Estás planificando un evento comunitario y quieres que sea perfecto. Por eso, decides recabar opiniones de los posibles asistentes sobre sus preferencias. Pero, ¿cómo puedes recopilar de forma eficaz esta información de decenas, quizá cientos, de personas? La respuesta es: creando una encuesta en Google Forms.
Al igual que un organizador de eventos experto que presta atención a cada detalle, el uso de Google Forms para sus encuestas le ayuda a conectar con su público. Puede personalizar las preguntas, recopilar datos fácilmente y analizar las respuestas para satisfacer las expectativas de todos.
Tanto si es un educador que busca opiniones, un profesional de la empresa que realiza estudios de mercado o un organizador de eventos que planifica el próximo gran evento, Google Forms le facilita la creación, distribución y análisis de encuestas.
Es más que una simple herramienta: es un puente para comprender e interactuar con su público.
Cómo crear una encuesta en Google Forms
Crear encuestas en Google Forms te ayuda a recopilar información valiosa de tu público. A medida que analizas y aplicas los comentarios compartidos, puedes empezar a crear mejores productos y servicios, organizar eventos adaptados a las preferencias de tu público objetivo y, en el proceso, lograr resultados superiores para tu marca o empresa.
⭐ Plantilla destacada
Crear encuestas en Google Forms puede resultar limitado, poco personalizable y difícil de gestionar. Utilice la plantilla gratuita de encuesta de compromiso de los empleados de ClickUp para crear, realizar el seguimiento y organizar los comentarios.
Le guiaremos a través de los pasos que conlleva este proceso.
Paso 1: Acceda a Google Forms
En primer lugar, abra su navegador y vaya al sitio web de Google Forms. Asegúrese de haber iniciado sesión con la cuenta de Google que desea asociar a la encuesta.
Ejemplo: supongamos que eres profesor y quieres conocer las preferencias de tus alumnos para un próximo proyecto. Google Forms te permite realizar esta tarea de forma rápida y sencilla.
Puede crear un formulario en el que los alumnos puedan especificar su tipo de proyecto preferido (por ejemplo, proyecto en grupo, proyecto individual). También pueden compartir los temas que les interesan (por ejemplo, ciencias, historia). Esta información le ayudará a adaptar el proyecto a los intereses y necesidades de sus alumnos.
Paso 2: Comience un formulario nuevo en blanco
Haga clic en Formulario en blanco para empezar desde cero o elija una plantilla que se adapte a sus necesidades. Las plantillas proporcionan una estructura preestablecida y preguntas prellenadas para sus encuestas de Google Forms, lo que le ahorrará tiempo. Por supuesto, puede realizar la edición de la información y personalizar el formulario a su gusto, incluso si utiliza una plantilla.
Ejemplo: Si está organizando un evento comunitario, seleccione una plantilla de «Inscripción a eventos». Esta plantilla ya tiene campos configurados para el nombre, el correo electrónico y las preferencias. Puede personalizar las preguntas para adaptarlas a las necesidades de su evento.
Por ejemplo, puede preguntar: «¿A qué sesiones le interesa asistir?», con opciones como «Yoga matutino», «Taller de cocina» y «Clase de arte».
Paso 3: Añada un título y una descripción.
Asigne un título relevante a su formulario sin título, como «Preferencias de eventos comunitarios». Añada una breve descripción para proporcionar contexto, como «Rellene esta encuesta para ayudarnos a planificar el mejor evento posible».
Ejemplo: para una encuesta a estudiantes, podría tener el título «Preferencias de proyectos de clase», con una descripción que diga «Háganos saber sus temas y formatos de proyectos preferidos». Puede ofrecer a los estudiantes opciones como «tiempo en clase», «tareas para casa» o «colaboración en línea».
💡 Consejo profesional: ¿Quieres que algunas preguntas sean obligatorias? Activa el interruptor Obligatorio.
Paso 4: Crear preguntas
Google Forms tiene compatibilidad con varios tipos de preguntas:
- Opción múltiple: este tipo es ideal para realizar la selección de una opción de una lista. Por ejemplo, «¿Qué actividad preferirías en el evento?».
- Casillas de selección: Las casillas de selección permiten a los encuestados seleccionar varias respuestas. Por ejemplo, «Seleccione todos los alimentos que le gustaría que se sirvieran en el evento».
- Respuestas cortas: Son perfectas para respuestas breves como «¿Algún comentario o sugerencia adicional?».
- Escala lineal: esta escala es útil para realizar valoraciones de preguntas en una escala numérica, como «Valora tu interés en las actividades al aire libre (1-5)».
- Cuadrícula de opción múltiple: la cuadrícula permite a los encuestados seleccionar opciones en una matriz de preguntas como «Realice una valoración de las siguientes actividades en cuanto a trabajo en equipo, diversión y complejidad, en una escala del 1 al 5 cada una».
Para añadir una pregunta, haga clic en el icono «+» de la barra de herramientas flotante, elija el tipo de pregunta y rellene los datos necesarios.
Ejemplo: Para una encuesta de clase, podría preguntar «¿Qué tema de exposición le interesa más?» y ofrecer opciones de respuesta múltiple como «Ciencia», «Historia», «Literatura», etc.
Paso 5: Personalizar el formulario
Utilice el icono de la paleta para personalizar el color y el estilo de su formulario. Añada imágenes o vídeos si es necesario para que su encuesta resulte más atractiva.
Ejemplo: personalice el formulario de la encuesta de su clase con los colores de su escuela o el tema del evento para que resulte visualmente atractivo. Puede seleccionar diferentes imágenes de encabezado, colores de fondo y estilos de fuente. Supongamos que los colores de su escuela son el azul y el dorado. Entonces, puede establecer el color de fondo en azul y utilizar detalles dorados en el texto y la imagen del encabezado.
Paso 6: Configurar los ajustes
Haga clic en el botón Configuración para acceder a los ajustes de la encuesta. Aquí puede recopilar direcciones de correo electrónico, establecer un límite para las respuestas y gestionar otras preferencias según sus necesidades.
Ejemplo: para una encuesta de opinión de los empleados sobre un experimento de trabajo híbrido, es posible que desee recopilar direcciones de correo electrónico para asegurarse de que cada empleado responda solo una vez. De este modo, puede evitar que los empleados envíen varias respuestas, lo que garantiza la integridad de los datos. Además, si surge la necesidad de realizar un seguimiento, puede enviar un correo electrónico a los encuestados para obtener más aclaraciones o información adicional.
Recopilar direcciones de correo electrónico también es útil para realizar el seguimiento de quién ha respondido y quién no a su encuesta, lo que le permite enviar recordatorios a los empleados que aún no la han completado.
Paso 7: Envía tu encuesta
Una vez que tu formulario esté listo, haz clic en el botón Enviar. Puedes compartir la encuesta por correo electrónico o mediante un enlace, o incrustarla en un sitio web. Utiliza el icono de enlace para acortar la URL y facilitar su uso compartido.
Ejemplo: Envíe por correo electrónico el enlace de la encuesta de la clase a sus alumnos o publíquelo en el portal en línea de su escuela. Es bueno recordar que los enlaces de las encuestas de Google Formularios no caducan de forma predeterminada. Una vez que cree y comparta un formulario, el enlace permanecerá activo indefinidamente a menos que lo desactive manualmente.
Paso 8: Analizar las respuestas
Google Forms se integra fácilmente con las Hojas de cálculo de Google, lo que le permite analizar las respuestas en una hoja de cálculo. Esto facilita la clasificación, el filtrado y la visualización de los datos.
Ejemplo: después de que sus empleados envíen sus comentarios sobre la nueva experiencia de trabajo híbrido, puede utilizar Hojas de cálculo de Google para ver cuántas personas están a favor del nuevo sistema y cuántas no, y planificar su implementación en consecuencia.
Sin embargo, Google Forms no solo sirve para eventos, aulas y quejas de los empleados. Puede crear plantillas de cuestionarios detalladas para recopilar comentarios sobre otros aspectos de su empresa, desde campañas de marketing hasta especificaciones de productos, pasando por la percepción de la marca y la satisfacción general de los empleados.
Las encuestas de Google también pueden ser herramientas poderosas para obtener información interna y comprender la opinión de los empleados dentro de su organización.
Al comprender cómo se siente su equipo con respecto a su trabajo, puede implementar cambios que mejoren la satisfacción y la productividad generales. También puede utilizar estas encuestas para profundizar en el análisis de la fuerza laboral y tomar decisiones basadas en datos.
Siguiendo estos pasos, podrá crear encuestas eficaces en Google Forms a través de su cuenta personal de Google, recopilar datos valiosos y tomar decisiones informadas basadas en las respuestas.
Limitaciones del uso de Google Forms para encuestas
Aunque Google Forms es una herramienta muy potente para crear encuestas, tiene algunos límites. Comprenderlos puede ayudarte a decidir si es la herramienta adecuada para tus necesidades o si sería mejor utilizar una alternativa.
1. Tipos de preguntas limitados
Google Forms ofrece una variedad de tipos de preguntas, pero carece de algunas opciones avanzadas que proporcionan otras herramientas de encuestas. Por ejemplo, no ofrece compatibilidad con ciertos formatos de preguntas interactivas, como arrastrar y soltar o lógica condicional avanzada.
Si está realizando una encuesta detallada de descubrimiento de clientes para un estudio de mercado que requiere que los encuestados clasifiquen elementos o proporcionen información de forma más dinámica, Google Forms podría no ser la herramienta adecuada.
2. Análisis básico de datos
Aunque Google Forms se integra con las Hojas de cálculo de Google para el análisis básico de datos, no ofrece análisis en profundidad ni funciones avanzadas de elaboración de informes. Tendrá que exportar los datos a otras herramientas para realizar análisis más complejos.
Para un profesional de la empresa que necesita realizar análisis detallados de opiniones o crear visualizaciones de datos sofisticadas, este límite podría suponer un inconveniente importante. Puede que sea necesario utilizar un software de creación de formularios con funciones de análisis más avanzadas.
3. Falta de personalización de la marca
Google Forms ofrece opciones limitadas para personalizar el aspecto de su encuesta. No puede personalizar completamente el formulario con el logotipo, los colores o las fuentes de su empresa, lo que puede ser importante para mantener un aspecto profesional y/o el recuerdo de la marca.
Si eres organizador de eventos y deseas crear una experiencia de marca para tus asistentes, la falta de opciones de personalización puede hacer que tu encuesta parezca menos pulida, familiar, oficial o fiable. Las herramientas que ofrecen plantillas de formularios de comentarios con amplias opciones de personalización de marca pueden ser más adecuadas y hacer que las encuestas sean más reconocibles para tu público.
4. Opciones de integración limitadas
Google Forms se integra bien con otras herramientas de Google Workspace, pero tiene una integración limitada con aplicaciones de terceros en comparación con otras herramientas de encuestas. Esto puede restringir su capacidad para automatizar flujos de trabajo y optimizar procesos.
Un investigador que necesite integrar los datos de las encuestas directamente con sistemas CRM o herramientas de automatización de marketing puede encontrar estas limitaciones un reto. Para una integración perfecta, pueden ser más adecuadas las herramientas de comentarios de los clientes que tienen compatibilidad con múltiples plataformas.
5. Sin funciones sin conexión
Google Forms requiere una conexión a internet para crear y rellenar encuestas. No hay modo sin conexión disponible, lo que puede ser un problema si necesita recopilar datos en zonas con mala conexión a internet.
Si está realizando encuestas de investigación de usuarios en ubicaciones remotas o eventos en los que el acceso a Internet no es fiable, este límite podría dificultar sus esfuerzos de recopilación de datos, lo que le obligaría a cambiar a herramientas más flexibles.
Aunque Google Forms es excelente para encuestas básicas, estos límites pueden afectar a la idoneidad de la herramienta para tareas más complejas. Si se encuentra con estos retos, puede ser beneficioso considerar una alternativa como ClickUp, una herramienta de gestión de proyectos y colaboración.
Cree encuestas con ClickUp Forms.
A medida que su empresa crece, necesitará una herramienta más potente que Google Forms para beneficiarse de funciones avanzadas, análisis más profundos y una integración perfecta con su flujo de trabajo. ¡ClickUp Forms será su mejor aliado en este sentido!
La vista Formulario de ClickUp le permite crear atractivos formularios para recopilar cualquier tipo de información. Puede crear tareas a partir de las respuestas de los formularios y actuar sobre ellas cuando esté listo.
Esta vista incluye lógica condicional, lo que le permite crear un formulario dinámico que ofrece compatibilidad con múltiples casos de uso, lo que le ahorra tiempo tanto a usted como al encuestado.
Con la vista de formularios de ClickUp, puede gestionar y analizar fácilmente las respuestas a las encuestas, lo que convierte a ClickUp en una alternativa superior a Google Forms.
- Campos personalizados: utilice varios tipos de campos, como texto, desplegables, fechas y valoraciones, para recopilar respuestas detalladas. Los campos ocultos rellenan automáticamente la información conocida del encuestado, lo que ahorra tiempo.
- Crear tareas: Convierta automáticamente las respuestas de los formularios en tareas. Asigne tareas a uno o varios usuarios y gestiónelas a través de diversas vistas.
- Plantillas de tareas: cree plantillas de tareas reutilizables para procesos recurrentes a fin de ahorrar tiempo y garantizar la coherencia.
- Fácil uso compartido: comparta formularios fácilmente a través de enlaces directos o incrústelos en sitios web.
A continuación, le mostramos cómo puede crear y gestionar encuestas con ClickUp, al tiempo que soluciona los límites que puede encontrar con Google Forms.
Paso 1: Acceda a ClickUp y cree un nuevo formulario.
Regístrese o inicie sesión en su cuenta de ClickUp. Vaya al espacio donde desea crear el formulario, haga clic en el botón «+ Crear nuevo» y seleccione «Formulario».
💡Consejo profesional: ClickUp integra tus formularios en tu sistema de gestión de proyectos, lo que agiliza la recopilación de datos y la gestión de tareas en un solo lugar.
Paso 2: Personalice su formulario
ClickUp ofrece amplias opciones de personalización. Añada el logotipo de su empresa, ajuste los colores para que coincidan con su marca y elija entre varios tipos de preguntas, incluidas aquellas que no están disponibles en Google Forms, como valoraciones y cargas de archivos.
Una de las ventajas de utilizar ClickUp Forms en lugar de Google Forms es la posibilidad de crear una experiencia profesional y personalizada para su público, algo fundamental para mantener una imagen de empresa coherente.
Paso 3: Añadir y organizar preguntas
Incluye preguntas de opción múltiple, casillas de selección, respuestas de texto cortas y largas, valoraciones, y mucho más. La interfaz de arrastrar y soltar facilita la reorganización de las preguntas.
Ejemplo: para una encuesta sobre el compromiso de los empleados, podría preguntar «¿Qué grado de satisfacción tiene con su rol actual?» utilizando una escala de valoración, o «¿Qué cambios le gustaría ver en el lugar de trabajo?» con un texto largo.
Paso 4: Configurar los ajustes del formulario
Establece permisos para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan acceder al formulario y enviarlo. También puedes configurar notificaciones para que te avisen cuando se reciba una nueva respuesta.
Estos ajustes agilizan la recopilación de datos y garantizan la seguridad en la gestión de la información confidencial.
Paso 5: Comparte tu formulario
Una vez que su formulario esté listo, ClickUp le ofrece varias opciones de uso compartido. Puede generar un enlace para compartir, incrustar el formulario en su sitio web o enviarlo directamente por correo electrónico.
Esto garantiza que su encuesta llegue sin esfuerzo al público destinatario, con el objetivo de llegar a empleados, clientes u otras partes interesadas.
Paso 6: Analizar las respuestas
Los análisis detallados de ClickUp le ayudan a identificar tendencias y a tomar decisiones informadas basadas en los datos recopilados. Las respuestas se organizan automáticamente, lo que le permite crear tareas, establecer prioridades y realizar el seguimiento del progreso directamente desde las respuestas del formulario. Además, puede visualizar los datos con los paneles de control de ClickUp y las herramientas de elaboración de informes.
ClickUp frente a Google Forms: superando los límites
ClickUp Forms soluciona varias limitaciones de Google Forms:
- Personalización avanzada: a diferencia de Google Forms, ClickUp ofrece amplias opciones de personalización para adaptarse a su marca.
- Análisis en profundidad: la integración de ClickUp con paneles y herramientas de elaboración de informes proporciona información más detallada.
- Integración mejorada: ClickUp se integra a la perfección con otras herramientas y flujos de trabajo.
- Funciones sin conexión: ClickUp ofrece compatibilidad para la recopilación de datos sin conexión a través de su aplicación móvil.
- Tipos de preguntas avanzadas: ClickUp incluye formatos de preguntas más interactivos para necesidades de encuestas complejas.
Utilice las plantillas de ClickUp.
ClickUp también cuenta con una serie de plantillas que le permitirán poner en marcha su encuesta rápidamente.
Una plantilla destacada es la plantilla de encuesta de compromiso de los empleados de ClickUp, perfecta para recopilar información de su equipo sobre sus niveles de satisfacción y compromiso. Incluye preguntas predefinidas y opciones de personalización para adaptarse a sus necesidades específicas.
Esta plantilla le ayudará a:
- Recopile comentarios exhaustivos de los empleados de manera eficiente.
- Analice las respuestas para identificar áreas de mejora.
- Personalice la plantilla para adaptarla a la imagen de marca de su empresa y a las metas específicas de la encuesta.
En cuanto a sus funciones, puedes:
- Marque el estado de las tareas, como «Completada», «En revisión» y «Por revisar», para supervisar el progreso de la encuesta.
- Utilice 32 atributos personalizados, como «Me remuneran de forma justa por mi trabajo», «Disfruto de las vacaciones pagadas adecuadas», «Otros comentarios», «Puedo compartir mis ideas de mejora con la empresa» y «Nuestra empresa valora mi progreso profesional».
- Abra siete vistas en diferentes configuraciones de ClickUp, como «Todos los envíos», «Departamento», «Comentarios del equipo», «Comentarios de la empresa» y «Guía de inicio», para acceder fácilmente a los comentarios y organizarlos.
- Fomente el compromiso de los empleados con etiquetado, dependencias de tareas, automatizaciones, IA y mucho más.
💡Consejo profesional: ClickUp ofrece plantillas para diversas necesidades de encuestas, desde la satisfacción de los empleados hasta los comentarios de los clientes, lo que facilita comenzar a recopilar datos valiosos de inmediato.
Además, la plantilla de encuesta de comentarios sobre productos de ClickUp está disponible en la plataforma para garantizar que disponga de todas las herramientas necesarias para una recopilación de datos eficaz.
Así es como le ayudará la plantilla:
- Estados y campos personalizados: cree estados personalizados (por ejemplo, «En revisión», «Revisado», «Para revisar») para realizar el seguimiento del progreso de cada encuesta. Además, se pueden añadir campos personalizados para clasificar las respuestas en función de diversos atributos, como «Satisfacción general con el producto» y «Experiencia de uso», lo que facilita una mejor organización y análisis de los comentarios.
- Múltiples vistas personalizadas: acceda a cinco vistas dentro de la plantilla, incluidas «Satisfacción general», «Envíos» y «Valoraciones de productos». Esta variedad permite a los equipos visualizar y analizar los datos desde diferentes perspectivas, lo que facilita la identificación de tendencias y áreas de mejora en el desarrollo de productos.
- Funciones de gestión de proyectos: integra capacidades de gestión de proyectos, como el control de tiempo, las advertencias de dependencia y el etiquetado. Estas funciones ayudan a los equipos a gestionar el proceso de la encuesta de manera más eficiente, lo que garantiza que los comentarios se recopilen y se actúe en consecuencia de manera oportuna.
- Herramientas de análisis de datos: utilice las herramientas integradas para resumir los datos en gráficos y tablas. Esta representación visual de los comentarios ayuda a comprender rápidamente la opinión de los clientes y a tomar decisiones informadas basadas en los resultados de la encuesta.
Tanto si necesita un software para encuestas a empleados como un sistema integral de comentarios, ClickUp le ofrece lo que necesita.
Cree, lance y analice encuestas más rápido con ClickUp.
Crear y gestionar encuestas con ClickUp Forms simplifica el proceso y ofrece funciones avanzadas y opciones de personalización de las que carece Google Forms. Tanto si está realizando un estudio de mercado, recopilando opiniones de los empleados o buscando información sobre los clientes, la primera opción le ofrece una solución integrada que se adapta a sus necesidades.
Con ClickUp, podrá disfrutar de una personalización mayor, análisis en profundidad, fácil integración con otras herramientas, funciones sin conexión y formatos de preguntas interactivos. Además, la variedad de plantillas disponibles, como la plantilla de encuesta sobre el compromiso de los empleados, le ayudará a empezar de forma rápida y eficaz.
¡Regístrese hoy mismo en ClickUp para crear encuestas de primera categoría!