En los últimos años, se ha producido un cambio significativo en nuestra forma de trabajar. Con el auge del teletrabajo, que se espera que represente el 22 % de la población activa de EE. UU. en 2025, las organizaciones y los líderes se enfrentan a cuestiones como si debemos ir a la oficina, con qué frecuencia y, por supuesto, cuál debe ser nuestro horario de trabajo.
Cuando se trabaja con equipos distribuidos por todo el mundo, es normal tener empleados en diferentes zonas horarias. Sin embargo, para algunos directivos puede resultar difícil coordinar equipos dispersos geográficamente.
Si se enfrenta a un reto similar, este artículo es para usted.
Siga leyendo para obtener más información sobre cómo coordinarse de forma eficaz con su equipo en diferentes zonas horarias.
Retos a los que se enfrentan los equipos cuando trabajan en diferentes zonas horarias
Si bien el entorno de trabajo global ofrece varias ventajas, también conlleva una serie de retos únicos.
Estos son algunos de los principales retos a los que se enfrentan los equipos que trabajan en diferentes zonas horarias.
- Retrasos en la comunicación: con empleados que trabajan en diferentes zonas horarias, es probable que las respuestas a los correos electrónicos y mensajes se retrasen, lo que ralentiza la toma de decisiones.
- Dificultad para programar reuniones: es más difícil encontrar horarios para las reuniones que se adapten a la agenda de todos. Es posible que algunos empleados no participen en las reuniones debido a horarios inconvenientes.
- Coordinación de tareas: cuando los miembros del equipo no trabajan simultáneamente, es difícil alinear los horarios de trabajo preferidos y coordinar el trabajo, especialmente si existen dependencias en completar una tarea.
- Horas de solapamiento limitadas: si los empleados trabajan en zonas horarias muy diferentes, puede haber muy pocas horas de solapamiento entre los miembros del equipo. Esto limita la comunicación sincrónica y puede retrasar los resultados del proyecto.
- Dificultad para realizar el seguimiento del progreso: Coordinar los traspasos de empleados de una zona horaria a otra puede resultar complejo. Esto puede provocar lagunas en el progreso de las tareas.
Estrategias y buenas prácticas para colaborar en diferentes zonas horarias
A continuación, le presentamos algunas estrategias y buenas prácticas que puede implementar para ayudar a los equipos remotos y distribuidos a mantener la productividad y la cohesión.
1. Utilice estrategias de comunicación eficaces.
Las diferencias horarias, las variaciones culturales y los obstáculos tecnológicos pueden dificultar la comunicación eficaz en equipos distribuidos. Pruebe las siguientes estrategias para eliminar estos obstáculos:
- Establezca protocolos de comunicación
Defina directrices de comunicación claras para los equipos que trabajan en diferentes zonas horarias. Esto ayuda a los equipos remotos a mantenerse alineados, ya que todos están en sintonía en lo que respecta a proporcionar actualizaciones, abordar problemas y comunicar cambios.
Puede establecer protocolos de comunicación para el tipo de canal que se utilizará y la frecuencia de las reuniones. Además, establezca expectativas de tiempo de respuesta basadas en el horario de trabajo preferido de su equipo.
Ejemplo: Utilice el correo electrónico para comunicaciones formales sobre actualizaciones de proyectos, anuncios e informes. Establezca la expectativa de que cada correo electrónico debe recibir una respuesta del miembro del equipo correspondiente en un plazo de 24 horas.
Utilice la plantilla de matriz de comunicación y reuniones del equipo ClickUp para planificar y organizar un plan de comunicación eficiente para su equipo.
La vista «Calendario de reuniones» de esta plantilla le permite planificar reuniones, y la vista «Estado de las reuniones» le ofrece información sobre el progreso de sus reuniones programadas. Esto le permite establecer una comunicación eficaz y un calendario de reuniones para su equipo.
💡Consejo profesional: Una buena forma de estandarizar los protocolos de comunicación es utilizar plantillas de planes de comunicación . De esta manera, todos tienen acceso a la misma información, lo que reduce las inconsistencias y la ambigüedad.
La plantilla de comunicaciones internas de ClickUp es otra herramienta útil para crear protocolos que mantengan a los miembros del equipo informados sobre información importante.
Actúa como una única fuente de información veraz donde puede organizar documentos, directrices y anuncios para que su equipo pueda acceder a ellos. De esta forma, puede establecer coherencia en las directrices de comunicación interna y garantizar que los empleados dispongan de la información más reciente.
Más información: Cómo mejorar la comunicación en el lugar de trabajo híbrido
- Defina canales de comunicación
La comunicación puede producirse a través de cualquier número de canales: chat, llamadas telefónicas, correos electrónicos o mediante herramientas y aplicaciones del lugar de trabajo. Pero cuando la información está dispersa entre estos canales, las actualizaciones pueden no llegar siempre a las personas adecuadas en el momento oportuno. Los detalles importantes pueden perderse entre el ruido y resulta difícil realizar el seguimiento de las conversaciones.
En su lugar, especifique qué canales deben utilizarse para los diferentes tipos de comunicación a fin de evitar confusiones. Un enfoque estructurado da como resultado un flujo de información más eficiente.
Por ejemplo:
- Mensajería instantánea: para una comunicación rápida e informal y para el uso compartido de breves actualizaciones.
- Correo electrónico: Para el uso compartido de información detallada sobre proyectos, anuncios oficiales e interactuar con partes interesadas externas.
- Videoconferencias: para reuniones diarias, comentarios y sesiones de intercambio de ideas.
- Herramientas de colaboración en documentos : para que los miembros del equipo trabajen simultáneamente en propuestas, informes y planes de proyectos importantes.
💡 Consejo profesional: Si está pasando al teletrabajo, implemente herramientas y sistemas que puedan adaptarse a la colaboración asincrónica . Haga hincapié en la formación, la documentación y la gestión de proyectos para que sus equipos no tengan que ponerse al día y puedan mejorar su productividad.
- Utilice calendarios compartidos para el equipo
Los calendarios compartidos del equipo permiten a los empleados ver los horarios y la disponibilidad de los demás, lo que facilita la organización de reuniones. Facilita la planificación colaborativa durante el trabajo asincrónico y mantiene a todos informados de las próximas reuniones y plazos.
La vista de calendario de ClickUp le permite compartir su calendario con compañeros de equipo y partes interesadas externas. Los equipos pueden comprobar su disponibilidad y usted recibirá actualizaciones en tiempo real cada vez que se programe una reunión.
- Lista de procesos para la comunicación asíncrona
La comunicación asincrónica significa no esperar una respuesta inmediata de sus colegas. Esta práctica se emplea con frecuencia para gestionar el calendario de un equipo internacional o para equipos que trabajan en diferentes zonas horarias.
Sin embargo, sin las directrices adecuadas, la comunicación asincrónica puede ser contraproducente, especialmente si conduce a una información más inconsistente y a malentendidos.
A continuación, le ofrecemos algunas buenas prácticas para implementar la comunicación asíncrona de forma eficaz:
- Sea específico sobre la acción que desea que realice un miembro del equipo y proporcione un plazo para completarla. Comunique claramente los plazos para evitar retrasos.
- Proporcione contexto a las tareas y actividades para ayudar a los equipos a comprender mejor su mensaje.
- Anime a los destinatarios a hacer preguntas antes de continuar con una tarea.
- Organice su información de forma que sea lógica y fácil de entender.
- Organice reuniones periódicas para evaluar el progreso de las diferentes tareas, debatir posibles problemas y asegurarse de que todos los equipos están en sintonía con respecto a lo que hay que hacer.
- Utilice herramientas de comunicación asincrónicas para mantener la conexión entre sus equipos incluso cuando trabajan desde múltiples zonas horarias.
💡Consejo profesional: Utilice ClickUp Brain para generar automáticamente un resumen del progreso de una tarea concreta
- Implemente metas para una mayor responsabilidad
Si eres gerente, puede resultar complicado estar en contacto diario con tu equipo, especialmente si trabajáis desde diferentes ubicaciones geográficas.
Sin embargo, sigue siendo necesario establecer la responsabilidad de cada miembro del equipo.
Para ello, establezca objetivos individuales para los miembros del equipo y realice un seguimiento de sus logros. ClickUp Goals le permite definir y establecer objetivos claros y medibles para cada meta. Realice un seguimiento del progreso de cada objetivo para comprender cómo avanzan los miembros del equipo en su trabajo.
Una vez que establezca las metas, puede programar reuniones periódicas con los empleados para analizar su rendimiento e identificar áreas de mejora.
También puede utilizar la plantilla de plan de teletrabajo de ClickUp para realizar el seguimiento y gestionar el trabajo realizado por los empleados remotos.
Utilice secciones predefinidas para establecer directrices para los empleados que pasan al teletrabajo. Vea las expectativas y roles de cada miembro del equipo en la vista Actividad y supervise el progreso de las tareas en la vista Progreso del trabajo.
2. Aproveche las herramientas y tecnologías de colaboración
Busque plataformas de colaboración que se centren en facilitar la comunicación asincrónica.
Existen varios tipos de herramientas de colaboración y teletrabajo en el mercado, pero le sugerimos que elija una que ofrezca amplias funciones para optimizar el teletrabajo.
Una herramienta como ClickUp for Teletrabajo combina la gestión de tareas, la colaboración, la documentación y otras funciones en una plataforma unificada, lo que simplifica su flujo de trabajo.
Descubra cómo puede aprovechar el completo conjunto de funciones de ClickUp para mejorar la cohesión del equipo, incluso cuando sus empleados trabajan de forma remota desde múltiples zonas horarias:
- Asigne trabajo con facilidad
Utilice las tareas de ClickUp para crear y compartir tareas en un entorno remoto. Asigne cada tarea al miembro del equipo adecuado junto con una fecha límite. Conecte las tareas individuales con wikis y bases de conocimiento en ClickUp Docs para proporcionar un amplio contexto a los miembros de su equipo remoto.
- Colabore en la documentación
Trabaje en colaboración con los miembros del equipo para crear informes detallados, documentación y propuestas con ClickUp Docs. Puede crear documentos ilimitados, editarlos de forma colaborativa y dar formato a la información como desee. ¿Lo mejor de todo? Puede iniciar tareas directamente desde Docs o enlazarlas a una tarea, tal y como hemos explicado anteriormente. Esto hace que su flujo de trabajo esté más conectado y sea más coherente, incluso con equipos globales o miembros del equipo que trabajan en zonas horarias lejanas.
- Comparte actualizaciones en el chat
Comuníquese con los miembros del equipo con la vista de chat de ClickUp. Simplemente @mencione a un compañero de equipo para añadirlo a una conversación y compartir sus actualizaciones. La vista de chat se abre directamente dentro de su entorno de trabajo de ClickUp, por lo que no tiene que cambiar constantemente de plataforma para realizar su trabajo.
Úselo para mantener conversaciones en el contexto de su tarea, evitar cambios de contexto innecesarios y mantener la claridad de sus mensajes.
- Explique los conceptos con claridad
Utilice ClickUp Clips para grabar su pantalla cuando comunique mensajes largos y complejos o conceptos técnicos. Comparta los clips con los miembros del equipo utilizando un enlace público o descargando el archivo de vídeo.
También puede incrustarlos en las descripciones de las tareas para añadir contexto. Todos los clips grabados se almacenarán en el hub de clips para que los miembros del equipo puedan acceder a las grabaciones cuando las necesiten.
- Intercambie ideas de forma virtual
Debata ideas con los miembros remotos de su equipo en un lienzo digital con la pizarra ClickUp. Representa visualmente tus ideas y conviértelas en tareas directamente desde la pizarra con unos simples clics. Sube imágenes y enlaces para añadir aún más contexto a tu trabajo.
Esto es lo que dice Danielle Bush, directora de gestión de proyectos de EDforTech:
ClickUp ha ayudado a nuestro equipo a comunicarse de forma remota en diferentes zonas horarias y a saber qué está pasando en el proyecto sin tener que celebrar reuniones innecesarias o pedir información a la gente por correo electrónico o Slack. La función de pizarra nos ayuda a intercambiar ideas sobre procesos y flujos de trabajo y a asignar tareas en tiempo real.
ClickUp ha ayudado a nuestro equipo a comunicarse de forma remota en diferentes zonas horarias y a saber qué está pasando en el proyecto sin tener que celebrar reuniones innecesarias o pedir información a la gente por correo electrónico o Slack. La función de pizarra nos ayuda a intercambiar ideas sobre procesos y flujos de trabajo y a asignar tareas en tiempo real.
- Realice reuniones de equipo por vídeo
Invite los miembros del equipo a videollamadas cara a cara periódicas utilizando la integración de ClickUp con Zoom. Los enlaces a las notas y grabaciones de sus reuniones se añadirán automáticamente a sus tareas para que pueda acceder a ellos más tarde.
Este tiempo cara a cara tan necesario puede permitir una mejor toma de decisiones y una productividad en la colaboración con su equipo remoto.
- Utilice un hub centralizado para las comunicaciones
Gestiona todas tus tareas y comunicaciones desde un único hub utilizando ClickUp Bandeja de entrada. Mantente al tanto de todo tu trabajo y destaca las actividades críticas para no perderte ninguna tarea importante. Para cada conversación, puedes abrir un panel de descripción justo al lado, para obtener todo el contexto que necesitas para completar una tarea.
- Realice el seguimiento del progreso del equipo
Manténgase al tanto de todo lo que su equipo está haciendo con los paneles de control de ClickUp. Obtenga una panorámica del trabajo realizado y de si va por buen camino para cumplir con los plazos importantes. Al proporcionar acceso en tiempo real a métricas clave y datos de rendimiento, puede mantener a los trabajadores remotos alineados y comprometidos con su trabajo, independientemente de su ubicación.
3. Cree una cultura de equipo sólida
Coordinar un equipo global resulta mucho más fácil cuando los empleados están alineados con las metas de la organización y tienen una mentalidad resiliente para afrontar los retos.
Por eso debe centrarse en crear una cultura de equipo sólida que combine el compromiso de los empleados, el trabajo cohesionado y la flexibilidad.
Utilice nuestros consejos a continuación para ayudar a los empleados a superar los retos del teletrabajo:
- Fomente la flexibilidad y la comprensión: establezca horarios de trabajo flexibles cuando gestione empleados en diferentes zonas horarias. Permita que los empleados elijan sus horas de trabajo más productivas y haga hincapié en los resultados y los logros por encima de los horarios estrictos.
- Ofrezca soporte: asegúrese de que los empleados puedan acceder al soporte y la información que necesitan para ser eficientes, incluso cuando trabajan a distancia. Forme a los trabajadores remotos sobre la importancia de la gestión del tiempo y proporcióneles las herramientas de colaboración necesarias para trabajar sin problemas.
- Siga el progreso: supervise el estado actual de los proyectos y las contribuciones individuales. Esto garantiza que todos trabajen con las mismas metas y le ayuda a gestionar fácilmente la productividad de todo el equipo.
- Celebre la diversidad y la inclusión: cree un entorno acogedor para celebrar las diversas culturas de los empleados remotos de diferentes ubicaciones geográficas. Implemente políticas para fomentar la igualdad de oportunidades en el trabajo y atraer a los mejores talentos de diferentes ubicaciones.
💡Consejo profesional: Si le gusta trabajar en cafeterías o viajar, pruebe a utilizar herramientas para nómadas digitales . Ofrecen una amplia gama de funciones que pueden ayudarle a trabajar de forma asíncrona y a comunicarse eficazmente con los miembros de su equipo, incluso cuando está de viaje.
4. Céntrese en la productividad y el bienestar de los empleados.
Dar prioridad al bienestar de los empleados reduce el agotamiento y ayuda a todo el equipo a mantenerse centrado en sus metas. Las iniciativas de bienestar también mejoran la moral del equipo, lo que mejora la calidad del trabajo, incluso en entornos remotos.
- Haga hincapié en el equilibrio entre el trabajo y la vida personal
Respete los límites personales y la diferencia horaria cuando se trata de teletrabajo. Es muy fácil dejar que el trabajo se extienda y se apodere por completo de su vida personal.
Utilice el control de tiempo de ClickUp para realizar un seguimiento del tiempo dedicado a diferentes tareas. Las hojas de horas detalladas registran dónde dedica más tiempo. Puede utilizar la información de estas hojas de horas para encontrar formas de optimizar su tiempo y cumplir con los plazos sin tener que prolongar su jornada de trabajo.
- Evite el agotamiento
Gestione la carga de trabajo del equipo de manera eficiente sin sobrecargarlo. Vea la capacidad de su equipo e identifique quién está sobrecargado o infrautilizado con la vista Carga de trabajo de ClickUp.
Aproveche esta información para realizar la distribución del trabajo de manera equitativa e incorporar recursos adicionales cuando sea necesario. Además, evite programar reuniones a altas horas de la noche o durante los fines de semana para que los empleados tengan tiempo para relajarse y descansar.
- Aproveche las diferencias de zonas horarias
Utilice prácticas como la rotación de horarios de reuniones, la superposición de horarios de trabajo y el modelo «follow-the-sun» (un equipo comienza a trabajar cuando el otro termina su jornada) para realizar más trabajo, independientemente de las diferencias de zona horaria.
Convierta los retos de las zonas horarias en victorias con ClickUp.
Imagine que tus empleados colaboran a la perfección con sus compañeros de equipo en otros continentes, con reuniones perfectamente planificadas, una comunicación asíncrona eficaz y intercambios productivos.
Puede lograrlo implementando una herramienta de colaboración como ClickUp, que facilita el teletrabajo.
Desde grabaciones de pantalla a través de ClickUp Clips hasta mensajes contextuales a través de ClickUp Chat, la plataforma le ofrece un conjunto de funciones para superar los retos de colaboración en un entorno de teletrabajo.
Haga saber a todos los miembros de su equipo que están juntos en esto, aunque no se encuentren en la misma zona horaria.
Regístrese en ClickUp de forma gratuita para reunir a su equipo global.