Tu equipo está debatiendo el lanzamiento de un nuevo producto.
Algunos miembros hablan de la estrategia de comercialización (GTM), mientras que el equipo de ingeniería se centra en modificar las funciones del producto. Esta confusión da lugar a debates dispersos y a confusión sobre la meta principal de la reunión.
Establece una norma de grupo para celebrar reuniones separadas para debates técnicos y de marketing, y asigna un responsable de la reunión para garantizar que los debates no se alarguen demasiado.
¿El resultado? Menos confusión y una mejor toma de decisiones. Así de poderosas pueden ser las normas grupales.
En esta entrada del blog, analizaremos cómo puede establecer normas grupales para mejorar el rendimiento del equipo y convertirlo en una unidad cohesionada.
¿Qué son las normas grupales?
Las normas grupales son reglas y expectativas informales establecidas por un equipo que guían la forma en que los miembros del equipo interactúan y colaboran.
Las normas actúan como un manual de estrategias para que su equipo funcione de manera eficaz, estableciendo estándares claros para la toma de decisiones, la resolución de conflictos, la gestión de tareas y la retroalimentación.
Las normas claras garantizan que todos estén alineados y animan a los miembros del equipo a asumir responsabilidades. Esto reduce la confusión, ayuda a evitar conversaciones difíciles, promueve el debate mutuo y mejora la productividad del equipo.
🌈 Un ejemplo brillante de normas grupales es la «regla de las dos pizzas» de Amazon, que establece que todos los equipos internos y externos deben ser lo suficientemente pequeños como para que dos pizzas puedan alimentar a todos los miembros del equipo. La idea es crear equipos pequeños para mejorar la eficiencia en el trabajo.
¿Por qué son importantes las normas grupales para el éxito del equipo?
He aquí por qué es importante establecer normas de equipo:
🎯 Expectativas claras: cuando todos saben lo que se espera de ellos, hay menos confusión, más productividad y una intención positiva.
🎯 Mejora de la comunicación: unas normas sólidas promueven una comunicación abierta y honesta entre los miembros del equipo, lo que conduce a una mejor colaboración y resolución de problemas.
🎯 Mayor confianza: cuando los miembros del equipo sienten que pueden confiar los unos en los otros, se crea cohesión y se fortalecen las relaciones.
🎯 Mejora del trabajo en equipo: las normas grupales crean un sentido de pertenencia y un propósito común, lo que facilita que los miembros del equipo trabajen juntos para alcanzar metas comunes.
🎯 Mejor toma de decisiones: cuando todos están en sintonía, es fácil tomar decisiones informadas y eficaces.
Tipos de normas grupales
Veamos los diferentes tipos de normas grupales que puede establecer para el desarrollo del equipo:
Normas de comunicación
Estas normas rigen la forma en que los miembros del equipo se comunican entre sí. Por ejemplo, ¿deben compartirse las actualizaciones por correo electrónico, a través de una aplicación de mensajería o durante una reunión diaria de puesta al día?
Normas para la toma de decisiones
Estas definen cómo tu equipo toma decisiones críticas: ¿las decisiones se tomarán por consenso, por mayoría o por liderazgo?
Normas de responsabilidad
Estas normas definen responsabilidades claras y métodos para realizar el seguimiento del progreso. Los equipos que establecen reglas y expectativas explícitas son más eficientes y experimentan menos cuellos de botella.
Normas de rendimiento
Estas normas se refieren a cómo trabaja el equipo en conjunto para alcanzar las metas. Por ejemplo: «Todos los miembros del equipo deben asegurarse de que el trabajo cumpla con los estándares de calidad y se ajuste a los valores y objetivos de la empresa. »
Además, las normas grupales pueden evolucionar a medida que el equipo crece para adaptarse a la dinámica del equipo y a las necesidades de la empresa.
Ejemplos de normas grupales para equipos de alto rendimiento
Veamos algunas normas grupales comunes pero eficaces que pueden impulsar la colaboración del equipo y el rendimiento general.
Mantenga informados a los miembros del equipo y a las partes interesadas.
Uno de los retos comunes a los que se enfrentan los equipos, especialmente cuando gestionan proyectos complejos, es definir roles claros. Sin ello, los miembros del equipo pueden pasar mucho tiempo preguntándose quién es responsable de una tarea concreta, a quién acudir para tomar decisiones, etc.
Aquí es donde necesitas un gráfico RACI (Responsable, A cargo, Consultado e Informado) para ordenar la dinámica del equipo, especialmente en el caso de equipos multifuncionales. Define:
- Responsable: ¿Quién completará cada tarea?
- Responsable: ¿Quién tiene la autoridad final para garantizar la completación de las tareas?
- Consultado: ¿Quién será el proveedor de información o experiencia para una tarea?
- Informado: ¿Quién necesita estar al tanto de los resultados de las tareas o los obstáculos?
💡Consejo profesional: Puede utilizar la plantilla de planificación RACI de ClickUp para crear un gráfico RACI para su equipo y trabajar de forma eficiente. La plantilla ayuda a definir claramente los roles y responsabilidades de todas las partes interesadas, reduce los malentendidos y la confusión entre los miembros del equipo y mejora la colaboración y la responsabilidad.
Comuníquese de manera eficaz.
La comunicación eficaz es el alma de cualquier equipo de alto rendimiento. Las normas de comunicación claras, como las reuniones semanales o quincenales para discutir las actualizaciones del proyecto, garantizan una comunicación inclusiva y utilizan una única plataforma de comunicación, lo que ayuda a crear una cultura de trabajo positiva y mejora la colaboración del equipo.
Si está buscando formas de salvar la brecha de comunicación dentro de su equipo, ClickUp Chat puede ayudarle.
Reúne todo el trabajo y la comunicación en un solo lugar para que los miembros del equipo puedan interactuar, compartir actualizaciones de proyectos, convertir mensajes en tareas o incluso vincular mensajes a tareas específicas sin perder nunca el contexto. Al integrar la mensajería instantánea en la gestión de proyectos, ClickUp Chat elimina los silos y los costes adicionales.
Gestiona los conflictos
Los conflictos son inevitables en cualquier equipo. Sin embargo, los líderes de equipo deben establecer normas de resolución de conflictos para fortalecer la colaboración del equipo e impulsar la innovación.
La gestión estratégica de conflictos garantiza que las diferencias se aborden de forma constructiva y justa, centrándose en la resolución de problemas en lugar de en buscar culpables.
⚡️Archivo de plantillas: La plantilla «Rueda de emociones» de ClickUp es la solución ideal para fomentar la buena relación entre los miembros del equipo y evitar conflictos. La plantilla ayuda a los miembros del equipo a presentarse y comprender los retos a los que se enfrentan los demás, lo que fomenta la empatía y mejora la colaboración.
Toma decisiones más rápido.
Una toma de decisiones más rápida es la clave para adaptarse a los cambios, aprovechar las oportunidades y mantener los proyectos en marcha. También evita los cuellos de botella y los retrasos, lo que garantiza que el equipo pueda avanzar sin vacilaciones.
Algunas de las normas grupales más eficaces para tomar decisiones rápidas son:
- Aspira a un consenso del 40 %, no del 100 %.
- Adopta una mentalidad ágil.
- Toma decisiones basadas en datos, no en intuiciones.
- Limita el análisis de cualquier situación a tres resultados.
Puede utilizar la plantilla del marco de toma de decisiones de ClickUp para optimizar el proceso de toma de decisiones en su organización mediante el establecimiento de una estructura estándar. Le ayuda a recopilar toda la información relevante, sopesar las opciones, reducir los sesgos y tomar decisiones de manera eficiente.
Establece agendas claras para las reuniones.
El secreto para llevar a cabo reuniones productivas es seguir una agenda bien estructurada. Las normas grupales con agendas de reuniones claras garantizan que las reuniones tengan un propósito específico, elementos de acción y metas definidas. Esto reduce la pérdida de tiempo, mantiene las discusiones por el buen camino y confirma que todos los participantes estén preparados.
La plantilla de agenda de reuniones de ClickUp facilita la implementación de esta norma grupal. La plantilla ayuda a los equipos a organizar sus reuniones al esbozar los temas de debate, asignar elementos y realizar el seguimiento de las decisiones tomadas.
Bloquea tiempo para la innovación y la productividad.
🌈 Según la «regla del 20 %» de Google, todos sus empleados deben reservar el 20 % de su tiempo semanal para trabajar en proyectos paralelos y centrarse en la innovación.
Al incorporar el bloqueo de tiempo en las normas del grupo, puede mejorar la gestión del tiempo de su equipo, minimizar las distracciones y crear flujos de trabajo más estructurados.
Las normas grupales en torno al bloqueo de tiempo establecen una estructura coherente para que los miembros del equipo organicen su jornada laboral. Esto ayuda a evitar la multitarea, que a menudo conduce a una reducción de la eficiencia y al agotamiento. La plantilla de bloqueo de tiempo de ClickUp te ayuda en este sentido.
Proporciona un marco para organizar las tareas diarias en bloques de tiempo específicos. Con esta plantilla, puede planificar toda la jornada de trabajo asignando bloques de tiempo a tareas o proyectos específicos. También ayuda a aumentar la concentración al designar períodos ininterrumpidos para trabajar en tareas de alta prioridad.
Proporcione actualizaciones periódicas sobre el estado de los proyectos.
Las actualizaciones periódicas del estado de los proyectos son esenciales para mantener la transparencia, la responsabilidad y la coordinación del equipo. Cuando las actualizaciones forman parte de las normas del grupo, garantizan que todos los miembros del grupo y las partes interesadas estén informados sobre el progreso, los posibles obstáculos y los siguientes pasos.
ClickUp ofrece dos plantillas clave para ayudar a los equipos a simplificar este proceso:
Plantilla de informe de estado semanal de ClickUp
La plantilla de informe de estado semanal de ClickUp te ayuda a compartir el progreso de las tareas con las partes interesadas, realizar el seguimiento de las tareas y marcar las tareas completadas para mantener la transparencia.
Plantilla de informe de estado del proyecto de ClickUp
Puede utilizar la plantilla de informe de estado del proyecto de ClickUp para documentar los logros clave y crear informes que garanticen que las metas se cumplan según lo previsto. Las actualizaciones de estado ayudan a detectar los problemas de forma temprana, lo que da tiempo al equipo para resolverlos antes de que descarrilen el proyecto.
Cómo crear normas grupales eficaces
Establecer normas grupales eficaces es esencial para promover la colaboración, la confianza y la responsabilidad del equipo. Tanto si tu equipo trabaja en la oficina, de forma híbrida o totalmente a distancia, unas normas grupales claras crean un entendimiento común sobre cómo todos trabajan juntos.
Aquí tienes una guía paso a paso sobre cómo crear normas de equipo:
Paso 1: Involucra al equipo en el proceso
Crea normas grupales solicitando la opinión de todo el equipo. Esto garantiza que todos se sientan escuchados, lo que aumenta la posibilidad de que se cumplan las normas acordadas.
Utiliza herramientas como ClickUp Chat para facilitar debates en tiempo real y sesiones de brainstorming sobre las normas que mejor favorecen la colaboración del equipo.
Paso 2: Documenta las normas
Una vez que tu equipo se haya puesto de acuerdo sobre las normas, documéntalas en un lugar accesible para todos. ClickUp Docs es una herramienta ideal para ello. Puedes utilizarla para anotar las normas de grupo definitivas, asegurándote de que estén fácilmente disponibles para futuras consultas.
Tener las normas en un documento de uso compartido facilita su actualización a medida que el equipo evoluciona o se enfrenta a nuevos retos. Basta con añadir páginas anidadas y elementos de estilo para organizar la información y destacar los detalles importantes.
ClickUp Docs te permite realizar la edición de documentos en tiempo real con tu equipo, al tiempo que ofrece funciones para comentar, asignar tareas y realizar el seguimiento del progreso.
Paso 3: Establece metas claras para el equipo
Las normas claras allanan el camino hacia el éxito, ya sea para cumplir con los plazos o mejorar la comunicación. Puede utilizar ClickUp Goals para alinear los objetivos de su equipo con las normas del grupo. Le permitirá mantenerse al día con cronogramas claros, objetivos medibles y seguimiento automatizado del progreso.
También puede explorar la plantilla de metas SMART de ClickUp para asegurarse de que sus metas sean específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos. Esta plantilla puede ayudarle a establecer mejores metas para su equipo.
Esta plantilla te ayuda a:
- Realice un seguimiento del progreso de las metas y mida el éxito.
- Mantén la concentración en las metas a largo plazo.
- Identifica y aborda los posibles obstáculos.
Paso 4: Revisa periódicamente las normas.
A medida que el equipo crece y los proyectos cambian, es posible que sea necesario ajustar las normas del grupo. Las revisiones periódicas garantizan que las normas sigan siendo relevantes y útiles.
Con ClickUp Forms, puedes recopilar comentarios anónimos de los miembros del equipo sobre qué normas deben sustituirse o modificarse. Los comentarios constructivos como estos pueden mejorar la dinámica de tu equipo.
Normas grupales para equipos remotos
El teletrabajo añade otra capa a las normas grupales eficaces debido a las brechas de comunicación y la flexibilidad laboral. Aquí hay algunas normas para equipos virtuales que debes tener en cuenta:
📌 Concienciación sobre las zonas horarias: los equipos virtuales que trabajan en diferentes zonas horarias deben establecer normas sobre la programación de reuniones y el establecimiento de plazos que respeten las diferencias horarias de todos. Utiliza la vista de calendario de ClickUp para realizar un seguimiento de la disponibilidad y los horarios en todas las regiones.
📌 Protocolo para reuniones virtuales: los equipos remotos deben establecer directrices claras para las reuniones virtuales, como utilizar el vídeo, silenciar el micrófono cuando no se está hablando y mantenerse concentrado durante las llamadas.
📌 Horario laboral y disponibilidad: establece expectativas en torno al horario laboral y la disponibilidad, especialmente si el equipo abarca varias zonas horarias. Definir cuándo todos los miembros del equipo deben estar conectados para colaborar o comunicarse en casos urgentes ayuda a evitar confusiones.
📌 Expectativas de comunicación: acuerda cómo y cuándo utilizar las diferentes herramientas de comunicación. Por ejemplo, cuándo utilizar el correo electrónico frente a la mensajería instantánea para las actualizaciones o cuándo programar una reunión para debates complejos.
Además, la plantilla del plan de gestión de equipos de ClickUp te ayuda a gestionar tu equipo remoto sin esfuerzo desde cualquier lugar.
Con esta plantilla, podrás:
- Consulte los roles, responsabilidades y flujos de trabajo de sus compañeros de equipo, asegurándose de que todos conozcan sus tareas y cómo contribuyen al objetivo general.
- Asigna tareas en función de las fortalezas y la disponibilidad de los miembros del equipo.
- Alinea a los miembros del equipo para evitar malentendidos y aumentar la eficiencia.
Cómo reforzar las normas grupales
Establecer normas para el equipo es solo el primer paso. El verdadero reto es garantizar que todos los miembros del equipo sigan las normas de forma coherente. A continuación, te ofrecemos algunas formas de reforzar las normas grupales de forma eficaz:
Distribuye uniformemente la carga de trabajo del equipo.
Una de las mejores formas de reforzar las normas grupales es garantizar una distribución justa de la carga de trabajo entre los miembros del equipo, ya que mejora la colaboración, reduce los conflictos y facilita que todos sigan las normas.
Puede utilizar la vista Carga de trabajo de ClickUp para supervisar la carga de trabajo de cada miembro del equipo y ajustarla según su capacidad. Si un miembro del equipo está constantemente sobrecargado de trabajo, puede que sea el momento de ajustar las normas del grupo en lo que respecta a la delegación de tareas y el equilibrio entre la vida laboral y personal.
Realiza el seguimiento del tiempo para comprender los retrasos.
Puede reforzar las normas relativas a los plazos de las tareas con la función de control de tiempo de ClickUp. Esta herramienta le permite supervisar el tiempo que llevan las tareas e identificar cualquier patrón de retraso que pueda ser necesario abordar.
También ayuda a los equipos a rendir cuentas del tiempo dedicado a cada proyecto, lo que fomenta mejores prácticas de gestión del tiempo.
Comunique las normas de manera eficaz.
Las normas no deben quedarse olvidadas en un documento. La comunicación regular es fundamental para reforzar las normas del grupo. Utilice los comentarios asignados y las menciones de ClickUp para proporcionar comentarios, aclarar tareas o realizar recordatorios a los miembros del equipo sobre normas específicas.
Ya sea para destacar un buen ejemplo de colaboración en equipo o para abordar un área que necesita mejorar, esta función ayuda a que todos estén en sintonía.
Estas interacciones rápidas ayudan a garantizar que las normas de trabajo sean una prioridad para todos y que los posibles problemas se aborden antes de que se agraven.
Buenas prácticas para reforzar las normas grupales
La coherencia es clave a la hora de reforzar las normas grupales. A continuación, te presentamos algunas estrategias eficaces para tenerlas siempre presentes y garantizar que se conviertan en una parte integral de la cultura de tu equipo:
Establece recordatorios periódicos.
Para evitar que las normas de trabajo pasen a un segundo plano, utiliza recordatorios periódicos para reforzarlas con regularidad. Ya se trate de una indicación semanal sobre el protocolo de las reuniones virtuales o de recordatorios mensuales sobre las expectativas de comunicación del equipo, los recordatorios constantes garantizan que los miembros del equipo cumplan las normas.
ClickUp Reminders te permite configurar recordatorios automáticos para las normas grupales. Puedes crear recordatorios desde un comentario, la pestaña Mi trabajo o el menú de acciones rápidas de la barra de herramientas.
Simplemente nombra el recordatorio como una norma de grupo, añade a los miembros del equipo como personas asignadas, adjunta los archivos importantes y ¡listo!
Utiliza los paneles para fomentar la responsabilidad.
Para aplicar con éxito las normas grupales es fundamental fomentar la responsabilidad del equipo. Cuando los miembros del equipo se responsabilizan de sus tareas, son más propensos a seguir las reglas y contribuir al éxito del equipo.
Los paneles de ClickUp pueden ayudar a tu equipo a realizar el seguimiento del progreso de sus metas y medir la productividad. También te ayudan a comprender quién está cumpliendo con sus responsabilidades y quién podría necesitar apoyo.
Al visualizar el rendimiento y la distribución de la carga de trabajo, los equipos pueden cumplir más fácilmente las normas en materia de responsabilidad y transparencia. Revisar periódicamente el panel en equipo ayuda a reforzar la propiedad colectiva de las tareas y los resultados.
Realiza un seguimiento del progreso con metas.
Establece metas específicas y medibles con ClickUp Goals, que facilita el seguimiento del progreso y permite ver dónde se cumplen las normas y dónde es necesario mejorar. Cuando los miembros del equipo ven cómo su cumplimiento de las normas contribuye a metas más amplias, es más probable que mantengan su compromiso.
Reconozca y recompense a los miembros del equipo.
Reconocer y recompensar a los miembros del equipo que cumplen sistemáticamente las normas del grupo es una forma muy eficaz de fomentar el cumplimiento continuo. Ya sea mediante el reconocimiento público en las reuniones del equipo o mediante recompensas más formales, el refuerzo positivo tiene un gran impacto.
A continuación, te ofrecemos algunas formas de implementar un sistema de recompensas o reconocimiento para motivar a los miembros del equipo:
🙌🏽 En las reuniones, felicita a los miembros del equipo que siguen sinceramente las normas del grupo.
🙌🏽 Crea un programa de reconocimiento entre compañeros en el que los miembros del equipo puedan nominar a sus colegas por cumplir con las normas del grupo.
🙌🏽 Ofrece incentivos como tarjetas regalo o tiempo libre adicional a los miembros que sigan las normas del grupo.
Cómo abordar las infracciones de las normas grupales
Incluso los mejores equipos pueden cometer errores ocasionales. Cuando un miembro del equipo incumpla una norma del grupo, aborda el problema de forma rápida y constructiva.
A continuación te explicamos cómo abordar con firmeza las infracciones de las normas grupales:
✅ Aborde la infracción de manera privada con cada miembro del equipo. Evite discutir los errores en presencia de otros miembros del equipo, ya que puede afectar negativamente a las relaciones y la moral del equipo.
✅ Céntrate en el comportamiento problemático, en lugar de atacar el carácter de la persona, mientras discutes la infracción.
✅ Dale a los miembros del equipo que rompen las normas la oportunidad de explicar sus puntos de vista. Escucha con atención e intenta comprender sus razones para infringir la norma.
✅ Reitera la norma del grupo que se ha infringido y explica por qué es importante para el éxito del equipo.
✅ Realiza el trabajo con la persona para desarrollar un plan de acción para abordar la infracción.
✅ Consulte regularmente con los miembros del equipo para supervisar su progreso, recabar opiniones sobre las normas del grupo y resolver cualquier problema que puedan encontrar al seguir las normas.
Cree normas grupales más sólidas con ClickUp.
Crear un equipo de alto rendimiento requiere una planificación cuidadosa, atención al detalle y un compromiso con la excelencia. Las normas grupales son el pegamento que mantiene todo unido, garantizando que todos estén en sintonía y trabajen hacia una meta común.
La clave no es solo crear estas normas, sino reforzarlas y ajustarlas activamente a medida que el equipo evoluciona. El uso de herramientas como ClickUp facilita este proceso, ya sea para establecer agendas de reuniones, realizar el seguimiento de las actualizaciones de los proyectos o garantizar la responsabilidad con el seguimiento de las metas.
¿Listo para transformar tu equipo? Regístrate hoy mismo en ClickUp de forma gratuita y empieza a crear una cultura de colaboración, responsabilidad y alto rendimiento.