25 trucos de Microsoft Word para optimizar tu trabajo

Tanto si eres un estudiante que hace trabajos, un profesional que redacta informes o simplemente alguien que organiza documentos personales, probablemente hayas utilizado Microsoft Word.

Las herramientas de Microsoft son conocidas por su interfaz intuitiva, sus amplias funciones y su compatibilidad universal. Todas las interfaces de Microsoft Office son fáciles de usar, lo que facilita el trabajo y lo hace más rápido y seguro.

Pero alcanzar sus versiones actuales y perfeccionarlas ha llevado décadas. Microsoft Word se lanzó en 1983. A lo largo de los años, ha sufrido varias actualizaciones y mejoras, con las que el gigante tecnológico ha conseguido más de 750 millones de usuarios activos al mes

vía Microsoft Este éxito puede atribuirse a la facilidad de uso de la plataforma, que la hace accesible tanto para principiantes como para usuarios avanzados.

Pero poca gente conoce los siguientes Microsoft Word hacks y trucos que pueden ahorrarte mucho esfuerzo y tiempo

25 trucos de Microsoft Word para convertirte en un superusuario

Sabemos que Microsoft Word te ayuda a hacer un montón de cosas. Y estos trucos se asegurará de que usted consigue hacer mucho más con el tiempo que ahorra. Estos consejos de Microsoft Word se aplican mejor en un equipo con Windows.

1. Uso de atajos de teclado para la alineación y espaciado de párrafos

Si eres un fanático de la escritura rápida y de agilizar tus escritos, te encantarán estos atajos de teclado que te ayudarán a alinear y dar formato a todo tu documento según tus necesidades.

Es uno de los trucos más básicos de Word.

Aparte de las funciones habituales de copiar/pegar, deshacer/rehacer y negrita/cursiva, los siguientes atajos te permitirán pluma que resumen del proyecto (o ese libro tan retrasado) mucho más rápido.

Usar atajos de teclado en MS Word

2. Añadir una contraseña a su archivo de Word

¿No quieres que se filtren tus datos confidenciales? Establece una clave de acceso para que sólo tú u otras personas autorizadas puedan acceder al archivo. Aquí te explicamos cómo:

1. Haz clic en "Archivo" y luego ve a "Información"
2. Seleccione "Proteger documento" y haga clic en "Cifrar con contraseña"
3. Siga las instrucciones para establecer una contraseña. Word le pedirá esta contraseña cada vez que abra el documento

3. Cambiar el acceso de lectura/edición de su archivo

Si establecer una contraseña no es lo tuyo, pero aún así quieres proteger tu documento de ser manipulado, puedes eliminar los permisos de edición del archivo. Esto hará que el archivo sea de sólo lectura para otros usuarios. Para ello, haga lo siguiente:

1. En el menú "Proteger documento", selecciona "Restringir edición"
2. Limite los estilos de formato y decida cambios como el seguimiento, los comentarios o hacerlo de sólo lectura
3. Si quieres que determinadas personas editen el documento, selecciona el texto, añade su nombre en excepciones y haz clic en "Sí, empezar a aplicar la protección"

4. Añadir o eliminar marcas de agua

Si quieres personalizar tu documento, indicar su finalidad o proteger su confidencialidad, sigue estos pasos:

1. Abra el documento en Microsoft Word
2. Vaya a la pestaña "Diseño
3. Haga clic en "Marca de agua
4. Elija una de las opciones disponibles, como "Borrador", "Urgente", "Confidencial" o "Alto secreto", o utilice su propio texto o imagen
5. Si utiliza una imagen, le recomendamos que la difumine con el efecto de lavado. Para el texto, es mejor que sea semitransparente

vía Microsoft Para eliminar una marca de agua, vuelva a la pestaña "Diseño", seleccione "Marca de agua" y, a continuación, elija "Sin marca de agua".

5. Utilizar la herramienta de historial del portapapeles de Word

Cuando estés trabajando en un documento, es probable que necesites copiar y pegar. Word admite atajos de uso frecuente como Ctrl+X, Ctrl+C y Ctrl+V, pero esta ingeniosa herramienta llamada Portapapeles de Office puede almacenar hasta 24 elementos (texto e imágenes) a la vez.

Acceder al Portapapeles de Office es muy sencillo:

1. Haz clic en la pequeña flecha situada junto a la etiqueta "Portapapeles" en la pestaña "Inicio" o pulsa Ctrl+C dos veces si activas este acceso directo en el menú "Opciones"
2. El panel Portapapeles te mostrará los últimos 24 elementos que has copiado de distintos programas, como un enlace del navegador, un texto de correo electrónico o datos de una hoja de cálculo
3. Haz doble clic en un elemento para pegarlo o haz clic en "Pegar todo" para insertar todos los elementos en el documento de una sola vez

Cuando hayas terminado con tu proyecto, puedes hacer clic en "Borrar todo" para vaciar el portapapeles. De este modo, no sólo mantienes la privacidad de tu trabajo, sino que además tienes una pizarra limpia para la siguiente tarea.

6. Exportar un archivo Word como PDF

Los PDF son muy útiles para compartir archivos manteniendo el diseño y el formato tal y como los creó el usuario original. Pero, ¿cómo convertir un archivo Word en PDF? Sigue estos sencillos pasos:

1. Abra su documento Word
2. Vaya a "Archivo" y seleccione "Exportar"
3. Haga clic en "Crear PDF/XPS
4. Seleccione "Opciones" para ajustar la configuración
5. Para archivar a largo plazo, marque 'PDF/A compliant' (compatible con PDF/A)
   • Para obtener la máxima calidad de imagen, seleccione "Optimizar para calidad de imagen"
   • Para obtener la fuente perfecta, seleccione "Texto en mapa de bits"
   • Para proteger el documento con contraseña, seleccione "Cifrar el documento con contraseña" y establezca una contraseña
6. Guarda tu PDF y ¡voilà! Tu documento está seguro y listo

7. Importar un archivo PDF en un archivo Word

Exportar un archivo Word como PDF es fácil. Pero, ¿qué pasa si desea editar su trabajo dentro de un archivo PDF? Aunque muchos software de edición de documentos puede editar su PDF importando el archivo a Word.

A continuación se explica cómo importar un archivo PDF a Word:

1. Abra Word y vaya a 'Archivo
2. Seleccione "Abrir" y busque su documento PDF
3. Seleccione "PDF" como tipo de documento

También puede hacer clic con el botón derecho en el archivo PDF y abrirlo con Word.

No te preocupes porque Word te avise de posibles limitaciones mediante un cuadro de diálogo. Simplemente edita tu documento en Word, guárdalo y vuélvelo a exportar a PDF si es necesario.

8. Reorganizar documentos largos

La vista Esquema puede resultar muy útil cuando se trabaja con documentos largos en Word. Te ofrece una bonita lista con viñetas del contenido de tu documento sin todas las imágenes, mostrando diferentes niveles de encabezamiento y subtextos.

Es perfecta para comprender el contenido del documento sin tener que desplazarse interminablemente por varias páginas.

Sigue estos pasos para activarla:

1. Cambia a "Vista Esquema" desde la pestaña "Ver" de la cinta de opciones o la barra de herramientas de Word
2. También puedes arrastrar y soltar elementos para organizarlos de forma más rápida y sencilla

9. Recuperar versiones antiguas de archivos no guardados

Es una putada que se te estropee el ordenador mientras trabajas con Word y pierdas todos tus datos porque te olvidaste de guardar

Pero no temas. Microsoft Word nos cubre las espaldas con una ingeniosa opción de recuperación de archivos. A continuación te explicamos cómo utilizarla:

1. Ve a "Archivo" y haz clic en "Información"
2. Selecciona "Gestionar documentos" y haz clic en "Recuperar documentos no guardados"
3. Aparecerá un cuadro de diálogo con una lista de archivos no guardados. Seleccione el que desea recuperar

10. Activar Autoguardar en Word

Hay otra forma de evitar perder el trabajo de toda tu vida en Word. Ahora puedes conectar tu cuenta de Word a la nube y activar la función Autoguardar.

Ahora, si tu ordenador decide dejarlo, todo lo que tienes que hacer es conectar tu OneDrive a tu MS Word para recuperar los datos.

También puedes hacerlo ajustando la configuración de recuperación automática:

1. Haz clic en "Archivo" y luego ve a "Opciones"
2. En el menú emergente, selecciona "Guardar"
3. Aquí puedes cambiar la configuración de la recuperación automática
4. Especifique la frecuencia de los autoguardados especificando el número de minutos
5. Elegir una ubicación diferente para almacenar los archivos de recuperación automática

11. Comprimir imágenes en Word

¿Alguna vez te has sentido molesto mientras esperabas a que se cargaran tus archivos de Word? Te preguntas por qué es tan lento. La mayoría de las veces es porque las imágenes del documento son pesadas

Si quieres que tu archivo se abra más rápido, tienes que reducir el tamaño de las imágenes. Hazlo en dos sencillos pasos:

1. Selecciona una imagen y ve a la pestaña "Formato
2. Haz clic en "Comprimir imágenes" y elige una resolución más baja para la imagen

Ten en cuenta que cambiar el tamaño de las imágenes también puede afectar a su calidad. Por lo tanto, es fundamental encontrar un equilibrio

12. Reorganizar la barra de herramientas de acceso rápido

Ahora, hablemos de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido que se encuentra justo debajo de la barra de título en Word. Es una de las cintas más usadas que contiene todas las funciones clave como Guardar, Deshacer, Rehacer e incluso Autoguardar en las nuevas versiones de Word.

vía Microsoft Lo más divertido es que puedes personalizar esta cinta fácilmente para que tus funciones y comandos favoritos sean más accesibles: sólo tienes que hacer clic en la pequeña flecha situada en la esquina derecha de la barra de herramientas.

También puedes arrastrar y soltar esta barra de herramientas en cualquier lugar de la ventana, como justo debajo de la cinta, para disfrutar de un espacio de trabajo más organizado.

13. Personalizar la barra de estado

¿Te has fijado alguna vez en la barra que aparece en la parte inferior de la ventana de Word? Se llama Barra de Estado y se comporta como el asistente personal de tu documento: te mantiene informado sobre las características y modos de lectura de tu documento a la vez que incluye un práctico control deslizante de zoom.

Aquí tienes algunas cosas que puedes hacer con la barra de estado:

1. Haz clic con el botón derecho del ratón en cualquier parte de la barra para personalizarla según tus gustos y preferencias
2. Añade más funciones, como números de página y recuento de palabras, para que la interfaz sea más fácil de usar

14. Activar el modo oscuro

Si te gusta el modo oscuro porque es agradable a la vista, Microsoft te lo pone fácil. Esta útil función te permite cambiar el lienzo blanco brillante (a menudo cegador) de Word por un relajante gris oscuro.

A continuación te explicamos cómo activarlo:

1. Abre tu archivo de Word
2. Vaya a "Archivo" y seleccione "Cuenta"
3. En "Tema de Office", elija "Negro" entre los temas disponibles
4. Tu MS Word, incluido el lienzo, se transformará en un relajante modo oscuro

15. Cambiar entre los modos oscuro y claro

Y si estás de humor, siempre puedes volver al modo claro. Pasar de un modo a otro es muy sencillo. Todo lo que tienes que hacer es

1. Hacer clic en la pestaña "Ver" de la cinta de opciones
2. Seleccionar "Cambiar modos", que aparece cuando el tema de Office está configurado en "Negro"
3. Seleccione "Modo luz

16. Obtener una puntuación de legibilidad

¿Quieres que tus lectores entiendan mejor tu texto? Compruebe la puntuación de legibilidad de su documento. Una puntuación más alta es mejor y garantiza que tu texto es sencillo y claro.

A continuación te explicamos cómo saber cuál es la puntuación de legibilidad de tu texto:

1. Haz clic en "Archivo" y selecciona "Opciones"
2. En el menú, haz clic en "Comprobación"
3. En "Al corregir la ortografía y la gramática en Word", asegúrese de seleccionar Revisar gramática con la casilla de revisión ortográfica
4. Seleccione "Mostrar estadísticas de legibilidad"
5. Vuelva a su documento
6. Seleccione 'Ortografía y gramática
7. Corrija o ignore las correcciones ortográficas o gramaticales y, a continuación, Word abrirá la ventana Estadísticas de legibilidad con información sobre el nivel de lectura del documento

Para Microsoft 365, siga estos pasos:

• Abra su documento de Word
• Seleccione la pestaña Inicio
• Elige "Editor" y, a continuación, ve a "Estadísticas del documento"
• Un cuadro de diálogo te informa de que Word está calculando las estadísticas de tu documento. Selecciona Aceptar. Aparecerá un cuadro de diálogo explicando que se están calculando las estadísticas de legibilidad, y que esto puede tardar unos minutos. Elija 'Aceptar' o 'Cancelar
• Word abrirá una ventana que le mostrará información sobre las estadísticas y el nivel de lectura de su documento

Esta puntuación te ayuda a comprender lo fácil que es leer tu texto.

Hay dos tipos de puntuaciones de legibilidad en MS Word:

• Flesch Reading Ease: Las puntuaciones van de 0 a 100, siendo las más altas las que indican una lectura más fácil. En la mayoría de los documentos, el objetivo es entre 60 y 70.
• Nivel de grado Flesch-Kincaid: Esta puntuación representa el nivel de grado de EE.UU. necesario para comprender el texto con facilidad. Objetivo 7,0-8,0 para el público en general.

17. Eliminar los espacios sobrantes entre el texto

Hasta hace unos años, los "procesadores de texto" solían añadir espacios dobles para mejorar la legibilidad del texto de un documento impreso. Hoy en día, con todo en línea, esta práctica ha quedado obsoleta. A pesar de ello, algunos seguimos aferrados a las viejas costumbres.

Pero no hay por qué preocuparse Podemos rectificar siguiendo cuatro pasos:

1. Pulsa Ctrl + H para abrir la herramienta "Buscar/Reemplazar" de Word
2. En el cuadro "Buscar", escribe "( ){2,}" frente a "Buscar qué"
3. En el cuadro "Sustituir por", escribe "\1"
4. Haga clic en "Reemplazar todo" para eliminar los espacios sobrantes

18. Eliminar los espacios sobrantes entre párrafos

Si tienes problemas con los espacios de más después de los párrafos y quieres reducirlos a un espacio de una sola línea, hay una forma sencilla de solucionarlo.

Elimina los espacios de doble párrafo siguiendo estos pasos:

1. Pulsa Ctrl+H para abrir la herramienta "Buscar/Reemplazar" de Word
2. Utiliza la herramienta para buscar '^p^p' (símbolos de salto de párrafo)
3. Sustitúyelo por '^p
4. Haz clic en "Reemplazar todo" para eliminar los espacios sobrantes entre párrafos

Puede hacer esto varias veces para eliminar todos los espacios dobles hasta que sólo queden espacios de una línea entre los párrafos.

19. Control de las opciones de pegado

¿Qué pasa si quieres pegar texto de otro archivo pero se niega a formatear? ¿Cómo resolver este enigma? He aquí cómo:

1. Mientras pega el texto, utilice el botón "Opciones de pegado

vía Microsoft

1. Utilícelo para conservar, combinar o descartar el formato
2. Pegue el texto haciendo clic con el botón derecho del ratón y pegando o utilizando la opción Ctrl+V
3. A continuación, puedes acceder a "Opciones de pegado" con el cursor o pulsando "Tab"

20. Ampliar las funciones de cortar, copiar y pegar con Spike

Para la mayoría de nosotros, Ctrl+C y Ctrl+V son nuestras queridas teclas de acceso rápido Pero sólo un puñado de personas conoce esta función menos conocida de Word, Spike.

Se trata de un espacio de almacenamiento para varios fragmentos que se pueden pegar una o varias veces en tu archivo. Es un truco muy útil para mover secciones separadas de texto al reorganizar un archivo grande.

A continuación te explicamos cómo utilizar Spike en Word:

1. En lugar de cortar y pegar texto, resalte el texto que desea mover
2. Pulsa Ctrl+F3. Esto guarda el texto seleccionado en Spike
3. Repite esto para otros fragmentos de texto que quieras mover. Cada vez que pulses Ctrl + F3, se añade más texto al Spike
4. Ahora, coloca el cursor donde quieras pegar el texto
5. Pulsa Ctrl+Mayús+F3 para pegar el texto guardado del Spike en tu documento. Esto sólo funciona una vez
6. Si quieres pegar el texto guardado varias veces
   • Escribe 'Spike' donde quieras que vaya el texto
   • Pulsa F3. Esto insertará el texto de Spike
   • Puedes hacer esto tantas veces como necesites

vía Microsoft Si desea ver sus fragmentos en Spike, haga lo siguiente:

1. Vaya a la pestaña 'Insertar
2. Haga clic en el botón 'Partes rápidas
3. Seleccione "Organizador de bloques"
4. Seleccione Púa a la izquierda para ver su contenido
5. Inserte el contenido directamente en su documento desde esta pantalla haciendo clic en el botón "Insertar"

21. Navegar por Internet en Word

Mientras trabajas en tu documento, ya no tienes que abrir el navegador para buscar en Internet. Puedes hacerlo fácilmente utilizando la función de búsqueda inteligente de Word.

Te explicamos cómo:

1. Resalte la palabra o frase sobre la que desea obtener más información
2. Haz clic con el botón derecho en el texto seleccionado para abrir un menú
3. Seleccione "Búsqueda inteligente" en las opciones del menú

Aparecerá una nueva ventana lateral que le mostrará los resultados de la búsqueda en Internet relacionados con el texto seleccionado. Encontrarás de todo, desde definiciones y explicaciones hasta imágenes. Y lo mejor es que puedes hacer clic en esos resultados de búsqueda para encontrar más información o contenidos relacionados.

22. Mostrar caracteres ocultos en Word

Cada vez que su archivo de Word comienza a actuar y la alineación de texto va para un lanzamiento; lo más probable es que hay muchos caracteres ocultos en juego. Para mostrar esos espacios, tabulaciones y marcas de párrafo en Microsoft Word, siga los siguientes pasos:

1. Haz clic en la pestaña "Inicio
2. Busca el símbolo "¶" en el grupo "Párrafo" y haz clic en él para descubrir los caracteres ocultos
3. Una vez pulsado, los caracteres ocultos aparecerán en el documento
4. Si desea ocultarlos de nuevo, vuelva a hacer clic en el símbolo "¶"

23. Eliminar caracteres ocultos en Word

También es posible eliminar simultáneamente estos caracteres ocultos Puedes utilizar la función "Buscar y reemplazar" para encontrar y reemplazar los caracteres ocultos. He aquí cómo hacerlo:

1. Haz clic en la pestaña "Inicio
2. Busca el botón "Buscar" en el grupo "Edición" y haz clic en la flecha que aparece junto a él para abrir el menú desplegable. A continuación, seleccione "Búsqueda avanzada"
3. En el cuadro de diálogo "Buscar y reemplazar", haz clic en el botón "Más >>" para ver más opciones
4. Marque la casilla "Especial" y seleccione de la lista el tipo de carácter oculto que desea encontrar. Por ejemplo:
   • Para buscar marcas de párrafo, seleccione 'Marca de párrafo (^p)'
   • Para buscar caracteres de tabulación, seleccione "Carácter de tabulación (^t)"
   • Para buscar caracteres de espacio, seleccione "Espacio (^s)"
5. Alternativamente, para sustituir el carácter oculto por otro, introduzca el texto de sustitución en el campo "Sustituir por"
6. Para reemplazar la instancia encontrada, haga clic en "Reemplazar" o "Reemplazar todo", según prefiera

24. Añadir un atajo de teclado para su comando favorito

Si hay un comando que te encanta utilizar de vez en cuando, todo lo que tienes que hacer es crear un atajo de teclado para él

Para asignar un atajo de teclado preferido a tu comando favorito en Microsoft Word, sigue estos pasos:

1. Haz clic en "Archivo" en la esquina superior izquierda y selecciona "Opciones"
2. En el cuadro de diálogo "Opciones de Word", seleccione "Personalizar cinta" en la barra lateral izquierda
3. Haz clic en "Métodos abreviados de teclado: Personalizar' en la parte inferior

vía Microsoft

1. En el cuadro de diálogo "Personalizar teclado", seleccione la categoría que contiene su comando y elija su comando en la lista de la derecha
2. Haz clic en el campo "Pulsar nueva tecla de acceso directo" y pulsa la combinación de teclas que quieras asignar como acceso directo. Asegúrate de que no esté ya en uso. Puedes comprobar si hay conflictos en la casilla "Teclas actuales"
3. Cuando hayas encontrado un atajo único, haz clic en "Asignar"
4. Confirma y guarda los cambios haciendo clic en "Aceptar" en el cuadro de diálogo "Opciones de Word"

25. Utilizar el teclado para navegar por la pantalla

Uno de los trucos más sencillos de MS Word es utilizar la tecla Alt, que permite navegar rápidamente y acceder a varios comandos. Sin duda facilita la vida, ya que aumenta la eficiencia en Word al proporcionar un acceso rápido a los comandos y opciones de navegación.

A continuación te explicamos cómo hacerlo:

1. Al pulsar Alt una vez, se muestran sugerencias sobre los comandos de la cinta de opciones

vía Microsoft

1. Los atajos de teclado con Alt agilizan las acciones, como Alt+F para el menú Archivo
2. La tecla Alt combinada con números accede a los comandos de la barra de herramientas de acceso rápido
3. Alt permite navegar por los menús y activar las opciones de los cuadros de diálogo

Limitaciones del uso de Microsoft Word

Aunque Microsoft Word puede ser uno de los mejores software de tratamiento de textos todavía tiene algunas limitaciones. Algunas de ellas son:

1. Precios caros: MS Office Suite es una suscripción bastante costosa. Si no estás dispuesto a gastar demasiado dinero, utiliza uno de los muchosalternativas gratuitas a Microsoft Word. También puedeelegir entre Microsoft Word y Google Docs2. Complejidad de las funciones: Word tiene tantas funciones que apenas puedes rascar la superficie. Esta complejidad puede resultar abrumadora, especialmente para los nuevos usuarios
2. Acciones poco intuitivas: Alinear texto o ajustar imágenes en Word no es tan fácil como parece. Y espaciar los párrafos es otro juego de pelota. Muchas de sus funciones no son las más intuitivas
3. Feature bloat: Combinación de correspondencia, Spike yautomatización de documentos son herramientas que puedes o no utilizar siempre. Se requiere mucha paciencia y práctica para dominar sus usos en este programa de tratamiento de textos

El futuro del tratamiento de textos

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Preguntas frecuentes

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2. ¿Cómo puedo mejorar mis conocimientos de tratamiento de textos?

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3. ¿Cómo puedo añadir creatividad a mis documentos de Word?

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