Los entornos de trabajo virtuales como Slack se han convertido en una parte importante de nuestra cultura laboral.
¿Necesitas comunicarte con tus compañeros de equipo? Solo tienes que enviarles un mensaje directo en Slack. ¿Quieres colaborar en un proyecto? Slack te ofrece canales, integraciones y un sencillo sistema para el uso compartido de archivos.
Una de las mejores funciones de Slack son sus bots automatizados, que desempeñan tres roles principales cuando se integran en un grupo o canal de Slack: automatizar tareas, enviar notificaciones y responder preguntas.
Suena como un salvavidas, ¿verdad? En este artículo, exploraremos cómo crear el bot de Slack perfecto que se adapte a las necesidades de tu equipo.
❗Nota: Antes de empezar, necesitarás tener instalado Slack CLI y tu nuevo entorno de trabajo autorizado. Ejecuta Slack auth lista para verificarlo.
Cómo crear tu propio chatbot de Slack
Veamos los pasos necesarios para crear e integrar un bot de Slack.
Para que te resulte más fácil, describiremos el proceso con un ejemplo: cómo escribir un bot de Slack que envíe un texto de bienvenida a los nuevos usuarios. Ten en cuenta que el proceso es más o menos similar a otras funciones de bot.
Cada paso requiere algo de código. Pero no te preocupes: esta guía te explicará cada detalle para que puedas crear tu chatbot sin ningún problema.
Paso 1: Crea una aplicación de Slack utilizando la CLI.
Antes de lanzarte a crear tu bot de Slack, necesitarás las herramientas adecuadas. El primer paso consiste en crear tu app de Slack utilizando la interfaz de línea de comandos (CLI).
Comienza por configurar una aplicación en blanco con la CLI de Slack utilizando este comando: slack create welcome-bot-app –plantilla https://github. com/slack-samples/deno-welcome-bot
Al ejecutar este comando, se creará una carpeta de aplicaciones enlazada a tu cuenta de Slack. Dentro de la nueva carpeta de aplicaciones, crea tres directorios clave que servirán de base para tu bot de Slack:
- funciones
- flujos de trabajo
- desencadenantes
Con estas carpetas y permisos configurados, ¡ya estás listo para empezar a crear tu aplicación de Slack!
Como alternativa, en lugar de escribir todo el código tú mismo, puedes utilizar el siguiente comando para crear directamente la aplicación Welcome Bot:
Una vez creado tu proyecto, ve al directorio del proyecto para personalizar tu bot de Slack.
Paso 2: Crea el mandato de la aplicación
El manifiesto de la aplicación es tu plano para el bot de Slack. Para un bot de bienvenida, tu manifiesto incluirá:
Flujos de trabajo:
- MessageSetupWorkflow
- EnviarMensajeDeBienvenidaFlujoDeTrabajo
Almacén de datos:
- WelcomeMessageDatastore
Ámbitos:
- chat:write
- chat:write. public
- datastore:read
- datastore:write
- canales:leer
- desencadenantes: escribir
- desencadenantes:leer
Cuando reúnas todos estos componentes, tu archivo manifest.ts tendrá un aspecto similar a este:
Paso 3: Crea un flujo de trabajo para configurar el mensaje de bienvenida.
En primer lugar, comenzamos definiendo el flujo de trabajo:
- Crear archivo: añade un nuevo archivo llamado create_welcome_message. ts en la carpeta de flujos de trabajo.
- Define el flujo de trabajo: en este archivo, define el MessageSetupWorkflow para permitir que un usuario del bot configure un mensaje de bienvenida a través de un formulario.
Así es como se verá la definición del flujo de trabajo:
A continuación, añadimos un formulario:
- Usa OpenForm: añade un formulario con la función OpenForm para recopilar las entradas de los usuarios del bot.
A continuación te explicamos cómo añadir la función OpenForm a tu flujo de trabajo create_welcome_message. ts:
A continuación, añadimos la confirmación.
Añade el siguiente paso a tu flujo de trabajo create_welcome_message. ts:
Paso 4: Utiliza un almacén de datos para guardar el mensaje de bienvenida.
Empieza por crear un almacén de datos.
- Crear archivo: en tu carpeta de almacenes de datos, crea un archivo llamado Mensajes. ts.
- Define la estructura: configura la estructura del almacén de datos para guardar los mensajes de bienvenida.
En este archivo, definirás la estructura del almacén de datos donde se guardarán los mensajes de bienvenida del campo de texto:
Paso 5: Crea una función personalizada para almacenar el mensaje de bienvenida en el almacén de datos.
En primer lugar, define la función personalizada.
- Crear archivo: en la carpeta de funciones, crea un archivo llamado create_welcome_message. ts
- Definir función: añade el siguiente código para definir la función de almacenamiento del mensaje de bienvenida.
Este es el código para definir la función personalizada:
A continuación, añade las funciones que necesites.
- Almacenar datos: incluye un código para guardar los detalles del mensaje de bienvenida en tu almacén de datos y configura los desencadenantes de eventos del bot.
A continuación, integra el bot de Slack en tu flujo de trabajo.
- Actualiza el flujo de trabajo: en tu archivo create_welcome_message. ts, añade un paso para llamar a la función personalizada.
Con este paso, tu flujo de trabajo ahora es capaz de:
- Permitir que un usuario del bot introduzca y envíe un mensaje de bienvenida a través de un formulario.
- Almacenamiento de la información del mensaje de bienvenida en un almacén de datos
- Configuración de desencadenantes para garantizar que se envíe el mensaje de bienvenida cuando un nuevo usuario se une al canal especificado.
Paso 6: Crea desencadenantes para activar flujos de trabajo
En primer lugar, crea un desencadenante de enlace.
- Crear archivo: en la carpeta de desencadenantes, crea create_welcome_message_shortcut. ts
- Añadir código: Define el desencadenante del enlace para iniciar el MessageSetupWorkflow cuando un usuario del bot haga clic en un enlace específico.
Tu código tendrá un aspecto similar a este.
Ahora, crea el desencadenante del evento. Básicamente, aquí es donde habilitas los eventos que activan el bot. En este ejemplo, el desencadenante del evento del usuario del bot será un nuevo usuario que se une a un canal.
- Actualiza el archivo: añade el desencadenante de eventos a create_welcome_message. ts para enviar el mensaje de bienvenida cuando un nuevo usuario se une a un canal.
Aquí tienes el código que debes añadir.
Resultado:
- Desencadenante de enlace: permite a los usuarios del bot configurar un mensaje de bienvenida haciendo clic en un enlace, lo que inicia el MessageSetupWorkflow.
- Desencadenante de eventos: envía mensajes automáticos cuando un nuevo usuario se une al canal especificado, utilizando el mensaje almacenado y los detalles del canal.
Paso 7: Crea un flujo de trabajo para enviar el mensaje de bienvenida.
- Navega a la carpeta: Ve a la carpeta de flujos de trabajo.
- Crear archivo: crea un nuevo archivo llamado send_welcome_message. ts
- Añadir código: Define el flujo de trabajo para recuperar y enviar el mensaje de bienvenida desde el almacén de datos.
Este flujo de trabajo recupera el mensaje de bienvenida almacenado y lo envía al canal adecuado cuando se une un nuevo usuario, lo que mejora la participación y realiza la automatización del proceso de incorporación.
Paso 8: Crea una función personalizada para enviar el mensaje de bienvenida.
1. Define la función personalizada:
- Navega a la carpeta: Ve a la carpeta de funciones.
- Crear archivo: Crea un nuevo archivo llamado send_welcome_message. ts
2. Añade la definición de la función:
3. Añade funcionalidad:
- Implementar código: Añade el siguiente código debajo de la definición de la función en send_welcome_message. ts:
4. Integra la función personalizada:
- Añadir al flujo de trabajo: Vuelve al archivo de flujo de trabajo send_welcome_message. ts y añade la función personalizada como un paso:
Con esta función personalizada, los ajustes de tu aplicación Slack enviarán mensajes a cualquier usuario que se una a un canal privado o público con un canal específico.
Paso 9: Utiliza tu aplicación Slack
1. Ejecuta tu aplicación Slack localmente.
- Instalación local:
- Abre tu terminal y navega hasta la carpeta raíz de tu aplicación.
- Ejecuta: Slack run
- Sigue las indicaciones del terminal para configurar tu servidor local.
- Invoca el desencadenante de enlace:
- Abre una nueva pestaña de terminal.
- Crea el desencadenante del enlace: Slack trigger create –trigger-def triggers/create_welcome_message_shortcut. ts
- Instala el desencadenante en tu entorno de trabajo y elige el entorno local.
- Copia la URL de atajo proporcionada.
- Publica esta URL en un canal de Slack para iniciar el flujo de trabajo y crear el mensaje de bienvenida.
2. Inicia tu aplicación Slack.
- Implementa Slack:
- Ejecuta: Slack deploy
- Recrea el desencadenante:
- Crea el desencadenante para la aplicación implementada: Slack trigger create –trigger-def triggers/create_welcome_message_shortcut. ts
- Elige la opción implementada.
- Uso en un entorno implementado:
- Copia la nueva URL de atajo.
- Úsalo dentro de tu entorno de trabajo de Slack.
Paso 10: ¡Tu bot de Slack está listo!
¡Enhorabuena por llegar al último paso de la creación de tu bot de Slack! Ahora tu bot enviará automáticamente mensajes a los nuevos usuarios. Pruébalo para asegurarte de que funciona correctamente en un canal público.
Limitaciones del uso de bots de Slack para la comunicación
A estas alturas, ya te habrás dado cuenta de la comodidad que aportan los bots de Slack a la comunicación en el lugar de trabajo. Al fin y al cabo, ¿a quién no le gusta recibir un poco de ayuda con la automatización?
Pero hay algunos límites que debes tener en cuenta.
Conocer estos límites te permitirá tomar una decisión informada sobre qué plataforma de comunicación en el lugar de trabajo es más eficiente para ti.
1. Los bots de Slack pueden distraer
Los bots de Slack pueden ser un arma de doble filo en lo que respecta a la concentración.
Por supuesto, proporciona información rápida y ayuda con las tareas con una simple consulta. Pero también viene con una avalancha de notificaciones, desde las actualizaciones de tokens del bot hasta los mensajes del equipo.
Esta distracción constante puede obstaculizar el trabajo. A menudo dificulta que tus empleados prioricen el trabajo con el ruido adicional del bot.
2. Slack puede ser caro, al igual que sus bots.
Este es probablemente el mayor problema de las herramientas de comunicación como Slack: pueden resultar muy caras rápidamente.
Slack ofrece varios planes, cada uno con sus propias funciones, pero a medida que tu equipo crece, también lo hace el coste total de propiedad de un producto SaaS.
Por ejemplo, el plan Pro cuesta 7,25 $ al mes por usuario, lo que puede parecer razonable en un principio. Sin embargo, cuando se tiene un equipo grande, estos costes pueden aumentar rápidamente, lo que supone un gasto mensual significativo. Por ese precio, se pueden encontrar alternativas a Slack que ofrecen mejores funciones.
3. Los bots de Slack necesitan mantenimiento
Los bots de Slack, al igual que cualquier otro chatbot, dependen de los datos con los que han sido entrenados. Si un usuario del bot solicita información que no ha sido integrada en el sistema del bot, es probable que este no pueda proporcionar una respuesta satisfactoria.
Esto significa que tu bot de Slack necesitará actualizaciones constantes para seguir siendo relevante y útil.
Tendrás que hacer un seguimiento de las preguntas más frecuentes y alimentar regularmente a tu bot de Slack con información nueva y relevante. Este mantenimiento continuo puede suponer una carga de trabajo considerable, especialmente a medida que crece tu entorno de trabajo de Slack.
4. Los bots pueden ocupar mucho espacio
Slack tiene una capacidad de almacenamiento mínima y, cuando se alcanza este límite, Slack elimina automáticamente los archivos y mensajes más antiguos para dejar espacio a los nuevos.
Este proceso puede provocar la pérdida involuntaria de documentos importantes o del historial de comunicaciones, especialmente si utilizas bots para automatizar tareas que generan una gran cantidad de datos.
5. Los bots de Slack no son creativos
Es obvio, pero los bots no suelen ser la herramienta más inteligente del mercado. Carecen de pensamiento crítico y de la capacidad de abordar una situación desde diferentes perspectivas.
Por lo tanto, en una situación complicada en la que se requiere la resolución de problemas, no puedes depender de tu bot de Slack para que te proporcione soluciones únicas.
Mejora la comunicación del equipo con ClickUp y Slack
Si crees que Slack es una herramienta de comunicación eficaz, espera a integrarla con ClickUp.
Juntos, Slack y ClickUp forman el equipo ideal en un entorno colaborativo.
Veamos cómo los diferentes equipos pueden beneficiarse de esta integración sin olvidar las normas de etiqueta de Slack.
Habilita la sincronización de actividades de ClickUp con Slack.
Una vez que hayas integrado ClickUp con Slack, podrás sincronizar toda tu actividad de ClickUp con tu espacio de trabajo de Slack para espacios, carpetas y listas específicos.
Tus actividades de ClickUp se enviarán automáticamente como mensajes a tu canal de Slack. Puedes seleccionar canales públicos o privados donde ClickUp pueda acceder a estas notificaciones.
Para conceder a ClickUp acceso a un canal privado, utiliza el comando /invite @ClickUp.
¿Cómo te ayuda esto?
Imagina que formas parte de un equipo de marketing que trabaja en una campaña de alto riesgo con un plazo muy ajustado. Esta integración elimina la necesidad de informar manualmente a los miembros de tu equipo sobre tu progreso.
En su lugar, ClickUp envía automáticamente actualizaciones a tu canal de Slack, lo que ofrece a todos una vista de 360 grados del estado actual del proyecto.
Del mismo modo, las actualizaciones críticas de los equipos técnicos, como correcciones de errores, implementaciones de funciones o tareas de mantenimiento del servidor, se comparten inmediatamente con el equipo en tiempo real.
Tareas, comentarios y documentos, todo en tu pantalla de Slack.
Cuando vinculas tareas, comentarios o documentos en Slack, verás una vista previa de cada elemento, un proceso denominado «despliegue». Esta función permite a tu equipo ver detalles como el estado de las tareas, las personas asignadas, las prioridades y mucho más directamente en Slack.
Por ejemplo, supongamos que un equipo de ventas ha creado un canal de Slack para discutir una cuenta clave. Cuando se comparte una tarea relacionada con esta cuenta en Slack, todos pueden ver inmediatamente quién está asignado, cuál es la prioridad y el estado actual.
Ahora, los representantes de ventas (o cualquier otro equipo) pueden responder rápidamente a las necesidades de los clientes sin tener que buscar en múltiples aplicaciones.
Convierte los mensajes en tareas
Puedes crear tareas de ClickUp directamente desde Slack utilizando un comando de barra inclinada como /clickup new o añadiendo un mensaje de Slack como comentario a una tarea existente.
Esto resulta especialmente útil a la hora de delegar tareas. Imagina que al director de marketing le gusta una idea creativa compartida en el chat de Slack; puede convertir ese mensaje al instante en una tarea en ClickUp sin salir de Slack.
ClickUp hace lo que Slack puede hacer, y mucho más.
Al fin y al cabo, utilizas Slack para comunicarte de forma eficaz con tu equipo y entre departamentos. Pero la comunicación es más ágil, eficaz e intuitiva en ClickUp. Veamos más detalles.
Conversaciones en tiempo real con vista de chat
La vista de chat de ClickUp permite a tu equipo participar en conversaciones en tiempo real sin salir de la plataforma.
Tanto si eres un equipo de TI que resuelve un problema urgente como un equipo de ventas que debate sobre un nuevo cliente potencial, la vista de chat mantiene todas tus comunicaciones centralizadas.
Los equipos de marketing tienen especial dificultad con las conversaciones dispersas entre diferentes aplicaciones. En ClickUp, puedes intercambiar ideas, compartir briefings creativos y tomar decisiones rápidas, todo ello dentro del mismo entorno de trabajo.
Y cuando llegue el momento de poner en práctica esas ideas, ClickUp te permite hacerlo directamente desde el chat. Asigna tareas, establece plazos y haz avanzar los proyectos sin salir de la conversación.
Colaboración, lluvia de ideas y pizarras
¿Necesitas pensar en una estrategia o planear un proyecto? Las pizarras de ClickUp ofrecen un espacio virtual donde los equipos pueden colaborar visualmente.
Mientras que Slack te permite intercambiar ideas con tus compañeros de equipo a través de conversaciones por texto, las pizarras de ClickUp llevan tus proyectos al siguiente nivel al permitir que tu equipo dibuje, anote y convierta las ideas en tareas viables en el tablero.
Si formas parte de un equipo de ingeniería que necesita planificar flujos de trabajo o eres un gestor de proyectos que maneja un cronograma de proyectos complejo, esta se convertirá en tu nueva herramienta favorita.
Gestión de tareas con comentarios asignados
Una de las funciones más destacadas de ClickUp es la posibilidad de asignar comentarios a miembros específicos del equipo utilizando @menciones. Si estás discutiendo una actualización importante en la vista de chat, puedes etiquetar instantáneamente a un miembro del equipo y convertir ese comentario en una tarea.
Por ejemplo, durante una reunión de desarrollo de productos, un jefe de ingeniería puede asignar la corrección de un error directamente desde el chat, asegurándose de que nada se pase por alto.
Comunicación visual con ClickUp Clips
¿Eres de los que aprenden mejor visualmente? Si es así, ClickUp Clips va a mejorar tu experiencia diez veces más al permitirte grabar y realizar el uso compartido de grabaciones de pantalla.
Imagina un equipo de TI que graba una guía paso a paso para solucionar un problema común: los miembros del equipo pueden acceder a este Clip en cualquier momento, lo que les facilita comprender e implementar los cambios.
Elabora estrategias de acción con plantillas
Al fin y al cabo, herramientas como ClickUp y Slack son facilitadores de la comunicación. Para que estas herramientas sean útiles y realmente pongan orden en tu comunicación interna, necesitas una estrategia. Y ahí es donde la plantilla de estrategia de comunicación interna y plan de acción de ClickUp puede resultar útil.
Con esta plantilla, puedes evaluar tu estrategia de comunicación actual, trazar un nuevo enfoque y sus metas asociadas, establecer metas y objetivos para tu estrategia y crear un plan de acción coherente.
Estás a un clic de mejorar tu comunicación con ClickUp.
Slack es una herramienta fantástica que mejora aún más con la integración de ClickUp.
Sin embargo, en lugar de hacer malabarismos con los mensajes de Slack y las actualizaciones y la gestión de proyectos de ClickUp, tiene más sentido disponer de una plataforma que lo haga todo. ClickUp es esa plataforma. Garantiza que todo lo que necesitas para trabajar (mensajes, tareas, vistas, paneles y mucho más) se encuentre en un solo lugar.
Las conversaciones en tiempo real de ClickUp, la comodidad de convertir un mensaje directo en una tarea detallada y la capacidad de visualizar las discusiones hacen de ClickUp una aplicación de gestión de proyectos holística en comparación con las capacidades de gestión de proyectos de Slack, que son limitadas.
Pruébalos tú mismo y comprueba la diferencia. ¡Crea hoy mismo tu cuenta gratuita de ClickUp y simplifica tus flujos de trabajo!