¡El entorno de trabajo de Google es la herramienta imprescindible para muchos!
Pero, ¿qué tal se te da utilizarlo?
La mayoría de nosotros no aprovechamos al máximo Google Workspace. Nos limitamos a lo básico, pero nos perdemos algunos trucos realmente interesantes para mejorar la productividad en el entorno de trabajo de Google Workspace. Pero eso cambia hoy con estos 25 consejos para Google Workspace.
¿Nos ponemos productivos?
¿Qué es Google Workspace?
Google Workspace es un conjunto de herramientas de productividad y colaboración basadas en la nube. Se conocía como G Suite (Google Suite) antes de que Google lo renombrara en 2020.
¿En qué consiste Google Workspace?
Google Workspace reúne varias aplicaciones de productividad en un solo lugar. Entre ellas se incluyen:
- Gmail para correos electrónicos
- Google Drive para el almacenamiento en la nube de archivos
- Documentos de Google para el procesamiento de textos
- Hojas de cálculo de Google para hojas de cálculo
- Google Slides para presentaciones
- Google Calendar para citas, tareas y eventos
- Google Meet para reuniones de vídeo
- Google Chat para mensajes
- Google Forms para encuestas y recopilación de datos
Cómo utilizar el entorno de trabajo de Google
Para utilizar Google Workspace:
- Regístrate para obtener una cuenta (tu organización también puede proporcionártela).
- Accede a las aplicaciones de Google Workspace (el icono de cuadrícula en la esquina superior derecha).
- Utiliza las aplicaciones por separado o juntas. Por ejemplo, puedes preparar un documento en Documentos de Google, compartirlo a través de Gmail y programar una reunión en Google Meet para comentarlo en directo.
Una vez que hayas dado el primer paso, el siguiente es aprovechar todo el potencial del entorno de trabajo de Google Workspace.
Ahí es donde entran en juego los consejos de G Suite. Hay trucos para todas las aplicaciones de Google, como Documentos de Google y Formularios de Google. Te lo contamos todo sobre ellos.
Retos de la gestión de todas las herramientas del entorno de trabajo de Google Workspace
Google Workspace es excelente para usuarios individuales. Sin embargo, tiene ciertos límites, especialmente para las organizaciones. Veamos algunas de ellas:
1. Gestión de recursos y licencias
Las organizaciones suelen tener problemas con licencias subóptimas, desperdicio de recursos e ineficiencias financieras.
2. Seguridad y cumplimiento normativo
El cumplimiento de las normativas de protección de datos supone un reto, ya que las organizaciones deben garantizar el cumplimiento de leyes como el RGPD y, al mismo tiempo, gestionar los datos de los usuarios de forma eficaz.
3. Formación y soporte al usuario
Los usuarios pueden tener dificultades para aprovechar todas las capacidades de la plataforma sin la orientación adecuada.
4. Mantente al día de las actualizaciones
El entorno de trabajo de Google está en constante evolución, y las organizaciones pueden tener dificultades para mantenerse al día de las nuevas funciones y cambios.
5. Retos en la gestión de datos
La recopilación y gestión de datos en el entorno de trabajo de Google puede resultar compleja, especialmente cuando se trata de diferentes versiones de documentos generados por los usuarios.
¿Te sientes abrumado? No te preocupes. Como usuario, lo único que necesitas son estos 25 consejos para el entorno de trabajo de Google Workspace. Sigue leyendo.
Cómo descubrir todo el potencial de G-Suite
Para sacar el máximo partido a Google Workspace, es importante explorar más allá de sus funciones básicas. Al hacerlo, se mejora la comunicación y la colaboración del equipo, la gestión del tiempo y el flujo de trabajo.
25 consejos de Google Workspace para ti
Aquí tienes 25 consejos que te ayudarán a sacar más partido a Google Workspace. Los hemos organizado en cuatro categorías para que puedas centrarte en áreas específicas de mejora:
Categoría n.º 1: Comunicación y colaboración
Sin una comunicación clara, la colaboración no es posible. Afortunadamente, Google Workspace puede ayudarte.
1. Programa reuniones más rápido con «Buscar una hora».
Organizar una reunión de equipo no debería implicar enviar múltiples correos electrónicos de ida y vuelta. Google Calendar ofrece un enfoque más sencillo con Buscar una hora.
Crea un nuevo Evento, Busca una hora y Añade invitados. Verás los horarios de todos uno al lado del otro, lo que te permitirá ver fácilmente cuándo están libres.
2. Recopila información rápidamente con Google Forms.
Gestionar respuestas de múltiples fuentes puede resultar complicado.
Google Forms simplifica este proceso. Prepara un formulario con preguntas y envía el enlace del formulario a tus participantes. Todas las respuestas se recopilan automáticamente en una hoja de cálculo de Google, lo que facilita la visualización y el análisis de los datos.
Para empezar, ve a forms. google. com y haz clic en el signo más (+) para crear un nuevo formulario. A continuación, añade las preguntas, personaliza el aspecto del formulario y añade lógica para mostrar diferentes preguntas en función de las respuestas anteriores.
3. Haz que las reuniones sean productivas con salas de descanso
Las reuniones de vídeo con un gran número de participantes pueden resultar impersonales en ocasiones. Puede resultar difícil que todos participen y contribuyan de forma significativa.
Puedes dividir una reunión grande en grupos más pequeños con las salas de reuniones de Google Meet, lo que fomenta una participación más activa.
Durante una reunión, haz clic en Actividades > Salas de descanso. Puedes elegir cuántas salas crear y asignar participantes a cada una de ellas. Cuando finalice la sesión de descanso, todos podrán volver a unirse a la reunión principal para realizar un uso compartido de las ideas.
4. Mejora la colaboración del equipo con los espacios de Google Chat.
La gestión de proyectos en equipo requiere Gmail para los mensajes y Drive para los archivos. Por lo tanto, realizar el seguimiento de la información relacionada con los proyectos puede resultar engorroso.
Google Chat proporciona un lugar central para la colaboración en Spaces, donde puedes añadir miembros del equipo, asignar tareas y mantener conversaciones.
Para crear un espacio en Google Chat, haz clic en Crear o buscar un espacio, asigna un nombre a tu espacio y añade miembros.
5. Fomenta las reuniones inclusivas con los subtítulos en directo de Google Meet.
En las reuniones, las barreras lingüísticas, los problemas de calidad de audio o las dificultades auditivas pueden suponer en ocasiones un reto para los miembros del equipo a la hora de seguir el hilo.
La función de subtítulos en directo de Google Meet puede ayudarte a superar estos retos.
Durante una reunión, haz clic en el botón Activar subtítulos (CC) en la parte inferior de la pantalla. Esto mostrará transcripciones de lo que se está diciendo en tiempo real.
6. Mejora la calidad de las llamadas con la cancelación de ruido de Google Meet.
El ruido de fondo siempre es una gran distracción en las videollamadas.
La función de cancelación de ruido de Google Meet puede filtrar el ruido. Durante la reunión, haz clic en los tres puntos (⋮), Ajustes > Audio y activa Cancelación de ruido.
Categoría n.º 2: Gestión del tiempo y productividad
Esta sección ofrece estrategias para gestionar mejor el tiempo y aumentar la productividad diaria con Google Workspace.
7. Trabaja sin conexión con Google Drive
Internet no siempre es fiable. Además, es posible que no tengas señal WiFi. En esos momentos, no tener acceso a los archivos puede resultar estresante.
El modo sin conexión de Google Drive puede ayudarte.
Cuando estés conectado a internet, ve a los ajustes de Drive y activa la opción Sin conexión. A continuación, elige a qué quieres acceder sin conexión.
Con el acceso sin conexión habilitado, puedes ver y realizar la edición de archivos sin Internet. Tus cambios se actualizarán automáticamente cuando vuelvas a estar conectado.
8. Registra todas tus ideas con Google Keep
Las buenas ideas son difíciles de encontrar.
Google Keep es la solución. Se trata de una app digital para tomar notas en tu ordenador o teléfono que te ayuda a capturar notas rápidamente.
Crear una nueva nota es tan sencillo como pulsar el botón «+». Incluso puedes añadir colores o rótulos para esbozar tus ideas.
9. Abre documentos rápidamente con plantillas
Google Workspace ofrece una variedad de plantillas para que puedas empezar.
Para utilizar una plantilla, abre Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google o Slides y haz clic en la Galería de plantillas en la parte superior de la página.
Explora las opciones de plantillas: propuestas de proyectos, presupuestos y presentaciones.
10. Escribe correos electrónicos más rápido con Smart Compose
La función Smart Compose de Gmail aprende de tu estilo de escritura con el tiempo, lo que te ayuda a redactar correos electrónicos rápidamente y garantiza la coherencia en el tono.
A medida que escribes, te sugiere frases para completar tus oraciones. Si la sugerencia coincide con lo que ibas a decir, puedes aceptarla pulsando la tecla Tab.
Para utilizar Smart Compose, habilítalo en los ajustes de Gmail, en la pestaña General. A continuación, mientras escribes correos electrónicos, fíjate en el texto gris que aparece delante del cursor: son las sugerencias de Smart Compose.
11. Gestiona tus vacaciones sin problemas con la función «Fuera de la oficina» de Calendario.
Prepararse para ausentarse del trabajo suele implicar configurar respuestas automáticas al correo electrónico, rechazar reuniones y notificar a los compañeros. La función Fuera de la oficina de Google Calendar simplifica este proceso.
En Calendario, realiza la selección de Fuera de la oficina y establece las fechas. También puedes configurar respuestas automáticas y desencadenantes automáticos para correos electrónicos y reuniones.
Además, el calendario mostrará tu estado de ausencia de la oficina, lo que les ayudará a planificar en función de tu ausencia.
12. Optimiza el momento de la comunicación con la función «Programar envío» de Gmail.
Conseguir que tus correos electrónicos llamen la atención y se lean puede resultar complicado, especialmente cuando se trata de compañeros de trabajo en diferentes zonas horarias. Es fundamental enviar el correo electrónico en el momento adecuado para que lo vean y lean tan pronto como estén disponibles.
Con la función Programar envío de Gmail, puedes programar tus correos electrónicos. Después de redactar tu correo electrónico, haz clic en la flecha situada junto al botón Enviar y selecciona Programar envío. A continuación, elige una hora sugerida o establece la tuya propia.
13. Adelántate con los nuevos atajos *.
Para crear un nuevo documento, hoja de cálculo o presentación en Google Drive hay que hacer varios clics. Puedes saltarte este paso con el nuevo atajo: solo tienes que abrir una nueva pestaña y escribir «doc. new», «sheet. new» o «slide. new». Así de fácil.
También hay atajos para formularios (form. new), sitios (site. new) e incluso para iniciar una nueva reunión de Google Meet (meet. new).
Categoría n.º 3: Gestión de documentos y archivos
Estos consejos y trucos se centran en ayudarte a organizar, buscar y gestionar tus documentos y archivos dentro del entorno de trabajo de Google.
14. Garantiza la precisión de los datos con la validación de datos.
La entrada de datos es una cuestión de precisión. Un pequeño error o una simple errata pueden falsear los cálculos y el análisis de datos.
Las Hojas de cálculo de Google cuentan con la función de validación de datos para este tipo de problemas. Puedes establecer reglas para el tipo de datos que se introducen en celdas específicas.
Seleccione las celdas a las que desea aplicar la regla, luego vaya a Datos > Validación de datos en el menú superior y elija un criterio de validación, como intervalos de números, texto que contiene o fórmulas personalizadas.
También puedes añadir mensajes de error útiles para guiar a los usuarios cuando introducen datos incorrectos.
Lea también: Cómo aplicar la validación de datos en Excel
15. Encuentre archivos rápidamente con la búsqueda avanzada de Drive.
Google Drive se llena rápidamente. Por lo tanto, los archivos pueden perderse en un mar de archivos variados. Pero con la búsqueda avanzada de Drive, puedes ubicarlos (o al menos reducir los resultados).
Ve a la barra de búsqueda de Drive y haz clic en Búsqueda avanzada. Se abrirá un cuadro de diálogo en el que podrás seleccionar el tipo de archivo, el propietario, la fecha de modificación y mucho más.
La búsqueda avanzada es, en definitiva, un filtro. Cuanto mejor defina su filtro, mejores serán los resultados de la búsqueda. ¿Por qué complicarse la vida? Dedique solo 10 minutos al día a organizar su unidad: es el mejor truco de Google Drive que existe.
16. Amplíe la funcionalidad con un complemento
Las aplicaciones de Google no tienen todas las funciones integradas. Es posible que tengas que ejecutar una aplicación de terceros en paralelo, lo que puede resultar molesto debido al cambio constante. Afortunadamente, varias aplicaciones de Google pueden obtener complementos, también conocidos como extensiones. *
Por ejemplo, puedes añadir una extensión de firma electrónica en Documentos de Google navegando a Extensiones > Complementos. Otras aplicaciones de Google, como Sheets, Slides y Google Calendar, también cuentan con esta función.
17. Comparta archivos con unidades de uso compartido
El acceso a los archivos compartidos puede resultar complicado, especialmente cuando los miembros del equipo van y vienen. La función de unidades compartidas de Google Drive puede simplificar este proceso.
A diferencia de los archivos de Mi unidad, que pertenecen a personas concretas, los archivos de una unidad compartida pertenecen al equipo. Esto significa que, cuando alguien se va, sus archivos permanecen en el equipo.
Para preparar una unidad compartida, haz clic en Unidades compartidas en la barra lateral izquierda y, a continuación, en +Nueva. Añade miembros del equipo y todos tendrán acceso a todos los archivos de esa unidad.
Categoría n.º 4: Funciones y herramientas avanzadas
Aquí exploraremos funciones adicionales de las aplicaciones de Google Workspace.
18. Escritura por voz en Documentos de Google
Escribir puede ralentizarte. Lo mejor es evitarlo con la función de escritura por voz de los documentos de Google.
¿Abrir un nuevo documento (recuerda documento. nuevo)? A continuación, ve a Herramientas > Escritura por voz* en el menú superior, haz clic en el icono del micrófono y empieza a hablar. Las palabras aparecerán en la pantalla a medida que hables.
Recuerda hablar con claridad y revisar el borrador final cuando hayas terminado para detectar errores ortográficos y gramaticales.
19. Organiza tu bandeja de entrada con los filtros de Gmail.
Los mensajes y agendas importantes pueden perderse en una bandeja de entrada desordenada.
¿Por qué no habilitar los filtros de Gmail para organizar automáticamente los mensajes entrantes? Busca Filtros y direcciones bloqueadas en los ajustes de Gmail y crea reglas de correo electrónico.
Por ejemplo, puedes establecer reglas para el ID del remitente del correo electrónico o las palabras clave del asunto para marcar con una estrella los correos electrónicos de tu jefe o redirigirlos a una carpeta específica.
20. Atraiga a su público con la función de preguntas y respuestas de Slides.
Hacer una presentación ante un grupo numeroso puede resultar a veces unidireccional. Google Slides cuenta con una función de preguntas y respuestas que puede hacer que tus presentaciones sean más atractivas.
Durante la presentación, haz clic en el triángulo situado junto a la flecha hacia abajo del botón «Presentar» y activa las herramientas para la audiencia. Esto permitirá a tu audiencia enviar preguntas en tiempo real, que podrás responder durante o después de la presentación.
El público también puede votar las preguntas, lo que te ayudará a identificar y priorizar los temas más populares. Esta función puede hacer que tus presentaciones sean más interactivas y garantizar que abordes los puntos que más interesan a tu público.
21. Escribe correos electrónicos profesionales con la función «Ayúdame a escribir» de Gmail.
La función «Ayúdame a escribir» de Gmail hace lo que dice: te ayuda a escribir con un tono coherente.
Cuando redactes un correo electrónico, haz clic en el botón «Ayúdame a escribir» (parece una varita mágica). A continuación, describe brevemente lo que quieres decir. La IA generará un borrador basado en tu entrada, que podrás perfeccionar.
Para acceder a esta función, debes registrarte en Google Workspace Labs. Visita Google Workspace Labs, regístrate y únete a la lista de espera. Una vez que estés en la lista de espera, recibirás una invitación cuando la función esté disponible.
22. Rompa las barreras lingüísticas con Google Translate en Documentos de Google.
Hablar diferentes idiomas dificulta la comunicación eficaz en equipos diversos y diferentes, así como en colaboraciones transfronterizas. Los Documentos de Google tienen una función de traducción integrada para superar este reto. (De hecho, muchos trucos de los Documentos de Google mejoran la colaboración).
Para utilizarlo, ve a Herramientas > Traducir documento. A continuación, puedes elegir traducir todo el documento a otro idioma.
Esta función también resulta útil cuando necesitas comprender rápidamente un documento en un idioma que no dominas.
23. Crea recursos para tu equipo fácilmente con Google Sites.
Crear un hub neurálgico para la información del equipo a menudo requiere conocimientos técnicos o depender del departamento de TI. Google Sites facilita el diseño de sitios web internos sin necesidad de tener conocimientos de programación.
Ve a sites. google. com y haz clic en «+». Utiliza la interfaz de arrastrar y soltar para añadir texto, imágenes, calendarios e incluso incrustar otros elementos de Google Workspace.
Esta herramienta es excelente para crear paneles de actividad de proyectos, manuales de equipo o bases de conocimientos que tu equipo pueda consultar y actualizar fácilmente.
24. Analiza datos con las tablas dinámicas de Sheets.
Los datos solo son útiles si se pueden extraer conclusiones de ellos. Sin embargo, cuanto mayor es el conjunto de datos, más difícil resulta extraer conclusiones.
No te preocupes: las tablas dinámicas de las Hojas de cálculo de Google pueden ayudarte a resumir y analizar esos datos. Y hay muchos trucos de las Hojas de cálculo de Google por ahí.
En una hoja de cálculo, ve a Insertar > Tabla dinámica. Selecciona el intervalo de datos y elige cómo resumirlos. Arrastrando y soltando campos, puedes reestructurar rápidamente tus datos para revelar diferentes perspectivas.
25. Gestiona tu disponibilidad con el horario laboral de Calendario.
No siempre está claro cuándo tú o tus compañeros estáis disponibles. Para gestionar las expectativas de disponibilidad, solo tienes que ajustar tu horario de trabajo en Google Calendar.
En los ajustes del Calendario, ve a Horario y ubicación de trabajo y especifica tu horario de trabajo habitual. Cuando alguien intente programar una reunión fuera de este horario, recibirá una notificación.
Esta función puede ayudarte a mantener el equilibrio entre tu vida laboral y personal, y reducir la probabilidad de que se programen reuniones en horarios inconvenientes, especialmente si trabajas con personas en diferentes zonas horarias.
Bonificación: ¡Realice este cuestionario de productividad de 5 minutos para ver qué tan productiva es su organización!
Alternativa a Google Workspace que te ayuda a ahorrar tiempo
Cambiar constantemente entre las herramientas de Google Workspace sigue siendo un problema. Esto provoca pérdidas de tiempo y dispersión de la atención.
Entonces, ¿hay alguna alternativa?
Bueno, existe ClickUp, una potente plataforma de productividad y gestión de proyectos. Aquí te explicamos por qué te recomendamos que la tengas en cuenta.
- Plataforma unificada: integra la creación de documentos, la gestión de tareas y el control de tiempo en un solo entorno.
- Colaboración mejorada: colabora simultáneamente en documentos, tareas y proyectos para fomentar el trabajo en equipo y garantizar la alineación de los proyectos.
- Automatizaciones personalizadas: crea flujos de trabajo personalizados para gestionar tareas repetitivas con ClickUp Automations, lo que te permitirá liberar tiempo para trabajo más importante.
- Múltiples opciones de visualización: visualiza tu trabajo en tu estilo preferido o según las necesidades del proyecto con una variedad de vistas.
- Ajustes de prioridades: personaliza las prioridades de las tareas (Alta, Media, Baja) para garantizar que el trabajo más importante se realice primero.
- Control de tiempo integrado: supervisa tu productividad anotando las horas dedicadas a tareas y proyectos con ClickUp Control de tiempo. Realiza un seguimiento del tiempo desde cualquier dispositivo, diseña hojas de horas personalizadas y consulta informes detallados.
Sin embargo, lo que diferencia a ClickUp de Google Workspace es su asistente de IA integrado, ClickUp Brain, al que se puede acceder desde cualquier lugar dentro de ClickUp.
Aprovecha el poder de la IA.
Con tantas cosas entre manos, es aconsejable mejorar tu productividad utilizando un asistente de inteligencia artificial. ClickUp Brain puede:
- Redacta contenido y genera ideas en ClickUp Documentos.
- Te ayudan a establecer el contexto de tus tareas, sugieren subtareas y desglosan proyectos complejos en pasos manejables.
- Automatiza procesos rutinarios como actualizaciones de progreso, reuniones de puesta al día y informes de estado.
- Redacta correos electrónicos claros en la bandeja de entrada de ClickUp o crea respuestas rápidas para tus chats.
- Encuentre información específica en sus documentos, tareas o incluso conversaciones anteriores.
- Interpreta los datos de tu proyecto y obtén sugerencias para mejorar tus flujos de trabajo.
Además, ofrece una función revolucionaria para los equipos: Connected AI. Connected AI integra todas tus herramientas en un solo lugar, lo que garantiza que todo tu conocimiento sea accesible y útil, independientemente de dónde esté almacenado. Esto es lo que ofrece:
- Al integrarse profundamente con todos los aspectos de tu entorno de trabajo de ClickUp (tareas, documentos y chat), obtienes una visión general completa de tu trabajo, lo que te permite obtener información más precisa y útil.
- Su AI Writer for Work, AI Knowledge Manager y AI Project Manager están diseñados para hacerse cargo de las tareas repetitivas, de modo que puedas centrarte en realizar trabajos más creativos.
- ClickUp Brain también se integra a la perfección con herramientas de terceros. Así, puedes ampliar su uso más allá de ClickUp y sincronizar todos los cambios dentro de ClickUp y las aplicaciones de terceros en tiempo real.
Aprovecha las comunicaciones asíncronas
ClickUp lleva la colaboración a nuevas cotas con su conjunto de herramientas de comunicación. Y puede ahorrarle mucho tiempo gracias a la comunicación asíncrona. Así es como lo hace:
- Olvídate de las reuniones consecutivas: mantén a tu equipo informado con ClickUp Chat.
- Asigna comentarios y crea tareas importantes para tus equipos con tareas de ClickUp.
- El desencadenante de recordatorios personalizados de ClickUp para metas y hitos de ClickUp de alta prioridad.
Plantillas de ClickUp para la productividad
Ahora que tienes las herramientas de ClickUp y el asistente de IA, ¿cuál es tu plan de productividad?
¿No tienes uno?
¡Tenemos lo que necesitas con las plantillas de ClickUp! Aquí tienes dos plantillas perfectas para mejorar tu productividad y ponerte en marcha.
En primer lugar, la plantilla de productividad ClickUp es ideal para optimizar los flujos de trabajo de particulares y empresas.
Podrás:
- Obtenga diferentes vistas, como Lista, Tablero y Calendario, para visualizar las tareas.
- Ejecuta la automatización para la creación y gestión de tareas.
- Utiliza menús desplegables de selección única para clasificar tareas o asignarlas a equipos específicos.
- Marca las fechas importantes y las fechas límite en un calendario para llevar a cabo el seguimiento de los eventos críticos.
- Utiliza las vistas del entorno de trabajo para colaborar, intercambiar ideas y recopilar datos.
Por último, la plantilla de productividad personal de ClickUp está pensada para profesionales autónomos motivados y para aquellos que buscan organizar su vida personal.
Aumente su productividad con ClickUp
La productividad tiene que ver con el equilibrio, la concentración y las herramientas que permiten realizar el trabajo más rápido.
Mientras que Google Workspace te ayuda a mantenerte organizado, ClickUp destaca cuando necesitas ese empujón extra para mantenerte al día y ser más productivo.
¿Estás listo para llevar tu productividad al siguiente nivel? Prueba ClickUp y descubre lo que se siente al tener una plataforma diseñada para mantenerte concentrado, eficiente y empoderado. Prueba ClickUp.