El requisito previo para ejecutar un proyecto con éxito es la planificación estratégica.
Esto implica definir el alcance del proyecto, delinear las tareas, establecer prioridades, estimar plazos, gestionar a las partes interesadas y asignar recursos. 📑
Pero no basta con eso: también hay que hacer un seguimiento constante del proyecto, garantizar la calidad de los entregables y eliminar los silos, así como detectar y prevenir riesgos.
Esto requiere un esfuerzo manual y abre la puerta a posibles errores, sobre todo cuando se trabaja en varios proyectos a la vez. Las plantillas de gestión de proyectos son una forma excelente de automatizar y estandarizar los procesos de gestión de proyectos, lo cual supone un gran ahorro de tiempo y recursos.
En este blog, compartimos las cinco mejores plantillas de gestión de proyectos en Excel para un seguimiento y planificación de proyectos eficientes.
¿Qué son las plantillas de gestión de proyectos en Excel?
Las plantillas de gestión de proyectos en Excel son hojas de cálculo predefinidas con un diseño orientado a la planificación y el seguimiento de proyectos. Son estructuras eficaces para asignar recursos, crear presupuestos de proyectos, definir plazos, redactar informes de proyectos y evaluar los progresos.
Puedes personalizar estas plantillas de gestión de proyectos en función de tus requisitos, objetivos y partes interesadas.
Pero ¿cómo puedes saber cuál es la plantilla más adecuada? Vamos a averiguarlo.
¿Qué caracteriza a una buena plantilla de gestión de proyectos en Excel?
La respuesta es sencilla: una buena plantilla debería facilitarte la vida.
Algunas de las mejores plantillas de gestión de proyectos en Excel son claras, intuitivas, fáciles de personalizar y escalables, además de admitir una integración perfecta con los programas de gestión de proyectos más habituales.
Estos son algunos de los elementos clave de una buena plantilla.
Flexibilidad y personalización
- Adaptable a distintos tipos de proyectos: la plantilla se puede adaptar a diferentes tamaños de proyecto, grados de complejidad y metodologías (por ejemplo, ágil o en cascada).
- Fácil de modificar: permite añadir, eliminar o personalizar secciones fácilmente.
Funcionalidad clave
- Gestión de tareas colaborativa: haz el seguimiento de tareas, dependencias, plazos y avances. Ten en cuenta funciones como la de arrastrar y soltar o las barras de progreso.
- Presupuestación y asignación de recursos: haz un seguimiento de los costes, gastos y desviaciones presupuestarias del proyecto. Facilita la introducción y consulta de datos financieros.
- Informes: genera informes sobre el progreso del proyecto, la utilización de recursos y el rendimiento del presupuesto.
Atractivo visual y facilidad de uso
- Diseño limpio y profesional: utiliza un formato claro, una misma gama de fuentes y colores para mejorar la legibilidad y el atractivo visual del contenido.
- Diseño intuitivo: organiza la información de forma lógica y usa etiquetas claras para encontrar fácilmente lo que necesitas.
Consideraciones adicionales
- Seguridad: si colaboras con otras personas en la plantilla, es conveniente que la protejas mediante contraseña u otras medidas de seguridad.
- Control de versiones: implementa mecanismos de control de versiones para llevar un control de los cambios y poder revertirlos si fuese necesario.
Teniendo en cuenta estas funciones esenciales, te presentamos algunas de las plantillas en Excel más útiles para la gestión de proyectos.
5 plantillas para la gestión de proyectos en Excel que debes usar en 2024
Estas son las cinco mejores plantillas en Excel con las que puedes optimizar la gestión de proyectos en 2024.
1. Plantilla de seguimiento de proyectos en Excel 📑
vía Microsoft
Si gestionas varios proyectos a la vez, la plantilla de seguimiento de proyectos en Excel es justo lo que necesitas. En ella, las tareas de un proyecto se dividen en diferentes categorías para simplificar su seguimiento.
Registra las fechas de inicio y finalización del proyecto, y qué categoría del proyecto se ha asignado a cada miembro del equipo. De esta manera, te resultará más fácil gestionar los plazos y la asignación de recursos será más eficaz.
Además, puedes analizar el tiempo empleado en varios proyectos finalizados o los motivos de un posible retraso, y luego aprovechar esa información para optimizar otros proyectos.
¿Y sabes qué es lo mejor? Que puedes personalizarla y añadir tablas dinámicas o gráficos que te ayuden a entender mejor el progreso de varios proyectos. Descargar esta plantilla
2. Plantilla de lista de tareas del proyecto en Excel 📊
vía Microsoft
Si quieres tener una visión clara y detallada de cada tarea de un proyecto, descarga la plantilla de lista de tareas del proyecto en Excel. Incluye todas las funciones esenciales de una lista de tareas pendientes y permite dividir proyectos grandes en actividades específicas, cada una con su fecha de vencimiento, presupuesto y porcentaje de progreso.
También puedes añadir notas o recordatorios para cada actividad con el fin de optimizar el proyecto y de que todas las partes interesadas estén siempre al día.
Las barras de datos de Excel añadidas a la hoja de cálculo muestran gráficamente el progreso general. Esta plantilla es excelente para planificar las actividades semanales, mensuales y trimestrales de tus metas BHAG (grandes, desafiantes y arriesgadas). Descargar esta plantilla
3. Plantilla de cronograma de proyecto en Excel 🗓️
vía Microsoft
Esta plantilla de cronograma de proyecto en Excel es una herramienta excelente para los gestores de proyectos que prefieren una vista gráfica simplificada de los datos, en vez de información recogida en interminables filas o columnas.
La plantilla ofrece un mapa visual del cronograma del proyecto. Puedes añadir hitos, fechas límite y el nombre de los miembros del equipo que trabajan en tareas específicas para obtener un diagrama cronológico de todos los hitos del proyecto.
¿Cuándo te iría bien esta plantilla? Cada vez que entres en pánico porque un proyecto se esté retrasando: tu equipo y tú encontraréis aquí la motivación que necesitáis para poneros las pilas y darlo todo. Descargar esta plantilla
4. Plantilla de diagrama de Gantt en Excel 📈
vía Microsoft
La plantilla de diagrama de Gantt en Excel es una herramienta avanzada para supervisar visualmente el progreso de un proyecto. Mientras que las otras plantillas de gestión de proyectos en Excel ofrecen una visión general del proyecto, esta entra en los pequeños detalles.
Añade los detalles de la tarea en la columna de descripción de hitos. Después, introduce las categorías pertinentes —incluidos los objetivos e hitos del proyecto— o personaliza la plantilla de diagrama de Gantt con información relevante para ti, tu equipo y las partes interesadas del proyecto.
A continuación, menciona la fecha de inicio de la tarea, asígnala a un miembro y establece el número de días necesarios para completarla.
Tendrás que ir añadiendo el porcentaje completado de cada tarea. De esta manera, sabrás qué tareas están al día, en cuáles hay un riesgo de retraso bajo, medio o alto y cuáles no se han asignado.
Esta plantilla requiere un tiempo de adaptación, pero está disponible en varios temas cromáticos —claro, oscuro y de colores— que hacen el trabajo con ella más placentero. Descargar esta plantilla
5. Plantilla de rendimiento de proyectos en Excel ✅
vía Microsoft
La plantilla de rendimiento de proyectos en Excel es ligeramente más compleja que otras plantillas de gestión de proyectos en Excel.
Sin embargo, una vez que te hayas familiarizado con ella, podrás obtener información financiera de alto nivel sobre el rendimiento del proyecto, especialmente relativa a la generación real de ingresos. Puedes evaluar la salud financiera de cualquier proyecto comparando su presupuesto, los costes totales y la cantidad de presupuesto superado.
Es una de las mejores plantillas en Excel para analizar el valor real de un proyecto en una empresa. Puedes utilizarla para monitorizar los ratios de eficiencia de costes y de planificación. Descargar esta plantilla
Limitaciones de Excel para la gestión y seguimiento de proyectos
Si bien las plantillas en Excel proporcionan un marco de gestión de proyectos estándar, transparente y eficiente, su uso puede resultar complejo. Además, como dependen excesivamente de la introducción manual de datos, los errores son una posibilidad.
A continuación, presentamos algunos retos a los que podrías enfrentarte cuando uses Excel para la gestión de proyectos:
1. Falta de automatización
El seguimiento de tareas, la gestión de riesgos y la interacción con las partes interesadas requieren tiempo y esfuerzo. Entre tanto ajetreo, lo que menos te apetece es actualizar los datos de forma manual.
Sin embargo, Excel no te deja otra opción. Tienes que escribirlo todo, ya sea para generar datos o para modificar el estado del proyecto.
2. Dificultad para seguir el progreso de un proyecto
Una colaboración fluida es la base de una gestión de proyectos eficaz.
Pero en Excel no es posible controlar el progreso en tiempo real ni identificar bloqueos, sobre todo cuando un hay un equipo grande trabajando en un solo proyecto.
3. Imposibilidad de integrar Excel con otras herramientas
La gestión de proyectos conlleva el intercambio de datos a través de diferentes plataformas. Por eso, necesitas herramientas que se integren perfectamente con otras aplicaciones.
Por ejemplo, puedes integrar una plataforma de gestión de proyectos como ClickUp con Slack y crear tareas a partir de hilos en torno a un proyecto. Sin embargo, Excel no es tan fácil de integrar con otras plataformas.
4. Visualización de datos limitada
¿Cómo prefieres ver los plazos del proyecto: consultando una columna de Excel varias veces al día o accediendo a un cronograma visual en un panel intuitivo?
La segunda opción resulta más sencilla, pero no es factible en Excel. Sin embargo, con herramientas de gestión de proyectos como ClickUp, puedes ver los plazos, recursos, presupuesto asignado y rendimiento de los proyectos de acuerdo con varias métricas.
Descubre ClickUp: la mejor alternativa a las plantillas de gestión de proyectos en Excel
La digitalización está provocando un cambio a mejor en muchos sectores, incluida la gestión de proyectos. Las plantillas de Excel han perdido utilidad. Ahora necesitas un software de gestión de proyectos como ClickUp para obtener funciones más avanzadas. Las plantillas de gestión de proyectos de ClickUp te permiten mejorar las fases de planificación, optimización, seguimiento y análisis. A continuación, encontrarás 10 plantillas que son buenas alternativas a las plantillas de gestión de proyectos en Excel.
1. Plantilla de gestión de proyectos de ClickUp
Aumenta la eficiencia de los proyectos con una supervisión constante de las tareas en cada una de sus fases mediante la plantilla de gestión de proyectos de ClickUp.
Una planificación y ejecución exhaustivas son vitales para el éxito de cualquier proyecto. La plantilla de gestión de proyectos de ClickUp es una herramienta excelente para planificar eficazmente diversas tareas de proyectos e identificar cuellos de botella en una fase temprana.
Proporciona una hoja de ruta que te permite ver todo el ciclo de vida del proyecto. Te explicamos cómo.
En primer lugar, añade tareas y agrúpalas en cuatro categorías: sin iniciar, en revisión, en curso y requiere actualización. Puedes añadir nuevas tareas en cada categoría o mover las tareas por las diferentes categorías.
A continuación, añade el departamento de cada proyecto, selecciona la prioridad, añade la descripción del proyecto y define las métricas clave de rendimiento.
De este modo, tendrás a mano toda la información esencial del proyecto.
Esta plantilla ofrece varias pestañas de actividad que mejoran tu experiencia de gestión de proyectos. Tiene una pestaña de resumen que describe varias fases del proyecto, un tablero Kanban de progreso de la tarea y una pestaña de tareas urgentes para que estés siempre al tanto de las necesidades de tu proyecto. Descargar esta plantilla
2. Plantilla de diagrama de Gantt simple de ClickUp
Esta plantilla te permite identificar los bloqueos cuanto antes y tomar medidas rápidamente para que el proyecto se complete sin problemas.
La plantilla de diagrama de Gantt simple de ClickUp es una herramiente de gestión sencilla y eficaz para todo tipo de proyectos. Esta plantilla facilita el seguimiento y la consulta del progreso de varias tareas, así como la evaluación del estado según el tiempo asignado a las tareas específicas.
Obtén una visión global de cada componente del proyecto con campos de descripción de la tarea, persona asignada, estado actual, prioridad, fase del proyecto, fechas de inicio y finalización o progreso del proyecto.
Puedes utilizar esta plantilla para anticipar y corregir dependencias o bloqueos antes de que desbaraten el proyecto. Esta herramienta visual te permite analizar posibles retrasos en la finalización de tareas concretas, aumentando así la eficacia general. Descargar esta plantilla
3. Plantilla de entregables del proyecto de ClickUp
Utiliza la plantilla de entregables del proyecto de ClickUp para definir el alcance del proyecto y asignar los recursos de forma eficaz.
El principal objetivo de la gestión de proyectos es proporcionar al cliente entregables de calidad. La plantilla de entregables del proyecto de ClickUp te ayuda a alcanzar este objetivo, ya que ofrece una visión general de los entregables, las tareas y las fases del proyecto.
Esta plantilla proporciona un tablero o vista Kanban con todos los proyectos para diferentes clientes. Debajo de la descripción del proyecto, debes añadir una lista detallada de los entregables. También puedes añadir procesos específicos para conseguir los resultados, plazos, presupuestos e hitos.
Utiliza esta plantilla para hacer un seguimiento del progreso de cada proyecto. También puedes ir un paso más allá y supervisar el rendimiento real de un proyecto de acuerdo con varias métricas. Esto te ayudará a determinar la tasa de éxito de los proyectos y cómo contribuyen al crecimiento de la organización. Descargar esta plantilla
4. Plantilla de informes de proyecto de ClickUp
Elabora informes claros para las partes interesadas, la comunicación, la supervisión del rendimiento y la toma de decisiones estratégicas con la plantilla de informes de proyecto de ClickUp.
Entre las responsabilidades de un gestor de proyectos, la presentación de informes del proyecto está a menudo en segundo plano. La plantilla de informes de proyecto de ClickUp facilita la elaboración de informes de proyecto detallados para su seguimiento interno, así como para presentar información actualizada a las partes interesadas cuando sea necesario.
Esta plantilla utiliza el diseño de informe tradicional para describir los detalles y el estado del proyecto. También sirve para ver el cronograma de actividad del proyecto, las aprobaciones, los comentarios, los bloqueos, los recursos utilizados y los costes del proyecto.
Esta plantilla de panel de proyecto incluye los siguientes datos relevantes para crear informes exhaustivos.
- Métricas del proyecto
- Estado de la actividad
- Resumen de prioridades
- Estado de la planificación
- Estado del presupuesto
5. Plantilla de seguimiento de proyectos de ClickUp
Potencia tu productividad mejorando la planificación y el seguimiento de proyectos con la plantilla de seguimiento de proyectos de ClickUp.
El seguimiento de tareas es uno de los aspectos más complicados de la gestión de proyectos, especialmente en proyectos a gran escala en los que intervienen varias partes interesadas. Aquí es donde entra en juego la plantilla de seguimiento de proyectos de ClickUp.
Automatiza la planificación y el seguimiento de tareas permitiéndote añadir tareas a una categoría específica del proyecto. También puedes crear varias subtareas y asignarlas a distintos miembros del equipo.
Puedes cambiar y controlar el estado de varias tareas haciendo clic en el botón desplegable situado junto a cada tarea.
- El color rojo indica que su estado es crítico y la tarea requiere atención inmediata.
- El color ámbar indica que la tarea va con retraso y su prioridad es alta.
- El color verde indica que la tarea está bajo control.
También puedes añadir un campo de fecha personalizado para comparar el tiempo estimado y el tiempo real de finalización de una tarea. Descargar esta plantilla
6. Plantilla de cierre de proyecto de ClickUp
Utiliza la plantilla de cierre de proyecto de ClickUp para evaluar la tasa de éxito de los proyectos en función de diversas métricas.
Has presentado un proyecto dentro del plazo, pero ¿qué tal ha resultado? ¿El cliente ha aceptado los entregables? La plantilla de cierre de proyecto de ClickUp te ayuda a obtener estas respuestas.
Tan solo tienes que crear una lista de tareas con todos los elementos de acción necesarios para completar un proyecto, desde finalizar los costes del proyecto hasta obtener la aprobación de las partes interesadas o conseguir la confirmación del cliente.
Añade las personas asignadas, la prioridad y la fecha límite, para seguidamente seleccionar el estado de la tarea. También puedes personalizar campos adicionales para añadir métricas del proyecto.
Necesitas esta plantilla de cierre del proyecto hacia el final del proyecto, después de entregárselo al cliente. Puedes enviársela a todas las partes interesadas para un último debate y, luego, dar el proyecto por finalizado.
Esta plantilla se puede ver en cinco formatos: Lista, Tablero, Gantt, Documento y Cronograma. Descargar esta plantilla
7. Plantilla de hoja de ruta del proyecto de ClickUp
Alcanza las metas del proyecto añadiendo estructura y orientación a tu proyecto con la plantilla de hoja de ruta del proyecto de ClickUp.
En gestión de proyectos, la hoja de ruta suele ser gigantesca. La asignación de recursos, el seguimiento del progreso, el control de riesgos y la gestión de partes interesadas son solo la punta del iceberg.
El sentimiento de agobio, la dispersión y desviarse del objetivo final son cosas normales. La plantilla de hoja de ruta del proyecto de ClickUp pone las cosas en perspectiva para cada proyecto.
Esta plantilla alinea todas las tareas con la meta del proyecto, de modo que lo tengas todo bajo control. Se ha diseñado desde la perspectiva de un equipo de desarrollo de producto, por lo que te permite colaborar con tu equipo cómodamente, estar pendiente de las próximas tareas y priorizar las asignaciones.
En esta sencilla plantilla, puedes ver los datos del proyecto en cinco vistas diferentes: Lista, Carga de trabajo, Calendario, Gantt y Tablero o Kanban. Además, es posible personalizar los distintos campos y estados para reflejar si el desarrollo del proyecto está sincronizado con la hoja de ruta. Descargar esta plantilla
8. Plantilla de cartera de gestión de proyectos de ClickUp
Usa la plantilla de cartera de gestión de proyectos de ClickUp para controlar todos tus proyectos en un mismo lugar y así mejorar la gestión de riesgos, la coordinación, la elaboración de informes y los análisis.
La plantilla de cartera de gestión de proyectos de ClickUp es como un plan de acción para todos los proyectos de la empresa, una especie de panel de cartera de inversión donde puedes registrar las ganancias y pérdidas de todas tus inversiones. Esta plantilla ofrece una vista global de los proyectos en marcha en los diferentes departamentos de la empresa.
Puedes añadir etiquetas personalizadas para indicar que un proyecto está pendiente de revisión, en curso o aún no se ha empezado. La plantilla también incluye varios campos, por ejemplo, con la descripción del proyecto, comentarios relacionados con el proyecto, cronograma estimado del proyecto o prioridad.
Esta plantilla resulta muy útil a la hora de elaborar informes de estado del proyecto o presentar rápidamente información actualizada a las partes interesadas. Descargar esta plantilla
9. Plantilla de cronograma rellenable de ClickUp
Usa la plantilla de cronograma rellenable de ClickUp para ver y gestionar cronogramas de eventos y proyectos cómodamente.
Los gestores de proyectos están sometidos a la presión constante de cumplir los estrictos plazos de entrega de proyectos. La plantilla de cronograma rellenable de ClickUp reduce el estrés al facilitar la planificación de proyectos y cronogramas para eventos con actividades secuenciales. También muestra cronogramas complejos que se pueden compartir con las partes interesadas.
También ofrece la flexibilidad de añadir, quitar o modificar tareas en los cronogramas, de modo que puedas centrarte en las tareas urgentes. Pero eso no es todo: puedes ver rápidamente el progreso del proyecto, compartir los cronogramas con tu equipo y llevar un registro de los costes. La función más interesante de esta plantilla es que permite personalizar cómo se representa el cronograma, ya sea como un diagrama de Gantt o como una vista Lista, Carga de trabajo o Calendario.
Personaliza la plantilla añadiendo etiquetas de prioridad, reacciones a comentarios y varias personas asignadas. Esta plantilla de gestión de proyectos de ClickUp es excelente para proyectos que admiten cierta flexibilidad o de baja prioridad. Descargar esta plantilla
10. Plantilla de marco de gestión de proyectos de ClickUp
Agiliza el proceso de planificación y ejecución de proyectos con la plantilla de marco de gestión de proyectos de ClickUp.
Si tienes la sensación de estar siempre apagando fuegos, está claro que necesitas mejorar la planificación y asignación de recursos.
Reduce el caos en la planificación de proyectos con la plantilla de marco de gestión de proyectos de ClickUp. Se trata de una plantilla integral que facilita la planificación detallada de cada uno de los elementos del proyecto y te ayuda a definir procedimientos operativos estándar (POE) para distintas tareas, así como a llevar un registro de los cambios en tiempo real para mitigar los riesgos.
Esta plantilla proporciona un panel estructurado para asignar tareas, establecer hitos, seguir el progreso y ajustar los plazos. Descargar esta plantilla
Material extra: Herramientas de inteligencia artificial para Excel
Mejora la gestión de proyectos con plantillas de Excel y ClickUp
Como gestor de proyectos, haces frente a todos los obstáculos y guías a tu equipo. Sin embargo, necesitas una hoja de ruta estratégica y una buena ejecución para avanzar con confianza. Y eso es justo lo que te ofrecen las plantillas de gestión de proyectos de ClickUp.
Estas plantillas automatizan la planificación y el seguimiento de proyectos para ayudarte a identificar y superar los obstáculos. Además, los análisis detallados que ofrece el software de gestión de proyectos de ClickUp garantizan que aprendes de tus proyectos actuales para mejorar los resultados de proyectos futuros. Regístrate en ClickUp y optimiza tu marco de gestión de proyectos.