La incorporación de los empleados es el proceso de integrar a los recién contratados en su organización. Es el primer paso crucial para ayudar a los nuevos empleados a entender sus roles, la cultura del equipo y los objetivos de la empresa.
Los programas de incorporación deficientes pueden dejar a los nuevos empleados confusos, desmotivados e improductivos. También aumenta la rotación de personal, lo que cuesta a la empresa tiempo, esfuerzo y dinero.
Por ello, en el competitivo mercado laboral actual, la incorporación eficaz es más crucial que nunca. Una bienvenida exhaustiva con metas de incorporación documentadas hace que los nuevos empleados se sientan bienvenidos, valorados y preparados para triunfar. También aumenta el compromiso de los empleados, reduce el desgaste y mejora la productividad, contribuyendo en última instancia al intento correcto de la organización.
En este artículo encontrará los recursos, consejos y pasos necesarios para poner en práctica una estrategia de incorporación de empleados ganadora que aumente la retención de empleados y le ayude a destacar como profesional de recursos humanos.
Metas de la incorporación de empleados
Las Metas de Incorporación garantizan una transición fluida para los empleados que se incorporan a una nueva empresa. Las empresas pueden acelerar el proceso de iniciación mediante un ajuste adecuado de las metas, aumentando la satisfacción de los empleados y la integración del equipo.
Unas metas de incorporación eficaces repercuten directamente en la gestión del talento y reducen la rotación. Al proporcionar una ruta de aprendizaje estructurada, estas metas dotan a los nuevos empleados de las habilidades y la información que necesitan para tener éxito, cultivando un sentido de logro y pertenencia.
El ajuste de metas es un paso fundamental para el éxito de un programa de incorporación. Convierte las expectativas vagas en hitos alcanzables, lo que permite al recién contratado y a su jefe hacer un seguimiento del progreso y celebrar las victorias. Además, este enfoque colaborativo crea sólidas relaciones de trabajo.
Su equipo de RR.HH. puede establecer un sólido programa de incorporación de empleados utilizando un marco de objetivos SMART para agilizar este proceso.
Vamos a crear algunas metas de incorporación de muestra para una mejor comprensión.
1. Tareas administrativas (Semana 1)
- Específicas: Completar todo el papeleo de las nuevas contrataciones en las 24 horas siguientes a la fecha de incorporación del empleado
- Mensurable: Seguimiento del porcentaje de nuevas contrataciones que completan la documentación a tiempo
- Alcanzable: Garantizar que toda la documentación esté disponible en línea y sea fácilmente accesible
- Relevante: Asegurarse de que toda la documentación está completada para que el nuevo empleado pueda empezar a acceder a los beneficios y recursos de la empresa
- Plazos: Establecer un plazo de 24 horas para garantizar una incorporación sin problemas
2. Familiarización con el rol (Semanas 1-2):
- Específico: Conseguir que los nuevos empleados asistan a todas las sesiones de formación del departamento y sigan a sus compañeros y colegas durante 20 horas al final de la segunda semana
- **Mensurable: Seguimiento de la asistencia a las sesiones de formación y documentación de las horas de observación
- Alcanzable: Programar las sesiones de formación e identificar con antelación a los miembros del equipo disponibles para realizar sesiones de observación
- Relevante: Garantizar que la formación y la observación exponen a los nuevos empleados a las habilidades y conocimientos esenciales específicos de su rol
- Plazos: Establecer un plazo claro de 20 horas para el final de la segunda semana para asegurar que se completa a tiempo
3. Cultura de empresa (Semanas 2-3):
- Específico: Conseguir que los nuevos empleados participen y contribuyan a dos actividades de creación de equipo para el final de la tercera semana
- Mensurable: Realice un seguimiento de la participación en las actividades y evalúe las contribuciones a través de los comentarios de los compañeros
- Alcanzable: Elegir actividades de creación de equipos que sean inclusivas y fomenten la participación
- Relevante: Garantizar que la participación en actividades de creación de equipos ayuda a los nuevos empleados a conectar con sus compañeros y a comprender la cultura de la empresa
- Plazos: Establezca un plazo al final de la tercera semana para fomentar la participación activa
4. Desarrollo de aptitudes (Semanas 3-4):
- Específico: Soporte a los nuevos empleados para que alcancen una puntuación del 80% o superior en la evaluación de conocimiento del producto al final de la cuarta semana
- Mensurable: Seguimiento de las puntuaciones en la plataforma de evaluación
- Alcanzable: Garantizar que la evaluación esté alineada con la formación impartida y ofrezca tiempo suficiente para el aprendizaje
- Relevante: Ayudarles a dominar el conocimiento del producto, que es crucial para el desempeño eficaz del trabajo
- Limitado en el tiempo: Establezca una fecha límite al final de la cuarta semana para motivar el aprendizaje centrado
Ahora que comprende la importancia de ajustar Metas SMART para RR.HH a continuación, vamos a hablar de las metas específicas de incorporación en las que debería centrarse.
Las Cinco Metas Clave de la Incorporación Integral
He aquí cinco metas clave de la incorporación que pueden hacer que su programa de formación de nuevos empleados sea más impactante:
1. Crear conexión (a internet): Construir relaciones en el equipo
Cualquier empleado nuevo puede sentirse intimidado al entrar en un nuevo entorno de trabajo. Sin embargo, como profesional de RR.HH., usted puede facilitar las cosas ayudándoles a crear conexiones (a internet) con los miembros de su equipo. Esto puede ayudar a crear un sentido de pertenencia, reducir los sentimientos de aislamiento y hacer que la transición sea más suave y menos estresante. Esto, a su vez, contribuye en gran medida a aumentar la retención de los empleados.
He aquí algunos pasos que puede dar para acelerar la integración en el equipo de sus nuevos empleados:
- Organice comidas de bienvenida u organice eventos sociales específicos para cada equipo fuera del horario de trabajo para crear un ajuste informal para la interacción
- Implemente un sistema de compañeros y empareje a los recién contratados con compañeros experimentados que puedan orientarles y guiarles
- Fomentar el uso de plataformas en línea para romper el hielo a fin de entablar conversaciones y ayudar a los recién contratados a conectar con compañeros que comparten intereses similares
- Utilizar herramientas de colaboración como plataformas de mensajería instantánea osoftware de integración para facilitar la comunicación, el trabajo en equipo y la retroalimentación, especialmente en ajustes de teletrabajo
2. Formación y educación: Fomentar el crecimiento profesional
Como profesional de RR.HH., es fundamental que fomentes el crecimiento de los nuevos empleados durante la incorporación ofreciéndoles formación y educación específicas.
Esta tutoría personalizada ayuda a los nuevos empleados a sentirse respaldados y equipados con los conocimientos necesarios para tener éxito en sus nuevos roles.
Repasemos algunos pasos fundamentales de este proceso:
- Comprender las necesidades individuales y adaptar la formación en consecuencia
- Combinar los formatos de formación (presencial, en talleres, en línea y dirigida por tutores) con la tecnología educativa para adaptarse a los diversos estilos de aprendizaje
- Garantizar contenidos atractivos y de alta calidad impartidos por formadores experimentados
- Fomentar una cultura de aprendizaje con oportunidades continuas y mecanismos de retroalimentación
3. Cumplimiento y seguridad: Garantizar la comprensión de las normas de seguridad y salud en el trabajo
Ayudar a los recién contratados a entender las normas de cumplimiento y de seguridad y salud en el trabajo (SST) les capacita para trabajar con seguridad y contribuir a una cultura organizativa positiva.
Para lograrlo, puede realizar las siguientes actividades:
- Desarrollar infografías, guías o manuales atractivos y llevar a cabo sesiones de formación atractivas
- Asegúrese de que todos los empleados, incluidos los recién contratados, completan su formación en SST prometiendo recompensas como certificados de aprovechamiento
- Utilice los canales de comunicación de la empresa para instar a los directivos a que completen la formación. También puede ofrecer puntos de bonificación canjeables para impulsar el compromiso
4. Introducir la cultura organizativa: Sumergir a los nuevos empleados en la cultura de la empresa
Una incorporación eficaz ayuda a alinear a los nuevos empleados con los valores y objetivos de la empresa. Se trata de integrar a los nuevos empleados en la cultura de la empresa, crear un sentimiento de pertenencia y ajustarlos para el intento correcto.
Esto mejora el compromiso de los empleados y repercute positivamente en la productividad. Además, garantiza una mejor colaboración en equipo y representación de marca.
He aquí cómo salvar la distancia entre lo "nuevo" y lo "establecido":
- Comparta la historia de su empresa a través de relatos atractivos, vídeos o testimonios de empleados
- Organice paseos culturales para que los nuevos empleados conozcan los distintos departamentos y se conecten con sus compañeros
- Planifique actividades divertidas y colaborativas de formación de equipos que sirvan para romper el hielo y establecer una buena relación entre los empleados
- Implemente un programa de mentorización en el que los empleados con experiencia puedan orientar y dar compatibilidad a los recién contratados
- Fomente la comunicación a través de encuestas, buzones de sugerencias o reuniones de control
consejo profesional: Herramientas como ClickUp Formulario de vista facilitan a los nuevos empleados la (elaboración de) informes sobre problemas, el envío de solicitudes o la sugerencia de mejoras. Estas aportaciones pueden convertirse automáticamente en tareas rastreables en ClickUp y asignarse a los equipos adecuados para que tomen las medidas oportunas.
5. Aclaración del rol: Comprensión exhaustiva de los indicadores de rendimiento y del sistema de evaluación
Los nuevos empleados deben comprender sus responsabilidades laborales, las expectativas de rendimiento y cómo se evaluarán sus contribuciones. Esto ayuda a sentar las bases de un intento correcto, un mayor compromiso y un desarrollo profesional a largo plazo para los nuevos empleados.
Así es como puede dotar eficazmente a los nuevos empleados de este conocimiento vital durante el proceso de incorporación:
- Incluya en su carta de contratación una descripción detallada del puesto de trabajo del nuevo empleado, con las responsabilidades clave, las expectativas y las métricas de rendimiento. Esto ayuda a aclarar las expectativas
- Organice reuniones individuales con el jefe del nuevo empleado para hablar de las expectativas específicas de su rol, los proyectos en los que participará y los flujos de trabajo diarios
- Ofrecer una panorámica general del sistema de gestión del rendimiento utilizado por la empresa, incluidos su propósito y la frecuencia de las evaluaciones
- Explicar los distintos componentes del rendimiento, como el ajuste de metas, las revisiones del rendimiento y los mecanismos de retroalimentación
- Desarrollarmódulos de formación en línea o tutoriales en vídeo para explicar el sistema de forma clara y concisa
Juntos, estos cinco tipos de metas de incorporación sientan las bases de un intento correcto y duradero en la empresa. Dicho esto, existe otro marco indispensable que puede ayudarle a crear un impacto duradero en sus empleados.
Entendamos en qué consiste este marco, las cuatro C del onboarding.
Las cuatro C del onboarding
Desarrollado y presentado por la Dra. Talya Bauer en 2010, el marco de las Cuatro Cs sigue siendo relevante en los procesos de onboarding actuales.
Analicemos estos cuatro pasos, de menor a mayor nivel de importancia.
1. Clarificación: Proporcionar roles de trabajo y expectativas de rendimiento claros
Una de las mayores frustraciones de las empresas y los nuevos empleados es la falta de expectativas claras. Esto puede dar lugar a "fantasmas" durante el proceso de contratación o a una elevada rotación en las primeras fases.
La buena noticia es que la claridad en la incorporación puede garantizar una transición fluida, una mayor satisfacción en el trabajo y un mejor rendimiento.
Es crucial establecer expectativas claras, y el ajuste de metas es la herramienta perfecta. He aquí algunas formas de garantizar la claridad de los roles de los nuevos empleados:
- Documentación clara: Asegúrese de que las metas están claramente definidas y son accesibles
- Alineación en toda la empresa: Alinee las metas con los objetivos generales de la empresa
- Aplicación coherente: Asegúrese de que todos los nuevos empleados reciben el mismo nivel de claridad con un enfoque estandarizado para la incorporación
- Seguimiento del tiempo: Supervisar el progreso y ofrecer compatibilidad según sea necesario
- Integración tecnológica: Utilizar software de gestión de talentos o software de RRHH para un seguimiento y comunicación eficientes
2. Cumplimiento: Comprensión de las normas legales y de empresa obligatorias
Este nivel suele centrarse en:
- Procesamiento: Completar el papeleo de los nuevos empleados e inscribirlos en las prestaciones
- Comprensión de los sistemas: Hacerles comprender las políticas y procedimientos de la empresa
- Formación: Orientar a los nuevos empleados mediante sesiones de formación sobre políticas, normas y reglamentos obligatorios
- Indicadores clave de rendimiento (KPI): Establecer criterios para que cumplan los requisitos específicos del sector o del rol
Sin embargo, hacer que los nuevos empleados lean el manual del empleado de su empresa no es suficiente. Para ayudarles realmente a tener éxito, debe equiparles con recursos adicionales que incluyan las políticas y procedimientos de toda la empresa.
Además, debe programar reuniones con ellos para hablar de estos recursos, explicarles cómo afecta el cumplimiento a su trabajo diario y evaluar su comprensión.
3. Cultura: Inculcar la ética y el modo de vida de la empresa
La cultura de la organización siempre juega un papel importante a la hora de atraer a nuevos empleados, y con razón. Sin embargo, hay que asegurarse de que la cultura de un nuevo empleado va más allá de las impresiones iniciales.
Mientras que la contratación se centra en la compatibilidad, la incorporación ofrece la oportunidad de cultivar el entendimiento cultural
El propio proceso de incorporación refleja la cultura. Cuando los representantes de RR.HH. facilitan activamente la integración de los nuevos empleados en el equipo y las presentaciones, y solicitan comentarios sobre su experiencia, esto representa un sólido compromiso con la transparencia y la responsabilidad.
Por ejemplo, Google ofrece a sus empleados prestaciones de primera clase, como asesoramiento financiero personalizado, un programa de asistencia médica para empleados transexuales, cuatro semanas al año para trabajar desde cualquier lugar y compatibilidad con la fertilidad y el crecimiento familiar.
Todos estos esfuerzos reflejan la confirmación del compromiso de Google con sus empleados y demuestran hasta qué punto la empresa se preocupa por su bienestar profesional y personal.
4. Conexión: Construir relaciones interpersonales
Es innegable que uno de los ingredientes más esenciales del marco de las cuatro C es el modo en que la incorporación ayuda a los empleados nuevos o ya establecidos a sentirse conectados con su equipo y su empresa.
Si la era pospandémica nos ha enseñado algo, las conexiones sólidas en el lugar de trabajo proporcionan ayuda, compatibilidad y orientación esenciales tanto en los momentos difíciles como en los felices.
Pero es más fácil decirlo que terminarlo. Establecer conexiones fiables puede resultar difícil debido a la ansiedad social, la falta de interés por socializar o incluso las ideas preconcebidas sobre la política de la empresa, que afectan a la moral de los empleados.
He aquí algunas estrategias clave que los profesionales de RR.HH. pueden poner en práctica:
- Socializar: Planificar reuniones informales fuera del horario de trabajo, como comidas de equipo, horas felices o actividades de voluntariado
- Reconocimiento: Reconocer públicamente los logros individuales y de equipo para reforzar los lazos de equipo y motivar a los empleados
- Diversión en el trabajo: Crear un canal en línea (en Slack, por ejemplo) en el que los empleados puedan compartir actualizaciones no relacionadas con el trabajo, bromas o datos curiosos
- Celebración: Ve más allá de la tarta de cumpleaños; personaliza las celebraciones destacando las contribuciones únicas de un empleado o creando un 'Tablero de recuerdos'
- Creación de equipos: Planifique salidas periódicas, eventos anuales de recaudación de fondos, fiestas de fin de año y jornadas de "traiga su mascota al trabajo" para fomentar las relaciones entre los equipos y dentro de ellos
Una buena estructura conlleva la gran responsabilidad de aplicarla y mantenerla. Las empresas se enfrentaron a enormes dificultades para conseguirlo durante la pandemia.
Veamos cómo funciona un proceso de incorporación a distancia, los retos habituales y las posibles soluciones.
También puede leer: Cómo mejorar la retención de empleados previniendo
cómo mejorar la permanencia de los empleados impidiendo que abandonen la empresa https://clickup.com/es-ES/blog/147308/como-evitar-el-abandono-silencioso/ la renuncia silenciosa /%href/
en su lugar de trabajo
Incorporación de empleados a distancia Una encuesta de The Survey of Working Arrangements and Attitudes (SWAA) (en inglés) reveló que a principios de 2024, el 13% de los empleados a tiempo completo en EE.UU. trabajaban a distancia, mientras que el 29% lo hacían en modalidades híbridas.
Las empresas adaptaron su incorporación para mantener a sus empleados a distancia comprometidos y productivos . Pero no sin antes afrontar retos como:
- Dificultad para comprender las nuevas tecnologías o plataformas de software necesarias para facilitar el trabajo a distancia
- Falta de relaciones profesionales y de compenetración entre los miembros del equipo debido a la ausencia de interacciones cara a cara
- Acceso limitado a recursos de la empresa, documentos y otra información que suele estar fácilmente disponible en ajustes de trabajo in situ
- Barreras de comunicación que provocan falta de comunicación entre los miembros del equipo y sus supervisores o compañeros
Para superar estos retos, las empresas de todo el mundo emplearon estrategias para transformar las técnicas tradicionales de incorporación en otras que faciliten el trabajo a distancia, como:
- Aprovechar las plataformas de productividad laboral para la incorporación introduciendo videoconferencias, módulos de formación en línea y herramientas de colaboración
- Utilizar plataformas en línea y soluciones de firma digital para agilizar la gestión de documentos y reducir la dependencia del papeleo físico
- Introducir materiales y recursos de formación en línea en formatos versátiles, que permitan a los nuevos empleados acceder a ellos en cualquier momento y lugar
- Centrarse en establecer conexiones sociales y relaciones de equipo a través de eventos virtuales, rompehielos en línea y programas de tutoría entre iguales
- Introducir formularios de opinión en línea, encuestas y páginas web de comentarios anónimos para responder a las preocupaciones de los nuevos empleados y también recopilar información para aplicar el cambio
He aquí una comparación más amplia entre los procesos de incorporación tradicional y a distancia:
Funciones Incorporación tradicional Incorporación remota/virtual Incorporación remota/virtual Incorporación remota/virtual Incorporación remota/virtual Incorporación remota/virtual | ||||||
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Mejora del bienestar de los empleados, reducción del absentismo, contratación de un mayor número de talentos y un entorno de trabajo más sostenible | ||||||
Interacción: principalmente cara a cara; principalmente virtual, con videoconferencias y recursos en línea | ||||||
Trabajo en papel | Formularios y documentos físicos | Documentos digitales y formularios en línea | Capacitación | Formación | ||
Formación: sesiones y presentaciones en persona, módulos de formación en línea, seminarios web y aprendizaje a su ritmo | ||||||
Creación de equipos: actividades presenciales y reuniones sociales; ejercicios virtuales de creación de equipos y eventos sociales en línea | ||||||
Desafíos: poca flexibilidad de horarios, tiempo dedicado a viajar al trabajo, menor conciliación de la vida laboral y familiar, posibles problemas tecnológicos, formación de silos en el equipo, falta de interacciones interpersonales | ||||||
Beneficios | Mejor vinculación de los miembros del equipo, recopilación instantánea de opiniones, más oportunidades de establecer contactos y fácil seguimiento de la asistencia | Mejora del bienestar de los empleados, reducción del absentismo, contratación de un mayor número de talentos, entorno de trabajo más sostenible | Desafíos | Flexibilidad limitada de horarios, tiempo dedicado a viajar al trabajo, menos conciliación de la vida laboral y familiar | Posibles problemas tecnológicos, creación de silos en el equipo, falta de interacciones interpersonales | **Desafíos |
Bonificación:_ ¿Incorporación para equipos remotos? Plantilla de incorporación remota de ClickUp la plantilla de incorporación remota de ClickUp le proporciona una lista de tareas predefinida para todos los pasos de la incorporación, un cronograma del proyecto para completar la incorporación a tiempo y herramientas de colaboración para facilitar la comunicación con los miembros del equipo
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- Crear scripts de correo electrónico personalizados para dar la bienvenida a los nuevos empleados y enviar recordatorios automatizados para completar sus documentos de incorporación
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- Brainstorm ideas para el compromiso de los empleados y recibir resúmenes de las tasas de asistencia, estadísticas de rotación, informes de bajas e informes departamentales
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Aclare las expectativas laborales con información en tiempo real
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Puede combinar Paneles de ClickUp con su plataforma de gestión de RR.HH. para obtener información en tiempo real sobre el progreso y la valoración de la incorporación de los empleados, los requisitos de formación, los índices de compromiso y mucho más.
Estas son algunas de las formas en que su equipo de RR.HH. puede utilizar los paneles personalizables de ClickUp:
- Cree un panel para visualizar el proceso de incorporación de los nuevos empleados. Incluya widgets que muestren los índices de tareas completadas, el estado de los documentos, el progreso del módulo de formación y los índices de satisfacción de la incorporación
- Visualice los índices de cumplimentación de formularios de opinión, programas de desarrollo de habilidades y próximas sesiones de formación
- Desarrollar paneles de contratación y retención que muestren el estado de los puestos vacantes, el tamaño y la diversidad del grupo de solicitantes, los índices de programación y finalización de entrevistas, las encuestas de satisfacción de los empleados, la participación en eventos de la empresa y las comunicaciones internas
💡Consejo profesional: Utilizar ClickUp control de tiempo del proyecto para registrar el tiempo empleado por un empleado en tareas, hojas de horas manuales, asistencia diaria y horas facturables para autónomos o proveedores externos. Integre las aplicaciones de control de tiempo que utilice, como Toggl, Timely y Clockify.
Evaluación del rendimiento y contratación
La productividad influye en la consecución de las metas de la organización. Los empleados deben conocer la descripción de su puesto, sus obligaciones diarias y las métricas de las metas clave con las que se medirá su rendimiento. Un proceso de incorporación eficaz garantizará que todas las nuevas contrataciones tengan claras sus responsabilidades laborales y los indicadores clave de rendimiento (KPI) que influirán en la evaluación del rendimiento.
Los datos derivados de los KPI, como los índices de tareas completadas, las pruebas de retención de conocimientos y las encuestas de valoración, le permiten medir este progreso hacia la consecución de las metas de incorporación. Esto le ayuda a identificar las áreas en las que los nuevos empleados podrían necesitar ayuda.
Al identificar las deficiencias de rendimiento en una fase temprana del proceso de incorporación, puede proporcionar compatibilidad específica y abordar cualquier problema subyacente antes de que obstaculice el éxito de la nueva contratación.
Para los empleados nuevos y los ya establecidos, puede utilizar la herramienta Plantilla de evaluación trimestral del rendimiento de ClickUp para medir y realizar un seguimiento del rendimiento a lo largo del tiempo, detectar áreas de mejora y proporcionar comentarios y orientación a tiempo. Esto dará como resultado un mayor compromiso de los empleados y les proporcionará una sensación de logro y reconocimiento.
Seguridad y salud en el trabajo en la contratación
Ayudar a un nuevo empleado a comprender sus obligaciones en materia de cumplimiento, salud y seguridad (CHS) sienta las bases de un entorno de trabajo seguro y ético para el individuo y la organización.
Con la plantilla Plantilla del Manual del Empleado de ClickUp en este manual, un empleado recién contratado puede conocer rápidamente todos los detalles vitales de su empresa. Puede añadir otros elementos esenciales a esta lista, como una lista de control de incorporación, la política del lugar de trabajo, la ética empresarial, los requisitos legales y reglamentarios, las cláusulas de confidencialidad, la elaboración de informes sobre riesgos para la seguridad, la política de asistencia y los beneficios de la empresa.
El proceso de incorporación debe centrarse en crear una cultura de aprendizaje continuo y concienciación sobre el cumplimiento de las normas, la salud y la seguridad. Esto puede lograrse mediante sesiones de formación periódicas, campañas de seguridad y recursos fácilmente disponibles, como manuales de seguridad y módulos de formación en línea.
Relacionado: Ver
ref/ https://clickup.com/blog/how-our-onboarding-team-uses-clickup/ Cómo utiliza la plataforma el equipo de incorporación de ClickUp /%href/
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Cuando contrata y retiene el talento adecuado situándolo en una trayectoria progresiva, reduce el coste del abandono y mejora la marca de su empresa como empleador.
Los objetivos principales de un plan de incorporación son aumentar el compromiso y la productividad de los empleados para ayudarles a tener éxito en su empresa.
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