Tanto si coordinas un proyecto de un equipo pequeño como si diriges una iniciativa en la que participan varios departamentos, no puedes prescindir de un buen software de gestión de proyectos.
Las herramientas de gestión de proyectos hacen mucho más que mantener las tareas organizadas: pueden perfeccionar y optimizar todo tu flujo de trabajo, garantizando que todo, desde la planificación inicial hasta la ejecución final, se desarrolle sin problemas.
Con tantas herramientas de gestión de proyectos en el mercado, elegir entre potencias como Microsoft Planner y Asana puede resultar abrumador. Cada una ofrece una combinación única de funciones diseñadas para simplificar la gestión de proyectos, pero ¿cuál se ajustará realmente a las necesidades de tu equipo y simplificará tu día a día como gestor de proyectos?
En este artículo se analizan estas herramientas, se describen sus funciones, puntos fuertes y limitaciones, lo que le ayudará a tomar una decisión informada que permitirá a su equipo trabajar de forma más inteligente, no más dura.
¿Qué es Asana?
Asana es una herramienta de gestión de proyectos que puede facilitarle la vida a su equipo a la hora de organizar, realizar el seguimiento y completar tareas. Asana va más allá de las simples listas de tareas pendientes, ya que utiliza descripciones detalladas, adjuntos y comentarios para que todos estén en sintonía. Esto la convierte en la opción preferida entre los programas gratuitos de gestión de proyectos.
Asana es conocida por maximizar el impacto al aumentar la eficiencia en todos los departamentos y herramientas, impulsar la claridad y la responsabilidad al conectar el trabajo con las metas de toda la empresa, y escalar con confianza al proporcionar seguridad y control de nivel de corporación, lo que garantiza que todos comprendan cómo su trabajo contribuye al panorama general.
Utiliza las funciones de gestión de carteras para priorizar y asignar recursos entre varios proyectos.
Esta herramienta es útil para todos los equipos y usuarios, ya sean especialistas en marketing que planifican múltiples campañas o gestores de productos que coordinan el lanzamiento de nuevas funciones. Ayuda a todos a estar al día con los plazos y los entregables.
Funciones de Asana
Echemos un vistazo a lo que ofrece Asana:
1. Visualización del proyecto
Imagina poder ver el cronograma de tu proyecto, saber exactamente dónde encaja cada tarea en el panorama general y reorganizar las cosas según sea necesario: Asana lo hace posible.
Para los equipos de desarrollo de software, la vista de cronograma te permite ver toda la hoja de ruta del proyecto, las dependencias entre tareas y los posibles cuellos de botella, lo que facilita el ajuste de prioridades y recursos.
Los equipos de marketing pueden utilizar la vista Tablero para gestionar calendarios de contenido, con columnas para la ideación, la redacción, la revisión y la publicación.
Asana también ofrece plantillas de gestión de proyectos, que proporcionan marcos estructurados que ahorran tiempo y ayudan a estandarizar las prácticas en toda tu organización. Sus plantillas de planificación estratégica son un éxito entre los equipos que necesitan habitualmente intercambiar ideas y trazar metas estratégicas para alinear sus esfuerzos hacia objetivos a largo plazo.
2. Flujos de trabajo personalizables
Cada equipo tiene su propio ritmo, y Asana lo entiende. Puedes adaptar los flujos de trabajo para que se ajusten exactamente a la forma en que tu equipo trabaja mejor, desde simples listas de control hasta complejas fases de proyectos.
Optimice las tareas repetitivas con las reglas de automatización de Asana. Por ejemplo, puede enviar automáticamente un correo electrónico de notificación a un miembro del equipo cuando se le asigne una tarea o mover automáticamente una tarea a la fase de «revisión» una vez completada.
Asana también te permite personalizar campos avanzados para recopilar información específica del proyecto que sea relevante para tu trabajo. Por ejemplo, un equipo de marketing podría crear un campo personalizado para el «público objetivo» en las tareas de la campaña de marketing, mientras que un equipo de desarrollo de software podría crear un campo personalizado para la «gravedad de la incidencia» en las tareas de desarrollo.
Para flujos de trabajo complejos, Asana te permite configurar reglas avanzadas y dependencias entre tareas. Imagina una tarea de diseño que no se puede iniciar hasta que se complete una tarea de aprobación del cliente. Las reglas de Asana pueden garantizar que las tareas se completen en el orden correcto y que las dependencias se apliquen automáticamente.
En conjunto, estas funciones son un salvavidas, especialmente para equipos con tareas repetitivas, ya que liberan tiempo y reducen la posibilidad de errores humanos.
3. Integración con aplicaciones de terceros
Asana no espera que trabajes de forma aislada. Se integra con la mayoría de las aplicaciones de terceros que utilizas a diario, como Google Calendar, Slack e incluso Microsoft Office.
- Integra Google Calendar para crear automáticamente tareas a partir de eventos del calendario o viceversa.
- Conéctate con Slack para recibir notificaciones y actualizaciones en los canales de comunicación de tu equipo.
- Adjunta archivos de Microsoft Office o Google Drive directamente a las tareas, manteniendo todos los activos del proyecto en un solo lugar.
Esto significa que ya no tendrás que cambiar de pestaña para encontrar información, ya que todo está conectado justo donde lo necesitas.
Precios de Asana
- Personal: Gratis Forever
- Starter: 13,49 $ al mes.
- Avanzado: 30,49 $ al mes.
- Enterprise: Precios personalizados
- Enterprise+: Precio personalizado
¿Qué es Microsoft Planner?
Microsoft Planner es la herramienta ideal para gestionar tareas de forma fluida dentro del ecosistema de Microsoft. Si tu equipo ya utiliza Microsoft Office o Microsoft Teams, incorporar Planner podría simplificar la forma en que gestionas los proyectos.
Está diseñada para proporcionar una forma sencilla y visual de organizar el trabajo en equipo. Los usuarios pueden crear planes, asignar tareas, establecer plazos y colaborar con sus compañeros. Planner utiliza una interfaz basada en tarjetas que facilita la gestión de las tareas personales y del equipo.
Funciones de Microsoft Planner
A continuación, te ofrecemos un breve resumen de las ventajas de Microsoft Planner para la colaboración en equipo y la gestión de proyectos:
1. Organización de tareas
Si ha aceptado varios proyectos sobre la marcha, Microsoft Planner puede ayudarle a dividirlos. Sus intuitivos tableros Kanban facilitan el proceso de asignar tareas, establecer fechas límite y organizarlas en categorías.
Aprovecha las capacidades de automatización de Planner para simplificar las asignaciones de tareas rutinarias, las actualizaciones y las alertas. Es perfecto para llevar un control de todo, desde campañas de marketing hasta lanzamientos de software.
2. Colaboración en equipo
Su integración con Microsoft Teams convierte a Microsoft Planner en un punto central para todas las comunicaciones del proyecto.
Asigna tareas a personas concretas, establece plazos y supervisa el progreso para que todo el mundo vaya por buen camino. Colabora de forma eficaz mediante el uso compartido de archivos y la discusión directa de los detalles en las tareas.
¿Necesitas actualizar un archivo o compartir un mensaje rápido? Todo está ahí, justo donde lo dejaste, lo que facilita que todos estén en sintonía.
3. Gestión visual de tareas
Para los equipos que se benefician de las señales visuales, Microsoft Planner ofrece una configuración de tablero estilo Kanban en la que las tareas se pueden mover de «Planificadas» a «En curso» y «Completadas». Esto no solo facilita la visualización del estado de cada tarea, sino que también ayuda a gestionar eficazmente las dependencias y los cronogramas de las tareas.
Los gráficos de Gantt de Planner también son herramientas útiles para visualizar los cronogramas y las dependencias de los proyectos. Por ejemplo, un equipo de desarrollo de software puede visualizar las tareas de sprint, realizar el seguimiento de las correcciones de errores y gestionar los lanzamientos sin perder de vista el panorama general.
Precios de Microsoft Planner
- Microsoft 365 Business Basic: 6 $/usuario al mes
- Microsoft 365 Business Standard: 12,50 $/usuario al mes.
- Microsoft 365 Business Premium: 22 $ al mes por usuario.
- Microsoft 365 Apps for Business: 8,25 $ al mes.
Microsoft Planner frente a Asana: comparación de funciones
Cuando se trata de organizar todas esas tareas pendientes y asegurarse de que su equipo esté al día, Microsoft Planner y Asana son muy eficaces. Pero lo hacen cada uno a su manera.
Profundicemos y comparemos:
| Función | Asana | Microsoft Planner |
| Visualización de tareas | Diversas vistas, incluyendo tableros Kanban, listas, calendarios y cronogramas. | Tablero Kanban |
| Colaboración en equipo | Múltiples canales | Integración con Teams |
| Integración de aplicaciones de terceros | Amplias integraciones (por ejemplo, Slack, Google Drive, Dropbox). | Integraciones limitadas (principalmente productos de Microsoft) |
| Colaboración en tiempo real | Actualizaciones en tiempo real | Sincronizado con los equipos |
| Aplicación móvil | Totalmente funcional | Acceso desde cualquier lugar |
| Funcionalidad sin conexión | Limitado (requiere sincronizar al volver a conectarse) | Limitado (requiere sincronización al volver a conectarse) |
| Control de tiempo | Integrado (automático y manual) | A través de complementos |
| Campos personalizados | Altamente personalizable | Personalización limitada |
| Herramientas de elaboración de informes | Análisis avanzado | Informes básicos |
Ahora compararemos las funciones en detalle:
1. Visualización de tareas
Asana
Usar Asana para visualizar tareas es como entrar en una sala de control con monitores que muestran todo en tiempo real. Puedes elegir entre listas que organizan las tareas como una lista de tareas pendientes, tableros que te ofrecen una panorámica al estilo Kanban, cronogramas en diagramas de Gantt y calendarios para aquellos que necesitan ver cómo se acumulan las tareas día a día.
La herramienta es perfecta para personas con pensamiento visual que desean planear y reorganizar proyectos con una interfaz sencilla de arrastrar y soltar.
Microsoft Planner
Planner te ofrece una experiencia Kanban sencilla. Cada proyecto tiene su propio tablero y las tareas se clasifican en columnas para que puedas ver el flujo desde «Pendiente» a «En curso» y «Terminada». Aunque puede que no tenga todas las funciones avanzadas de las vistas de Asana, cubre lo esencial para los equipos que ya trabajan con la suite de Microsoft y prefieren la simplicidad.
Ganador: Asana, para aquellos que buscan una gran variedad de opciones visuales y una mayor flexibilidad.
2. Colaboración en equipo
Asana
Piensa en Asana como el hub de comunicación de tu equipo. Puedes comentar tareas, enviar mensajes a los miembros del equipo e incluso celebrar la finalización de tareas con simpáticos unicornios voladores. Está diseñada para mantener a todos conectados e informados, ya sea en la oficina o al otro lado del mundo.
Microsoft Planner
Si trabajas con Microsoft Teams, Planner te resultará muy familiar. Se integra perfectamente en tus chats y reuniones, lo que te permite compartir tareas y actualizaciones sin salir del entorno del equipo. Es como tener un canal dedicado a todo lo relacionado con el proyecto, lo que mantiene al equipo centrado y sincronizado.
Ganador: Empate. Planner es ideal para quienes invierten en Microsoft Teams, mientras que Asana ofrece funciones de colaboración más amplias para diversos flujos de trabajo.
3. Integraciones de aplicaciones
Asana
Asana no es exigente a la hora de elegir con quién trabaja. Se integra con muchas otras aplicaciones, desde el control de tiempo y la elaboración de informes hasta el uso compartido de archivos y las plataformas de comunicación. Esta interoperabilidad convierte a Asana en una herramienta versátil que se adapta a casi cualquier tecnología que utilices.
Microsoft Planner
Planner funciona mejor con amigos, concretamente con otras aplicaciones de Microsoft. Para los equipos acostumbrados al modo de trabajar de Microsoft Office, la integración de Planner significa el uso compartido de archivos y datos entre aplicaciones sin ningún tipo de complicaciones.
Ganador: Asana, para equipos que utilizan una combinación de herramientas y necesitan amplias capacidades de integración con terceros.
4. Precios
| Función | Asana | Microsoft Planner | Ideal para |
| Plan Free | Personal: gratis | No disponible | Personas o equipos que acaban de empezar con la gestión de proyectos. |
| Plan inicial | Starter: 13,49 $ al mes. | Microsoft 365 Business Basic: 6 $/usuario al mes | Equipos pequeños y medianos de tamaño pequeño a mediano que necesitan una integración básica. |
| Plan de negocios | Avanzado: 30,49 $ al mes. | Microsoft 365 Business Standard: 12,50 $/usuario al mes. | Equipos que requieren funciones de gestión de proyectos y herramientas de colaboración más avanzadas. |
| Plan Business Premium | Corporación: precios personalizados | Microsoft 365 Empresa Premium: 22 $ al mes por usuario. | Empresas que buscan un software de gestión de proyectos completo con seguridad y soporte avanzados. |
| Aplicaciones | No aplicable | Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas: 8,25 $ al mes. | Equipos que buscan integraciones de aplicaciones de Microsoft con capacidades adicionales de gestión de proyectos. |
| Plan Enterprise | Precios personalizados | Precios personalizados | Grandes organizaciones o aquellas con necesidades complejas de gestión de proyectos que requieren soluciones personalizadas. |
Microsoft Planner
Microsoft Planner es probablemente la opción más conveniente y rentable para los equipos que ya están integrados en el ecosistema de Microsoft. Ofrece una integración sencilla con el conjunto de herramientas de Microsoft, lo que lo convierte en un complemento perfecto para el flujo de trabajo de aquellos que dependen en gran medida de otras aplicaciones de Microsoft.
Asana
Asana, por otro lado, es útil para equipos que necesitan una herramienta de gestión de proyectos independiente con una amplia gama de visualizaciones y opciones de personalización. Su nivel gratuito la hace accesible para uso personal o equipos pequeños, mientras que sus niveles superiores ofrecen amplias funciones adecuadas para proyectos más grandes y complejos.
Ganador: No hay un «ganador» de tamaño único para todos los casos. La elección correcta depende de las circunstancias y los requisitos específicos del equipo.
A la hora de tomar una decisión, los equipos deben tener en cuenta factores como las suscripciones existentes, la importancia de las herramientas visuales de planificación de proyectos y la necesidad de integración con otras aplicaciones.
Asana frente a Microsoft Planner en Reddit
Para comprender mejor las preferencias de los usuarios entre Asana y Microsoft Planner, hemos analizado lo que opinan los usuarios en Reddit.
En Asana, un usuario solo tiene elogios:
Me encanta cómo organiza mis tareas pendientes, me hace sentir realizado a medida que las voy completando y me permite comunicarme y delegar en mi equipo de manera eficiente. Siento que ahora pienso en términos de tareas.
Me encanta cómo organiza mis tareas pendientes, me hace sentir realizado a medida que las voy completando y me permite comunicarme y delegar en mi equipo de manera eficiente. Siento que ahora pienso en términos de tareas.
Muchos usuarios prefieren Asana por su capacidad para crear listas de tareas pendientes y ayudar a los equipos a delegar tareas fácilmente. Si estás buscando alternativas a Asana, ten en cuenta que los usuarios valoran Asana por sus excelentes herramientas de organización y su interfaz fácil de usar, pero otras herramientas pueden adaptarse mejor a diferentes preferencias de flujo de trabajo o necesidades de funciones.
En Microsoft Planner, un usuario de Reddit del subreddit r/projectmanagement lo expresó de forma sencilla:
He utilizado Planner en muchos proyectos y me ha resultado muy útil para realizar mi trabajo y el de los equipos que he gestionado. ¿Es la mejor herramienta que existe? No, pero hace lo que necesito que haga.
He utilizado Planner en muchos proyectos y ha sido muy eficaz a la hora de terminar el trabajo para mí y para los equipos que he gestionado. ¿Es la mejor herramienta que existe? No, pero hace lo que necesito que haga.
Este usuario valora positivamente Planner por su sencillez y eficacia, especialmente si ya utiliza otras herramientas de Microsoft. Para aquellos que buscan alternativas a Microsoft Planner, esta perspectiva destaca que, aunque Planner es eficaz, otras opciones pueden ofrecer funciones diferentes o adicionales.
¿Cuál es la conclusión?
Reddit lo tiene claro: Microsoft Planner es la opción sólida y fiable para quienes trabajan en el entorno de Microsoft. Asana, por su parte, destaca por sus superpoderes de organización de tareas y por ayudar a los equipos a comunicarse mejor.
Si buscas algo que se adapte perfectamente a tu rutina de Microsoft, vale la pena echarle un vistazo a Planner. Pero si quieres una herramienta que facilite las tareas y el trabajo en equipo, Asana podría ser la opción ideal. En realidad, todo depende de lo que quieras que haga tu herramienta de gestión de proyectos por ti y por tu equipo.
Conoce ClickUp: la mejor alternativa a Microsoft Planner y Asana.
Aunque Microsoft Planner y Asana tienen sus puntos fuertes, hay otra opción que vale la pena considerar: ClickUp. Esta versátil herramienta combina gestión de proyectos, gestión de tareas y funciones colaborativas, todo en una sola plataforma.
Además, también ofrece el potente asistente de IA ClickUp Brain y varias plantillas para facilitar la gestión de proyectos a equipos de todos los tamaños.
1. Plataforma de gestión de proyectos ClickUp
La suite de gestión de proyectos de ClickUp es una plataforma todo en uno que ayuda a los equipos a trabajar de forma más inteligente y ahorrar tiempo, ya que proporciona flujos de trabajo conectados, paneles de control en tiempo real y funciones completas de gestión del conocimiento.
Así es como puede ayudarte con la gestión de proyectos:
- Acerca a los equipos al simplificar los flujos de trabajo, lo que permite una colaboración y comunicación fluidas.
- Ayuda a realizar el seguimiento de todos los detalles, el progreso y los cronogramas del proyecto con los dinámicos paneles de control de ClickUp, que ofrecen una gran visibilidad.
- Aumenta la eficiencia automatizando tareas repetitivas a través de ClickUp Automatizaciones y generando informes detallados para supervisar el estado de los proyectos.
- Adapta más de 15 vistas de ClickUp a las necesidades de los diferentes equipos y proyectos, lo que garantiza que todos tengan la perspectiva adecuada para contribuir de manera eficaz.
- Le ayuda a establecer prioridades en las tareas, correlacionar las dependencias entre ellas, realizar el seguimiento de las cargas de trabajo y capacidades, y asignar recursos a lo que es importante, alineándolos con las metas de la empresa.
- Facilita la entrega más rápida de proyectos dentro del presupuesto mediante la coordinación de la planificación de proyectos y la colaboración entre equipos en una sola plataforma.
2. ClickUp Brain
ClickUp no solo te ayuda a gestionar tareas, sino que utiliza la IA para que trabajes de forma más inteligente. Con ClickUp Brain, puedes automatizar tareas repetitivas, obtener información sobre tus hábitos de trabajo, generar resúmenes automáticos para actualizaciones de progreso e incluso predecir los cronogramas de los proyectos.
Es como tener un asistente personal que siempre está aprendiendo cómo hacer que tu equipo sea más eficiente.
Así es como puede ayudarte:
- AI Project Manager: automatiza las actualizaciones de los proyectos y los resúmenes diarios, y sincroniza los esfuerzos del equipo, lo que reduce la carga de trabajo manual necesaria para supervisar los proyectos.
- AI Knowledge Manager: ayuda a los equipos a realizar el seguimiento, el uso compartido y la recuperación de contenido y contexto empresarial desde sus entornos de trabajo, lo que favorece la optimización del lugar de trabajo. Puede responder a preguntas relacionadas con tus tareas, documentos e incluso con los miembros del equipo.
- AI Writer for Work: mejora la comunicación dentro de los equipos al proporcionar funciones de IA contextuales y conversacionales disponibles en todo ClickUp. Úsalo para generar respuestas de correo electrónico, material de marketing, documentación de requisitos de productos, fragmentos de código y mucho más.
- Inicie la IA desde cualquier lugar: ClickUp Brain actúa como una puerta de enlace de IA de autoservicio para buscar respuestas y mantener al equipo en un estado de flujo ininterrumpido, accesible desde la barra de herramientas en cualquier lugar del entorno de trabajo.
3. Tareas de ClickUp
Con las tareas de ClickUp, obtienes más que un lugar para enumerar tus tareas pendientes. Puedes dejar comentarios detallados en hilos, asignar acciones a través de comentarios y @menciones directamente en las tareas de ClickUp, establecer prioridades e incluso realizar el seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea.
Se trata de un software de gestión de tareas completo que cubre todos los aspectos, desde la visión general hasta los detalles más minuciosos.
Así es como puede ayudarte:
- Facilita la colaboración en las tareas con tu equipo, permitiendo asignar varias personas asignadas a una misma tarea y añadir hilos de comentarios a cualquier tarea.
- Asigna comentarios como elementos pendientes para asegurarte de que nada se pase por alto.
- Ahorra tiempo en discusiones interminables con grabaciones de pantalla compartibles a través de ClickUp Clips.
- Navega rápidamente a cualquier tarea o subtarea dentro de tu proyecto y visualiza tu trabajo en múltiples vistas.
- Personaliza tu entorno de trabajo con tus convenciones de nomenclatura y define los tipos de tareas que tengan sentido para tu equipo.
- Crea una base de datos de tareas identificando tareas para incidencias, sprints, personas y más con los tipos de elementos. Agrupa las tareas por categoría para crear una base de datos para diferentes tipos de tareas.
- Configura tareas periódicas para recordatorios periódicos, como reuniones semanales o tareas diarias.
4. Plantilla de planificador de proyectos de ClickUp
No empieces desde cero. Utiliza la plantilla de planificación de proyectos de ClickUp para ponerte en marcha con planes de proyectos predefinidos que puedes personalizar tanto como necesites.
Ideal para coordinar lanzamientos de productos o gestionar actividades de equipo, esta plantilla le proporciona las herramientas necesarias para perfeccionar su flujo de trabajo y alcanzar sus objetivos de manera eficiente.
La plantilla te permite:
- Centraliza todos tus planes de proyecto para un acceso unificado.
- Supervise sin esfuerzo los avances con los intuitivos tableros Kanban.
- Coordina tu equipo y tus recursos para mejorar la productividad.
Garantiza una gestión eficaz de proyectos con las herramientas adecuadas.
Es el momento decisivo. Tienes Microsoft Planner, que encaja como un guante si estás arraigado en el ecosistema de Microsoft. Luego está Asana, que es como tener un par de manos extra para organizarlo todo.
Si buscas una herramienta que se integre bien con los productos de Microsoft y ofrezca simplicidad y herramientas eficientes para la gestión de tareas, Microsoft Planner podría ser la mejor opción. Sin embargo, si necesitas una herramienta que admita una amplia personalización, integraciones de terceros y plantillas de planificación estratégica completas, Asana podría ser tu mejor opción.
Pero aquí va una idea: ¿y si pudieras tener todas estas funciones en un solo lugar? Ahí es donde entra en juego ClickUp. Es como un coche eléctrico genial que no solo te lleva adelante, sino que lo hace con un toque tecnológico muy interesante: piensa en una IA inteligente que se encarga de las tareas rutinarias, un panel repleto de funciones para cualquier tarea imaginable y plantillas que te permiten estar listo para los proyectos en un abrir y cerrar de ojos.
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