Una comunicación inconexa puede ralentizar el trabajo, provocar desajustes y perjudicar las relaciones con los clientes.
Es habitual que las empresas pierdan clientes por la lentitud e incoherencia de las respuestas, resultado de unas prácticas de comunicación interna deficientes. Estos fallos pueden dañar considerablemente la reputación de su marca entre los clientes.
La mensajería de empresa resuelve este problema uniendo la comunicación interna y externa. Internamente, le ayuda a mantenerse organizado con una comunicación clara entre departamentos y miembros del equipo. Externamente, le permite establecer y mantener relaciones con clientes, proveedores, medios de comunicación y el público en general.
Este blog explora todo lo que necesita saber sobre la mensajería empresarial, incluidos ejemplos de mensajes empresariales, los pasos para implantar la mensajería empresarial interna y externa, y las herramientas que le ayudarán a conseguirlo.
¿Qué es la mensajería empresarial?
La mensajería empresarial se refiere al amplio conjunto de procesos que emplea una empresa para comunicarse con sus clientes a través de distintas plataformas. Su objetivo es dotar a las empresas de una presencia omnicanal que les permita atender a los clientes en sus canales de comunicación preferidos con facilidad.
El derecho aplicaciones de mensajería para empresas utilizan diversos canales de mensajería para enviar correos electrónicos promocionales, actualizaciones de funciones de productos y notificaciones de transacciones a los clientes.
A diferencia de los métodos de comunicación tradicionales, como el correo electrónico, la mensajería empresarial facilita las conversaciones bidireccionales en tiempo real con el público objetivo a través de plataformas de mensajería con las que ya están familiarizados.
La mensajería empresarial puede parecer similar al chat, pero ambos tienen propósitos muy diferentes en un contexto empresarial.
¿En qué se diferencia la mensajería de empresa del chat?
| Aspecto | Chat | Mensajería empresarial | |||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Propósito y alcance | Comunicación informal y casual; típicamente usada para conversaciones personales o ligeras en el lugar de trabajo | Comunicación orientada a un propósito; diseñada para necesidades específicas de la empresa como servicio al cliente, actualizaciones de la empresa y marketing | |||||||||||||||||||||||
| Integración de plataformas | simples apps para chatear, generalmente no integradas con sistemas de empresa | A menudo integradas con herramientas de negocio más amplias como CRM, análisis y sistemas de mensajería multicanal, lo que permite una estrategia de comunicación global | |||||||||||||||||||||||
| Automatización e IA | Funciones limitadas de IA y automatización | Las plataformas avanzadas incorporan funciones de IA y automatización, como chatbots y respuestas automáticas, lo que permite a las empresas gestionar grandes volúmenes de interacciones manteniendo la calidad que esperan los clientes | Cumplimiento y seguridad | Las plataformas avanzadas incorporan funciones de IA y automatización, como chatbots y respuestas automáticas, lo que permite a las empresas gestionar grandes volúmenes de interacciones manteniendo al mismo tiempo la calidad que esperan los clientes | Automatización e IA | Funciones limitadas de IA y automatización | |||||||||||||||||||
| Cumplimiento y seguridad | Carece de medidas formales de cumplimiento y protección de datos | Se adhiere a normativas estrictas como GDPR y CAN-SPAM, garantizando una comunicación segura y conforme a la normativa, especialmente para empresas que manejan datos sensibles de los clientes |
Ventajas de la mensajería empresarial
Soporte al cliente más rápido
A diferencia de los canales tradicionales como el teléfono o el correo electrónico, los protocolos de mensajería empresarial permiten a los equipos de soporte manejar múltiples conversaciones de manera eficiente, lo que le permite proporcionar un soporte eficiente en tiempo real. Mientras que los bots impulsados por IA responden rápidamente a las consultas rutinarias de los clientes, los agentes de servicio pueden resolver problemas críticos, reduciendo los tiempos de espera y mejorando la satisfacción del cliente.
Los equipos remotos pueden utilizar herramientas de comunicación asíncrona para que sus agentes de soporte al cliente puedan colaborar en problemas complicados desde cualquier parte del mundo y resolverlos rápidamente para los clientes.
Consejo profesional: Despliegue estrategias de comunicación centralizadas para romper los silos de datos y reunir el contexto del cliente de múltiples canales de mensajería en un solo lugar utilizando una plataforma unificada de gestión de agentes de asistencia.
Mayor compromiso con el cliente
Los Mensajes de empresa se personalizan en función del comportamiento y las preferencias del usuario. Esto le permite interactuar con los clientes en los puntos de contacto clave y mantener su interés en los productos o servicios, aumentando el valor de por vida del cliente.
Reducción de costes
Contrariamente a la creencia popular, la mensajería empresarial es más asequible que las llamadas telefónicas tradicionales o la asistencia en persona, ya que permite interactuar directamente con varios clientes de forma simultánea. Por ejemplo, las consultas rutinarias pueden automatizarse mediante bots y opciones de autoservicio, lo que permite a los agentes humanos centrarse en tareas más complejas, como realizar videollamadas para guiar a los clientes en la resolución de problemas. Esto elimina la necesidad de un gran equipo de soporte al cliente, reduciendo la formación, la incorporación y otros costes operativos.
Análisis y elaboración de informes
Un software de mensajería empresarial ideal ofrece funciones avanzadas de gestión de proyectos para una utilización eficaz de los recursos y el seguimiento de los hitos. Además, dispone de paneles para obtener una visión global del estado del proyecto e integraciones para un flujo de datos sin fisuras entre sistemas dispares.
Cuando se combinan, estas funciones ayudan a realizar un seguimiento de las métricas clave y los KPI, permitiendo una toma de decisiones más rápida y estratégica.
**Más información
/ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/8956/metricas-de-las-ppi/ KPIs vs métricas: Qué son y cómo hacer su seguimiento /%href/
Casos de uso y ejemplos de mensajería empresarial
Comunicación de servicio al cliente
Caso de uso: Información sobre pedidos y productos
Ejemplo: Las plataformas de comercio electrónico pueden implementar una función de chatear en directo además de otras canales de comunicación , que permite a los clientes conectar inmediatamente con un agente de compatibilidad. Un canal de mensajería instantánea ayuda a los agentes a resolver consultas sobre pedidos o solicitudes de información sobre productos. Esta línea directa de comunicación a través de múltiples canales reduce los tiempos de respuesta y facilita una resolución más rápida de consultas sencillas.
Notificaciones de confirmación y envío
Caso de uso: Confirmación de pedidos y seguimiento de envíos
Ejemplo: Los minoristas en línea envían a los clientes mensajes de texto y correos electrónicos automatizados para la confirmación de los pedidos, las fechas de entrega previstas y los detalles del seguimiento. Cuando se envía el producto, el cliente recibe un mensaje con un enlace para seguir su envío en tiempo real.
Promociones de marketing
Caso práctico: Detalles de ofertas especiales y descuentos
Ejemplo: Las marcas online notifican a los clientes una próxima venta en el Black Friday. Crean una sensación de urgencia y escasez para atraer a clientes existentes y nuevos y obtener beneficios durante la temporada navideña.
Alertas y verificaciones de seguridad
Caso práctico: Alertas de transacciones
Ejemplo: Los bancos utilizan SMS y notificaciones push para enviar alertas en tiempo real a los consumidores cada vez que se detecta actividad sospechosa en sus cuentas. Cuando una persona no autorizada intenta iniciar sesión desde un dispositivo no reconocido, el sistema envía automáticamente un código de verificación al número de teléfono registrado del cliente para la autenticación de dos factores.
Mejora de la experiencia del cliente
Caso de uso: Servicios personalizados
Ejemplo: Antes de su llegada, los invitados al hotel reciben un mensaje de bienvenida con información sobre los servicios, los procedimientos de registro y recomendaciones para visitar la zona. Durante su visita, los invitados pueden utilizar los mensajes para solicitar servicio de habitaciones, limpieza o reservar citas en el spa. Esta comunicación personalizada y en tiempo real hace que los invitados se sientan valorados y atendidos durante toda su estancia.
Pasos para implantar la mensajería empresarial
Cumplir los requisitos previos de la mensajería empresarial
Antes de implantar la mensajería empresarial, siga estos pasos fundamentales para garantizar una implantación sin problemas:
- Investigue las plataformas de comunicación preferidas de sus clientes y cómo se relacionan con las empresas. Determine si es más probable que respondan a mensajes SMS, correo electrónico o redes sociales
- Identifique los canales adecuados para llegar a su público. Considere si necesita SMS para alertas instantáneas, WhatsApp para soporte al cliente directo o correo electrónico para marketing
- Asegúrese de que su estrategia de mensajería cumple las normativas GDPR, CAN-SPAM o TCPA para proteger la privacidad y los datos confidenciales de los clientes
Metas y categorización del tipo de mensajes
Comience por identificar lo que desea lograr con su estrategia de mensajería empresarial. ¿Su meta es mejorar el soporte al cliente, aumentar el compromiso o incrementar el equipo de ventas?
El ajuste de metas específicas y mensurables proporcionará una dirección clara para sus esfuerzos de mensajería. Una vez ajustadas las metas, puede clasificar los mensajes en los siguientes tipos
- Operativos: Se trata de tareas de comunicación esenciales para la empresa, como correos electrónicos de bienvenida, actualizaciones de TyC, etc.
- Transaccional: Esta categoría incluye interacciones con el cliente relacionadas con confirmaciones de pedidos, información de envío y alertas de retraso en la entrega
- Promociones de marketing: Utilice estos mensajes para enviar a sus clientes contenido promocional, como información sobre descuentos y ofertas especiales
Seleccionar la plataforma adecuada
Seleccionar el software adecuado para la mensajería de empresa es una de las mejores estrategias de comunicación que puede aplicar eficazmente en su equipo y con sus clientes.
Una sólida plataforma de mensajería Business también es capaz de gestionar la comunicación multicanal, integrarse a la perfección con las herramientas existentes, ofrecer funciones avanzadas como la automatización, y proporcionar capacidades de seguimiento en tiempo real. ClickUp es una plataforma integrada de gestión de proyectos y comunicación empresarial compatible con todos los formularios de comunicación empresarial, lo que la convierte en una excelente opción para empresas de todos los tamaños.
Al combinar ClickUp CRM y Servicio de atención al cliente de ClickUp puede crear un sistema completo para gestionar la mensajería de su empresa.
ClickUp CRM puede almacenar información de los clientes, realizar un seguimiento de las interacciones y gestionar los canales de ventas, mientras que las funciones de soporte al cliente pueden gestionar las consultas entrantes, realizar un seguimiento de los problemas y proporcionar resoluciones. Juntas, estas herramientas le permiten agilizar sus procesos de comunicación, mejorar la satisfacción de los clientes y aumentar la eficacia general de la empresa.
Utilice estas dos potentes herramientas para referenciar fácilmente el historial del cliente y las interacciones pasadas al tratar las solicitudes de compatibilidad, garantizando respuestas coherentes y personalizadas. Pueden ayudarle a identificar áreas de mejora en sus procesos de atención al cliente y de equipo de ventas, lo que redundará en mejores resultados para su empresa.
Y eso no es todo. Veamos cómo las sólidas funciones de ClickUp pueden ayudar a facilitar la alineación interna y un proceso de mensajería empresarial fluido.
Obtenga una Panorámica visual de su proyecto utilizando la función de Gestión de proyectos de ClickUp
Integración de la mensajería de empresa en ClickUp
Reúna equipos con la vista de chat de ClickUp Vista de chat de ClickUp es fundamental para crear una estrategia eficaz de mensajería empresarial externa. Permite hablar de proyectos en curso, añadir archivos y compartir actualizaciones en tiempo real sin tener que cambiar de app, lo que la convierte en una herramienta centrada en el cliente
software de comunicación interna para empresas para equipos.
Es fácil enviar mensajes de grupo o individuales y añadir a cualquiera a la conversación mediante @menciones. A diferencia de las aplicaciones de mensajería independientes, la vista de chat mantiene las conversaciones centradas y garantiza que estén directamente vinculadas a tareas procesables.
Por ejemplo, puede comentar fácilmente un posible error con el equipo de soporte al cliente, crear una tarea desde el chat a través de Tareas de ClickUp y asignarlo al equipo de producto. Esto facilita la alineación interna y mejora el tiempo de respuesta que los clientes esperan de su empresa.
Utilice ClickUp Chat para ayudar a los equipos a conectarse y colaborar en tiempo real
Gestione proyectos desde su bandeja de entrada con ClickUp Gestión de proyectos por correo electrónico
A veces, debe tratar un proyecto con varias partes interesadas, como clientes, proveedores o socios, y mantenerlo todo vinculado al proyecto o tarea correspondiente. En lugar de cambiar entre su app de correo electrónico y su herramienta de gestión de proyectos, Software de gestión de proyectos por correo electrónico ClickUp facilita la gestión de las comunicaciones internas y externas desde su bandeja de entrada.
Convierta correos electrónicos en tareas y asígnelas a los miembros de su equipo desde su bandeja de entrada con el software de gestión de proyectos por correo electrónico de ClickUp
Al enlazar correos electrónicos directamente con tareas y proyectos relevantes, puede hacer referencia fácilmente a las conversaciones y mantener a todos en la misma página. Además, las funciones de automatización del correo electrónico de ClickUp pueden agilizar las tareas rutinarias y garantizar respuestas puntuales a los clientes.
Esto ahorra tiempo y ayuda a mantener una imagen positiva y profesional.
Sugerencia profesional: Añada direcciones de correo electrónico individuales a una lista de distribución para agilizar el proceso la comunicación en el lugar de trabajo y garantizar que todas las partes interesadas reciban actualizaciones oportunas.
Comparta sus opiniones de forma clara con ClickUp Clips Clips de ClickUp ofrecen una forma eficaz de mejorar los mensajes externos de su empresa mediante la creación de contenidos visualmente atractivos y compartibles. Estos breves clips de vídeo pueden utilizarse para explicar conceptos complejos, mostrar productos o servicios y proporcionar actualizaciones rápidas a clientes o socios
¿Tienes un cliente confuso con un problema complejo en el chat? Grabe un Clip y explíquele la solución paso a paso.
Dependiendo de su caso de uso, puede incrustar Clips de ClickUp en correos electrónicos, publicaciones en redes sociales o en su sitio web. La posibilidad de generar enlaces compartibles públicamente para sus Clips le permite distribuirlos fácilmente a un público más amplio y aumentar su alcance.
Utilice la grabación de pantalla con Clips de ClickUp para compartir comentarios y explicar temas complejos
También puede convertir los Clips en Tareas y asignar propietarios para su posterior acción. Esto funciona muy bien para alinear internamente a su equipo en torno a mensajes de empresa.
💡Consejo profesional: Utilice Cerebro ClickUp para transcribir tus Clips automáticamente, escanear lo más destacado, hacer clic en las marcas de tiempo y copiar fragmentos para utilizarlos donde necesites.
Transcribe notas de voz y vídeo con IA usando ClickUp Clips
Enviar notificaciones automatizadas con ClickUp Automatizaciones Automatización de ClickUp consiste en eliminar esas tareas aburridas y repetitivas del proceso de mensajería de su empresa.
Mediante el ajuste de flujos de trabajo automatizados, puede desencadenar acciones específicas basadas en condiciones predefinidas, como el envío de correos electrónicos de seguimiento, la asignación de tareas a miembros del equipo basándose en correos electrónicos de clientes o la actualización de registros de clientes.
Esta automatización no sólo ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de errores y garantiza que todos los mensajes se envíen con precisión y a tiempo. Además, Integración de ClickUp con otras herramientas le permite automatizar procesos en múltiples plataformas, lo que aumenta aún más la eficacia y, por extensión, mejora la reputación de su marca.
Cree automatizaciones personalizadas con ClickUp Automations
Ventajas de utilizar ClickUp para la mensajería empresarial
- Centralice la comunicación de todos los canales, ya sean internos o con los clientes, en una sola plataforma
- Escalar a medida que su empresa crece, con ClickUp evolucionando a su lado, ofreciendo funciones avanzadas sin comprometer el rendimiento
- Asegúrese de que todos los miembros de sus equipos de cara al cliente están en la misma página con una comunicación clara y trazable
Implantar y formar a su equipo
Ofrezca una formación completa para garantizar que su equipo está familiarizado con los canales de mensajería y comprende el tono, el estilo y el momento adecuados de los mensajes.
Puede probar plantillas de planes de comunicación para garantizar que todo el mundo se comunica correctamente. La plantilla esboza un plan de comunicación para compartir los detalles del proyecto, los objetivos, el resumen ejecutivo y el análisis de la competencia con el fin de ayudar a diseñar estrategias eficaces de comunicación empresarial.
Utiliza la plantilla plantilla del plan de comunicación de ClickUp para crear un plan práctico y basado en la información con el fin de mejorar la comunicación interna y externa.
Plantilla del plan de comunicación de ClickUp
Le ayuda a definir las metas de mensajería de su empresa y a identificar los mejores canales para llegar a su público objetivo. Con las funciones de ajuste de metas y seguimiento del progreso, puede hacer un seguimiento de los resultados de sus esfuerzos de comunicación y mejorar el plan. Utilice esta plantilla para establecer líneas de comunicación claras y coherentes con los clientes y los equipos interfuncionales.
Impulsar el compromiso de los clientes a través de mensajes de empresa
Una vez que el sistema de mensajería de su empresa esté en funcionamiento, concéntrese en aprovecharlo para mejorar el compromiso, impulsar las ventas y mantener conversaciones más significativas con sus usuarios:
- Personalización: Mensajes de empresa a medida basados en las preferencias de los clientes y en interacciones anteriores para crear una experiencia más personalizada
- Comunicación bidireccional: Anime a los clientes a comprometerse con su empresa a través de canales de mensajería de negocios. Por ejemplo, permítales hacer preguntas o proporcionar comentarios directamente a través de SMS, WhatsApp o chat en directo
- Seguimiento automatizado: Configure mensajes de seguimiento automatizados para carritos abandonados o revisiones posteriores a la compra para mantener a los clientes comprometidos
Mejora los Mensajes de tu Empresa con Clickup
Un protocolo eficaz de mensajería empresarial mantiene a los equipos internos alineados y a los clientes comprometidos. La integración de la mensajería empresarial en sus operaciones le permite ofrecer un soporte al cliente más rápido y crear interacciones con los clientes más personalizadas.
Con funciones como vista de chatear, integración de correo electrónico y Clips, ClickUp centraliza toda la comunicación y gestión de proyectos en una plataforma fácil de usar. Esto permite a su equipo realizar un seguimiento de las tareas, interactuar con los clientes de manera eficaz y mantener la mensajería en el punto a través de sus plataformas de comunicación de la empresa.
¿Está preparado para mejorar sus mensajes empresariales? Regístrese gratis, gratuito/a en ClickUp hoy mismo .