El requisito previo para una ejecución excelente de los proyectos es la planificación estratégica.
Implica definir el alcance del proyecto, esbozar las tareas, establecer prioridades, estimar los cronogramas del proyecto, gestionar las partes interesadas y asignar recursos. ?
Pero eso no es todo. También debe realizar un seguimiento constante del proyecto, garantizar la calidad de los resultados, eliminar los silos e identificar y prevenir los riesgos potenciales.
Esto requiere un esfuerzo manual y deja margen para errores, especialmente si se realiza el trabajo simultáneamente en varios proyectos.
Las plantillas de gestión de proyectos son una forma excelente de automatizar y estandarizar los procesos de gestión de proyectos. Esto le ayuda a ahorrar mucho tiempo y recursos.
En este blog, compartiremos las cinco mejores plantillas de Excel para la gestión de proyectos que puede utilizar para planificar y realizar un seguimiento eficiente de sus proyectos.
¿Qué son las plantillas de Excel para la gestión de proyectos?
Las plantillas de Excel para la gestión de proyectos son hojas de cálculo de Excel preformateadas con un diseño estructurado para la planificación y el seguimiento de proyectos. Son marcos eficientes para asignar recursos, crear presupuestos de proyectos, establecer cronogramas, redactar informes de proyectos y evaluar el progreso.
Puede personalizar estas plantillas de gestión de proyectos según sus requisitos, metas y partes interesadas.
Pero, ¿cómo saber qué plantilla es la más adecuada? Vamos a descubrirlo.
¿Qué caracteriza a una buena plantilla de Excel para la gestión de proyectos?
Es sencillo: una buena plantilla debería facilitarle la vida.
Algunas de las mejores plantillas de Excel para la gestión de proyectos son claras, fáciles de usar, fácilmente personalizables, escalables y se pueden integrar perfectamente con los programas de gestión de proyectos más populares.
Estos son algunos de los elementos clave que caracterizan a una buena plantilla.
Flexibilidad y personalización
- Adaptable a diferentes tipos de proyectos: la plantilla debe ser adaptable a proyectos de distintos tamaños, complejidades y metodologías (por ejemplo, Agile, Waterfall).
- Fáciles de modificar: debe poder añadir, eliminar o personalizar secciones fácilmente.
Función clave
- Gestión colaborativa de tareas: realice el seguimiento de las tareas, las dependencias, los plazos y el progreso. Tenga en cuenta funciones como la funcionalidad de arrastrar y soltar y las barras de progreso.
- Presupuestación y asignación de recursos : realice el seguimiento de los costes, los gastos y las variaciones presupuestarias del proyecto. Permite introducir y visualizar fácilmente los datos financieros.
- Elaboración de informes: genere informes sobre el progreso del proyecto, la utilización de los recursos y el rendimiento del presupuesto.
Atractivo visual y facilidad de uso
- Diseño limpio y profesional: utilice un formato claro, fuentes y colores coherentes para mejorar la legibilidad y el atractivo visual.
- Diseño intuitivo: organice la información de forma lógica y utilice rótulos claros para encontrar fácilmente lo que necesita.
Consideraciones adicionales
- Seguridad: si se utilizan de forma colaborativa, considere la posibilidad de protegerlas con contraseña u otras medidas de seguridad.
- Control de versiones: implemente mecanismos de control de versiones para realizar el seguimiento de los cambios y revertirlos si es necesario.
Teniendo en cuenta estas capacidades esenciales, le presentamos algunas de las plantillas de Excel más útiles para la gestión de proyectos.
5 plantillas de Excel para la gestión de proyectos que puede utilizar
Estas son las cinco mejores plantillas de Excel que puede utilizar en 2024 para optimizar la gestión de proyectos.
1. Plantilla de seguimiento de proyectos de Excel ?
vía Microsoft
Si gestiona varios proyectos simultáneamente, la plantilla Excel Project Tracker es ideal para usted. Este gestor divide las distintas tareas de un proyecto en diferentes categorías para simplificar su supervisión.
Realice un seguimiento de las fechas de inicio y de finalización de los proyectos y de qué categoría de proyecto se ha asignado a cada miembro del equipo con esta plantilla. Ayuda a gestionar los plazos y permite una asignación eficiente de los recursos.
Una vez completados los proyectos, puede analizar el tiempo empleado en cada uno de ellos y las razones del retraso, y optimizar otros proyectos en consecuencia.
¿Lo mejor? Puede personalizarlas y añadir tablas dinámicas y gráficos para comprender mejor el progreso de los distintos proyectos.
2. Plantilla de Excel para listas de tareas pendientes de proyectos ?
vía Microsoft
Si desea obtener una panorámica clara y detallada de cada tarea dentro de un proyecto, descargue la plantilla de Excel «Lista de tareas pendientes del proyecto». Cuenta con todas las funciones esenciales de una lista de tareas pendientes. Puede dividir los proyectos más grandes en «Actividades» específicas, cada una con su fecha límite, presupuesto y porcentaje de progreso.
También puede añadir notas o recordatorios específicos para cada actividad con el fin de optimizar el proyecto y mantener informadas a todas las partes interesadas en todo momento.
Las barras de datos de Excel añadidas a la hoja de cálculo proporcionan una vista visual del progreso general. Se trata de una plantilla excelente para planificar actividades semanales, mensuales y trimestrales para sus BHAG (objetivos grandes, ambiciosos y audaces).
3. Plantilla de Excel para el cronograma del proyecto ?️
vía Microsoft
Esta plantilla de Excel para el cronograma de proyectos es una herramienta excelente para los gestores de proyectos que prefieren una vista visual y simplificada de los datos en lugar de información agrupada en interminables filas o columnas.
La plantilla proporciona un mapa visual del cronograma general del proyecto. Añada sus hitos, fechas límite y los nombres de los miembros del equipo que trabajan en tareas específicas a la plantilla y obtendrá un diagrama cronológico de todos los hitos del proyecto.
¿Cuándo necesitaría esta plantilla? Cada vez que le entre el pánico porque un proyecto se está retrasando. Le motivará a usted y a su equipo a ponerse las pilas y trabajar el doble.
4. Plantilla de diagrama de Gantt de Excel ?
vía Microsoft
La plantilla de diagrama de Gantt de Excel es una herramienta avanzada para realizar un seguimiento visual del progreso del proyecto. Mientras que las demás plantillas de Excel para la gestión de proyectos proporcionan una visión general del proyecto, esta plantilla entra en detalles complejos.
Añada los detalles de la tarea en la columna de descripción de hitos. A continuación, introduzca las categorías pertinentes, incluidos los objetivos y hitos del proyecto, o personalice la plantilla del diagrama de Gantt para incluir información relevante para usted, su equipo y las partes interesadas en el proyecto.
A continuación, indique la fecha de inicio de la tarea, asígnela a un miembro y establezca el número de días necesarios para completarla.
Debe ir añadiendo el porcentaje de una tarea completada. ¿El resultado? Sabrá qué tareas van por buen camino, cuáles tienen un riesgo de finalización bajo/medio/alto y cuáles no están asignadas.
Aunque esta plantilla requiere algo de tiempo para acostumbrarse a ella, lo divertido es que viene en temas claros, oscuros y codificados por colores, lo que la convierte en un placer visual con el que trabajar.
5. Plantilla de rendimiento de proyectos de Excel ✅
vía Microsoft
La plantilla de rendimiento de proyectos de Excel es un poco más compleja que otras plantillas de Excel para la gestión de proyectos.
Pero una vez que se familiarice con ellas, podrá obtener información financiera de alto nivel sobre el rendimiento de los proyectos, especialmente en lo que respecta a la generación real de ingresos. Puede evaluar la salud financiera de cualquier proyecto comparando el presupuesto del mismo, los costes totales incurridos y el importe del presupuesto excedido.
Es una de las mejores plantillas de Excel para analizar el valor real del proyecto para una empresa. Puede utilizarla para realizar el seguimiento de los índices de rentabilidad y eficiencia del calendario.
Limitaciones del uso de Excel para la gestión de proyectos y el seguimiento
Aunque las plantillas de Excel proporcionan un marco de gestión de proyectos estándar, transparente y eficiente, pueden resultar difíciles de usar. Pueden fallar debido a la excesiva dependencia de la introducción manual de datos.
Estos son algunos de los retos a los que puede enfrentarse al utilizar Excel para la gestión de proyectos:
1. Falta de automatización
El seguimiento de tareas, la gestión de riesgos y la interacción con las partes interesadas requieren tiempo y esfuerzo. En medio del caos, actualizar los datos manualmente es lo último que desea hacer.
Pero con Excel no tienes otra opción. Tienes que escribirlo todo, ya sea para generar información o actualizar el estado del proyecto.
2. Dificultad para realizar el seguimiento del progreso de un proyecto
La colaboración fluida es la base de una gestión de proyectos eficaz.
Sin embargo, Excel no permite realizar el seguimiento del progreso en tiempo real ni identificar los obstáculos, especialmente en el caso de equipos grandes que trabajan en un mismo proyecto.
3. Incapacidad para integrar Excel con otras herramientas
La gestión de proyectos requiere el uso compartido de datos utilizando diferentes plataformas. Necesita herramientas que se integren perfectamente con otras aplicaciones.
Por ejemplo, puede integrar una plataforma de gestión de proyectos como ClickUp con Slack y crear tareas a partir de los debates del proyecto. Sin embargo, Excel no se puede integrar con otras plataformas con la misma facilidad.
4. Visualización de datos limitada
¿Cómo prefiere ver los cronogramas del proyecto: comprobando varias veces una columna en una hoja de Excel o accediendo a un calendario visual en un panel intuitivo?
La segunda opción es más fácil, pero no es viable en Excel. Sin embargo, con herramientas de gestión de proyectos como ClickUp, puede visualizar los cronogramas, los recursos, la asignación presupuestaria y el rendimiento de los proyectos basándose en varias métricas.
Conozca ClickUp: la mejor alternativa a las plantillas de Excel para la gestión de proyectos.
La digitalización está transformando las industrias para mejor; la gestión de proyectos no es una excepción. Las plantillas de Excel ya no sirven para este propósito. Necesita un software de gestión de proyectos como ClickUp para obtener funciones más avanzadas. Las plantillas de gestión de proyectos de ClickUp ayudan a mejorar la planificación, la optimización, el seguimiento y el análisis. Aquí tiene 10 plantillas que debería considerar como alternativa a las plantillas de gestión de proyectos de Excel.
1. Plantilla de gestión de proyectos ClickUp
Una planificación y ejecución detalladas son fundamentales para el éxito de cualquier proyecto. La plantilla de gestión de proyectos ClickUp es una herramienta excelente para planificar de manera eficiente diversas tareas del proyecto e identificar cuellos de botella en una fase temprana.
Proporcionan una hoja de ruta que le permite navegar por todo el ciclo de vida del proyecto. A continuación le explicamos cómo.
En primer lugar, añada tareas y agrúpelas en cuatro categorías: no iniciadas, en revisión, en curso y que requieren actualización. Puede añadir nuevas tareas en cada categoría o cambiar las tareas de una categoría a otra.
A continuación, añada el departamento para cada proyecto, seleccione la prioridad, añada la descripción del proyecto y defina las métricas clave de rendimiento.
De esta manera, tendrá toda la información esencial del proyecto al alcance de la mano.
Esta plantilla ofrece varias pestañas de actividades para mejorar su experiencia en la gestión de proyectos. Cuenta con una pestaña de resumen que describe las distintas fases del proyecto, un tablero de progreso de tareas al estilo Kanban y una pestaña de tareas urgentes para ayudarle a estar siempre al tanto de los requisitos de su proyecto.
2. Plantilla sencilla de diagrama de Gantt de ClickUp
La plantilla ClickUp Simple Gantt Chart es un sencillo y eficaz gestor de proyectos para todo tipo de proyectos. Esta plantilla le ayuda a realizar un seguimiento y visualizar el progreso de diversas tareas, así como a evaluar su estado de progreso en función del tiempo asignado a cada tarea específica.
Obtenga una panorámica completa de cada componente del proyecto con campos como la descripción de la tarea, la persona asignada, el estado actual, la prioridad, la fase del proyecto, las fechas de inicio y finalización, y el progreso del proyecto.
Puede utilizar esta plantilla para anticipar y remediar las dependencias o los obstáculos antes de que descarrilen el proyecto. Este rastreador visual le permitirá analizar los posibles retrasos en el proceso de completar tareas concretas, lo que aumentará la eficiencia general.
3. Plantilla de entregables de proyectos de ClickUp
El objetivo final de la gestión de proyectos es proporcionar resultados de calidad al cliente. La plantilla de resultados de proyectos de ClickUp le ayuda a alcanzar esta meta. Proporciona una visión general de los resultados, las tareas y las fases de su proyecto.
Esta plantilla ofrece una vista de tablero o Kanban de todos los proyectos para diferentes clientes. Debajo de la descripción del proyecto, debe añadir una lista detallada de los entregables. También puede añadir procesos específicos para alcanzar los resultados, cronogramas, presupuestos e hitos.
Utilice esta plantilla para realizar el seguimiento del progreso de cada proyecto. O vaya un paso más allá y realice el seguimiento del rendimiento real de un proyecto basándose en varias métricas. Le ayudará a determinar la tasa de éxito de los proyectos y cómo contribuyen al crecimiento de la organización.
4. Plantilla para la elaboración de informes de proyectos de ClickUp
Entre las demás responsabilidades de un gestor de proyectos, la elaboración de informes sobre los proyectos suele quedar en un segundo plano. La plantilla de informes de proyectos de ClickUp le facilita la preparación de informes detallados sobre los proyectos para el seguimiento interno y el suministro de actualizaciones oportunas a las partes interesadas.
Esta plantilla utiliza el diseño tradicional de informe para describir los detalles y el estado del proyecto. También puede utilizar esta plantilla para ver el cronograma de actividades del proyecto, las aprobaciones recibidas, los comentarios planteados, los obstáculos, los recursos utilizados y los costes del proyecto.
Esta plantilla de panel de control de proyectos incluye los siguientes detalles relevantes para preparar informes exhaustivos.
- Métricas de proyectos
- Estado de la actividad
- Resumen de prioridades
- Estado del calendario
- Estado del presupuesto
5. Plantilla de seguimiento de proyectos ClickUp
El seguimiento de las tareas es uno de los aspectos más difíciles de la gestión de proyectos, especialmente en proyectos a gran escala en los que participan múltiples partes interesadas. Aquí es donde entra en juego la plantilla ClickUp Project Tracker.
Automatiza la planificación y supervisión de tareas al permitirle añadir tareas a una categoría de proyecto específica. También puede crear varias subtareas y asignarlas a diferentes miembros del equipo.
Puede actualizar y realizar el seguimiento del estado de varias tareas haciendo clic en el botón desplegable situado junto a cada tarea.
- El color rojo indica que es crítico y requiere atención inmediata.
- El color ámbar significa retraso y puede considerarse de alta prioridad.
- El color verde significa que la tarea está en buen seguimiento.
También puede añadir un campo de fecha personalizado para realizar el seguimiento de la duración estimada y real de finalización de las tareas.
6. Plantilla de cierre de proyectos de ClickUp
Por fin ha entregado un proyecto dentro del plazo establecido. Pero, ¿ha sido un éxito? ¿Ha aceptado el cliente los resultados? La plantilla de cierre de proyectos de ClickUp le ayuda a obtener estas respuestas.
Todo lo que tiene que hacer es crear una lista de tareas con todas las acciones necesarias para completar un proyecto, incluyendo la finalización de los costes del proyecto, la obtención de la aprobación de las partes interesadas y la confirmación del cliente.
Añada personas asignadas, prioridad, fecha límite y, a continuación, seleccione el estado de la tarea. También puede personalizar campos personalizados para añadir métricas del proyecto.
Necesitará esta plantilla de cierre de proyecto hacia el final del mismo, una vez que lo haya entregado al cliente. Se puede distribuir a todas las partes interesadas para una discusión final, tras la cual podrá declarar el proyecto como terminado.
Puede ver esta plantilla en cinco formatos: Lista, Tablero, Gantt, Documento y Cronograma.
7. Plantilla de hoja de ruta de proyectos de ClickUp
En la gestión de proyectos, la hoja de ruta suele ser gigantesca. La asignación de recursos, el seguimiento del progreso, la supervisión de riesgos y la gestión de las partes interesadas son solo la punta del iceberg.
Es posible que se sienta abrumado, pierda el rumbo y se desvíe de la meta final. La plantilla de hoja de ruta de proyectos de ClickUp pone las cosas en perspectiva para cada proyecto.
Esta plantilla le permite mantener el control alineando todas las tareas con la meta del proyecto. Ha sido diseñada desde la perspectiva de un equipo de desarrollo de productos. Por lo tanto, puede utilizarla para colaborar con su equipo sin esfuerzo, realizar el seguimiento de las próximas tareas y priorizar las asignaciones.
Esta plantilla fácil de usar ofrece cinco vistas para visualizar los detalles del proyecto: lista, carga de trabajo, calendario, Gantt y vista Tablero o Kanban. También puede personalizar los distintos campos y estados para reflejar si la implementación del proyecto está sincronizada con la hoja de ruta.
8. Plantilla de cartera de gestión de proyectos de ClickUp
La plantilla de gestión de proyectos ClickUp Portfolio sirve como modelo para todos los proyectos de la empresa. Es similar a un panel de control de cartera de inversiones, donde puede realizar el seguimiento de las ganancias y pérdidas de todas sus inversiones en un solo lugar. Esta plantilla ofrece una vista general de todos los proyectos de todos los departamentos de la organización.
Puede añadir etiquetas personalizadas, como «pendiente de revisión», «en curso» o «sin iniciar», para realizar el seguimiento del estado del proyecto. La plantilla también ofrece varios campos, como la descripción del proyecto, comentarios relacionados con el proyecto, el cronograma estimado del proyecto y el estado de prioridad.
Esta plantilla es muy útil cuando se desea preparar informes sobre el estado de los proyectos o proporcionar a las partes interesadas una actualización rápida.
9. Plantilla de cronograma rellenable de ClickUp
Los gestores de proyectos están sometidos a una presión constante para entregar los proyectos dentro de plazos estrictos. La plantilla de cronograma rellenable de ClickUp reduce el estrés al ayudarle a correlacionar fácilmente los proyectos y establecer cronogramas para eventos con actividades secuenciales. También puede visualizar cronogramas complejos y realizar su uso compartido con las partes interesadas pertinentes.
También tiene la flexibilidad de añadir, eliminar o editar tareas de los cronogramas, lo que le permite centrarse en las tareas urgentes. Pero eso no es todo. Puede obtener una panorámica rápida del progreso, compartir los cronogramas con su equipo y realizar un seguimiento de los costes del proyecto. La función más interesante de esta plantilla es que puede personalizar la forma en que desea ver su cronograma: elija entre una vista Lista, diagramas de Gantt, vista Carga de trabajo o vista Calendario.
Personalice la plantilla añadiendo rótulos de prioridad, comentarios y múltiples personas asignadas. Esta plantilla de gestión de proyectos de ClickUp es excelente para proyectos con margen de flexibilidad o proyectos de baja prioridad.
10. Plantilla de marco de gestión de proyectos ClickUp
Si parece que la casa se está quemando y usted está luchando por apagar el fuego, necesita un mejor plan y asignación de recursos.
Reduzca el caos en la gestión de proyectos con la plantilla ClickUp Framework de gestión de proyectos. Se trata de una plantilla todo en uno que facilita la planificación detallada de cada elemento del proyecto, le ayuda a establecer procedimientos operativos estándar (POE) para diversas tareas y le permite realizar un seguimiento en tiempo real de las actualizaciones para mitigar los riesgos.
Esta plantilla proporciona un panel de control estructurado para asignar tareas, establecer hitos, realizar el seguimiento del progreso y ajustar los plazos.
Bonificación: ¡Herramientas de IA para Excel!
Mejore la gestión de proyectos con las plantillas de Excel y ClickUp.
Como gestor de proyectos, usted se enfrenta a todos los obstáculos y guía a su equipo por el camino correcto. Sin embargo, necesita una hoja de ruta estratégica y una ejecución sólida para avanzar con confianza. Las plantillas de gestión de proyectos de ClickUp le ofrecen todo esto.
Automatizan la planificación y el seguimiento de proyectos para ayudarle a identificar y superar obstáculos. Además, los análisis detallados que ofrece el software de gestión de proyectos ClickUp le permiten aprender de sus proyectos en curso para mejorar los resultados de proyectos futuros.
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