¿Conoces ese viejo dicho, «cada persona es un mundo»? 🖌️
Bueno, eso también es válido para el trabajo en equipo. Al igual que no hay un tamaño único para todos los vaqueros, tampoco hay un enfoque universal para trabajar con otras personas.
Ahí es donde entra en juego el documento «Cómo trabajar conmigo» o «Manual sobre mí». Se trata de un manual de usuario personal para tus colaboradores.
Si te sientes abrumado al integrarte en un nuevo equipo o quieres mejorar tus habilidades de trabajo en equipo, un documento «Cómo trabajar conmigo» podría ser justo lo que necesitas. 💡
Crear este documento puede parecer abrumador, pero es más fácil de lo que crees. Algunos detalles clave pueden mejorar significativamente tus relaciones laborales, y te guiaremos a través de los sencillos pasos para empezar.
¿Qué es un documento «Cómo trabajar conmigo»?
Un documento «Cómo trabajar conmigo» es una guía personalizada que detalla tu estilo de trabajo, tus preferencias de comunicación y tus expectativas de colaboración.
A diferencia del enfoque tradicional de aprender las preferencias de alguien con el tiempo, un documento «Cómo trabajar conmigo»:
- Aclara tus preferencias de trabajo, ayudando a tus compañeros y equipos a alinearse de forma más eficaz con tus procesos.
- Ayuda a los compañeros, jefes y equipos a comprender las interacciones personales, lo que mejora los flujos de trabajo y fortalece las relaciones profesionales.
- Ofrece directrices claras para la participación, lo que fomenta un entorno de trabajo más armonioso y eficiente.
En resumen, un documento «Cómo trabajar conmigo» es una hoja de referencia que ayuda a tu equipo a comprender tus hábitos de trabajo, tu estilo de comunicación y tus prioridades. 📚
¿Cuáles son las ventajas de utilizar un documento «Cómo trabajar conmigo»?
Ahora, exploremos las ventajas de esta guía de usuario, destacando cómo puede mejorar las interacciones individuales y el rendimiento del equipo.
Comunicación mejorada
El documento «Cómo trabajar conmigo» está diseñado para que describas tus preferencias de comunicación.
Por ejemplo, ¿prefiere el correo electrónico para conversaciones estructuradas o se siente más cómodo con mensajes informales a través de plataformas de chat?
Cuando haces un uso compartido de tu estilo de comunicación, ayudas a tu equipo a elegir los mejores canales, lo que hace que la colaboración sea más fluida y eficaz.
Al especificar tus métodos de comunicación preferidos, como canales, tiempos de respuesta y frecuencia de actualización, eliminas las conjeturas. Tu equipo sabrá exactamente cómo y cuándo ponerse en contacto contigo, lo que reducirá los retrasos y los malentendidos.
💡Consejo profesional: La comunicación eficaz es fundamental en cualquier equipo y, para mejorar este aspecto, explore estrategias de comunicación que se adapten a su estilo.
Reducción del tiempo de incorporación
Comprender cómo trabajan las personas cuando empiezan un nuevo trabajo o se incorporan a un nuevo equipo lleva tiempo y puede resultar abrumador.
Sin embargo, un documento titulado «Cómo trabajar conmigo» proporciona información esencial por adelantado, lo que les ayuda a adaptarse a sus roles. Esto reduce significativamente el tiempo de incorporación tanto para el empleado como para el gerente.
📌 Por ejemplo, el documento «Cómo trabajar conmigo» de tu jefe revela que prefiere recibir actualizaciones de los proyectos a través de un documento compartido y celebrar reuniones semanales individuales para mantener conversaciones en profundidad. Saber que te proporciona comentarios constructivos de forma privada te ayuda a ajustar tu estilo de comunicación y a buscar apoyo de forma más eficaz, lo que acelera tu incorporación y refuerza tu relación.
Expectativas alineadas
Esta guía de usuario personal también te ayuda a ti y a los miembros de tu equipo a establecer expectativas claras sobre las horas de trabajo, los resultados y los plazos.
📌 Por ejemplo, si normalmente realizas el trabajo de 9:00 a 17:00 y necesitas concentrarte sin interrupciones de 10:00 a 12:00 para realizar tareas que requieren mayor atención, inclúyelo en la plantilla para evitar malentendidos con tu equipo.
Así, todo el mundo sabrá cuándo y cómo acercarse a ti. Esta transparencia evita el agotamiento y fomenta un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal.
Reuniones más productivas
¿Cuántas veces te has sentado en reuniones online preguntándote si todo el mundo está en sintonía?
El documento «Cómo trabajar conmigo» aclara cuál es la mejor forma de interactuar contigo durante las reuniones. También informa al equipo sobre tu formato de reunión preferido y tus estilos de participación.
📌 Por ejemplo, si prefieres las presentaciones visuales a las largas discusiones, tus compañeros podrán prepararse en consecuencia. Esta coordinación mantiene a todos concentrados y garantiza que las reuniones sean eficientes y prácticas.
Al promover una comunicación clara, generas confianza. Documentar tus preferencias en cuanto a comentarios y tu enfoque en la toma de decisiones hace que los miembros del equipo se sientan más cómodos colaborando contigo, lo que reduce la tensión y fomenta relaciones sólidas.
Cuando ofreces una vista transparente de tu estilo de trabajo y tus preferencias, reduces las posibles fricciones y cultivas el respeto mutuo. Con el tiempo, esta claridad genera confianza y mejora la cohesión del equipo.
💡 Consejo profesional: Realizar una investigación y un análisis de mercado de otras empresas de éxito (y cómo crean estas guías) puede proporcionarte información valiosa e inspiración para estructurar tu propia guía de usuario.
Cómo crear un documento «Cómo trabajar conmigo»
Crear un documento «Cómo trabajar conmigo» requiere introspección y un enfoque estructurado. Aquí tienes una guía paso a paso que te ayudará a definir tu estilo de trabajo.
1. Comprenda el propósito del documento.
En primer lugar, aclaremos lo que este documento no es. No es una lista de exigencias sobre cómo trabajar exactamente según tus condiciones. En cambio, es una guía para ayudar a los demás a comprender cómo pueden colaborar contigo con éxito y de forma más eficaz.
Se trata de una forma de comunicación proactiva diseñada para evitar malentendidos, aumentar la productividad y fomentar las relaciones dentro del equipo.
En última instancia, el documento «Trabaja conmigo» proporciona transparencia. Responde a preguntas clave que un nuevo miembro del equipo o colaborador podría tener, tales como:
- ¿Cuál es tu estilo de comunicación preferido?
- ¿Cómo das y recibes comentarios positivos y negativos?
- ¿Cuáles son tus horas de trabajo o momentos de mayor concentración?
- ¿Cómo tomas las decisiones?
Responder a estas preguntas elimina la confusión y la ambigüedad que a menudo provocan conflictos dentro de los equipos.
Una vez que hayas reflexionado sobre tu estilo de trabajo, es hora de plasmar tus ideas en papel. ¡Y aquí es donde entra en juego ClickUp! Esta potente herramienta de gestión de proyectos puede hacer que la redacción sea más fluida y organizada.
Con funciones como plantillas personalizables y edición colaborativa de documentos, ClickUp te permite crear tu documento «Cómo trabajar conmigo» de manera eficiente, al tiempo que garantiza que tu equipo pueda acceder fácilmente a tus ideas.
Para empezar a redactar tu documento, utiliza ClickUp Docs. No es solo otro editor sofisticado, sino una herramienta inteligente que te ayuda a organizar, gestionar y comunicarte a la perfección. Estas son las razones por las que destaca.
- Limpio y flexible: puedes estructurar tu documento en secciones como horas de trabajo y preferencias de comentarios sin formatos desordenados.
- Colaboración en tiempo real: tu equipo puede participar, comentar y contribuir simultáneamente; todos aportan su granito de arena.
- Actualizaciones dinámicas: a medida que cambie la dinámica de tu trabajo (y cambiará), podrás actualizar fácilmente tu documento.
- Flujos de trabajo integrados: puedes vincular directamente tareas, proyectos y metas a tu documento. Esto lo convierte en una parte activa de tu flujo de trabajo, en lugar de ser solo otra guía estática.
2. Empieza por tu estilo de comunicación
La comunicación es la base de cualquier relación laboral satisfactoria, y cada persona se comunica de manera diferente. Algunos somos directos y nos gusta ir al grano, mientras que otros prefieren más contexto o incluso charlar un poco para romper el hielo. Pero aquí está la cuestión: lo que funciona para una persona puede ser una pesadilla para otra. Por eso es fundamental comenzar con las preferencias de comunicación en tu documento.
Qué incluir en el documento:
- Medio preferido: Haz una mención de cómo prefieres que tus compañeros de trabajo se comuniquen contigo (texto, correo electrónico, llamadas, etc.).
- Tiempos de respuesta: Indique si responde inmediatamente o si reserva momentos específicos para los mensajes.
- Franqueza: Indique si prefiere una comunicación directa o un enfoque más matizado.
📌 Ejemplo: «Respondo mejor en las aplicaciones de mensajería para chats rápidos y prefiero el correo electrónico para cualquier cosa que requiera una reflexión profunda, un proceso de pensamiento detallado o documentación. Normalmente reviso mi bandeja de entrada dos veces al día, por lo que es mejor enviar un mensaje rápido si es urgente».
Al hacerlo, establecerás expectativas claras y evitarás las conjeturas que suelen surgir cuando los estilos de comunicación no están claros.
3. Menciona tu horario de trabajo y disponibilidad.
En un lugar de trabajo de teletrabajo, las horas de trabajo varían drásticamente. 🌍
Algunos miembros del equipo pueden trabajar en un entorno tradicional de 9 a 5, mientras que otros pueden tener horarios más flexibles debido a compromisos personales o zonas horarias.
Incluir tus horas de trabajo facilita que tus compañeros sepan cuándo pueden esperar que estés conectado, lo que reduce la frustración a la hora de programar reuniones o esperar respuestas.
Qué incluir:
- Horario principal: ¿Cuándo suele estar disponible para reuniones o trabajo colaborativo?
- Tiempo de concentración: especifica las horas dedicadas a la concentración en las que prefieres que no te molesten.
- Límites: si estás disponible fuera del horario laboral para emergencias, define qué se considera una emergencia. También puedes hacer una mención sobre cómo prefieres gestionar la comunicación asíncrona entre diferentes zonas horarias.
📌 Ejemplo: «Mi horario de trabajo es de 9:00 a 18:00. Reservo las mañanas, de 9:00 a 11:00, para trabajar de forma intensiva, por lo que no estoy disponible para reuniones. No dudes en programar reuniones por las tardes, idealmente después de las 12:00».
4. Aclara tu proceso de toma de decisiones
Todos abordamos las decisiones de manera diferente. A algunos nos gusta sumergirnos, analizar datos y tomar decisiones rápidas.
Otros prefieren tomarse su tiempo, investigar, consultar con los miembros del equipo y reflexionar antes de tomar una decisión. Esbozar tu proceso de toma de decisiones puede ayudar a los demás a comprender cómo pueden contribuir a los debates y ofrecer comentarios que se ajusten a tu estilo.
Esto es especialmente valioso para los líderes de equipo, los gestores de proyectos, los gestores de productos y los ejecutivos que deben fomentar la colaboración y la eficiencia del equipo.
Qué incluir:
- Cómo abordas las decisiones: describe si necesitas conocer todos los datos antes de lanzarte o si prefieres recabar opiniones de otras personas. Algunas personas prosperan con la colaboración, mientras que otras prefieren tomar decisiones independientes sin influencias externas.
- Tiempo de respuesta: especifica si tomas decisiones rápidamente o si necesitas tiempo para reflexionar antes de realizar la confirmación. Conocer tu ritmo ayuda a los demás a comprender cómo interactuar contigo durante el proceso de toma de decisiones.
📌 Ejemplo: «Prefiero disponer de la mayor cantidad de datos y contexto posible a la hora de tomar decisiones, especialmente si afectan al equipo. Aunque puedo tomar decisiones rápidas cuando es necesario, para la mayoría de los debates generales, agradezco disponer de 24 a 48 horas para reflexionar y consultar con los demás».
5. Describe tu enfoque respecto a los comentarios
Esta es una parte fundamental del documento. Los comentarios pueden ser delicados, especialmente en equipos remotos, donde el lenguaje corporal y el tono pueden malinterpretarse fácilmente.
Al explicar cómo prefieres dar y recibir comentarios, puedes evitar confusiones y asegurarte de que los comentarios sean constructivos y bien recibidos.
Qué incluir:
- Dar feedback: ¿das tu opinión en el momento o prefieres guardártela para las reuniones individuales? ¿Te inclinas por la franqueza o sigues una línea más diplomática?
- Recibir comentarios: cuando recibes comentarios, ¿prefieres que sean directos o más reflexivos y escritos? No dudes en hacer una mención si necesitas tiempo para procesar los comentarios antes de responder.
📌 Ejemplo: «Creo en la importancia de dar feedback oportuno, por lo que normalmente te diré durante o poco después de un proyecto si hay algo que mejorar. En cuanto a recibir feedback, prefiero puntos directos y prácticos por correo electrónico o en persona».
6. Define tu estilo de colaboración
Cada uno colabora a su manera.
A algunos les encanta hacer lluvias de ideas en grupo, mientras que otros prefieren trabajar de forma independiente y reunirse después para debatir. Esto ayuda a las personas a comprender cómo trabajar contigo en proyectos y reuniones.
Qué incluir:
- Trabajo en grupo frente a trabajo individual: ¿Te gusta el caos de las lluvias de ideas en grupo o prefieres darle vueltas a las ideas en solitario antes de presentarlas? Haz saber a tu equipo qué es lo que hace fluir tu creatividad.
- Preferencias de reuniones: ¿Te gusta mantener contactos frecuentes o prefieres reducir las reuniones al mínimo? ¿Te sientes cómodo con las videollamadas o prefieres comunicarte de forma asíncrona?
📌 Ejemplo: «Prefiero trabajar de forma independiente en el primer borrador de un proyecto y luego llevarlo al equipo para que me den su opinión. Demasiadas reuniones pueden ser perjudiciales, por lo que intento limitarlas a una vez a la semana, a menos que surja algo urgente».
Y recuerda, perfeccionar tus habilidades interpersonales y de colaboración es clave para garantizar un excelente trabajo en equipo en todo momento. Después de todo, ¡incluso las mejores ideas necesitan un poco de ayuda!
7. Incluye tus límites y preferencias
También es esencial destacar tus preferencias y límites personales.
Ya se trate de tus interacciones sociales con tu equipo o de tu enfoque para la resolución de conflictos, estas ideas personales pueden proporcionar un marco útil para la colaboración.
Qué incluir:
- Interacciones sociales: ¿Te gusta chatear antes de entrar en materia? ¿O prefieres ir directamente al grano? Haz saber a tu equipo qué es lo que te motiva.
- Manejo del estrés y los conflictos: cuando aumentan las tensiones, ¿cómo respondes? ¿Afrontas los problemas de frente o prefieres un enfoque más mesurado y privado? El uso compartido de esta información puede ayudar a tus compañeros a navegar contigo por aguas turbulentas.
Ser claro sobre tu estilo de comunicación no solo ayuda a tu equipo a comprender cómo escribirte mensajes, sino que también fomenta un entorno en el que se sienten cómodos dando y recibiendo comentarios.
📌 Ejemplo: «Aprecio las charlas breves al comienzo de las reuniones, ya que ayudan a crear una buena relación . Sin embargo, también valoro la eficiencia del tiempo, por lo que me gusta entrar en materia en los primeros 5-10 minutos. En cuanto a los conflictos, prefiero la comunicación directa, pero siempre asumo buenas intenciones».
Recuerda que nunca está de más investigar y ver lo que hacen los demás. Al examinar lo que les funciona a otros, puedes obtener inspiración y buenas prácticas para aplicar a tu documento.
💡 Consejo profesional: incluir ejemplos específicos de cómo prefieres comunicarte puede salvar las diferencias culturales y mejorar la conciencia del contexto entre los miembros del equipo.
Por ejemplo, si tienes miembros del equipo procedentes de culturas que priorizan la formalidad, podrías hacer una mención de que aprecias los saludos respetuosos y los títulos adecuados en los correos electrónicos, al tiempo que fomentas un tono informal en las conversaciones de seguimiento. Esta claridad ayuda a todos a comprender tus expectativas y a sentirse cómodos interactuando de una manera que se ajusta a sus normas culturales.
8. Conviértelo en un documento vivo
Por último, este documento debe evolucionar al mismo ritmo que tú. Los estilos de trabajo cambian, las culturas empresariales se transforman y surgen nuevos retos. 🔄
Por lo tanto, revisa y modifica tu documento «Cómo trabajar conmigo» con regularidad, especialmente si vas a ocupar un nuevo rol o te vas a incorporar a un nuevo equipo. Mantenerlo actualizado garantiza que siga siendo una herramienta relevante para mejorar la comunicación y la colaboración.
Si redactar este documento te resulta abrumador, no te preocupes: ¡ClickUp Brain está aquí para ayudarte!
Esta herramienta de IA puede ayudarte a ahorrar mucho tiempo:
- Redacción fácil: Obtén sugerencias útiles de ClickUp Brain para expresar claramente tus preferencias de comunicación.
- Comentarios positivos: genera comentarios y notas motivadores que resuenen en tu equipo utilizando la asistencia de la IA.
- Flujos de trabajo optimizados: automatiza tareas tediosas como enviar recordatorios de actualizaciones y recopilar comentarios, lo que te permitirá centrarte en la colaboración real del equipo y perfeccionar tu documento.
- Integración con RR. HH.: utiliza ClickUp Brain dentro de la plataforma de gestión de RR. HH. de ClickUp para garantizar que se respete el estilo de trabajo de todos y que este esté alineado con las metas de la organización.
¿Prefieres un documento prefabricado que puedas personalizar rápidamente? Las plantillas «Trabaja conmigo» de ClickUp, que veremos a continuación, pueden servirte de base sólida.
Plantillas «Cómo trabajar conmigo» de ClickUp
Tenemos dos plantillas para que puedas empezar: una para describir tu estilo de trabajo y otra para ayudar a los gerentes a definir cómo prefieren trabajar con sus equipos.
Plantilla de ClickUp «Cómo trabajar conmigo» [Colaborador individual]
Si eres un colaborador individual, necesitas la plantilla «Trabajar conmigo [colaborador individual]» de ClickUp.
![Comunique su estilo de trabajo a su jefe y a su equipo utilizando la plantilla «Cómo trabajar conmigo [colaborador individual]» de ClickUp.](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-114.png)
Esta es la cruda realidad: los colaboradores individuales a menudo se ven sumergidos en tareas especializadas y es habitual que se produzcan fallos de comunicación.
Hecho comprobado: un estudio reveló que las diversas formas de comunicación deficiente cuestan a las empresas estadounidenses 1,2 billones de dólares al año en pérdidas de productividad. 📉
Por lo tanto, la claridad es clave si quieres evitar formar parte de esa estadística.
Esta plantilla describe tu estilo de trabajo, tus preferencias y tus expectativas, es decir, una guía para tus compañeros. Así que describe tus preferencias con esta plantilla:
- Horario de trabajo preferido: haz saber a los demás cuándo estás disponible para que no interrumpan tu flujo de trabajo.
- Estilo de comunicación: especifica cómo te gusta comunicarte; nadie quiere leer una novela en un correo electrónico.
- Preferencias de comentarios: Comparte cómo prefieres recibir comentarios, asegurándote de que sean constructivos y claros.
En resumen, esta plantilla no es solo algo que está bien tener, sino que es esencial para cualquiera que quiera prosperar en su rol sin sentirse abrumado. Así que deja de procrastinar, descarga la plantilla y termina el trabajo. Tu yo futuro te lo agradecerá.
Plantilla de ClickUp «Cómo trabajar conmigo» [Gerente]
Tanto si eres un gestor experimentado como si acabas de empezar en la gestión, necesitas la plantilla «Trabajar conmigo [Gestor]» de ClickUp. ¿Por qué? Porque gestionar un equipo puede ser caótico.
![Comunique a su equipo sus preferencias de estilo de trabajo con la plantilla «Trabajar conmigo [Gerente]» de ClickUp.](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-115.png)
Debes equilibrar el trabajo y manejar diferentes personalidades, puntos de vista y estilos de trabajo. Por lo tanto, si quieres orden y que tu equipo prospere, debes establecer expectativas claras sobre cómo operas.
Esta plantilla te permite:
- Establece expectativas claras: describe cómo trabajas y tomas decisiones. Cuando tu equipo sepa qué esperar, se sentirá más seguro a la hora de acudir a ti con preguntas o ideas.
- Fomenta la transparencia: documentar tus preferencias crea una cultura de inclusión y apertura. ¡Se acabaron las conjeturas sobre cómo comunicarse contigo!
- Mejora los ciclos de retroalimentación: establece cómo te gusta dar y recibir comentarios. No se trata solo de evitar conversaciones incómodas, sino de crear un equipo que prospere gracias a las críticas constructivas.
Lea también: 10 plantillas gratuitas para conocer a su equipo
ClickUp: tu compañero de productividad y colaboración.
Crear un documento «Cómo trabajar conmigo» puede parecer tan abrumador como ordenar ese cajón de los calcetines que llevas tanto tiempo ignorando: está desorganizado, pero es fácil pasarlo por alto. 🤔
Pero una vez que lo organices, te preguntarás por qué has esperado tanto tiempo.
Este documento es una herramienta poderosa para mejorar las interacciones en el lugar de trabajo. Al realizar el uso compartido de tu estilo de comunicación, disponibilidad y preferencias de retroalimentación, empoderas a tus colegas para que colaboren de manera efectiva, construyendo relaciones más sólidas basadas en la confianza.
Recuerda que el objetivo de un documento «Cómo trabajar conmigo» es representar tus preferencias actuales. Por lo tanto, considéralo una herramienta viva que evoluciona con tu estilo de trabajo y la dinámica del equipo. Las actualizaciones periódicas lo mantienen relevante y, con ClickUp, redactarlo y mantenerlo es muy sencillo, lo que te permite centrarte en alcanzar las metas comunes.
¡Da el primer paso! Crear tu documento «Cómo trabajar conmigo» aclarará tus relaciones laborales y aumentará la productividad de tu equipo. Tu yo futuro, y tus compañeros de equipo, te lo agradecerán. 🙌
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