¿Y si pudiera tener una reunión con sus clientes justo donde están, en WhatsApp?
Con casi 3000 millones de usuarios en todo el mundo, WhatsApp es el lugar donde se producen conversaciones reales cada día. Es rápido, familiar y fiable, lo que lo convierte en la herramienta perfecta para optimizar las interacciones con los clientes, especialmente si tiene una base de clientes global.
Ya sea con respuestas instantáneas, soporte personalizado o intercambio rápido de archivos, WhatsApp ha cambiado la forma en que las empresas se conectan con su público.
En este artículo, le mostraremos cómo WhatsApp Business puede simplificar su flujo de trabajo, aliviar la presión y mantener a sus clientes más satisfechos que nunca.
⏰ Resumen de 60 segundos
- WhatsApp Business ofrece funciones de CRM eficaces.
- Permite la comunicación en tiempo real, el intercambio de archivos multimedia y el uso compartido de catálogos de productos.
- Configurar WhatsApp for Business CRM es muy sencillo.
- La integración con herramientas CRM optimiza los flujos de trabajo y realiza el seguimiento de los datos de los clientes.
- Consejos clave para utilizar WhatsApp Business como CRM para empresas.
- WhatsApp Business carece de análisis avanzados, lo que limita su uso para empresas más grandes con necesidades complejas de CRM.
- Para funciones avanzadas de CRM, ClickUp ofrece plantillas personalizables, paneles y automatización.
¿Qué es WhatsApp Business CRM para empresas?
WhatsApp Business CRM es la combinación perfecta de comunicación y gestión de clientes. Aunque está diseñado principalmente para pequeñas y medianas empresas, también actúa como un CRM al ayudar a gestionar los datos, las interacciones y las consultas de los clientes.
Funciones principales
👤 Perfil empresarial: comparta datos esenciales como información de contacto, un enlace al sitio web y una breve descripción de su empresa.
💬 Respuestas rápidas: ahorre tiempo con respuestas predefinidas a preguntas frecuentes, lo que ahorrará tiempo y esfuerzo a ambas partes.
📌 Mensajes automáticos: configura mensajes de bienvenida o de ausencia para mantener el interés de los clientes, incluso cuando no estés conectado.
🔶 Rótulos: Organice los chats en categorías según el estado, el tipo, las consultas o las prioridades de los clientes con facilidad.
Ventajas de utilizar WhatsApp Business como CRM para empresas
Veamos cómo WhatsApp Business puede transformar la gestión de las relaciones con sus clientes:
🌟 Comunicación personalizada con los clientes
Dado que WhatsApp es una de las plataformas de chat más utilizadas a nivel mundial, no es de extrañar que los clientes la prefieran para las comunicaciones empresariales.
La capacidad de enviar y recibir mensajes rápidamente permite una comunicación en tiempo real, lo cual es esencial para proporcionar un excelente servicio al cliente. Las respuestas instantáneas a las consultas o problemas ayudan a crear una sensación de cercanía, lo que conduce a relaciones más sólidas con los clientes.
🌟 Integración perfecta del flujo de trabajo
En lugar de gestionar múltiples plataformas o depender de interminables hojas de cálculo, WhatsApp Business se integra perfectamente en su flujo de trabajo actual. Funciona sin esfuerzo junto con otros sistemas CRM y herramientas de gestión de proyectos, centralizando todos los datos y comunicaciones de sus clientes en un solo lugar.
De esta manera, podrá realizar el seguimiento de todo, desde las conversaciones de ventas hasta el servicio de atención al cliente, sin tener que cambiar constantemente de aplicación.
🌟 Mayor compromiso de los clientes
La naturaleza de conversación de WhatsApp lo hace ideal para interacciones comerciales más atractivas. Puede enviar contenido multimedia como imágenes, notas de voz y vídeos, lo que hace que la comunicación sea más personal e interactiva.
Además, WhatsApp le permite enviar actualizaciones, promociones y notificaciones, lo que lo convierte en un canal clave para mantener a los clientes comprometidos e informados.
Más información: Los 10 mejores programas de CRM para empresas de servicios
¿Cómo utilizar WhatsApp Business como CRM para empresas?
¿Está listo para convertir su cuenta de WhatsApp Business en una herramienta CRM completa? A continuación le explicamos cómo hacerlo.
Configure WhatsApp para empresas.
Crear una cuenta de WhatsApp Business es muy sencillo. A continuación te explicamos cómo empezar:
1. Instale la aplicación WhatsApp Business: Descargue la aplicación de Google Play o de la App Store de Apple.
2. Verifique su número comercial: ingrese el número de teléfono de su empresa, realice la selección de su país y ingrese el código de 6 dígitos enviado por WhatsApp. Para agregar contactos a su cuenta de WhatsApp Business, habilite el acceso de la aplicación a los contactos de su dispositivo.
3. Introduce la información de tu empresa: Ve a Ajustes > Herramientas empresariales > Perfil para introducir el nombre de tu empresa, la categoría, la foto de perfil, la dirección y la descripción. Asegúrate de que la descripción sea atractiva para atraer a los clientes.
4. Explore las herramientas empresariales: acceda a Configuración > Herramientas empresariales para acceder a funciones como rótulos, catálogos de productos, enlaces cortos y mensajes de automatización. Estas herramientas ayudan a optimizar las interacciones con los clientes directamente desde la aplicación.
WhatsApp Business puede actuar como un sencillo CRM, ya que le permite organizar y gestionar las interacciones con los clientes directamente desde la aplicación. Sin embargo, para aprovechar todo su potencial, considere la posibilidad de integrarlo con herramientas CRM específicas de terceros.
Integre el software CRM con WhatsApp.
La integración de CRM permite funciones avanzadas como el seguimiento de los datos de los clientes, el análisis de las métricas de comunicación y la sincronización de las interacciones entre equipos.
A continuación le indicamos cómo empezar:
1. Configure la API de WhatsApp Business: esto permite a las empresas conectar WhatsApp con CRM de terceros. Para empezar, solicite acceso a la API a través de un proveedor de soluciones empresariales (BSP) como Twilio, 360dialog o los socios autorizados de Meta.
2. Elija un CRM: elija un CRM que ofrezca integración con WhatsApp, ya sea de forma nativa o a través de herramientas de integración de terceros. Algunas opciones populares de CRM son ClickUp, HubSpot y Salesforce.
3. Conecte el CRM con la API de WhatsApp: utilice middleware de terceros como Zapier, Make (antes Integromat) o complementos específicos para CRM para conectar WhatsApp con su CRM. Algunos CRM también pueden ofrecer opciones de integración directa con la API, lo que agiliza el proceso.
4. Personalice su integración: configure flujos de trabajo que gestionen las conversaciones de WhatsApp directamente en su CRM. Esto incluye:
✅ Registro automático de las interacciones con los clientes.
✅ Asignación de clientes potenciales al equipo de ventas adecuado.
✅ Utilizar plantillas de chat para mantener la coherencia en los mensajes.
5. Automatice y optimice: automatice tareas como el envío de recordatorios, seguimientos y notificaciones a través de WhatsApp. Utilice los análisis generados a través de la integración del CRM para realizar el seguimiento de métricas clave como el tiempo de respuesta, el rendimiento de los mensajes y la interacción general de los clientes.
Más información: ClickUp vs. HubSpot: ¿qué herramienta CRM es mejor?
Consejos y buenas prácticas para utilizar WhatsApp Business como CRM de forma eficaz.
A continuación, le mostramos cómo puede utilizar la herramienta CRM de WhatsApp para ofrecer una experiencia personalizada a sus clientes:
Aproveche los mensajes automatizados y las plantillas.
Cuando se gestionan numerosas consultas diarias, la automatización se vuelve necesaria. WhatsApp CRM le permite simplificar la comunicación con funciones como respuestas rápidas y mensajes comerciales automatizados.
Veamos cómo:
💬 Configure un mensaje de bienvenida: la primera impresión es importante. Dé la bienvenida a los nuevos clientes con un mensaje amistoso que marque la pauta para una interacción cordial. Puede incluir una llamada a la acción para animar a realizar una acción inmediata, como consultar un catálogo de productos o reservar una cita.
Ejemplo: ¡Hola, [nombre del cliente]! 👋 Bienvenido a [nombre de su empresa]. ¡Estamos encantados de tenerte aquí! Echa un vistazo a nuestro catálogo de productos aquí: [enlace], o reserva una cita hoy mismo: [enlace]. ¡Dinos cómo podemos ayudarte!
🤖 Utilice respuestas automáticas para las consultas más habituales: los clientes suelen hacer preguntas repetitivas, como «¿Cuándo llegará mi pedido?» o «¿Cuál es su horario de atención al público?».
Ahorre tiempo creando plantillas de preguntas frecuentes para responder a las preguntas más repetitivas. Estas respuestas predefinidas garantizan que los clientes obtengan respuestas instantáneas sin necesidad de intervención manual.
Ejemplo: ¡Gracias por contactarnos! Su pedido se entregará en un plazo de 3 a 5 días hábiles. 🚚 Puede realizar el seguimiento aquí: [Enlace de seguimiento]. ¡Si necesita más ayuda, no dude en comunicarse con nosotros!
⭕ Aproveche los mensajes de «ausencia»: Fuera del horario laboral, utilice mensajes de ausencia para informar a los clientes de que responderá más tarde. Incluso puede incluir opciones de autoservicio, como enlaces a preguntas frecuentes o un chatbot para consultas básicas.
Ejemplo: Hola, [Nombre], ¡gracias por contactarnos! Actualmente estamos cerrados, pero nuestra sección de preguntas frecuentes puede serte de ayuda: [enlace]. Te responderemos mañana a las 9 a. m.
💡Consejo profesional: ¡También puede dirigir a los clientes a las ofertas en curso para mantener su interés mientras esperan!
Ejemplo: Actualmente estamos desconectados, pero volveremos a las 9 de la mañana. Mientras tanto, ¿por qué no echas un vistazo a nuestras rebajas del Black Friday? [Enlace]
Utilice rótulos para organizar los contactos.
Los rótulos de WhatsApp Business te permiten codificar por colores los chats, lo que facilita la gestión de grandes volúmenes de consultas o campañas.
A continuación le indicamos cómo utilizarlos de forma eficaz:
- Clasifique los contactos: asigne rótulos claros y específicos, como Nuevo cliente potencial, Seguimiento, Pago pendiente o Cliente VIP, para segmentar sus contactos en función de su interacción o estado.
- Priorice las tareas: filtre los chats por etiquetas para identificar rápidamente las tareas urgentes o los seguimientos. Por ejemplo, concéntrese en los chats de «Seguimiento» para volver a captar clientes potenciales y en los de «Pago pendiente» para completar las transacciones.
- Realice el seguimiento de los resultados de las campañas: agrupe a los clientes por compromiso con la campaña con rótulos como «Campaña A: interesados» o «Campaña B: compradores» para realizar el seguimiento del rendimiento de las iniciativas de marketing.
💡Consejo profesional: Combine rótulos con listas de difusión para enviar mensajes personalizados a grupos de clientes específicos sin crear nuevos grupos.
📌 Ejemplo: una tienda online de productos para el cuidado de la piel clasifica a sus clientes como «Primera compra» o «Compradores habituales». Cuando se lanza un nuevo producto, los clientes de «Primera compra» reciben un código de descuento para su próxima compra, mientras que los clientes de «Compradores habituales» obtienen acceso anticipado a rebajas y ofertas exclusivas.
Realice el seguimiento de los datos y las interacciones de los clientes.
Un CRM solo es bueno si te ayuda a comprender y atender mejor a tus clientes. Utiliza WhatsApp para recopilar y organizar los datos de los clientes, al tiempo que realizas el seguimiento de las interacciones.
A continuación le explicamos cómo hacerlo:
- Mantenga un historial de chats: WhatsApp Business le permite almacenar y revisar las interacciones pasadas con los clientes. Puede realizar el seguimiento de las preguntas, los problemas o los comentarios más habituales para mejorar sus productos y servicios.
- Aproveche las estadísticas: WhatsApp Business proporciona análisis básicos para ayudar a las empresas a realizar el seguimiento de las métricas clave de los mensajes, como los mensajes enviados, entregados, recibidos y leídos. Esto permite a las empresas medir la eficacia de sus esfuerzos de comunicación, comprender los niveles de compromiso de los clientes e identificar cualquier problema potencial (por ejemplo, fallos en la entrega o bajas tasas de lectura).
- Sincronice los datos con una herramienta CRM: utilice integraciones con ClickUp, HubSpot o Salesforce para realizar el seguimiento de las preferencias de los clientes, las quejas y el historial de compras.
Utilice la función de mensajes destacados de WhatsApp para resaltar información importante sobre los clientes, como detalles de entrega o solicitudes urgentes. Exporte estos mensajes destacados a su sistema CRM principal para consultarlos fácilmente.
📌 Ejemplo: una agencia de viajes utiliza WhatsApp Business para confirmar reservas y realizar el seguimiento de las preferencias de los clientes (por ejemplo, asientos en el pasillo o comidas vegetarianas). Tras sincronizarlo con un sistema CRM, pueden asignar tareas de seguimiento a los agentes, lo que garantiza que se satisfagan todas las solicitudes especiales antes del viaje del cliente.
Más información: Componentes del CRM: cómo gestionar y optimizar su CRM
Limitaciones de WhatsApp Business CRM
Aunque WhatsApp Business es una herramienta útil para empresas, no está exenta de limitaciones.
Herramientas analíticas limitadas.
A diferencia de algunos sistemas CRM completos, WhatsApp Business carece de herramientas avanzadas de análisis y elaboración de informes. Esto puede dificultar el seguimiento de métricas detalladas como la satisfacción del cliente, la eficacia de las campañas o las tasas de respuesta.
Retos de escalabilidad
WhatsApp Business CRM está diseñado para pequeñas y medianas empresas, por lo que puede resultar difícil adaptarlo a grandes bases de clientes o flujos de trabajo complejos. Las empresas más grandes pueden necesitar sistemas más avanzados para gestionar equipos más grandes y procesos de CRM más complejos.
Por lo tanto, para las empresas que buscan funciones más sólidas, explorar alternativas a WhatsApp con capacidades avanzadas de CRM podría ser la clave para mantenerse a la vanguardia.
¿Por qué elegir ClickUp para CRM?
Gestionar múltiples herramientas para CRM puede resultar abrumador: datos desconectados, seguimientos perdidos y tiempo perdido cambiando de una aplicación a otra. Es difícil estar al tanto de las necesidades de los clientes cuando todo está disperso.
Ahí es donde entra en juego ClickUp.
No es solo para la gestión de proyectos, sino que es un potente software de gestión de proyectos CRM que unifica la gestión de tareas, el seguimiento de proyectos, el uso compartido de documentos y el almacenamiento de datos, todo en un solo lugar.
Con recordatorios automáticos, paneles personalizados e integraciones de herramientas sin fisuras, estar al tanto de las interacciones con tus clientes nunca ha sido tan fácil. Es CRM, pero mejor.
Con más de 15 vistas personalizadas altamente flexibles en ClickUp, la gestión de las relaciones con los clientes y los procesos de ventas se vuelve muy sencilla.
La vista Tablero Kanban le ofrece una visión clara del estado de cada acuerdo o proyecto, lo que facilita el seguimiento del progreso a través de las diferentes fases de su canal de ventas. Para una gestión de tareas más detallada y datos organizados, la vista Lista ofrece un diseño eficiente.
Además, si busca información numérica o una vista general de sus proyectos, la vista Tabla le ofrece la solución perfecta.
Independientemente de cuál sea su flujo de trabajo, las versátiles vistas de ClickUp le ayudarán a estar al tanto de todo.
Los paneles de ClickUp reúnen todos los datos de sus clientes en una vista interactiva y en tiempo real. Con más de 50 widgets entre los que elegir, puede mostrar fácilmente métricas esenciales como las previsiones de ingresos, el valor del ciclo de vida del cliente y las tasas de conversión de ventas.
¡Y eso no es todo! ClickUp Automatizaciones reducen aún más la carga de las tareas repetitivas, lo que hace que los flujos de trabajo sean más eficientes. Las tareas se asignan automáticamente a medida que avanzan, y los desencadenantes notifican a los equipos o clientes cuando se producen cambios importantes.
Veamos estos ejemplos:
| Desencadenante de automatización | Script de acción | Ejemplo de caso de uso de CRM |
| Cuando se crea una tarea | Envíe un correo electrónico al representante del equipo de ventas asignado con los detalles de la tarea. | ClickUp envía automáticamente un correo electrónico con toda la información relevante al representante asignado. |
| Cuando cambia un estado | Cambie la persona asignada y notifíqueselo por correo electrónico. | Cuando una tarea de propuesta de ventas pasa a «Necesita aprobación», ClickUp la reasigna al jefe del departamento para su revisión final y aprobación. |
| Cuando cambia un campo personalizado | Añada un comentario a la tarea para notificar al equipo el cambio. | Si el campo personalizado «Prioridad» cambia de «Media» a «Alta», ClickUp CRM añade un comentario para informar al equipo sobre la escalada. |
En cuanto a la comunicación, la función de correo electrónico de ClickUp le permite enviar actualizaciones de proyectos, comunicarse con los clientes y gestionar hilos de correo electrónico, todo ello desde ClickUp CRM. Además, puede enlazar los correos electrónicos con tareas específicas, lo que garantiza que todas las comunicaciones relacionadas con una tarea o un proyecto se organicen en un solo lugar.
Los miembros del equipo pueden chatear sobre tareas, actualizaciones y necesidades de los clientes directamente en ClickUp Chat. Esto hace que las conversaciones sean rápidas y centradas, sin tener que cambiar entre diferentes aplicaciones.
También puede crear y gestionar tareas directamente desde el chat. Por ejemplo, mientras analiza las necesidades de un cliente, convierta al instante los mensajes en tareas, lo que garantiza el seguimiento de las acciones y los elementos de seguimiento sin salir del chat.
💡Consejo profesional: ClickUp Brain actúa como un asistente inteligente que le ayuda a buscar y recuperar información relacionada con tareas, respuestas a preguntas o conversaciones anteriores. Esto le ahorra tiempo al proporcionarle información relevante justo cuando la necesita.
Además, ClickUp cuenta con un tesoro oculto de plantillas CRM gratuitas y listas para usar.
La plantilla CRM de ClickUp es una solución ideal para empresas que buscan gestionar de forma eficiente los clientes potenciales, las relaciones con los clientes y su canal de ventas en una plataforma centralizada. Diseñada para principiantes, esta carpeta lista para usar y totalmente personalizable le permite empezar en cuestión de segundos, con una configuración mínima.
También ofrece múltiples vistas para gestionar sus clientes potenciales y las interacciones con los clientes:
- Vista de calendario: planifique fechas clave como seguimientos, renovaciones de contratos o lanzamientos de campañas. Ejemplo: los equipos de ventas pueden programar reuniones semanales con clientes potenciales para mantener el impulso.
- Vista Documento: ahorre tiempo almacenando contratos, propuestas o presentaciones en un solo lugar. Ejemplo: un diseñador autónomo puede mantener los comentarios de los clientes y los entregables fácilmente accesibles.
- Vista Lista: organice los clientes potenciales, la información de contacto y las fases de las transacciones en una lista clara y desplazable. Ejemplo: los agentes inmobiliarios pueden realizar el seguimiento de los compradores potenciales, las preferencias inmobiliarias y los calendarios de citas.
Además, los estados personalizados facilitan saber en qué punto se encuentra cada acuerdo:
- Cerrada [Ganado]: Marque los acuerdos que hayan tenido éxito y céntrese en la incorporación de clientes.
- Cerrada [Perdida]: Realice el seguimiento de las oportunidades perdidas y añada notas para mejorar futuras propuestas. Ejemplo: Una agencia de marketing podría etiquetar motivos como «problemas presupuestarios» o «competidor preferido» para realizar un seguimiento más inteligente posteriormente.
También puede utilizar la plantilla CRM de ClickUp para mejorar las relaciones con los clientes mediante el seguimiento de clientes potenciales y oportunidades, la centralización de la información de contacto y la priorización de tareas en función de la fase de ventas para una mejor gestión.
Además, la plantilla de CRM de ventas de ClickUp mantiene a su equipo de ventas organizado, mejora el seguimiento del rendimiento y proporciona una visibilidad clara de las interacciones con los clientes. También le ayuda a identificar clientes potenciales, cerrar acuerdos más rápidamente y tomar decisiones inteligentes basadas en datos.
Tome el control de sus relaciones con los clientes con ClickUp.
WhatsApp Business es ideal para intercambios rápidos, pero cuando se trata de gestionar las relaciones con los clientes a mayor escala, se queda corto. Ahí es donde entra en juego ClickUp CRM.
Con las vistas personalizadas, puede organizar los datos de los clientes exactamente como desee. ¿Necesita realizar el seguimiento de los clientes potenciales o ver el rendimiento de su equipo? Los paneles le ofrecen una visión clara de su canal de ventas y su progreso, todo de un solo vistazo.
¿Configuración? Fácil. Las plantillas CRM gratuitas de ClickUp le ayudan a ponerse en marcha rápidamente. Tanto si gestiona un equipo pequeño como si está creciendo rápidamente, estas plantillas están preparadas para mantener en orden sus clientes potenciales, acuerdos y datos de clientes.
Mientras WhatsApp Business se encarga de los chats rápidos, ClickUp le ofrece las herramientas necesarias para establecer relaciones duraderas con los clientes y ampliar sus esfuerzos sin caos.
¿Quiere llevar sus relaciones con los clientes al siguiente nivel? Regístrese hoy mismo en ClickUp.