Tradicionalmente, la compra de software la realizaban los equipos de compras, que también compraban todo lo demás para la empresa, desde cafeteras hasta pañuelos de papel.
Esto era posible porque la compra de software no requería conocimientos especializados. Solo había unos pocos productos en cada categoría y los precios eran sencillos.
La llegada de las tecnologías de la nube y los modelos de software como servicio (SaaS) ha cambiado esto drásticamente.
- Todas las categorías están saturadas; por ejemplo, G2 incluye una enorme lista de 712 productos de software de control de tiempo.
- Aunque el SaaS suele basarse en suscripciones, los precios pueden basarse en el número de usuarios, el uso, los niveles o una combinación de estos factores.
- Los contratos SaaS pueden ser complejos; por ejemplo, un proveedor de datos puede definir los límites de «uso» en términos técnicos desconocidos para los equipos de adquisición.
- Es posible que las negociaciones de SaaS deban realizarse mensualmente, trimestralmente o anualmente, lo que mantiene a los equipos de adquisición en alerta.
Por lo tanto, las empresas necesitan una estrategia de adquisición personalizada que supere los retos operativos, ahorre costes y mejore la eficiencia del proceso de compra de SaaS. A continuación le explicamos cómo.
El proceso de adquisición de SaaS
Elegir el producto SaaS adecuado no consiste solo en seleccionar una solución. Se trata de garantizar que se adquiere la solución SaaS adecuada al precio adecuado, para las personas adecuadas y con las condiciones contractuales adecuadas.
Para lograrlo, necesita un proceso de adquisición de SaaS exhaustivo. También es útil utilizar un software de gestión de adquisiciones en una herramienta como ClickUp, para obtener una visibilidad y un control completos. Veamos cómo.
1. Identificar las necesidades de la empresa
Antes de adquirir herramientas SaaS, identifique qué es lo que necesita. A continuación, le presentamos un número de preguntas que puede plantear a sus equipos.
¿Qué necesita?
¿Qué producto está buscando? Por ejemplo, podría ser una solución SaaS para la gestión de proyectos, la indexación de datos, la gestión de nóminas, etc. Recuerde definirlo claramente.
Por ejemplo, usted puede llamar a una herramienta «software de gestión de tareas», mientras que el proveedor puede preferir «entorno de trabajo virtual». Conocer la diferencia es útil para evitar ambigüedades.
¿Qué funciones son importantes para usted?
No todas las herramientas de gestión de proyectos son iguales. Para elegir la más adecuada para usted, haga una lista de todas las funciones que necesita. Estas podrían ser:
- Gestión de tareas
- Control de tiempo
- Control de acceso
- Disponibilidad sin conexión, etc.
Al hacer una lista, asegúrese también de asignarle un orden de prioridad.
¿Para qué necesita la herramienta?
Algunas herramientas, como la gestión de proyectos, pueden ser continuas. Otras, como la herramienta de indexación de datos, pueden ser específicas de uno de los proyectos que está implementando. Saber cuánto tiempo va a necesitar la solución SaaS y para qué propósito ayuda a agilizar las decisiones.
¿Quiénes son los usuarios?
Saber qué equipo va a utilizar el software también ayuda a pensar en las funciones que necesita. Por ejemplo, si se trata de una herramienta para el equipo de ventas, entonces sería necesaria una app móvil. Los equipos financieros podrían necesitar una vista de hoja de cálculo.
Por lo tanto, pregunte quién lo va a utilizar. Cuente también el número de licencias que necesita, lo que puede ser una importante baza de negociación más adelante.
¿Qué metas logrará esta herramienta?
Aunque el problema que aborda puede ser sencillo, cada herramienta que se adquiere debe tener una meta empresarial. Por ejemplo, una empresa necesita un sistema SaaS de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para realizar un mejor seguimiento de las interacciones con los clientes y optimizar los procesos.
Por lo tanto, las metas se pueden definir en términos de:
- Precisión de las previsiones de ventas
- Aumento de la captación o retención de clientes.
- Mejora de la eficacia de las campañas de marketing.
Dependiendo de la herramienta que esté comprando, defina sus metas. Recopile toda esta información y documéntela. ClickUp Forms es una excelente herramienta para utilizar un formulario estandarizado con el fin de recopilar toda la información que necesita.
Cada vez que alguien necesita un software, el equipo de compras puede simplemente enviar el cuestionario y obtener todos los datos en un solo lugar.
Una vez que tenga la información preliminar, documéntela en ClickUp Docs y realizad el uso compartido con todas las partes interesadas. También puede realizar entrevistas para añadir más datos cualitativos.
Si es nuevo en la compra de SaaS, comience de forma más fácil y rápida con la plantilla de adquisición de ClickUp. Esta plantilla totalmente personalizable le permite realizar la gestión de proyectos de adquisición, realizar el seguimiento, supervisar y tomar decisiones basadas en datos. Incluso después de la implementación, puede utilizar esta plantilla para realizar el seguimiento de las relaciones con los proveedores.
2. Investigar y comparar opciones
El mercado del software empresarial B2B SaaS está muy saturado. Hay docenas, si no cientos, de herramientas para cada categoría. Cada una de ellas utiliza diferentes estrategias de marketing SaaS para atraer y retener a los clientes. Por lo tanto, es fundamental investigar y comparar las opciones.
- Seleccione entre 3 y 5 herramientas: basándose en su propia investigación en Internet, seleccione entre 3 y 5 herramientas que satisfagan sus necesidades.
- Compare: cree una tabla con todas las herramientas SaaS preseleccionadas en filas y los parámetros en columnas para compararlas de forma eficaz.
- Organizar: Clasifíquelos según los parámetros que sean más importantes para usted.
Mientras utiliza ClickUp para gestionar su proceso de adquisición, puede utilizar la vista Tabla para organizar y clasificar automáticamente los datos de la forma que necesite.
También puede utilizar campos personalizados para presentar su comparación exactamente como desee.
3. Solicitud de propuestas
Ahora que ya conoce las herramientas que le gustan, es el momento de solicitar propuestas y evaluarlas.
Póngase en contacto con los proveedores con una solicitud de propuesta (RFP) clara que describa sus requisitos y expectativas. La plantilla de solicitud y aprobación de proyectos de ClickUp es el punto de partida perfecto.
En esta fase, debe asegurarse de que las propuestas sean comparables. Cada proveedor puede utilizar términos diferentes para referirse a funciones similares, lo que dificulta la comparación. Por lo tanto, establezca una estandarización por su parte.
- Incluya la lista de funciones que desea que tenga la herramienta (en su nomenclatura) y pídales que marquen las que sean aplicables.
- Solicite precios según sus condiciones: en su moneda, en función del uso previsto, etc.
- Busque demostraciones y períodos de prueba para que su equipo pruebe la herramienta por sí mismo.
- Haga una mención a una fecha límite antes de la cual todos los proveedores de SaaS preseleccionados deben presentar su propuesta.
- Si es posible, invíteles a rellenar un formulario como ClickUp Forms para recopilar automáticamente los datos en una tabla comparable.
4. Evaluación de propuestas
Antes de comenzar a evaluar las propuestas, revíselas para comprobar que estén completas y se ajusten a las necesidades de su empresa. Si faltan algunos aspectos, como las normas de seguridad o la política de rescisión, solicítelos.
Con todos estos datos, compare lo siguiente.
Coste total de propiedad (TCO): el precio por usuario no es una buena métrica, ya que no muestra cuánto pagará en total. Por lo tanto, calcule los costes de la herramienta, la implementación, la incorporación, el mantenimiento, etc. Compare los totales.
Relación calidad-precio: la herramienta que ofrece el TCO más bajo no tiene por qué ser la mejor. Por lo tanto, asegúrese de que el TCO ofrezca la mejor relación calidad-precio en términos de funciones, soporte al cliente, etc.
Personalización: la mayoría de las herramientas SaaS están diseñadas para utilizarse tal cual. Sin embargo, si necesita personalizaciones, compruebe si es posible.
Experiencia del usuario: esto es mucho más importante de lo que creen los equipos de adquisición. Una mala experiencia del usuario afectará a la adopción, el uso y, en última instancia, al retorno de la inversión. Asegúrese de contar con un pequeño grupo de usuarios piloto que puedan dar su opinión sobre la experiencia del usuario con el producto.
Soporte al cliente: la mayoría de las herramientas SaaS esperan que los usuarios se ayuden a sí mismos basándose en los manuales de usuario y las bases de conocimientos. Si esto no le parece suficiente, explore las opciones de soporte al cliente que le ofrece cada proveedor. Evalúe si le compensa pagar más por recibir asistencia adicional.
5. Negociación de condiciones
Basándose en el paso 4, elija su proveedor principal y negocie las condiciones que protejan sus intereses. Plantee todo lo que sea importante para usted, como los precios, los niveles de servicio, la compatibilidad técnica, las políticas de cancelación, etc., y negocie las condiciones.
Sepa cuáles son los aspectos no negociables. Por ejemplo, sectores como el financiero o el sanitario necesitan controles de seguridad estrictos. Si su proveedor no puede ofrecer este nivel de cumplimiento, es hora de pasar a la segunda opción de su lista.
Cuando haya acordado los términos, firme el contrato y comience.
6. Implementación del software
Cuando implemente SaaS de corporación, debe hacerlo de forma exhaustiva, teniendo en cuenta una serie de factores. Colabore estrechamente con el proveedor para implementar el software en su organización. Céntrese en la eficacia de lo siguiente:
- Ajustes del software personalizado según las necesidades de su organización.
- Proceso de incorporación para nuevos usuarios
- Proceso de salida para los empleados que abandonan la organización o el equipo.
- Formación para usuarios
- Integración con los sistemas existentes
- Límites de uso/funciones/acceso, etc., según lo requiera su organización.
- Matriz de escalamiento para problemas y quejas
7. Supervisión del uso
El trabajo de adquisición no termina una vez que se ha implementado el software. De hecho, para garantizar que los equipos aprovechen al máximo las herramientas a su disposición, es necesario seguir supervisando el uso y la opinión con herramientas de análisis de SaaS.
- Compruebe si los usuarios están utilizando el software según lo previsto.
- Mida el impacto en el ahorro, la eficiencia, el rendimiento, etc.
- Supervise las quejas/problemas que se plantean en la herramienta.
- Realice encuestas de opinión a los usuarios para saber si los equipos están satisfechos con la herramienta.
De vez en cuando, reúnase con los equipos y realice análisis cualitativos para comprender en profundidad el uso.
Al implementar este proceso, es probable que se enfrente a ciertos retos y cometa algunos errores. Veamos cómo puede evitarlo.
Errores que se deben evitar en la adquisición de SaaS
Para los equipos de adquisición acostumbrados a comprar software de la forma tradicional, la compra de SaaS puede ser algo nuevo. Como resultado, es posible que se enfrente a retos de adquisición y cometa errores básicos que se pueden evitar fácilmente.
Estos son los errores más comunes en la adquisición de SaaS.
Ignorar los costes ocultos: el precio que aparece en el sitio web no suele ser el precio total. El contrato puede incluir costes de integración, migración de datos, soporte premium, etc., que pueden inflar el coste total de propiedad. Ignorar estos costes puede disparar sus gastos.
Descartar los cálculos del ROI: cada gasto debe reflejar algún resultado empresarial. No realizar cálculos del ROI sobre beneficios directos, como el aumento de los ingresos o el ahorro de costes, así como sobre beneficios indirectos, como que los empleados se sientan valorados, puede provocar el arrepentimiento del comprador.
Realizar compras aisladas: adquirir soluciones SaaS sin tener en cuenta cómo se integran con sus sistemas existentes es otro gran error. Una compra aislada podría no ser compatible con otras herramientas que utiliza su empresa, lo que provocaría ineficiencias y costes adicionales para subsanar estas deficiencias.
Pasar por alto la escalabilidad: una vista a corto plazo de la adquisición de SaaS provoca cuellos de botella a medida que su empresa crece. Pasar por alto la escalabilidad significa que no podrá adaptarse al aumento de la carga de trabajo y a los usuarios adicionales sin necesidad de completar una revisión.
Subestimar la importancia del soporte al cliente del proveedor: es fácil pensar que las herramientas modernas son fáciles de usar y que, por lo tanto, no se necesita soporte al cliente. Sin embargo, es necesario para resolver problemas técnicos, ayudar con las actualizaciones y futuras integraciones. No subestime la importancia de tener a alguien a quien llamar cuando tenga problemas.
Omitir las evaluaciones de seguridad: confiar en que el proveedor se encargará de la seguridad puede ser un gran descuido. En una época en la que las violaciones de datos son habituales, usted es tan responsable como el proveedor de SaaS de la evaluación de la seguridad.
Apresurar el proceso de toma de decisiones: Por último, apresurar el proceso de adquisición de SaaS puede tener como resultado una toma de decisiones errónea. Elegir la primera herramienta que se vea puede significar una insatisfacción repetida a largo plazo.
Puede evitar estos errores siguiendo varias buenas prácticas para la adquisición de SaaS. Veámoslas.
Buenas prácticas en la adquisición de SaaS
Para evitar errores, retrasos, sobrecostes e ineficiencias, aquí tiene las buenas prácticas que debe seguir al adquirir soluciones SaaS.
Precio de referencia
Compare precios en dos frentes. Uno es cómo se compara el producto elegido con otros programas de la misma categoría. Por ejemplo, si ha elegido Asana como herramienta de gestión de proyectos, compare precios con ejemplos de SaaS, como Jira, Zoho Projects y ClickUp.
A continuación, compárelos con lo que pagan empresas similares a la suya por la herramienta que ha elegido. Es posible que esta información no esté disponible públicamente, por lo que puede ser útil preguntar a amigos y compañeros de forma privada para conocer el pulso del mercado.
Realice revisiones legales y de seguridad.
Es su responsabilidad asegurarse de que su herramienta SaaS cumpla con todas las leyes y normativas que le sean aplicables, no solo en el presente, sino también en el futuro. Realice evaluaciones exhaustivas de las políticas legales y de seguridad del proveedor.
Además, realice revisiones en periodos regulares para asegurarse de que estén actualizados.
Utilice un software de gestión SaaS.
Una vez que haya adquirido una herramienta, ajuste un sistema para gestionarla correctamente. Un software de gestión SaaS:
- Proporciona visibilidad sobre las suscripciones SaaS y el uso del software.
- Centraliza el control de las licencias.
- Automatiza el seguimiento de los gastos, incluidos los complementos o los niveles de servicio premium.
- Optimiza la incorporación y la salida de empleados.
Realice el seguimiento de las fechas de renovación.
La mayoría de los contratos SaaS se renuevan automáticamente, lo que puede generar gastos innecesarios. El seguimiento de las fechas de renovación y la configuración de recordatorios automáticos le garantizan:
- Evite la renovación de licencias para empleados que han dejado la organización.
- Cree un espacio para la renegociación.
- Reevalúe si el producto realmente funciona.
- Comunique al proveedor sus necesidades.
Gestionar los datos de los contratos
Al igual que las fechas de renovación, también es importante supervisar los datos del contrato, como la duración del acuerdo, las responsabilidades de ambas partes, los acuerdos de nivel de servicio (SLA), las sanciones, los compromisos de renovación, etc.
Una buena plataforma de adquisición de SaaS puede ayudarle en esta tarea. Disponer de una herramienta organizada y accesible para gestionar los contratos de adquisición facilita el cumplimiento normativo, la auditoría y las negociaciones de renovación.
Evalúe el rendimiento de los proveedores.
Programe evaluaciones periódicas del rendimiento de los proveedores en periodos determinados. Revise:
- Cumplimiento de los SLA por parte del proveedor
- Capacidad de respuesta y satisfacción del servicio
- Resultados empresariales y retorno de la inversión del software.
- Optimizaciones y mejoras continuas.
También es útil estar atento a otras herramientas disponibles en el mercado y comparar el rendimiento de su proveedor actual con ellas.
Implemente un proceso de compra de SaaS estándar.
Una vez que haya pasado por este proceso, sabrá cómo hay que terminarlo. Basándose en sus experiencias y aprendizajes, implemente un proceso estratégico de adquisición de SaaS.
Un proceso típico de adquisición de SaaS incluye pasos y marcos para la recopilación de requisitos, la evaluación de proveedores, la aprobación de las partes interesadas, la revisión posterior a la implementación y el software de adquisición de SaaS necesario.
Domine su adquisición de SaaS con ClickUp.
El cambio de la compra tradicional de software a la adquisición de SaaS ha sido drástico. Los equipos que han sido formados en el paradigma tradicional se han visto obligados a aprender nuevos trucos en poco tiempo.
Para facilitar esa transformación y hacer que el proceso sea fluido, necesita las mejores soluciones de adquisición de SaaS. La completa plataforma de gestión de proyectos de ClickUp está diseñada para ser personalizable y adaptable a cualquier proceso que necesite, incluida la adquisición de SaaS.
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