A medida que se amplía el acceso a Internet en todo el mundo, el uso diario del correo electrónico no ha dejado de aumentar desde 2017. En 2022, se estima que 333.000 millones de correos electrónicos en todo el mundo. Se espera que este número ascienda a 392.500 millones de correos electrónicos diarios en 2026.
Estos números crecientes llevan a plantearse una pregunta. En un mar de correos electrónicos similares, ¿cómo llamar la atención? La respuesta: Personalizar mejor.
Pero es más fácil decirlo que terminarlo. Con plazos ajustados que cumplir y cientos de cosas más que hacer en una semana laboral normal, es difícil dedicar tiempo a crear correos electrónicos personalizados para cada contacto.
Pero, ¿y si pudiera reutilizar el contenido ya escrito y dedicar más tiempo al desarrollo del mensaje y la comunicación estratégica?
Reduzca la repetición de seguimientos y actualizaciones por correo electrónico utilizando plantillas de correo electrónico en Outlook. Le ayudan a centrarse en los detalles esenciales sin necesidad de esfuerzo manual. El resultado son correos electrónicos profesionales y bien estructurados cada vez que pulse el botón Enviar.
Hoy hablaremos de cómo crear plantillas de correo electrónico en Outlook, de sus límites y de la mejor forma de hacerlo alternativa a esta herramienta de Microsoft .
¿Qué es una plantilla de correo electrónico?
Una plantilla de correo electrónico es un mensaje preescrito y preformateado que sirve como modelo para crear correos electrónicos similares de forma eficaz. Es como una plantilla reutilizable para su comunicación, que ahorra tiempo y esfuerzo a la vez que garantiza la coherencia de la marca y los mensajes.
Una plantilla típica de correo electrónico incluye saludos, presentaciones, un mensaje central, un cierre y marcadores de posición para información variable como nombres, empresas o fechas.
He aquí algunos elementos de una plantilla de correo electrónico en Outlook:
- Formato: Estilos predefinidos para fuentes, colores, diseño y elementos de marca
- **Marcadores de posición: Marcadores como Nombre o Empresa que se sustituyen por información específica para cada destinatario
- Contenido temático: A veces, las plantillas incluyen un cuerpo de texto adecuado al tema, como un correo electrónico de agradecimiento.
Importancia de las plantillas de correo electrónico
¿Quiere minimizar los errores tipográficos y las incoherencias de formato en los borradores? Las plantillas de correo electrónico le ayudarán a conseguirlo. No tienes que ocuparte de tareas repetitivas como escribir los mismos detalles o dar formato a tu correo electrónico cada vez. Microsoft Outlook al formar parte de la suite de Microsoft, se integra automáticamente con Word, Excel y otras herramientas. Esto resulta útil cuando su flujo de trabajo implica la transferencia de datos o el mantenimiento de un formato coherente en documentos y correos electrónicos. Menos tiempo redactando correos electrónicos repetitivos significa más concentración en tareas de alta prioridad, lo que contribuye a Bandeja de entrada cero metas.
El contenido y el formato preescritos le ahorran la molestia de empezar desde cero cada vez.
Y si utiliza Outlook principalmente para el correo electrónico personal, su función de plantilla integrada es gratuita/a con una cuenta de Microsoft.
Cómo crear plantillas de correo electrónico en Outlook
Ayuda para plantillas de correo electrónico mejore la productividad de su correo electrónico . Microsoft Outlook permite crear y guardar plantillas a través de la web o de una app para escritorio o móvil.
Siga esta guía paso a paso para aprender a crear plantillas de correo electrónico en Outlook:
Parte 1: Creación de plantillas de correo electrónico en Outlook [web]
Sigue estos pasos para crear una plantilla de correo electrónico en Outlook.com en la versión web:
Paso 1: Inicie sesión en su cuenta de correo de Outlook
Dirígete a https://outlook.live.com/ e inicia sesión en tu cuenta. Haga clic en Nuevo correo en la esquina superior izquierda.
Crear un nuevo correo en Outlook
Paso 2: Crear una nueva plantilla
Haga clic en el menú Más opciones (tres puntos) en la esquina superior derecha, luego desplácese hacia abajo y seleccione Mis plantillas.
Outlook web ofrece opciones de diseño limitadas para crear correos electrónicos, como tamaño de fuente, estilo, color, formato básico, alineación de texto, fondos prediseñados, imágenes y logotipos.
Si aún no lo has hecho, activa Mis plantillas y haz clic en +Plantillas.
Aunque la versión web de Outlook ofrece funciones similares a las de la aplicación de escritorio para crear correos electrónicos, sus opciones de diseño son más limitadas. Aquí tienes una panorámica de lo que puedes hacer:
- Opciones de formato: Personaliza el aspecto de tus correos electrónicos en la aplicación web de Outlook:
- Cambia el tamaño de la fuente, el estilo y el color del texto
- Aplicar formatos básicos como negrita, cursiva, subrayado, viñetas y numeración
- Utiliza diferentes alineaciones de texto
- Papelería y temas: Aplica fondos prediseñados y esquemas de color a tus correos electrónicos
- Imágenes y logotipos: Inserta imágenes y logotipos en tus correos electrónicos, pero las opciones de edición y formato son más limitadas que en la aplicación de escritorio
Para acceder o crear una carpeta de plantillas, haga clic en "+ Plantilla"
Paso 3: Registre su plantilla
Verás una ventana de mensajes con una nueva caja de indicaciones para escribir el título de tu plantilla y su tipo. Dale un nombre al nuevo cuadro de diálogo de la plantilla y escribe tu mensaje.
Cuando termine de ajustar su plantilla, haga clic en Guardar.
Nota: Este método sólo funciona en la aplicación web, no en la aplicación móvil o de escritorio.
Parte 2: Creación de plantillas de correo electrónico en la app, aplicación Outlook
Sigue estos pasos para crear una plantilla de correo electrónico en la aplicación:
Paso 1: Abrir Outlook
Navegue hasta el menú Home y seleccione New Email.
Una barra de herramientas de acceso rápido para usuarios de Outlook
Paso 2: Redactar y dar formato
Diseñe su correo electrónico como desee. Outlook no ofrece herramientas de diseño específicas como los creadores de arrastrar y soltar de las plataformas de marketing por correo electrónico.
Sin embargo, aún encontrarás algunas opciones para personalizar el aspecto visual de tus correos electrónicos:
- Plantillas integradas: Outlook ofrece una pequeña colección de plantillas prediseñadas con formato y temas básicos, pero puede carecer de variedad y opciones de personalización
- Fondos y temas: Aplica fondos y esquemas de color prediseñados para crear un aspecto visual coherente en todos tus correos electrónicos. Esto puede ayudar a mantener una identidad de marca principal
- Opciones de formato: Utilice funciones de formato dentro del cuerpo del correo electrónico para personalizar fuentes, tamaños de letra y colores de texto. Aplique estilos de formato básicos como negrita, cursiva, subrayado y viñetas o numeración para dar énfasis y organización
- Imágenes y logotipos: Incrusta imágenes y logotipos en tus correos electrónicos para mejorar el atractivo visual y el reconocimiento de la marca. Asegúrese de que las imágenes están optimizadas para la vista por correo electrónico y de que tienen el texto alternativo adecuado para la accesibilidad
- Edición de HTML: Para usuarios avanzados, Outlook ofrece capacidades limitadas de edición directa de HTML dentro de la fuente del mensaje de correo. Sin embargo, esto requiere conocimientos técnicos y no se recomienda para principiantes debido a posibles problemas de formato
Paso 3: Guardar como plantilla
Vaya a Archivo > Guardar como y elija Plantilla de Outlook como tipo de archivo.
Guardar la plantilla de Outlook
Paso 4: darle un nombre
Introduzca un nombre claro para su plantilla en la casilla Nombre de archivo.
Paso 5: Haga clic en Guardar
Haga clic en el botón de guardar, ¡y su plantilla estará lista!
Leer más:_ Plantillas de boletines
Desventajas y limitaciones de la creación de plantillas de correo electrónico con Outlook
Ahora ya sabe cómo crear plantillas de correo electrónico en Outlook. Sin embargo, ¿estás seguro de que no hay una forma mejor de hacer las cosas?
Aunque las plantillas de Outlook ofrecen opciones básicas de personalización como añadir marcadores de posición, cambiar fuentes e incorporar logotipos, la herramienta carece de funciones avanzadas. Aquí tienes un desglose de sus límites:
1. Funciones limitadas
Las plantillas de Outlook soportan principalmente formatos básicos de texto como fuentes y estilos. Las funciones avanzadas como el formato condicional, las tablas o los objetos incrustados son limitadas.
Puedes incluir marcadores de posición para información estática, pero crear contenido dinámico basado en datos de destinatarios o fuentes externas no es posible dentro de las plantillas nativas.
Las plantillas integradas de Outlook ofrecen opciones limitadas de personalización y formato. Las plantillas se almacenan localmente, lo que dificulta su uso compartido y su actualización entre equipos. Hay que insertar manualmente las variables cada vez, lo que aumenta el riesgo de error y la ineficacia.
Además, aunque Outlook es compatible con la combinación de datos de listas de contactos mediante Mail Merge, se trata de un proceso independiente y carece de la flexibilidad de las plataformas dedicadas al marketing por correo electrónico.
2. Desafíos de la personalización
Las plantillas de Outlook conducen rápidamente a mensajes genéricos e impersonales. Esto puede afectar al compromiso y a la percepción del destinatario. Sin embargo, añadir toques personalizados manualmente lleva tiempo, especialmente para grandes volúmenes de correo electrónico.
Aunque se pueden añadir saludos o información personalizados, la personalización compleja basada en el comportamiento o las preferencias del destinatario es todo un reto.
3. Escalabilidad y gestión
A medida que se crean más plantillas en Outlook, su gestión y actualización pueden resultar engorrosas durante la ampliación, lo que provoca problemas de control de versiones e información obsoleta.
También resulta difícil compartir plantillas en sistemas de archivos entre equipos o departamentos sin integrar herramientas o procesos específicos.
Con el tiempo, necesitará soluciones alternativas o externas al integrar plantillas de usuario en archivos con flujos de trabajo de correo electrónico o herramientas de escritura .
4. Seguridad y conformidad
Es difícil hacer un seguimiento de los cambios y volver a versiones anteriores en caso necesario. Las plantillas guardadas localmente son susceptibles de ataques de malware, y el uso compartido de plantillas es arriesgado debido a la falta de control de acceso granular.
El envío de correos electrónicos a partir de una plantilla no garantiza que la información del remitente sea correcta o coherente, lo que puede afectar a la entrega y el cumplimiento. Además, es posible que las plantillas no se adapten a sus requisitos de cumplimiento específicos, incluyendo opciones de cancelación de suscripción o avisos legales en cada correo electrónico.
Por otra parte, la información sensible contenida en las plantillas requiere un tratamiento cuidadoso y medidas de seguridad, especialmente cuando se comparte entre equipos.
5. Funciones avanzadas e integraciones
Seguimiento del rendimiento de diferentes plantilla de boletín variaciones o la medición de la eficacia de nuevas campañas mediante pruebas A/B y análisis detallados no son compatibles con las plantillas nativas de Outlook.
Tampoco se pueden integrar con plataformas de automatización de marketing para funciones avanzadas como el lead nurturing. La generación de (elaboración de) informes o la extracción de información sobre el rendimiento del correo electrónico basada en plantillas requieren herramientas adicionales o esfuerzo manual
6. Problemas de formato y representación
Los distintos clientes de correo electrónico muestran las plantillas de forma diferente, pero si va a implementar funciones CSS, querrá evitar una apariencia poco profesional. Es posible que el complejo formato CSS no se muestre correctamente o no se muestre en absoluto. Las imágenes de fondo o los logotipos incrustados en la interfaz también podrían mostrarse de forma incoherente.
ClickUp: Una alternativa mejor a las plantillas de correo electrónico de Outlook
Las plantillas de correo electrónico de Outlook ofrecen una solución básica para agilizar la comunicación, pero tienen límites en cuanto a personalización, escalabilidad y funciones avanzadas. Plataforma de gestión de proyectos por correo electrónico de ClickUp soluciona todo esto y mucho más. Aquí le explicamos cómo:
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Personalización y colaboración
Aproveche Cerebro ClickUp de ClickUp Brain /%href/ AI Writer for Work para generar automáticamente plantillas y esquemas de correo electrónico, redactar correos electrónicos a tu estilo, resumir contenidos extensos, sugerir líneas de asunto y mucho más, ahorrándote tiempo y esfuerzo en la elaboración de correos electrónicos atractivos.
También puedes utilizar plantillas preconstruidas de ClickUp para diversas necesidades de marketing por correo electrónico.
La plantilla de publicidad por correo electrónico de ClickUp ofrece pautas concretas para dominar la publicidad por correo electrónico
ClickUp ha creado la plantilla de anuncios por correo electrónico para ayudarle a generar ideas de correo electrónico, crear un anuncio persuasivo por correo electrónico y conseguir un alto porcentaje de clics. Utilice esta plantilla preformateada de Docs para crear y hacer un seguimiento de sus correos electrónicos promocionales.
Cree y planifique campañas de correo electrónico de éxito con la plantilla de campañas de correo electrónico de ClickUp
Si está trabajando con un cliente para generar clientes potenciales, mejorar la exposición de la marca o aumentar el compromiso, pruebe con Plantilla de campaña de correo electrónico de ClickUp .
Le ayudará a planificar, ejecutar, optimizar y supervisar sus campañas de correo electrónico de forma estructurada. No sólo todos los correos electrónicos tendrán un aspecto profesional y acorde con la marca, sino que también ahorrará tiempo y esfuerzo.
La plantilla de marketing por correo electrónico de ClickUp está diseñada para ayudarte a mantenerte organizado a la hora de gestionar tus campañas de correo electrónico.
¿Necesita enviar correos electrónicos personalizados a un gran número de destinatarios? Utilice Plantilla de marketing por correo electrónico de ClickUp e con campos personalizados basados en datos del proyecto, que se personalizan automáticamente para cada destinatario. Le ayuda a crear flujos de trabajo de correo electrónico para anuncios de empresa y otros correos electrónicos importantes.
Integración sencilla del correo electrónico
Convierta sus correos electrónicos en tareas detalladas directamente desde su bandeja de entrada de ClickUp. Sin necesidad de copiar y pegar
Redacte, envíe y responda correos electrónicos directamente desde la bandeja de entrada de ClickUp Tareas de ClickUp y mantener toda la comunicación centralizada y organizada.
Capture los detalles clave de los correos electrónicos y conviértalos en tareas, asigne responsabilidades y establezca fechas límite, todo desde el correo electrónico, sin tener que cambiar de una herramienta a otra.
Convierta rápidamente los correos electrónicos de Outlook en tareas en la plataforma de productividad número 1 en valoración.
Discuta y colabore en las tareas directamente dentro del hilo de correo electrónico, eliminando la necesidad de canales de comunicación separados. Manténgase informado con notificaciones instantáneas para las actualizaciones de tareas, respuestas y menciones, y mantener a todos en el bucle.
El Integración de ClickUp en Outlook también le permite incluir adjuntos de correo electrónico sin problemas al crear tareas para garantizar que toda la información relevante permanezca dentro de su proyecto de ClickUp.
Funciones avanzadas e inteligencia
- Automatización inteligente: Utilice ClickUp para automatizar tareas repetitivas como el envío de correos electrónicos de seguimiento o deasignación de tareas de correo electrónico con IA *Informes detallados y análisis: Obtenga información valiosa con informes detallados con la funciónPlantilla de informes de correo electrónico marketing. Acceda a análisis sobre tasas de apertura, clics, etc
La plantilla de informes de marketing por correo electrónico de ClickUp está diseñada para ayudarle a realizar un seguimiento y analizar la eficacia de sus campañas de correo electrónico.
Además de simplificar la creación de contenido de correo electrónico y la gestión de campañas, ClickUp puede ayudarle a mantener las cosas organizadas en el trabajo.
Visualice su flujo de trabajo de marketing por correo electrónico con Tableros Kanban, listas y mapas mentales para obtener una Panorámica directa del proyecto. Realice un seguimiento de las tareas completadas, los plazos y las dependencias de su equipo para asegurarse de que su proyecto se mantiene en el buen camino. Asigne tareas, establezca comentarios y colabore con su equipo en tiempo real, fomentando la transparencia y la responsabilidad.
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Personalice la comunicación y ahorre recursos con ClickUp
Las plantillas de Microsoft Outlook le ayudan a crear un aspecto más coherente para sus correos electrónicos. Sin embargo, tienen sus propios inconvenientes y limitaciones. Si desea crear un sistema de marketing por correo electrónico profesional y escalable, le recomendamos ClickUp. Tiene cientos de plantillas, y más robustas gestión de bandeja de entrada funciones que facilitan la comunicación con sus clientes.
ClickUp es su ventanilla única para la gestión de campañas de marketing sin estrés; le permite planificar, seguir, gestionar y supervisar su trabajo sin problemas.
Ahorre tiempo y esfuerzo, impulse la colaboración en equipo y agilice los procesos de marketing por correo electrónico, todo ello en una plataforma fácil de usar. ClickUp le ayuda a tomar el control, trabajar de forma eficiente y lograr el intento correcto de marketing. Empiece a utilizar ClickUp gratis, gratuito/a.
Preguntas frecuentes
1. ¿Cómo puedo crear un correo electrónico de parte rápida en Outlook?
Redacta el texto que quieras reutilizar a menudo, incluyendo saludos, introducciones, texto principal y cierre. Dale el formato que desees. Después, seleccione el contenido, diríjase a la pestaña Insertar_t y haga clic en _Partes rápidas > Guardar selección en la galería de partes rápidas. Dele un nombre claro y haga clic en OK.
Cuando necesites ese contenido, sólo tienes que acceder a la Galería de piezas rápidas (pestaña Insertar > Piezas rápidas) e insertar el fragmento guardado con un clic. Así de sencillo Recuerde que puede crear varias partes rápidas para distintos tipos de correo electrónico, lo que le ahorrará tiempo y le garantizará la coherencia de sus mensajes.
**2. ¿Cómo puedo guardar una plantilla de correo electrónico en pasos rápidos?
Redacta tu mensaje reutilizable con marcadores de posición para información variable como Nombre o Empresa. Dé formato y personalícelo según sea necesario. Haga clic en Inicio y, a continuación, en Crear nuevo dentro de la galería de pasos rápidos. Elija Nuevo Mensaje y personalice los detalles. Pegue el contenido de su plantilla en la ventana del nuevo mensaje o en el campo del cuerpo y configure ajustes adicionales como el destinatario o la línea del asunto. Haga clic en Finalizar para guardar su Paso Rápido.
Elija el Paso Rápido correspondiente de la galería para enviar ese correo electrónico. La plantilla se abrirá ya rellenada, lista para personalizarla con detalles específicos antes de enviarla.
3. ¿Cómo puedo crear una plantilla de correo electrónico de paso rápido en Outlook?
Redacta el contenido de tu correo electrónico reutilizable con marcadores de posición como Nombre para personalizarlo. Dele formato y personalícelo como desee. Seleccione el contenido, diríjase a la pestaña Insertar y haga clic en Piezas rápidas - Guardar selección en la galería de piezas rápidas. Dele un nombre claro y haga clic en OK.
En la pestaña Inicio, haga clic en Crear nuevo dentro de la pestaña de archivos en Piezas rápidas, haga clic en Abrir la galería y elija Nuevo mensaje. Personalice los detalles y pegue el contenido de su plantilla guardada en el campo del cuerpo.
Haga clic en Finalizar para guardar su Paso rápido. Ahora, cuando necesites ese correo electrónico, simplemente elige el Paso Rápido de la galería, personalízalo y ¡envíalo!