Aunque la gestión de proyectos, programas y carteras se utiliza habitualmente en el lugar de trabajo, las distinciones entre ellos pueden resultar poco claras.
Aunque los términos suenan idénticos y algunos los usan indistintamente, representan distintos niveles de planificación, organización y ejecución. Piense en ellos como diferentes niveles de gestión interrelacionados.
Comprender las diferencias entre la gestión de proyectos, programas y carteras ayudará a planificar la asignación de recursos, alcanzar objetivos a corto y largo plazo y maximizar la aportación de valor.
En este sentido, he aquí un resumen de estos términos, sus diferencias y cómo contribuyen al intento correcto de la organización.
¿Qué es la gestión de proyectos?
los proyectos tienen una meta y un cronograma claros, que puede seguir con herramientas como el Panel de ClickUp
Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para convertir una idea brillante en un producto, servicio o resultado viable, único y exitoso que se alinee con la visión de la empresa. **La gestión de proyectos implica la coordinación de recursos y actividades, a la vez que la gestión de las partes interesadas, con el fin de obtener resultados satisfactorios del proyecto
Pendiente de ello, los gestores de proyectos utilizan soluciones informáticas para planificar, organizar, ejecutar, supervisar, controlar y elaborar informes sobre las tareas de un proyecto. Al mismo tiempo, los gestores de proyectos también son responsables de gestionar los intereses y expectativas de las partes interesadas y cultivar relaciones sólidas.
El Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) define la gestión de proyectos como "la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir sus requisitos"
Objetivos estratégicos de la gestión de proyectos
Los objetivos clave de la gestión de proyectos incluyen:
- Presentar los resultados del proyecto a tiempo, según las especificaciones, dentro del presupuesto y del alcance
- Maximizar la utilización de recursos y garantizar su disponibilidad
- Anticipar, identificar, evaluar y mitigar los riesgos del proyecto
- Maximizar el retorno de la inversión (ROI) cumpliendo o superando las expectativas del cliente
- Cultivar una cultura de trabajo en equipo y colaboración entre las principales partes interesadas
- Garantizar el cumplimiento de las buenas prácticas y las normas de calidad, empleando al mismo tiempotrucos para la gestión de proyectos *Mejorar continuamente las prácticas, procesos y metodologías de gestión de proyectos
Roles y responsabilidades de un gestor de proyectos
Un gestor de proyectos suele participar en:
- Definir y documentar el alcance, las metas, las limitaciones y los resultados del proyecto
- Desarrollar y gestionar planes, calendarios y presupuestos de proyectos y respetar estos compromisos
- Reunir y dirigir equipos de proyecto,asignar roles claveresponsabilidades y propiedad de las tareas
- Asignar y gestionar los recursos del proyecto, como el talento, el presupuesto o el tiempo
- Previsión, identificación, evaluación y gestión de los riesgos del proyecto y preparación de planes proactivos de mitigación de riesgos
- Facilitar la comunicación y la colaboración entre las partes interesadas internas y externas
- Seguimiento y control del progreso del proyecto y realización de las intervenciones necesarias
- Garantizar que los productos del proyecto y los resultados se ajustan a las normas establecidas
- Realizar evaluaciones periódicas del proyecto e identificar áreas de mejora
- Cerrando un proyecto formalmente mediante la finalización de los entregables del proyecto, la evaluación del proyecto y la organización del traspaso de responsabilidades una vez completado con éxito
Habilidades y cualificaciones necesarias para la gestión de proyectos
Estas son algunas de las aptitudes y cualificaciones que le convierten en un buen gestor de proyectos :
- Habilidades de liderazgo e interpersonales para inspirar, motivar y dirigir equipos
- Sólidas dotes de comunicación escrita y verbal para transmitir información y gestionar conflictos
- Organización y resolución de problemas para gestionar la complejidad de los proyectos, innovar soluciones y adaptarse a los cambios
- Gestión del tiempo para cumplir plazos, priorizar tareas y asignar recursos
- Gestión y mitigación de riesgos para afrontar retos imprevistos
- Conocimientos técnicos para aprovechar las plataformas de gestión de proyectos y los recursos subyacentesplantillas de gestión de proyectos *Certificaciones, como PMP o PRINCE2, del Instituto de Gestión de Proyectos
¿Qué es la gestión de programas?
agrupe proyectos basados en Metas en ClickUp para crear un programa Gestión de programas es la gestión de proyectos a un nivel superior, en la que uno se centra en proyectos interrelacionados en lugar de en un producto o servicio específico. Se orientan hacia el cambio organizativo.
La gestión de programas exige la gestión centralizada de un grupo de proyectos relacionados entre sí para alcanzar objetivos organizativos estratégicos. Al igual que en la gestión de proyectos, el gestor (un gestor de programas, en este caso) es responsable de planificar, organizar, ejecutar, supervisar, controlar y cerrar un conjunto de proyectos, también conocidos como programas.
Sin embargo, lo hacen a mayor escala mientras trabajan en múltiples proyectos con equipos multifuncionales y diversas partes interesadas. Los gestores de programas también son responsables de agrupar proyectos similares o relacionados con el mismo objetivo estratégico para obtener mejores resultados y rentabilidad de cara a metas empresariales más amplias.
Objetivos estratégicos de la gestión de programas
La gestión de programas ayuda a alcanzar los objetivos estratégicos que se enumeran a continuación:
- Alinear las metas del programa con la estrategia, las metas y los objetivos más amplios de la empresa
- Mantener la coordinación entre distintos equipos de proyecto y facilitar la colaboración o el uso compartido de conocimientos
- Optimizar la distribución y asignación de recursos entre varios proyectos para maximizar el rendimiento de la inversión
- Coordinar y gestionar las interdependencias de los proyectos y las relaciones entre proyectos relacionados gestionados dentro del programa
- Identificar, medir y proporcionar el valor y los beneficios esperados de un programa en relación con los objetivos estratégicos de la empresa
- Reconocer, gestionar y mitigar los riesgos potenciales de forma proactiva para garantizar la sostenibilidad de la empresa
- Gestionar el cambio en procesos, estructuras y culturas de forma coordinada para minimizar las interrupciones
- Racionalizar procesos y eliminar redundancias en todos los proyectos para mejorar la eficiencia operativa
- Gestión de las expectativas de las partes interesadas y mejora de las relaciones para aumentar el nivel de satisfacción
- Medir y controlar el rendimiento de los programas
Roles y responsabilidades de un director de programa
Los gestores de programas se encargan en gran medida de los siguientes elementos de trabajo:
- Definir la visión y estrategia del programa y elaborar una hoja de ruta realista para la ejecución estratégica
- Construir una estructura de gobierno del programa asignando roles y responsabilidades para compatibilidad de los directores de proyecto en la toma de decisiones
- Ilustrar los resultados deseados y correlacionarlos con el impacto en la organización
- Priorizar y seleccionar los proyectos de mayor impacto que contribuyan a la reunión de los objetivos del programa
- Coordinar las dependencias e interrelaciones entre proyectos e identificar posibles conflictos
- Asignación de recursos a múltiples proyectos y programas para evitar la competencia de recursos y maximizar la aportación de valor
- Liderar los cambios organizativos originados por el programa y garantizar el intento correcto de ejecución
- Medir el rendimiento del programa en función de los indicadores clave de rendimiento establecidos e introducir los ajustes necesarios
Aptitudes y cualificaciones necesarias para la gestión de programas
Para convertirse en un gestor de programas de éxito, necesitará las siguientes habilidades y cualificaciones:
- Intento correcto demostrable en la gestión de múltiples proyectos de diversa complejidad
- Certificaciones como PMP o PgMP, junto con experiencia en un sector o ámbito específico
- Dominio deherramientas de gestión de programas y conocimiento práctico deplantillas de gestión de programas Experiencia demostrada en *liderazgo para dirigir equipos interfuncionales y conseguir que trabajen juntos
- Agudas habilidades de gestión para hacerse cargo de las partes interesadas, los riesgos, el cambio, el tiempo y las finanzas
- Resolución de problemas y toma de decisiones para resolver problemas complejos y tomar decisiones fundamentadas
- Experiencia práctica en gestión del cambio para impulsar el cambio organizativo
¿Qué es la gestión de carteras?
Gestione una colección de proyectos y programas para crear una cartera en ClickUp
Cuando se aleja más, los programas dan paso a las carteras de proyectos, una colección de programas. Gestión de carteras de proyectos es la gestión centralizada de principio a fin de programas y proyectos.
En pocas palabras, la gestión de carteras es esencialmente la gestión de programas y proyectos, sólo que a mayor escala. Implica seleccionar, priorizar y controlar todos los proyectos y programas en curso y alinearlos para alcanzar los objetivos estratégicos de la organización en su conjunto. Los gestores de cartera tienen que trabajar con equipos interfuncionales, gestionar los riesgos a nivel de cartera, asignar recursos como el presupuesto y el cronograma, y maximizar el resultado deseado.
Objetivos estratégicos de la gestión de carteras
Los gestores de cartera trabajan para alcanzar los siguientes objetivos:
- Alinear la cartera con las metas y objetivos globales de la empresa
- Optimizar la asignación de recursos entre proyectos y programas para mantener la disponibilidad de recursos y el tiempo de actividad
- Gestionar las carteras de proyectos para equilibrar el riesgo y el rendimiento con el fin de obtener la máxima rentabilidad
- Selección y financiación de proyectos o programas de alta prioridad e impacto en distintos sectores y unidades de empresa
- Medir el rendimiento de la cartera utilizando indicadores clave de rendimiento para evaluar la salud de la cartera y realizar los ajustes necesarios
- Fomentar una cultura de innovación alentando y recompensando el desarrollo de nuevos productos, servicios, procesos o modelos de empresa
- Gestionar las expectativas de las partes interesadas y comunicar el valor y el progreso de la cartera a los implicados
- Tomar decisiones basadas en datos y racionalizar el ciclo de vida de la cartera a lo largo de sus distintas fases: inicio, planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre
Roles y responsabilidades de un gestor de cartera
En el enfoque de gestión de carteras de proyectos, un gestor de carteras tiene encomendadas las siguientes funciones y responsabilidades:
- Garantizar la alineación entre la cartera y los objetivos de la empresa
- Diseñar un marco de cartera para gestionar las necesidades de recursos, mitigar las limitaciones y garantizar la entrega a tiempo
- Elaborar una hoja de ruta exhaustiva para la aplicación de la cartera y supervisarla mediante un sistema de gestión de carteraspanel de la cartera de proyectos *Priorizar proyectos y tomar decisiones de inversión estratégicas basadas en los beneficios y resultados previstos en relación con las metas de la empresa
- Identificar, evaluar y mitigar los riesgos a nivel de cartera
- Medir el rendimiento de la cartera con respecto a los valores prescritos de los indicadores clave de rendimiento y garantizar la salud óptima de la cartera
- Establecer relaciones sólidas con las principales partes interesadas, obtener su compatibilidad y comunicar los detalles clave a las partes interesadas
- Establecer y mantener marcos y procesos estandarizados de gobernanza de la cartera y desarrollarplantillas de gestión de carteras de proyectos Dirigir y gestionar *cambios importantes en la cartera en función de las condiciones cambiantes de la empresa o del mercado
Habilidades y cualificaciones necesarias para la gestión de carteras
Los gestores de cartera de éxito poseen las siguientes aptitudes y cualificaciones para una gestión eficaz de la cartera:
- Capacidad para trabajar ensoftware de gestión de carteras de proyectos y desplegar sus diversas funciones
- Pensamiento estratégico para alinear la cartera y las metas de la organización
- Perspicacia financiera para una gestión presupuestaria prudente
- Capacidades analíticas para medir la salud y el rendimiento de la cartera
- Capacidad de negociación, comunicación y relaciones interpersonales para crear equipos interfuncionales cohesionados
- Experiencia aplicando metodologías de gestión de proyectos en diferentes industrias y sectores
- Experiencia demostrada en liderazgo, especialmente en la dirección de equipos interfuncionales
- Certificaciones como PMP o PgMP
Diferencias clave entre la gestión de proyectos, programas y carteras
A pesar de su estrecha interconexión, la gestión de proyectos, programas y carteras sigue niveles distintos y bien definidos de planificación y ejecución. Uno puede verlos como un conjunto de muñecas rusas con la gestión de proyectos anidada dentro de la gestión de programas, que está encerrada dentro de la gestión de carteras.
Para comprender mejor la correlación y la diferencia, examinemos las características clave de la gestión de proyectos, programas y carteras en función de distintos factores.
Ámbito
Por lo general, un proyecto tiene un alcance bien definido, con productos y resultados específicos. Dado que los programas son un conjunto de proyectos interrelacionados o similares que contribuyen a una meta común, su alcance es mayor que el de un proyecto. Portfolios de productos representan el ámbito más amplio, ya que abarcan todos los proyectos y programas de la organización.
Enfoque
La gestión de proyectos se centra exclusivamente en los entregables específicos dentro de las limitaciones permitidas, según lo previsto en el documento de alcance del proyecto. La gestión de programas se ocupa de alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa mediante la coordinación de un grupo de proyectos relacionados. El nivel de cartera representa una vista holística de la estrategia organizativa y los rendimientos en relación con las inversiones globales.
Calendario
Los gestores de proyectos trabajan con fechas de inicio y finalización claras, y la duración entre estos puntos finales suele ser corta. Los cronogramas de los programas presentan un horizonte a medio plazo que abarca varios proyectos. En cambio, la gestión de carteras requiere una confirmación a largo plazo, ya que se alinea con el plan estratégico de la organización.
Entrega de valor
La gestión de proyectos ofrece un resultado, producto o servicio tangible. La gestión de programas aporta beneficios empresariales que permiten a las empresas evolucionar y adaptarse en respuesta a un cambio. Los gestores de Portfolios son responsables del crecimiento sostenible y del desarrollo de la empresa, ya que impulsan el valor para los accionistas mediante la optimización de las inversiones y la asignación de recursos.
Nivel organizativo
La gestión de proyectos existe a nivel operativo y se centra en la ejecución táctica. Los gestores de programas tienden un puente entre los niveles operativo y estratégico alineando los proyectos con los objetivos de la organización. Por otro lado, la gestión de carteras opera a nivel estratégico, ya que implica decisiones sobre inversiones y asignación de recursos.
Complejidad
La gestión de proyectos es menos compleja debido a la existencia de unos límites, unos entregables y unos límites bien definidos. Los gestores de programas se enfrentan a una complejidad moderada debido a la interacción de varios proyectos. Los gestores de carteras operan en el nivel más alto de complejidad, ya que tienen en cuenta la planificación estratégica y la gestión de proyectos de toda la organización.
Asignación de recursos
Cuando se trata de gestionar recursos, los gestores de proyectos trabajan principalmente en la asignación de recursos dedicados a actividades específicas del proyecto. Los gestores de programas orquestan el uso compartido de recursos entre varios proyectos dentro del programa. El gestor de cartera participa en una planificación más estratégica de los recursos, ya que su objetivo es optimizar la utilización de los recursos en toda la organización al tiempo que maximiza el rendimiento de la inversión.
Para recapitular, he aquí una tabla que representa las diferencias clave entre la gestión de proyectos, programas y carteras:
| Gestión de proyectos | Gestión de programas | Gestión de carteras | Gestión de proyectos | Gestión de programas | Gestión de carteras | Gestión de proyectos | Gestión de programas | Gestión de carteras | Gestión de proyectos | Gestión de proyectos | Gestión de programas | Gestión de proyectos | Gestión de carteras | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Alcance | Entregable específico | Grupo de proyectos interrelacionados | Colección de proyectos y programas | Gestión de la cartera de proyectos | ||||||||||
| Enfoque: Productos y entregables, iniciativas y resultados estratégicos, alineación y optimización estratégica | ||||||||||||||
| Marco temporal: corto plazo (semanas o meses), medio plazo (meses o años), largo plazo (años) | ||||||||||||||
| Entrega de valor | Resultados, productos o servicios tangibles | Beneficios y cambios en la empresa | Valor global de la organización | Valor de la organización | Valor global de la organización | Valor global de la organización | Valor global de la organización | Valor global de la organización | Valor global de la organización | Valor global de la organización | Valor global de la organización | Valor global de la organización | Valor global de la organización | |
| Nivel organizativo | Nivel operativo | Entre el nivel operativo y el estratégico | Nivel estratégico | Complejidad | Largo plazo (años) | |||||||||
| Complejidad: Baja, Moderada, Alta | ||||||||||||||
| Asignación de recursos | Recursos específicos para cada proyecto | Recursos compartidos entre varios proyectos | Optimización de recursos en toda la cartera | Gestión de riesgos | ||||||||||
| Gestión de riesgos | Riesgos inmediatos de bajo nivel | Riesgos de nivel medio con interdependencias | Riesgos de alto nivel con rendimientos proporcionados | Gestión de riesgos | ||||||||||
| Indicadores clave de rendimiento (KPI) | Basados en el tiempoBasados en los costesBasados en el alcanceBasados en la calidadBasados en los recursos | Realización de beneficiosSatisfacción de las partes interesadasEficacia de la gestión del cambioAlineación de los programas | Valor de la carteraEquilibrio de la carteraTiempo de salida al mercadoEficacia de la asignación de recursosAlineación estratégica | Gestión de riesgos |
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