¿Quieres realizar una encuesta para tu nuevo lanzamiento o recopilar opiniones sobre tus productos anteriores? Si es así, probablemente estés utilizando Google Forms para ello.
Google Forms, un producto sencillo pero repleto de funciones, es una herramienta excelente para ayudarte a recopilar datos, realizar encuestas y todo lo demás. Además, funciona a la perfección tanto en dispositivos móviles como en la web. Muestra los resultados en tablas y gráficos para que puedas obtener información de un vistazo.
Sin embargo, ¿sabías que Google Forms es mucho más que una simple herramienta para encuestas y comentarios en línea? Tiene un gran potencial que te sorprenderá.
¿Quieres que te revelemos los secretos para maximizar el rendimiento de los formularios de Google? Estamos seguros de que estos trucos te resultarán útiles para simplificar tu vida y trabajar de forma más eficiente.
También te presentaremos ClickUp, una herramienta única que se integra con Google Forms para ayudarte a sacarle más partido.
Usos principales de Google Forms
Google Forms es una herramienta gratuita y versátil que te permite crear y compartir encuestas y formularios en línea, al tiempo que te permite analizar las respuestas en tiempo real. Veamos rápidamente lo que puedes lograr con Google Forms:
- Crea formularios online: genera formularios online en Google Forms fácilmente, es tan sencillo como crear un documento. Selecciona los tipos de preguntas de las listas proporcionadas, reorganízalas con solo arrastrar y soltar, y personaliza los valores para crear un cuestionario personalizado.
- Personalización y adaptación de formularios: personaliza el color, la imagen y la fuente del formulario para que se sincronice con la temática de tu marca. Utiliza la lógica personalizada para proporcionar a los encuestados preguntas personalizadas basadas en sus respuestas anteriores.
- Resúmenes automatizados: analiza las respuestas fácilmente con la ayuda de resúmenes automatizados, estudiando los datos transformados en llamativos gráficos y tablas desarrollados en tiempo real.
- Fácil accesibilidad: disfruta de una accesibilidad perfecta mientras realizas la edición, la vista y el relleno de respuestas. Accede, crea y edita sobre la marcha en móviles, tabletas y ordenadores.
Casos de uso de Google Forms
Ahora que ya sabes por qué Google Forms es tan útil, veamos algunos casos de uso:
1. Creación de cuestionarios o realización de encuestas
Las encuestas son esenciales para el crecimiento de una empresa. Con Google Forms, crear encuestas es fácil, y las respuestas se recopilan en un solo lugar.
2. Creación de formularios de comentarios de los clientes
Mejora la retención de clientes mejorando continuamente la entrega y los servicios. Utiliza esta herramienta para crear formularios de comentarios, aprender, analizar tus procesos y mejorar para garantizar que los clientes vuelvan a por más.
3. Organización de eventos
Crea y organiza eventos sin problemas creando un formulario de inscripción y recopilando la información de los solicitantes.
4. Solicitud de empleo y contratación
Optimice su proceso de selección de personal aprovechando Google Forms. Úselo para recopilar datos de los candidatos sin esfuerzo, generar una hoja de cálculo y filtrar los resultados de forma eficiente.
5. Generación de certificados
Utiliza Google Forms como herramienta de automatización para generar certificados después de los eventos, asegurándote de que se crean sin esfuerzo para todos los asistentes.
15 trucos para Google Forms
Google Forms es increíblemente versátil y fácil de usar. Se podría pensar que no ofrece mucho más que la simple recopilación de datos.
Es hora de romper el mito.
Te presentamos algunos de nuestros trucos para Google Forms cuidadosamente seleccionados que te ayudarán a triplicar tu productividad con Google Forms. Empecemos.
1. Aprovecha el potencial del rellenado automático de URL
¿Quieres facilitar el proceso de cumplimentación de formularios a tus clientes? Optimízalo aprovechando la función «Obtener enlace prellenado». Esta función te permite rellenar algunos campos para que los encuestados tengan una ventaja a la hora de completar el formulario.
Utiliza esta función para recopilar datos, como los sitios web de referencia (el sitio web que dirigió al encuestado al formulario) o su dirección de correo electrónico. Esto facilita las cosas a los usuarios, ayudándoles a rellenar el formulario rápidamente.
Para ello, ve al formulario que deseas enviar y haz clic en el icono de los tres puntos. A continuación, haz clic en «Obtener enlace prellenado» en el menú desplegable.
A continuación, tu formulario se abrirá en otra ventana, donde podrás rellenar previamente tantas respuestas como sea necesario. Una vez terminado esto, selecciona la opción «obtener enlace» en la parte inferior para obtener un formulario rellenado previamente.
Los encuestados pueden realizar la edición de sus respuestas antes de enviarlas.
2. Añade imágenes y vídeos
Los formularios interesantes suelen rellenarse y enviarse con más frecuencia.
¿Quieres reducir la monotonía para tu público al rellenar tus formularios de Google? Incorpora fotos y vídeos en las preguntas o como elementos independientes para añadir diversión al proceso de rellenar el formulario.
Para añadir imágenes y vídeos, ve al panel derecho del formulario de Google y haz clic en los iconos que muestran la opción «Añadir imagen» o «Añadir vídeo». Aparecerá un cuadro de diálogo que te permitirá añadir imágenes y vídeos desde tu ordenador, unidad de disco o URL. También puedes buscar en la web la imagen o el vídeo que desees añadir.
3. Integra complementos avanzados
Aprovecha estas funciones adicionales, como los formularios para equipos de software, para crear formularios de Google dinámicos y personalizados que mejoren los resultados de tus proyectos.
Utiliza integraciones adicionales de G Suite Marketplace. Cuenta con muchos complementos, como análisis avanzados, automatización y nuevas funciones.
Simplemente haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha de tu formulario de Google y haz clic en «Obtener complementos». Ahora, elige tu complemento preferido en Google Workplace Marketplace.
4. Función de colaboración en tiempo real
Trabaja sin problemas con tu equipo en tiempo real. Edita, perfecciona y analiza formularios juntos, simplificando el trabajo y eliminando tareas innecesarias.
Obtén información diversa para crear formularios de Google más fáciles de usar y eficaces. El proceso es tan sencillo como compartir el enlace del formulario con tu equipo y darles acceso para realizar la edición.
Para añadir colaboradores al formulario, haz clic en los tres puntos que aparecen en la esquina superior derecha de la página de Google Forms. En el menú desplegable, selecciona la opción «Añadir colaboradores». Introduce la dirección de correo electrónico de las personas con las que deseas compartir el formulario de Google Forms y pulsa «Terminado».
5. Mantén las preguntas obligatorias
Asegúrate de que las preguntas obligatorias estén en su lugar para que los encuestados solo puedan enviar el formulario después de responderlas. Esto garantiza que obtengas toda la información necesaria cuando solicites comentarios. También evita que las personas omitan preguntas accidentalmente, por lo que solo pueden enviar formularios completos.
Para ello, ve a la pestaña Preguntas y haz clic en Ajustes. En la pestaña «Valores predeterminados», haz clic en «Valores predeterminados de las preguntas». Activa la opción «Hacer que las preguntas sean obligatorias de forma predeterminada, por defecto» y ¡terminado!
6. Separa con títulos de sección
Divida los formularios más largos en secciones para una organización más clara y una mejor experiencia de usuario (UX). Indique a los usuarios qué pueden esperar de cada sección y muestre un enfoque sistemático para responder a las preguntas.
Además, clasifica las diferentes secciones con terminología, como «Detalles de pago», «Información personal», «Aficiones», etc. Esto hace que el formulario sea más intuitivo y fácil de seguir. El resultado son respuestas más claras y bien organizadas, que son más fáciles de analizar y gestionar.
Para ello, solo tienes que ir a la barra lateral flotante y hacer clic en el símbolo «Añadir sección» (dos cuadros verticales). Una vez que hagas clic en él, verás que se ha añadido una nueva sección con cuadros para el título y la descripción de la sección.
7. Utiliza atajos de teclado
Si tu trabajo te obliga a utilizar Google Forms con mucha frecuencia, te interesará conocer un intervalo de atajos de teclado que te facilitarán la vida y te permitirán trabajar más rápido.
Los atajos de teclado resultan útiles para navegar entre secciones, duplicar ajustes, cambiar entre ajustes del formulario, etc. Dominar los atajos de teclado equivale a dominar la velocidad en Google Forms, ya que agiliza el proceso de creación de formularios.
En Windows, utiliza atajos como:
| Insertar pregunta | Ctrl + Mayús + Intro: mantén pulsada la tecla Ctrl, pulsa i y, a continuación, i. |
| Insertar título y descripción | mantén pulsada la tecla Ctrl, pulsa i y, a continuación, h |
| Insertar imagen | mantén pulsada la tecla Ctrl, pulsa i y luego p |
| Insertar vídeo | mantén pulsada la tecla Ctrl, pulsa i y luego v |
| Insertar sección | mantén pulsada la tecla Ctrl, pulsa i y luego b |
| Mover elemento hacia arriba | Ctrl + Mayús + k |
| Mover elemento hacia abajo | Ctrl + Mayús + j |
| Eliminar elemento | Alt + Mayús + d |
| Duplicar elemento | Ctrl + Mayús + d |
Para Mac, utiliza atajos como:
| Insertar pregunta | ⌘ + Mayús + Intromantén pulsada la tecla ⌘, luego pulsa i y, a continuación, i. |
| Insertar título y descripción | mantén pulsada la tecla ⌘, luego pulsa i y, a continuación, h. |
| Insertar imagen | mantén pulsada la tecla ⌘, luego pulsa i y, a continuación, p. |
| Insertar vídeo | mantén pulsada la tecla ⌘, luego pulsa i y, a continuación, v. |
| Insertar sección | mantén pulsada la tecla ⌘, luego pulsa i y, a continuación, b. |
| Mover elemento hacia arriba | ⌘ + Mayús + k |
| Mover elemento hacia abajo | ⌘ + Mayús + j |
| Eliminar elemento | Opción + Mayús + d |
| Duplicar elemento | ⌘ + Mayús + d |
8. Añade una capa de protección
Mejora la seguridad al manejar datos confidenciales en Google Forms incorporando protección con contraseña. Utiliza contraseñas para permitir que solo los usuarios autorizados accedan a los datos de la empresa, lo que significa que la seguridad no es una preocupación incluso cuando se trata de datos confidenciales.
Crea un formulario de Google y divídelo en dos secciones. Añade un campo de contraseña haciendo clic en el icono (+) y hazlo obligatorio. Activa la «Validación de respuestas» en el menú de los tres puntos, selecciona «Expresión regular» y configúralo en «Coincidencias».
Especifica una contraseña segura con caracteres especiales, números y letras mayúsculas y minúsculas. Introduce un mensaje de error para las entradas de contraseña incorrectas. Este enfoque paso a paso ayuda a los usuarios a introducir la contraseña correcta para continuar con el formulario.
9. Limita el número de respuestas
¿Utilizas Google Forms para acuerdos urgentes o cuando solo necesitas un número determinado de respuestas? Este truco de Google Forms es lo que necesitas.
Establece un límite en el número de respuestas para tu formulario de Google y este se cerrará automáticamente una vez que se alcance dicho límite. Además, utiliza un software de automatización de formularios para filtrar automáticamente las entradas después de un número determinado de respuestas, lo que te garantizará no dar información errónea a los encuestados.
Solo tienes que instalar un complemento como «Form Limiter» desde el menú desplegable de la esquina superior derecha. Una vez instalado, podrás establecer límites en las respuestas a los formularios de Google y establecer intervalos de tiempo.
10. Garantiza la autenticidad de los datos
Asegúrate de que tus datos sean coherentes y permite a los encuestados corregir cualquier error en su información mediante la función de validación de datos de Google Forms.
Utiliza Google Forms para mantener la coherencia, por ejemplo, asegurándote de que los correos electrónicos tengan el formato correcto o que los números se mantengan dentro de ciertos límites. Ayuda a gestionar bien los datos y permite a los encuestados revisar su información.
11. Configure estructuras de cuestionarios
Explora otras funciones de Google Forms, como los cuestionarios interactivos. Aumentan las posibilidades de obtener comentarios y calificaciones automáticos, lo que supone una mejora considerable. Establece las respuestas correctas para cada pregunta en los cuestionarios de Google Forms y proporciona notas explicativas para ofrecer una experiencia de usuario completa.
Google Forms se convierte en una vía de doble sentido en la que los encuestados aprenden y crecen a través de ejercicios de trabajo en equipo, divertidos concursos de preguntas y respuestas y actividades educativas.
Para crear un cuestionario en Google Forms, ve a la pestaña de ajustes y activa la función «Convertir en cuestionario». Cuando hayas terminado, verás varias funciones que te permitirán asignar valores a las preguntas, crear opciones de comentarios y controlar cómo ven los encuestados sus calificaciones.
12. Integra pasarelas de pago
Recopila datos de los usuarios y gestiona los pagos sin problemas añadiendo pasarelas de pago. Es ideal para inscripciones a eventos, donaciones o venta de productos.
Para configurar los pagos, puedes incluir una indicación como «Sigue este enlace para realizar el pago» junto con tu enlace de pago o utilizar un código QR basado en una imagen.
13. Utiliza respuestas automáticas
Otro truco ingenioso de Google Forms es utilizar la respuesta automática. Ayuda a generar confianza entre los encuestados y crea un canal de interacción. Cuando reciba una respuesta al formulario, configure un correo electrónico de respuesta automática para informar al encuestado de que su envío se ha realizado de manera correcta.
El correo electrónico puede ser una nota de agradecimiento por rellenar el formulario, un simple mensaje del tipo «Hemos recibido tu respuesta :)» o un correo electrónico con recursos adicionales para que el usuario los consulte. Además, considera la posibilidad de proporcionar a los encuestados un resumen de sus respuestas para mantener su interés y permitirles volver a revisar sus respuestas más tarde.
Para habilitar esta función, haz clic en la pestaña «Ajustes» y luego en «Respuestas». En el menú que muestra «Enviar a los encuestados una copia de su respuesta», selecciona «Siempre».
14. Enlaza las Hojas de cálculo de Google para las respuestas
Reúne todas las respuestas recopiladas a través de los formularios de Google en un solo lugar utilizando su integración con las Hojas de cálculo de Google. Esto te permite simplificar aún más el procesamiento de estos datos y obtener información rápidamente.
Reduce el tiempo que de otro modo se necesitaría para la transferencia manual de datos y obtén información valiosa con inteligencia de datos en tiempo real a medida que llegan las respuestas.
Para vincular las Hojas de cálculo de Google a las respuestas, ve a la pestaña «Respuestas». Haz clic en «Enlazar a Hojas de cálculo de Google» y crea una hoja.
15. Colabora en las respuestas utilizando Sheets.
Colabora con los miembros de tu equipo en la creación y edición del formulario utilizando las Hojas de cálculo de Google y dales acceso a la hoja de respuestas. Trabajad juntos para dar sentido a los datos recopilados y planificar los siguientes pasos en consecuencia.
Con varias personas trabajando en la misma hoja de respuestas, recopila diferentes ideas que se traduzcan en acciones significativas.
Para proporcionar acceso a las Hojas de cálculo de Google, abre la hoja de cálculo. En la esquina superior derecha, haz clic en «Compartir». Aparecerá un cuadro de diálogo. Añade la dirección de correo electrónico de las personas con las que deseas compartir la hoja. Cambia los ajustes a «Editor», «Visitante» o «Comentador» según tus necesidades.
Desventajas y problemas de Google Forms
Aunque existen muchas razones para integrar Google Forms en tu trabajo diario, esta herramienta tiene algunas deficiencias. Entre ellas se incluyen:
Restricciones de carga de archivos
¿El principal problema? Google Forms limita el tamaño de los archivos que se pueden cargar. Esto puede dificultar la recopilación de datos basados en archivos pesados. Además, esta herramienta solo permite cargar archivos a los usuarios que hayan iniciado sesión en Google, lo que supone otra molestia para las personas que necesitan una cuenta de Google.
Restricciones del selector de fechas
Bueno, Google Forms carece de uso de calendario. No puedes impedir que los encuestados rellenen determinadas fechas en sus respuestas. Por ejemplo, si tu empresa está cerrada los fines de semana o un día concreto, no puedes impedir que los encuestados elijan ese día.
Sin posibilidad de ventanas emergentes.
Google Forms tiene un límite para las empresas que desean que aparezcan ventanas emergentes con formularios en sus sitios web. Aunque puedes incrustarlos, no hay compatibilidad para crear ventanas emergentes en páginas específicas. Para ello, tendrás que explorar alternativas a Google Forms.
Limitación en las integraciones
Google Forms no permite integraciones con varias aplicaciones de terceros, como Mailchimp o pasarelas de pago como PayPal. Esto puede llevar a muchos usuarios a buscar alternativas.
Soporte limitado
Google Forms ofrece soporte limitado a sus usuarios gratuitos. Para acceder al soporte 24/7, debes pasarte al nivel premium, lo que supone un gasto recurrente.
Opciones de personalización y almacenamiento con límites.
Las plantillas de Google Forms solo permiten algunas funciones básicas de personalización de formularios, lo que puede no ofrecer suficiente margen para la creatividad.
Además, la versión gratuita tiene un límite en el almacenamiento que podría suponer un obstáculo adicional para el uso ilimitado.
Posible pérdida de datos
Google Forms, como cualquier plataforma en línea, puede encontrar problemas técnicos o de almacenamiento de datos, lo que puede provocar la pérdida de datos o errores del sistema.
Preocupaciones de seguridad
Aunque Google toma diversas medidas para garantizar la seguridad, siempre existe el riesgo de violaciones de datos o acceso no autorizado a información confidencial cuando se utiliza cualquier servicio en línea, incluido Google Forms.
Ten cuidado con el tipo de datos que recopilas y asegúrate de que se aplican las medidas de seguridad adecuadas.
Conoce ClickUp: la mejor alternativa a Google Forms.
ClickUp ofrece una plataforma alternativa a Google Forms, ampliando la gama de funciones. Garantiza la máxima seguridad, recopilando respuestas protegidas, realizando encuestas y recopilando comentarios.
ClickUp Form View es la mejor alternativa a Google Forms, ya que te permite compartir tu formulario en cualquier lugar y crear automáticamente tareas basadas en la información que recopiles.
Algunas de sus mejores funciones incluyen la posibilidad de edición de formularios, implementación de lógica, múltiples campos disponibles, vista previa de formularios, envío de formularios desde dispositivos móviles y formas sencillas de realizar el uso compartido de formularios incrustados y exportados. Permite a cualquier usuario, ya sea invitado o miembro, realizar el envío de una respuesta al formulario sin problemas.
Además de optar por ClickUp Form View, integra ClickUp y Google Forms para una recopilación de datos o transferencia de información sin problemas.
El uso de Google Forms requiere más trabajo para hacer un seguimiento de los datos recopilados. Aquí es donde resulta útil la integración de ClickUp, que te permite crear tareas de ClickUp a partir de los nuevos envíos de Google Forms para gestionar todo mejor.
Utiliza estos trucos de Google Forms y aprovecha la amplia gama de funciones de ClickUp para mejorar la eficiencia. ¡Simplifica tu vida probando ClickUp hoy mismo!