¿Alguna vez te has visto atrapado en una situación difícil en el lugar de trabajo en la que una conversación parece un reto? Eso es lo que llamamos una conversación difícil: un chateo complicado, incómodo y, a veces, francamente incómodo. Puede tratarse de evaluaciones de rendimiento, resolución de conflictos, despidos, discriminación laboral o dilemas éticos.
Nuestro primer instinto es evitar estas conversaciones difíciles en el lugar de trabajo. Sin embargo, evitar estas conversaciones no hará que desaparezcan y puede empeorar la situación.
Estas conversaciones difíciles ayudarán a garantizar que el trabajo va por buen camino, a promover el entendimiento y el trabajo en equipo, a resolver problemas y a compartir opiniones.
La mayoría de los empleados evitan las conversaciones difíciles porque no saben cómo afrontarlas. Por eso hemos elaborado una guía completa sobre cómo mantener conversaciones difíciles en el trabajo.
¿Cómo identificar el momento adecuado para mantener conversaciones difíciles en el trabajo?
Identificar el momento adecuado para mantener conversaciones difíciles es esencial para una comunicación y resolución eficaces. Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a reconocer cuándo iniciar estas conversaciones:
- Observe patrones: Esté atento a problemas o comportamientos recurrentes que afecten a la productividad, la moral o el trabajo en equipo
- **Evalúe la gravedad de la situación y sus posibles consecuencias para las personas o la organización en su conjunto
- Tenga en cuenta las emociones: Preste atención a señales como la frustración, la tensión o la evitación. Pueden indicar problemas subyacentes que deben abordarse
- **Determine si todas las partes implicadas están preparadas para entablar una conversación constructiva
- Seleccionar el momento adecuado: Seleccionar un momento en el que todos los implicados puedan concentrarse sin distracciones y en el que las emociones sean relativamente estables
- Priorizar la privacidad: Elegir un ajuste privado para asegurar la confidencialidad y fomentar la comunicación abierta sin miedo a ser juzgado o avergonzado
- Supervisar la carga de trabajo: Evitar hablar de temas delicados durante periodos de máxima carga de trabajo o momentos de mucho estrés
- Revise las políticas: Familiarícese con las políticas de la empresa en materia de resolución de conflictos y protocolos de comunicación para garantizar su cumplimiento
- Busque orientación: Si no puede determinar el momento o la forma de manejar una conversación difícil, consulte a su responsable de RR.HH. o a un supervisor para obtener compatibilidad
Recuerde todos estos puntos y no espere demasiado para la conversación. Evitar o esperar demasiado una conversación difícil puede agravar el problema. Por tanto, prepárate y lánzate a la conversación.
Desafíos comunes de la conversación en el lugar de trabajo
Comunicación y colaboración en el lugar de trabajo tiene sus retos. Analicemos algunos de ellos:
Escucha pasiva
La escucha pasiva es uno de los retos más comunes en las conversaciones en el lugar de trabajo. Significa oír lo que alguien dice sin entenderlo.
Una conversación está incompleta sin que todas las partes implicadas intenten entenderse y empatizar, lo que puede dar lugar a malentendidos y roces.
Por lo tanto, recuerde su meta de comunicación y practicar la escucha activa prestando toda su atención al interlocutor antes de iniciar una conversación difícil.
Diferencias culturales
Los trabajadores de hoy en día son más diversos, con empleados, directivos y clientes repartidos por todo el mundo. Esta diversidad cultural puede dar lugar a barreras de comunicación, malentendidos y conflictos derivados de normas, valores y estilos de comunicación diferentes.
Puede gestionar estas diferencias promoviendo el diálogo abierto y fomentando la sensibilidad cultural. Agrupar a personas de distintos orígenes puede ayudarles a colaborar y conocerse.
Dinámica de poder
Los desequilibrios de poder entre supervisores, directivos y empleados pueden dificultar la comunicación abierta y la transparencia. También puede crear miedo a hablar o a expresar opiniones discrepantes.
Para gestionar las dinámicas de poder, es crucial ayudar a los empleados a sentirse capacitados para expresar sus opiniones y preocupaciones. Fomente las políticas de puertas abiertas, las sesiones periódicas de intercambio de opiniones y la transparencia en el liderazgo.
Mal momento
Muchas empresas suelen dejar pasar el momento oportuno para mantener conversaciones difíciles, lo que da lugar a malentendidos mayores. Abordar los problemas y compartir la información en el momento oportuno y de la manera adecuada es una de las tareas más importantes de la empresa estrategias de comunicación eficaces .
Esto garantiza que sus empleados estén siempre al día de los acontecimientos de la empresa y tengan la oportunidad de resolver conflictos rápidamente.
Falta de interés
Es imposible avanzar si una persona no está interesada en la discusión, el tratamiento o la resolución de conflictos. También es más probable que la otra persona ignore tu mensaje.
Algunas razones pueden ser la desconexión con el tema, la percepción de irrelevancia o la escasa motivación. Puedes aclarar el propósito de la conversación y utilizar herramientas de comunicación en el lugar de trabajo para combatir este desinterés.
10 consejos sobre cómo mantener conversaciones difíciles en el trabajo
Aquí tienes 10 consejos que te ayudarán a mantener con éxito conversaciones difíciles en el trabajo.
1. No lo dejes para más tarde
Ya lo hemos dicho antes, y lo volveré a repetir: no evites las conversaciones difíciles. Cuanto más las evites, más probabilidades tendrás de generar resentimiento y ansiedad. Por tanto, afronta la situación de frente, ya sea un conflicto o un mal rendimiento.
Encuentra el momento adecuado para mantener la conversación. Comprueba los horarios, la carga de trabajo y la disposición de las personas implicadas. Elige un momento en el que creas que los participantes pueden gestionar sus emociones.
Intenta programar la sesión lo antes posible. Así evitarás que los problemas se agraven y mejorarás la situación rápidamente.
2. Prepárese de antemano
Las palabras que utilices durante una conversación difícil importan mucho. Por lo tanto, no lo hagas de improviso. Tómate un tiempo para prepararte antes de sumergirte en la conversación.
Empiece por definir lo que quiere conseguir y el propósito de la conversación. Anote las metas, prepare documentos o pruebas de compatibilidad y documente el conflicto por escrito. Anota los temas de conversación en un Bloc de notas de fácil acceso para consultarlos durante la conversación.
anote temas de conversación, cree listas de control y acceda a notas desde cualquier dispositivo con ClickUp Notepad_
Además, considere todos los posibles resultados de la conversación. Identifica las emociones relacionadas con ella y la mejor manera de abordarla. Esto le ayudará a prepararse para los mejores y los peores resultados y a manejarlos con serenidad cuando se produzcan.
3. Sé concreto y céntrate en los hechos
Al prepararse para una conversación difícil, lo mejor es ser específico y centrarse en los hechos. Intenta separar tus emociones de la situación para eliminar suposiciones y proyecciones.
Esto te ayudará a enumerar los hechos de la situación. Asume la responsabilidad de tu parte, identifica el impacto del conflicto, desarrolla tu estrategia y reúne pruebas.
Haz que el propósito de la conversación sea específico y claro. Sé directo pero cortés. Sin embargo, recuerde que aunque usted puede dejar sus emociones fuera de la conversación, la otra persona puede no hacerlo. Por eso debes prepararte de antemano para gestionar cualquier respuesta emocional.
4. Desarrollar la confianza
La confianza y el respeto mutuo mejoran la comunicación colaborativa y el trabajo en equipo. Las conversaciones difíciles son inevitables. Por lo tanto, los cimientos para mantener una deben construirse desde el principio.
Mantenga intercambios periódicos de opiniones y sesiones individuales con los empleados para fomentar una comunicación abierta y sincera. Así les resultará más fácil dirigirse a usted para resolver conflictos y estarán más abiertos a recibir comentarios.
Otro aspecto esencial que hay que tener en cuenta a la hora de mantener conversaciones difíciles (o cualquier conversación, para el caso) y desarrollar la confianza es el entorno físico. No elijas un lugar público para la discusión. En su lugar, puede utilizar su oficina, una ubicación neutral o una reunión virtual.
5. Busca la comprensión y la empatía
Cuando tengas una conversación difícil, intenta ser sincero pero también amable. Si estás trabajando en la resolución de conflictos, recuerda que los conflictos suelen ser el resultado de no estar de acuerdo y de malentendidos.
Por lo tanto, es fundamental ser comprensivo y dar espacio al miembro del equipo para que comparta su punto de vista. Asegúreles que su objetivo es resolver la situación.
Si está a punto de dar un feedback negativo a sus empleados, intente ser empático y compasivo. Imagina cómo se siente ese empleado y gestiona la conversación en consecuencia.
Si se emocionan, intenta tranquilizarlos. Haz pausas apropiadas para darles tiempo a ordenar sus pensamientos. La idea es tener en cuenta a la otra persona.
6. Utiliza frases con "yo "
Utilizar frases con "yo" te ayuda a compartir tus preocupaciones y experiencias sin parecer a la defensiva ni culpar a los demás. Por ejemplo:
No estás cumpliendo los plazos de reunión
Me preocupa que no se cumplan los plazos y cómo afecta al progreso de nuestro equipo
La primera afirmación se centra en la culpa, mientras que la segunda expresa sentimientos personales y analiza el impacto. El primero es un comentario crítico, mientras que el segundo es constructivo.
Por lo tanto, comunica tus vistas de forma positiva utilizando un lenguaje en primera persona. Esto le ayudará a transmitir sus puntos de vista con claridad sin acusar a la otra persona.
7. Escuchar activamente
Una parte crucial para entender la perspectiva de otra persona es escuchar activamente cuando habla. Esto implica concentrarse plenamente en lo que se dice, comprender el mensaje y responder con reflexión.
Intenta entender lo que dicen en lugar de centrarte en responder inmediatamente. Haz preguntas en caso de confusión. También puedes parafrasear lo que han dicho con tus propias palabras para entenderlo mejor.
Escuchar te ayuda a generar confianza, resolver conflictos, comprender dinámica de equipo y desarrollar mejores relaciones. Puedes practicar la escucha activa prestando toda tu atención, escuchando sin interrumpir, reflexionando, validando las emociones y haciendo preguntas aclaratorias.
8. Lluvia de ideas
El sello distintivo de una conversación con éxito es su capacidad para decidir el camino a seguir. Intenta concluir todas las conversaciones difíciles en el lugar de trabajo alcanzando una solución productiva.
Tanto si el conflicto es entre miembros de un equipo debido a diferentes estilos de trabajo o el bajo rendimiento de un empleado, debes elaborar un plan de acción para mejorar la situación. Tómate tu tiempo para aportar soluciones y encontrar puntos en común.
la pizarra ClickUp le permite realizar lluvias de ideas y colaborar sin esfuerzo
Si un miembro de su equipo está pasando por un mal momento, ofrézcale ayuda y compatibilidad siempre que pueda. También puede traer a otros miembros del equipo (siempre que todas las partes estén de acuerdo) para discutir soluciones.
Haz un plan por escrito y crea un cronograma para seguir el progreso. Es fundamental fijar metas mensurables con indicaciones concretas.
9. Seguimiento
Imagina que terminas una conversación con la mejor nota posible. Señalas los problemas y buscas soluciones, y todo va genial. Hasta que, un día, ya no. Muchas personas tienden a rebobinar las conversaciones para procesarlas mejor. Esto puede provocar reacciones retardadas y sentimientos de frustración o vergüenza.
Por lo tanto, recuerde crear un plan de seguimiento para comprobarlo con ellos regularmente. Puedes programar reuniones informales, como cafés virtuales, para ponerte al día sobre el trabajo y calibrar su reacción. También puedes acudir a reuniones formales para comprobar sus progresos.
10. Saber cuándo implicar al departamento de RRHH
Gestionar conversaciones difíciles en un entorno de trabajo es una habilidad imprescindible, tanto si eres un líder como un empleado. Sin embargo, también es esencial saber cuándo implicar al departamento de RR.HH. o a tu jefe.
Lo mejor es implicar al equipo de RR.HH. si la conversación tiene que ver con infracciones de la política o con asuntos críticos. También puedes implicar al equipo de RR.HH. si el conflicto se está agravando, si hay acusaciones de mala conducta o infracciones legales, o durante discusiones delicadas.
Comparte la situación exacta con el equipo de RR.HH. de antemano y aclara tu rol en la conversación. Un representante de RR.HH. actuará como mediador imparcial durante la conversación, preservando la confidencialidad y protegiendo los intereses de todas las partes.
Prepara a tu equipo para el éxito
Las conversaciones y los problemas difíciles son inevitables en el lugar de trabajo. Aunque no puede evitar que se produzcan, sí puede reducirlos. Aquí tienes algunos consejos para evitar problemas en el trabajo:
Fomentar la comunicación abierta
Fomentar una comunicación transparente y honesta entre los miembros del equipo, los supervisores y la dirección puede ayudar a evitar conflictos. Motive a su equipo para que hable y aborde los problemas con franqueza.
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Cree canales para compartir comentarios, sugerencias y preocupaciones de forma abierta y constructiva. Utilice una herramienta ágil para mantener conversaciones y que todo el mundo esté al día de los últimos acontecimientos.
Ofrezca oportunidades para recibir opiniones y mantener conversaciones con regularidad. Puede celebrar reuniones de equipo para debatir opiniones o ponerse al día. También puede ajustar formularios automáticos para que todos puedan compartir sus opiniones rápidamente.
Establezca expectativas claras
Otra forma útil de evitar problemas es establecer expectativas y límites claros. Comunique a todos los empleados sus roles, responsabilidades y expectativas de rendimiento. También deben establecerse directrices de comportamiento y comunicación.
Asegúrese de que todos comprenden sus funciones y objetivos para minimizar la confusión y los malentendidos. Además, sea transparente y directo a la hora de ajustar las expectativas. Esto evitará cualquier ambigüedad o conflicto.
Utilizar plantillas
Utilice plantillas de planes de comunicación para esbozar estrategias y objetivos para toda la comunicación de la organización. Estas plantillas especifican los tipos de mensajes, las formas y frecuencias de comunicación y el público objetivo.
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Puede organizar objetivos, cronogramas y partes interesadas en la comunicación, hacer una lista de los canales más eficaces, seguir y medir su intento correcto y organizar su estrategia.
Proporcionar formación
Invierta en formación continua y en oportunidades de desarrollo de habilidades para que los empleados mejoren sus conocimientos, capacidades y habilidades interpersonales. Ofrezca formación sobre resolución de conflictos, comunicación eficaz y concienciación sobre la diversidad para ayudarles a superar con éxito los retos del lugar de trabajo.
También puede fomentar la colaboración interfuncional, las actividades de creación de equipos y la fijación de metas compartidas para fomentar la camaradería y el respeto mutuo entre los empleados.
Aprovechar las herramientas de colaboración
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Las conversaciones difíciles no son barreras, sino puertas que conducen a un entendimiento más profundo y a relaciones más sólidas. Dominar el arte de las conversaciones difíciles es una habilidad necesaria que ayuda a construir relaciones sanas, promover el crecimiento e impulsar el intento correcto de la organización.
Con estos consejos, podrá sortear con éxito las complejidades de la comunicación en el lugar de trabajo, desde el ajuste de la fase con objetivos claros hasta la práctica de la escucha activa y la empatía.
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