conocimiento tácito de los empleados que se marchan y obtener información valiosa sobre la organización.
6. Tettra (La mejor herramienta de uso compartido de conocimientos para equipos)
vía Tettra Tettra se centra en ayudar a los equipos a recopilar, organizar y compartir conocimientos sin esfuerzo. Su diseño limpio facilita la navegación por las preguntas más frecuentes, Procesos de RRHH y guías de solución de problemas sin complicaciones, incluso durante el ajetreado trabajo.
La plataforma también fomenta la colaboración, permitiéndole sugerir actualizaciones o compartir soluciones.
Las mejores funciones de Tettra
- Obtenga respuestas instantáneas sobre cualquier tema de la base de conocimientos con Kai, el robot de IA de Tettra
- Almacenar preguntas repetitivas y sus respuestas con su función "Preguntas y respuestas
- Verifique si su artículo de la base de conocimientos se actualiza según un calendario establecido con su función de "Verificación"
- Obtenga sugerencias de limpieza de contenido e identifique el contenido público, obsoleto y sin propietario para despejar la base de datos
Limitaciones de Tettra
- No tiene puntos de datos exportables de páginas de usuarios ni columnas ordenables
- Sólo una persona puede editar un documento, lo que restringe la colaboración
Precios de Tettra
- Gratuito/a
- Básico: $4/mes por usuario
- Escalado: $8/mes por usuario
- Profesional: 7.200 $ al año para 50 usuarios
Valoraciones y reseñas de Tettra
- **G2: 4,6/5 (más de 100 opiniones)
- Capterra: No hay suficientes opiniones
🔍 ¿Sabías que? Según Fortune Business Insights (en inglés) según Fortune Business Insights /%href/, el 5% de los profesionales de RR.HH. ya han adoptado la IA generativa en sus organizaciones, mientras que el 9% están llevando a cabo pruebas de IA generativa. Además, el 60 % de los profesionales de RR. HH. participa en conferencias a nivel corporativo sobre el uso de IA generativa en su organización, mientras que el 58 % colabora con los líderes de TI para explorar posibles casos de uso.
7. Bloomfire (Mejor plataforma de uso compartido de conocimientos para el compromiso de los empleados)
vía Bloomfire Siguiente en la lista, Bloomfire es una plataforma de gestión de RRHH que permite crear contenidos visuales como vídeos e infografías. Esto facilita la explicación de ideas complejas.
Con una potente función de búsqueda y herramientas de análisis, Bloomfire ayuda a los equipos de RR.HH. a realizar un seguimiento del uso e identificar áreas de mejora.
Las mejores funciones de Bloomfire
- Utilice la indexación profunda y la IA avanzada para facilitar la recuperación rápida y precisa de la información
- Categorizar, archivar y acceder a diferentes tipos de documentos y contenidos
- Participe en debates y comparta conocimientos relacionados con los RRHH a través de foros interactivos
- Obtenga información sobre cómo se accede y se comparte el conocimiento para identificar lagunas con su "Analytics suite"
Limitaciones de Bloomfire
- Reduce la anchura de los artículos, lo que dificulta la lectura de tablas y documentos incrustados por problemas de formato
- No está disponible la carga masiva de documentos
- Los usuarios se han quejado de no recibir correos electrónicos de restablecimiento de contraseña
Precios de Bloomfire
- Precios personalizados
Valoraciones y críticas de Bloomfire
- G2: 4.6/5 (más de 400 opiniones)
- Capterra: 4.4/5 (250+ opiniones)
8. Trainual (Mejor software de formación y onboarding)
vía Trainual Trainual se especializa en la creación de documentación detallada de formación para una incorporación y desarrollo eficientes de los empleados. Su interfaz, fácil de usar, le permite crear manuales de formación completos que cubren las políticas de la empresa y las buenas prácticas.
Las listas de control ayudan a los nuevos empleados a completar los módulos de forma sistemática, mientras que la compatibilidad multimedia garantiza materiales de formación atractivos.
Las mejores funciones de Training
- Acceda a la base de conocimientos en cualquier momento y lugar con su aplicación móvil
- Obtenga recordatorios automatizados de cualquier nueva actualización del contenido
- Comparta contenidos con otras partes interesadas y gestione el acceso para garantizar la seguridad
- Utilice sus cubos de contenido de empresa, procesos y políticas para gestionar la base de conocimientos existente
Limitaciones de formación
- Tiene que adquirir las credenciales de cada miembro del equipo y añadirlos individualmente
- No se puede acceder al directorio a través de la aplicación móvil
- Proceso de configuración engorroso
- El flujo de uso del software carece de claridad, lo que deja a los usuarios sin un inicio, un final o un flujo de trabajo sugerido claros
Precios de formación
- Pequeño: 299 $/mes para 1-25 empleados
- **Mediano:349 $/mes para 26-50 empleados
- Crecimiento: 499 $/mes para 51-100 empleados
- Precios personalizados para 101-10.000+ empleados
Valoraciones y comentarios de los usuarios
- G2: 4.7/5 (700+ opiniones)
- Capterra: 4.8/5 (450+ opiniones)
9. Slite (Mejor herramienta colaborativa de toma de notas y documentación)
vía Slite Slite es un gran RH software de gestión del conocimiento que ofrece a los equipos una forma eficaz de estructurar sus documentos. Clasifica la información mediante carpetas y etiquetas para mantenerla accesible.
La plataforma le permite proporcionar a su equipo un acceso rápido a las preguntas más frecuentes y a las políticas más importantes.
Las mejores funciones
- Organiza documentos en "Colecciones" flexibles para filtrar, ordenar y guardar vistas; también puedes añadir bocetos, vídeos u opciones de incrustación para añadir contexto
- Añade contenido de otras herramientas, como Google Workspace, YouTube, etc
- Formule preguntas a su asistente de IA sobre la información del entorno de trabajo
- Ahorre tiempo utilizando plantillas prediseñadas para guías de incorporación, políticas, etc
Pequeñas limitaciones
- No hay opción para ordenar automáticamente por nombre de nota
- No hay acceso sin conexión
Precios reducidos
- Estándar: $8/mes por usuario
- Premium: 12,5 $/mes por usuario
- Enterprise: Precios personalizados
Pequeñas valoraciones y reseñas
- **G2: 4,6/5 (más de 250 opiniones)
- Capterra: 4.7/5 (40+ opiniones)
🔍 ¿Sabías que? De media, la IA ahorra a los equipos de RR.HH 2.39 horas a la semana . Los reclutadores utilizan la tecnología para ayudar a redactar descripciones de puestos de trabajo, emparejar antiguos candidatos con vacantes y enviar textos a los solicitantes.
10. Helpjuice (La mejor solución de base de conocimientos personalizable)
vía Ayuda Creada en 2011, Helpjuice crea un repositorio centralizado de documentos relacionados con los RRHH. Sus funciones, como los "permisos basados en roles", facilitan el control de acceso a la edición.
También incluye análisis avanzados que hacen un seguimiento de cómo interactúan los empleados con el contenido, ayudando al equipo de RRHH a identificar lagunas de información.
Las mejores funciones de Helpjuice
- Acceso a la información en cualquier idioma gracias a sus capacidades multilingües para fuerzas de trabajo diversas
- Gestiona múltiples formatos de documentos, como archivos PDF y Word, al tiempo que se integra con SharePoint y Dropbox
- Capacite a los empleados con un modelo de autoservicio para acceder a respuestas sobre diversos recursos
- Realice un seguimiento de cómo interactúan los empleados con la base de conocimientos e identifique lagunas en los recursos mediante análisis
Limitaciones de Helpjuice
- Los correos electrónicos de notificación de comentarios no se pueden archivar por separado, por lo que es fácil perder el seguimiento de las ediciones cuando un solo comentarista proporciona comentarios a través de múltiples artículos
- No dispone de una función de edición en "modo sugerencia" para equipos con varios redactores y editores trabajando en el mismo artículo
- Los comentarios de los documentos desaparecen o se adjuntan al texto equivocado a pesar de los múltiples esfuerzos realizados
Precios de Helpjuice
- Free gratuito/a
- Premium: $120/mes para 4 usuarios
Valoraciones y reseñas de Helpjuice
- G2: 4.5/5 (100+ opiniones)
- Capterra: 4.7/5 (90+ opiniones)
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La Elección 'Informada'- ClickUp
El software de gestión del conocimiento de RR.HH. ahorra tiempo, reduce la confusión y permite a los equipos centrarse en las prioridades. Aunque todas las opciones ofrecen grandes funciones, ClickUp destaca por su versatilidad, facilidad de uso y potentes integraciones.
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