Cómo gestionar un proceso de adquisición de SaaS
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Cómo gestionar un proceso de adquisición de SaaS

Tradicionalmente, la compra de software la realizaban los equipos de compras, que también compraban todo lo demás para la empresa, desde máquinas de café hasta pañuelos de papel.

Esto era posible porque la compra de software no requería conocimientos especializados. Solo había un puñado de productos en cada categoría y los precios eran sencillos.

La llegada de las tecnologías en la nube y los modelos de software como servicio (SaaS) ha cambiado esto radicalmente.

  • Todas las categorías están abarrotadas; por ejemplo, en G2 hay 712 productos de software de seguimiento del tiempo
  • Aunque el SaaS suele basarse en suscripciones, los precios pueden basarse en el usuario, en el uso, en niveles o en una combinación de éstos
  • Los contratos de SaaS pueden ser complejos; por ejemplo, un proveedor de datos puede definir los límites de "uso" en términos técnicos desconocidos para los equipos de compras
  • La negociación de SaaS puede ser mensual, trimestral o anual, lo que mantiene alerta a los equipos de compras

Por lo tanto, las empresas necesitan personalizada que supera los retos operativos, ahorra costes y mejora la eficiencia de los procesos en la compra de SaaS. He aquí cómo.

El proceso de compra de SaaS

Elegir el producto SaaS adecuado no es sólo elegir una solución. Se trata de garantizar que se adquiere la solución SaaS adecuada al precio adecuado, para las personas adecuadas y con las condiciones contractuales adecuadas.

Para lograrlo, necesita un exhaustivo proceso de SaaS proceso de adquisición . También es útil utilizar un software de gestión de compras en una herramienta como ClickUp, para una visibilidad y un control completos. Veamos cómo.

1. Identificar las necesidades del negocio

Antes de salir a comprar herramientas SaaS, identifique qué es lo que necesita. He aquí una serie de preguntas que debe plantear a sus equipos.

¿Qué necesita?

¿Cuál es el producto que busca? Por ejemplo, puede ser una solución SaaS para la gestión de proyectos, la indexación de datos, la gestión de nóminas, etc. No olvides definirlo con claridad.

Por ejemplo, usted podría llamar a una herramienta software de gestión de tareas, mientras que el proveedor podría preferir espacio de trabajo virtual. Conocer la diferencia es útil para la desambiguación.

¿Qué características son importantes para ti?

No todas las herramientas de gestión de proyectos son iguales. Para elegir una que sea adecuada para ti, haz una lista de todas las características que necesitas. Pueden ser:

  • Gestión de tareas
  • Seguimiento del tiempo
  • Control de acceso
  • Disponibilidad offline, etc.

Cuando haga una lista, asegúrese también de darle un orden de prioridad.

¿Para qué necesitas la herramienta?

Algunas herramientas, como la gestión de proyectos, pueden ser permanentes. Mientras que otras, como la herramienta de indexación de datos, pueden ser específicas para uno de los proyectos que estás implementando. Saber durante cuánto tiempo vas a necesitar la solución SaaS y con qué propósito ayuda a racionalizar las decisiones.

¿Quiénes son los usuarios?

Saber qué equipo va a utilizar el software también ayuda a pensar en las características que necesitas. Por ejemplo, si se trata de una herramienta para el equipo de ventas, entonces sería necesaria una aplicación móvil. Los equipos financieros podrían necesitar una vista de hoja de cálculo.

Por tanto, pregúntese quién va a utilizarlo. Cuente también el número de licencias que necesita, que puede ser una importante palanca de negociación más adelante.

¿Qué objetivos alcanzará esta herramienta?

Aunque el problema que resuelve puede ser sencillo, toda herramienta que compres debe tener un objetivo empresarial. Por ejemplo, una empresa necesita una herramienta de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) SaaS para realizar un mejor seguimiento de las interacciones con los clientes y agilizar los procesos.

Así pues, los objetivos pueden definirse en términos de:

  • Precisión de las previsiones de ventas
  • Aumento de la captación o retención de clientes
  • Mejora de la eficacia de las campañas de marketing

Dependiendo de la herramienta que compre, defina sus objetivos. Capture toda esta información y documéntela. Formularios ClickUp es una gran herramienta para utilizar un cuestionario estandarizado para recopilar toda la información que necesite.

Formularios ClickUp

Cree cuestionarios estandarizados con ClickUp Forms

Cada vez que alguien necesite un programa informático, el equipo de compras puede enviar simplemente el cuestionario y obtener todos los datos en un solo lugar.

Una vez que tenga la información preliminar, documéntela en Documentos de ClickUp y compártelo con todas las partes interesadas. También puedes realizar entrevistas para añadir más datos cualitativos.

Plantilla de contratación ClickUp

plantilla de aprovisionamiento totalmente personalizable de ClickUp_

Si es nuevo en la compra de SaaS, empiece más fácil y rápidamente con Plantilla de adquisición de ClickUp . Esta plantilla totalmente personalizable le permite gestionar su proyecto de aprovisionamiento, realizar un seguimiento, supervisar y tomar decisiones basadas en datos. Incluso después de la implementación, puede utilizar esta plantilla para realizar un seguimiento de las relaciones con los proveedores Descargar esta plantilla

2. Investigar y comparar opciones

En

/ref/ https://clickup.com/blog/b2b-saas-enterprise-software/ Software empresarial B2B SaaS /%href/

está muy saturado. Hay docenas, si no cientos, de herramientas para cada categoría. Cada una de ellas utiliza diferentes Estrategias de marketing SaaS para atraer y retener a los clientes. Por lo tanto, investigar y comparar opciones es fundamental.

  • Preseleccione 3-5 herramientas: Basándose en su propia investigación en Internet, seleccione las 3-5 herramientas que mejor se adapten a sus necesidades
  • Comparar: Elabore una tabla con todas las herramientas preseleccionadasHerramientas SaaS como filas y los parámetros como columnas para comparar eficazmente
  • Organizar: Ordénelos en función de los parámetros que sean más importantes para usted

Al utilizar ClickUp para gestionar su proceso de aprovisionamiento, puede utilizar la vista de tabla para organizar y ordenar automáticamente los datos de la forma que necesite.

También puede utilizar campos personalizados para presentar su comparación exactamente de la forma que desee.

Tabla Clickup

Organice los datos de forma sencilla y fácil de leer con la vista de tabla de ClickUp

3. Solicitud de propuestas

Ahora que ya conoce las herramientas que le gustan, es el momento de solicitar propuestas y evaluarlas.

Póngase en contacto con los proveedores con una solicitud de propuesta (RFP) clara que describa sus requisitos y expectativas. Plantilla de solicitud y aprobación de proyectos de ClickUp es el punto de partida perfecto.

En esta fase, debe asegurarse de que las propuestas son comparables. Cada proveedor puede tener un término diferente para una característica similar, lo que dificulta la comparación. Por tanto, cree una estandarización por su parte.

  • Incluya la lista de funciones que desea en la herramienta (en su nomenclatura) y pídales que marquen las que sean aplicables
  • Pida precios según sus condiciones: en su moneda, en función del uso previsto, etc.
  • Solicite demostraciones y periodos de prueba para que su equipo experimente la herramienta por sí mismo
  • Menciona una fecha límite antes de la cual todos los proveedores de SaaS preseleccionados deben presentar su propuesta
  • Si es posible, invítelos a rellenar un cuestionario como ClickUp Forms para capturar automáticamente los datos en una tabla comparable

4. Evaluación de las propuestas

Antes de empezar a evaluar las propuestas, revíselas para comprobar si están completas y se ajustan a sus necesidades empresariales. Si faltan aspectos, como sus normas de seguridad o su política de rescisión, pídaselos.

Con todos estos datos, compare por lo siguiente.

Coste total de propiedad (TCO): El precio por usuario no es una buena métrica, ya que no te muestra cuánto pagarás en total. Por tanto, calcula los costes de la herramienta, la implantación, la incorporación, el mantenimiento, etc. Compare los totales.

Relación calidad-precio: La herramienta que ofrece el menor TCO no tiene por qué ser la mejor. Por tanto, asegúrese de que el TCO ofrece la mejor relación calidad-precio en términos de funciones, atención al cliente, etc.

Personalización: La mayoría de las herramientas SaaS están pensadas para ser utilizadas tal cual. Sin embargo, si necesitas personalizaciones, comprueba si es posible.

Experiencia del usuario: Esto es mucho más importante de lo que los equipos de compras creen. Una mala experiencia del usuario afectará a la adopción, el uso y, en última instancia, al rendimiento de la inversión. Asegúrese de contar con un pequeño grupo de usuarios piloto que puedan dar su opinión sobre la UX del producto.

Atención al cliente: La mayoría de las herramientas SaaS esperan que los usuarios se ayuden a sí mismos basándose en manuales de usuario y bases de conocimiento. Si esto no es suficiente para usted, explore qué opciones de atención al cliente le ofrece cada proveedor. Evalúe si le merece la pena pagar más por soporte adicional.

5. Negociar las condiciones

Basándose en el paso 4, elija a su mejor proveedor y negocie unas condiciones que protejan sus intereses. Plantee todo lo que sea importante para usted, como precios, niveles de servicio, asistencia, políticas de cancelación, etc., y negocie las condiciones.

Sepa cuáles son los aspectos no negociables. Por ejemplo, sectores como el financiero o el sanitario necesitan estrictos controles de seguridad. Si su proveedor no puede ofrecer este nivel de cumplimiento, es hora de pasar a la segunda preferencia de su lista.

Cuando haya acordado las condiciones, firme el contrato y póngase en marcha.

6. Implantar el software

A la hora de implantar el SaaS empresarial, debe hacerlo a fondo, teniendo en cuenta una serie de factores. Colabore estrechamente con el proveedor para implantar el software en su organización. Céntrese en la eficacia de lo siguiente:

  • Configuración del software a la medida de las necesidades de su organización
  • Proceso de incorporación de nuevos usuarios
  • Proceso de incorporación de los empleados que dejan la organización o el equipo
  • Formación de los usuarios
  • Integración con los sistemas existentes
  • Límites de uso/funciones/acceso, etc., según las necesidades de su organización
  • Matriz de escalada para problemas y quejas

7. Supervisión del uso

El trabajo de Compras no termina una vez implantado el software. De hecho, para asegurarse de que los equipos aprovechan al máximo las herramientas que tienen a su disposición, debe seguir supervisando el uso y el sentimiento con Herramientas de análisis SaaS .

  • Comprobar si los usuarios utilizan el software según lo previsto
  • Medir el impacto en el ahorro, la eficiencia, el rendimiento, etc.
  • Supervisar las quejas/problemas que se plantean en la herramienta
  • Realice encuestas de opinión para saber si los equipos disfrutan de la herramienta

De vez en cuando, siéntese con los equipos y realice un análisis cualitativo para comprender el uso en profundidad.

Panel de ClickUp

Panel de control de ClickUp para realizar un seguimiento de los análisis de SaaS

Al implementar este proceso, es probable que se enfrente a ciertos retos y cometa algunos errores. Veamos cómo evitarlos.

Errores que debe evitar en la adquisición de SaaS

Para los equipos de adquisiciones acostumbrados a comprar software de la forma tradicional, la compra de SaaS puede ser algo nuevo. Como resultado, es posible que se enfrente a retos de aprovisionamiento y cometiendo errores básicos que pueden evitarse fácilmente.

Estos son los errores de contratación de SaaS más comunes.

Ignorar los costes ocultos: El precio que aparece en la página web no suele ser el precio total. El contrato puede incluir costes de integración, migración de datos, soporte premium, etc., que pueden inflar el coste total de propiedad. Ignorarlos puede disparar tus gastos.

No tener en cuenta los cálculos del ROI: Cada gasto debe mostrar algún resultado empresarial. Si no se calculan los beneficios directos, como el aumento de los ingresos o el ahorro de costes, ni los beneficios indirectos, como el hecho de que los empleados se sientan valorados, se pueden producir remordimientos del comprador.

Hacer compras aisladas: Comprar soluciones SaaS sin tener en cuenta cómo se integran con los sistemas existentes es otro gran error. Una compra aislada podría no ser compatible con otras herramientas que utilice su empresa, lo que provocaría ineficiencias y costes adicionales para salvar estas diferencias.

Pasar por alto la escalabilidad: Una visión a corto plazo de la adquisición de SaaS provoca cuellos de botella a medida que su empresa crece. Pasar por alto la escalabilidad significa que no puede acomodar cargas de trabajo crecientes y usuarios adicionales sin requerir una revisión completa.

Subestimar la importancia del soporte del proveedor: Es fácil pensar que las herramientas modernas son fáciles de usar y que, por tanto, no se necesita asistencia al cliente. Sin embargo, es necesario para resolver problemas técnicos, ayudar con actualizaciones y futuras integraciones. No subestimes tener a alguien a quien llamar cuando tengas problemas.

Omitir las evaluaciones de seguridad: Confiar en que el proveedor se encargue de la seguridad puede ser un gran descuido. En una época en la que las violaciones de datos son habituales, usted es igual de responsable de la evaluación de seguridad del proveedor de SaaS.

Apresurar el proceso de toma de decisiones: Por último, precipitarse en el proceso de adquisición de SaaS puede dar lugar a una mala toma de decisiones. Elegir la primera herramienta en la que se fijan los ojos puede significar una insatisfacción repetida a largo plazo.

Puede evitar estos errores siguiendo varias buenas prácticas de adquisición de SaaS. Veamos.

Mejores prácticas en la adquisición de SaaS

Para evitar errores, retrasos, sobrecostes e ineficiencias, he aquí las mejores prácticas a seguir en la adquisición de soluciones SaaS.

Precio de referencia

Compare el precio en dos frentes. Uno es cómo se compara el producto elegido con otro software de la categoría. Por ejemplo, si has elegido Asana como tu herramienta de gestión de proyectos, compara precios con Ejemplos de SaaS como Jira, Zoho Projects y ClickUp.

A continuación, compare con lo que pagan empresas similares a la suya por la herramienta de su elección. Puede que esta información no esté disponible públicamente, por lo que resulta útil preguntar a amigos y compañeros en privado para tomar el pulso al mercado.

Realice revisiones legales y de seguridad

Es su responsabilidad asegurarse de que su herramienta SaaS cumple todas las leyes y normativas que le son aplicables, no sólo en el presente, sino también en el futuro. Realice evaluaciones exhaustivas de las políticas legales y de seguridad del proveedor.

Además, realice revisiones periódicas para asegurarse de que están actualizadas.

Utilice un software de gestión SaaS

Una vez que hayas adquirido una herramienta, establece un sistema para gestionarla correctamente. A Software de gestión SaaS :

  • Proporciona visibilidad de las suscripciones SaaS y del uso del software
  • Centraliza el control de licencias
  • Automatiza el seguimiento del gasto, incluidos los complementos o los niveles de servicio premium
  • Agiliza las altas y bajas

Realiza un seguimiento de las fechas de renovación

La mayoría de los contratos de SaaS se renuevan automáticamente, lo que puede generar gastos innecesarios. El seguimiento de las fechas de renovación y el establecimiento de recordatorios automáticos garantizan que:

  • Evitar la renovación de licencias para los empleados que han dejado la organización
  • Crear un espacio para la renegociación
  • Reevaluar si el producto está funcionando realmente
  • Informar al proveedor sobre sus necesidades

Gestionar los datos de los contratos

Al igual que las fechas de renovación, también es importante controlar los datos del contrato, como la duración del acuerdo, las responsabilidades de ambas partes, los acuerdos de nivel de servicio (SLA), las penalizaciones, los compromisos de renovación, etc.

Una buena plataforma de contratación SaaS puede ayudar en este sentido. Disponer de una herramienta organizada y accesible para gestionar contratos públicos ayuda en el cumplimiento, la auditoría y las negociaciones de renovación.

Evaluar el rendimiento de los proveedores

Programe evaluaciones periódicas del rendimiento de los proveedores. Revisar:

  • Cumplimiento de los SLA por parte del proveedor
  • Capacidad de respuesta y satisfacción del servicio
  • Resultados empresariales y ROI del software
  • Optimizaciones y mejoras continuas

También ayuda estar atento a otras herramientas del mercado y comparar el rendimiento de su proveedor actual con ellas.

Implantar un proceso estándar de compra de SaaS

Cuando haya pasado por este proceso una vez, sabrá cómo debe hacerse. Basándose en sus experiencias y aprendizajes, implemente un proceso estratégico de adquisición de SaaS.

Un proceso de adquisición de SaaS típico incluye pasos y marcos para la recopilación de requisitos, la evaluación de proveedores, la aprobación de las partes interesadas, la revisión posterior a la implementación y el software de adquisición de SaaS necesario.

Adquiera SaaS con ClickUp

El cambio de la compra tradicional de software a la adquisición de SaaS ha sido espectacular. Los equipos formados en el paradigma tradicional se han visto obligados a aprender nuevos trucos en poco tiempo.

Para facilitar esa transformación y hacer que el proceso sea fluido, necesita las mejores soluciones de adquisición de SaaS. La completa plataforma de gestión de proyectos de ClickUp está diseñada para ser personalizable y adaptable a cualquier proceso que necesite, incluido el aprovisionamiento de SaaS.

Gestione tareas, realice un seguimiento del progreso y manténgase organizado con las soluciones de aprovisionamiento SaaS de ClickUp. Pruebe ClickUp gratis hoy mismo .