Tanto si estás coordinando un proyecto con un equipo pequeño como si estás al mando de una iniciativa en la que participan varios departamentos, no puedes prescindir de un buen software de gestión de proyectos.
Las herramientas de gestión de proyectos hacen mucho más que organizar las tareas: pueden perfeccionar y optimizar todo tu flujo de trabajo, garantizando que todo, desde la planificación inicial hasta la ejecución final, se desarrolle sin problemas.
Con tantas herramientas de gestión de proyectos en el mercado, elegir entre potencias como Microsoft Planner y Asana puede resultar abrumador. Cada una ofrece una combinación única de funciones diseñadas para simplificar la gestión de proyectos, pero ¿cuál se ajusta realmente a las necesidades de tu equipo y simplifica tu día a día como gestor de proyectos?
En este artículo se analizan estas herramientas, se describen sus funciones, puntos fuertes y limitaciones, lo que te ayudará a tomar una decisión informada que permitirá a tu equipo trabajar de forma más inteligente, no más dura.
¿Qué es Asana?
Asana es una herramienta de gestión de proyectos que puede facilitar la vida de tu equipo a la hora de organizar, realizar el seguimiento y completar tareas. Asana va más allá de las simples listas de tareas pendientes, ya que utiliza descripciones detalladas, adjuntos y comentarios para que todos estén en la misma página. Esto la convierte en la opción preferida entre las opciones de software gratuito de gestión de proyectos .
Asana es conocida por maximizar el impacto al aumentar la eficiencia entre departamentos y herramientas, impulsar la claridad y la responsabilidad al conectar el trabajo con las metas de toda la empresa, y escalar con confianza al proporcionar seguridad y control de nivel empresarial, lo que garantiza que todos comprendan cómo su trabajo contribuye al panorama general.
Utiliza las funciones de gestión de carteras para priorizar y asignar recursos a varios proyectos.
Esta herramienta es ideal para todos los equipos y usuarios, ya sean especialistas en marketing que planifican múltiples campañas o gestores de productos que coordinan el lanzamiento de nuevas funciones. Ayuda a todos a estar al día con los plazos y los entregables.
Funciones de Asana
Echemos un vistazo a lo que Asana pone sobre la tabla:
1. Visualización de proyectos
Imagina ver el cronograma de tu proyecto, saber exactamente dónde encaja cada tarea en el panorama general y reorganizar las cosas según sea necesario: Asana lo hace posible.
Para los equipos de desarrollo de software, la vista Cronograma te permite ver toda la hoja de ruta del proyecto, las dependencias entre tareas y los posibles cuellos de botella, lo que facilita el ajuste de prioridades y recursos.
Los equipos de marketing pueden utilizar la vista Tablero para gestionar calendarios de contenido, con columnas para la ideación, la redacción, la revisión y la publicación.
Asana también ofrece plantillas de gestión de proyectos, que proporcionan marcos estructurados que ahorran tiempo y ayudan a estandarizar las prácticas en toda la organización. Sus plantillas de planificación estratégica son un éxito entre los equipos que necesitan habitualmente hacer lluvias de ideas y correlacionar metas estratégicas para alinear sus esfuerzos hacia objetivos a largo plazo.
2. Flujos de trabajo personalizables
Cada equipo tiene su propio ritmo, y Asana lo entiende. Puedes adaptar los flujos de trabajo para que se ajusten exactamente a la forma en que tu equipo trabaja mejor, desde simples listas de control hasta fases de proyectos complejos.
Optimice las tareas repetitivas con las reglas de automatización de Asana. Por ejemplo, puede enviar automáticamente una notificación por correo electrónico a un miembro del equipo cuando se le asigna una tarea o mover automáticamente una tarea a la fase «revisar» una vez completada.
Asana también te permite personalizar campos avanzados para capturar información específica del proyecto que sea relevante para tu trabajo. Por ejemplo, un equipo de marketing podría crear un campo personalizado para «público objetivo» en las tareas de una campaña de marketing, mientras que un equipo de desarrollo de software podría crear un campo personalizado para «gravedad del error» en las tareas de desarrollo.
Para flujos de trabajo complejos, Asana te permite establecer reglas avanzadas y dependencias entre tareas. Imagina una tarea de diseño que no puede comenzar hasta que se complete una tarea de aprobación del cliente. Las reglas de Asana pueden garantizar que las tareas se completen en el orden correcto y que las dependencias se apliquen automáticamente.
En conjunto, estas funciones son un salvavidas, especialmente para equipos con tareas repetitivas, ya que liberan tiempo y reducen la posibilidad de errores humanos.
3. Integración con apps de terceros
Asana no espera que trabajes de forma aislada. Se integra con la mayoría de las apps de terceros que utilizas a diario, como Google Calendar, Slack e incluso Microsoft Office.
- Integra Google Calendar para crear tareas automáticamente a partir de eventos del calendario o viceversa
- Conéctate con Slack para recibir notificaciones y actualizaciones en los canales de comunicación de tu equipo
- Adjunta archivos de Microsoft Office o Google Drive directamente a las tareas, manteniendo todos los activos del proyecto en un solo lugar
Esto significa que ya no tendrás que cambiar de pestaña para encontrar información, ya que todo estará conectado justo donde lo necesitas.
Precios de Asana
- Personal: Gratis para siempre
- Starter: 13,49 $ al mes
- Avanzado: 30,49 $ al mes
- Enterprise: Precios personalizados
- Enterprise+: Precios personalizados
¿Qué es Microsoft Planner?
Microsoft Planner es tu herramienta ideal para gestionar tareas a la perfección dentro del ecosistema de Microsoft. Si tu equipo ya utiliza Microsoft Office o Microsoft Teams, incorporar Planner podría simplificar la forma en que gestionas los proyectos.
Está diseñado para proporcionar una forma sencilla y visual de organizar el trabajo en equipo. Los usuarios pueden crear planes, asignar tareas, establecer plazos y colaborar con sus compañeros. Planner utiliza una interfaz basada en tarjetas que facilita la gestión de las tareas personales y del equipo.
Funciones de Microsoft Planner
A continuación, te ofrecemos un resumen rápido de las características que hacen que Microsoft Planner sea útil para la colaboración en equipo y la gestión de proyectos:
1. Organización de tareas
Si has aceptado varios proyectos sobre la marcha, Microsoft Planner puede ayudarte a dividirlos. Sus intuitivos tableros Kanban facilitan el proceso de asignar tareas, establecer fechas límite y organizarlas en categorías.
Aprovecha las capacidades de automatización de Planner para simplificar las asignaciones de tareas rutinarias, las actualizaciones y las alertas. Es perfecto para llevar un control de todo, desde campañas de marketing hasta lanzamientos de software.
2. Colaboración en equipo
Su integración con Microsoft Teams convierte a Microsoft Planner en un punto central para todas las comunicaciones del proyecto.
Asigna tareas a personas concretas, establece plazos y supervisa el progreso para que todo el mundo vaya por buen camino. Colabora de forma eficaz compartiendo archivos y debatiendo los detalles directamente en las tareas.
¿Necesitas actualizar un archivo o compartir un mensaje rápido? Todo está ahí, justo donde lo dejaste, lo que facilita que todos estén en la misma página.
3. Gestión visual de tareas
Para los equipos que se nutren de señales visuales, Microsoft Planner ofrece una configuración de tablero al estilo Kanban, donde las tareas se pueden mover de «Planificadas» a «En curso» y «Completadas». Esto no solo facilita ver el estado de cada tarea, sino que también ayuda a gestionar las dependencias y los cronogramas de las tareas de manera eficaz.
Los gráficos de Gantt de Planner también son herramientas útiles para visualizar los cronogramas y las dependencias de los proyectos. Por ejemplo, un equipo de desarrollo de software puede visualizar las tareas de sprint, realizar un seguimiento de la corrección de errores y gestionar los lanzamientos sin perder de vista el panorama general.
Precios de Microsoft Planner
- Microsoft 365 Business Basic: 6 $ al mes por usuario
- Microsoft 365 Business Standard: 12,50 $ al mes por usuario
- Microsoft 365 Business Premium: 22 $ al mes por usuario
- Microsoft 365 Apps for Business: 8,25 $ al mes
Microsoft Planner frente a Asana: comparación de funciones
Cuando se trata de organizar todas las tareas pendientes y asegurarse de que su equipo está al día, Microsoft Planner y Asana son dos herramientas muy potentes. Pero cada una lo hace a su manera.
Profundicemos y comparemos:
| Función | Asana | Microsoft Planner |
| Visualización de tareas | Diversas vistas, incluyendo tableros Kanban, listas, calendarios y cronogramas | Tablero Kanban |
| Colaboración en equipo | Múltiples canales | Integración con Teams |
| Integración con apps de terceros | Amplias integraciones (por ejemplo, Slack, Google Drive, Dropbox) | Integraciones limitadas (principalmente productos de Microsoft) |
| Colaboración en tiempo real | Actualizaciones en tiempo real | Sincronizado con Teams |
| App móvil | Totalmente funcional | Acceso desde cualquier lugar |
| Funcionalidad sin conexión | Limitado (requiere sincronización al volver a conectarse) | Limitado (requiere sincronización al volver a conectarse) |
| Control de tiempo | Integrado (automático y manual) | A través de complementos |
| Campos personalizados | Altamente personalizable | Personalización limitada |
| Herramientas de elaboración de informes | Análisis avanzado | Informes básicos |
Ahora comparemos las funciones en detalle:
1. Visualización de tareas
Asana
Usar Asana para visualizar tareas es como entrar en una sala de control con monitores que muestran todo en tiempo real. Puedes elegir entre listas que organizan las tareas como una lista de tareas pendientes, tableros que te ofrecen una panorámica al estilo Kanban, cronogramas en gráficos de Gantt y calendarios para aquellos que necesitan ver cómo se acumulan las tareas día a día.
La herramienta es perfecta para personas con pensamiento visual que desean planificar y reorganizar proyectos con una interfaz sencilla de arrastrar y soltar.
Microsoft Planner
El planificador te ofrece una experiencia Kanban sencilla. Cada proyecto tiene su propio tablero y las tareas se ordenan en columnas para que puedas ver el flujo desde «Pendiente» a «En curso» y «Terminada». Aunque puede que no tenga todas las funciones de las vistas de Asana, cubre lo esencial para los equipos que ya trabajan con la suite de Microsoft y prefieren la simplicidad.
Ganador: Asana, para aquellos que buscan una gran variedad de opciones visuales y mayor flexibilidad.
2. Colaboración en equipo
Asana
Piensa en Asana como el hub de comunicación de tu equipo. Puedes comentar tareas, enviar mensajes a los miembros del equipo e incluso celebrar la finalización de tareas con simpáticos unicornios voladores. Está diseñado para mantener a todos conectados e informados, ya sea en la oficina o al otro lado del mundo.
Microsoft Planner
Si tu trabajo se desarrolla en Microsoft Teams, Planner te resultará muy familiar. Se integra perfectamente en tus chats y reuniones, lo que te permite compartir tareas y actualizaciones sin salir del entorno del equipo. Es como tener un canal dedicado a todo lo relacionado con el proyecto, lo que mantiene al equipo centrado y sincronizado.
Ganador: Empate. Planner es ideal para quienes han invertido en Microsoft Teams, mientras que Asana ofrece funciones de colaboración más amplias para flujos de trabajo diversos.
3. Integraciones de apps
Asana
Asana no es exigente en cuanto a con quién trabaja. Se integra con muchas otras apps, desde control de tiempo y elaboración de informes hasta plataformas de uso compartido de archivos y comunicación. Esta interoperabilidad convierte a Asana en una herramienta versátil que se adapta a casi cualquier tecnología que utilices.
Microsoft Planner
Planner funciona mejor con amigos, concretamente con otras apps de Microsoft. Para los equipos acostumbrados a la forma de trabajar de Microsoft Office, la integración de Planner significa compartir archivos y datos entre aplicaciones sin ningún tipo de problema.
Ganador: Asana, para equipos que utilizan una combinación de herramientas y necesitan amplias capacidades de integración con terceros.
4. Precios
| Función | Asana | Microsoft Planner | Ideal para |
| Plan Free | Personal: gratis, gratuito/a | No disponible | Personas o equipos que acaban de empezar con la gestión de proyectos |
| Plan Starter | Starter: 13,49 $ al mes | Microsoft 365 Business Basic: 6 $ al mes por usuario | Equipos pequeños y medianos que necesitan una integración básica |
| Plan Business | Avanzado: 30,49 $ al mes | Microsoft 365 Business Standard: 12,50 $ al mes por usuario | Equipos que requieren funciones de gestión de proyectos y herramientas de colaboración más avanzadas |
| Plan Business premium | Enterprise: precios personalizados | Microsoft 365 Business Premium: 22 $ al mes por usuario | Empresas que buscan un software de gestión de proyectos completo con seguridad y soporte avanzados |
| Apps | No aplicable | Apps de Microsoft 365 para empresas: 8,25 $ al mes | Equipos que buscan integraciones de apps de Microsoft con capacidades adicionales de gestión de proyectos |
| Plan Enterprise | Precios personalizados | Precios personalizados | Grandes organizaciones o aquellas con necesidades complejas de gestión de proyectos que requieren soluciones personalizadas |
Microsoft Planner
Microsoft Planner es probablemente la opción más conveniente y rentable para los equipos que ya están integrados en el ecosistema de Microsoft. Ofrece una integración sencilla con el conjunto de herramientas de Microsoft, lo que lo convierte en un complemento perfecto para el flujo de trabajo de aquellos que dependen en gran medida de otras aplicaciones de Microsoft.
Asana
Asana, por otro lado, es útil para equipos que necesitan una herramienta de gestión de proyectos independiente con una amplia matriz de visualizaciones y opciones de personalización. Su nivel gratuito lo hace accesible para uso personal o equipos pequeños, mientras que sus niveles superiores ofrecen funciones avanzadas adecuadas para proyectos más grandes y complejos.
Ganador: No hay un «ganador» único que sirva para todos los casos. La elección correcta depende de las circunstancias y los requisitos específicos del equipo.
Los equipos deben tener en cuenta factores como las suscripciones existentes, la importancia de las herramientas visuales de planificación de proyectos y la necesidad de integración con otras aplicaciones a la hora de tomar una decisión.
Asana frente a Microsoft Planner en Reddit
Para comprender mejor las preferencias de los usuarios entre Asana y Microsoft Planner, hemos analizado lo que opinan los usuarios en Reddit.
En Asana, un usuario solo tiene elogios:
Me encanta cómo organiza mis tareas pendientes, me hace sentir realizado a medida que las voy completando y me permite comunicarme y delegar en mi equipo de manera eficiente. Ahora siento que pienso en términos de tareas.
Me encanta cómo organiza mis tareas pendientes, me hace sentir realizado a medida que las voy completando y me permite comunicarme y delegar en mi equipo de manera eficiente. Ahora siento que pienso en términos de tareas.
Muchos usuarios prefieren Asana por su capacidad para crear listas de tareas pendientes y ayudar a los equipos a delegar tareas fácilmente. Si estás explorando alternativas a Asana, ten en cuenta que los usuarios valoran Asana por sus herramientas de organización superiores y su interfaz fácil de usar, pero otras herramientas pueden adaptarse mejor a diferentes preferencias de flujo de trabajo o necesidades de funciones.
En Microsoft Planner, un usuario de Reddit del subreddit r/projectmanagement lo expresó de forma sencilla:
He utilizado Planner en muchos proyectos y ha funcionado muy bien tanto para mí como para los equipos que he gestionado. ¿Es la mejor herramienta que existe? No, pero hace lo que necesito que haga.
He utilizado Planner en muchos proyectos y ha sido muy eficaz a la hora de realizar el trabajo tanto para mí como para los equipos que he gestionado. ¿Es la mejor herramienta que existe? No, pero hace lo que necesito que haga.
Este usuario valora positivamente Planner por su sencillez y eficacia, especialmente si ya utilizas otras herramientas de Microsoft. Para aquellos que buscan alternativas a Microsoft Planner, esta perspectiva destaca que, aunque Planner es eficaz, otras opciones pueden ofrecer funciones diferentes o adicionales.
¿Qué conclusiones se pueden extraer?
Reddit lo tiene claro: Microsoft Planner es la opción sólida y fiable para quienes trabajan en el entorno Microsoft. Asana, por su parte, destaca por sus superpoderes para organizar tareas y ayudar a los equipos a comunicarse mejor.
Si buscas algo que se adapte perfectamente a tu rutina de Microsoft, vale la pena echarle un vistazo a Planner. Pero si quieres una herramienta que facilite las tareas y el trabajo en equipo, Asana podría ser lo que necesitas. En realidad, todo depende de lo que quieras que tu herramienta de gestión de proyectos haga por ti y por tu equipo.
Conoce ClickUp, la mejor alternativa a Microsoft Planner y Asana
Aunque Microsoft Planner y Asana tienen sus puntos fuertes, hay otro competidor que vale la pena tener en cuenta: ClickUp. Esta versátil herramienta combina la gestión de proyectos, la gestión de tareas y funciones colaborativas, todo en una sola plataforma.
Además, también ofrece el potente asistente de IA ClickUp Brain y varias plantillas para facilitar la gestión de proyectos a equipos de todos los tamaños.
1. Plataforma de gestión de proyectos ClickUp
La suite de gestión de proyectos de ClickUp es una plataforma todo en uno que ayuda a los equipos a trabajar de forma más inteligente y ahorrar tiempo al proporcionar flujos de trabajo conectados, paneles en tiempo real y capacidades integrales de gestión del conocimiento.
Así es como puede ayudarte con la gestión de proyectos:
- Acerca a los equipos al simplificar los flujos de trabajo, lo que permite una colaboración y comunicación fluidas
- Ayuda a realizar un seguimiento de todos los detalles, el progreso y los cronogramas de los proyectos con los paneles dinámicos de ClickUp, que ofrecen una visibilidad de alto nivel
- Aumenta la eficiencia automatizando tareas repetitivas a través de las automatizaciones de ClickUp y generando informes detallados para supervisar el estado de los proyectos
- Adapta más de 15 vistas de ClickUp a las necesidades de diferentes equipos y proyectos, lo que garantiza que todos tengan la perspectiva adecuada para contribuir de manera eficaz
- Te ayuda a establecer prioridades para las tareas, correlacionar dependencias, realizar un seguimiento de las cargas de trabajo y capacidades, y asignar recursos a lo que es importante, alineándolos con las metas de la empresa
- Facilita la entrega más rápida de los proyectos dentro del presupuesto coordinando la planificación de proyectos y la colaboración entre equipos en una sola plataforma
2. ClickUp Brain
ClickUp no solo te ayuda a gestionar tareas, sino que utiliza IA para que tu trabajo sea más inteligente. Con ClickUp Brain, puedes automatizar tareas repetitivas, obtener información sobre tus hábitos de trabajo, generar resúmenes automáticos para actualizaciones sobre el progreso e incluso predecir cronogramas de proyectos.
Es como tener un asistente personal que siempre está aprendiendo a hacer que tu equipo sea más eficiente.
Así es como puede ayudarte:
- AI Project Manager: Automatiza las actualizaciones de los proyectos y los resúmenes de las reuniones diarias, y sincroniza los esfuerzos del equipo, lo que reduce la carga de trabajo manual necesaria para supervisar los proyectos
- AI Knowledge Manager: Ayuda a los equipos a realizar el seguimiento, compartir y recuperar contenido y contexto empresarial desde su entorno de trabajo, lo que optimiza el lugar de trabajo. Puede responder preguntas relacionadas con tus tareas, documentos e incluso con los miembros del equipo
- AI Writer for Work: Mejora la comunicación dentro de los equipos al proporcionar funciones de IA contextuales y conversacionales disponibles en todo ClickUp. Úsalo para generar respuestas de correo electrónico, material de marketing, documentación de requisitos de productos, fragmentos de código y mucho más
- Inicie la IA desde cualquier lugar: ClickUp Brain actúa como una puerta de enlace de IA de autoservicio para buscar respuestas y mantener al equipo en un estado de flujo ininterrumpido, accesible desde la barra de herramientas en cualquier lugar del entorno de trabajo
3. Tareas de ClickUp
Con las tareas de ClickUp, obtienes más que un lugar para enumerar tus tareas pendientes. Puedes dejar comentarios detallados en hilos, asignar elementos de acción a través de comentarios y @menciones directamente en las tareas, establecer prioridades e incluso realizar un seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea.
Es un software integral de gestión de tareas que cubre todas las bases, desde la visión general hasta los detalles más minuciosos.
Así es como puede ayudarte:
- Facilita la colaboración en las tareas con tu equipo, permitiendo asignar varias personas a una misma tarea y crear hilos de comentarios en cualquier tarea
- Asigna comentarios como elementos de acción para asegurarte de que nada se pase por alto
- Ahorra tiempo en discusiones interminables con grabaciones de pantalla compartibles a través de ClickUp Clips
- Navega rápidamente a cualquier tarea o subtarea dentro de tu proyecto y visualiza tu trabajo en múltiples vistas
- Personaliza tu entorno de trabajo con tus convenciones de nomenclatura y define los tipos de tareas que tengan sentido para tu equipo
- Crea una base de datos de tareas identificando tareas para errores, sprints, personas y mucho más con los tipos de elementos. Agrupa las tareas por categoría para crear una base de datos para diferentes tipos de tareas
- Configura tareas periódicas para recordatorios regulares, como reuniones semanales o tareas diarias
4. Plantilla de planificador de proyectos de ClickUp
No empieces desde cero. Utiliza la plantilla de planificador de proyectos de ClickUp para empezar con buen pie con planes de proyectos predefinidos que puedes personalizar tanto como necesites.
Ideal para coordinar lanzamientos de productos o gestionar las actividades del equipo, esta plantilla te proporciona las herramientas necesarias para perfeccionar tu flujo de trabajo y alcanzar tus objetivos de manera eficiente.
La plantilla te permite:
- Centraliza todos tus planes de proyectos para un acceso unificado
- Supervisa sin esfuerzo los avances con tableros Kanban intuitivos
- Coordina tu equipo y tus recursos para mejorar la productividad
Garantiza una gestión eficaz de los proyectos con las herramientas adecuadas
Es hora de tomar una decisión. Tienes Microsoft Planner, que se adapta como un guante si estás inmerso en el ecosistema de Microsoft. Por otro lado, está Asana, que es como tener un par de manos extra para organizarlo todo.
Si buscas una herramienta que se integre bien con los productos de Microsoft y ofrezca simplicidad y herramientas eficientes para la gestión de tareas, Microsoft Planner podría ser la mejor opción. Sin embargo, si necesitas una herramienta que admita una amplia personalización, integraciones de terceros y plantillas de planificación estratégica completas, Asana podría ser tu mejor opción.
Pero, ¿y si pudieras tener todas estas funciones en un solo lugar? Ahí es donde entra en juego ClickUp. Es como un coche eléctrico genial que no solo te lleva adelante, sino que lo hace con un toque tecnológico muy serio: piensa en una IA inteligente que se encarga de las tareas más tediosas, un panel lleno de funciones para todas las tareas imaginables y plantillas que te permiten estar listo para los proyectos en un abrir y cerrar de ojos.
¿Quieres ver cómo funciona? ¡Regístrate hoy mismo en ClickUp!