Imagine una situación en la que se programa una tarea de mantenimiento para reparar una máquina crítica. Sin embargo, debido a una falta de comunicación y a la ausencia de detalles en la orden de trabajo, las piezas no se pidieron a tiempo o se envió a los técnicos sin el conjunto de herramientas o los materiales esenciales necesarios.
¿Las consecuencias? Operaciones retrasadas, clientes frustrados y costes adicionales.
Entonces, ¿cómo puede asegurarse de que sus órdenes de trabajo sean completas, personalizables y fáciles de gestionar? Este artículo le proporciona los pasos y las herramientas que necesita para hacerlo.
¿Qué es una orden de trabajo?
Una orden de trabajo es un documento formal que detalla una tarea o un conjunto de tareas que deben completarse, a menudo en respuesta a una solicitud o necesidad de mantenimiento. 📝
Las órdenes de trabajo sirven como fuente central de información, ya que especifican todos los detalles del trabajo, los cronogramas, el personal responsable, los costes laborales, los datos de contacto y los materiales necesarios.
Un sistema de órdenes de trabajo bien organizado es fundamental para las empresas dedicadas a la fabricación, la gestión de instalaciones y los servicios de campo. Garantiza una comunicación clara y unos flujos de trabajo simplificados.
Las órdenes de trabajo pueden abarcar una gran variedad de solicitudes, desde el mantenimiento rutinario hasta trabajos de reparación urgentes. Cada una de ellas requiere información específica para garantizar su precisión y su finalización a tiempo.
Elementos esenciales de un formato de orden de trabajo
Un formato de orden de trabajo bien diseñado debe recopilar toda la información necesaria para garantizar que se comprendan todas las deficiencias.
Estos son los elementos fundamentales que debe incluir:
- Número de orden de trabajo: un identificador único para el seguimiento y la referencia.
- Fecha de la solicitud: Cuando se creó la orden de trabajo.
- Descripción del trabajo requerido: Descripción clara y detallada que ofrece información sobre la tarea que se debe completar.
- Personal o equipo asignado: Las personas o equipos responsables de llevar a cabo la tarea.
- Nivel de prioridad: indica si la tarea es urgente, estándar o de baja prioridad.
- Fecha de finalización prevista: Establecer un cronograma realista para completar la tarea.
- Materiales y equipos necesarios: Lista de todos los recursos necesarios para evitar retrasos.
- Estimación de costes: coste previsto, especialmente útil para fines de presupuestación y facturación.
- Firmas de aprobación: Autorización para la tarea, esencial para la rendición de cuentas.
Tipos de órdenes de trabajo
Las órdenes de trabajo pueden adoptar diversas formas, dependiendo de la naturaleza de la tarea y del sector. Algunos tipos comunes son:
- Órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo: programadas para mantener los equipos o la maquinaria en óptimas condiciones.
- Órdenes de trabajo de mantenimiento correctivo: emitidas en respuesta a problemas que requieren una reparación urgente.
- Órdenes de trabajo de inspección: comprobaciones rutinarias para garantizar la calidad, la seguridad o el cumplimiento normativo.
- Órdenes de trabajo de servicio: se utilizan normalmente en campos de atención al cliente para servicios como instalaciones o reparaciones.
- Órdenes de trabajo para proyectos especiales: proyectos únicos o puntuales con objetivos específicos.
Al comprender estos tipos, las empresas pueden categorizar y gestionar mejor las tareas, asegurándose de que se asignen los recursos adecuados a cada una de ellas.
Pasos para crear un formato de orden de trabajo
Crear un formato de orden de trabajo implica mucho más que rellenar un formulario; requiere una planificación estratégica para garantizar que el formato sea claro, funcional y eficiente. Un software de gestión de proyectos completo y fácil de usar como ClickUp puede simplificar todo el proceso.
A continuación le explicamos cómo hacerlo:
Paso 1: Defina los objetivos
Identifique lo que pretende lograr con el sistema de órdenes de trabajo. ¿Se centra en el mantenimiento, el servicio o el seguimiento de proyectos?
Utilice ClickUp Docs para realizar el seguimiento de las notas colaborativas sobre los objetivos. Permite:
- Colaboración en tiempo real: varios miembros del equipo pueden trabajar simultáneamente en la misma plantilla de orden de trabajo, lo que agiliza el proceso de creación.
- Comentarios y opiniones: Deje comentarios y sugerencias directamente en el documento, lo que facilita la colaboración y la retroalimentación eficientes.
- Asignación de tareas: Asigne tareas específicas relacionadas con la creación o revisión de órdenes de trabajo a diferentes miembros del equipo, asegurando que las responsabilidades estén claras.
Paso 2: Identifique los datos clave
Determine qué Campos personalizados de ClickUp son necesarios en función de sus objetivos. Esto le ayudará a personalizar las plantillas de formularios de pedido o los registros de trabajo listos para usar que desee utilizar.
📌Ejemplo:
- Campos de texto: Para entradas abiertas como «Descripción de la solicitud» o «Comentarios».
- Campos desplegables: utilícelos para «Prioridad» o «Estado» a fin de estandarizar las opciones.
- Campos de fecha: Asigne una «Fecha de inicio» y una «Fecha límite» para planear los cronogramas.
Algunos ejemplos de estos campos de datos correspondientes a objetivos comunes:
Objetivo 1: Identificar y gestionar el progreso del trabajo
- Nombre del solicitante/empresa
- Fecha de solicitud
- Descripción de la solicitud
- Categoría/Tipo de solicitud
- Fecha de finalización real
Objetivo 2: Asignar y supervisar el progreso del trabajo
- Asignado a
- Estado
- Fecha de inicio y fecha límite
Objetivo 3: Supervisar los recursos y los costes
- Horas estimadas
- Requisitos de material
- Estimación de costes
Objetivo 4: Garantizar la calidad y el cumplimiento normativo
- Lista de control de requisitos
- Campos de aprobación
- Adjuntos
Objetivo 5: Analizar y mejorar los flujos de trabajo
- Nivel de prioridad
- ID de la orden de trabajo
- Comentarios/Notas
Además, tareas de ClickUp es una función estupenda para estar más organizado y capturar todos los detalles de las órdenes de trabajo.
Así es como puede ayudarle:
- Actualizaciones del estado de las tareas: realice el seguimiento del progreso de cada tarea en tiempo real, lo que le permite visualizar el estado general de la orden de trabajo.
- Control de tiempo: integra el control de tiempo para controlar el tiempo dedicado a cada tarea, lo que ayuda a optimizar la asignación de recursos y la elaboración de presupuestos.
- Seguimiento del progreso: utilice barras de progreso o listas de control para visualizar el estado de finalización de cada tarea, lo que proporciona una visión general clara del progreso de la orden de trabajo.
Paso 3: Configure su entorno de trabajo
Una vez que tenga listos sus objetivos y los datos de campo, es el momento de empezar a crear el formato de la orden de trabajo. Hay tres métodos para hacerlo:
Método 1: Uso de formularios de ClickUp
Esta opción funciona mejor si tienes un plan Unlimited en ClickUp.
En el espacio de ClickUp que hayas elegido, haz clic en «+» > Formulario > Formulario de pedido. Se abrirá un formato editable para que personalices la orden de trabajo.
Ajuste los campos, las opciones y el diseño para adaptarlos a sus necesidades específicas y a los requisitos de su sector. A continuación, podrá añadir y asignar tareas fácilmente, establecer prioridades y fechas límite, realizar el seguimiento del progreso y mucho más.
Método 2: Usando Vista Tabla de ClickUp
Es ideal para crear formatos clásicos y simplificados.
Elija un espacio en el que trabajar o cree uno nuevo para su nueva orden de trabajo.
Vaya a + Vista > Tabla para abrir el formato de tabla básico.
Comience a personalizar la tabla según los objetivos y las tareas de datos que identificó durante el paso 2 de la creación del formato de orden de trabajo.
Solo tiene que añadirlas como tareas, establecer fechas límite y prioridades haciendo clic en los iconos de la derecha y, a continuación, guardar cada tarea.
Una vez que esté satisfecho con la tabla, comparta el formato con los miembros del equipo y las partes interesadas pertinentes para colaborar en tiempo real.
Método 3: Usar la plantilla de solicitud de trabajo de ClickUp
La plataforma ClickUp se transforma en un software específico para órdenes de trabajo con diferentes funciones y plantillas de órdenes de trabajo.
Por ejemplo, al añadir la plantilla de solicitud de trabajo de ClickUp a su entorno de trabajo, se precargarán campos y estructuras adecuados para gestionar solicitudes y pedidos de trabajo.
Todos los campos que ve aquí se pueden renombrar y personalizar para adaptarlos a sus requisitos y preferencias específicos.
Esta plantilla de orden de trabajo simplifica el proceso de gestión y seguimiento de las solicitudes de trabajo, lo que la convierte en una herramienta valiosa para:
- Consolide todas las solicitudes de trabajo en un solo lugar para una mejor visibilidad.
- Reducción del riesgo de perder o gestionar incorrectamente las solicitudes.
- Creación de formularios personalizados para recopilar los datos necesarios (por ejemplo, prioridad, descripción del trabajo, fecha límite).
- Garantizar información completa y precisa para cada solicitud.
💡Consejos rápidos:
- Utilice los hitos de ClickUp y la vista de calendario de ClickUp para realizar el seguimiento de todos los plazos y garantizar entregas, actualizaciones y revisiones puntuales.
- Configure notificaciones automáticas para garantizar que todos estén al tanto del estado de las tareas.
- Visualice los proyectos fácilmente con la vista Tablero de ClickUp.
Paso 4: Supervisar el progreso y la elaboración de informes
Utilice los paneles de ClickUp para supervisar todas las órdenes de trabajo activas y completadas. La función de elaboración de informes le ayudará a analizar tendencias como el tiempo medio para completar las órdenes de trabajo y los tipos de solicitudes más frecuentes.
Funciones profesionales para una gestión fluida de las órdenes de trabajo
Crear un formato de pedido eficaz es solo el principio. El software de gestión de pedidos adecuado elevará su sistema de pedidos de funcional a optimizado, proporcionándole ventajas como flexibilidad y mayor precisión, a la vez que le ayudará a ahorrar tiempo.
Estas son algunas de las ventajas de un formato de orden de trabajo personalizado:
- Soluciones que ahorran tiempo: las plantillas de horarios de trabajo predefinidas y las herramientas de automatización pueden ahorrar horas de trabajo manual al rellenar automáticamente los campos y realizar el seguimiento de los plazos.
- Múltiples opciones de uso compartido: el intercambio fluido entre departamentos, clientes y proveedores mantiene a todos informados.
- Creación en diferentes formatos: con un software como ClickUp, puede crear órdenes de trabajo como documentos, formularios o listas de control, según el tipo de trabajo y sus preferencias.
Herramientas para el seguimiento, la gestión y la organización del inventario.
El seguimiento de los recursos y el inventario es clave para gestionar las órdenes de trabajo de manera eficiente. Las funciones de automatización e integración de ClickUp pueden agilizar y optimizar significativamente sus procesos de gestión de órdenes de trabajo.
La automatización de tareas repetitivas y la integración con otras herramientas pueden mejorar la eficiencia, reducir los errores y aumentar la productividad.
ClickUp Automations le permite configurar flujos de trabajo automatizados para desencadenar acciones específicas basadas en condiciones predefinidas. Por ejemplo, al crear una nueva orden de trabajo, puede asignarla automáticamente al técnico o equipo adecuado.
Además, puede programar acciones de automatización en momentos específicos, como enviar recordatorios a los técnicos sobre los próximos plazos o generar informes semanales o mensuales.
Las integraciones perfectas de ClickUp con diversas herramientas pueden ayudarle a mejorar la gestión de sus órdenes de trabajo. La integración con su sistema CRM le permite crear automáticamente órdenes de trabajo a partir de las solicitudes de los clientes o los tickets de servicio, lo que garantiza tiempos de respuesta más rápidos.
La integración con herramientas de gestión de servicios de campo le permite enviar automáticamente a los técnicos, realizar el seguimiento de su ubicación y actualizar el estado de la orden de trabajo en tiempo real. Además, la integración con sistemas de gestión de inventario le ayuda a actualizar automáticamente los niveles de existencias cuando se utilizan piezas para pedidos, lo que evita la escasez y garantiza una asignación eficiente de los recursos.
Por último, la integración con herramientas de comunicación como Slack o Microsoft Teams le permite enviar notificaciones y actualizaciones sobre las órdenes de trabajo directamente a los miembros del equipo pertinentes, lo que mejora la colaboración y reduce el tiempo de respuesta.
Por qué es importante estandarizar las órdenes de trabajo
La estandarización de las órdenes de trabajo y de compra en toda la organización aporta una sensación de estructura y fiabilidad. Garantiza que todos los equipos sigan el mismo formato, lo que se traduce en menos discrepancias y datos más coherentes en todos los proyectos.
Esta estandarización es fundamental para sectores que dependen del cumplimiento normativo, como la sanidad, la fabricación y los servicios públicos.
El uso de las funciones de elaboración de informes y análisis de ClickUp ofrece información sobre las tendencias de las órdenes de trabajo, las tasas de finalización y la asignación de recursos. Con acceso a análisis detallados, los gerentes pueden tomar decisiones informadas, crear y optimizar flujos de trabajo y mejorar la calidad del servicio, logrando mejores resultados y productividad.
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Sectores que utilizan formatos de órdenes de trabajo
Muchas industrias dependen de las órdenes de trabajo para optimizar las operaciones y realizar el seguimiento de las tareas esenciales.
Aquí tiene algunas:
- Fabricación: Ayude al equipo de mantenimiento a realizar el seguimiento de las reparaciones, el mantenimiento y las tareas de producción de los equipos.
- Gestión de instalaciones: programa el mantenimiento periódico, las inspecciones y las reparaciones de emergencia.
- Construcción: gestiona inspecciones de edificios, problemas in situ y proyectos especiales.
- Atención sanitaria: organiza el mantenimiento de los equipos, los servicios a los pacientes y el mantenimiento de las instalaciones.
- Servicios de TI: programa instalaciones, reparaciones y mantenimiento de la red.
- Hostelería: gestiona las reparaciones de las habitaciones, los horarios de limpieza y los servicios para los invitados.
Estas industrias utilizan órdenes de trabajo para garantizar que las tareas se realicen a tiempo, los recursos se gestionen adecuadamente y los servicios cumplan con los estándares de calidad.
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Utilizar la herramienta adecuada para la gestión de órdenes de trabajo
Un sistema de órdenes de trabajo bien organizado es esencial para el éxito operativo, y una plataforma integral como ClickUp garantiza dicha eficiencia.
ClickUp ofrece opciones de automatización, integración y personalización, lo que lo convierte en una opción muy valiosa para todos los sectores. Desde la reducción del esfuerzo manual hasta el aumento de la eficiencia y la responsabilidad, las herramientas de ClickUp permiten a los equipos trabajar de forma más inteligente, no más dura.
Aporte claridad, control y personalización a cada proyecto.
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