Su equipo bulle de actividad. Los proyectos están en pleno apogeo, los equipos colaboran en todos los departamentos y los plazos se acercan rápidamente.
Sin un plan claro, la gestión de estas tareas parece imposible. Aquí es donde entran en juego los flujos de trabajo, que proporcionan una hoja de ruta estructurada para guiar cada tarea hasta su finalización.
Entonces, ¿cómo funciona y cómo se crea realmente un flujo de trabajo digital para aumentar la productividad? Averigüémoslo
¿Qué es un flujo de trabajo?
Puede que pienses que un flujo de trabajo no es más que una lista de control glorificada, pero la realidad es muy distinta.
Los flujos de trabajo son conjuntos estructurados de tareas fijas que deben ejecutarse para llevar a cabo un proceso de empresa específico. Normalmente se rigen por un conjunto de reglas predefinidas.
Veámoslo con un ejemplo.
Consideremos el proceso de pago de una factura de electricidad en una empresa. Este flujo de trabajo de empresa podría incluir pasos como:
- Recibir la factura
- Revisión de los cargos
- Aprobación del pago
- Y, por último, desembolsar los fondos
Para las empresas, la creación de flujos de trabajo como el descrito anteriormente puede mejorar enormemente la eficiencia (léase: evitar cargos eléctricos adicionales) y obtener información práctica sobre la empresa (léase: identificar dónde se podría ahorrar energía).
el término "flujo de trabajo" se remonta a 1921, cuando se mencionó por primera vez en una revista de ingeniería ferroviaria.
El rol de los flujos de trabajo en la gestión de proyectos
Aunque el ejemplo anterior se centraba en un proceso general de la empresa, el concepto de flujos de trabajo se aplica igualmente a gestión de proyectos .
Al fin y al cabo, la empresa media desperdicia 11.el 4% de sus recursos totales debido a una mala gestión de proyectos, y esta ineficacia contribuye a que más de la mitad de las empresas superen regularmente sus presupuestos de proyectos.
Tener un orden bien definido de las tareas dentro de un flujo de trabajo de gestión de proyectos puede ser el superpoder de una empresa. Al definir claramente cada paso del flujo de trabajo, puede:
- Ahorrar tiempo
- Mejorar los resultados
- Mejorar la colaboración entre los miembros del equipo
Por eso el 71% de los que utilizan software de gestión de proyectos lo recomiendan. ¿Su veredicto? Las herramientas de gestión de proyectos ayudan a los equipos a hacer un seguimiento exacto del estado de los proyectos dentro de sus flujos de trabajo y a obtener mejores resultados.
Veamos paso a paso cómo diseñar una herramienta de gestión de proyectos flujo de trabajo eficaz para la gestión de proyectos para su organización.
Cómo crear un flujo de trabajo en 9 sencillos pasos
Crear un flujo de trabajo eficiente y flujo de trabajo eficaz ¡que puede cubrir la mayoría de los procesos de su empresa es súper fácil! He aquí cómo hacerlo.
1. Identifique sus metas y tareas
Un buen flujo de trabajo está incompleto sin una visión de 360 grados de todas las tareas que hay que realizar.
Antes de crear flujos de trabajo, es necesario tener una meta enfocada con tareas claramente definidas desde el principio hasta el final. Durante este paso, tenga en cuenta las tareas que deben completarse en secuencia o en paralelo, con ciertas tareas condicionadas antes de pasar al siguiente paso.
He aquí un caso sencillo.
En un flujo de trabajo de aprobación de reembolso de viajes, primero se recopilan los datos de gastos del empleado o proveedor que presentó la factura. A continuación, el gestor la revisa y, si se aprueba, el equipo financiero la procesa en última instancia.
Si no comprende estas estructuras de tareas, su flujo de trabajo creará más problemas de los que resuelve.
2. Definir los objetivos del flujo de trabajo
Aunque hayamos identificado las tareas, hay un paso que sigue: definir las metas y objetivos de su proyecto.
Tener una meta clara le motiva para seleccionar las tareas adecuadas y le garantiza que se mantendrá en el buen camino durante todo el proceso. Lo mejor es ajustar las metas y, a continuación, desglosarlas en objetivos más pequeños y viables que puedan asignarse a los miembros del equipo.
Por ejemplo, si el objetivo de su equipo de ventas es aumentar el tamaño medio de las operaciones, puede fijar metas cuantificables, como por ejemplo
- Cerrada de acuerdos por encima de una cantidad específica (por ejemplo, por encima de 50.000 dólares por cliente al año)
- Incluir más productos o servicios en los contratos anuales
En este estado, utilizando herramientas como Metas ClickUp le ayudará a dividir grandes metas en objetivos más pequeños. A medida que los miembros del equipo progresan, pueden actualizar sus objetivos en ClickUp. Esto mantiene al resto del equipo informado y alineado con los objetivos del proyecto.
ClickUp Metas le ayuda a alcanzar sus metas con cronogramas claros, metas medibles y seguimiento automático del progreso
¿Y lo mejor? Software de gestión de proyectos y flujo de trabajo de ClickUp puede calcular automáticamente el progreso de su proyecto en tiempo real. De este modo, su equipo tiene una idea clara de su progreso y le ayuda a gestionar los cronogramas.
3. Visualice el proceso
Una vez sentadas las bases, es hora de crear un diagrama de flujo de trabajo para visualizar todo el proceso.
He aquí por qué son útiles los diagramas: Ofrecen una representación clara del flujo de trabajo, lo que facilita la identificación de cuellos de botella incluso en los flujos de trabajo más complejos.
Durante este paso, siempre debe optar por una herramienta de gestión de flujos de trabajo que le permita creación de diagramas de flujo de trabajo mediante arrastrar y soltar . ClickUp brilla en este ámbito, con sus herramientas y plantillas altamente personalizables.
Los gestores de proyectos de todo el mundo utilizan Pizarras ClickUp para maximizar sus sesiones de brainstorming. Las pizarras ofrecen diagramas dignos de presentación y ayudan a los gestores de proyectos a supervisar el progreso de principio a fin, acelerar la entrega de los proyectos y satisfacer a las partes interesadas.
ClickUp ha conseguido que la alineación asíncrona sea mucho más sencilla y eficaz.
Al crear un marco en el que esbozar y estructurar objetivos y resultados, los equipos remotos pueden comprender las expectativas y proporcionar actualizaciones de estado de forma fluida.
La lluvia de ideas con las pizarras es fácil, reorganizar las prioridades es sencillo y añadir imágenes de referencia, etc. es todo muy fluido.
Bazza Gilbert, Jefe de Producto, Accuweather
Pero hay más razones por las que los gestores de proyectos valoran las pizarras de ClickUp.
colabore con su equipo en las Pizarras ClickUp para correlacionar visualmente hojas de ruta y flujos de trabajo
La posibilidad de dibujar conexiones, enlazar objetos y crear hojas de ruta o flujos de trabajo directamente en las pizarras garantiza que todos los miembros de su equipo estén en la misma página (literalmente).
Además, esta función ofrece colaboración en tiempo real, lo que le permite ver quién está viendo y contribuyendo a su Tablero, minimizando el solapamiento y la confusión.
Cuando llegue el momento de las aprobaciones de clientes o partes interesadas externas, basta con enviar un enlace público para conceder acceso a la vista. Sencillo y eficaz, ¿verdad?
4. Identifique los cuellos de botella
Antes de pasar a asignar responsabilidades dentro de sus flujos de trabajo, dé un paso atrás e identifique los posibles cuellos de botella del proceso. He aquí algunos indicadores clave de la ineficacia de un proceso.
- Aumento de los tiempos de espera: Si observa que los tiempos de espera en su flujo de trabajo empiezan a superar el intervalo previsto, suele ser un claro indicador de un cuello de botella. Los tiempos de espera prolongados afectan a la satisfacción del cliente y provocan retrasos en la finalización del proyecto
- Rendimiento desequilibrado: Evalúe el rendimiento en cada fase de su flujo de trabajo: cuánto trabajo puede procesar cada fase en comparación con el volumen que recibe realmente. Cuando una fase recibe constantemente más trabajo del que puede procesar, es señal de un cuello de botella que podría estar ralentizando todo el proceso
- Aumento de los retrasos: Una acumulación de trabajo es un signo revelador de ineficiencia. Cuando el trabajo se acumula en una fase concreta, significa que la fase está recibiendo más tareas de las que puede procesar, lo que estanca la productividad
El seguimiento de estas métricas puede ayudarle a cortar de raíz los cuellos de botella y a crear un flujo de trabajo más eficaz.
5. Asignar tareas a las personas adecuadas
A continuación, es el momento de determinar quién es responsable de cada paso en un flujo de trabajo y asignar propietarios del proceso.
Como ya se ha comentado en los ejemplos de flujos de trabajo anteriores, algunas tareas pueden progresar automáticamente, mientras que otras pueden requerir aprobación o revisión.
Por ejemplo, en un flujo de trabajo de gestión de vacaciones, el empleado inicia una solicitud de vacaciones, el gestor la aprueba o rechaza, y los equipos de RR.HH. o finanzas puede que sólo necesiten ver el estado.
Aquí es donde las plantillas de automatización pueden ayudarle a simplificar el proceso.
Plantilla del plan de gestión de equipos de ClickUp
Plantilla del plan de gestión de equipos ClickUp
El plantilla del plan de gestión de equipos de ClickUp es perfecta para principiantes y es totalmente personalizable, lo que le permite empezar en cuestión de segundos. Ayuda a los equipos a organizar y gestionar proyectos de forma eficaz proporcionando estados, campos y vistas personalizados.
Qué puede conseguir con esta plantilla:
- Planificar y gestionar tareas
- Comunicar claramente los roles
- Garantizar que todo el mundo esté alineado con las metas del proyecto
Plantilla de planificación RACI de ClickUp
Plantilla de planificación RACI de ClickUp
El ClickUp RACI (Responsable, Contable, Consultado e Informado) Plantilla de planificación es ideal para equipos que necesitan aclarar roles y responsabilidades. Es fácil de usar para principiantes, documento personalizable que ayuda a evitar errores de comunicación asignando claramente las tareas.
La plantilla de planificación RACI garantiza que todo el mundo comprenda su rol en el proyecto. Esto mejora la colaboración y la rendición de cuentas y facilita la gestión de proyectos complejos.
6. Establecer fases e hitos
¿Alguna vez ha tenido problemas para mantener a su equipo de proyecto alineado y motivado? Los hitos pueden ser la solución.
Los hitos del proyecto ayudan a mantener los proyectos en el buen camino y alineados con los miembros del equipo y las partes interesadas. Miles de equipos de gestión de proyectos celebran sus pequeñas victorias con los diagramas de) Gantt de ClickUp. Veamos cómo lo ponen en práctica: Vista del (diagrama de) Gantt de ClickUp permite a los gestores de proyectos planificar y supervisar visualmente las tareas, como el lanzamiento de campañas de marketing o las actualizaciones de desarrollo de software.
Visualice el progreso de sus tareas más importantes con los gráficos de Gantt de ClickUp
Esta representación visual ayuda a garantizar que todas las tareas se completen a tiempo. La vista de (diagrama de) Gantt también proporciona una ruta clara hasta la fecha de inicio y permite realizar los ajustes necesarios para mantener el proyecto en marcha.
Del mismo modo, para los proyectos de desarrollo de software, la vista de (diagrama de) Gantt de ClickUp ayuda a seguir el progreso hacia hitos importantes, como la versión beta.
Esto también facilita la programación y el seguimiento de las tareas necesarias para implementar los comentarios durante la fase beta.
7. Implemente y pruebe el flujo de trabajo
Por muy bien diseñado que parezca un flujo de trabajo, su eficacia sólo puede detectarse mediante pruebas rigurosas (¡lo que no te rompe te hace más fuerte!).
Así que, antes de desplegar el nuevo flujo de trabajo, involucre a las personas que lo utilizarán en esta fase de pruebas. Recuerde que lo que busca es feedback para detectar problemas en su flujo de trabajo.
Sus comentarios son la clave para identificar cualquier fallo y perfeccionar el flujo de trabajo para garantizar que funcione sin problemas.
Una vez que haya perfeccionado su flujo de trabajo, utilice Automatizaciones de ClickUp para ejecutar estos flujos de trabajo en piloto automático. Puede crear reglas personalizadas o elegir entre una biblioteca de plantillas de flujos de trabajo para automatizar tareas repetitivas.
automatice tareas y flujos de trabajo de forma eficaz con ClickUp Automations_
Del mismo modo, puede configurar automatizaciones para actualizar las prioridades de las tareas en función de criterios predefinidos o enviar notificaciones una vez completada la tarea. Estas automatizaciones basadas en desencadenantes le mantienen al día de todas las actividades.
8. Forme a su equipo
Ni siquiera el flujo de trabajo más eficiente tendrá éxito si su equipo no está a bordo.
Por eso la formación es esencial. Garantizará que todos entiendan y se sientan cómodos utilizando el nuevo flujo de trabajo. Una buena forma de hacerlo es utilizar Documentos de ClickUp.
ClickUp Docs está diseñado para adaptarse a cualquier tipo de documentación, incluidas hojas de ruta, wikis y bases de conocimiento. Puede crear páginas anidadas, trabajar con un amplio intervalo de plantillas útiles y personalizar sus documentos exactamente como los necesita.
ClickUp Docs permite asignar comentarios a los miembros del equipo para facilitar la colaboración
Por ejemplo, al poner en marcha un nuevo proceso de empresa, puede crear un documento de formación que incluya diagramas de flujo de trabajo, pasos para la creación del flujo de trabajo y un esquema claro de las tareas implicadas.
En ClickUp Docs, puede colaborar en tiempo real con su equipo. Etiqueta a los miembros del equipo con comentarios, asigna elementos de acción e incluso convierte texto en tareas rastreables, lo que garantiza que todos estén al tanto del proceso.
💡 Consejo profesional: Ofrezca sesiones de formación que expliquen el proceso de creación del flujo de trabajo y comparta los diagramas de flujo de trabajo con su equipo. Su equipo puede entonces volver a visitar los diagramas para cualquier consulta futura.
9. Supervisar, revisar y optimizar
Una vez realizadas con éxito las pruebas y la formación, es hora de desplegar el flujo de trabajo.
Empiece por comunicarlo a un pequeño equipo para supervisar su rendimiento en tiempo real. En función de los resultados, puede extenderlo a toda la organización o realizar los ajustes necesarios.
Recuerde: los flujos de trabajo son dinámicos y siempre puede crear o actualizar flujos de trabajo existentes a medida que evolucionen sus necesidades.
Para realizar estas actualizaciones, necesita más información sobre la empresa en tiempo real. Aquí es donde Paneles de ClickUp pueden ayudar.
priorice tareas, realice un seguimiento del progreso y tome el control de sus flujos de trabajo con los cuadros de mando de ClickUp
Esta función le ayuda a supervisar el rendimiento de su flujo de trabajo en tiempo real. Puede acceder rápidamente a los datos, comprender las métricas clave y detectar cuellos de botella en su flujo de trabajo.
Además, a medida que evolucionan los procesos de su empresa, actualice y automatice sus paneles de control para adaptarlos a los KPI cambiantes y a las necesidades del equipo.
Buenas prácticas para crear flujos de trabajo
¿Alguna vez se ha desplazado por Netflix y se ha preguntado cómo la aplicación parece saber exactamente qué recomendar? Sorpresa, sorpresa: el secreto está en sus flujos de trabajo.
Por ejemplo, Netflix utiliza un orquestador de flujos de trabajo para organizar y ejecutar un gran número de datos y procesos de aprendizaje automático. Esto garantiza recomendaciones personalizadas para cada usuario.
No importa lo grande o pequeña que sea tu empresa, crear flujos de trabajo es imprescindible si valoras la eficiencia. Para configurarlos a la perfección, sigue estas buenas prácticas:
1. Dar prioridad a una comunicación clara A Estudio de la Harvard Business School concluyó que las organizaciones con estrategias de comunicación eficaces experimentan un mayor compromiso de los empleados y un aumento de la productividad.
Para dominar los componentes de una comunicación correcta, tenga en cuenta los siguientes elementos clave.
| Componente | Descripción | ||
|---|---|---|---|
| Escucha activa: prestar atención y participar en las conversaciones | |||
| Claridad | Expresar las ideas con claridad y ofrecer información concisa | ||
| Señales no verbales | Utilizar el lenguaje corporal y las expresiones faciales para comunicarse | Retroalimentación | Ofrecer comentarios constructivos |
| Retroalimentación: Ofrecer críticas constructivas y pedir aclaraciones | |||
| Inteligencia emocional: reconocer y gestionar las emociones para mejorar la comunicación |
2. Mantener la transparencia y la rendición de cuentas
Gran parte de la gestión de proyectos consiste en gestionar las expectativas. Esto no supondrá ningún esfuerzo si todo el mundo está de acuerdo con las prioridades.
Por tanto, sea transparente al compartir información sobre metas, progresos, retos y requisitos. Este es el catalizador más importante de la confianza entre los miembros del equipo.
3. Programe revisiones y actualizaciones periódicas
Conéctese con sus compañeros de proyecto con regularidad para garantizar una proceso eficaz de gestión del flujo de trabajo. Las comprobaciones periódicas ayudan a identificar los puntos en los que los miembros del equipo pueden estar atascados o enfrentarse a dificultades.
El resultado será la resolución instantánea de cualquier problema y el intento correcto de todo el flujo de trabajo.
4. Utilice las herramientas adecuadas para visualizar y gestionar los flujos de trabajo
¿Recuerda la compatibilidad de ClickUp Docs con la colaboración en tiempo real? También puede utilizar ClickUp Pizarras o Mapas mentales de ClickUp ¡para colaborar mejor con tu equipo!
Colabora con tu equipo en la fase de inicio del proyecto utilizando Mapas Mentales
Si busca una forma sencilla de crear un diagrama de flujo de trabajo, estos dos le proporcionan todas las herramientas para crear y colaborar en flujos de trabajo en tiempo real.
Una vez que te hayas registrado, ve a + Vista y selecciona Pizarra para empezar a diseñar tu diagrama desde cero.
simplifique la transición de la idea a la ejecución con las pizarras ClickUp
A continuación, puede invitar a los miembros del equipo a colaborar, permitiendo que todos contribuyan a medida que crea figuras, conecta tareas y rótulo cada paso.
Mientras usted está ocupado haciendo diagramas de flujo, los miembros de su equipo o sus superiores estarán al tanto del progreso del proyecto, mejorando así eficazmente la comunicación y el rendimiento.
Ejemplos y plantillas de flujos de trabajo
Para que no tenga que empezar desde cero, ClickUp le ofrece un enorme repositorio de herramientas de gestión de proyectos plantillas de flujo de trabajo que pueden personalizarse para diseñar sus flujos de trabajo.
Aquí tiene algunos ejemplos de flujos de trabajo que pueden ayudarle.
Flujo de trabajo 1: Completando un proyecto de desarrollo de software
- Inicio del proyecto: Definir metas, alcance y cronograma del proyecto
- Planificación: Crear un plan detallado del proyecto, incluyendo tareas, recursos y dependencias
- Ejecución: Asignar tareas a los miembros del equipo, hacer un seguimiento del progreso y abordar cualquier problema
- Supervisión y control: Supervisar periódicamente el rendimiento del proyecto con respecto al plan y realizar los ajustes necesarios
- Cierre: Completar el proyecto, evaluar los resultados y documentar las lecciones aprendidas
Flujo de trabajo 2: Resolución de una reclamación de un cliente
- Recepción de la reclamación: Recibir y registrar la reclamación del cliente
- Investigación: Recopilar información sobre el problema y evaluar su validez
- Resolución: Determinar el curso de acción apropiado para abordar la queja, como proporcionar un reembolso, un reemplazo o una disculpa
- Comunicación: Informar al cliente de la resolución y realizar el seguimiento necesario
- Documentación: Registrar la reclamación y la resolución para futuras consultas
No importa cómo sean sus flujos de trabajo, ClickUp tiene una plantilla para ayudarle.
Plantilla de flujo de trabajo de mapa mental sencillo
Plantilla de Mapa mental simple de ClickUp
*plantilla de flujo de trabajo de mapa mental simple de ClickUp es perfecta para principiantes que buscan explorar ideas y tareas relacionadas con una meta central a través de mapas mentales visuales.
Esta plantilla viene con dos modos-Modo Tarea para la gestión de tareas y Modo en Blanco para la exploración creativa, que le ayuda con mejor:
- Gestión de tareas: Convertir los nodos de los mapas mentales en tareas procesables, asignándolas a los miembros del equipo y ajustando los plazos
- Colaboración: Trabaja con otros para desarrollar y perfeccionar tus mapas mentales
- Personalización: Personaliza la apariencia de tus mapas mentales con diferentes colores, figuras y estilos
Plantilla de flujo de trabajo de diseño gráfico
Agilice sus procesos y entregas de diseño con la plantilla de flujo de trabajo de diseño gráfico de ClickUp
Plantilla de flujo de trabajo de diseño gráfico de ClickUp es ideal para gestionar proyectos de diseño gráfico de varios pasos.
Esta plantilla está equipada con 25 estados personalizados, cinco Campos personalizados y vistas de flujo de trabajo para cumplir los plazos de forma eficiente.
- Vista Lista: Cree una lista personalizable de tareas para organizar y priorizar su flujo de trabajo de diseño
- Vista Embed: Integre sin problemas su trabajo de diseño de varias herramientas y plataformas en línea en ClickUp
- Vista Gantt: Visualice el cronograma de su proyecto con un gráfico de Gantt dinámico, facilitando el seguimiento del progreso y la gestión de los plazos
⚡️Template Archivo: También puede encontrar más de estos, como el Plantilla de gestión de contenidos de ClickUp y Plantilla de flujo de trabajo de pedidos de ventas ClickUp en la biblioteca de plantillas de ClickUp.
Ventajas de crear flujos de trabajo
Antes de terminar, le resumimos cómo los flujos de trabajo pueden mejorar el rendimiento de su equipo:
- Mayor conocimiento de las operaciones: Al correlacionar los flujos de trabajo se obtiene una visión clara de los procesos de la empresa, lo que permite tomar mejores decisiones
- Identificación de errores: El conocimiento de los flujos de trabajo ayuda a identificar y eliminar tareas redundantes, lo que permite a los empleados centrar su tiempo en actividades más importantes
- Reducir la microgestión: Los flujos de trabajo claros definen tareas, plazos y responsabilidades. Esto fomenta un entorno de trabajo más autónomo, aumenta la satisfacción laboral y mejora las relaciones entre directivos y empleados
- Mejor comunicación: Los flujos de trabajo transparentes mejoran la comunicación, reducen los malentendidos, minimizan los conflictos y facilitan las operaciones diarias. Todos los miembros del equipo salen ganando
Añada el flujo adecuado a su trabajo con ClickUp
Los flujos de trabajo ofrecen ventajas significativas para organizaciones de todos los tamaños. Al automatizar las tareas repetitivas, agilizar los procesos y mejorar la colaboración, los flujos de trabajo pueden aumentar la eficacia, reducir los errores y mejorar la productividad general.
Por suerte, con ClickUp puede hacer todo eso y mucho más. Aparte de sus funciones de gestión de proyectos, la plataforma también ofrece excelentes funciones de supervisión para estudiar la información y los datos en paneles centralizados. Le ofrece una ventaja sobre los flujos de trabajo con plantillas prediseñadas para diversos sectores.
¿Aún no estás convencido? Crear una cuenta gratuita en ClickUp hoy mismo y experimenta la magia por ti mismo.