Imagine que dirige un equipo en una empresa de venta directa al consumidor en expansión. De repente, empieza a notar cuellos de botella en su línea de producción. Los pedidos se acumulan, los plazos se alargan y necesitas ayuda para detectar las ineficiencias.
Aquí es donde la minería de procesos resulta esencial. Le ayuda a visualizar cada paso de su flujo de trabajo, descubrir ineficiencias ocultas y encontrar el mejor camino a seguir.
Según investigación más del 40% de los directivos han informado de que la minería de procesos les ha ayudado a reducir costes.
Tanto si se trata de gestionar una cadena de suministro como de racionalizar los procesos de la empresa, la minería de procesos ofrece información basada en datos para trabajar de forma más inteligente, no más dura. Este artículo explicará por qué es importante la minería de procesos y destacará las mejores herramientas para llevar sus operaciones al siguiente nivel. Vamos allá.
¿Qué es la minería de procesos?
La minería de procesos es un conjunto de técnicas que aprovecha la ciencia de datos para analizar el flujo de los procesos de negocio, lo que implica la extracción de datos reales de los registros de eventos dentro de los sistemas de información para representar cómo los procesos funcionan visualmente en la vida real.
Esta tecnología tiende un puente entre los métodos tradicionales de análisis de procesos y los conocimientos basados en datos, ofreciendo una vista más precisa y práctica de las operaciones de la empresa.
Minería de procesos vs. minería de datos vs. gestión de procesos de empresa
Comprendamos la diferencia entre la minería de procesos, la minería de datos y la gestión de procesos empresariales (BPM): están relacionadas, pero no son exactamente lo mismo.
Esta tabla compara sus aspectos clave para destacar las diferencias y comprender mejor cómo se complementan.
| Aspecto | Minería de procesos | Minería de datos | Gestión de procesos de empresa (BPM) | Minería de datos |
|---|---|---|---|---|
| Definición: Analiza los procesos de negocio utilizando los registros de eventos del sistema para descubrir, supervisar y mejorar los procesos del mundo real. | Analiza grandes conjuntos de datos para descubrir patrones y relaciones en los datos. | Disciplina que se centra en el modelado, la gestión y la optimización de los procesos de empresa. | ||
| Se centra en los propios procesos y en su flujo a través de los sistemas. | Se centra en los datos y en descubrir ideas o patrones. | Se centra en el diseño y la mejora de los procesos y flujos de trabajo. | ||
| Identificación de ineficiencias, cuellos de botella y oportunidades de mejora en los flujos de trabajo. Extracción de patrones, tendencias y relaciones significativas a partir de grandes conjuntos de datos. Estructuración, automatización y optimización de procesos para mejorar la eficiencia y el rendimiento | ||||
| Técnicas utilizadas Algoritmos para el descubrimiento de procesos, comprobación de la conformidad y mejora Análisis estadístico, aprendizaje automático y reconocimiento de patrones Modelización de procesos, automatización y técnicas de mejora continua (por ejemplo, Six Sigma, Lean) | ||||
| Mayor transparencia sobre el funcionamiento de los procesos y las posibles mejoras. Mejor comprensión de los patrones de datos para facilitar la toma de decisiones. Mayor eficacia de los procesos, reducción de costes y compatibilidad con las metas de la empresa |
La combinación de la minería de procesos con la minería de datos y el BPM le proporciona un conjunto de herramientas para comprender y mejorar sus operaciones. Además, le ayuda a evitar errores comunes para que las operaciones puedan funcionar sin problemas.
Lea también 8 Top BPM Tools En 2024 (Pros, Contras, Precios)Según un estudio de PwC las organizaciones que utilizan la tecnología en sus procesos pudieron reducir sus costes de auditoría hasta un 30%.
3. Mejora
Enhancement toma su modelo de proceso existente y lo inyecta con datos del mundo real para su optimización. Ayuda a afinar los flujos de trabajo alineándolos con cómo deberían suceder las cosas, lo que conduce a una mayor eficiencia y menos tiempo de inactividad.
Un ejemplo sería perfeccionar su línea de producción para reducir los residuos basándose en datos operativos reales.
4. Análisis de variantes
Este tipo compara distintas versiones de un mismo proceso. Es ideal para organizaciones con varios equipos o ubicaciones, ya que permite ver qué enfoque funciona mejor y estandarizarlo en consecuencia.
5. Minería predictiva de procesos
La minería predictiva le ayuda a anticipar y prevenir problemas futuros mediante el análisis de las tendencias de los datos actuales. Le avisa de posibles retrasos o interrupciones, lo que le permite realizar ajustes proactivos.
Por ejemplo, puede prever posibles interrupciones en la cadena de suministro basándose en patrones históricos.
¿Por qué es importante la minería de procesos?
La minería de procesos le ayuda a cribar montañas de datos para descubrir ineficiencias, oportunidades perdidas y áreas susceptibles de mejora.
He aquí por qué es crucial:
- Detección de cuellos de botella ocultos: ¿Alguna vez ha tenido la sensación de que los procesos de su empresa están atascados y no hay forma de avanzar? La minería de procesos identifica dónde están los atascos y ayuda a reducir los tiempos de proceso. Aestudio de Deloitte descubrió que las empresas que empezaron a utilizar la minería de procesos vieron una reducción del 25% en las interrupciones de la cadena de suministro
- Garantizar el cumplimiento: En las industrias donde el cumplimiento es el rey, la minería de procesos asegura que cada paso de su proceso sigue las reglas, ahorrándole costosas multas y reduciendo los costes de auditoría
- Impulsar la mejora continua: La minería de procesos no sólo encuentra problemas, sino que le ayuda a solucionarlos
- Mejora de la toma de decisiones: Al proporcionar una vista en tiempo real y basada en datos del rendimiento de los procesos, la minería de procesos permite a los responsables de la toma de decisiones tomar decisiones informadas y oportunas que repercuten positivamente en los resultados de la empresa
- Reducción de los costes operativos: Las organizaciones que aprovechan la minería de procesos pueden reducir los costes y aumentar la rentabilidad
- Priorizar la Automatización: Identificar y priorizar las iniciativas de automatización para agilizar las operaciones y aumentar la eficiencia. Software de diseño de procesos puede ayudar a crear flujos de trabajo optimizados y a integrar eficazmente soluciones de automatización
Lea también: Cómo utilizar la IA para la gestión de operaciones
¿Cómo funciona la minería de procesos?
La minería de procesos consiste en escarbar en los datos para encontrar información oculta sobre cómo funcionan los procesos de su empresa. He aquí cómo funciona:
Paso 1: Recopilación de datos de eventos
El primer paso consiste en recopilar registros de eventos de sus sistemas de información. Estos registros rastrean cada paso de un proceso, desde el momento en que se realiza un pedido hasta que se entrega. Estos datos incluyen marcas de tiempo, actividades y recursos implicados en el proceso.
Paso 2: crear un mapa de procesos
Una vez que tenga sus datos, las herramientas de minería de procesos los analizan para crear un mapa de procesos visual. Este Mapa le muestra exactamente cómo fluyen sus procesos, destacando cada paso y punto de decisión.
Paso 3: Análisis de la eficacia
Con el mapa de procesos en la mano, puede empezar a identificar dónde se está progresando y dónde se están produciendo problemas.
Le permite profundizar en sus datos para poder comprobar:
- ¿Hay cuellos de botella o bucles que no corresponden?
- ¿Hay pasos que llevan más tiempo del debido?
La minería de procesos le ayuda a detectar estas ineficiencias para que pueda introducir mejoras basadas en datos.
Paso 4: Comprobación de la conformidad
Por último, la minería de procesos comprueba si sus procesos siguen el camino previsto (comprobación de la conformidad). Compara el flujo real de actividades con el modelo ideal y señala cualquier desviación.
Esto es crucial para los sectores con normativas estrictas, ya que garantiza el cumplimiento y reduce los riesgos.
Cuándo utilizar la minería de procesos
Utilice la minería de procesos cuando se enfrente a retos para comprender y mejorar los flujos de trabajo de sus operaciones. Aquí hay algunos escenarios para ayudarle a entenderlo mejor:
Optimización de la canalización de ventas
Si su equipo de ventas no alcanza sus objetivos, la minería de procesos puede identificar dónde se están perdiendo los clientes potenciales. Pone de relieve los abandonos y las fases con una elevada pérdida de clientes potenciales, lo que le permite perfeccionar su canal de ventas y mejorar las estrategias.
Por ejemplo, el equipo de ventas de Deutsche Telekom optimizó su proceso de adquisición para el pago utilizando la minería de procesos, ahorrando más de 66 millones de euros al reducir los pagos duplicados y minimizar las pérdidas por descuentos.
Eficiencia de las transacciones financieras
En finanzas, la minería de procesos puede revelar retrasos en los procesos de transacción. Al detectar los cuellos de botella, ayuda a agilizar la aprobación de pagos y la facturación. Kraft Heinz utilizó la minería de procesos para reducir los pagos atrasados en un 30% y mejorar el flujo de caja.
Mejora de los procesos sanitarios
En la atención sanitaria, la minería de procesos puede descubrir ineficiencias en la atención al paciente. Mediante el análisis de los datos del flujo de pacientes, se garantiza que cada paso -desde el registro hasta el diagnóstico y el tratamiento- se optimiza para ofrecer una atención rápida y de calidad. Este enfoque basado en los datos permite a los proveedores sanitarios ofrecer una atención al paciente más eficaz, garantizando que su flujo de caja no se bloquee. Sysmex, una empresa de atención sanitaria, utilizó la minería de procesos para recuperar 3,4 millones de dólares en pagos atrasados en sólo 30 días, aumentando su flujo de caja en 10 millones de dólares. También redujo su tasa de morosidad del 61% al 44%.
Ahora, exploremos las herramientas que facilitan la minería de procesos para su organización.
Lea también las 10 mejores herramientas de mejora de procesos para su flujo de trabajo en 2024 que pueden agilizar las operaciones y descubrir ineficiencias.
Profundicemos en las 5 mejores herramientas para la minería de procesos que pueden ayudar a las organizaciones a lograr esta transformación.
1. UiPath
vía UiPath UiPath destaca en la minería de procesos al ofrecer capacidades avanzadas de análisis y automatización. Correlaciona los procesos en detalle, ayudando a las empresas a identificar ineficiencias y automatizar tareas repetitivas. Gracias a su interfaz fácil de usar, UiPath facilita la visualización y mejora de los flujos de trabajo, lo que se traduce en un aumento significativo de la productividad.
Las mejores funciones de UiPath
- Analizar la huella digital de los procesos en sistemas como SAP, Salesforce, ServiceNow, Oracle y plataformas personalizadas
- Supervisar los indicadores clave de rendimiento (KPI) con paneles de seguimiento de procesos como el de compra a pago, el de pedido a cobro y la gestión de incidencias
- Mejorar el rendimiento de los proveedores reduciendo las compras no conformes, la duración del ciclo de los pedidos de compra y los pagos duplicados
- Aproveche Automatización Cloud™ para acceder a toda la plataforma UiPath, lo que garantiza actualizaciones rápidas, escalabilidad y flexibilidad
Límites de UiPath
- Puede resultar caro para las pequeñas empresas
- Puede requerir una curva de aprendizaje para las funciones avanzadas
- Las opciones de personalización pueden ser limitadas en comparación con otras herramientas
Precios de UiPath
- Gratis: Funciones limitadas
- Pro: A partir de 420 $/mes
2. Automatización en cualquier lugar
vía g2.com Automatización Anywhere combina la minería de procesos con la automatización inteligente, proporcionando una visión profunda de las ineficiencias operativas. Utilice la visión por ordenador avanzada y la IA para capturar detalles intrincados de los usuarios en cualquier aplicación, incluidas las ventanas VDI y mainframe.
Esta tecnología le permite visualizar los procesos de su empresa a un nivel granular.
Automatización en cualquier lugar mejores funciones
- Despliegue en minutos sin interrumpir los flujos de trabajo de los empleados. Correlacione rápidamente procesos y variaciones para la optimización o automatización robótica de procesos
- Construya una vista precisa e imparcial de los procesos de negocio en toda la empresa para identificar ineficiencias, revelar rutas de proceso óptimas y reducir los cronogramas de automatización
- Amplíe la transformación en toda la organización con una arquitectura en nube que recopila y procesa big data simultáneamente en todos los escritorios y usuarios, garantizando los controles de privacidad
- Obtenga una vista clara y segura de dónde priorizar la automatización de procesos utilizando la IA y la escala de la nube para ofrecer información basada en datos
- **Identifique sus oportunidades de automatización y optimización de procesos de mayor ROI con Process Discovery
Automatización en cualquier lugar con límites
- La complejidad de la herramienta puede resultar abrumadora para los nuevos usuarios
- Coste elevado de los planes con todas las funciones
- La implantación y configuración pueden llevar mucho tiempo
Precios de Automatización en cualquier lugar
- Gratis: 30 días de prueba
- Pro: A partir de 9000 $/año
Leer más: 10 mejores software de modelado de procesos en 2024 (reseñas y precios)
3. Celonis
vía Celonis Celonis proporciona una visualización digital dinámica y en tiempo real de los procesos integrales de su empresa a través de la minería de procesos. Su plataforma es independiente del sistema e imparcial, y ofrece una vista clara del funcionamiento de sus operaciones.
La tecnología de minería de procesos de Celonis le ayuda a analizar, optimizar y supervisar los procesos, permitiendo a sus equipos desbloquear el valor oculto.
Las mejores funciones de Celonis
- Valide y visualice los flujos de procesos creados en su gráfico de inteligencia de procesos
- Potencie el análisis rellenando paneles con paquetes y gráficos personalizados mediante la interfaz de arrastrar y soltar de Celonis Studio
- Colabore en el análisis de procesos y comparta información con su equipo en unos pocos clics mediante Business Miner
- Convierta las peticiones en lenguaje natural en información sobre los procesos con Process Copilot, una herramienta de IA basada en el conocimiento de los procesos de Celonis y en grandes modelos lingüísticos (LLM)
Límites de Celonis
- Puede resultar caro, sobre todo para las pequeñas empresas
- Dependencia excesiva de la calidad de los datos debido al rol avanzado de las automatizaciones
- Complejidad en la personalización y funciones avanzadas
Precios de Celonis
- Gratis: Funciones limitadas
- Pro: A partir de 90.000 dólares por un contrato de 3 años
4. Software AG ARIS
vía g2.com ARIS impulsa su rendimiento y le posiciona para sobresalir en su sector. Se trata de un completo gestión de procesos y minería. Proporciona una visión profunda de sus operaciones diarias, ayuda a ajustar los procesos adecuados y garantiza un control preciso de su empresa.
Más allá del análisis básico, ARIS ofrece inteligencia de procesos avanzada a través de una suite unificada. Impulsado por GenAI, ARIS gestiona todo el ciclo de vida de los procesos, ofreciendo soluciones para el análisis de procesos de negocio, automatización, riesgo y cumplimiento, y minería de procesos.
Software AG ARIS mejores funciones
- Se integra a la perfección con sus sistemas existentes para eliminar silos y aumentar la eficiencia general
- Consolida el análisis de negocio, la minería de procesos, el riesgo y el cumplimiento en una única suite, fomentando la colaboración y reduciendo los errores
- Combina y amplía las cuatro áreas de productos principales de la suite ARIS en función de sus necesidades y nivel de madurez
Limitaciones de Software AG ARIS
- Coste elevado, especialmente para las corporaciones más pequeñas
- Mantenerse al día de las actualizaciones y nuevas funciones puede requerir formación y ajustes continuos
Precios de Software AG ARIS
- Gratis: Plan básico durante 3 meses
- Pro: A partir de 125 euros/mes por usuario
Leer más: 10 herramientas Six Sigma para la mejora de los procesos de empresa
5. Minería de Procesos IBM
vía g2.com IBM Process Mining permite a las empresas tomar decisiones más rápidas y basadas en datos para mejorar sus procesos. Process Mining es uno de los 25 productos de IBM que han obtenido la distinción Top Rated de TrustRadius.
Puede acceder a un modelo de procesos basado en hechos con información de las partes interesadas y fuentes de datos que revelan cómo funciona su empresa. Las oportunidades de automatización se identifican a través de la herramienta de minería de procesos, que ayuda a priorizar por impacto y ROI esperado.
IBM Process Mining mejores funciones
- Consigue transparencia en los procesos analizando los datos de los sistemas ERP y CRM, identificando las ineficiencias y priorizando la automatización en función del impacto y el ROI
- Impulsa la mejora continua con acciones correctivas y andamiajes de bots de RPA
- Facilita la implementación de seguimiento rápido con la generación automatizada de bots de RPA
Limitaciones de IBM Process Mining
- Curva de aprendizaje pronunciada para los usuarios
- La integración de datos de múltiples sistemas puede suponer un reto y requerir un esfuerzo considerable
Precios de IBM Process Mining
- Gratuito: 30 días de prueba
- Plataforma (SaaS): A partir de 3.200 $/mes
- Plataforma (on-premises): A partir de 2.885 $/mes
Agilice la gestión de procesos con ClickUp
La minería de procesos ofrece una vista clara de sus flujos de trabajo. Sin embargo, para gestionar y mejorar eficazmente estos procesos, necesita algo más que datos: necesita una sólida herramienta de gestión de proyectos. ClickUp es una herramienta versátil de gestión de proyectos que puede mejorar sus esfuerzos de minería de procesos. Tiene una biblioteca de plantillas que pueden ayudarle a racionalizar su esfuerzo de minería de procesos. Veamos una de ellas juntos.
Plantilla ClickUp para correlacionar procesos
Por ejemplo, puede utilizar la plantilla Plantilla para correlacionar procesos de ClickUp para visualizar y mejorar sus procesos. Puede utilizar la interfaz intuitiva de arrastrar y soltar de la plantilla para crear mapas de procesos detallados, visualizar cada paso de sus flujos de trabajo, identificar posibles cuellos de botella y mucho más.
Elimine los cuellos de botella y los puntos débiles de su sistema con la plantilla para correlacionar procesos de ClickUp
A continuación le mostramos cómo esta plantilla puede mejorar sus esfuerzos de gestión de procesos:
- Documentación de procesos centralizada: Organice todos sus mapas de procesos, flujos de trabajo y documentación relacionada en un hub central conDocumentos de ClickUp. Esto facilita el acceso, la actualización y la gestión eficaz de la información de sus procesos
- Colaboración y retroalimentación: Mejore la colaboración en equipo gracias a las funciones compartidas deEspacios ClickUp. Los miembros del equipo pueden dejar comentarios, proporcionar retroalimentación y colaborar en tiempo real, asegurando que todos estén alineados e informados sobre las mejoras del proceso
- Integración con la gestión de proyectos: Integre sin problemas los mapas de procesos con las herramientas de gestión de proyectos de ClickUp. Realice un seguimiento de las tareas relacionadas con los procesos, automatice los flujos de trabajo y asegúrese de que las mejoras de los procesos se implementan de forma eficiente
- Elaboración de informes y análisis: UtilicePaneles de ClickUp para generar informes y visualizar métricas de procesos clave. Supervise el rendimiento de los procesos, realice un seguimiento de las mejoras y tome decisiones basadas en datos para impulsar la eficiencia y la eficacia
Lo mejor es que puede adaptar la plantilla a medida que evolucionan sus procesos. Ya sea que esté ampliando sus operaciones o perfeccionando los flujos de trabajo existentes, la plantilla de ClickUp puede crecer con su empresa y ajustarse a las necesidades cambiantes
Precios ClickUp
- Gratis: Free Forever
- Ilimitado: 7 $/mes por usuario
- Empresa: 12 $/mes por usuario
- Empresa: Contactar para precios
- ClickUp Brain: Añadir a cualquier plan de pago por 7 $/mes por miembro
Lea también: 10 Herramientas de Automatización de Procesos de Negocio que debes probar en 2024
Limitaciones de la minería de procesos
Aunque la minería de procesos ofrece numerosas ventajas, no está exenta de desafíos. Comprender estas limitaciones es crucial para las organizaciones que deseen aplicarlas con eficacia.
- Dependencia de los datos: Depende en gran medida de la disponibilidad y calidad de los datos. Los datos incompletos o inexactos pueden dar lugar a percepciones erróneas. Para superarlo, hay que garantizar unas prácticas sólidas de recopilación de datos y evaluaciones periódicas de la calidad de los mismos
- Complejidad de la implementación: Identificar e implementar oportunidades de automatización puede ser complejo y requerir conocimientos especializados. Unas estrategias de gestión del cambio y una formación eficaces pueden facilitar esta transición
- Desafíos de integración: La integración de herramientas de minería de procesos con los sistemas existentes puede ser un reto y puede requerir un esfuerzo significativo. El empleo de técnicas de minería multinivel y el aprovechamiento de la compatibilidad de la integración pueden mitigar estos retos
Optimice los procesos de su empresa con ClickUp
La minería de procesos le ayuda a encontrar y solucionar ineficiencias en sus flujos de trabajo, mostrando dónde se están ralentizando las cosas para que pueda mejorar y trabajar de forma más eficiente.
ClickUp es su herramienta de gestión de proyectos de referencia para convertir estos conocimientos en acción. Le permite visualizar y gestionar sus procesos fácilmente, ayudándole a aplicar mejoras sin necesidad de software complicado. Registrarse en ClickUp para agilizar la gestión de sus procesos y aumentar la eficacia de su organización.