¡Una cálida bienvenida vale mucho!
Las investigaciones demuestran que la primera impresión puede influir realmente en la decisión de los nuevos empleados de permanecer (o no) en la organización a largo plazo.
Un proceso eficaz de incorporación de empleados dice mucho de la organización y la dirección, y marca la pauta para los días, meses y años venideros. Demuestra que te preocupas por tus nuevos empleados y que quieres que prosperen. Al fin y al cabo, ¡los nuevos empleados de hoy son los mejores trabajadores del mañana!
Sin embargo, cuando se trata de incorporaciones a gran escala, surgen algunos retos inevitables. Como responsable de RR. HH. o director de contratación, debe combatir los obstáculos y mantener la coherencia en el proceso de incorporación.
Estamos aquí para ayudarle a identificar esos retos y ofrecerle posibles soluciones.
10 retos y soluciones de la incorporación
Profundicemos en los 10 retos de incorporación a los que se enfrentan las empresas y en las formas de abordarlos.
1. Descripción inadecuada del puesto
El mayor error en la incorporación es uno que se puede eliminar desde la raíz: publicar descripciones de puestos de trabajo vagas. No es buena idea reutilizar antiguas ofertas de empleo, ya que es probable que hayan cambiado muchas cosas desde la última contratación.
Sin una claridad suficiente sobre lo que implica el rol, las habilidades y cualificaciones imprescindibles y la remuneración, es posible que atraigas a un grupo de talentos inadecuado. En tales casos, tendrás que reiniciar el proceso de contratación desde cero, lo que resulta caro y lleva mucho tiempo.
Solución
- Colabore con la alta dirección: los responsables de RR. HH. o los directores de contratación pueden colaborar con los jefes de departamento para definir lo que la empresa busca en un posible candidato y elaborar una descripción del puesto en consecuencia.
- Incluye toda la información relevante: Asegúrate de que la oferta de empleo incluya lo siguiente: un título claro del puesto, responsabilidades y expectativas, habilidades imprescindibles y deseables, cualificaciones, salario y beneficios, modo de trabajo y una breve introducción a la empresa.
- Actualice los documentos: si tiene que utilizar una descripción de puesto antigua, actualícela por completo para que se ajuste a la visión y las necesidades actuales de la organización.
2. Exceso de papeleo manual
Cuando se incorpora un nuevo empleado, el programa de incorporación estándar le familiariza con los sistemas, las normas, las herramientas, la documentación legal, los métodos de trabajo y las prestaciones para empleados de la empresa.
A menudo implica demasiado papeleo manual, lo que conduce a una mala experiencia de incorporación. Porque seamos realistas, a nadie le gusta que le bombardeen con montones de documentos el primer día de trabajo: es abrumador y ejerce una presión innecesaria sobre el empleado.
Solución
- Elimine el papel: reduzca el papeleo y digitalícese con un software de incorporación de empleados tanto para roles remotos como para roles en la oficina. Recopile todos los documentos de incorporación en un repositorio de seguridad y centralizado, y compártalos con los nuevos empleados cuando sea necesario.
- Empiece pronto: no espere al día de la incorporación, envíe los documentos necesarios para la incorporación uno o dos días antes como parte del paquete de bienvenida. El nuevo empleado tendrá tiempo para revisar los documentos, comprender mejor su rol y aclarar cualquier consulta de antemano.
- Comparte documentos específicos para cada posición: en lugar de compartir toda la lista de documentos durante la preincorporación, proporciona solo la información relevante (como herramientas específicas del departamento, módulos de formación, POE y estructura del equipo) para mantener todo organizado desde el principio y crear una experiencia de incorporación positiva para los empleados.
Netflix es un buen ejemplo de ello. Cecili Reid, que se incorporó a Netflix como ingeniero de software, comparte su proceso de incorporación a la empresa en una publicación personal en Medium:
«Cuando abrí mi correo electrónico el primer día, recibí un plan de incorporación de mi compañero de incorporación. Un compañero de incorporación es una persona dedicada de mi equipo que muestra a los nuevos empleados cómo funciona todo mientras se incorporan. El plan de incorporación estaba personalizado para mi equipo y para mí, y consistía en materiales que debía leer o cosas que debía hacer para configurar mis credenciales y mi entorno, o sugerencias para que mi incorporación fuera más fluida. Trabajé en el plan en mi tiempo libre, entre reuniones de equipo o sesiones de incorporación, y me reuní con mi compañero de incorporación a diario.
Mi compañero y mi plan fueron esenciales para ayudarme a decidir en qué debía centrarme realmente durante mi incorporación. »
3. No explicar su software de incorporación
Su software de incorporación de empleados unifica las múltiples piezas móviles del proceso de incorporación. Elimina el «nerviosismo del primer día» al que puede enfrentarse un empleado, le ayuda a adaptarse a su nuevo rol y permite a los responsables de contratación realizar el seguimiento del progreso.
Los responsables de RR. HH. suelen dar por sentado que los empleados están familiarizados con la herramienta de incorporación, pero esto no siempre es así. Sin orientación sobre el uso del software, los empleados se sienten confundidos y no aprovechan al máximo sus posibilidades, y los responsables de contratación no pueden hacerse una idea clara del progreso de los nuevos empleados.
Solución
- Ofrezca formación: Proporcione materiales pregrabados o formación presencial para guiar a sus empleados en el uso del software de incorporación. Déles tiempo para que se familiaricen con la herramienta.
- Explique los detalles: profundice en la herramienta y explique cada pequeño detalle. Asegúrese de que todos, independientemente de sus conocimientos técnicos, comprendan el software como la palma de su mano.
- Aborde los retos: anime a los nuevos empleados a hacer preguntas sobre la herramienta, si las tienen, y ayúdeles cuando se encuentren con algún problema.
4. Sobrecarga de información durante los primeros días
Los responsables de RR. HH. pueden abrumar a los nuevos empleados con información durante el proceso de adaptación sin siquiera darse cuenta. Esto ocurre durante los primeros días o semanas tras su incorporación. Con demasiada información, a los nuevos empleados les resulta difícil asimilar lo que se les transmite.
Si bien es importante proporcionar información clave que ayude a los empleados a comprender y llevar a cabo sus responsabilidades, abrumarlos con información solo complicará la transición.
Soluciones
- Manual del empleado: Diseñe un manual del empleado (un documento que contenga las políticas y directrices de la empresa) para comunicar lo que se acepta y lo que no se acepta en el lugar de trabajo. Este manual debe servir como recurso de referencia para responder a consultas relacionadas con la comunicación del equipo, la seguridad en el lugar de trabajo, el uso de los recursos y la propiedad de la empresa, el código de vestimenta y las normas disciplinarias.
Si se siente aventurero, pruebe el método Nordstorm: su manual del empleado resume la filosofía de la empresa en una sola y poderosa frase: «Utilice el buen juicio en todas las situaciones. No habrá reglas adicionales».
Aunque su manual completo tiene unas 7500 palabras, hacen un gran trabajo al plasmar su filosofía central con ingenio y brevedad.
- Lista de control para la incorporación: tenga a mano una lista de control para la incorporación cuando dé la bienvenida a los nuevos empleados a la empresa. Esta lista garantizará una experiencia de incorporación coherente, eliminará errores y asegurará que todo funcione sin problemas. También puede utilizar plantillas de incorporación para simplificar este proceso.
- Dales tiempo: usa el manual del empleado unos días antes de la fecha de incorporación (junto con la documentación de incorporación) y da tiempo a los nuevos empleados para que se familiaricen con la filosofía de la empresa. El día que se incorporen, puedes pasar directamente a la orientación y presentarles a sus compañeros de equipo.
5. No recopilar opiniones
Es probable que no todos los empleados tengan la misma opinión sobre el proceso de incorporación. Una de las mejores formas de evitar contratiempos iniciales es preguntar a los nuevos empleados sobre sus experiencias de incorporación.
Los nuevos empleados están más comprometidos durante las primeras semanas y suelen ser más sinceros en sus comentarios. Recopilar y comparar los comentarios a lo largo del tiempo puede ofrecerte una imagen precisa de lo que los empleados aprecian y de lo que puedes mejorar. Esto puede ayudarte a perfeccionar el proceso de incorporación.
Solución
- Haga que se sientan cómodos: los empleados que se sienten bienvenidos y cuidados encuentran satisfacción en sus roles. Cree un ambiente en el que se valore y se trabaje con comentarios constructivos para que los empleados sepan que sus opiniones importan.
- Organice sesiones individuales: puede probar un enfoque más personalizado mediante sesiones individuales con los nuevos empleados. Esto permite a los equipos de RR. HH. hacer preguntas específicas y utilizar los comentarios para mejorar el proceso de incorporación.
- Realice encuestas y sondeos: las encuestas cuantitativas le ofrecen una visión global de las experiencias de incorporación a gran escala. Haga preguntas sobre los recursos y los hitos para saber qué es lo que más destaca para los empleados y realice breves sondeos para comprender cómo se están adaptando a sus puestos de trabajo.
En ClickUp, buscamos mejorar constantemente nuestros procesos de incorporación con la ayuda de los comentarios de los nuevos empleados. Los nuevos empleados rellenan formularios de encuesta específicos para compartir cómo se sienten durante la incorporación. También comparten sus sugerencias para mejorar el programa. Además, utilizamos paneles para visualizar estos datos y realizar el seguimiento de las áreas que hay que perfeccionar y crear una mejor experiencia de incorporación en general.
6. No establecer expectativas claras
La incorporación de un nuevo empleado a su equipo conlleva muchos cambios, tanto para el empleado como para la empresa. Uno de los mayores errores que pueden cometer los equipos de RR. HH. es no establecer expectativas claras desde el principio.
La claridad sobre el trabajo, las expectativas y las operaciones diarias puede marcar una gran diferencia en la experiencia de incorporación.
Solución
- Cree expectativas: antes de comunicar las expectativas a un nuevo empleado, cree y perfeccione una lista de expectativas. Esto evita malentendidos y agiliza el proceso de contratación. La lista debe incluir los valores y el rendimiento que se espera del empleado como individuo y como miembro del equipo, así como los recursos que un nuevo empleado debe esperar de la empresa.
- Comunique las expectativas: dé un ejemplo notificando al candidato cuándo recibirá una respuesta. Durante la fase de contratación, dedique unos minutos a explicar lo que se espera de los empleados.
- Gestiona y realiza un seguimiento de las expectativas: No es fácil hacer cumplir las expectativas y comprobar si se cumplen. Para ayudar a los empleados a sentirse cómodos en su rol y realizar un seguimiento de su progreso, puedes crear un plan de 30-60-90 días, que destaque las metas y expectativas de la incorporación desglosadas en fases más pequeñas.
7. No contextualizar la incorporación
En organizaciones complejas, los nuevos empleados suelen sentirse como peces fuera del agua. Las cosas van demasiado rápido para ellos y se sienten desorientados.
El problema se agrava si se utiliza un proceso de incorporación estandarizado que no tiene en cuenta las habilidades y expectativas de los nuevos empleados.
Solución
- Olvídese de la introducción: Las experiencias de contratación contextualizadas son atractivas, todo lo contrario que ver un vídeo introductorio. Es una pérdida de tiempo y contradice el siguiente paso del proceso.
Reid destaca que ninguna de las sesiones de incorporación en Netflix fue aburrida.
«Nadie quiere sentarse en una sala (o, en mi caso, delante de un ordenador) durante una o dos horas viendo a alguien leer unas diapositivas. Todas han sido interactivas de alguna manera y han abordado conceptos o temas muy interesantes de Netflix, lo cual ha sido muy estimulante. Por ejemplo, una presentación incluía un juego con Kahoot! para poner a prueba nuestros conocimientos».
- Crea un flujo de contratación contextual: la mejor manera de garantizar que los nuevos empleados se sientan conectados con su rol es ofrecerles un proceso de incorporación interactivo y contextualizado según su departamento y perfil.
- Explique el proceso: un flujo de incorporación contextualizado es más eficaz cuando un nuevo empleado sabe cómo utilizarlo. Los equipos de RR. HH. deben explicar la configuración de antemano para que los empleados puedan sacarle el máximo partido.
8. Bajo compromiso de los empleados
Según Gallup, solo el 23 % de los empleados se sienten comprometidos con su trabajo a nivel mundial. La falta de compromiso se debe a la falta de claridad sobre el trabajo y la carrera profesional, las malas experiencias con los directivos y la falta de sentido de pertenencia a la empresa.
Los equipos de RR. HH. deben poner más esfuerzo en revitalizar las métricas de compromiso. ¿Y qué mejor manera de hacerlo que causando una primera impresión duradera?
Solución
- Cree una cultura interna sólida: los nuevos empleados observan cómo trabajan los demás y se imaginan a sí mismos en sus posiciones. Si consigue crear un espacio interno colaborativo y estimulante para los empleados, los nuevos contratados se sentirán más comprometidos con su trabajo.
- Reconozca los logros: los nuevos empleados aprecian que sus compañeros y jefes reconozcan su trabajo. Esto supone un gran impulso para su confianza y les anima a poner más esfuerzo en su trabajo.
- Visite con frecuencia: cuando el gerente o alguien de RR. HH. se pasa de vez en cuando, demuestra que se preocupan por el nuevo empleado. Todos estos pequeños esfuerzos contribuyen en gran medida a promover el compromiso de los empleados.
9. No abordar las diferencias
Es posible que notes algunas diferencias marcadas de vista entre los empleados nuevos y los antiguos. Estas podrían deberse a diferencias generacionales, culturales o de temperamento. Es normal que haya vistas contradictorias, pero debe haber un cierto nivel de alineación entre los empleados.
Sin la iniciativa del responsable de RR. HH. o del director de contratación, puede resultar difícil mantener al equipo en sintonía y trabajar hacia metas comunes.
Solución
- Predique con el ejemplo: trate a todos los empleados con el mismo respeto durante el proceso de incorporación. En lugar de intentar moldear a todos de la misma figura, deje espacio para celebrar las diferencias.
- Cree un espacio colaborativo: anime tanto a los empleados nuevos como a los antiguos a colaborar entre ellos, conocerse, resolver conflictos de forma constructiva y trabajar como un equipo.
- Establezca programas de tutoría: los miembros sénior del equipo pueden actuar como mentores de los nuevos empleados durante un periodo específico para ayudarles a comprender sus responsabilidades. Estos programas permiten a los nuevos empleados aprender y establecer vínculos con los superiores del equipo.
10. No utilizar un sistema de compañeros
Incorporarse a una nueva organización supone un cambio enorme. Por muy fluido que sea el proceso de incorporación, resulta abrumador. Si al empleado le cuesta adaptarse a su nuevo entorno de trabajo, su motivación disminuye y puede incluso plantearse cambiar de empleo.
Además de un mentor, también necesitarán el apoyo de un compañero que les guíe (virtualmente o en persona) por su nuevo lugar de trabajo. Esto les ayudará a comprender los matices del rol. Sin esto, todo el sistema de incorporación perderá el toque humano esencial.
Solución
- Ofrezca un compañero de incorporación: Convierta en una práctica habitual emparejar a su nuevo empleado con un compañero de incorporación, un amigo que hará que los primeros días en el lugar de trabajo sean menos intimidantes (¡y más productivos!).
Según Microsoft, la frecuencia de las reuniones entre los compañeros de incorporación y los nuevos empleados influyó significativamente en la percepción que estos últimos tenían de su productividad.
Entre aquellos que se reunieron con su compañero al menos una vez durante los primeros 90 días, el 56 % consideró que el compañero aceleró su progreso hacia la productividad en su rol. Este número aumentó de forma constante con el aumento de la frecuencia de las reuniones. Para aquellos que se reunieron dos o tres veces, el porcentaje aumentó al 73 %, y subió al 86 % para aquellos que tuvieron entre cuatro y ocho reuniones.
Cabe destacar que un impresionante 97 % de los nuevos empleados que tuvieron más de ocho reuniones con su compañero durante los primeros 90 días atribuyeron a este el crédito por haberles ayudado a alcanzar rápidamente su productividad.
- Aumente la confianza: el compañero de incorporación será el sistema de soporte del empleado, le enseñará los procesos de la empresa y mantendrá su confianza.
- Fomente la creación de nuevas conexiones: el compañero puede presentar al empleado a otros miembros del equipo. Esto les hace sentir cómodos para abrirse y establecer conexiones en el lugar de trabajo.
Herramientas para afrontar los retos de la incorporación de empleados
Si no se resuelven, los retos de la incorporación provocan una baja satisfacción de los empleados. Los consejos que hemos comentado en esta entrada del blog le permitirán simplificar el proceso de incorporación.
Desde el momento en que publica una lista de ofertas de trabajo hasta que el empleado se incorpora a la plantilla y se adapta al ritmo de trabajo, implementar pequeños cambios tendrá un gran impacto a largo plazo.
Para reunir todos los pasos en un hub centralizado, necesita una herramienta de RR. HH. completa. ¿Qué mejor opción que la plataforma de recursos humanos de ClickUp?
Mejora el proceso de incorporación con la plataforma de RR. HH. ClickUp.
- Manténgase al tanto del rendimiento, el compromiso y el desarrollo de los empleados con los paneles personalizables de ClickUp.
- Recopile opiniones mediante sondeos, encuestas y solicitudes con los formularios personalizables de ClickUp. Le ayudarán a realizar el seguimiento de los datos de respuesta de los empleados y a obtener información para mejorar el proceso de incorporación.
- Crea wikis de la empresa para que los nuevos empleados se pongan al día rápidamente con ClickUp Documentos. Añade páginas anidadas, realiza la edición en tiempo real y mantén la información actualizada. Además, añade comentarios para que los equipos departamentales contribuyan cuando sea necesario.
- Establece canales de comunicación abiertos entre la dirección, los gerentes y los nuevos empleados con ClickUp Comments y ClickUp Etiquetas.
ClickUp le permite personalizar su sistema de RR. HH. creando estados y campos personalizados. Puede crear una experiencia de incorporación coherente y añadir elementos específicos para cada rol con el fin de contextualizar el proceso.
Aborde los retos de la incorporación con las plantillas de ClickUp.
Las plantillas de ClickUp ofrecen una potente solución para abordar varios retos de incorporación de nuevos miembros al equipo, como la sobrecarga de información, las lagunas de conocimiento, la dependencia excesiva de mentores individuales y la comprensión de los flujos de trabajo, los sistemas y los procesos.
El uso de las siguientes plantillas le ayudará a abordar estos problemas de frente.
1. Plantilla de lista de control para la incorporación de ClickUp
La incorporación es un proceso largo y sinuoso. Cuando se contrata a gran escala, hay que asegurarse de completar todos los pasos necesarios, desde registrar la información personal del empleado y discutir el salario y las prestaciones hasta recopilar comentarios tras la incorporación.
La plantilla de lista de control para la incorporación de ClickUp le ofrece una lista de tareas lista para usar que le ayudará a mantenerse al día. Incluye:
- Instrucciones paso a paso sobre cómo completar las tareas de incorporación.
- Actualizaciones en tiempo real sobre el estado y el progreso de las tareas.
- Opción para ajustar plazos y prioridades.
Es un salvavidas para los responsables de contratación que buscan estar más organizados y mantener una experiencia de incorporación uniforme. Los directivos también pueden utilizar esta plantilla para supervisar cómo se desarrolla el proceso de incorporación.
2. Plantilla de incorporación de empleados de ClickUp
Con la plantilla de incorporación de empleados de ClickUp, puede proporcionar a sus nuevos empleados una hoja de ruta con lo que se espera de ellos durante las primeras semanas y cómo pueden desempeñar sus roles durante los primeros 90 días tras incorporarse a la organización.
Ofrece a los empleados claridad a la hora de desenvolverse en su nuevo rol sin restarles autonomía. Pueden realizar fácilmente el seguimiento de su progreso con metas cuantificables y pedir ayuda a sus superiores o compañeros si lo necesitan.
La plantilla reúne todos los pequeños detalles que el empleado debe recordar para realizar su trabajo. No tendrá que consultar múltiples documentos para comprender su rol, ¡podrá ponerse manos a la obra directamente!
3. Plantilla de incorporación de empleados de ClickUp (90 días)
Si sigues el marco de incorporación 30-60-90, la plantilla de incorporación de empleados de ClickUp se adaptará perfectamente a tu flujo de trabajo.
Le ayuda a elaborar un plan de acción para el nuevo empleado, en el que se describe lo que debe lograr y el tipo de formación que debe recibir durante los primeros 30, 60 y 90 días tras su incorporación.
Utilice la plantilla para detallar la misión y la visión del rol, las descripciones específicas de las funciones, las áreas de responsabilidad, las responsabilidades clave, las partes interesadas clave y las metas medibles.
Comprendamos mejor este enfoque con un ejemplo de incorporación.
Si tuviéramos que crear un plan 30-60-90 para un nuevo analista de marketing en una agencia de marketing, sería algo así:
Los primeros 30 días
- Orientación e incorporación: familiarícese con la cultura, las políticas y los procedimientos de la empresa. Realice reuniones con los miembros clave del equipo y las partes interesadas.
- Aprenda a utilizar herramientas y sistemas: Comprenda las herramientas y plataformas de análisis de marketing que utiliza la agencia.
- Estudie campañas anteriores: Revise campañas de marketing anteriores para comprender el enfoque de la agencia, sus intentos correctos y las áreas que se pueden mejorar.
- Acompañe a los miembros del equipo: dedique tiempo a acompañar a los analistas sénior y a otros miembros del equipo para comprender los flujos de trabajo y los procesos.
- Comience el análisis de datos: Empiece a analizar los datos de campañas recientes para identificar tendencias, patrones y conocimientos.
Días 31-60
- Profundice en los datos: continúe analizando los datos de campañas anteriores, centrándose en técnicas de análisis más matizadas y contextuales.
- Desarrolle plantillas de elaboración de informes: Cree plantillas estandarizadas para informar sobre el rendimiento de las campañas a los clientes y a las partes interesadas internas.
- Contribuya a los debates sobre estrategia: participe en las reuniones estratégicas y aporte ideas basadas en el análisis de datos y la investigación.
- Inicie proyectos independientes: Asuma proyectos más pequeños de forma independiente, bajo la supervisión de miembros sénior del equipo.
- El trabajo en la retroalimentación: obtenga comentarios de sus compañeros y supervisores e identifique áreas de mejora y perfeccionamiento.
Días 61-90
- Dirige proyectos pequeños: Asume el liderazgo en proyectos de análisis de marketing a pequeña escala, desde la recopilación de datos hasta el análisis y la elaboración de informes.
- Presente los resultados: presente los resultados de proyectos independientes al equipo y, si es posible, a los clientes, demostrando su capacidad para obtener información útil.
- Perfecciona tus habilidades: Céntrate en perfeccionar habilidades específicas basándote en los comentarios y la autoevaluación. Esto podría incluir mejorar las habilidades de visualización de datos, aprender técnicas estadísticas avanzadas o dominar nuevas herramientas de análisis.
- Contribuye al desarrollo de estrategias: Contribuye activamente al desarrollo de estrategias de marketing para las próximas campañas.
- Prepárese para la siguiente fase: reflexione sobre los logros y retos de los primeros 90 días e implemente lo aprendido en la siguiente fase de su rol dentro de la agencia.
También puede modificar la plantilla para adaptarla a los requisitos de diferentes roles y sectores.
Facilita el proceso de incorporación con ClickUp.
Para afrontar los retos habituales de la incorporación, lo importante es empezar con buen pie. Dar prioridad a las primeras impresiones positivas aumenta la retención y la felicidad, y crea una cultura que dice: «¡Estás en casa!».
Con la plataforma todo en uno de gestión de proyectos y recursos humanos de ClickUp, puede simplificar la documentación, la comunicación, la recopilación de comentarios y el seguimiento del progreso. ¡Esto hace que la incorporación sea muy fácil!
¡Empieza a utilizar ClickUp y compruébalo por ti mismo!