Para mantener a los clientes satisfechos, es útil crear productos con ellos. Para ello, es necesario recopilar opiniones valiosas, normalmente a través de encuestas, para comprender las preferencias y los retos de los clientes. En última instancia, esto ayuda a tomar mejores decisiones sobre los productos y la empresa.
También puede utilizar las encuestas para recopilar opiniones de los empleados, comprender el impacto de sus esfuerzos de marca en los clientes y mucho más.
Huelga decir que la recopilación de datos mediante encuestas es aplicable a múltiples casos de uso en el ecosistema empresarial moderno. Las encuestas de Excel son una forma estupenda de recopilar estos datos. Este blog le ayudará a aprender a crear una encuesta en Excel y las buenas prácticas para la gestión de encuestas.
Empecemos y le mostraremos cómo convertir esa hoja de Excel en blanco en una potente herramienta para recopilar opiniones.
Cómo crear una encuesta con cuestionario en Excel
⭐ Plantilla destacada
¿Le cuesta trabajo realizar encuestas en Excel porque son complicadas y requieren mucho tiempo? Pruebe la plantilla gratuita de encuesta sobre el compromiso de los empleados de ClickUp para obtener la información que necesita de una forma más rápida y sencilla.
A continuación, le ofrecemos una guía paso a paso sobre cómo crear un cuestionario de encuesta en Excel:
1. Planifica tu encuesta
Antes de empezar a crear una encuesta, prepare el terreno para que el proceso de recopilación de datos sea un éxito. Empiece por identificar su meta y el público destinatario.
Hágase estas preguntas:
- ¿Qué quieres determinar u obtener de la encuesta de Excel?
- ¿A quién quieres llegar con tu encuesta de Excel?
Divida su gran meta en partes más pequeñas. Averigüe exactamente qué quiere aprender y cómo lo medirá. Esto le ayudará a formular las preguntas adecuadas y a dar sentido a sus respuestas más adelante.
A continuación, debe elegir los distintos tipos de preguntas que utilizará. Algunos de ellos son:
- Preguntas de opción múltiple: permiten a los encuestados realizar una selección de una o varias opciones.
- Preguntas abiertas: permiten a los encuestados proporcionar respuestas detalladas.
- Preguntas cerradas: Ofrezca opciones de respuesta predefinidas.
- Preguntas con escala Likert: mida actitudes u opiniones en una escala.
2. Configure su hoja de Excel
Ahora abra Microsoft Excel en su escritorio o PC, haga clic en «Nuevo» y cree un nuevo libro de trabajo.
En la celda A1, introduzca el título de su encuesta. Llamémosla «Encuesta de satisfacción del cliente». No olvide seleccionar «Combinar y centrar» para colocarlo en el centro como título.
3. Crear la estructura de la encuesta
Utilice la fila superior para colocar los rótulos de toda la información que recopilará. Piense en ello como los títulos de una tabla de datos. Puede incluir elementos como «Nombre», «Correo electrónico» y todas las preguntas que vaya a formular.
A continuación, vamos a insertar las preguntas. Empieza a escribir el texto de las preguntas una por una, cada una en su casilla.
Para que tus preguntas destaquen, puedes resaltar la fila superior con el color que prefieras.
4. Formato tus preguntas
Ahora es el momento de darle un buen aspecto a sus preguntas.
Una vez que haya introducido todas las preguntas, deberá darles formato según su tipo.
Esto es lo que debe hacer para cada tipo de pregunta:
Preguntas de opción múltiple:
Seleccione la celda donde desea colocar la pregunta de opción múltiple; en la barra superior, seleccione Datos.
Después de la selección de los datos, haz clic en «Validación de datos».
Verás algo como esto.
No se sienta intimidado. Simplemente seleccione Lista en Permitir.
Introduzca las posibles respuestas en la Box Origen, separadas por comas (por ejemplo, «Muy satisfecho», «Satisfecho», «Neutro», «Insatisfecho» y «Muy insatisfecho»).
¡Y listo! Ha creado una columna de preguntas de opción múltiple. La columna debería tener este aspecto.
Preguntas con escala de valoración
Para las preguntas con escala de valoración, siga los mismos pasos anteriores para crear preguntas, pero introduzca números o valoraciones como fuente (por ejemplo, «1,2,3,4,5»).
Preguntas abiertas
Para las preguntas abiertas, deja las celdas en blanco para que los encuestados las rellenen.
Más información: Cómo crear preguntas para conocer a sus clientes personalizados
5. Mejore su encuesta con formato
Una encuesta bien estructurada, con preguntas claras y concisas, es más fácil de entender y mejora la experiencia del usuario. Además, aumenta la tasa de finalización y le ayuda a obtener respuestas más relevantes y correctas.
A continuación, le ofrecemos algunos consejos para dar formato a una encuesta en Excel:
- Ajuste el ancho de las columnas: puede resultar muy molesto que el texto de las preguntas se corte mientras los encuestados lo leen. Por lo tanto, ajuste el ancho de las columnas y asegúrese de que sean lo suficientemente anchas para sus preguntas y respuestas.
- Tenga en cuenta lo básico: utilice la misma fuente y tamaño de letra en todas las preguntas. Es probable que los encuestados no rellenen la encuesta si utiliza varias fuentes y tamaños de letra, ya que resulta confuso leer las preguntas.
- No te excedas con el formato: lo que quieres es que tu encuesta tenga un aspecto profesional y no parezca un arcoíris explotado en tu hoja de cálculo de Excel. Mantén un diseño limpio, sencillo y coherente.
6. Guardar y distribución
Estamos en el último paso. Guarde su encuesta como un archivo de Excel. Es recomendable guardar la hoja de cálculo con un nombre claro y descriptivo para poder buscarla fácilmente más adelante.
A continuación, es el momento de realizar la distribución de su encuesta de opiniones.
Puede compartir el archivo de la encuesta por correo electrónico, subirlo a un servicio de almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox, publicarlo en redes sociales o utilizar cualquier otro método que resulte más adecuado para los encuestados. Asegúrese de que les resulte fácil acceder a él y rellenarlo.
Buenas prácticas para la gestión de encuestas en Excel
Estas son algunas de las buenas prácticas que debe tener en cuenta al crear una encuesta:
Aplique la «regla de los tercios» para los tipos de preguntas.
Si desea obtener información detallada a partir de una encuesta, añada una mezcla de preguntas. Aquí es donde entra en juego la regla de los tercios.
Según esta regla, su encuesta debe tener aproximadamente la misma proporción de formularios cerrados, abiertos y basados en escalas. Esto se debe a que:
- Las preguntas cerradas (como sí/no o de opción múltiple) proporcionan datos rápidos y cuantificables.
- Las preguntas abiertas permiten obtener respuestas detalladas y libres que pueden revelar información inesperada.
- Las preguntas basadas en escalas ofrecen opiniones matizadas y cuantificables sobre actitudes o niveles de satisfacción.
Esta combinación tiene dos objetivos clave:
- En primer lugar, mantiene el interés de los encuestados variando el tipo de razonamiento que se requiere en los formularios de comentarios, lo que reduce el cansancio de la encuesta.
- En segundo lugar, proporciona un rico conjunto de datos para el análisis, combinando números complejos con información contextual.
Por ejemplo, si está realizando encuestas de satisfacción de los empleados, estos tendrán interés en participar y no se aburrirán al rellenar las respuestas.
Más información: Cómo amplificar la voz de los empleados en la organización
Implementa un detector de fatiga en las encuestas.
¿Sabe que a veces la gente empieza a marcar la misma respuesta una y otra vez cuando se cansa de una encuesta? Las respuestas que se envían por cansancio no aportan ningún valor, especialmente para fines importantes como la investigación sobre los usuarios de un producto. Excel puede ayudar a detectar el cansancio de los encuestados.
Así es como puede comprobarlo: configure una fórmula que busque patrones en las respuestas, como alguien que elige «3» cinco veces seguidas. Si detecta esto, se muestra una bandera roja en la encuesta de Excel.
Supongamos que las respuestas a la encuesta se encuentran en las columnas B a K, y que cada fila representa a un encuestado diferente. Desea marcar si alguien da la misma respuesta 4 o más veces seguidas. Puede utilizar esta fórmula en la columna L:
=IF(COUNTIF(B2:K2, MODE(B2:K2))>=4, «Fatiga potencial», «OK»)
Así es como funciona:
- MODE(B2:K2) encuentra la respuesta más común en la fila.
- COUNTIF(B2:K2, MODE(B2:K2)) cuenta cuántas veces aparece la respuesta más común.
- Si el recuento es 4 o más, se marca como «Fatiga potencial». De lo contrario, dice «OK».
Puede ajustar el número 4 para que sea mayor o menor, dependiendo de lo estricto que quiera ser.
Utilice el enfoque de «pirámide invertida».
Imagina que estás rellenando un formulario en una página web que empieza con una pregunta muy técnica, que requiere pensar mucho, como «¿Cuál es la estrategia de tu organización para implementar la arquitectura de microservicios en entornos nativos de la nube?». Puede resultar desagradable y es posible que salgas de la página web.
Por el contrario, si la encuesta comienza con las siguientes preguntas sencillas, es posible que te sientas más cómodo.
P1: «¿Utiliza actualmente su organización entornos nativos en la nube?».
- Tipo de respuesta: Sí/No
P2: «¿Cuál es la razón principal por la que su organización ha adoptado soluciones nativas en la nube?».
- Tipo de respuesta: Opción múltiple (por ejemplo, escalabilidad, rentabilidad, flexibilidad, innovación, otros).
En eso consiste el enfoque de la «pirámide invertida».
Empiece con preguntas fáciles que los encuestados puedan responder rápidamente. Por ejemplo, pregúnteles su edad o con qué frecuencia utilizan su producto. Son como ejercicios de calentamiento para los participantes en la encuesta.
A continuación, pasa poco a poco a preguntas más detalladas. Quizás puedas preguntarles sobre funciones específicas que les gustan o no les gustan. Para cuando llegues a las preguntas más difíciles, ya estarán en plena dinámica de respuesta.
Este enfoque funciona porque resulta natural. Genera confianza y evita que las personas se sientan abrumadas desde el principio. Además, incluso si alguien abandona a mitad de camino, ya habrás obtenido información útil de las primeras preguntas.
Recuerda que una buena encuesta es como una conversación fluida: hace que la gente se sienta cómoda y mantiene su interés hasta el final.
Limitaciones del uso de Excel para crear encuestas
Aunque Excel tiene algunas funciones muy útiles para el análisis de datos, puede que no sea la mejor herramienta para recopilar datos brutos de encuestas. He aquí el motivo:
Falta de una interfaz fácil de usar para los usuarios
Excel no es la herramienta más fácil de usar para crear encuestas.
Tiene una curva de aprendizaje pronunciada y un diseño complejo. Para crear una encuesta atractiva y fácil de usar en Excel, necesitarías conocimientos avanzados. Además, diseñar flujos de preguntas y lógicas complejas puede resultar especialmente difícil en Excel. Puede que sea más fácil utilizar una herramienta diseñada específicamente para encuestas.
Tipos de preguntas limitados
Las limitaciones de Excel en el diseño de encuestas se hacen evidentes cuando se tienen en cuenta los tipos de preguntas. Sin duda, Excel es ideal para elementos básicos como texto, números y fechas. Pero, ¿qué pasa si quieres algo más sofisticado?
¿Qué pasa si quieres añadir imágenes y pedir a los usuarios que marquen como favoritas las que más les gusten?
No es que no se puedan hacer estas cosas en Excel, pero es como intentar pintar una obra maestra con un lápiz de colores. Puede que lo consigas, pero probablemente te costará mucho trabajo.
Por otra parte, un software específico para crear formularios tiene todo tipo de preguntas ya preparadas. Facilitan la creación de encuestas que resultan interesantes para los encuestados y le proporcionan datos de mayor calidad con los que trabajar.
Dificultad en la recopilación de datos
Usar Excel para encuestas puede ser complicado a la hora de recopilar datos. Por lo general, las personas tienen que escribir sus respuestas en el archivo de Excel. Esto lleva más tiempo y existe la posibilidad de cometer errores.
Además, el uso compartido de encuestas de Excel en línea no es tan sencillo como podría parecer. No es como esas herramientas de encuesta en las que solo tienes que enviar un enlace. Con una encuesta de Excel, a menudo te ves obligado a enviar archivos por correo electrónico, lo que puede resultar un poco complicado.
No son factores decisivos, pero pueden ralentizar un poco las cosas.
Gestión ineficaz de los datos
Excel tampoco es muy adecuado para manejar grandes cantidades de datos de encuestas. Uno de los principales problemas de utilizar Excel para encuestas es la necesidad de realizar cálculos manuales. Hay que configurar y aplicar fórmulas uno mismo, lo cual es tedioso y lleva mucho tiempo.
Este proceso también es propenso a errores, como la entrada incorrecta de datos o la aplicación errónea de fórmulas, lo que da lugar a resultados inexactos y encuestas poco fiables.
Excel tampoco actualiza automáticamente los resultados de la encuesta a medida que se reciben nuevos datos. Cualquier cambio en los datos requiere una entrada manual y un nuevo cálculo de las fórmulas. Esto dificulta la obtención de información oportuna a partir de los datos brutos y complica la colaboración, ya que todos deben asegurarse de que están trabajando con la última versión.
Uso de formularios de ClickUp para crear y distribuir encuestas
Así pues, hemos llegado a la conclusión de que crear y distribuir encuestas con Excel puede que no sea la mejor idea. En su lugar, deberías probar creadores de formularios intuitivos con funciones de arrastrar y soltar, como ClickUp, para ahorrar tiempo y esfuerzo.
Vista de formulario de ClickUp
Puede crear fácilmente una encuesta con la vista Formulario de ClickUp siguiendo estos tres sencillos pasos:
- Abre una lista, un espacio o una carpeta de tu elección.
- Haga clic en el botón + y realice la selección de Formulario.
- Asigna un nombre y añade una descripción.
- Arrastra cualquier campo del formulario desde el panel izquierdo para insertarlo en tu formulario.
También puede recopilar respuestas, asignarlas a los miembros del equipo y convertirlas en tareas viables. De esta manera, las respuestas a la encuesta no quedarán sin utilizarse. Ni siquiera tiene que hacerlo manualmente; solo tiene que automatizar el flujo de trabajo que convierte las respuestas a la encuesta en tareas.
Ya hemos mencionado que Excel tiene un número limitado de tipos de preguntas. ¡Pero ese no es el caso de ClickUp! ClickUp tiene una gran variedad de tipos de campos, incluyendo texto, texto largo, menús desplegables, rótulos, valoraciones, números, dinero y mucho más.
Incluso puede personalizar las personas asignadas, los mensajes de respuesta, los avatares, los temas y los colores.
Una vez completado el formulario, es el momento de compartirlo con su público copiando el enlace directo y enviándolo a todas las personas a las que desee llegar.
ClickUp Documenti
También puede utilizar ClickUp Docs para anotar sus ideas y realizar la edición en tiempo real con su equipo. ClickUp Docs le permite realizar el uso compartido de documentos de forma segura dentro de los equipos con controles de privacidad y edición.
Paneles de ClickUp
El objetivo de una encuesta es obtener información valiosa. Los paneles de ClickUp ofrecen información valiosa para la empresa basada en sus necesidades de encuesta.
Puede conectar los resultados de su encuesta a una lista de ClickUp y, a continuación, crear un panel con diagramas, gráficos y tablas. Esto le ayudará a detectar fácilmente tendencias, comparar respuestas y compartir información con su equipo.
ClickUp Brain
¿Quieres obtener ideas para tu encuesta? Puedes utilizar ClickUp Brain, el asistente de IA de ClickUp, para generar ideas. Se trata de una sencilla herramienta de IA que responde a cualquier pregunta que puedas tener. Hicimos un pequeño experimento y le pedimos a la IA que nos dijera qué preguntas debíamos incluir en la encuesta. Estas son las respuestas que obtuvimos.
Son preguntas muy útiles, ¿verdad? Puede utilizar ClickUp Brain de la misma manera. Solo tiene que introducir cualquier consulta sobre la creación de una encuesta y ClickUp Brain le ayudará.
¿Quieres empezar a crear una encuesta ahora mismo? ClickUp ofrece una amplia biblioteca con más de 1000 plantillas para probar. Aquí tienes algunas plantillas relevantes que puedes probar:
Plantilla de encuesta sobre el compromiso de los empleados de ClickUp
La plantilla de encuesta sobre el compromiso de los empleados de ClickUp es una herramienta que le ayuda a recopilar información sobre cómo se sienten los empleados con respecto a la cultura de la empresa.
A partir de las respuestas a la encuesta, podrá identificar áreas de mejora y comprender mejor a su plantilla. A continuación le explicamos cómo utilizar la plantilla:
- Crea cuestionarios personalizados con preguntas específicas.
- Proporcione comentarios valiosos que puedan ayudar a definir políticas y estrategias.
- Recopile opiniones en tiempo real de los empleados en cualquier dispositivo.
Plantilla de encuesta de satisfacción del cliente de ClickUp
Ya ha aprendido a crear una encuesta de satisfacción del cliente en Excel, pero una vez que utilice la plantilla de encuesta de satisfacción del cliente de ClickUp, le resultará difícil volver atrás.
Con esta plantilla, puede recopilar opiniones de los clientes y analizar los resultados de la encuesta para comprender su comportamiento. La plantilla le ayuda a:
- Recopile opiniones de los clientes de forma rápida y rentable.
- Identifica áreas de mejora para tu empresa.
- Analice los resultados de la encuesta para crear elementos de acción.
Plantilla de formulario de comentarios de ClickUp
La plantilla de formulario de comentarios de ClickUp es un formulario digital personalizable que permite recopilar y gestionar comentarios fácilmente.
Ofrece varios tipos de preguntas, se integra con otras funciones de ClickUp para el análisis y le ayuda a organizar y priorizar las aportaciones para tomar medidas de mejora. Puede obtener la valoración general, el motivo de las valoraciones, ver los niveles de los clientes y mucho más.
Crea encuestas interactivas con ClickUp
Ahora que ya sabe cómo crear una encuesta con cuestionario en Excel, también sabrá que, aunque Excel sin duda puede manejar lo básico, se queda corto en lo que respecta a la complejidad y la eficiencia que exigen las encuestas modernas.
En pocas palabras, carece de las funciones dinámicas de una plataforma de encuestas especializada.
Descubra ClickUp, una herramienta que va más allá de ser una simple alternativa a Google Forms. Con lógica condicional, actualizaciones en tiempo real y elaboración de informes avanzados, ClickUp le permite crear encuestas atractivas, realizar un uso compartido de ellas con los usuarios y extraer información significativa.
¿Está listo para dejar atrás las hojas de cálculo y mejorar sus encuestas?
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