Seguro que ha oído hablar del dicho "el tiempo es oro" Aunque este dicho se aplica a casi todos los aspectos del trabajo y la vida, en la gestión de proyectos suena muy cercano a la verdad. Es el tiempo o la calidad lo que define el valor monetario del proyecto.
La gestión de los componentes de un triángulo de gestión de proyectos con solapamientos de alcance, tiempo y coste es un delicado acto de equilibrio. Requiere una utilización consciente del tiempo y los recursos para ofrecer un valor óptimo que esté a la altura de las expectativas. En el centro de toda esta orquestación de plazos y resultados se encuentra el calendario, la columna vertebral del intento correcto.
Un calendario es una hoja de ruta meticulosamente elaborada que dirige las actividades desde el inicio hasta la planificación del proyecto y la entrega ejecución . Sin embargo, el recorrido de un proyecto es complicado. Los gestores de proyectos experimentados recurren a la varianza del calendario para hacer frente a estos giros.
Aquí encontrará todo lo que necesita saber al respecto, desde la fórmula de la desviación del calendario hasta cómo aplicarla en proyectos reales.
¿Qué es la desviación del calendario?
Todos sabemos lo que significa un calendario. Es un cronograma que se desea seguir mientras se alcanza una meta establecida, que es el cronograma previsto.
Sin embargo, los eventos inesperados pueden hacer que se desvíe de este curso gráfico durante la ejecución del proyecto. El calendario real incluirá estos desvíos.
La desviación del cronograma (VC) mide la diferencia entre el cronograma base y el progreso real. Es un indicador clave del rendimiento que indica si un proyecto está adelantado, bien encaminado o retrasado en un momento determinado.
Entender la desviación del calendario
Hay dos elementos subyacentes en una fórmula rudimentaria de desviación del calendario. Estos son:
- Valor Ganado (VE): Indica el presupuesto real utilizado. Para obtener el VE, multiplique el presupuesto total del proyecto por el porcentaje del trabajo completado hasta el momento. Es una ventana al calendario y el rendimiento del proyecto
- Valor planificado (VP): Representa la utilización prevista del presupuesto del proyecto en una fecha determinada. Se calcula multiplicando el presupuesto total del proyecto por el porcentaje del trabajo que debe completarse en ese momento. Ayuda a evaluar si el proyecto está dentro de plazo en cuanto al progreso previsto y sinivelación de recursos es necesario
Tener una idea de estas variables ayuda a calcular la desviación del cronograma aplicando la siguiente fórmula:
SV = EV - PV
Donde,
- SV = Desviación del programa
- EV = Valor ganado
- PV = Valor planificado
Algunas alternativas para calcular la desviación del programa utilizan la siguiente fórmula:
SV = BCWP - BCWS
Donde,
- BCWP = Coste presupuestado del trabajo realizado
- BCWS = Coste presupuestado del trabajo programado
Una vez obtenido el valor de la desviación del programa, se puede interpretar de las siguientes maneras:
- SV > 0: Una variación positiva del calendario significa que el proyecto va por delante de lo previsto, lo que significa que el progreso del proyecto es mejor de lo que se había planificado
- SV = 0: Ninguna variación significa que el proyecto se ajusta a lo previsto y que el progreso real coincide con el planificado
- SV < 0: Una variación negativa del calendario significa que el proyecto está retrasado. Indica que el progreso real del proyecto es inferior al planificado
El porcentaje de desviación del calendario (SV%) muestra el valor porcentual de la desviación y ofrece una forma más sencilla de realizar el seguimiento de un proyecto.
SV% = (SV/PV)*100
Al igual que la desviación del calendario, un SV% negativo indica que el proyecto va retrasado, mientras que un SV% positivo indica que va adelantado.
Con esta fórmula básica de la desviación del calendario, puede calcular otras desviaciones kPI de gestión de proyectos para el seguimiento del calendario y el progreso del proyecto.
Índice de rendimiento del calendario (SPI)
El índice de rendimiento del cronograma (SPI) es la relación entre el valor ganado y el valor planificado. Este indicador de rendimiento mide la eficiencia de la utilización del tiempo en un proyecto.
SPI = EV/PV
Una vez calculado el índice de rendimiento del cronograma completo, puede interpretarlo como se indica a continuación:
- SPI > 1: El proyecto va adelantado con respecto al calendario
- SPI = 1: El proyecto está dentro de plazo
- SPI < 1: El proyecto va retrasado con respecto al calendario previsto
Cuando haya que hacer números, utilice un programa de gestión de proyectos para hacerlos.
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Herramientas como ClickUp ofrecen campos de fórmula configurables para simplificar los cálculos relacionados con los proyectos. Al eliminar cálculos pesados innecesarios sin comprometer la precisión, puede centrarse en la gestión de proyectos.
Conexión entre la desviación del calendario y la gestión del valor ganado
La Gestión del Valor Ganado (EVM) es una metodología de gestión de proyectos que combina los datos de coste, calendario y rendimiento del proyecto para obtener una idea completa de su progreso.
La desviación del calendario (SV) es un componente subyacente de este marco más amplio. Es la diferencia entre el valor planificado (PV) y el valor ganado (EV).
Cualquier desviación en el calendario representa la correspondiente desviación de costes en el trabajo pendiente de terminar en un momento determinado. Es un indicador completo del rendimiento del calendario, ya que cualquier variación de este valor puede indicar si un proyecto va retrasado, adelantado o dentro de plazo.
La métrica SV, combinada con otros KPI como el índice de rendimiento de costes, el tiempo restante del proyecto, el presupuesto del proyecto, etc., actúa como un conjunto completo de herramientas para analizar la salud del proyecto, gestionar su calendario y equilibrar los recursos a lo largo de su ciclo de vida.
Importancia del cálculo de las desviaciones del cronograma
El cálculo de las desviaciones del calendario pone de relieve las distintas variables que afectan al progreso del proyecto. Mantenerse alerta ante estos riesgos y oportunidades permite a los gestores de proyectos intervenir para cumplir los plazos. Sin embargo, hay algo más que ayudar a gestión del tiempo de los proyectos .
He aquí una lista de razones por las que los gestores de proyectos deben calcular la desviación del calendario:
Evaluación del rendimiento
Métricas como la desviación del calendario y otros indicadores de rendimiento ayudan en la valoración de la eficiencia del proyecto. Proporcionan una evaluación clara y realista del rendimiento del proyecto en función de su calendario. Por ejemplo, un valor positivo de la VS significa que el proyecto va por delante de su calendario estimado y viceversa.
La cuantificación de la salud del proyecto permite a los gestores de proyectos comparar el rendimiento y tomar las medidas necesarias para garantizar el progreso y minimizar los riesgos. También permite a los directores de proyecto identificar las áreas en las que el proyecto está sobresaliendo o se está quedando corto, de modo que puedan tomar decisiones informadas para mantener el proyecto en el buen camino y mejorar su rendimiento.
Identificación de problemas
La desviación del calendario encarna la vigilancia proactiva. Al calcular el progreso real y compararlo con el progreso planificado, los gestores de proyectos pueden utilizarlo para detectar posibles desviaciones retos de la gestión de proyectos .
Incluso la más mínima desviación del calendario actúa como un sistema de advertencia temprana, señalando posibles problemas o incidencias con una tarea o fase específica de un proyecto.
Utilice estos indicadores para mitigar riesgos, aplicar medidas correctoras y reasignar recursos estratégicamente. La intervención en fases tempranas evita que los problemas se agraven y fomenta un entorno de proyecto más resistente y satisfactorio.
Toma de decisiones eficaz
El cálculo de la desviación del calendario es fundamental para facilitar una toma de decisiones eficaz en la gestión de proyectos. Comparando el progreso de los proyectos, los gestores de proyectos pueden saber si un proyecto va adelantado con respecto al calendario.
Con esta información, pueden decidir con criterio cómo programar las actividades, asignar recursos, ajustar los plazos, implicar a las partes interesadas o aplicar medidas correctivas.
Por ejemplo, el profesional de la gestión de proyectos puede redirigir los recursos a los equipos con desviaciones negativas respecto a los que obtienen resultados positivos. Estos ajustes mejoran el rendimiento global del proyecto gracias a la toma de decisiones estratégicas para el éxito de la ejecución del proyecto.
Comunicación con las partes interesadas
mantenga informados a sus interlocutores con ClickUp_
Los gestores de proyectos pueden utilizar la desviación del calendario para hacerse una idea realista del calendario del proyecto. Una vez informados de los hechos, pueden transmitir el estado actual del proyecto a las partes interesadas. Mantenerse por delante del calendario infundirá confianza y satisfacción entre las partes interesadas.
Por otra parte, informar de forma proactiva sobre posibles retrasos o contratiempos en el calendario acordado fomentará la transparencia y la rendición de cuentas. En caso de contratiempos o retrasos, los directores de proyecto también pueden implicar a las partes interesadas para recalibrar las expectativas del proyecto en cuanto a alcance, resultados y cronogramas. Si es necesario, también pueden solicitar recursos adicionales para completar el proyecto con éxito.
Optimización de recursos
Como hemos comentado ampliamente, la desviación del calendario de un proyecto puede ayudar a una gestión eficaz de los recursos. Los proyectos que se adelantan al calendario pueden presentar recursos infrautilizados que pueden aumentar el coste del proyecto. Estos recursos restantes también pueden reasignarse a otros proyectos o áreas críticas para acelerar el desarrollo del proyecto.
Por otro lado, cuando un proyecto va retrasado, puede deberse a la limitación de recursos o a ineficiencias. En este caso, el gestor de proyectos puede optimizar la asignación de recursos para resolver los cuellos de botella con prontitud.
La desviación del calendario está directamente relacionada con la desviación de los costes, ya que los recursos suelen ser el componente más importante del coste de cualquier proyecto. Como era de esperar, una función alternativa a la desviación del calendario es la diferencia entre los costes reales y los previstos (BCWP-BCWS)
Gestión de riesgos
Hemos visto cómo la desviación del calendario está directamente enlazada con la desviación de los costes, lo que, a su vez, pone de relieve la importancia de la gestión de los riesgos de coste de los proyectos . Del mismo modo, también hemos visto cómo la variación del calendario permite a los gestores de proyectos detectar posibles problemas a tiempo y cortarlos de raíz. Sin embargo, el riesgo no siempre se manifiesta en forma de retrasos.
Los plazos acelerados, en los que partes de un proyecto pueden adelantarse a lo previsto, también pueden suponer un riesgo, sobre todo cuando hay dependencias de por medio, y la desviación del calendario puede ayudar a abordarlos.
Con estas ventajas tangibles, resulta evidente el rol de la desviación del calendario en la detección y gestión de riesgos. Anticiparse a los posibles riesgos permite a los gestores de proyectos aplicar estrategias eficaces de gestión y mitigación de riesgos.
Mejora continua
Los gestores de proyectos pueden utilizar el análisis de desviaciones para obtener visibilidad de las diferentes tendencias, patrones y perspectivas que surgen a medida que el proyecto progresa. Por ejemplo, una desviación positiva del calendario revela prácticas eficaces que pueden reproducirse. Por el contrario, una desviación negativa pone de manifiesto ineficiencias.
Esta evaluación sistemática les permite aprender de su experiencia y perfeccionar los procesos de planificación de proyectos y las buenas prácticas de gestión en futuros proyectos. Evalúa las capacidades del gestor del proyecto y valora el rendimiento del equipo del proyecto. Los análisis periódicos de las desviaciones de rendimiento perfeccionarán iterativamente los resultados del proyecto.
Ejemplos reales de desviación del calendario
Utilicemos ejemplos del mundo real para ilustrar cómo realizar cálculos de desviaciones del calendario.
Ejemplo #1: Proyecto de construcción
Supongamos que está gestionando un proyecto de construcción con un presupuesto total de 1.000.000 $. Está previsto que el proyecto se complete en los próximos 12 meses.
Usted calcula la desviación del calendario después de seis meses. Pendiente para ello de calcular los valores plan y ganados.
- Valor planificado: Es el coste presupuestado del trabajo que se ha planificado realizar antes de los seis meses. Para simplificar, supondremos que el 50% del trabajo debería haberse completado en el sexto mes. A partir de estos datos, calcule el VP como:
- PV = 50% ✕ $1,000,000 = $500,000
- Valor ganado: Este es el coste real del trabajo terminado hasta ahora. Supongamos que en el sexto mes sólo se ha completado el 40% del trabajo. Con esto, se puede calcular el VE de la siguiente manera:
- EV = 40% ✕ $1.000.000 = $400.000
Ahora, calculemos la Varianza del Cronograma:
SV = EV - PV
SV = $400.000 - $500.000
SV = -100.000 DÓLARES
El valor negativo indica que el proyecto lleva seis meses de retraso. Los gestores de proyectos tomarán nota de ello y aplicarán medidas correctoras para volver a encarrilar el proyecto.
Ejemplo nº 2: Proyecto de desarrollo de software
Supongamos que su equipo está desarrollando una aplicación informática en un plazo de ocho meses. Tiene un valor presupuestario de 600.000 dólares para completar la tarea.
Decide evaluar la desviación del calendario del proyecto al cabo de dos meses. Una vez más, comience calculando los valores planificados y ganados.
- Valor planificado: Normalmente, debería haber completado el 25% del trabajo en el segundo mes. Basándose en esto, el valor sería:
- PV = 25% ✕ $600.000 = $150.000
- Valor obtenido: Gracias a la eficacia del equipo del proyecto, el segundo mes se ha completado el 40% del trabajo previsto. En consecuencia, sería:
- EV = 40% ✕ $600.000 = $240.000
Ahora, calculemos la desviación del calendario:
SV = EV - PV
VP = 240.000 $ - 150.000 $
SV = 90.000 DÓLARES
La desviación positiva indica que el proyecto se ha adelantado 90.000 $ en el segundo mes. Basándose en este rendimiento, los gestores pueden reasignar recursos y acelerar las tareas interrelacionadas para ceñirse al cronograma del proyecto.
Los ejemplos anteriores son relativamente sencillos y simplistas. Parten del supuesto de que los proyectos fluyen linealmente. Sin embargo, los proyectos del mundo real son algo más complejos, con varias interdependencias que pueden retrasar o acelerar los cronogramas del proyecto. Utilice herramientas digitales avanzadas como ClickUp para la gestión de proyectos para obtener una vista completa del proyecto y sus interdependencias.
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gestione el calendario del proyecto y las dependencias en ClickUp_
Aunque ClickUp es una plataforma integral de gestión de proyectos que no realiza estrictamente cálculos de varianza del cronograma o de gestión del valor ganado, puede aprovecharla para hacer un seguimiento y gestionar los cronogramas. Hablaremos de ello en profundidad en las secciones siguientes.
Consejos principales para trabajar con la desviación del cronograma de un proyecto
Ahora que ya sabe en qué consiste la desviación del programa y sus diferentes aspectos, veamos cómo utilizarla para mejorar la eficiencia y cumplir los plazos. Aquí tienes algunos consejos y trucos que te ayudarán:
- Calcule periódicamente el valor de la desviación del calendario. Haga un seguimiento de este valor a lo largo del ciclo de vida del proyecto, desde el proceso de planificación hasta la finalización, para detectar a tiempo las desviaciones y realizar las intervenciones oportunas correspondientes
- En lugar de ver los valores de VS en el vacío, compárelos con otras métricas como la desviación de costes, el índice de rendimiento del cronograma, el trabajo completado, etc., para hacerse una idea holística del rendimiento del proyecto
- Establezca valores predeterminados para el umbral y las tolerancias de la VS a fin de identificar rápidamente cuándo la desviación supera los límites aceptables para desencadenar una acción desencadenante
- Aunque la acción correctiva es vital, también debe realizar un análisis de la causa raíz para identificar qué causó la desviación en primer lugar. Comprender este aspecto ayuda a prevenir repeticiones similares en el futuro
- Explotar los datos de SV para planificar escenarios. Explorar los distintos escenarios hipotéticos arroja luz sobre el impacto potencial de un cambio en la asignación de recursos o en el alcance del proyecto para comprender la interacción de los distintos elementos del triángulo del proyecto
- Prestar especial atención a las tareas implicadas en la ruta crítica de un proyecto, ya que cualquier cambio en ellas afectará a los resultados y cronogramas del proyecto
- Aprovechar las herramientas de automatización para automatizar el cálculo y la evaluación comparativa de los valores de VS a fin de realizar un seguimiento y un análisis más eficaces
- Comparar los valores de VS con datos históricos y correlacionarlos con los estándares del sector para obtener una perspectiva relativa del rendimiento del proyecto
- Utilice herramientas personalizablesplantillas de calendario del proyecto para gestionar los plazos y cronogramas de los proyectos sin perder de vista las dependencias
Mantén el rumbo con ClickUp
Como ya se ha mencionado, ClickUp no es una plataforma EVM. Sin embargo, ClickUp ofrece una gestión de proyectos personalizada que puede modificarse convenientemente para cumplir este objetivo.
Puede utilizar ClickUp para el seguimiento y la gestión de las desviaciones del calendario de las siguientes formas:
- Cree, asigne y realice un seguimiento de las tareas de los miembros del equipo del proyecto. Ajuste las fechas límite de estas tareas para asegurarse de que se ajustan al calendario. Mediante el seguimiento de los porcentajes de trabajo completado y progreso, puede calcular manualmente EV, PV y SV o exportar conjuntos de datos a herramientas de hojas de cálculo como Hojas de Google y Microsoft Excel para un análisis en profundidad
Construya un calendario de proyectos mediante la gestión de tareas en ClickUp
- Si el cálculo manual es demasiado complicado, introduzca estos valores en campos de fórmula personalizados y obtenga directamente los cálculos. El acceso a esta función desde la propia plataforma evita tener que cambiar de contexto y le permite concentrarse en su trabajo
- Integración con herramientas de control de tiempo para capturar datos sobre el tiempo dedicado a una tarea y el esfuerzo que supone. Aunque no afecte directamente a la EV, puede ayudar a una gestión eficaz de los recursos y proporcionar datos para las evaluaciones de tareas completadas, lo que indirectamente tiene una función en la gestión de las desviaciones
- Establecer flujos de trabajo automatizados que se desencadenan cuando los valores de VE tocan niveles críticos. Desde la optimización de recursos hasta la realización de análisis detallados de la causa raíz, ClickUp puede ayudarle a orquestar el siguiente curso de acción
Si añade la colaboración a la combinación de estas funciones tan deseables, ClickUp se convierte en la solución ideal mejor app, aplicación de programación que minimice las variaciones. Regístrate para saber más.
Preguntas frecuentes
**1. ¿Cómo se calcula la desviación del calendario en la gestión de proyectos?
La desviación del calendario (SV) se calcula mediante la fórmula: SV = EV - PV
Aquí, EV es el valor ganado (valor del trabajo realizado), y PV es el valor planificado (el valor del trabajo por terminar). Ofrece una medida cuantitativa de la desviación entre el progreso planificado y el real con respecto al calendario.
2. ¿Qué significa que la desviación del calendario sea negativa?
Una VS negativa indica que el proyecto está retrasado y que ha llegado el momento de investigar y encontrar la causa del retraso. El siguiente paso es tomar medidas correctivas.
**3. ¿Qué significa que la desviación del calendario sea positiva?
Una VS positiva significa que el proyecto va por delante de lo previsto. En este caso, puede analizar todos los factores que han contribuido al resultado positivo y emularlo para otros proyectos en el futuro.
**4. ¿Cómo pueden los gestores de proyectos controlar eficazmente las desviaciones del calendario?
Los gestores de proyectos pueden controlar eficazmente la desviación del calendario utilizando una herramienta de gestión de proyectos de las siguientes maneras:
- Actualizando periódicamente el progreso y la finalización de las tareas
- Aprovechando las funciones integradas de (elaboración de) informes y análisis
- Definición de umbrales o tolerancias para los valores de VS para mostrar notificaciones o alertas
- Ajuste de planes de gestión de riesgos basados en desencadenantes para minimizar las desviaciones
- Realizar una revisión periódica de las tendencias de las desviaciones acumuladas del cronograma
**5. ¿Cuál es la importancia de la desviación del calendario en la gestión de proyectos?
La desviación del calendario evalúa cuantitativamente el grado de cumplimiento del cronograma establecido para un proyecto. Al realizar dicha evaluación, los gestores de proyectos pueden utilizarla para:
- Medir el rendimiento y la salud del proyecto
- Tomar decisiones informadas basadas en el trabajo real completado
- Identificar las áreas en las que un proyecto destaca o se queda corto
- Aplicar medidas correctivas para mantener el proyecto en el buen camino
- Comunicación con las partes interesadas internas y externas sobre el estado del proyecto
**6. ¿Cómo puede contribuir la desviación del calendario a la estrategia de gestión de riesgos del proyecto?
La desviación del calendario puede ayudar en la gestión de riesgos del proyecto de las siguientes maneras:
- Ayuda a la detección temprana de posibles riesgos o retrasos para la pronta resolución del problema
- Realiza un análisis exhaustivo de la causa raíz para investigar la causa principal de la desviación
- Refuerza la planificación de contingencias, ya que la información relacionada con las desviaciones del calendario puede desencadenar una optimización proactiva de los recursos, la gestión de riesgos, etc.
- Simula diferentes escenarios y condiciones para ayudar a evaluar el impacto de otras variables y riesgos potenciales en el calendario del proyecto