Imagine una situación en la que se programa una tarea de mantenimiento para reparar una máquina crítica. Sin embargo, debido a la falta de comunicación y de detalles en el pedido de trabajo, las piezas no se pidieron a tiempo o se envió a los técnicos sin el juego de herramientas o los materiales esenciales necesarios.
consecuencias: retrasos, clientes frustrados y costes adicionales.
entonces, ¿cómo puede asegurarse de que sus pedidos de trabajo sean completos, personalizables y fáciles de gestionar? Este artículo le proporciona los pasos y las herramientas que necesita para ello.
¿Qué es un pedido de trabajo?
Una orden de trabajo es un documento formal que detalla una tarea o conjunto de tareas que deben completarse, a menudo en respuesta a un pedido o necesidad de mantenimiento.📝
Las órdenes de trabajo sirven como fuente central de información, especificando todos los detalles del trabajo, cronogramas, personal responsable, costes de mano de obra, datos de contacto y materiales necesarios.
Un sistema de órdenes de trabajo bien organizado es vital para las empresas de fabricación, gestión de instalaciones y trabajos de servicio de campo. Garantiza una comunicación clara y flujos de trabajo simplificados.
Los pedidos de trabajo pueden abarcar una gran variedad de solicitudes, desde el mantenimiento rutinario hasta las reparaciones urgentes. Cada una de ellas requiere información específica para garantizar su precisión y que se completen a tiempo.
Elementos esenciales del formato de una orden de trabajo
Un formato de orden de trabajo bien diseñado debe recoger toda la información necesaria para garantizar que se entienden todas las lagunas.
He aquí los elementos fundamentales que deben incluirse:
- Número de orden de trabajo: Un identificador único para el seguimiento y las referencias
- Fecha del pedido: Cuando se creó la orden de trabajo
- Descripción del trabajo requerido: Descripción clara y detallada que ofrece información sobre la tarea que debe completarse
- Personal o equipo asignado: Las personas o equipos responsables de llevar a cabo la tarea
- Nivel de prioridad: Indicación de si la tarea es urgente, estándar o de baja prioridad
- Fecha prevista de finalización: Ajuste de un cronograma realista para completar la tarea
- Materiales y equipos necesarios: Enumerar todos los recursos necesarios para evitar retrasos
- Estimación de costes: Coste previsto, especialmente útil a efectos presupuestarios y de facturación
- Firma(s) de aprobación: Autorización para la tarea, esencial para la rendición de cuentas
Tipos de pedidos de trabajo
Existen varios tipos de pedidos de trabajo en función de la naturaleza de la tarea y del sector. Algunos tipos comunes son:
- Órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo: Programadas para mantener el equipo o la maquinaria en condiciones óptimas
- Órdenes de trabajo de mantenimiento correctivo: Emitidas en respuesta a problemas que requieren una reparación urgente
- Órdenes de trabajo de inspección: Comprobaciones rutinarias para garantizar la calidad, la seguridad o el cumplimiento de las normas
- Órdenes de trabajo de servicio: Utilizadas normalmente en campos de cara al cliente para servicios como instalaciones o reparaciones
- Órdenes de trabajo de proyectos especiales: Proyectos únicos o puntuales con objetivos distintos
Al conocer estos tipos, las empresas pueden clasificar y gestionar mejor las tareas, garantizando que se asignan los recursos adecuados a cada una de ellas.
Pasos para crear un formato de orden de trabajo
Crear un formato de orden de trabajo implica algo más que rellenar un formulario; requiere una planificación estratégica para garantizar que el formato sea claro, funcional y eficiente. Un software de gestión de proyectos completo y fácil de usar como ClickUp puede simplificar todo el proceso.
He aquí cómo:
Paso 1: Definir objetivos
Documente los procesos, directrices o instrucciones de las órdenes de trabajo en ClickUp Docs colaborativo
Identifique qué pretende conseguir con el sistema de órdenes de trabajo. ¿Se centra en el mantenimiento, el servicio o el seguimiento de proyectos?
Utilice Documentos de ClickUp para el seguimiento de notas colaborativas sobre objetivos. Permite:
- Colaboración en tiempo real: Varios miembros del equipo pueden trabajar simultáneamente en la misma plantilla de pedido de trabajo, agilizando el proceso de creación
- Comentarios y feedback: Dejar comentarios y sugerencias directamente en el documento, facilitando una colaboración y feedback eficientes
- Asignación de tareas: Asigna tareas específicas relacionadas con la creación o revisión de órdenes de trabajo a diferentes miembros del equipo, asegurando responsabilidades claras
Paso 2: Identificar los datos clave
Capture todos los detalles de cualquier proyecto mediante los Campos personalizados de ClickUp
Determine qué Campos personalizados de ClickUp son necesarios en función de sus objetivos. Esto le ayudará a personalizar plantillas de formularios de pedido o registros de trabajo listos para usar que desee utilizar.
📌Ejemplo:
- Campos de texto: Para entradas abiertas como 'Descripción de la solicitud' o 'Comentarios'
- Campos desplegables: Utilícelos para 'Prioridad' o 'Estado' para estandarizar las opciones
- Campos de fecha: Asigne 'Fecha de inicio' y 'Fecha límite' a los cronogramas del plan
Algunos ejemplos de estos campos de datos correspondientes a objetivos comunes:
Objetivo 1: Identificar y gestionar el progreso del trabajo
- Solicitante/nombre de la empresa
- Fecha de la solicitud
- Descripción de la solicitud
- Categoría/tipo de solicitud
- Fecha de finalización real
Objetivo 2: Asignar y supervisar el progreso del trabajo
- Asignado a
- Estado
- Fecha de inicio y fecha límite
Objetivo 3: Controlar los recursos y los costes
- Horas estimadas
- Material necesario
- Estimación de costes
Objetivo 4: Garantizar la calidad y la conformidad
- Lista de control de requisitos
- Campos de aprobación
- Adjuntos
Objetivo 5: Analizar y mejorar los flujos de trabajo
- Nivel de prioridad
- ID del pedido de trabajo
- Comentarios/Notas
Además, Tareas de ClickUp es una gran función para mantenerse más organizado y capturar todos los detalles de los pedidos de trabajo.
Adapte su flujo de trabajo con las tareas de ClickUp
Así es como puede ayudarle:
- Actualización del estado de las tareas: Realice un seguimiento del progreso de cada tarea en tiempo real, lo que le permitirá visualizar el estado general del pedido de trabajo
- Seguimiento del tiempo: Integre el control de tiempo para supervisar el tiempo dedicado a cada tarea, ayudando a optimizar la asignación de recursos y la presupuestación
- Seguimiento del progreso: Utilice barras de progreso o listas de control para visualizar el estado de completada de cada tarea, proporcionando una clara Panorámica del progreso de la orden de trabajo
Paso 3: Configure su entorno de trabajo
Una vez que tenga listos los objetivos y los datos de campo, es hora de empezar a crear el formato de la orden de trabajo. Existen tres métodos pendientes para ello:
Método 1: Utilizar Formularios ClickUp Esta opción funciona mejor si tienes un plan Unlimited en ClickUp.
En el espacio ClickUp que haya elegido, haga clic en '+'> Formulario > Formulario de pedido. Esto abrirá un formato editable para que pueda personalizar el pedido de trabajo.
Ajuste los campos, las opciones y el diseño para adaptarlos a sus necesidades específicas y a los requisitos del sector. A continuación, podrá añadir y asignar tareas fácilmente, establecer prioridades y fechas límite, realizar un seguimiento del progreso y mucho más.
**Método 2 ClickUp Vista Tabla Es ideal para crear formatos clásicos y simplificados.
Elija un espacio para trabajar o cree uno nuevo para su nuevo pedido de trabajo.
Vaya a + Vista Tabla para iniciar el formato básico de tabla.
Comience a personalizar la tabla según los objetivos y las tareas de datos que identificó durante el paso 2 de creación del formato de orden de trabajo.
Simplemente añádalas como tareas, ajuste las fechas límite y las prioridades haciendo clic en los iconos de la derecha y, a continuación, guarde cada tarea.
Cuando esté satisfecho con la tabla, comparta el formato con los miembros del equipo y las partes interesadas para colaborar en tiempo real.
Método 3: Utilizar la Plantilla de solicitud de trabajo ClickUp
Plantilla de solicitud de trabajo ClickUp
La plataforma ClickUp se transforma en un portal dedicado software de pedidos de trabajo con diferentes funciones y plantillas de pedidos de trabajo .
Por ejemplo, si añade la plantilla de solicitud de trabajo de ClickUp a su entorno de trabajo, se precargarán los campos y estructuras adecuados para gestionar solicitudes y pedidos de trabajo.
Todos los campos que ve aquí pueden renombrarse y personalizarse para adaptarlos a sus requisitos y preferencias específicos.
Esta plantilla de orden de trabajo simplifica el proceso de gestión y seguimiento de los pedidos de trabajo, convirtiéndola en una valiosa herramienta para:
- Consolidar todas las solicitudes de trabajo en un único lugar para mejorar la visibilidad
- Reducir el riesgo de perder o gestionar mal las solicitudes
- Crear formularios a medida para capturar los detalles necesarios (por ejemplo, prioridad, descripción del trabajo, fecha límite)
- Garantizar que la información de cada solicitud sea completa y precisa
💡Consejos rápidos:
- UtiliceHitos de ClickUp yVista del Calendario de ClickUp para realizar un seguimiento de todos los plazos y garantizar entregas, actualizaciones y revisiones puntuales
- Configure notificaciones automatizadas para asegurarse de que todo el mundo está en la misma página en lo que respecta al estado de las tareas
- Visualice fácilmente los proyectos conClickUp vista Tablero
Paso 4: Seguimiento del progreso y (elaboración de) informes
Visualice su productividad con los paneles de ClickUp
Utilice Paneles de ClickUp para supervisar todos los pedidos de trabajo activos y completados. La función de (elaboración de) informes ayudará a analizar tendencias como el tiempo medio para completar las órdenes de trabajo y los tipos de pedidos más frecuentes.
Funciones profesionales para una perfecta gestión de los pedidos de trabajo
Crear un formato de pedido eficaz es sólo el principio. El derecho gestión de pedidos de trabajo elevará su sistema de pedidos de trabajo de funcional a optimizado, proporcionándole ventajas como flexibilidad y mayor precisión, al tiempo que le ayuda a ahorrar tiempo.
Estas son algunas de las ventajas de un formato de pedido de trabajo personalizado:
- Soluciones que ahorran tiempo: Prediseñadasplantillas de calendarios laborales y las herramientas de automatización pueden ahorrar horas de trabajo manual mediante la cumplimentación automática de campos y el seguimiento de los plazos
- Múltiples opciones de uso compartido: El uso compartido sin fisuras entre departamentos, clientes y proveedores mantiene a todo el mundo informado
- Creación en diferentes formatos: Con software como ClickUp, puede crear pedidos de trabajo como documentos, formularios o listas de control, según el tipo de trabajo y las preferencias
Herramientas para el seguimiento, la gestión y la organización del inventario
El seguimiento de los recursos y el inventario es clave para gestionar los pedidos de trabajo de forma eficaz. Las funciones de automatización e integración de ClickUp pueden agilizar y optimizar considerablemente sus procesos de gestión de pedidos de trabajo.
La automatización de tareas repetitivas y la integración con otras herramientas pueden mejorar la eficacia, reducir los errores y aumentar la productividad.
Automatice las tareas repetitivas en la gestión de pedidos de trabajo con ClickUp Automations Automatizaciones de ClickUp le permite configurar flujos de trabajo automatizados para desencadenar acciones específicas basadas en condiciones predefinidas. Por ejemplo, al crear un nuevo pedido de trabajo, puede asignarlo automáticamente al técnico o equipo adecuado.
Además, puede programar acciones automatizadas en momentos concretos, como el envío a los técnicos de recordatorios sobre los próximos plazos o la elaboración de informes semanales o mensuales.
Utilice ClickUp Integrations para simplificar la gestión de los pedidos de trabajo
Sin fisuras Integraciones ClickUp con diversas herramientas pueden ayudarle a mejorar la gestión de sus pedidos de trabajo. La integración con su sistema CRM le permite crear automáticamente órdenes de trabajo a partir de pedidos de clientes o tickets de servicio, garantizando tiempos de respuesta más rápidos.
La integración con herramientas de gestión de servicios de campo le permite enviar técnicos automáticamente, hacer un seguimiento de su ubicación y actualizar el estado de los pedidos de trabajo en tiempo real. Además, la integración con los sistemas de gestión de inventario le ayuda a actualizar automáticamente los niveles de existencias cuando se utilizan piezas para los pedidos de trabajo, lo que evita la escasez y garantiza una asignación eficaz de los recursos.
Por último, la integración con herramientas de comunicación como Slack o Microsoft Teams le permite enviar notificaciones y actualizaciones sobre pedidos de trabajo directamente a los miembros del equipo pertinentes, mejorando la colaboración y reduciendo el tiempo de respuesta.
**Lea también 10 Free Company Policy & Procedures Plantillas en Word y ClickUp
Por qué es importante estandarizar los pedidos de trabajo
Estandarizar el trabajo y las pedidos en toda la organización aporta una sensación de estructura y fiabilidad. Garantiza que todos los equipos sigan el mismo formato, lo que se traduce en menos discrepancias y datos más coherentes en todos los proyectos.
Esta estandarización es fundamental para los sectores que dependen de la conformidad, como la sanidad, la fabricación y los servicios públicos.
El uso de las funciones de elaboración de informes y análisis de ClickUp ofrece información sobre las tendencias de los pedidos de trabajo, las tasas de finalización y la asignación de recursos. Con acceso a análisis detallados, los gestores pueden tomar decisiones informadas, crear y optimizar flujos de trabajo y mejorar la calidad del servicio, obteniendo mejores resultados y productividad.
**Lea también Cómo crear un práctico documento "Trabaja conmigo
Sectores que utilizan formatos de pedidos de trabajo
Muchos sectores dependen de los pedidos de trabajo para agilizar las operaciones y hacer un seguimiento de las tareas esenciales.
He aquí algunas de ellas:
- Fabricación: Ayuda al equipo de mantenimiento a realizar el seguimiento de las reparaciones, el mantenimiento y las tareas de producción de los equipos
- Gestión de instalaciones: Programa el mantenimiento regular, las inspecciones y las reparaciones de emergencia
- Construcción: Gestiona inspecciones de edificios, problemas in situ y proyectos especiales
- Atención sanitaria: Organiza el mantenimiento de equipos, los servicios a los pacientes y la conservación de las instalaciones
- Servicios informáticos: Programa instalaciones, reparaciones y mantenimiento de redes
- Hostelería: Gestiona las reparaciones de las habitaciones, los horarios de limpieza y los servicios a los invitados
Estos sectores utilizan los pedidos de trabajo para garantizar que las tareas se realizan a tiempo, que los recursos se gestionan adecuadamente y que los servicios cumplen las normas de calidad.
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Utilizar la herramienta adecuada para la gestión de pedidos de trabajo
Un sistema de pedidos de trabajo bien organizado es esencial para el éxito operativo, y una plataforma integral como ClickUp garantiza dicha eficacia.
ClickUp ofrece opciones de automatización, integración y personalización, lo que la convierte en una valiosa opción para todos los sectores. Desde la reducción del esfuerzo manual hasta el aumento de la eficacia y la responsabilidad, las herramientas de ClickUp permiten a los equipos trabajar de forma más inteligente, no más dura.
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