Para mantener contentos a los clientes, es útil crear productos con ellos. Para ello, es necesario recopilar información valiosa, normalmente a través de encuestas, para comprender las preferencias y los retos de los clientes. En última instancia, esto ayuda a tomar mejores decisiones de producto y de empresa.
También puede utilizar encuestas para recoger las opiniones de los empleados, comprender el impacto de los esfuerzos de su marca en los clientes, etc.
Ni que decir tiene que la recopilación de datos mediante encuestas es aplicable a múltiples casos de uso en el ecosistema de la empresa moderna. Las encuestas de Excel son una excelente forma de recopilar estos datos. Este blog le ayudará a aprender cómo crear una encuesta en Excel y las buenas prácticas para la gestión de encuestas.
Empecemos y le mostraremos cómo convertir esa hoja de Excel en blanco en una potente herramienta de recopilación de opiniones.
Cómo crear una encuesta en Excel
He aquí una guía paso a paso sobre cómo crear un cuestionario de encuesta en Excel:
1. Planifique su encuesta
Antes de empezar a crear una encuesta, prepara el terreno para que el proceso de recopilación de datos sea un éxito. Empiece por identificar su meta y el público al que va dirigida.
Hágase estas preguntas:
- ¿Qué quiere determinar o aprender con la encuesta de Excel?
- ¿A quién pretende llegar con su encuesta Excel?
Divida su gran meta en partes más pequeñas. Averigua exactamente qué quieres aprender y cómo lo medirás. Esto le ayudará a formular las preguntas correctas y a dar sentido a sus respuestas más adelante.
A continuación, tienes que elegir los distintos tipos de preguntas que vas a utilizar. Algunos de ellos son:
- Preguntas de opción múltiple: Permiten a los encuestados seleccionar una o varias opciones
- Preguntas abiertas: Permiten a los encuestados dar respuestas detalladas
- Preguntas cerradas: Ofrecen opciones de respuesta predefinidas
- Preguntas con escala tipo Likert: Miden actitudes u opiniones en una escala
2. Ajuste su hoja Excel
Abre Microsoft Excel en tu escritorio o PC, haz clic en "Nuevo" e inicia un nuevo libro.
En la celda A1, introduce el título de tu encuesta. Llamémosla Encuesta de satisfacción del cliente. No olvides seleccionar Combinar y centrar para que aparezca en el centro como título.
3. Cree la estructura de la encuesta
Utilice la fila superior para colocar los rótulos de toda la información que va a recopilar. Piensa en ello como en los títulos de una tabla de datos. Puedes incluir cosas como "Nombre", "Correo electrónico" y todas las preguntas que harás.
A continuación, vamos a insertar las preguntas. Empieza a escribir el texto de las preguntas una a una, cada una en su casilla.
Para que tus preguntas destaquen, puedes resaltar la fila superior con el color que quieras.
4. Dé formato a sus preguntas
Ahora es el momento de hacer que tus preguntas se vean bien.
Una vez que haya introducido todas las preguntas, deberá darles formato en función de su tipo.
A continuación te indicamos lo que debes hacer para cada tipo de pregunta:
Preguntas de opción múltiple:
Seleccione la celda donde desea colocar la pregunta de opción múltiple; en la barra superior, seleccione Datos.
Después de seleccionar los datos, haga clic en Validación de datos.
Verás algo como esto
Ahora, no se deje intimidar. Simplemente seleccione Lista en Permitir.
Introduzca las posibles respuestas en el Box Fuente, separadas por comas (por ejemplo, 'Muy satisfecho', 'Satisfecho', 'Neutro', 'Insatisfecho', 'Muy insatisfecho').
Y ¡voilá! Ha creado una columna de preguntas de opción múltiple. La columna debería tener este aspecto.
Preguntas con escala de valoración
Para las preguntas de escala de valoración, siga los mismos pasos que arriba para crear preguntas, pero introduzca números o valoraciones como fuente (por ejemplo, '1,2,3,4,5').
**Preguntas abiertas
Para las preguntas abiertas, deje las celdas en blanco para que las rellenen los encuestados.
Leer más:
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5. Mejore su encuesta con el formato
Una encuesta bien formateada con preguntas claras y concisas es más fácil de entender y mejora la experiencia del usuario. También aumenta la tasa de cumplimentación y le ayuda a obtener respuestas más relevantes y correctas.
A continuación se ofrecen algunos consejos para dar formato a una encuesta en Excel:
- Ajuste el ancho de las columnas: Puede resultar muy molesto que el texto de la pregunta se corte mientras sus encuestados lo leen. Por lo tanto, ajuste el ancho de las columnas y asegúrese de que sean lo suficientemente anchas para sus preguntas y respuestas
- **Utiliza la misma fuente y el mismo tamaño en todas las preguntas. No es probable que un encuestado rellene la encuesta si utiliza varias fuentes y tamaños, ya que la lectura de las preguntas puede resultar confusa
- No te pases con el formato: Quieres que tu encuesta tenga un aspecto profesional y no parezca un arco iris explotando en tu hoja de cálculo de Excel. Mantenla limpia, simple y consistente
6. Guardar y distribuir
Llegamos al último paso. Guarde su encuesta como archivo Excel. Es una buena idea guardar la hoja de cálculo con un nombre claro y descriptivo para que puedas buscarla fácilmente más tarde.
A continuación, es hora de distribuir tu encuesta .
Puedes compartir el archivo de tu encuesta por correo electrónico, subirlo a un almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox, publicarlo en las redes sociales o utilizar cualquier otro método que funcione mejor para tus encuestados. Asegúrate de que les resulte fácil acceder a él y rellenarlo.
Buenas prácticas para la gestión de encuestas con Excel
Estas son algunas de las buenas prácticas a tener en cuenta a la hora de crear una encuesta:
Adopte la 'regla de los tercios' para los tipos de preguntas
Si desea obtener información detallada de una encuesta, añada un grupo variado de preguntas. Aquí es donde entra en juego la regla de los tercios.
Según esta regla, su encuesta debe tener aproximadamente la misma proporción de preguntas cerradas, abiertas y preguntas de formulario basadas en una escala. Esto se debe a que:
- Las preguntas cerradas (tipo sí/no o elección múltiple) proporcionan datos rápidos y cuantificables
- Las preguntas abiertas permiten respuestas detalladas y de formulario libre que pueden revelar información inesperada
- Las preguntas basadas en escalas ofrecen información matizada y cuantificable sobre actitudes o niveles de satisfacción
Esta combinación tiene dos objetivos clave:
- En primer lugar, mantiene el interés de los encuestados al variar el tipo de reflexión que se requiere en cada preguntaformularios de opiniónreduciendo la fatiga de la encuesta
- En segundo lugar, proporciona un rico conjunto de datos para el análisis, combinando números complejos con información contextual
Por ejemplo, si está realizando encuestas de satisfacción de los empleados si la encuesta de satisfacción de los empleados se lleva a cabo con éxito, los empleados estarán interesados en participar y no se aburrirán al rellenar las respuestas.
Leer más: Cómo puede amplificar la voz de los empleados en la organización
Implantar un detector de fatiga por encuesta
¿Sabe que a veces las personas empiezan a hacer clic en la misma respuesta una y otra vez cuando están cansadas de una encuesta? Las respuestas que se han enviado por cansancio no añaden ningún valor, especialmente para fines importantes como investigación de usuarios de productos . Excel puede ayudar a detectar la fatiga de las encuestas.
A continuación te explicamos cómo puedes comprobarlo: Configure una fórmula que busque patrones en las respuestas, por ejemplo, si alguien elige "3" cinco veces seguidas. Si lo detecta, mostrará una bandera roja en la encuesta de Excel.
Supongamos que las respuestas de la encuesta están en las columnas B a K, y que cada fila representa a un encuestado diferente. Desea marcar si alguien da la misma respuesta 4 o más veces seguidas. Puede utilizar esta fórmula en la columna L:
=IF(COUNTIF(B2:K2, MODE(B2:K2))>=4, "Fatiga potencial", "OK")
Así es como funciona:
- MODE(B2:K2) encuentra la respuesta más común de la fila
- COUNTIF(B2:K2, MODE(B2:K2)) cuenta cuántas veces aparece la respuesta más común
- Si este recuento es 4 o más, marca como 'Fatiga potencial' En caso contrario, dice "OK"
Puedes ajustar el número 4 para que sea mayor o menor dependiendo de lo estricto que quieras ser.
Use el enfoque de la 'pirámide invertida
Imagínese que rellena un formulario web que empieza con una pregunta muy técnica, que requiere pensar demasiado, como "¿Cuál es la estrategia de su organización para implementar la arquitectura de microservicios en entornos nativos de la nube?" Puede resultar desalentador y es posible que salga de la página web.
Por el contrario, si la encuesta comienza con las siguientes preguntas sencillas, es posible que se sienta más tranquilo.
Q1: "¿Utiliza actualmente su organización entornos nativos en la nube?"
- tipo de respuesta:_ Sí/No
Q2: "¿Cuál es la razón principal para que su organización adopte soluciones nativas de la nube?"
- tipo de respuesta:_ Múltiples opciones (por ejemplo, escalabilidad, eficiencia de costes, flexibilidad, innovación, otras)
En eso consiste el enfoque de la "pirámide invertida".
**Empiece con preguntas fáciles que el encuestado pueda responder rápidamente. Por ejemplo, pregúntele por su edad o por la frecuencia con la que utiliza su producto. Son como ejercicios de calentamiento para los encuestados
A continuación, pasa poco a poco a preguntas más detalladas. Tal vez pregunte por funciones concretas que les gusten o no. Cuando llegues a las preguntas más complicadas, ya estarán acostumbrados a responder.
Este método funciona porque resulta natural. Genera confianza y evita que la gente se sienta abrumada desde el principio. Además, incluso si alguien abandona a mitad de camino, ya habrás obtenido información útil de esas primeras preguntas.
Recuerde que una buena encuesta es como una conversación fluida: facilita la participación y mantiene el interés hasta el final.
Limitaciones del uso de Excel para crear encuestas
Aunque Excel tiene grandes funciones en términos de análisis de datos, puede que no sea la mejor herramienta para recopilar datos brutos de encuestas. He aquí por qué:
Falta de interfaz fácil de usar
Excel no es la herramienta más sencilla para crear encuestas.
Tiene una curva de aprendizaje pronunciada y un diseño complejo. Para crear una encuesta atractiva y fácil de usar en Excel, se necesitan conocimientos avanzados. Además, el diseño de flujos de preguntas complejos y la lógica pueden ser particularmente difíciles en Excel. Puede ser más fácil utilizar una herramienta diseñada específicamente para encuestas.
Tipos de preguntas limitados
Las limitaciones de Excel en el diseño de encuestas se hacen evidentes al considerar los tipos de preguntas. Claro, Excel es genial para cosas básicas como texto, números y fechas. Pero, ¿qué pasa si quiere algo más sofisticado?
¿Y si quieres añadir imágenes y pedir a los usuarios que marquen como favoritos?
No es que no se puedan hacer estas cosas en Excel, pero es como intentar pintar una obra maestra con un lápiz de color. Puede que lo consigas, pero probablemente te cueste.
Mientras tanto, un dedicado software de creación de formularios dispone de todo tipo de preguntas. Facilitan la creación de encuestas que resulten interesantes para los encuestados y ofrecen mejores datos con los que trabajar.
Dificultad en la recogida de datos
Utilizar Excel para encuestas puede resultar complicado a la hora de recopilar datos. La gente suele tener que teclear sus respuestas en el archivo de Excel. Lleva más tiempo y existe la posibilidad de cometer errores.
Además, compartir encuestas de Excel en línea no es tan sencillo como podría pensarse. No es como esas herramientas de encuestas en las que basta con enviar un enlace. Con una encuesta de Excel, a menudo tienes que enviar y recibir archivos por correo electrónico, lo que puede ser un poco complicado.
No es que sea un impedimento, pero puede ralentizar un poco las cosas.
Gestión ineficaz de los datos
Excel tampoco es bueno para manejar grandes cantidades de datos de encuestas. Uno de los grandes problemas de utilizar Excel para encuestas es la necesidad de realizar cálculos manuales. Tienes que ajustar y aplicar las fórmulas tú mismo, lo que lleva mucho tiempo y es tedioso.
Este proceso también es propenso a errores como la entrada de datos incorrectos o fórmulas mal aplicadas, lo que conduce a resultados inexactos y encuestas poco fiables.
Excel tampoco actualiza automáticamente los resultados de las encuestas a medida que se reciben nuevos datos. Cualquier cambio en los datos requiere la introducción manual de datos y el recálculo de fórmulas. Esto dificulta la obtención de información oportuna a partir de datos sin procesar y complica la colaboración, ya que todo el mundo debe asegurarse de estar trabajando con la última versión.
**Más información Las 10 Mejores Alternativas a Google Formularios en 2024 (Gratis/a)
Uso de Formularios ClickUp para Crear y Distribuir Encuestas
Así pues, hemos establecido que la creación y distribución de encuestas utilizando Excel puede no ser la mejor idea. En su lugar, debería probar con creadores de formularios intuitivos con funciones de arrastrar y soltar, como por ejemplo ClickUp para ahorrar tiempo y esfuerzo.
Vista del Formulario ClickUp
Usted puede construir fácilmente una encuesta con Vista del Formulario de ClickUp siguiendo estos tres sencillos pasos:
- Abra una Lista, Espacio o Carpeta de su elección
- Haga clic en el botón + y seleccione Form
- Dele un nombre y añada una descripción
- Arrastre cualquier Campo de Formulario del panel izquierdo para insertarlo en su Formulario
cree encuestas con sólo arrastrar y soltar _utilizando los formularios de ClickUp
También puede recopilar respuestas, asignarlas a miembros del equipo y convertirlas en tareas procesables. De este modo, las respuestas de sus encuestas no se quedarán ahí sin hacer nada. Ni siquiera tiene que hacerlo manualmente; basta con automatizar el flujo de trabajo que convierte las respuestas de las encuestas en tareas.
establecer flujos de trabajo para convertir respuestas de encuestas y cuestionarios en tareas_
Hemos mencionado que Excel tiene limitados los tipos de preguntas. Pues bien, ¡éste no es el caso de ClickUp! ClickUp tiene una enorme variedad de tipos de campo, incluyendo texto, texto largo, desplegables, etiquetas, valoraciones, números, dinero y mucho más.
Incluso puede personalizar las personas asignadas, los mensajes de respuesta, los avatares, los temas y los colores.
Después de completar el formulario, es hora de compartirlo con su público copiando el enlace directo y enviándolo a quien desee.
Documentos de ClickUp
utilice un simple botón para compartir el formulario con sus encuestados
También puede utilizar Documentos de ClickUp para escribir tus ideas y editarlas en tiempo real con tu equipo. ClickUp Docs te permite compartir documentos de forma segura dentro de equipos con controles de privacidad y edición.
utiliza ClickUp Docs para escribir y pegar todas las preguntas o ideas de tus encuestas en un único documento para una mejor colaboración
Paneles de ClickUp
El objetivo de una encuesta es obtener información valiosa. Paneles de ClickUp ofrecen valiosas perspectivas de negocio basadas en sus necesidades de encuesta.
Puede conectar los resultados de su encuesta a una Lista de ClickUp y, a continuación, crear un panel con gráficos, diagramas y tablas. Esto le ayudará a detectar tendencias, comparar respuestas y compartir información con su equipo.
visualice los datos de las encuestas y obtenga información práctica con los cuadros de mando de ClickUp
Cerebro ClickUp
¿Desea obtener ideas para su encuesta? Puede utilizar Cerebro ClickUp clickUp Brain, el asistente de IA de ClickUp, para aportar ideas. Se trata de una sencilla herramienta de IA que responde a todas tus preguntas. Hicimos un pequeño experimento y le pedimos a la IA que nos dijera qué preguntas de encuesta utilizar. Estas son las respuestas que obtuvimos.
crea preguntas de encuesta con ClickUp Brain_
Unas preguntas muy prácticas, ¿verdad? Puede utilizar ClickUp Brain de la misma manera. Sólo tiene que introducir cualquier consulta sobre la creación de una encuesta y ClickUp Brain le ayudará.
¿Quiere empezar a crear una encuesta ahora mismo? ClickUp ofrece una amplia biblioteca de plantillas con más de 1.000 plantillas para probar. Aquí tiene algunas plantillas relevantes que puede probar:
Plantilla de encuesta de compromiso de empleados de ClickUp Plantilla de encuesta ClickUp sobre el compromiso de los empleados es una
herramienta de encuesta para empleados que le ayudará a conocer la opinión de los empleados sobre la cultura de la empresa.
Basándose en las respuestas de la encuesta, puede identificar áreas de mejora y comprender mejor a sus empleados. A continuación se explica cómo utilizar la plantilla:
- Cree cuestionarios personalizados con preguntas personalizadas
- Proporcione información valiosa que puede ayudar a dar forma a las políticas y estrategias
- Recopile opiniones en tiempo real de los empleados en cualquier dispositivo
Plantilla de encuesta sobre el compromiso de los empleados de ClickUp
Plantilla de encuesta de satisfacción del cliente de ClickUp
Ya ha aprendido a crear una encuesta de satisfacción del cliente en Excel, pero una vez que utilice la plantilla Plantilla de encuesta de satisfacción del cliente de ClickUp le resultará difícil volver a eso.
Con esta plantilla, podrá recoger las opiniones de los clientes y analizar los resultados de las encuestas para comprender el comportamiento de los clientes. La plantilla le ayuda a:
- Recopilar las opiniones de los clientes de forma oportuna y rentable
- Identificar áreas de mejora para su empresa
- Analizar los resultados de la encuesta para crear elementos de acción
Plantilla de encuesta de satisfacción del cliente
Plantilla de Formulario de Comentarios de ClickUp Plantilla de Formulario ClickUp Feedback es un formulario digital personalizable para recoger y gestionar comentarios fácilmente.
Ofrece varios tipos de preguntas, se integra con otras funciones de ClickUp para realizar análisis y le ayuda a organizar y priorizar los comentarios para realizar acciones de mejora. Puede obtener la valoración general, el motivo de las valoraciones, ver los niveles de los clientes y mucho más.
Plantilla de formulario de comentarios de ClickUp
Crear Encuestas Interactivas con ClickUp
Ahora que ya sabe cómo crear una encuesta de cuestionario en Excel, también sabrá que, aunque Excel sin duda puede manejar lo básico, se queda corto cuando se trata de la complejidad y la eficacia que exigen las encuestas modernas.
En pocas palabras, carece de las funciones dinámicas de una plataforma de encuestas especializada.
ClickUp es una herramienta que va más allá de ser un simple programa de encuestas Alternativa a Google Formularios . Con lógica condicional, actualizaciones en tiempo real y elaboración de informes avanzados, ClickUp le permite crear encuestas atractivas, compartirlas con los usuarios y extraer información significativa.
¿Está listo para dejar de lado las hojas de cálculo y mejorar sus encuestas? Regístrate en ClickUp ¡hoy mismo!