Dale Carnegie dijo: "Una hora de planificar puede ahorrarte 10 horas de hacer"
Planifique bien su estrategia de compras y conseguirá mejores acuerdos con los proveedores.
Con una estrategia de aprovisionamiento bien planificada, puede supervisar las decisiones de compra de los distintos departamentos, hacer un seguimiento del rendimiento de los proveedores e identificar las posibilidades de racionalizar los procesos o mejorar la optimización de costes .
En este artículo le mostraremos cómo elaborar una estrategia de aprovisionamiento sólida.
Prepárese para controlar sus gastos, mitigar los riesgos y mejorar la eficiencia operativa para el crecimiento de la empresa.
Entremos de lleno en materia. 👇
¿Qué es una estrategia de aprovisionamiento?
Una estrategia de aprovisionamiento es el plan de una organización para obtener elementos al mejor precio posible manteniendo los estándares de entrega y calidad. Implica encontrar a los proveedores adecuados, negociar el mejor precio, realizar las compras y garantizar las entregas.
Una política y una estrategia de compras sólidas orientan al equipo de compras hacia la consecución de las metas empresariales a largo plazo. Por lo tanto, debe ser flexible, adaptable y evolucionar constantemente junto con las necesidades de su empresa.
El propósito de la estrategia de adquisiciones
Las estrategias de aprovisionamiento no se limitan a reducir costes u obtener las ofertas más baratas, aunque eso es importante. Se trata más bien de adquirir bienes y servicios de calidad al precio y en el momento adecuados para que las operaciones de su empresa sigan funcionando sin problemas.
Las mejores estrategias de aprovisionamiento van más allá de las compras básicas. Se alinean con las metas más importantes de su empresa, desde dar prioridad a la responsabilidad social hasta fomentar la innovación a través de asociaciones con proveedores.
Adoptar un enfoque estratégico global de las compras ayuda a su equipo a elaborar un plan sólido, convirtiendo todo el proceso en un valioso activo que le proporciona una ventaja competitiva.
Metas de la estrategia de aprovisionamiento
Una estrategia de adquisiciones eficaz aborda cuatro objetivos:
- Relación coste-eficacia: Sacar el máximo partido a su dinero
- Calidad y valor: Garantizar que lo que compra cumple sus normas
- Entrega puntual: Evitar interrupciones obteniendo las cosas cuando las necesita
- **Gestión de riesgos:Mitigación de posibles problemas, como proveedores poco fiables
Tipos de estrategias de adquisición
No hay una talla única. Por eso, a continuación le presentamos seis tipos de estrategias de aprovisionamiento clave que pueden ayudarle a alcanzar sus metas:
Estrategia 1: Reducción de costes
El contexto lo dice todo: obtener el máximo valor por su dinero. Esta estrategia de reducción de costes va más allá del precio de compra inicial. Utiliza técnicas como la licitación competitiva y el análisis de valor para ayudarle a negociar las mejores ofertas y tener en cuenta el coste total de propiedad (CTP), incluidos los costes de mantenimiento, reparación y eliminación.
Ejemplo: Consideremos una empresa que produce aperitivos envasados en un mercado saturado y competitivo. En estas circunstancias, en las que la mayoría de los fabricantes compiten en precio y distribución, mantener bajos los precios de coste es una preocupación importante. Esta empresa podría decidir reducir el precio de sus insumos reduciendo los costes de las materias primas y el envasado. Podrían lanzar una petición de oferta para material de envasado, invitar a las empresas a presentar ofertas para el contrato y optar por un nuevo proveedor que pueda ofrecerles costes significativamente más bajos por el mismo material.
**Más adecuado para
- Empresas en mercados con precios muy competitivos
- Empresas con costes directos elevados
- Productos o materiales con muchos proveedores posibles
Estrategia 2: Gestión del riesgo
Las interrupciones de la cadena de suministro suelen provocar retrasos en la producción y pérdidas de ingresos. Una estrategia sólida de gestión de riesgos de aprovisionamiento le ayuda a prever y mitigar posibles problemas de interrupción de la cadena de suministro.
La estrategia implica asociarse con varios proveedores fiables y eficientes para asegurarse de que no depende de una sola fuente para los elementos críticos. En última instancia, la seguridad en la adquisición de suministros esenciales para la empresa durante eventos inesperados, como catástrofes naturales o insolvencia de proveedores.
Ejemplo: Un fabricante mundial de automóviles utiliza una estrategia de gestión de riesgos para sortear las crisis de semiconductores. Se asocian con varios proveedores de chips fiables en distintas ubicaciones geográficas, lo que garantiza una producción fluida incluso en caso de interrupción en un proveedor o región concretos.
Más adecuado para:
- Empresas que se abastecen en todo el mundo
- Productos que son una materia prima o un insumo esencial
- Productos que pueden obtenerse de varias empresas a costes o niveles de calidad similares
Estrategia 3: Gestión y optimización de proveedores
La estrategia de gestión y optimización de proveedores se centra en mejorar las relaciones empresa-proveedor. La estrategia consiste principalmente en ajustar las normas de rendimiento de los proveedores, realizar auditorías y proporcionar formación y compatibilidad.
Aunque los detalles pueden variar de una empresa a otra, el fomento de relaciones sólidas con los proveedores es crucial para las empresas de gran producción. Imagínese colaborar con sus proveedores en la innovación, planificar conjuntamente las necesidades futuras y contar con socios fiables que ofrezcan un rendimiento constante.
Veamos cómo aplicar esta estrategia con un ejemplo. 👇
Ejemplo: Supongamos que una empresa de confección aplica una estrategia de gestión de proveedores con un fabricante de tejidos. Tras establecer normas de calidad para el fabricante, la empresa realiza auditorías periódicas para garantizar una calidad constante.
Además, celebran sesiones de intercambio de ideas con el fabricante, en las que se debaten los nuevos tejidos, tecnologías y diseños que marcan tendencia en el mercado. Esta sólida relación fomenta la confianza y garantiza tejidos de alta calidad.
**Más adecuado para
- Empresas con grandes volúmenes de producción
- Productos en los que la calidad y la innovación son importantes
- Mercados menos sensibles a los precios
Estrategia 4: Compras ecológicas
Ser responsable con el medio ambiente se extiende a sus propias políticas y prácticas de compra. Las compras ecológicas hacen precisamente esto.
Esta estrategia de contratación implica adquirir productos o servicios con un impacto medioambiental mínimo. El marco de la estrategia de adquisición se centra en los proveedores comprometidos con la sostenibilidad, dando prioridad a los productos de material reciclado, de bajas emisiones o de eficiencia energética.
Ejemplo: Una cadena de supermercados adopta una estrategia de compra ecológica. Dan prioridad al abastecimiento de frutas y verduras procedentes de granjas locales que utilizan prácticas sostenibles como la agricultura ecológica y la conservación del agua.
También pueden elegir productos de limpieza con certificaciones ecológicas y envases fabricados con materiales reciclados.
**Más adecuado para
Empresas seriamente comprometidas con la reducción de su huella de carbono
Estrategia 5: Aprovisionamiento global
El aprovisionamiento global implica ampliar la base de proveedores más allá de los mercados locales. Aprovecha el panorama competitivo de una economía globalizada, lo que puede suponer un importante ahorro de costes.
Además, mirar más allá de sus fronteras crea nuevas posibilidades, como explorar mercados sin explotar y encontrar mejores precios o productos de mayor calidad.
Las estrategias de aprovisionamiento global son utilizadas principalmente por empresas que necesitan materias primas que no están fácilmente disponibles o que cuestan una fortuna en su mercado local.
Ejemplo: Una empresa de muebles puede tener dificultades para abastecerse de madera dura debido a las diferencias de flora entre las distintas regiones locales. Sin embargo, pueden enterarse de que la misma madera puede conseguirse fácilmente en otras regiones, por ejemplo, en el Sudeste Asiático.
Así que, para contrarrestar el déficit de suministro, la empresa aplica una estrategia de abastecimiento global para adquirir madera de frondosas. Esto garantiza un suministro constante, reduce los costes y permite a la empresa vender madera importada a mejores precios.
Sin embargo, requiere una planificación y una gestión cuidadosas. Hay que tener en cuenta las diferencias culturales, la compleja logística y los procedimientos de control de calidad para garantizar una experiencia fluida y un intento correcto.
**Más adecuado para
- Productos básicos disponibles en volúmenes limitados o a costes elevados a nivel local
- Empresas capaces de abastecerse y operar a escala mundial
Estrategia 6: Gestión de la calidad total
La gestión de la calidad total (GCT) es una estrategia de aprovisionamiento que hace hincapié en las medidas proactivas de control de la calidad a lo largo de la cadena de suministro: ajuste de las normas de calidad, realización de inspecciones y aplicación de medidas de control de la calidad.
El objetivo de esta estrategia es minimizar los defectos y garantizar que los productos cumplan las normas de calidad. Tanto los compradores como los proveedores trabajan continuamente para mejorar los procesos, identificar oportunidades de reducción de costes y mejorar la calidad general.
Ejemplo: Las empresas productoras de petróleo suelen utilizar la TQM en su proceso de compras. Dado que hay mucho en juego en la producción de petróleo, la TQM les ayuda a abordar los problemas relacionados con la calidad en la adquisición de materiales técnicos para el mantenimiento de las instalaciones petrolíferas y la construcción de proyectos.
**Más adecuado para
- Productos que deben cumplir un alto nivel de calidad debido a la legislación u otras razones
Desarrollar una estrategia de contratación eficaz
Utilice nuestro proceso de nueve pasos, de eficacia probada, para elaborar una estrategia de adquisiciones sólida y eficaz:
Paso 1: Realizar una auditoría de aprovisionamiento
Antes de trazar una nueva estrategia, es esencial conocer su gasto actual en aprovisionamiento. Pendiente de ello, realice una auditoría exhaustiva de sus hábitos de gasto. Recopile datos sobre sus políticas y actividades de adquisición actuales, incluyendo:
- Qué compra (bienes y servicios)
- A quién compra (proveedores)
- Cuánto gasta (coste total)
Analice estos datos para identificar áreas de gasto elevado, posibles oportunidades de ahorro y cualquier instancia de gasto inconstante (compras no autorizadas).
Profundizar en los matices ayuda a determinar sus esfuerzos y adaptar su estrategia en consecuencia.
Paso 2: Definir metas claras de aprovisionamiento
¿Qué resultados desea obtener de su estrategia de adquisiciones?
Tener unas metas claras proporciona una hoja de ruta para la ejecución de su estrategia y le permite medir sus diversas métricas de intento correcto.
He aquí algunas de las metas más comunes en materia de adquisiciones:
- Reducción de costes: Reducir los gastos de aprovisionamiento manteniendo la calidad
- Mejora de la eficiencia: Racionalización de los procesos para ahorrar tiempo y recursos
- Gestión de riesgos: Mitigar posibles interrupciones en la cadena de suministro
- Sostenibilidad: Implantar prácticas de compra respetuosas con el medio ambiente
- Gestión de las relaciones con los proveedores: Establecer relaciones sólidas y mutuamente beneficiosas con los proveedores clave
Una definición clara de los requisitos y metas de su empresa garantiza que su estrategia esté bien orientada y ofrezca resultados centrados en la empresa.
Paso 3: Evaluar las condiciones del mercado
Los cambios en el entorno externo pueden afectar significativamente a su estrategia de adquisiciones. Tenga en cuenta factores como:
- Tendencias del mercado: ¿Existen fluctuaciones de precios o tecnologías emergentes que puedan afectar a sus necesidades?
- Paisaje de proveedores: ¿Quiénes son los actores clave de su sector? ¿Existe alguna oportunidad de consolidación o diversificación de proveedores?
- Entorno normativo: ¿Existen requisitos legales o normativos que deban tenerse en cuenta a la hora de adquirir bienes y servicios?
Mantenerse informado sobre las condiciones del mercado le permite adaptar su estrategia de empresa a los cambios y tomar decisiones bien fundadas.
Por ejemplo, si prevé un aumento de los costes de los materiales, quizá le convenga explorar proveedores alternativos o negociar contratos a más largo plazo con los actuales.
Paso 4: Desarrollar estrategias de aprovisionamiento
En función de sus prioridades estratégicas de aprovisionamiento, sus metas y el análisis del mercado, defina cómo se abastecerá de los bienes y servicios que necesita. Estas son algunas de las estrategias de aprovisionamiento más habituales:
- Licitación competitiva: Solicitud de presupuestos de varios proveedores para obtener el mejor precio
- Suministro único: Asociarse con un proveedor único y fiable para los elementos críticos
- Negociación: Trabajar con los proveedores para conseguir mejores precios y condiciones
- Aprovisionamiento estratégico: Colaboración con los proveedores en el desarrollo y la innovación de productos
La mejor estrategia de aprovisionamiento depende del tipo de compra. Por ejemplo, la licitación competitiva es ideal para el material de oficina estándar, mientras que la contratación única es preferible para adquirir maquinaria compleja con pocos proveedores cualificados.
Paso 5: Implantar la tecnología y la automatización
La tecnología puede agilizar considerablemente el proceso de adquisición, mejorar la precisión y ahorrar tiempo a su equipo. He aquí cómo:
- Software de adquisiciones: Gestione electrónicamente los pedidos, las órdenes de compra y las relaciones con los proveedores a través de software de gestión de adquisiciones como ClickUp
- Herramientas de análisis del gasto: Utilice herramientas de contabilidad para conocer mejor sus datos de gasto e identificar áreas de ahorro de costes
- Automatización del flujo de trabajo: Considere la posibilidad de utilizar un software de automatización del flujo de trabajo para automatizar tareas repetitivas como las aprobaciones y la entrada de datos
La integración de estas herramientas en sus procesos mejora la eficacia, reduce los errores y permite a sus equipos de compras centrarse en tareas estratégicas como la gestión de las relaciones con los proveedores y los estudios de mercado.
Paso 6: Definir roles y responsabilidades
Una estructura bien definida del equipo de gestión de proveedores de compras empieza por definir claramente los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo. Esto podría incluir:
- Director de compras: Dirige el equipo y supervisa la estrategia general de compras
- Director de Compras (CPO): Responsable de la contratación y negociación con proveedores
- Especialistas en contratos:
Garantizar la solidez jurídica de los contratos y beneficiosos para su empresa - Especialistas en control de calidad: Verifican que los bienes y servicios cumplen las normas de calidad acordadas
Los roles y responsabilidades claramente definidos evitan confusiones, garantizan la rendición de cuentas y contribuyen al
de su estrategia de contratación.
Paso 7: Establecer métricas de rendimiento
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son medidas cuantificables que le permiten hacer un seguimiento del progreso e identificar las áreas grises de su proceso de contratación.
Considere estos posibles KPI para medir sus esfuerzos de contratación:
- Porcentaje de ahorro de costes: Evalúa el ahorro de costes conseguido como porcentaje del gasto total en adquisiciones
- Plazo de entrega del proveedor: Mide el tiempo transcurrido desde la realización del pedido hasta la entrega final
- Tasa de defectos del proveedor: Mide el número de productos defectuosos recibidos en relación con el total de productos pedidos a proveedores individuales, lo que aporta transparencia a los proveedores líderes y rezagados
El seguimiento de estas métricas permite demostrar el valor de la estrategia de aprovisionamiento a las partes interesadas e identificar las áreas que requieren optimización.
👀Nota: Revise y perfeccione periódicamente sus KPI para garantizar su relevancia y alineación con sus metas en evolución.
Paso 8: Implementar la mejora continua
Una estrategia de adquisiciones ganadora es un documento vivo. Necesita repetirse y adaptarse a las circunstancias cambiantes. Por lo tanto, desarrolle una cultura de mejora continua dentro de su equipo de aprovisionamiento.
Utilice esta lista de control para asegurarse de que su estrategia de contratación es flexible y se adapta a los cambios:
- Manténgase informado sobre las tendencias del sector y las buenas prácticas
- Analice periódicamente los datos de aprovisionamiento para identificar posibles oportunidades de ahorro de costes
- Busque la opinión de las partes interesadas internas y de los proveedores sobre cómo mejorar el proceso de adquisición
- Esté abierto a las nuevas tecnologías y soluciones de automatización que puedan contribuir a mejorar el proceso de adquisición agilizar aún más las operaciones
Al fomentar una cultura de mejora continua, se crea una estrategia de aprovisionamiento que aporta valor a largo plazo a la empresa.
Paso 9: Comunicarse eficazmente con las partes interesadas
Comunique periódicamente las estrategias de aprovisionamiento y sus metas a todas las partes interesadas pertinentes, entre ellas:
- Equipos internos (finanzas, operaciones, etc.)
- Proveedores
- La alta dirección
Esta comunicación debe abordar cómo la estrategia se alinea con los objetivos generales de la empresa y cómo beneficia a las partes interesadas.
Mantener a todos informados de los objetivos estratégicos fomenta la colaboración, garantiza la aceptación y ayuda a lograr los resultados deseados.
Y ¡voilá!
Estos pasos le ayudarán a desarrollar y poner en práctica una estrategia integral de adquisiciones que optimice el gasto. Utilícelos para mitigar los riesgos y conseguir un flujo constante de los bienes y servicios que su empresa necesita para prosperar en un mercado competitivo.
Lea también *_El mejor software de gestión de proveedores para su empresa*
Construir una estrategia de aprovisionamiento racionalizada con ClickUp
Una estrategia de aprovisionamiento es esencial, pero gestionarla de forma eficaz puede suponer todo un reto. ClickUp es una solución de potente gestión de proyectos que ofrece un completo conjunto de herramientas para racionalizar el rendimiento de sus adquisiciones.
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Ejemplos de estrategias de aprovisionamiento con éxito
Eche un vistazo a algunos ejemplos reales de estrategias de aprovisionamiento de éxito con fuentes que puede explorar más a fondo:
1. La estrategia de aprovisionamiento global de Walmart para ahorrar costes
Walmart es conocida por sus agresivas medidas de reducción de costes, y el aprovisionamiento desempeña un papel importante. Aprovechan su enorme poder de compra para negociar precios más bajos con proveedores de todo el mundo.
Una estrategia clave de eficiencia de costes de aprovisionamiento es establecer contratos a largo plazo con proveedores clave y animarles a reducir costes continuamente.
Esta estrategia ha sido decisiva para que Walmart ofrezca siempre precios bajos a los consumidores. Se calcula que ahorran miles de millones de dólares al año gracias a este enfoque.
2. La adquisición colaborativa para la eficiencia de las Fuerzas Aéreas de los Estados Unidos Las Fuerzas Aéreas racionalizaron su proceso de adquisición colaborando con otras ramas militares. Para ello se estandarizaron los procedimientos de compra y se aprovechó el poder de compra combinado para negociar mejores acuerdos con los proveedores.
La colaboración ha supuesto un importante ahorro de costes para el Ejército del Aire y una mayor eficacia en el proceso de adquisición.
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