10 retos y soluciones para la incorporación de empleados

Una cálida bienvenida hace mucho

Los estudios demuestran que las primeras impresiones pueden convencer realmente a los recién contratados para que permanezcan (o no) en la organización a largo plazo.

Un proceso eficaz de incorporación de empleados dice mucho de la organización y la dirección, y marca la pauta para los días, meses y años venideros. Demuestra que se preocupa por sus nuevos empleados y que quiere que prosperen. Al fin y al cabo, los nuevos empleados de hoy son las estrellas del mañana

Pero cuando la incorporación se realiza a gran escala, surgen algunos retos inevitables. Como responsable de RR.HH. o director de contratación, debe combatir los obstáculos y mantener la coherencia en la incorporación.

Y nosotros estamos aquí para ayudarle a identificar esos retos y ofrecerle posibles soluciones.

10 Retos y Soluciones para el Onboarding

Profundicemos en los 10 retos de incorporación a los que se enfrentan las empresas y las formas de abordarlos.

1. Descripción inadecuada del puesto

El mayor error en la incorporación es uno que se puede eliminar de raíz: publicar descripciones vagas de los puestos de trabajo. Rehacer antiguos anuncios de empleo no es una buena idea porque lo más probable es que hayan cambiado muchas cosas desde la última contratación.

Si no hay suficiente claridad sobre lo que implica el rol, las habilidades y cualificaciones necesarias y la remuneración, puede atraer al grupo de talentos equivocado. En tales casos, tendrá que reiniciar el proceso de contratación desde cero, lo que resulta caro y lleva mucho tiempo.

Solución

• Colaborar con la alta dirección: Los responsables de RR.HH. o los directores de contratación pueden colaborar con los jefes de departamento para esbozar lo que la empresa busca en una posible contratación y elaborar una descripción del puesto en consecuencia
• Incluya toda la información pertinente: Asegúrese de que la lista de empleos incluya lo siguiente: un título claro, responsabilidades y expectativas, aptitudes necesarias y deseables, cualificaciones, salario y prestaciones, modo de trabajo y una breve presentación de la empresa
• Actualice los documentos: Si tiene que utilizar una descripción del puesto antigua, actualícela a fondo para que se ajuste a la visión y las necesidades actuales de la organización

2. Excesivo papeleo manual

Cuando se incorpora un nuevo empleado, el programa estándar de incorporación le familiariza con los sistemas, normativas, herramientas, documentación legal, métodos de trabajo y beneficios sociales de la empresa.

A menudo implica demasiado papeleo manual, lo que conduce a una mala experiencia de incorporación. Porque, seamos realistas, a nadie le gusta que le bombardeen con montones de documentos el primer día de trabajo: es abrumador y supone una presión innecesaria para el empleado.

Solución

• No utilice papel: Reduzca el papeleo desordenado y digitalice el software de incorporación de empleados tanto para roles remotos como presenciales. Compile todos los documentos de incorporación en un repositorio seguro y centralizado y compártalos con los nuevos empleados cuando sea necesario
• Empiece pronto: No espere al día de la incorporación: envíe los documentos necesariosdocumentos de incorporación uno o dos días antes como parte del paquete de bienvenida. El nuevo empleado tendrá tiempo para revisar los documentos, comprender mejor su rol y aclarar cualquier consulta de antemano
• **En lugar de compartir toda la lista de documentos durante la incorporación, proporcione sólo la información relevante (como herramientas específicas del departamento, módulos de formación, POE y estructura del equipo) para mantener las cosas organizadas desde el principio y crear una experiencia positiva en la incorporación del empleado

Netflix es un buen ejemplo de ello. Cecili Reid, que se incorporó a Netflix como ingeniero de software, comparte su proceso de incorporación a la empresa en un artículo titulado personal en Medium :

cuando abrí mi correo electrónico el primer día, recibí un plan de incorporación de mi compañero de incorporación. Un compañero de incorporación es una persona de mi equipo que enseña a los recién contratados cómo funciona el proceso de incorporación. El plan de incorporación estaba personalizado para mi equipo y para mí, e incluía material que debía leer o cosas que tenía que hacer para configurar mis credenciales y mi entorno, o sugerencias para que la incorporación fuera más fluida. Trabajé en el plan en mi tiempo libre, entre reuniones de equipo o sesiones de incorporación, y me reuní a diario con mi compañero de incorporación

mi compañero y el plan fueron esenciales para ayudarme a decidir en qué tenía que centrarme realmente en mi incorporación"

3. No explicar su software de onboarding

Su software de incorporación de empleados unifica las múltiples piezas móviles del proceso de incorporación. Elimina los "nervios del primer día" a los que puede enfrentarse un empleado, les ayuda a adaptarse a su nuevo rol y permite a los responsables de contratación hacer un seguimiento de su progreso.

Los responsables de RR.HH. suelen dar por sentado que el empleado está familiarizado con la herramienta de incorporación, pero no siempre es así. Sin orientación sobre el uso del software, los empleados se sienten confusos y no consiguen sacarle el máximo partido, y los responsables de contratación no pueden hacerse una idea clara del progreso de la persona que se incorpora.

Solución

• Proporcione formación: Ofrezca materiales pregrabados o formación en persona para guiar a sus empleados a través del software de incorporación. Déles tiempo para jugar con la herramienta
• Explicar los pormenores: Profundice en la herramienta y explique hasta el más mínimo detalle. Asegúrese de que todos, independientemente de sus conocimientos técnicos, entienden el software como la palma de su mano
• **Anima a los recién llegados a hacer preguntas sobre la herramienta, si las hay, y ayúdales cuando se encuentren con un problema

4. Sobrecarga de información en los primeros días

Los responsables de RR.HH. pueden abrumar a los nuevos empleados con información durante el proceso de aclimatación sin ni siquiera darse cuenta. Esto ocurre durante los primeros días o semanas de incorporación. Con demasiada información, a los nuevos empleados les resulta difícil asimilar lo que se les ofrece.

Aunque es importante proporcionar información clave que ayude a los empleados a comprender y desempeñar sus responsabilidades, ahogarles en información sólo complicará la transición.

Soluciones

• Manual del empleado:Diseñar un manual del empleado (documento que contiene las políticas y directrices de la empresa) para comunicar lo que se acepta en el lugar de trabajo y lo que no. Debe servir como recurso para responder a consultas relacionadas con la comunicación en equipo, la seguridad en el lugar de trabajo, el uso de los recursos/propiedad de la empresa, el código de vestimenta y las normas disciplinarias.

Si te sientes aventurero, prueba con Nordstorm: su manual del empleado es una filosofía de empresa resumida en una sola frase contundente: "Usa tu buen juicio en todas las situaciones. No habrá normas adicionales"

Aunque su manual completo tiene unas 7.500 palabras, hacen un gran trabajo plasmando su filosofía central con ingenio y brevedad.

• Lista de control de incorporación: Tenga a mano una lista de control de incorporación mientrasbienvenida a los nuevos empleados a la empresa. Esta lista de control garantizará una experiencia de incorporación coherente, eliminará errores y se asegurará de que todo funcione a la perfección. También puede utilizarplantillas de incorporación para simplificar este proceso
• Dales tiempo: Comparte el manual del empleado unos días antes de la fecha de incorporación (junto con la documentación de incorporación) y deja tiempo a los recién llegados para que se familiaricen con la ética de la empresa. El día de su incorporación, puedes pasar directamente a la orientación y presentarles a sus compañeros de equipo

5. No recoger opiniones

Lo más probable es que no todos los empleados opinen lo mismo sobre el proceso de incorporación. Una de las mejores formas de evitar contratiempos iniciales es preguntar a los nuevos empleados sobre sus experiencias de incorporación.

Los nuevos empleados están más comprometidos en las primeras semanas y es probable que sean más transparentes en sus comentarios. Recopilar y cotejar las opiniones a lo largo del tiempo puede darle una idea precisa de lo que los empleados aprecian y de lo que puede mejorar. Esto puede ayudarle a perfeccionar el proceso de incorporación.

Solución

• **Los empleados que se sienten bien recibidos y atendidos se sienten satisfechos con su rol. Cree una atmósfera en la que se aprecien y se trabajen los comentarios constructivos para que los empleados sepan que sus opiniones importan
• Realice sesiones individuales: Puede probar un enfoque más personalizado realizando sesiones individuales con los nuevos empleados. Esto permite a los equipos de RR.HH. hacer preguntas específicas y utilizar los comentarios para mejorar el proceso de incorporación
• Realice encuestas y sondeos: Las encuestas cuantitativas le ofrecen una visión global de las experiencias de incorporación a escala. Haz preguntas sobre recursos e hitos para saber qué destaca para los empleados y realiza breves sondeos para comprender cómo se están adaptando a sus puestos de trabajo

En ClickUp, tratamos de mejorar constantemente nuestros procesos de incorporación con los comentarios útiles de los nuevos empleados. Los nuevos empleados rellenan formularios de encuesta específicos para compartir cómo se sienten durante la incorporación. También comparten sus sugerencias para mejorar el programa. También utilizamos paneles de control para visualizar estos datos y hacer un seguimiento de las áreas que debemos perfeccionar y crear una mejor experiencia general de incorporación.

6. No ajustar claramente las expectativas

La incorporación de un nuevo empleado a su equipo conlleva muchos cambios, tanto para el empleado como para la empresa. Uno de los mayores errores que pueden cometer los equipos de RR.HH. es no establecer expectativas claras desde el principio.

La claridad sobre el trabajo, las expectativas y las operaciones diarias puede marcar una gran diferencia en la experiencia de incorporación.

Solución

• Crear expectativas: Antes de comunicar las expectativas a un nuevo empleado, cree y perfeccione una lista de expectativas. Así se evitan los errores de comunicación y se agiliza la contratación. La lista debe incluir los valores y el rendimiento que se espera del empleado como individuo y como miembro de un equipo, así como los recursos que el recién contratado debe esperar de la empresa
• Comunique las expectativas: Dé ejemplo notificando al candidato cuándo debe tener noticias suyas. Durante la fase de contratación, dedique unos minutos a explicar lo que se espera de los empleados
• Gestione y haga un seguimiento de las expectativas: No es fácil hacer cumplir las expectativas y ver si se cumplen. Para ayudar a los empleados a sentirse cómodos en el rol y hacer un seguimiento de su progreso, puedecrear un plan de 30-60-90 díasque destaque losmetas de incorporación y expectativas desglosados en fases más pequeñas

7. No contextualizar la incorporación

En las organizaciones complejas, los recién contratados suelen sentirse como pez fuera del agua. Las cosas van demasiado deprisa para ellos y se sienten desorientados.

El problema se agrava si se utiliza un proceso de incorporación estándar que no tiene en cuenta las habilidades y expectativas del nuevo empleado.

Solución

• Elimine la introducción: Las experiencias de contratación contextualizadas son atractivas, lo contrario que ver un vídeo introductorio. Es una pérdida de tiempo y contradice el siguiente paso del proceso

Reid destaca que ninguna de las sesiones de onboarding en Netflix fue aburrida.

"Nadie quiere sentarse en una sala (o en mi caso delante de un ordenador) durante una hora o dos viendo a alguien leer de las diapositivas. Cada una de ellas ha sido interactiva de alguna manera y ha vinculado conceptos o temas muy interesantes de Netflix, lo que ha sido refrescante. Por ejemplo, una presentación incluía un juego con Kahoot! para poner a prueba nuestros conocimientos"

• Crear un flujo de contratación contextual: La mejor manera de asegurarse de que los nuevos empleados se sientan conectados con su rol es tener un viaje de incorporación interactivo que esté contextualizado a su departamento y perfil
• Explicar el proceso: Un flujo de incorporación contextualizado es más eficaz cuando el nuevo empleado sabe cómo utilizarlo. Los equipos de RR.HH. deben explicar la configuración de antemano para que los empleados puedan sacarle el máximo partido

8. Bajo compromiso de los empleados

Según Gallup, sólo 23% de los empleados están comprometidos con su trabajo a nivel mundial. La falta de compromiso se debe a la falta de claridad sobre el trabajo y la carrera profesional, las malas experiencias con los jefes y la falta de sentido de pertenencia a la empresa.

Los equipos de RR.HH. deben esforzarse más por revitalizar las métricas de compromiso. ¿Y qué mejor manera de hacerlo que causando una primera impresión duradera?

Solución

• Crear una cultura interna sólida: Los nuevos empleados observan cómo funcionan los demás empleados y se visualizan en sus posiciones. Si puede cultivar un espacio interno de colaboración y aliento para los empleados, los recién contratados se sentirán más comprometidos en el trabajo
• **Los nuevos empleados aprecian que sus compañeros y jefes reconozcan su trabajo. Es una gran inyección de confianza y anima a los empleados a esforzarse más en su trabajo
• **Cuando el director o alguien de RR.HH. se pasa de vez en cuando, demuestra que la gente se preocupa por el nuevo empleado. Todos estos pequeños esfuerzos contribuyen en gran medida a fomentar el compromiso de los empleados

9. No abordar las diferencias

Es posible que observe grandes diferencias de opinión entre los empleados nuevos y los antiguos. Pueden deberse a diferencias generacionales, culturales o temperamentales. Es normal que haya puntos de vista opuestos, pero tiene que haber un cierto nivel de alineación entre los empleados.

Sin la iniciativa del responsable de RR.HH. o del director de contratación, puede ser difícil mantener al equipo en la misma página y trabajar para alcanzar metas compartidas.

Solución

• Lidera con el ejemplo: Trata a todos los empleados con el mismo respeto durante el proceso de incorporación. En lugar de tratar de moldear a todos en la misma figura, deje espacio para celebrar las diferencias
• Cree un espacio de colaboración: Anime tanto a los empleados nuevos como a los antiguos a colaborar entre ellos, conocerse, resolver conflictos de forma constructiva y trabajar como una unidad
• Establecer programas de tutoría: Los miembros más veteranos del equipo pueden tutelar a los nuevos durante un periodo determinado para ayudarles a entender sus responsabilidades. Estos programas permiten a los nuevos empleados aprender y establecer vínculos con los superiores del equipo

10. No utilizar un sistema de compañeros

Incorporarse a una nueva organización es un cambio enorme. A pesar de lo fluido que sea el proceso de incorporación, resulta desalentador. Si al empleado le resulta difícil adaptarse a su nuevo lugar de trabajo, su motivación disminuye e incluso puede plantearse cambiar de trabajo.

Además de un mentor, también necesitarán la compatibilidad de un compañero que les guíe (virtualmente o en persona) por su nuevo lugar de trabajo. Les ayudará a comprender los matices del rol. Sin esto, todo el sistema de incorporación perderá el toque humano esencial.

Solución

• Ofrezca un compañero de incorporación: Convierta en una práctica habitual el emparejar a su nuevo empleado con un compañero de incorporación, un amigo que hará que los primeros días en el lugar de trabajo resulten menos intimidatorios (¡y más productivos!) Según Microsoft la frecuencia de las reuniones entre los compañeros de incorporación y los nuevos empleados influyó significativamente en la percepción que éstos tenían de su productividad.

Entre los que se reunieron con su compañero al menos una vez en los primeros 90 días, el 56% consideró que el compañero aceleró su progreso hacia la productividad en su rol. Este número aumentó de forma constante a medida que aumentaba la frecuencia de las reuniones. Entre los que se reunieron de dos a tres veces, el porcentaje subió al 73%, y al 86% entre los que se reunieron de cuatro a ocho veces.

En particular, el 97% de los recién contratados que se reunieron con su compañero más de ocho veces en los primeros 90 días le atribuyeron el mérito de haberles ayudado a alcanzar una productividad rápida

• **El compañero de incorporación será el sistema de compatibilidad del empleado, le enseñará los procesos de la empresa y mantendrá su confianza
• **El compañero puede presentar al empleado a otros miembros del equipo. Así se sentirán cómodos para abrirse y establecer conexiones (a internet) en el lugar de trabajo

Herramientas para afrontar los retos de la incorporación de empleados

Si no se resuelven, los problemas de incorporación provocan una baja satisfacción de los empleados. Los consejos de los que hablamos en esta entrada del blog le permitirán simplificar el proceso de incorporación.

Desde el momento en que publica una lista de empleo hasta que el empleado se incorpora a la plantilla y se pone a trabajar, la aplicación de pequeños cambios tendrá un mayor impacto a largo plazo.

Para reunir todos los pasos en un hub centralizado, necesitas una herramienta de RR.HH. completa. ¿Qué mejor opción que Plataforma de Recursos Humanos ClickUp ?

Mejore el proceso de incorporación con la plataforma de RRHH de ClickUp

• Manténgase al tanto del rendimiento, el compromiso y el desarrollo de los empleados con la herramienta personalizablePaneles de ClickUp

Obtenga informes en tiempo real sobre las tareas asignadas o completadas, el tiempo dedicado a las tareas, las fechas de finalización y mucho más con los paneles de ClickUp

• Recopile opiniones mediante sondeos, encuestas y solicitudes con la función personalizableFormularios de ClickUp. Le ayudan a realizar un seguimiento de los datos de respuesta de los empleados y a obtener información para mejorar el proceso de incorporación

Recopile opiniones sobre la experiencia de incorporación mediante Formularios ClickUp

• Cree wikis de empresa para poner al día a los nuevos empleados conDocumentos ClickUp. Añada páginas anidadas, edítelas en tiempo real y mantenga la información actualizada. Además, añada comentarios para que los equipos departamentales colaboren cuando sea necesario

Añada información, edite y colabore en wikis de empresa con ClickUp Docs

• Establezca canales de comunicación abiertos entre la dirección, los gerentes y los nuevos empleados conComentarios de ClickUp yEtiquetas ClickUp

Permite a los nuevos empleados y a la dirección comunicarse sobre las tareas mediante los Comentarios de ClickUp y las Etiquetas de ClickUp asignadas

ClickUp le permite personalizar su sistema de RR.HH. creando estados y campos personalizados. Puede crear una experiencia de incorporación coherente a la vez que añade elementos específicos de cada rol para contextualizar el proceso.

Afronte los retos de la incorporación con las plantillas de ClickUp

Las plantillas de ClickUp ofrecen una poderosa solución para abordar varios desafíos de incorporación para los nuevos miembros del equipo, incluida la sobrecarga de información, las lagunas de conocimiento, la dependencia excesiva de mentores individuales y la comprensión de los flujos de trabajo, sistemas y procesos.

El uso de las siguientes plantillas le ayudará a abordar estos problemas de frente.

1. Plantilla de lista de control de incorporación de ClickUp

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Organice las tareas de incorporación con la plantilla de lista de control de incorporación de ClickUp

La incorporación es un proceso largo y tortuoso. Cuando se contrata a gran escala, hay que asegurarse de que se cumplen todos los pasos, desde el registro de la información personal del empleado y la discusión de la retribución y los beneficios hasta la recopilación de comentarios posteriores a la incorporación. Plantilla de lista de control de incorporación de ClickUp le ofrece una lista de tareas lista para usar que le permitirá mantener el rumbo. Incluye:

• Instrucciones paso a paso sobre cómo completar las tareas de incorporación
• Actualizaciones en tiempo real del estado y progreso de las tareas
• Opción de ajuste de plazos y prioridades

Es un salvavidas para los ocupados gestores de contratación que desean organizarse mejor y mantener una experiencia de incorporación uniforme. Los directivos también pueden utilizar esta plantilla para supervisar el desarrollo del proceso de incorporación.

2. Plantilla de incorporación de empleados ClickUp

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Prepare el camino para una iniciación sin problemas en un nuevo rol con la plantilla de incorporación de empleados de ClickUp

Con la Plantilla de incorporación de empleados ClickUp puede ofrecer a sus nuevos empleados una hoja de ruta sobre lo que se espera de ellos en las primeras semanas y cómo pueden desempeñar sus roles en los primeros 90 días de su incorporación a la organización.

Ofrece a los empleados claridad en la navegación por el nuevo rol sin quitarles autonomía. Pueden seguir fácilmente su progreso con metas cuantificables y pedir ayuda a sus superiores o compañeros si la necesitan.

La plantilla reúne todos los detalles que el empleado debe recordar para desempeñar su trabajo. No tienen que hacer malabarismos con varios documentos para entender su rol: ¡pueden ir directamente a la empresa!

3. Plantilla de incorporación de empleados de ClickUp (90 días)

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Guíe a los recién contratados para que aprendan los entresijos de su trabajo en los tres primeros meses de incorporación con la plantilla de incorporación de empleados de ClickUp

Si sigue el marco de incorporación 30-60-90, Plantilla de incorporación de empleados de ClickUp se adaptaría perfectamente a su flujo de trabajo.

Le ayuda a elaborar un plan de acción para el nuevo empleado, en el que se indica lo que debe conseguir y qué tipo de formación debe recibir en los primeros 30, 60 y 90 días tras su incorporación.

Utiliza la plantilla para detallar la misión y la visión del rol, las descripciones específicas de las funciones, las áreas de propiedad, las responsabilidades clave, las principales partes interesadas y las metas cuantificables.

Comprendamos mejor este enfoque con un ejemplo de onboarding .

Si tenemos que crear un plan 30-60-90 para un nuevo analista de marketing en una agencia de marketing, será algo parecido a esto:

Los primeros 30 días

• **Familiarizarse con la cultura, las políticas y los procedimientos de la empresa. Reunirse con los miembros clave del equipo y las partes interesadas
• Aprender herramientas y sistemas: Comprender las herramientas y plataformas de análisis de marketing utilizadas por la agencia
• Estudiar campañas anteriores: Revisar campañas de marketing anteriores para comprender el enfoque, los intentos correctos y las áreas de mejora de la agencia
• Observar a los miembros del equipo: Pasar tiempo observando a los analistas senior y a otros miembros del equipo para comprender los flujos de trabajo y los procesos
• Comenzar el análisis de datos: Empezar a analizar los datos de campañas recientes para identificar tendencias, patrones y perspectivas

Días 31-60

• Profundizar en los datos: Seguir analizando los datos de campañas anteriores, centrándose en técnicas de análisis más matizadas y contextuales
• Desarrollo de plantillas de informes: Creación de plantillas estandarizadas para informar sobre el rendimiento de las campañas a los clientes y a las partes interesadas internas
• Contribuir a los debates estratégicos: Participar en reuniones estratégicas, ofreciendo aportaciones basadas en el análisis de datos y la investigación
• Comenzar proyectos independientes: Realizar proyectos de menor envergadura de forma independiente, bajo la dirección de miembros veteranos del equipo
• Trabajar sobre la retroalimentación: Obtener retroalimentación de compañeros y supervisores e identificar áreas de mejora y perfeccionamiento

Días 61-90

• Dirigir pequeños proyectos: Dirigir proyectos de análisis de marketing a pequeña escala, desde la recopilación de datos hasta el análisis y (elaboración de) informes
• Presentar los resultados: Presentar los resultados de proyectos independientes al equipo y posiblemente a los clientes, mostrando su capacidad para obtener información procesable
• Perfeccionar habilidades: Centrarse en el perfeccionamiento de habilidades específicas basadas en la retroalimentación y la autoevaluación. Esto podría incluir la mejora de las habilidades de visualización de datos, el aprendizaje de técnicas estadísticas avanzadas, o el dominio de nuevas herramientas de análisis
• Contribuir al desarrollo de estrategias: Contribuir activamente al desarrollo de estrategias de marketing para las próximas campañas
• Prepararse para la siguiente fase: Reflexionar sobre los logros y retos de los primeros 90 días y aplicar lo aprendido en la siguiente fase de su rol dentro de la agencia

También puedes adaptar la plantilla a las necesidades de los distintos roles y sectores.

Facilite el proceso de incorporación con ClickUp

Para hacer frente a los retos habituales de la incorporación, hay que empezar con buen pie. Dar prioridad a las primeras impresiones positivas fomenta la retención y la felicidad y crea una cultura que dice: "Estás en casa"

Con la plataforma de gestión de proyectos y recursos humanos todo en uno de ClickUp, puede simplificar la documentación, la comunicación, la recopilación de comentarios y el seguimiento del progreso. De este modo, la incorporación será un juego de niños Empiece con ClickUp ¡y experiméntelo usted mismo!