Los trabajadores del conocimiento de EE. UU. pierden 5,3 horas a la semana esperando información o recreando conocimientos institucionales ya existentes. Esto no solo supone un desperdicio de la productividad de cada empleado, sino que también provoca retrasos en los proyectos, resultados por debajo de lo esperado y, lo que es más importante, una falta de compromiso por parte de los empleados.
En entornos de teletrabajo, esta falta de acceso a la información o al conocimiento institucional puede resultar bastante perjudicial, lo que a menudo conduce a la «renuncia silenciosa».
Puedes evitarlo con un sistema sencillo, repetible y coherente que muestre a los empleados cómo llevar a cabo sus tareas y tomar las decisiones adecuadas en el lugar de trabajo. En otras palabras, con flujos de trabajo.
Un flujo de trabajo suele ser una secuencia de pasos por los que pasa un proyecto o una tarea de principio a fin. Puede ser tan complejo como implementar microservicios personalizados en la nube o tan sencillo como aprobar un gasto empresarial.
También hay flujos de trabajo no secuenciales, como los de máquinas de estados —que pueden avanzar y retroceder— o los basados en reglas.
Sea cual sea su tipo, un buen flujo de trabajo actúa como una hoja de ruta para completar una tarea, proporcionando las indicaciones adecuadas y estableciendo las medidas de seguridad oportunas.
Sin embargo, un flujo de trabajo solo es tan bueno como la documentación de la que dispone. Sin una documentación clara, concisa y completa, es probable que tus flujos de trabajo caigan en el olvido —o incluso sean ignorados— y volverás al punto de partida.
En este artículo, te explicaremos por qué necesitas una documentación eficaz sobre los flujos de trabajo, cómo crearla y qué herramientas puedes utilizar para facilitarte la tarea.
¿Qué es la documentación de flujos de trabajo?
La documentación de los flujos de trabajo consiste en plasmar por escrito los conocimientos de la organización y hacerlos fácilmente accesibles a todo aquel que los necesite. Suele tratarse de un conjunto de documentos, disponibles a través de una interfaz segura, en los que se describe cómo se gestionan todos los aspectos de tu empresa.
Las funciones clave de una buena documentación de flujos de trabajo son:
Detallado: Un buen documento de flujo de trabajo describe cada paso del proceso sin dar nada por sentado. Si estás creando un documento de flujo de trabajo para la aprobación de gastos, debes incluir el formato de la solicitud de reembolso, la plataforma para enviarla, los nombres y cargos de los responsables de la aprobación, el acuerdo de nivel de servicio (SLA) para la respuesta, la matriz de escalado, la persona de contacto, etc.
Accesible: La documentación sobre flujos de trabajo que no se puede encontrar no sirve para nada. Por lo tanto, un buen documento sobre flujos de trabajo debe ser fácilmente accesible, a ser posible mediante una búsqueda, en una plataforma centralizada, como una unidad compartida, una intranet local o un enlace seguro.
Clara y concisa: a nadie le gusta leer páginas interminables de documentación para realizar las tareas más sencillas. Por eso, haz que la documentación sea breve y con instrucciones claras. Utiliza herramientas visuales como diagramas de flujo, secciones prácticas o listas de control, y destaca lo que hay que hacer y lo que no con emojis, etc.
Actualizado: En las organizaciones en fase de hipercrecimiento, las cosas cambian rápidamente. Asegúrate de revisar tus flujos de trabajo con regularidad. Establece una periodicidad, por ejemplo, una vez al trimestre, o la que mejor se adapte a tu organización. Si se trata de un proyecto en constante evolución, actualiza los documentos en tiempo real.
Si te parece mucho papeleo para algo que tus equipos hacen a diario sin esfuerzo, déjanos mostrarte cómo la documentación de los flujos de trabajo puede ahorrar casi seis horas por persona y millones de dólares a largo plazo.
Ventajas de una documentación eficaz sobre los flujos de trabajo
A menudo, cuando hablamos de flujos de trabajo, buscamos la eficiencia de los procesos, una mayor productividad, el ahorro de tiempo, etc.
Sin embargo, una documentación eficaz de los flujos de trabajo también beneficia a los empleados. Sirve como guía de autoayuda para que cada empleado pueda desenvolverse en su trabajo. A continuación te explicamos cómo.
Uso compartido del conocimiento de la organización: Un flujo de trabajo claramente documentado garantiza que todos los miembros de tu equipo sepan lo que necesitan saber para hacer bien su trabajo.
Los nuevos empleados tendrán acceso al conocimiento tácito y a las buenas prácticas, lo que evitará que repitan los mismos errores. Esto acelerará la incorporación de los empleados, ya sea a la organización o a nuevos proyectos.
Mejor colaboración: los flujos de trabajo describen cada paso del proceso, informando a cada miembro del equipo de lo que ocurre antes y después de completar su tarea.
Esto les ayuda a recopilar toda la información necesaria, a completar su trabajo de forma eficiente y a transmitirla a la siguiente persona.
Rapidez en la ejecución: cuando todo el mundo sabe lo que tiene que hacer y cómo hacerlo, puede completar sus tareas sin distracciones.
Una buena documentación del flujo de trabajo también especifica los problemas que pueden surgir y sus posibles soluciones, lo que permite resolver los contratiempos que puedan aparecer durante el proceso.
Coordinación del equipo: cuando todo el equipo sigue un flujo de trabajo estándar, se cometen menos errores y se obtienen resultados uniformes en cada ocasión.
Esto, a su vez, también garantiza una experiencia del cliente coherente, lo que refuerza la percepción de la marca y se traduce en un aumento de las ventas, mayores beneficios y un crecimiento más rápido.
Responsabilidad: Un buen flujo de trabajo no solo se centra en los pasos del proceso, sino también en las partes implicadas.
En ella se describen las responsabilidades de cada miembro del equipo, lo que les hace responsables de entregar un trabajo que cumpla con los estándares de tu organización.
Seguridad: Según el Foro Económico Mundial, el 95 % de los problemas de ciberseguridad se deben a errores humanos. Esto podría ser caer en una estafa de phishing o incluir accidentalmente información confidencial en el código.
Un flujo de trabajo bien documentado describe lo que no se debe hacer y proporciona recordatorios a los empleados sobre las medidas de seguridad que deben seguir.
Mejora continua: Documentar los flujos de trabajo ofrece una visibilidad detallada de cómo se lleva a cabo cada tarea.
Esto ayuda a las organizaciones a revisar sus procesos y a mejorarlos continuamente. De este modo, las organizaciones pueden ser conscientes de sus prácticas y ajustarlas periódicamente.
En esencia, los flujos de trabajo son el «cómo» de hacer negocios. Son tus recetas: las formas únicas en las que llevas a cabo tus proyectos.
Son tu propiedad intelectual. Una documentación adecuada de tus flujos de trabajo ayuda a toda tu organización a sacar partido de tu propiedad intelectual. A continuación te explicamos cómo puedes conseguirlo.
Flujo de trabajo documental frente a documentación del flujo de trabajo: ¿son lo mismo?
«Flujo de trabajo de los documentos» y «documentación del flujo de trabajo» se refieren a aspectos diferentes de la gestión de procesos, aunque suenen similares. A continuación se ofrece una explicación detallada de cada término:
1. Documentar el flujo de trabajo
- Definición: Se refiere a la secuencia de procesos o pasos por los que pasa un documento a lo largo de su ciclo de vida, desde su creación hasta su finalización o archivo.
- Objetivo: Optimizar la circulación, la aprobación y la gestión de documentos dentro de una organización para garantizar la eficiencia y el cumplimiento normativo.
- Ejemplos: Un proceso de aprobación de documentos en el que un borrador pasa por revisiones y ediciones realizadas por varias partes interesadas antes de su finalización. La automatización de la aprobación de facturas, en la que un documento pasa del departamento de contabilidad a la dirección para su firma.
- Un proceso de aprobación de documentos en el que un borrador pasa por revisiones y ediciones por parte de varias partes interesadas antes de su finalización. Automatización de la aprobación de facturas, en la que un documento pasa del departamento de contabilidad a la dirección para su firma.
- Un proceso de aprobación de documentos en el que un borrador pasa por revisiones y ediciones por parte de varias partes interesadas antes de su finalización. Automatización de la aprobación de facturas, en la que un documento pasa del departamento de contabilidad a la dirección para su firma.
- Envío de documentos a las personas o departamentos adecuados.
- Ajustes de jerarquías de aprobación.
- Seguimiento del estado de los documentos (p. ej., pendiente, aprobado, rechazado).
- Garantizar el cumplimiento de la normativa y los registros de auditoría.
- Revisión de contratos legales.
- Flujos de trabajo para la publicación de contenidos.
- Gestión de documentos de RR. HH. (por ejemplo, expedientes de empleados, formularios de incorporación).
2. Documentación de flujos de trabajo
- Definición: El acto de documentar un proceso o flujo de trabajo, describiendo cómo se completa una tarea concreta, un proyecto o un conjunto de tareas.
- Objetivo: Ayudar a formalizar y estandarizar los procesos para garantizar la coherencia, la claridad y la formación de los empleados.
- Ejemplos: Crear una guía paso a paso sobre cómo incorporar a un nuevo empleado. Redactar los procedimientos para gestionar las reclamaciones de los clientes en un equipo de soporte.
- Crear una guía paso a paso sobre cómo incorporar a un nuevo empleado. Redactar los procedimientos para gestionar las reclamaciones de los clientes en un equipo de soporte al cliente.
- Crear una guía paso a paso sobre cómo incorporar a un nuevo empleado. Redactar los procedimientos para gestionar las reclamaciones de los clientes en un equipo de soporte.
Elementos clave
- Instrucciones claras paso a paso.
- Identificar roles y responsabilidades en cada paso.
- Definición de las herramientas, los sistemas o los documentos utilizados.
- Definición de los puntos de decisión y las contingencias.
- Casos de uso:
Ejemplos de casos de uso:
- Manuales de formación para empleados.
- Procedimientos operativos estándar (POE).
- Documentación del proceso de desarrollo de software.
Diferencias clave:
| Aspecto | Flujo de trabajo de documentación | Documentación de flujos de trabajo |
|---|---|---|
| Enfoque | El flujo y la automatización de los documentos a lo largo de los procesos. | Recopilar y formalizar la forma en que se llevan a cabo los flujos de trabajo. |
| Objetivo | Gestiona y traslada documentos de forma eficiente. | Garantiza una comprensión y una ejecución uniformes de las tareas. |
| Ejemplo | Proceso de aprobación de documentos. | Un POE por escrito sobre cómo aprobar documentos. |
| Automatización | A menudo implica el uso de herramientas para la automatización de la gestión de documentos. | Normalmente implica la creación de guías escritas o digitales. |
| Uso | Se utiliza principalmente para gestionar documentos en las organizaciones. | Se utiliza para crear manuales, guías y material didáctico. |
En esencia, el flujo de trabajo documental se refiere al movimiento y la gestión de documentos, mientras que la documentación del flujo de trabajo consiste en detallar cómo funciona un flujo de trabajo, lo que puede incluir los flujos de trabajo documentales como un subconjunto.
Cómo crear un proceso de documentación de flujos de trabajo
Quizá estés pensando: «Aún no tenemos flujos de trabajo; ¿qué voy a documentar?».
Todo el mundo sigue algún tipo de flujo de trabajo, ya sea de forma consciente o inconsciente. Documentar los flujos de trabajo es otra cosa muy distinta. Veamos cómo hacerlo bien.
1. Recopila los flujos de trabajo ya documentados
Un buen proceso de documentación de flujos de trabajo recopila las ideas más dispersas por toda la organización y las integra en un sistema sólido que sirve de apoyo a todo el mundo.
Busca cualquier documentación o mapa de procesos ya existente. Recuerda que no es necesario que estén redactados en el software de gestión de flujos de trabajo ni que se trate de un documento.
También pueden consistir en correos electrónicos que los responsables envían a los miembros de su equipo, diagramas de flujo dibujados en pizarras blancas o presentaciones creadas para la incorporación o la formación.
Mantén una mentalidad abierta respecto a los formatos en los que se presenta actualmente la documentación sobre los flujos de trabajo. Consolida toda esta información. Organízala paso a paso.
2. Habla con los equipos
En toda organización existe un conocimiento tácito entre los miembros del equipo, un conocimiento del que no son conscientes. Hablar con ellos sobre sus procesos empresariales saca a la luz aspectos que quizá no resulten evidentes en la documentación de los procesos.
3. Entrevistar a cada uno de los miembros del equipo
Aunque resulta útil celebrar reuniones en grupo para comprender la dinámica, las entrevistas individuales ofrecen información más detallada. A continuación se incluyen algunas preguntas que pueden servir de guía para estas conversaciones.
- ¿Cuáles son los pasos que sigues como parte de tu flujo de trabajo completo?
- ¿En qué orden se suceden estos pasos?
- ¿Quiénes son las partes interesadas en cada paso?
- ¿A qué retos te has enfrentado en cada paso y cómo los has superado?
- ¿Dónde están las lagunas en tu flujo de trabajo? ¿Cómo las subsanas actualmente?
- ¿Cuáles son tus entregables?
- ¿Cuáles son tus objetivos y tus indicadores de éxito?
4. Documentar el flujo de trabajo
Elabora un registro exhaustivo de toda la información que hayas recopilado hasta ahora. Estructúralo como un flujo de procesos, de principio a fin, paso a paso.
Incluye tantos detalles como puedas en cada fase. Algunos factores que debes tener en cuenta al documentar los flujos de trabajo son:
- Seguimiento de metas: qué se pretende conseguir con este proceso y cómo se mide
- Partes interesadas: ¿Quién es el responsable de cada paso?, ¿cuál es la matriz de escalado? y ¿a quién hay que dirigirse en caso de dudas o preguntas?
- Dependencias: si el resultado de cada paso depende de las acciones o aprobaciones de alguien
- Acceso: ¿Qué permisos sobre herramientas, entornos, activos y recursos hay que conceder para completar el flujo de trabajo?
- Resultados esperados: lo que se espera obtener al final de cada paso, incluidas las métricas correspondientes a cada uno
- Hito: Fases concretas del flujo de trabajo que deben completarse
- Plazos: Acuerdos de nivel de servicio (SLA) y cronogramas razonables para cada paso del flujo de trabajo
- Revisiones: Frecuencia de las revisiones o reuniones para hacer el seguimiento del progreso
- Glosario: significado y pautas de uso de los términos específicos del alcance del proyecto
5. Diseñar el documento del flujo de trabajo
Aunque el paso 3 explica los detalles más específicos del flujo de trabajo, puede que no resulte muy útil si se trata simplemente de un texto interminable.
Por lo tanto, es fundamental diseñar la documentación de los flujos de trabajo de tal manera que resulte fácil de usar y de consultar en el futuro. Algunas formas sencillas de diseñar tus flujos de trabajo son:
- Gráficos de flujo para visualizar el proceso
- Listas de control para definir tareas y subtareas
- Diagramas de Gantt para visualizar cronogramas y tareas que se solapan
- Títulos y subtítulos para destacar los pasos clave
- Cuadros de alerta para destacar los factores críticos
6. Utiliza un software de documentación de flujos de trabajo
Un buen software de documentación de flujos de trabajo te ayudará principalmente en tres aspectos:
- Optimización: Dota al flujo de trabajo de una estructura que facilite su lectura y seguimiento
- Conexiones: conecta diversos flujos de trabajo relacionados para correlacionar mejor la visión del conjunto
- Interactividad: Facilita la creación de pasos concretos, como crear tareas o enviar notificaciones
Puedes hacerlo con herramientas de uso común, como hojas de cálculo, presentaciones o un software de mapeo de flujos de trabajo. Sin embargo, un software de documentación de flujos de trabajo diseñado específicamente para este fin resultará mucho más eficaz.
ClickUp Mapas mentales ofrece una forma sencilla y visual de diseñar flujos de trabajo. Puedes utilizar plantillas ya existentes para diseñar al instante un diagrama de flujo de trabajo o arrastrar y soltar fácilmente conexiones entre pasos para indicar dependencias. Puedes utilizar nodos para crear puntos de referencia que ofrezcan recursos para cualquier paso.
ClickUp Docs ofrece una solución integral para registrar, compartir y colaborar en documentos de flujos de trabajo. Gracias a las páginas anidadas, los marcadores y los documentos vinculados, puedes utilizar ClickUp Docs para crear documentación sobre procesos complejos.
Puedes realizar el uso compartido de documentos de forma segura, colaborar en tiempo real, realizar la edición dinámica y establecer conexiones con flujos de trabajo para modificar el estado de los proyectos. Además, ClickUp Docs cuenta con diversas opciones de formato que facilitan el uso de la documentación de los flujos de trabajo.
Las tareas de ClickUp te permiten convertir los flujos de trabajo de tus mapas mentales o documentos en elementos concretos dentro de tu software de gestión de proyectos.
Si ya utilizas ClickUp para gestionar tareas, puedes vincularlas a mapas mentales para organizarlas. Si acabas de empezar a utilizar ClickUp, también puedes crear tareas desde la herramienta de mapas mentales, basada en nodos.
7. Revisar y actualizar periódicamente
La documentación de tus flujos de trabajo debe ser un documento vivo, que se actualice y mejore periódicamente a medida que evoluciona el proceso. En cada revisión, haz que el equipo participe para recabar información más detallada sobre sus flujos de trabajo y realizar los ajustes necesarios.
8. Utiliza ClickUp Brain
ClickUp AI es una función basada en IA integrada en la plataforma ClickUp que mejora la productividad mediante la automatización de tareas, la ayuda en la creación de contenidos y el suministro de información útil a los usuarios. Está diseñada para ayudar a los equipos a trabajar de forma más eficiente, aprovechando la IA para optimizar los flujos de trabajo, mejorar la comunicación y tomar decisiones basadas en datos. Estas son algunas de las funcionalidades clave de ClickUp AI:
Funciones principales de ClickUp Brain:
Automatización de tareas
ClickUp AI puede automatizar tareas repetitivas, como asignar tareas, establecer fechas límite o actualizar estados en función de desencadenantes predefinidos. Esto ayuda a reducir el trabajo manual y permite a los equipos centrarse en tareas más importantes.
Generación de contenidos
ClickUp AI puede ayudar a redactar y editar contenidos generando resúmenes, redactando borradores de correos electrónicos, elaborando informes o sugiriendo mejoras para textos ya existentes. Resulta útil para equipos de marketing, creadores de contenidos y cualquier persona que necesite ayuda con la comunicación escrita.
Sugerencias inteligentes
La IA puede ofrecer sugerencias inteligentes basadas en el contexto de las tareas o las conversaciones. Por ejemplo, puede sugerir los siguientes pasos, ofrecer consejos sobre cómo priorizar las tareas o recomendar documentos y recursos relevantes que se puedan utilizar.
Búsqueda mejorada
Gracias a las funciones de búsqueda basadas en IA, los usuarios pueden encontrar rápidamente la información que necesitan, ya sea una tarea, un documento o una conversación concretos. La IA entiende el contexto y puede obtener resultados relevantes de forma más eficiente.
Procesamiento del lenguaje natural (PLN)
ClickUp AI utiliza el procesamiento del lenguaje natural (NLP) para comprender las consultas formuladas en lenguaje natural. Esto significa que los usuarios pueden interactuar con la plataforma planteando preguntas o dando instrucciones en lenguaje coloquial, lo que hace que la herramienta sea más intuitiva de usar.
Colaboración y comunicación
ClickUp Brain también puede ayudar a redactar notas de reuniones, resumir debates o incluso recomendar acciones basadas en las conversaciones del chat de ClickUp o en los comentarios de las tareas. Mejora la colaboración al automatizar partes del proceso de comunicación.
Casos de uso de ClickUp Brain:
- Gestión de proyectos: Realiza la automatización de las actualizaciones de estado, la asignación de tareas y la gestión de plazos.
- Creación de contenidos: Genera entradas de blog, informes o borradores de documentación.
- Decisiones basadas en datos: Obtén información valiosa a partir de los datos del proyecto para mejorar la toma de decisiones y los resultados del mismo.
- Colaboración en equipo: Resume las reuniones y ofrece recomendaciones sobre los próximos pasos para optimizar los flujos de trabajo.
Ejemplos y plantillas de documentación de flujos de trabajo
Flujo de trabajo para la incorporación de empleados
De entre todos los flujos de trabajo de recursos humanos, la incorporación de empleados es el más complejo y extenso. Si quieres redactar un flujo de trabajo para la incorporación de empleados, es posible que los siguientes pasos te resulten útiles.
Hemos mantenido este ejemplo muy básico para que tengas amplias posibilidades de personalizarlo o ampliarlo según tus necesidades.
Mantén su interés hasta que se incorporen: Por lo general, transcurren unas semanas entre el momento en que alguien acepta una oferta y se incorpora a la organización.
- Durante este tiempo, mantendremos el contacto por correo electrónico una vez a la semana
Responsable: Director de RR. HH. | Cronograma: Desde la aceptación de la oferta hasta la incorporación | Dependencias: Ninguna
El primer día: Completa las siguientes tareas administrativas.
- Analizar el contrato de trabajo y conseguir que se firme
- Entregar el paquete de bienvenida
- Proporcionar recursos: puesto de trabajo, correo electrónico, Slack, sistema de gestión de recursos humanos (HRMS), tarjetas de visita, plaza de aparcamiento, etc.
- Recopilar los datos de las cuentas de nómina
- Ponte en contacto con un compañero o mentor
- Uso compartido del programa de orientación
- Invítales a comer o a tomar un café virtual
Responsable: Director de RR. HH. | Cronograma: Un día | Dependencias: Departamento jurídico, RR. HH., nóminas, TI, compañero
Orientación: Prepáralos para que tengan éxito en su rol con lo siguiente.
- Asegúrate de que se inscriban en todas las sesiones de orientación o formación pertinentes para su rol
- Si tienen que desplazarse para asistir a una sesión presencial, haz los preparativos necesarios
- Ponlos en contacto con el equipo de orientación para cualquier duda que tengan.
- Preséntales a otros nuevos empleados que puedan unirse a ellos durante la sesión de orientación
Responsable: Director de RR. HH. | Cronograma: Tres días | Dependencias: RR. HH., formadores
Programa reuniones relevantes
- Reunión con el responsable para tratar los siguientes temas: Roles y responsabilidades; Metas a 30, 60 y 90 días; Conversación de desarrollo profesional; Indicadores de éxito; Mecanismo de retroalimentación; Tareas inmediatas
- Roles y responsabilidades
- Metas a 30, 60 y 90 días
- Conversación sobre la carrera profesional
- Indicadores de éxito
- Mecanismo de retroalimentación
- Tareas inmediatas
- Programa reuniones con los equipos con los que trabajará el nuevo empleado, estableciendo metas específicas para cada conversación
- Roles y responsabilidades
- Metas a 30, 60 y 90 días
- Conversación sobre la carrera profesional
- Indicadores de éxito
- Mecanismo de retroalimentación
- Tareas inmediatas
Responsabilidad: Jefe de departamento | Cronograma: Dos semanas | Dependencias: Disponibilidad de las partes interesadas pertinentes
Plantilla de flujo de trabajo para la documentación de proyectos de ClickUp
Todo proyecto necesita un wiki: una documentación que recopile todo el conocimiento institucional sobre el proyecto, junto con los hitos, las tareas, las dependencias y las responsabilidades. Esta plantilla de flujo de trabajo para la documentación de proyectos de ClickUp tiene todo lo necesario para que alcances el éxito. Utiliza:
- Documentos para la panorámica del proyecto
- Metas para objetivos e hitos
- Tareas para cada paso
- Plazos de entrega para cada tarea
- Vista de diagrama de Gantt para visualizar el progreso
Plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp
Ya se trate de la incorporación de empleados, la aprobación de gastos, la publicación de contenidos, las negociaciones de ventas o la implantación de software, la documentación de los procesos empresariales puede ayudar a los equipos a realizar su trabajo con confianza.
Aquí tienes una plantilla de procesos de ClickUp que puedes personalizar. Esta plantilla utiliza estados personalizados, campos personalizados, vista Tablero y funciones de gestión de proyectos para adaptarse a cualquier proceso que necesites.
Plantilla de pizarra para flujos de procesos de ClickUp
La plantilla de pizarra para diagramas de flujo ofrece una forma sencilla y visual de presentar flujos de trabajo complejos a tus equipos. Te libera de la presión que supone una pantalla en blanco, ya que te proporciona un diagrama de flujo con el que empezar a diseñar tu flujo de trabajo.
Puedes convertir sin esfuerzo los distintos pasos de tu flujo de trabajo en tareas, añadir plazos y asignarlas a los miembros del equipo.
Mejora la documentación de los flujos de trabajo con ClickUp
Una buena documentación de los flujos de trabajo es la base de la eficiencia organizativa. La gestión de proyectos y la documentación van de la mano en ClickUp.
Redacta una mejor documentación sobre los flujos de trabajo
Desglosa la información y añade elementos visuales con las opciones de formato para que tu documentación se lea y no se pase por alto.
Empieza a documentar los flujos de trabajo con ClickUp Docs. Da formato a los documentos para resaltar lo más importante y añade botones, tiras o incluso bloques de código para destacar los puntos clave.
Haz que los flujos de trabajo sean aplicables
Visualiza tus flujos de trabajo con los mapas mentales de ClickUp. Crea tareas directamente a partir de los flujos de trabajo y conviértelas en proyectos. Utiliza subtareas anidadas y listas de control para alcanzar el nivel de detalle que necesites.
Etiqueta a los empleados responsables de cada tarea para que tengan una vista clara. Simplemente reproduce el flujo de trabajo cada vez que lo necesites.
Revisar y resolver los flujos de trabajo
Utiliza cualquiera de las más de 15 vistas potentes para conocer el estado de cada uno de tus flujos de trabajo.
- Vista Tablero para ver el estado de tus flujos de trabajo
- Vista Equipo para obtener una perspectiva de alto nivel
- Vista de calendario para tareas vencidas, actuales y futuras
- Vista Actividad para realizar el seguimiento de las actualizaciones y conversaciones
- La vista Carga de trabajo para ver el rendimiento de los miembros del equipo
Utiliza la vista con la que te sientas más cómodo para identificar obstáculos e intervenir cuando sea necesario.
Colabora con el equipo
Si el flujo de trabajo implica a un equipo, la documentación también debería hacerlo. Comparte los documentos del flujo de trabajo con tu equipo, invita a que aporten sus opiniones y permíteles realizar la edición o dejar comentarios.
Deja que ClickUp Brain haga el trabajo pendiente por ti
Utiliza ClickUp AI para resumir flujos de trabajo documentados extensos, generar acciones pendientes, editar y dar formato al texto, automatizar tareas y subtareas, y mucho más.
La documentación de los flujos de trabajo es la base de un buen proceso. Desde los pilotos de largo recorrido hasta el personal de enfermería de la UCI, todos utilizan la documentación de los flujos de trabajo para realizar correctamente su labor.
Por ejemplo, gracias a una lista de control sólida y a cierto respaldo administrativo, Peter Pronovost, especialista en cuidados intensivos del Hospital Johns Hopkins, ayudó a prevenir 43 infecciones y a salvar ocho vidas y dos millones de dólares.
Las corporaciones consolidadas ahorran millones de dólares y multiplican su eficiencia gracias a una documentación clara y accesible sobre los flujos de trabajo.
Tú también puedes hacerlo con ClickUp. Accede a Docs, Tasks, Mapas mentales, Pizarra, docenas de plantillas de documentación de flujos de trabajo, IA y mucho más de forma gratuita y para siempre en ClickUp. 🦄ˀ