Cuando estás de vacaciones o te has tomado el día libre en el trabajo, no quieres que te moleste el teléfono sonando constantemente, ¿verdad? Pero a veces hay mensajes a los que tienes que contestar.
No responder puede significar perder conversaciones cruciales y comentarios de los clientes, lo que afecta a la satisfacción general. En momentos así, incluso un simple mensaje de agradecimiento es una buena opción.
Si se encuentra entre los 1.5.000 millones de usuarios de WhatsApp Business la función de respuestas automáticas se esfuerza por ofrecer una solución. La función de respuestas automáticas de WhatsApp le permite enviar respuestas automatizadas a todas sus comunicaciones de empresa.
Proporcionar una comunicación eficiente, incluso cuando te has tomado algo de tiempo libre, es el sello distintivo de una persona bien organizada. Veamos cómo la respuesta automática de WhatsApp puede aligerar tu bandeja de entrada.
Cómo ajustar la respuesta automática en WhatsApp
En primer lugar, veremos cómo configurar estas respuestas automáticas en la aplicación de WhatsApp para empresas. Siguiendo estos pasos, deberías poder controlar tu mensaje de respuesta automática, a quién se lo envías e incluso cómo especificar el horario de tu empresa.
Paso 1: Crear una cuenta de WhatsApp Business
Lo primero que necesitará para configurar estos mensajes de respuesta automática es una cuenta en la app, WhatsApp Business. Es muy sencillo: sólo tiene que descargar la app de su tienda de aplicaciones e iniciar sesión con su número de teléfono registrado de WhatsApp Business.
vía Google Play
Paso 2: Encontrar las herramientas de negocio
A continuación, debes encontrar la sección Herramientas de negocio en la app WhatsApp Business. Si usas Android, estará en el menú de la esquina superior derecha, así que solo tienes que hacer clic en los tres puntos. Los usuarios de iOS pueden encontrar la sección Herramientas de empresa en Ajustes.
Paso 3: Configurar un 'Mensaje de ausencia'
En la sección Herramientas de empresa, encontrarás una pestaña de Mensajes de ausencia en la que puedes configurar tus mensajes de respuesta automática. Al pulsarla, aparecerá la opción de enviar un mensaje de ausencia. Actívala pulsando el interruptor.
Paso 4: Personaliza tu mensaje
La pestaña Mensajes de ausencia le permite editar sus mensajes de respuesta automática de WhatsApp. Puede adaptar su mensaje de automatización a sus necesidades empresariales o personales.
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Paso 5: Programar los Mensajes
El siguiente paso en este proceso es seleccionar el horario que desea seguir para su mensaje de distancia. Hay tres opciones básicas:
- Enviar siempre: Esta respuesta estándar se enviará a quien se ponga en contacto contigo. Cuando tienes un mensaje listo para enviar, los que se ponen en contacto contigo nunca se sienten desatendidos
- Programación personalizada: ¿Estás utilizandoWhatsApp para su empresa ocomunicación interna? Ajuste sus respuestas automatizadas para que se envíen dentro de las horas especificadas. Esta es también una gran manera para los profesionales que trabajan para gestionar sus mensajes entrantes con éxito
- Fuera del horario de empresa: Incluso cuando no esté trabajando, WhatsApp responderá con un mensaje automatizado a sus clientes
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Paso 6: Selección de los destinatarios
Una vez que hayas personalizado tu mensaje y decidido cuándo enviarlo, debes configurar los destinatarios. Puede ser para todo el mundo o sólo para aquellos que hayas añadido a tu libreta de direcciones. Aquí es posible realizar pequeñas personalizaciones, como decidir no enviar el mensaje de ausencia a determinadas personas.
¡Y ya está! Guarda todo el trabajo que has realizado y, tras una rápida verificación, ¡terminado!
💡Consejo profesional: Asegúrate de que tu dispositivo tiene una conexión (a internet) activa para que los Mensajes a distancia funcionen.
Limitaciones del uso de WhatsApp
Mientras que la automatización de estas respuestas en la aplicación WhatsApp Business significa que usted tiene más tiempo, hay algunas limitaciones que etiqueta a lo largo:
- No es totalmente personalizable: La solución actual de WhatsApp, de tamaño único, solo permite personalizar el primer mensaje. Para las actualizaciones o para crear tareas de seguimiento, WhatsApp todavía requiere que se ponga en contacto con los contactos manualmente
- Falta de flexibilidad: Aunque puedes gestionar ligeramente tu agenda, hay ciertos momentos en los que desearías poder automatizar el proceso. Por ejemplo, los profesionales que trabajan pueden querer programar una respuesta automática de WhatsApp sólo para los días festivos
- Cuidado con los malentendidos: Si no actualizas regularmente tus respuestas automáticas, podrías dar información errónea. No pierdas de vista tus mensajes automáticos y edítalos de vez en cuando
- Falta de humanidad: Uno de los mayores problemas de los mensajes automatizados es la falta de comunicación interactiva. Sin una etiquetarespuesta en tiempo realsus destinatarios pueden sentirse alejados de usted
Sí, la app WhatsApp Business gestiona los mensajes entrantes de las empresas. Sin embargo, cuando los mensajes y conversaciones deben convertirse en elementos procesables, una herramienta de productividad todo en uno como ClickUp ofrece posibilidades para mejorar la comunicación en la empresa. Más información.
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Programar Mensajes Fuera de la Oficina con ClickUp
Cuando te das cuenta de que las respuestas automáticas de WhatsApp Business no son suficientes para resolver tus problemas, debes buscar una solución más completa que te permita comunicarte sin problemas a la vez que automatizas las respuestas y separas las tareas en función de la prioridad.
Una búsqueda rápida revelará muchas herramientas que ofrecen estas funciones. Pero, ¿cuál elegir?
ClickUp es la respuesta. Es una solución flexible y eficaz para simplificar las comunicaciones en la empresa. También puede utilizarla para gestionar los mensajes entrantes, compartir archivos y realizar videollamadas.
Antes de ClickUp, las reuniones y las comunicaciones por correo electrónico se convertían en un agujero negro en el que los elementos quedaban sin ver y sin atender. Debido a esto, las tareas no se revisaban a tiempo y nadie sabía cómo iba el desarrollo creativo. Ahora, todos los miembros del equipo pueden ver claramente cuándo vencen los elementos de acción, chatear y colaborar dentro de las tareas. _ Antes de ClickUp, las reuniones y las comunicaciones de ida y vuelta por correo electrónico llevaban a un agujero negro en el que los elementos quedaban sin ver y sin atender
Samantha Dengate, Directora Gestora de proyectos en Diggs
Mantén las cosas en movimiento incluso cuando no estés en la oficina con la dinámica Chat ClickUp . Estas son algunas de las funciones que ofrece:
1. Reduzca los cuellos de botella con ClickUp Chat
Gestiona varias conversaciones en un solo lugar con ClickUp Chat
ClickUp es la app de todo para el trabajo. Y con ClickUp Chat, puedes converger todo tu trabajo en un solo lugar. Así, en lugar de configurar respuestas automáticas en WhatsApp Business, que mantiene las conversaciones separadas de tu espacio de trabajo, ClickUp Chat se integra directamente en todo tu flujo de trabajo.
ClickUp Chat elimina el constante cambio de contexto. Puedes enviar comentarios, compartir opiniones o solicitar actualizaciones sobre dónde se añaden tus tareas.
Para personalizarlos, los canales de chat actúan como hilos individuales y pueden segregarse por equipos, proyectos o conversaciones. Con múltiples participantes que pueden ver su disponibilidad, horario y tareas prioritarias, ClickUp Chat permite a sus colegas continuar una comunicación fluida, ¡incluso en su ausencia!
Además, el chat integra llamadas de vídeo y audio, lo que permite a los usuarios pasar sin problemas de una conversación escrita a una discusión en directo dentro de la misma plataforma.
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2. Configuración de mensajes automatizados para alertar a sus equipos
Asimilado directamente a su lugar de trabajo, puede crear un mensaje de "Actualización" o "Anuncio" antes de su ausencia. Enlaza todas las actualizaciones, documentos o instrucciones relevantes en esta actualización, ¡y tus compañeros podrán acceder a ella mientras estás fuera!
Mantén informados a tus compañeros de equipo con anuncios o actualizaciones en el chat de ClickUp
Esta función es extremadamente útil para garantizar que el trabajo no se paraliza debido a la falta de información cuando alguien de su equipo no está disponible.
3. Revisar en un minuto
ClickUp Chat no sólo garantiza que no haya interrupciones en su flujo de trabajo, sino que también registra y enlaza todos los comentarios relevantes con sus tareas correspondientes.
Si su compañero menciona una tarea concreta en el chat, ésta queda enlazada inmediatamente. Esto le permite seguir los pasos de una tarea sin perder ninguna información. Cuando vuelvas de tu descanso, podrás revisar los chats y ponerte al día de todo lo que te has perdido en cuestión de minutos.
ClickUp Chat ofrece infinitas posibilidades. Si se utiliza bien, esta herramienta de comunicación interna puede cambiar su forma de concebir la productividad.
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ClickUp Brain: su compañero de IA
A veces, el trabajo nos hace desear que alguien pueda responder por nosotros a las cosas sencillas o a las preguntas que recibimos fuera del horario laboral. Pues bien, Cerebro ClickUp está entrenado para hacer precisamente estas cosas.
ClickUp Brain es una herramienta de IA entrenada para responder a consultas sencillas en tu nombre, incluso cuando estás ausente, derivando el contexto de conversaciones anteriores.
Utilice ClickUp Brain para responder a sus consultas de forma rápida, sencilla y eficaz
Además, ClickUp Brain también puede resumir los progresos que se haya perdido en los proyectos. Olvídese de revisar páginas de correos electrónicos y datos para ponerse al día; ¡ahora es cuestión de segundos!
ClickUp Brain también puede ayudarle a elaborar el mensaje fuera de la oficina perfecto, teniendo en cuenta la información que debe mencionarse, el tono y el contexto de su respuesta automática.
Puede configurar respuestas automáticas y mensajes automatizados mediante WhatsApp Business o cualquier otra aplicación de mensajería. Además, elaborar un plan de comunicación sólido refuerza aún más las necesidades de comunicación de su empresa.
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4. Seguimiento de todas las conversaciones con plantillas ClickUp
La mensajería instantánea se ha convertido en una parte indispensable de la gestión moderna del trabajo. Sin embargo, la gestión de múltiples conversaciones a través de varias plataformas puede conducir al caos y a la pérdida de información.
En Plantilla de mensajes instantáneos ClickUp ofrece una solución centralizada para facilitar la comunicación de su equipo.
Plantilla de mensajes instantáneos ClickUp
Esta plantilla puede organizar su chatear a través de los mensajes internos de su equipo. Con esto, usted puede:
- Consultar todos sus hilos de conversación en un solo lugar
- Resaltar las tareas prioritarias y trabajar en ellas en consecuencia
- No correr nunca el riesgo de perderte un mensaje
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Mejore su comunicación con ClickUp
Aunque la función de respuesta automática de WhatsApp puede ser beneficiosa, existen soluciones más eficaces para gestionar las comunicaciones de su empresa.
WhatsApp presenta problemas como el límite de caracteres, la falta de automatización avanzada y la posibilidad de que se produzcan errores de comunicación, que pueden entorpecer la productividad.
ClickUp, en cambio, ofrece una plataforma integral que permite a las empresas agilizar sus comunicaciones y aumentar la eficiencia. Con Chatear, todo, desde la comunicación diaria hasta la gestión de tareas, está bajo un mismo techo.
Y eso no es todo Añada, edite, elimine y automatice respuestas como un ninja de la comunicación.
Así que, si quieres tomarte un respiro del trabajo o dejar que la IA responda a las consultas diarias, prueba ClickUp gratis/a hoy mismo ¡!