Los procesos existirán tanto si los diseñas deliberadamente como si no. Cuando asignas una tarea a alguien, éste crea su propio proceso, que utiliza repetidamente para facilitarle el trabajo.
Cuando me pidieron que escribiera este artículo, abrí un Google Doc, copié y pegué el esquema, empecé a investigar para cada sección, escribí, edité, corregí, añadí los hipervínculos y lo envié para su aprobación. Si tuviera una docena de escritores, probablemente tendría una docena de procesos.
Sin embargo, para tener coherencia en la forma de escribir, editar, publicar y distribuir como marca, no podemos permitirnos tener una docena de procesos. Necesitamos un proceso uniforme.
Para establecer un flujo de trabajo eficiente, eficaz y uniforme, es necesario realizar un análisis exhaustivo de los procesos. En esta entrada del blog, le mostraremos cómo puede establecerlo
¿Qué es el análisis de procesos?
El análisis de procesos es el enfoque sistemático para comprender y documentar el funcionamiento interno de las actividades empresariales. Según el negocio gestión de procesos |[BPM], el análisis de procesos es una parte importante de la mejora continua.
Ejemplo de todos los procesos actualmente en distintas fases de análisis de proyectos gestionados en ClickUp
El objetivo principal del análisis de procesos es identificar oportunidades de mejora. Para lograrlo, un análisis de procesos de negocio suele estudiar:
- Los pasos que se realizan para completar una tarea
- Cómo se realiza cada paso
- Cómo influyen en los siguientes
- Cómo contribuyen al proyecto
- Quién es responsable de cada paso
- Matrices de escalado
- Redundancias y planes de reserva
- Desafíos a los que se enfrentan los miembros del equipo al seguir el proceso
Una vez observado y documentado, los equipos de BPM buscan formas de mejorar la eficacia del proceso sin interrumpir el trabajo en curso.
El análisis de procesos no es una actividad puntual. De hecho, es mejor realizarlo con regularidad, para apoyar la mejora continua. He aquí por qué.
Ventajas de realizar análisis de procesos
Un buen análisis de procesos, continuo y estratégico, puede ayudar a una empresa de muchas maneras, incluido el aumento de los resultados. He aquí cómo.
Comprensión de los sistemas existentes: El análisis de procesos empresariales es una forma fantástica de hacer balance de las cosas tal y como están. Ayuda a medir la eficiencia y la eficacia respondiendo a preguntas como:
- ¿Está utilizando nuestro equipo de ventas el CRM de forma eficaz?
- ¿Todo el mundo tiene una visión clara del pipeline?
- ¿Se están creando todos los tickets en la herramienta de gestión de proyectos?
- ¿Cumplió sus objetivos el último sprint?
- ¿Es productivo el equipo de atención al cliente?
Identificación de oportunidades de mejora: Una vez que haya comprendido su proceso actual, también podrá identificar y colmar las lagunas. Puede tomar decisiones basadas en datos y no en intuiciones. Esta es, por supuesto, la ventaja más directa y directa del análisis de procesos.
Aportar eficacia operativa: Es habitual que varios equipos utilicen sus propios procesos. Por ejemplo, el equipo de ventas utiliza Salesforce para registrar las interacciones, el de éxito del cliente utiliza ClickUp para gestionar las relaciones y el de marketing utiliza Hubspot para realizar un seguimiento del progreso. Esto permite que se pierda mucha información.
métricas de productividad y eficiencia del equipo en el panel de control de ClickUp
Buena análisis del flujo de trabajo permite una mejor integración entre estos sistemas y facilita la fluidez de los procesos.
Reducción de los costes operativos: El análisis de los procesos empresariales identifica redundancias, cuellos de botella e ineficiencias. Los responsables de operaciones pueden eliminarlas para reducir los gastos en aprovisionamiento de materiales, consumo de energía y mano de obra en los centros de producción desarrollo de proyectos etapa.
Aumento de la fidelidad de los clientes: A los clientes les gusta una experiencia coherente. El análisis de procesos empresariales ayuda a conseguirlo. Y lo que es más pertinente, ayuda a las empresas a identificar los problemas y deficiencias de su experiencia de cliente y a optimizar los flujos de trabajo .
Si vigila sus procesos, podrá observar los problemas recurrentes y buscar soluciones de forma proactiva. También puedes informar a los clientes de los problemas que se avecinan con antelación, lo que genera confianza.
Cumplimiento: Ninguna organización pretende incumplir la normativa. Sin embargo, sin un seguimiento y una atención continuos, a veces pasan por alto los problemas de cumplimiento.
El análisis periódico de los procesos empresariales lo evita y protege a las empresas de sanciones normativas y litigios.
Mejor experiencia del empleado: No sólo los clientes se beneficiarán del análisis de procesos empresariales. La eficacia de los procesos reduce la carga de trabajo y, por tanto, aumenta la satisfacción. Los empleados motivados trabajan más, mejor y para obtener mayores beneficios.
Ventaja competitiva: En un mercado altamente competitivo, la verdadera ventaja competitiva es cómo se hacen las cosas. El análisis de procesos le ayuda a supervisar, evaluar y perfeccionar sus procesos para mantener su ventaja competitiva.
Ahora que sabe por qué necesita el análisis de procesos, veamos los tipos y cómo realizar uno.
Tipos de análisis de procesos
Como su nombre indica, mapeo de procesos es una técnica que ayuda a trazar visualmente el flujo del proceso. Permite hacerse una idea de cómo se lleva a cabo un proceso, cuáles son sus etapas, quiénes son las partes interesadas y cuánto tiempo lleva.
Un mapa de procesos ofrece una visión de alto nivel de todo lo que interviene, lo que ayuda a los equipos de operaciones empresariales a simular posibles mejoras.
Puede elaborar su mapa de procesos de varias maneras. Algunos de los métodos más utilizados son los siguientes.
Diagrama de flujo básico
plantilla ClickUp para el diagrama de flujo del proceso de contratación_
El mapa de procesos más popular y utilizado es el diagrama de flujo, formado por cuadros y flechas para representar visualmente un recorrido. Que sea básico no significa que sea limitado.
Un diagrama de flujo permite trazar procesos complejos con múltiples dependencias e interconexiones. Puede dar cabida a pasos, decisiones y trayectorias múltiples. También puede volver a pasos anteriores si no se cumple alguna condición. Puede elegir entre varios plantillas de diagramas de flujo en Word, PowerPoint, Excel o ClickUp.
El sitio plantillas de diagramas de flujo visualiza un proceso de contratación a modo de ejemplo. Desde la solicitud de un nuevo recurso por parte de un responsable de contratación hasta la realización de una oferta, este diagrama de flujo incluye todos los pasos, las partes interesadas y el flujo de un paso al siguiente.
Ideal para: Procesos secuenciales complejos que implican múltiples decisiones.
Diagrama Swimlane
utilice un diagrama de flujo para determinar quién hace qué en el proceso
Un diagrama de líneas de natación es una mejora del diagrama de flujo básico. Utiliza la forma de una piscina para representar visualmente el proceso de negocio, dividiendo el proyecto en carriles para cada equipo/persona implicada.
El diagrama de flujo swimlane ayuda a que todo el mundo se sume al proyecto y colabore de forma eficaz. Ayuda a optimización del flujo de trabajo delineando claramente las tareas y responsabilidades. Se utilizan habitualmente en equipos de ingeniería para la integración continua/desarrollo continuo (CI/CD) y el despliegue de cambios incrementales de código.
Lo mejor para: Equipos multifuncionales que trabajan en un único proceso
Mapa del flujo de valor
utilice los mapas de flujo de valor para identificar las partes de un proceso que no añaden valor y minimizarlas Mapas de flujo de valor ayudan a identificar las ineficiencias de un proceso y a diferenciar claramente las partes que añaden valor de las que no. Normalmente utilizados en equipos de producto, los mapas de flujo de valor facilitan cuatro pasos distintos:
- Definir la familia de productos
- Documentar el estado actual
- Diseñar el estado futuro
- Crear un plan de implantación
El objetivo principal de los mapas de flujo de valor es diseñar cambios que permitan ahorrar costes, tiempo y recursos.
Utilice los Plantilla de mapeo del flujo de valor de ClickUp para diseñar el proceso, dejar notas, adjuntar archivos y definir objetivos para perfilar su logística de suministro y entrega. Puede crear y asignar tareas de mejora directamente dentro de la plantilla.
¿Esto no satisface sus necesidades? Tenemos muchas más. Eche un vistazo a la
/ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/106724/plantillas-de-mapas-de-flujo-de-valor/ las diez mejores plantillas de mapas de flujo de valor /%href/
para mejorar los procesos de su equipo.
Lo mejor para: Equipos que diseñan procesos desde el producto hasta la entrega
SIPOC
vista de tablero de un mapa de procesos SIPOC en ClickUp_
SIPOC son las siglas en inglés de proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes. En el Seis Sigma sIPOC define los límites y el alcance de un proceso de principio a fin.
La mayor ventaja del método es que se centra en el cliente. Para reflejarlo, algunos expertos utilizan también el término COPIS, que significa poner al cliente en primer lugar.
**Ideal para Empresas que desean delimitar los pasos y las partes interesadas correspondientes
Modelo y notación de procesos de negocio ### Business process model and notation [BPMN]
Ejemplo BPMN para el cumplimiento de pedidos de Amazon creado por Trisotech | via
Incubadora de procesos de negocio Diseñado por el Object Management Group, el modelo y noción de proceso de negocio es un diagrama de flujo detallado para mapear procesos de negocio complejos e interconectados.
Al igual que un diagrama de flujo, incluye etapas para evento, actividad, flujo y puerta de enlace. En cada etapa hay varios símbolos.
Por ejemplo, una pasarela puede ser exclusiva, inclusiva, basada en eventos, paralela o una combinación de éstas, cada una con su propio símbolo. El flujo puede denotarse como flujo de secuencias, flujo de mensajes, asociación o asociación de datos.
Con este nivel de detalle, BPMN ofrece a todas las partes interesadas información suficiente para permitir una implementación precisa.
Ideal para: Empresas que mapean procesos de extremo a extremo; más útil para equipos de ingeniería de software
Cómo realizar un análisis de procesos
El análisis de procesos debe ser coherente, estratégico y cíclico. Veamos cómo puede conseguirlo en su organización.
Definir el alcance y el propósito
Aunque debe realizar un análisis de procesos cada seis meses, el alcance y el propósito no serán los mismos cada vez. Dependiendo de la madurez del proceso que esté analizando, esto podría variar drásticamente.
Por tanto, empiece por definir lo siguiente.
Alcance: ¿Qué procesos va a analizar? ¿Cuál es el alcance del análisis?
Por ejemplo, como responsable del éxito del cliente, podría analizar todo el recorrido del cliente tras la compra. Para ello, tomará una muestra de clientes, estudiará los pasos e hitos de su recorrido, escuchará una o dos llamadas y entrevistará a algunos ejecutivos de éxito del cliente.
Por otro lado, puede realizar un análisis en profundidad de las revisiones mensuales de los clientes. En este caso, escuchará todas las llamadas de los clientes durante un periodo determinado. Hará observaciones más profundas sobre cómo se sintió el cliente, su principal queja o lo que quieren ver como solución.
Objetivo: ¿Qué busca? ¿Qué medidas tomaría a partir de los resultados?
El objetivo inmediato de cualquier análisis de procesos es, por supuesto, encontrar oportunidades de mejora. Sin embargo, algunas mejoras pueden costar más; otras pueden llevar más tiempo o afectar a otras partes de la organización. Piense en sus objetivos antes de empezar.
Reunir a un equipo
Un buen análisis de procesos requiere contar con los expertos adecuados. Elija un equipo de analistas que:
- Tengan experiencia con los procesos que está analizando
- Utilicen el proceso con regularidad
- Sepan por qué las tareas se realizan de la forma en que se hacen actualmente
- Comprendan su impacto en los flujos de trabajo organizativos más amplios
Cree un entorno de colaboración para que puedan discutir y debatir sus observaciones. La vista de tareas y los comentarios de ClickUp son una excelente forma de hacerlo posible.
Gestione las vistas, los flujos de trabajo y la automatización a nivel de equipo sin la pesada carga administrativa ni los traspasos manuales.
Comprender el estado actual
Comience con un análisis cualitativo. Al auditar los procesos existentes, concéntrese tanto en el cómo como en el por qué. Por ejemplo, puede enterarse de que las quejas de los clientes se registran actualmente en una hoja de cálculo. Pregúntese por qué. Puede haber una razón empresarial detrás de estas decisiones.
Aborde el análisis de los procesos empresariales con una mentalidad abierta y sin juicios de valor. Escuche y recopile información con el mayor detalle posible.
Ejemplo de un sencillo mapa de procesos de marketing por correo electrónico creado con ClickUp Whiteboard
Una vez que comprenda claramente el proceso, pase al análisis cuantitativo. Recopile indicadores clave de rendimiento en torno a algunos de los siguientes aspectos:
- Tiempos de producción/resolución
- Tasa de cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA)
- Índices de error
- Índices de escalada
- Utilización de recursos
En esta fase, también puede utilizar varios
/ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/49653/herramientas-para-correlacionar-procesos/ herramientas de mapeo de procesos /%href/
y metodologías para visualizar su estado actual. En la siguiente sección encontrará algunos ejemplos y sugerencias.
Analice con cuidado y detenimiento
Una vez que disponga de todos los datos, analícelos en su contexto. Examine cada paso del proceso en busca de ineficiencias, dependencias y redundancias. Podría ser:
- Tareas repetitivas realizadas por varias personas
- Miembros del equipo que no tienen suficiente trabajo
- Pasos del proceso que llevan demasiado tiempo debido a cuellos de botella
- Demasiados errores, que requieren recursos adicionales para corregirlos
Antes de sugerir mejoras, tenga en cuenta lo siguiente.
Benchmarking: ¿Cuál es el rendimiento de otros equipos/departamentos/empresas en procesos similares?
Estudio de impacto: Si se sugiere un paso/método alternativo, ¿qué impacto tendrá en el equipo y en la organización en general?
Análisis de recursos: ¿Qué haría falta para aplicar una alternativa? ¿Cuánto costará? ¿Cuánto tiempo llevará? ¿Necesita formación adicional?
Interrupción: Durante el cambio, ¿qué procesos se verán afectados? ¿Cómo afectará a la empresa?
Sugerir mejoras
Basándose en su análisis, sugiera mejoras. Podría tratarse de un simple cambio del uso de hojas de cálculo a plantillas ClickUp de incorporación. También podría ser una revisión completa de todo el sistema. Sean cuales sean las mejoras que proponga, documéntelas exhaustivamente.
Enumere todos los cambios: Enumere todos los cambios que propone, por pequeños o grandes que sean. Al documentarlos, esboza el proceso actual y detalla el proceso propuesto. Resalta los cambios.
Establecer prioridades: Nunca es buena idea cambiarlo todo simultáneamente. Prioriza las cosas que quieres cambiar y hazlo de una en una.
Establece plazos: Empiece por los pasos que requieren cambios inmediatos y vaya ampliándolos poco a poco. Establezca un calendario del proyecto desglosado en tareas que deben completarse cada semana, mes, trimestre o año. Esto también ayuda a observar las mejoras del proceso y ajustar cualquier anomalía. Vista del diagrama de Gantt de ClickUp crea automáticamente un calendario basado en las tareas y los plazos que haya establecido en la herramienta de gestión de proyectos.
Vista del diagrama de Gantt de ClickUp para implementar mejoras en los procesos
Mida el ROI: Todo cambio tiene un coste. Por tanto, documente todos los costes que implica la implantación de sus mejoras. Asimismo, demuestre el retorno de la inversión en cada caso.
Iniciar la gestión del cambio: A nadie le gusta un cambio a menos que le sirva a él. Por tanto, crea una estrategia de gestión del cambio que incluya a todas las partes interesadas. Explíqueles su propuesta y consiga que la acepten. Escucha sus comentarios y adáptate en consecuencia.
Incentivar el cambio: Incluso tus mejores esfuerzos necesitan que los equipos te sigan la corriente. ¿El equipo de ventas no actualiza el CRM con regularidad? Vincule los incentivos trimestrales a las actualizaciones del CRM. ¿A algunos miembros del equipo no les gusta la nueva tecnología? Identifique a los campeones dentro del equipo y únase a ellos.
No pierda de vista los nuevos procesos empresariales
Cualquier iniciativa de mejora de procesos sólo tiene éxito si es cíclica. Por tanto, el último paso es volver al primero.
Una vez que haya implantado el cambio, vuelva al primer paso y empiece a analizar los nuevos procesos.
- ¿Ha tenido la mejora el impacto deseado?
- ¿Han mejorado las métricas?
- ¿Hay otras lagunas que haya creado el nuevo proceso?
A partir de aquí, construya su estrategia de mejora continua.
Análisis de procesos empresariales en acción con una plantilla Clickup
Si usted es nuevo en el análisis de procesos o está buscando optimizar cómo los está realizando ahora, el Plantilla de auditoría y mejora de procesos de ClickUp es un buen punto de partida.
Optimice sus procesos empresariales con comprobaciones de calidad, análisis y gestión de cambios mediante la plantilla de auditoría de procesos de ClickUp
Categorizar: Utilice la plantilla para categorizar sus tareas de análisis de procesos en procesos, recursos, gestión y supervisión. Por ejemplo, la tarea relacionada con la limpieza se incluye en recursos y las métricas de éxito en gestión.
Esto le ayuda a asignar responsables de procesos, gestionar actividades y realizar un seguimiento del progreso de cada tarea.
Asignar puntuación de auditoría: Puede asignar una puntuación de auditoría basada en sus observaciones para cada tarea. Por ejemplo, si los recursos asignados a alguna parte del proceso no son adecuados, puede asignarle una puntuación.
La plantilla ofrece opciones como cumplimiento, oportunidad de mejora, incumplimiento menor e incumplimiento mayor. Puede personalizarla en función de cómo desee puntuar cada tarea.
Cargar pruebas: Ningún análisis de procesos empresariales está completo si no puede justificar sus observaciones. Esta plantilla le permite cargar pruebas en forma de fotografías, capturas de pantalla o documentos.
Gestionar el proyecto: Asigne usuarios, establezca fechas de vencimiento, añada elementos de acción y colabore en los comentarios. Utilice la vista de tablón de puntuaciones de auditoría para ver el estado de cada tarea. Utilice la vista de lista de necesidades de atención para supervisar las tareas de alta prioridad.
Gestione el análisis de procesos como un proyecto dentro de ClickUp.
Analice y optimice sus procesos con ClickUp
Una buena gestión de proyectos es algo más que la mera gestión de tareas. Permite que cada miembro de la empresa disponga de la información, las herramientas y los procesos necesarios para realizar su mejor trabajo.
Una parte importante de la buena gestión de proyectos, independientemente del tamaño del equipo o del sector, es el análisis periódico de los procesos y la mejora continua.
Sin embargo, hoy en día los equipos de proyecto no tienen tiempo ni recursos para realizar análisis periódicos de los procesos empresariales. Enterrado en la intensidad de sus actividades cotidianas, el análisis de procesos pasa a un segundo plano.
Pero no debería. Las distintas plantillas de análisis de procesos de ClickUp le ayudarán a acelerar el proceso y a poner las ideas en práctica. Pruebe ClickUp gratis hoy mismo y compruebe cómo puede mejorar sus procesos.