Cuando las organizaciones no disponen de un plan para prever sus necesidades de recursos, se enfrentan a oportunidades perdidas y a equipos sobrecargados de trabajo.
Sin embargo, a pesar de su evidente importancia, la Instituto de Gestión de la Investigación descubrió que sólo el 47% de las empresas dispone de un proceso formalizado y documentado de previsión de recursos.
La planificación oportuna de los recursos permite a los equipos de gestión de proyectos ofrecer resultados de calidad sin apuros ni carencias de última hora.
En otras palabras, las empresas deben ser capaces de prever las necesidades de recursos para los distintos proyectos, anticiparse a los retos y disponer de un plan de contingencia cada vez que surja un imprevisto.
En este blog explicamos por qué es importante la previsión de recursos, cómo llevarla a cabo y los posibles problemas que pueden surgir.
Vamos allá.
Entender el proceso de previsión de recursos
La previsión de recursos es un proceso de varios pasos que puede ayudar a las empresas a anticiparse y prepararse para las demandas futuras de los proyectos. Cuando está bien terminada, mejora la eficacia y contribuye a una ejecución más fluida del proyecto.
Pero antes de entrar en detalles, le ofrecemos una rápida Panorámica de los aspectos básicos para que sepa exactamente qué implica la previsión de recursos.
¿Qué es la previsión de recursos?
La previsión de recursos ayuda a las empresas a garantizar que recursos como el personal, el presupuesto y los equipos estén suficientemente disponibles en el momento adecuado. Implica analizar datos históricos, cargas de trabajo de los equipos, pautas operativas, tendencias del mercado y próximos proyectos para descubrir pautas y tendencias.
Les ayuda a prepararse para los cambios inesperados que puedan provocar factores externos o internos y garantiza que los proyectos se desarrollen con una eficiencia óptima.
Tipos de recursos para previsión
Recursos es un término amplio que puede abarcar cualquier cosa, desde el personal hasta los equipos. He aquí un rápido desglose de los distintos tipos de recursos que puede necesitar.
- Mano de obra: Se refiere a los recursos humanos necesarios para completar un proyecto. Cuenta el tamaño del equipo, las competencias básicas, la experiencia y la disponibilidad. La plantilla puede incluir empleados a tiempo completo, autónomos y contratistas
- Recursos financieros: Cubre las necesidades presupuestarias de un proyecto de principio a fin. Incluye salarios, costes de equipos, precios de materiales y todos los demás gastos. Una previsión financiera precisa puede reducir costes innecesarios y gastos excesivos
- Tiempo: La previsión del tiempo requiere estimar cuánto tiempo puede llevar completar un proyecto. Implica trazar hitos clave, prepararse para retrasos inesperados y ajustar plazos realistas para tareas y actividades
- Recursos físicos: Son todos los equipos, herramientas y materiales necesarios para completar con éxito un proyecto
- Tecnología e infraestructura informática: Incluye software, servidores, servicios en la nube y hardware que una empresa puede necesitar para completar proyectos
Ventajas de la previsión de recursos
Cuando se termina correctamente, la planificación de recursos puede tener un impacto significativo en los resultados del proyecto y en las metas estratégicas a largo plazo. Algunas de las ventajas clave son:
Mejor control presupuestario
Una previsión adecuada de las necesidades de recursos ayuda a los gestores de proyectos a evitar sobrecostes al estimar correctamente los costes de mano de obra, materiales y equipos.
La identificación precoz de las necesidades de recursos también puede aumentar la concienciación sobre posibles riesgos financieros, como un aumento del coste de los materiales.
Asignación de recursos más eficaz
La previsión permite una rápida reasignación de recursos en respuesta a los cambios de prioridades, garantizando que las tareas de alta prioridad reciban la atención y los recursos que necesitan.
Además, predecir con exactitud la disponibilidad y las necesidades de recursos mejora la productividad. Los gestores de proyectos pueden distribuir la carga de trabajo de forma más uniforme y evitar sobrecargar de trabajo a los miembros del equipo, lo que mejora la moral y el rendimiento.
Mejor planificación y programación de proyectos
Al predecir las necesidades de recursos, los gestores de proyectos pueden asignar más eficazmente tiempo a las tareas y los hitos. Esto garantiza que los equipos no sientan la presión de plazos o calendarios de trabajo poco realistas.
Además, anticiparse a la posible escasez de recursos permite hacer ajustes a tiempo, como contratar más personal u obtener materiales con antelación. Así se reduce la probabilidad de retrasos.
Toma de decisiones informada
Unas previsiones de recursos precisas y actualizadas ayudan a los gestores de proyectos a aumentar los índices generales de éxito de los proyectos. Pueden tomar decisiones prudentes sobre el alcance del proyecto, los cronogramas y la asignación de recursos.
La previsión también ayuda a garantizar que la organización utiliza los recursos de forma eficiente en múltiples proyectos para cumplir sus objetivos a largo plazo.
Técnicas clave para una previsión eficaz de los recursos
Los gestores de proyectos pueden utilizar múltiples técnicas para lograr una previsión eficaz de los recursos gestión de recursos y previsión. Hemos enumerado algunas de las técnicas más utilizadas y cómo pueden ayudar a optimizar la asignación de recursos.
1. Análisis de datos históricos
En qué consiste: Analizar datos sobre proyectos anteriores para comprender cómo se utilizaron los recursos, comparar resultados y costes y evaluar cronogramas.
Cómo ayuda: Los datos históricos proporcionan una base de referencia para identificar tendencias y pautas importantes en proyectos anteriores. Esta información puede ayudar a estimar la disponibilidad de recursos y crear previsiones precisas para proyectos similares
2. Estructura de desglose del trabajo (EDT)
Qué es: Con la estructura de desglose del trabajo un proyecto complejo se divide en tareas más pequeñas y manejables, lo que facilita la previsión de los recursos necesarios para cada tarea.
Cómo ayuda: La planificación paso a paso de los recursos garantiza que se disponga de los recursos adecuados para cada tarea. Esto reduce limitaciones de recursos y sobrecargar o infrautilizar sus recursos.
vía Forbes
3. Análisis de escenarios
Qué es: Planificar la disponibilidad de recursos para escenarios optimistas, pesimistas y realistas.
Cómo ayuda: Teams can stay agile and responsive without resource shortages, even during uncertainties, delays, or project changes.
4. Correlacionar competencias
En qué consiste: Anticipar las competencias necesarias para futuros proyectos y compararlas con las disponibles en la actualidad. Esto ayuda a identificar las carencias de competencias.
Cómo ayuda: Comprender con precisión las carencias de competencias puede ayudarle a prepararse para futuros proyectos contratando expertos o formando a los empleados existentes para cubrir estas carencias.
Cómo aplicar la previsión de recursos
Ahora que ya conocemos las ventajas y las técnicas para realizar una previsión precisa de los recursos, ha llegado el momento de implantar un sistema de previsión de recursos. En esta sección, cubrimos los diferentes pasos de la previsión y destacamos cómo una única herramienta puede aumentar su productividad y facilitar todo esto.
Se trata de ClickUp. ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos todo en uno que ofrece todo lo necesario para planificar eficazmente los recursos. La plataforma ofrece funciones de ayuda para la gestión centralizada de datos, la creación y asignación de tareas, la colaboración y el ahorro de tiempo. Puede utilizarla para planificar capacidades, correlacionar competencias, asignar recursos y elaborar informes.
Creo que ClickUp es brillante. ¿Por qué? Es sencillo: puedo planificar la semana de 4 personas con unos pocos clics y todos, incluidos nuestros clientes, tienen una visión general. Es eficaz, lógico y fácil de entender. Además, cada uno puede diseñar sus propias vistas, paneles, etc. - lo que lo hace súper individual.
Daniela, gestora de proyectos en Peritus Webdesign
Veamos cómo se puede utilizar en las distintas fases de la previsión de recursos.
Paso 1: Identificar los requisitos del proyecto
Evalúe su proyecto para identificar sus objetivos, cronogramas, entregables y hitos clave.
Definir estos elementos sienta las bases para planificar sus necesidades de recursos. Le dará una idea del tipo de recursos que necesitará y su cantidad en las distintas fases del ciclo de vida del proyecto. Esto ayuda a planificar y prever con precisión los recursos.
Documente el alcance del proyecto y las necesidades de recursos con ClickUp Docs
ClickUp le permite capturar y gestionar información importante en un único lugar utilizando Documentos de ClickUp . Actúa como hub centralizado de información, perfecto para almacenar toda la información relacionada con el proyecto, como el alcance, roles y responsabilidades, especificaciones y notas.
Utilice ClickUp Docs para capturar los requisitos del proyecto con facilidad
Dado que todo el mundo tiene acceso a la misma información, se reduce el riesgo de falta de comunicación y de errores. Con ClickUp Docs, puede:
- Crear documentos y wikis con un formato claro para registrar los requisitos del proyecto
- Obtener información de los miembros del equipo en tiempo real, etiquetar a las personas mediante @menciones y asignar elementos de acción
- Crear varios documentos para diferentes proyectos y organizarlos en el hub de documentos para que todo el mundo tenga acceso a la información más reciente
- Añade imágenes, vídeos y archivos PDF para mejorar el contexto
💡Pro Tip: Tras recopilar los requisitos del proyecto, crea una estructura jerárquica de todos los recursos necesarios (también llamada estructura de desglose de recursos ) para completar diferentes tareas. De este modo, se garantiza que los gestores de proyectos no pierdan ningún recurso crítico necesario para el proyecto.
Paso 2: Analizar los datos históricos
Una vez que disponga de suficiente información sobre su nuevo proyecto, puede compararlo con proyectos anteriores con objetivos similares. Identifique patrones en la utilización de recursos, cronogramas y costes para poder estimar con precisión el tipo de activos que necesitará.
Los datos históricos sobre el rendimiento pasado y los indicadores clave de rendimiento pueden utilizarse para identificar áreas de mejora, eliminar cuellos de botella y optimizar la asignación de recursos.
Analice las métricas de proyectos anteriores con los paneles de ClickUp
Obtenga información detallada sobre la productividad, el rendimiento del equipo y el progreso del proyecto utilizando Paneles de ClickUp . Estos paneles totalmente personalizables presentan los datos de forma visual a través de listas, tarjetas, gráficos y diagramas para el seguimiento de métricas clave y el análisis de datos históricos.
Seguimiento de datos históricos sobre carga de trabajo, tareas completadas y mucho más con los cuadros de mando de ClickUp
Por ejemplo, puede utilizar widgets de control de tiempo para realizar un análisis histórico del tiempo dedicado a proyectos o tareas específicos. Esto le permite saber qué tareas han consumido mucho ancho de banda de su equipo en el pasado para que pueda reconocer patrones recurrentes y optimizar la utilización de los recursos.
💡Pro Tip: Los paneles pueden ser compartidos con otros departamentos e interesados para que todos tengan una vista holística de todos los recursos disponibles, dependencias y restricciones, evitando conflictos potenciales.
Paso 3: Colaborar con el equipo
La preparación de previsiones de recursos precisas requiere la colaboración con equipos interfuncionales para obtener estimaciones realistas de la duración del proyecto, la complejidad de las tareas y los requisitos de personal basados en la experiencia.
La colaboración también se hace necesaria en situaciones en las que los recursos se comparten entre uno o más equipos. Una comunicación fluida cuenta estas dependencias y garantiza que el trabajo de ningún equipo se vea interrumpido por falta de recursos.
Reúna las aportaciones de las partes interesadas con ClickUp Tasks y ClickUp Chat
El software de gestión de recursos de ClickUp ofrece muchas funciones que hacen que colaboración en proyectos una brisa.
Puede desglosar proyectos complejos en tareas más pequeñas y asignar cada tarea al miembro del equipo adecuado utilizando Tareas de ClickUp . Esto garantiza que las tareas se asignen en función de los puntos fuertes y la experiencia de cada persona, lo que da como resultado una utilización eficaz de los recursos.
Cree y asigne tareas a los miembros adecuados del equipo con Tareas de ClickUp
Cada tarea tiene una fecha límite, un estado de tarea personalizado y tipos de tarea para que las personas asignadas sepan exactamente en qué tienen que trabajar.
Ajuste los niveles de prioridad de las distintas tareas para que las actividades críticas se completen a tiempo. Las prioridades van de baja a urgente y están codificadas por colores. De este modo, los miembros del equipo pueden identificar fácilmente las tareas que requieren atención inmediata.
Una de nuestras herramientas de colaboración favoritas es Chat ClickUp . Es la forma más sencilla de compartir actualizaciones en tiempo real con los miembros de tu equipo sin depender de correos electrónicos u otras herramientas de comunicación. Lo mejor es que viene con superpoderes de IA.
Colabore y comparta actualizaciones con su equipo mediante ClickUp Chat
ClickUp Chat le permite:
- Comunicarse con los miembros del equipo directamente desde las tareas conectadas dentro de la aplicación ClickUp
- Utilizar la IA de ClickUpCerebro ClickUp para resumir hilos de conversación
- Analice los comentarios y conviértalos en tareas procesables para que cada elemento de acción tenga suficiente contexto
- Organizar llamadas de audio y vídeo con los miembros del equipo mediante SyncUps
Otra función interesante es la siguiente ClickUp Comentarios asignados . Puede ver todos los comentarios asignados a usted en un solo lugar, para que no haya confusión ni agobio por los interminables hilos de comentarios.
Delegar elementos de acción a los miembros del equipo de las tareas utilizando ClickUp Comentarios asignados
💡Pro Tip: Los comentarios asignados pueden servir como seguimiento del proyecto herramienta. Puede utilizarse como registro histórico para seguir los cambios realizados en una tarea, documento o proyecto sin necesidad de mantener una base de datos independiente.
Paso 4: Utilizar herramientas de previsión
La asignación excesiva de recursos puede provocar despilfarros, mientras que la asignación insuficiente puede causar retrasos en los resultados finales. Previsión y herramientas de planificación de la capacidad ayudan a mitigar este problema anticipando con precisión las necesidades futuras de recursos. De este modo, sólo se asigna la cantidad adecuada para cada tarea.
Estas herramientas utilizan técnicas de análisis y modelado de datos para hacer un seguimiento de las fluctuaciones de la demanda a lo largo del tiempo, simular distintos escenarios y supervisar factores externos para realizar predicciones precisas en torno a la asignación de recursos.
Visualice las cargas de trabajo de los equipos con la vista Carga de trabajo de ClickUp
Puede obtener una representación visual de las tareas, las capacidades individuales y los calendarios de su equipo mediante la función ClickUp Vista Carga de trabajo .
Controle la carga de trabajo de su equipo con la vista Carga de trabajo de ClickUp
Para cualquier proyecto, la vista Carga de trabajo ofrece información sobre en qué están trabajando los miembros de su equipo. Esto le ayuda a optimizar la carga de recursos asegurándose de que las cargas de trabajo están equilibradas y los cronogramas son realistas. A continuación se explica cómo puede utilizarse esto para la previsión de recursos:
- Ajuste los límites de capacidad (carga de trabajo que un miembro del equipo puede soportar en un período de tiempo específico) para cada miembro de su equipo
- Compare las capacidades actuales del equipo con el nivel de esfuerzo para las próximas tareas o proyectos
- Cree un archivoplan de contingencia para garantizar la continuidad del proyecto en caso de fluctuaciones de recursos
Incluso puede explorar marcos de planificación de recursos prediseñados de la amplia biblioteca de plantillas de ClickUp.
Por ejemplo, la plantilla ClickUp Plantilla de carga de trabajo del empleado le ayuda a analizar semanalmente las cargas de trabajo individuales y de equipo para garantizar la máxima productividad y evitar el agotamiento.
En Plantilla de planificación de recursos ClickUp permite definir los objetivos de cada proyecto y categorizar los recursos necesarios para completarlos. Puede crear un cronograma para hacer un seguimiento de las necesidades de recursos y comprobar la demanda y disponibilidad de los mismos durante las distintas fases del proyecto.
Plantilla de planificación de recursos de ClickUp
Con la plantilla de planificación de recursos podrá:
- Crear tareas para cada proyecto y visualizar la asignación de recursos en un solo lugar
- Realizar un seguimiento de la carga de trabajo del equipo y optimizar la distribución de tareas para evitar sobrecargar al equipo
- Identificar posibles conflictos de recursos y desarrollar estrategias de mitigación
- Supervisar el uso de los recursos y realizar ajustes siempre que sea necesario
Para obtener una previsión más precisa, puede utilizar la plantilla de planificación de recursos con el botón Plantilla de asignación de recursos ClickUp . Esto reduce el tiempo que se suele tardar en tomar decisiones sobre la asignación de recursos y ayuda a asignar los activos para que se ajusten correctamente a las metas y prioridades del proyecto.
💡Consejo profesional: Utilice la función Plantilla de personas para la gestión de recursos de ClickUp para ajustar metas claras para su equipo e identificar los recursos necesarios para alcanzarlas.
Paso 5: Supervisar y ajustar
En esta fase, se supervisa de cerca la utilización de los recursos y se compara con las previsiones. El progreso de las tareas se compara con los hitos predefinidos. Esto le da una idea de si el proyecto va según lo previsto y si requiere ajustes adicionales de recursos.
Se introducen modificaciones a medida que avanza el proyecto y se documenta la información para mejorar la precisión de las futuras previsiones de recursos del proyecto.
Supervise la asignación de recursos y el progreso del proyecto con los paneles de ClickUp
Puede utilizar los Paneles de ClickUp para hacer un seguimiento del progreso de las tareas de su equipo. Obtenga información detallada sobre el estado de las tareas del proyecto y la carga de trabajo de las personas asignadas y controle los plazos.
Obtenga una Panorámica completa del estado de la tarea, la persona asignada y el cronograma en un solo lugar con los Tableros de ClickUp
Un gestor de proyectos puede utilizar estos datos en tiempo real y compararlos con las previsiones para ver si es necesario realizar algún ajuste. Si observa que algún recurso está infrautilizado o sobreutilizado, puede solucionarlo añadiendo mano de obra adicional o redistribuyendo el trabajo.
Desafíos de la previsión de recursos
A pesar de las numerosas ventajas de la previsión de recursos, presenta algunos retos que pueden complicar el proceso. Comprender estos obstáculos es crucial para una gestión eficaz de los recursos y un rendimiento óptimo de los proyectos.
1. Datos inexactos
Este es posiblemente el mayor obstáculo para una previsión eficaz. Si los datos históricos son incompletos o imprecisos, la previsión no será fiable y los recursos no se utilizarán eficazmente.
Solución:
✅Utilizar herramientas sólidas de recopilación de datos para mejorar la precisión
✅Establecer procesos estandarizados para capturar los datos de forma coherente
✅Involucrar a varios miembros del equipo al cruzar datos para obtener unas previsiones de recursos más completas
2. Dificultades para planificar la capacidad
Puede resultar difícil hacer un seguimiento adecuado de las capacidades del equipo, especialmente cuando los miembros del equipo trabajan en varios proyectos simultáneamente.
Solución:
utiliza gestión de la carga de trabajo herramientas para visualizar las capacidades de los equipos
✅Utilice el control de tiempo para registrar cómo su equipo utiliza su ancho de banda para afinar las previsiones
✅Defina los límites de capacidad para que los miembros del equipo trabajen de forma óptima sin agotarse
Leer más: Cómo mejorar la distribución de la carga de trabajo en su equipo
3. Pasar por alto factores externos
Las previsiones de recursos pueden ser inexactas si no se tienen en cuenta los retrasos o cambios debidos a factores externos.
Solución:
✅Supervise constantemente las tendencias del sector y del mercado para hacer un seguimiento de las fluctuaciones
✅Colaborar con socios, proveedores y otras partes interesadas externas para predecir la posible escasez de recursos
✅Utilice el análisis predictivo para preparar modelos de previsión basados en escenarios, de modo que pueda estar preparado para diferentes situaciones o resultados
4. Falta de colaboración entre departamentos
La previsión de recursos puede resultar especialmente difícil si los equipos trabajan en silos. Esto genera confusión sobre las prioridades y los cronogramas, lo que a menudo conduce a un uso ineficaz de los recursos.
Solución:
✅Programe reuniones periódicas entre los departamentos para captar programación de recursos requisitos
✅Utilizar una herramienta de colaboración o de gestión del trabajo como ClickUp para que todo el mundo esté en la misma página en lo que se refiere a tareas, prioridades y plazos
✅Cree equipos interfuncionales con miembros de distintos departamentos. Esto garantiza que se tengan en cuenta diversas perspectivas durante la planificación de los recursos
Acelere el crecimiento del Business con una previsión eficaz de los recursos
La previsión de recursos en la gestión de proyectos es esencial para que las empresas prosperen en mercados dinámicos. Es un paso estratégico para aprovechar plenamente las oportunidades de crecimiento sin sobrecargar a los equipos ni incurrir en costes innecesarios.
Precisamente por eso es importante aplicar un enfoque estructurado al proceso de previsión de recursos. Un software de gestión de proyectos como ClickUp hace el trabajo pesado por usted con funciones avanzadas de visualización de la carga de trabajo, gestión de tareas y colaboración.
ClickUp Docs ayuda a crear un repositorio central de información del equipo y del proyecto con edición colaborativa para alinear a todos en los entregables y cronogramas. Con ClickUp Chat, puede recopilar información sobre los roles y las dependencias entre equipos multifuncionales para garantizar que todos los proyectos se ejecuten sin problemas y a tiempo.
Con los paneles de ClickUp, los gestores de proyectos pueden analizar los datos históricos para anticiparse a las necesidades futuras de recursos y optimizar los recursos del proyecto. Regístrese gratis, gratuito/a en ClickUp para mejorar la gestión de recursos e impulsar el éxito de los proyectos.