Dale Carnegie dijo: «Una hora de planificación puede ahorrarte 10 horas de trabajo pendientes».
Planifique bien su estrategia de compras y conseguirá mejores acuerdos con los proveedores.
Con una estrategia de compras bien planificada, podrá supervisar las decisiones de compra de los diferentes departamentos, realizar el seguimiento del rendimiento de los proveedores e identificar el margen de mejora para agilizar los procesos o optimizar los costes.
En este artículo, le mostraremos cómo crear una estrategia de compras sólida.
Prepárese para controlar sus gastos, mitigar los riesgos y mejorar la eficiencia operativa para el crecimiento de su empresa.
Vamos a ello. 👇
¿Qué es una estrategia de compras?
Una estrategia de compras es el plan de una organización para obtener elementos al mejor precio posible, manteniendo al mismo tiempo los estándares de entrega y calidad. Implica encontrar los proveedores adecuados, negociar el mejor precio, realizar las compras y garantizar las entregas.
Una política y una estrategia de compras sólidas guían a su equipo de compras hacia la consecución de las metas empresariales a largo plazo. Por lo tanto, deben ser flexibles, adaptables y evolucionar constantemente en función de las necesidades de su empresa.
El objetivo de la estrategia de compras
Las estrategias de aprovisionamiento no solo consisten en reducir costes u obtener las ofertas más baratas, aunque eso también es importante. Se trata más bien de adquirir productos y servicios de calidad al precio y en el momento adecuados para que las operaciones de su empresa sigan funcionando sin problemas.
Las mejores estrategias de adquisición van más allá de las compras básicas. Se alinean con las metas más amplias de su empresa, desde dar prioridad a la responsabilidad social hasta fomentar la innovación a través de asociaciones con proveedores.
Adoptar un enfoque estratégico integral para las compras ayuda a su equipo a elaborar un plan sólido, convirtiendo todo el proceso en un activo valioso que le proporciona una ventaja competitiva.
Metas de la estrategia de compras
Una estrategia de compras eficaz aborda cuatro agendas:
- Rentabilidad: sacar el máximo partido a su inversión.
- Calidad y valor: Garantizar que lo que compra cumple con sus estándares.
- Entrega puntual: Evite interrupciones obteniendo lo que necesita cuando lo necesita.
- Gestión de riesgos: Mitigar posibles problemas, como proveedores poco fiables.
Tipos de estrategias de aprovisionamiento
No existe una solución con un tamaño único para todos. Por eso, aquí le presentamos seis tipos de estrategias de adquisición clave que pueden ayudarle a alcanzar sus metas:
Estrategia 1: Reducción de costes
El contexto lo dice todo: obtener el máximo valor por su dinero. Esta estrategia de reducción de costes va más allá del precio de compra inicial. Utiliza técnicas como la licitación competitiva y el análisis de valor para ayudarle a negociar las mejores ofertas y tener en cuenta el coste total de propiedad (TCO), incluidos los costes de mantenimiento, reparación y eliminación.
Ejemplo: Piense en una empresa que produce aperitivos envasados en un mercado saturado y competitivo. En tales circunstancias, en las que la mayoría de los fabricantes compiten en precio y distribución, mantener bajos los precios de coste es una preocupación importante. Esta empresa podría decidir reducir el precio de sus insumos logrando reducciones de costes en las materias primas y el envasado. Podría lanzar una solicitud de presupuesto para material de envasado, invitar a las empresas a presentar ofertas para el contrato y optar por un nuevo proveedor que le ofrezca costes significativamente más bajos para el mismo material.
Estrategia 2: Gestión de riesgos
Las interrupciones en la cadena de suministro suelen provocar retrasos en la producción y pérdidas de ingresos. Una sólida estrategia de gestión de riesgos de aprovisionamiento le ayuda a anticipar y mitigar los posibles problemas de interrupción de la cadena de suministro.
La estrategia consiste en asociarse con múltiples proveedores fiables y eficientes para garantizar que no se depende de una única fuente para los elementos críticos. En última instancia, se trata de adquirir de forma segura los suministros esenciales para la empresa durante eventos inesperados, como desastres naturales o la insolvencia de los proveedores.
Ejemplo: Un fabricante mundial de automóviles utiliza una estrategia de gestión de riesgos para resolver las crisis relacionadas con los semiconductores. Se asocia con varios proveedores de chips fiables en diferentes ubicaciones geográficas, lo que garantiza una producción fluida incluso en caso de interrupción en un proveedor o región concretos.
Estrategia 3: Gestión y optimización de proveedores
La estrategia de gestión y optimización de proveedores se centra en establecer mejores relaciones entre las empresas y los proveedores. La estrategia consiste principalmente en establecer estándares de rendimiento para los proveedores, realizar auditorías y proporcionar formación y apoyo.
Aunque los detalles pueden variar de una empresa a otra, fomentar relaciones sólidas con los proveedores es fundamental para las empresas con una gran producción. Imagine colaborar con sus proveedores en materia de innovación, planificar conjuntamente las necesidades futuras y contar con socios fiables que le proporcionen un suministro constante.
Veamos cómo implementar esta estrategia con un ejemplo. 👇
Ejemplo: Supongamos que una empresa de ropa implementa una estrategia de gestión de proveedores con un fabricante de tejidos. Tras establecer unos estándares de calidad para el fabricante, la empresa realiza auditorías periódicas para garantizar una calidad constante.
Además, llevan a cabo sesiones de brainstorming con el fabricante, en las que se debaten los nuevos tejidos, tecnologías y diseños que están de moda en el mercado. La sólida relación fomenta la confianza y garantiza la alta calidad de los tejidos.
Estrategia 4: Compras ecológicas
Ser responsable con el medio ambiente se extiende a sus propias políticas y prácticas de adquisición. Las compras ecológicas hacen precisamente eso.
Esta estrategia de adquisición implica la adquisición de productos o servicios con un impacto medioambiental mínimo. El marco de la estrategia de adquisición se centra en proveedores comprometidos con la sostenibilidad, dando prioridad a los productos fabricados con materiales reciclados, de bajas emisiones o energéticamente eficientes.
Ejemplo: Una cadena de supermercados adopta una estrategia de compras ecológicas. Da prioridad al abastecimiento de frutas y verduras procedentes de granjas locales que utilizan prácticas sostenibles, como la agricultura ecológica y la conservación del agua.
También pueden optar por productos de limpieza con certificaciones ecológicas y envases fabricados con materiales reciclados.
Estrategia 5: Abastecimiento global
El abastecimiento global implica ampliar su base de proveedores más allá de los mercados locales. Aprovecha el panorama competitivo de una economía globalizada, lo que puede generar importantes ahorros de costes.
Además, mirar más allá de sus fronteras crea nuevas posibilidades, como explorar mercados sin explotar y encontrar mejores precios o productos de mayor calidad.
Las estrategias de abastecimiento global son utilizadas principalmente por empresas que necesitan materias primas que no están fácilmente disponibles o que cuestan una fortuna en su mercado local.
Ejemplo: Una empresa de muebles puede tener dificultades para abastecerse de madera dura debido a las diferencias florísticas entre las distintas regiones locales. Sin embargo, puede que descubra que la misma madera está fácilmente disponible en otras regiones, por ejemplo, en el sudeste asiático.
Así pues, para contrarrestar el déficit de suministro, la empresa aplica una estrategia de abastecimiento global para la adquisición de madera dura. Esto garantiza un suministro constante, reduce los costes y permite a la empresa vender la madera importada a mejores precios.
Sin embargo, requiere una planificación y una gestión cuidadosas. Es necesario abordar las diferencias culturales, la logística compleja y los procedimientos de control de calidad para garantizar una experiencia fluida y satisfactoria.
Estrategia 6: Gestión de calidad total
La gestión de calidad total (TQM) es una estrategia de aprovisionamiento que hace hincapié en medidas proactivas de control de calidad a lo largo de toda la cadena de suministro: ajuste de normas de calidad, realización de inspecciones y aplicación de medidas de control de calidad.
La estrategia tiene como objetivo minimizar los defectos y garantizar que los productos cumplan con los estándares de calidad. Tanto los compradores como los proveedores trabajan continuamente para mejorar los procesos, identificar oportunidades de reducción de costes y mejorar la calidad general.
Ejemplo: Las empresas productoras de petróleo suelen utilizar la gestión de calidad total (TQM) en su proceso de adquisición. Dado que hay mucho en juego en la producción de petróleo, la TQM les ayuda a abordar problemas relacionados con la calidad en la adquisición de materiales técnicos para el mantenimiento de las instalaciones de los yacimientos petrolíferos y la construcción de proyectos.
Ideal para:
- Productos que deben cumplir con un alto estándar de calidad debido a la legislación u otras razones.
- Empresas capaces de abastecerse y operar a nivel mundial.
- Mercados menos sensibles al precio
Desarrollo de una estrategia de compras eficaz
Utilice nuestro proceso probado de nueve pasos para crear una estrategia de compras sólida que ofrezca:
Paso 1: Realizar una auditoría de compras
Antes de trazar una nueva estrategia, es esencial comprender su gasto actual en compras. Para ello, realice una auditoría exhaustiva de sus hábitos de gasto. Recopile datos sobre sus políticas y actividades de compras actuales, incluyendo:
- Lo que compra (bienes y servicios)
- A quién le compra (proveedores)
- Cuánto gasta (coste total)
Analice estos datos para identificar áreas de alto gasto, posibles oportunidades de ahorro de costes y cualquier instancia de gasto no autorizado (compras no autorizadas).
Profundizar en los matices le ayudará a identificar sus esfuerzos y adaptar su estrategia en consecuencia.
Paso 2: Defina metas de adquisición claras
¿Qué resultados desea obtener de su estrategia de compras?
Tener metas claras proporciona una hoja de ruta para la ejecución de su estrategia y le permite medir sus diversas métricas de éxito.
Estos son algunos objetivos comunes de las compras:
- Reducción de costes: Reduzca los gastos de adquisición sin comprometer la calidad.
- Mayor eficiencia: optimice los procesos para ahorrar tiempo y recursos.
- Gestión de riesgos: mitigue las posibles interrupciones en la cadena de suministro.
- Sostenibilidad: Implemente prácticas de compra respetuosas con el medio ambiente.
- Gestión de las relaciones con los proveedores: establezca relaciones sólidas y mutuamente beneficiosas con los proveedores clave.
Definir claramente los requisitos y metas de su empresa garantiza que su estrategia esté bien orientada y ofrezca resultados centrados en la empresa.
Paso 3: Evaluar las condiciones del mercado
Los cambios en el entorno externo pueden afectar significativamente a su estrategia de compras. Tenga en cuenta factores como:
- Tendencias del mercado: ¿Existen fluctuaciones de precios o tecnologías emergentes que podrían afectar a sus necesidades?
- Panorama de proveedores: ¿Quiénes son los actores clave de su sector? ¿Existe la posibilidad de consolidar o diversificar los proveedores?
- Entorno normativo: ¿Existen requisitos legales o normativos que deban tenerse en cuenta a la hora de adquirir bienes y servicios?
Mantenerse informado sobre las condiciones del mercado le permite adaptar su estrategia empresarial a los cambios y tomar decisiones bien fundamentadas.
Por ejemplo, si prevé un aumento en los costos de los materiales, tal vez le convenga explorar proveedores alternativos o negociar contratos a más largo plazo con los proveedores actuales.
Paso 4: Desarrollar estrategias de abastecimiento
En función de sus prioridades estratégicas de adquisición, sus metas y su análisis de mercado, defina cómo va a adquirir los bienes y servicios que necesita. A continuación le presentamos algunas estrategias de adquisición habituales que puede tener en cuenta:
- Licitación competitiva: solicitar presupuestos a varios proveedores para obtener el mejor precio.
- Proveedor único: asociarse con un único proveedor fiable para los elementos críticos.
- Negociación: Colaborar con los proveedores para conseguir mejores precios y condiciones.
- Abastecimiento estratégico: Colaboración con los proveedores en el desarrollo y la innovación de productos.
La mejor estrategia de abastecimiento depende del tipo de compra. Por ejemplo, la licitación competitiva es ideal para los suministros de oficina estándar, mientras que el abastecimiento único es preferible para la adquisición de maquinaria compleja con pocos proveedores cualificados.
Paso 5: Implemente tecnología y automatización
La tecnología puede agilizar significativamente su proceso de adquisición, mejorar la precisión y ahorrar tiempo a su equipo. A continuación le explicamos cómo:
- Software de compras: gestione las solicitudes, los pedidos de compra y las relaciones con los proveedores de forma electrónica mediante un software de gestión de compras como ClickUp.
- Herramientas de análisis del gasto: utilice herramientas de contabilidad para obtener información más detallada sobre sus datos de gasto e identificar áreas en las que se pueden ahorrar costes.
- Automatización del flujo de trabajo: considere la posibilidad de utilizar software de automatización del flujo de trabajo para automatizar tareas repetitivas, como las aprobaciones y la entrada de datos.
La integración de estas herramientas en sus procesos mejora la eficiencia, reduce los errores y permite a sus equipos de compras centrarse en tareas estratégicas como la gestión de las relaciones con los proveedores y la investigación de mercado.
Paso 6: Defina los roles y responsabilidades
Una estructura bien definida del equipo de gestión de proveedores de compras comienza con la descripción clara de los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo. Esto podría incluir:
- Gerente de compras: Dirige el equipo y supervisa la estrategia general de compras.
- Director de compras (CPO): responsable del abastecimiento y la negociación con los proveedores.
- Especialistas en contratos: asegúrese de que los contratos sean legalmente válidos y beneficiosos para su empresa.
- Especialistas en control de calidad: verifican que los bienes y servicios cumplan con los estándares de calidad acordados.
Los roles y responsabilidades claramente definidos evitan confusiones, garantizan la rendición de cuentas y contribuyen a la ejecución fluida de su estrategia de compras.
Paso 7: Establecer métricas de rendimiento
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son medidas cuantificables que le permiten realizar el seguimiento del progreso e identificar áreas grises en su proceso de adquisición.
Tenga en cuenta estos posibles KPI para medir sus esfuerzos de adquisición:
- Porcentaje de ahorro de costes: evalúa el ahorro de costes conseguido como porcentaje del gasto total en compras.
- Plazo de entrega del proveedor: Mide el tiempo transcurrido desde la realización del pedido hasta la entrega final.
- Índice de defectos de los proveedores: mide el número de productos defectuosos recibidos en relación con el total de productos pedidos a cada proveedor, lo que aporta transparencia sobre los proveedores líderes y rezagados.
Al realizar un seguimiento de estas métricas, demostrará el valor de la estrategia de compras a las partes interesadas e identificará las áreas que necesitan optimización.
👀Nota: Revise y perfeccione periódicamente sus KPI para garantizar su relevancia y alineación con sus metas en constante evolución.
Paso 8: Implementar la mejora continua
Una estrategia de compras ganadora es un documento vivo. Debe repetirse y adaptarse a las circunstancias cambiantes. Por lo tanto, es necesario desarrollar una cultura de mejora continua dentro de su equipo de compras.
Utilice esta lista de control para asegurarse de que su estrategia de compras sea flexible y se adapte a los cambios:
- Manténgase informado sobre las tendencias y las buenas prácticas del sector.
- Analice periódicamente los datos de compras para identificar posibles oportunidades de ahorro de costes.
- Solicite opiniones a las partes interesadas internas y a los proveedores sobre cómo mejorar el proceso de adquisición.
- Mantenga una actitud abierta hacia las nuevas tecnologías y soluciones de automatización que pueden optimizar aún más las operaciones.
Al fomentar una cultura de mejora continua, creará una estrategia de compras que aportará valor a largo plazo a su empresa.
Paso 9: Comuníquese de manera eficaz con las partes interesadas
Comunique periódicamente las estrategias de adquisición y sus metas a todas las partes interesadas pertinentes, incluyendo:
- Equipos internos (finanzas, operaciones, etc.)
- Proveedores
- Alta dirección
Esta comunicación debe abordar cómo la estrategia se alinea con los objetivos generales de la empresa y cómo beneficia a las partes interesadas.
Mantener a todos informados y al tanto de los objetivos estratégicos fomenta la colaboración, garantiza la aceptación y ayuda a lograr los resultados deseados.
¡Y listo!
Estos pasos le ayudarán a desarrollar e implementar una estrategia de compras integral que optimice el gasto. Utilícelos para mitigar los riesgos y garantizar el flujo constante de los bienes y servicios que su empresa necesita para prosperar en un mercado competitivo.
Lea también: El mejor software de gestión de proveedores para su empresa
Creación de una estrategia de compras optimizada con ClickUp
Una estrategia de compras es esencial, pero gestionarla de manera eficiente puede ser todo un reto. ClickUp es una potente herramienta de gestión de proyectos que ofrece un completo conjunto de herramientas para optimizar el rendimiento de sus compras.
Veamos cómo. 👇
Automatización y IA de ClickUp
- Flujos de trabajo automatizados: ahorre tiempo y elimine los errores manuales automatizando las tareas repetitivas. Desencadene automáticamente acciones como el envío de aprobaciones de pedidos, la generación de informes o la notificación a las partes interesadas en función de condiciones predefinidas.
- Asistente de IA en ClickUp: con ClickUp Brain, el asistente con tecnología de IA de ClickUp, puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo en las tareas diarias. ¿Quiere saber cuántos envíos se encuentran actualmente en estado «Retrasado»? Pídale a Brain que le dé una respuesta al instante. ¿Necesita escribir un correo electrónico para incorporar a un nuevo proveedor? El AI Writer for Work de ClickUp Brain lo tendrá listo en segundos. ¿Asiste a muchas reuniones? Pida a ClickUp Brain que resuma todas sus notas de reunión, genere acciones y las convierta en tareas en la plataforma.
- Plantillas personalizables: utilice la amplia colección de plantillas de ClickUp para optimizar su proceso de compras.
La plantilla de compras de ClickUp le ayuda a estandarizar el proceso de selección de proveedores, mantenerse organizado, comunicarse de manera eficaz con los proveedores y reducir los errores al eliminar la introducción manual de datos. Personalice fácilmente la plantilla para adaptarla a sus actividades de compras específicas, automatizando tareas administrativas como el envío de solicitudes de presupuestos, la gestión de aprobaciones y el seguimiento de entregas.
Vistas fiables de tareas y proyectos para una mejor organización
- Múltiples opciones de visualización: ClickUp ofrece varias vistas personalizables para mantener organizados sus procesos de adquisición. Utilice las vistas de ClickUp para obtener una panorámica clara de las tareas y los estados en más de 15 vistas. Los tableros Kanban representan visualmente su flujo de trabajo, lo que le permite realizar un seguimiento del progreso de un vistazo. Los diagramas de Gantt ofrecen un cronograma de sus proyectos de adquisición, destacando las dependencias y los plazos.
- Búsqueda y filtrado sin interrupciones: la potente función de búsqueda de ClickUp le permite encontrar al instante tareas, documentos o debates específicos. Filtre su búsqueda por persona asignada, estado, fecha límite o campos personalizados para una organización aún más centrada.
Funciones sólidas para una gestión impecable de la estrategia de compras
- Estados personalizados: cree estados personalizados en ClickUp para reflejar con precisión las diferentes fases de su proceso de adquisición. Esto podría incluir fases como Necesita aprobación, Proveedor seleccionado, Pedido realizado o Entregado. *Realice el seguimiento del progreso de cada actividad de adquisición con facilidad.
- Gestión de documentos: almacene todos los documentos relevantes, como solicitudes de presupuestos, contratos y facturas, en el proyecto correspondiente de ClickUp. Esto garantiza que todas las personas implicadas tengan fácil acceso a la información más reciente, lo que fomenta la transparencia y reduce el riesgo de extravío de documentos.
- Herramientas de colaboración: ClickUp equipa a su equipo de compras con herramientas para una colaboración eficaz. Utilice comentarios, menciones y chat en tiempo real para debatir proyectos, compartir ideas y garantizar que todos estén en sintonía.
- Comunicación optimizada: mantenga una comunicación clara con los equipos internos y los proveedores directamente desde ClickUp. Asigne tareas, comparta documentos y mantenga debates dentro de cada proyecto de adquisición, fomentando la transparencia y la colaboración.
Ejemplos de estrategias de adquisición exitosas
Eche un vistazo a algunos ejemplos reales de estrategias de adquisición exitosas con fuentes que puede explorar más a fondo:
1. La estrategia de abastecimiento global de Walmart para ahorrar costes
Walmart es conocida por sus agresivas medidas de reducción de costes, y las compras desempeñan un rol importante. Aprovechan su enorme poder de compra para negociar precios más bajos con proveedores de todo el mundo.
Una estrategia clave para la eficiencia de los costes de aprovisionamiento es establecer contratos a largo plazo con los proveedores clave y animarlos a reducir los costes de forma continua.
Esta estrategia ha sido fundamental para que Walmart mantenga precios bajos para los consumidores. Se estima que ahorran miles de millones de dólares al año gracias a este enfoque.
2. La adquisición colaborativa de la Fuerza Aérea de los Estados Unidos para mejorar la eficiencia
La Fuerza Aérea simplificó su proceso de adquisición colaborando con otras ramas militares. Esto implicó la estandarización de los procedimientos de adquisición y el aprovechamiento del poder de compra combinado para negociar mejores acuerdos con los proveedores.
La colaboración ha permitido a la Fuerza Aérea obtener un importante ahorro de costes y mejorar la eficiencia del proceso de adquisición.
Crear una estrategia de compras ganadora con ClickUp
Crear una estrategia de compras no es tarea fácil. Pero con ClickUp como socio, puede simplificar aún más el proceso de compra, optimizar el gasto y alcanzar sus metas.
ClickUp le ayuda en cada fase, desde la automatización de tareas repetitivas hasta el fomento de la colaboración y el análisis de datos reveladores.
Optimice sus procesos de adquisición y obtenga un mayor valor para su empresa. ¡Comience hoy mismo su versión de prueba gratuita de ClickUp y compruebe la diferencia!