El reconocido autor y científico informático Damien Conway dijo una vez: «La documentación es una carta de amor que te escribes a ti mismo».
Aunque la declaración de Conway se refería a los principios de codificación, la documentación clara y concisa es una parte subestimada y a menudo descuidada de la gestión de una empresa, que ofrece numerosas ventajas.
Una empresa en funcionamiento tiene varios documentos críticos que ayudan a que las operaciones se desarrollen sin problemas. Usted trabaja duro para crear documentos cruciales, como contratos legales, archivos de empleados, POE, planes de emergencia y mucho más.
Pero, ¿qué ocurre cuando alguien necesita acceder a ellos o auditarlos? Digitalizarlos es el primer paso.
Sin embargo, cuando intenta digitalizar sus registros en papel, ¿cómo evita que se pierdan o se dañen en sistemas de gestión de documentos no regulados?
¿Cómo se asegura de que sus empleados puedan encontrar y utilizar los registros que necesitan? ¿Y cómo cumple con las leyes y normativas en constante cambio que rigen el mantenimiento de registros?
Si tiene problemas con estas cuestiones o desea mejorar su sistema actual de gestión de registros, este artículo es para usted. Hemos recopilado una lista de los 10 mejores programas y sistemas de gestión de registros de 2024.
Estas herramientas le ayudarán a organizar, gestionar y proteger sus registros, al tiempo que los ponen a disposición de las personas adecuadas en el momento oportuno. ¡Siga leyendo para obtener más información! ?
¿Qué es un software de gestión de registros?
El software de gestión de registros es una solución que utilizan las empresas para realizar el seguimiento, almacenar, acceder, realizar el uso compartido y organizar su documentación o registros relacionados con el negocio. El software de gestión de registros gestiona todos los registros desde su creación hasta su eliminación. El software de gestión de registros es esencial para garantizar el intercambio de conocimientos, el cumplimiento de los requisitos normativos y la gestión de riesgos.
¿Qué debe buscar en un software de gestión de registros?
La gestión digital de registros es esencial para cualquier empresa que desee almacenar, acceder y gestionar sus documentos de forma eficaz. Debe encontrar uno que se adapte a sus necesidades y metas específicas.
Estas son algunas de las funciones clave que debe tener en cuenta al elegir un software de gestión de registros:
- Funciones de importación y escaneo: necesitas un software que importe fácilmente documentos de diversas fuentes, como el correo electrónico, el almacenamiento en la nube u otras aplicaciones. Esto te permitirá consolidar tus documentos y realizar un uso compartido con tu equipo. Si aún tienes registros en papel, necesitas un software que pueda escanearlos y convertirlos en archivos digitales.
- Control de acceso y seguridad: Busque un software que proteja los datos confidenciales contra el acceso no autorizado o las violaciones de seguridad. Debe poder ajustar permisos y roles para diferentes usuarios, grupos o departamentos. Asegúrese de que el software de gestión de registros que elija cifre sus datos y cumpla con las leyes y normativas pertinentes.
- Automatización y flujos de trabajo: elija un software que optimice sus procesos empresariales y le ahorre tiempo y esfuerzo. Debe poder crear flujos de trabajo y automatizar tareas, como aprobaciones, notificaciones, recordatorios o informes. También debe buscar un software que se integre con sus otras herramientas, como CRM, ERP o software de contabilidad.
- Personalización y escalabilidad: lo ideal es un software que se adapte a sus necesidades y preferencias cambiantes, permitiéndole personalizar sus campos de datos, rótulos, categorías o vistas. Elija un producto de software que pueda ampliarse o adaptarse a medida que su empresa crezca o cambie.
- Fiabilidad y confianza: Por último, necesita un software de gestión de registros en el que pueda confiar. Busque un software con buena reputación, críticas positivas y clientes satisfechos. También debe buscar uno que ofrezca asistencia, actualizaciones y copias de seguridad.
Teniendo en cuenta estas funciones, prepárese para elegir entre nuestra lista seleccionada de los 10 mejores programas y sistemas de gestión de registros de 2024.
Los 10 mejores programas de gestión de registros que puede utilizar
1. ClickUp
El potente y versátil software de gestión de registros de ClickUp le permite organizar, gestionar y realizar el uso compartido de sus datos en toda su empresa. Puede crear espacios y carpetas para diferentes departamentos o proyectos y establecer permisos y roles para cada uno de ellos.
También puede crear nuevos documentos con ClickUp Docs, que pueden tener un uso compartido y ser consultados por otros miembros de su entorno de trabajo. Con ClickUp, puede establecer tareas como revisar, comprobar o actualizar documentos durante y después de la creación, para que nada se le escape.
También puede utilizar otras funciones que simplifican la organización y visualización de datos, como los campos personalizados de ClickUp, las vistas personalizadas de ClickUp y los paneles de control de ClickUp.
La jerarquía de proyectos de ClickUp le ayuda a crear entornos de trabajo sobre diversos subtemas para los diferentes proyectos en los que pueda estar trabajando su equipo. Por ejemplo, dentro del entorno de trabajo «Equipo creativo», puede añadir subcategorías para diferentes equipos y proyectos.
Además, puede utilizar la plantilla Book of Record Business de ClickUp para mantener registros de los documentos esenciales de su organización. Le permite cumplir con las normativas de conservación de registros y recopilar todos sus documentos importantes en un solo lugar.
Estas funciones le permiten personalizar la estructura, la visualización y el análisis de sus datos, lo que hace que ClickUp sea ideal para la gestión de datos y la colaboración.
Las mejores funciones de ClickUp:
- Utilice ClickUp Docs para la creación y edición colaborativa de documentos.
- Aproveche los campos personalizados para almacenar y mostrar información como el tipo de documento, el estado, la prioridad o el propietario.
- Utilice vistas personalizadas para supervisar métricas e indicadores clave.
- Establezca permisos y controle el acceso a espacios, carpetas y mucho más.
Limitaciones de ClickUp:
- Algunos usuarios señalan que las funciones avanzadas tienen una curva de aprendizaje más pronunciada.
Precios de ClickUp:
Valoraciones y reseñas de ClickUp:
- G2: 4,7/5 (más de 9000 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 4000 opiniones)
2. FileHold
FileHold es un potente sistema de gestión de documentos diseñado para simplificar la gestión de documentos.
Proporciona un espacio de almacenamiento seguro para todo tipo de registros y una interfaz fácil de usar para una navegación fluida.
Si su prioridad es la seguridad de los datos, FileHold podría ser una buena opción para usted. FileHold ayuda a los usuarios a organizar y proteger sus registros fácilmente, al tiempo que garantiza el cumplimiento de las normas reglamentarias.
Las mejores funciones de FileHold:
- Aproveche la gestión de documentos y registros de nivel corporativo.
- Utilice funciones avanzadas de escaneo e imagen de documentos.
- Realice la automatización de los flujos de trabajo para optimizar los procesos.
- Configure el control de acceso basado en roles para mejorar la seguridad.
Límites de FileHold:
- Integraciones de terceros limitadas en comparación con otras alternativas.
- El diseño de la interfaz puede no ser tan moderno o intuitivo como otras soluciones.
Precios de FileHold:
- Corporación: 10 $ al mes por usuario
- Servidor en la nube/interno: 15 $ al mes por usuario.
- Express: 15 $ al mes para cinco usuarios.
- Nube (Microsoft Azure): 30 $ al mes por usuario
- Plan personalizado: Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de FileHold:
- G2: 4,6/5 (más de 30 reseñas)
- Capterra: 4,7/5 (más de 45 opiniones)
3. DocSavy
DocSavy es un software de gestión de registros basado en la nube que le ayuda a almacenar, organizar y acceder a los documentos de forma eficiente. Le permite definir qué son sus documentos y dónde deben ir utilizando etiquetas, metadatos y asociaciones.
Su eficaz búsqueda de texto completo y sus filtros facilitan y agilizan la localización de los documentos que necesita. Al mismo tiempo, sus avanzadas funciones de seguridad protegen la información confidencial. Las funciones sencillas pero fáciles de usar de DocSavy lo convierten en una herramienta de gestión de registros realmente inteligente.
Las mejores funciones de DocSavy:
- Cargue, escanee o envíe por correo electrónico sus documentos y guárdelos en la nube.
- Asigne etiquetas a sus registros, como el tipo de documento, la categoría, el estado o el propietario.
- Busque documentos utilizando palabras clave, frases u operadores.
- Comparte tus documentos con los miembros de tu equipo, clientes o socios mediante correo electrónico, enlaces o integraciones.
Limitaciones de DocSavy:
- Falta de funciones de automatización avanzadas en comparación con soluciones más robustas.
- Escalabilidad con límite para grandes corporaciones con necesidades complejas de gestión de documentos.
Precios de DocSavy:
- Plan inicial: 0,99 $ al mes por usuario.
- Plan 20: 9,99 $ al mes para tres usuarios.
- Plan 50: 49,00 $ al mes para siete usuarios.
- Plan 100: 99 $ al mes
- Plan 200: 149,99 $ al mes.
- Plan 300: 199,99 $ al mes.
- Plan personalizado
Valoraciones y reseñas de DocSavy:
- G2: No hay suficientes reseñas.
- Capterra: No hay suficientes reseñas.
4. Veeva Vault
Veeva Vault es una plataforma en la nube diseñada específicamente para sectores altamente regulados, como las ciencias de la vida y la sanidad. Se trata de una solución muy segura y completa que le permite gestionar contenidos y datos en una única plataforma.
Puede utilizar Veeva Vault para crear, almacenar, acceder y realizar el uso compartido de documentos, como ensayos clínicos, envíos reglamentarios, documentos de calidad y mucho más.
Veeva Vault garantiza la integridad absoluta de los datos y el cumplimiento normativo. Sus sólidas medidas de seguridad cumplen con los más altos estándares de calidad, escalabilidad y rendimiento.
Las mejores funciones de Veeva:
- Gestión de todo el ciclo de vida de sus documentos, desde su creación hasta su aprobación, distribución y archivo.
- Asegúrese de que sus documentos cumplan con las leyes y normativas pertinentes, como las de la FDA, la EMA o la ISO.
- Utilice firmas electrónicas para autorizar sus documentos de forma segura y eficiente.
Limitaciones de Veeva:
- Los usuarios señalan que la versión empresarial es relativamente cara en comparación con otras herramientas.
- Las opciones de personalización pueden ser limitadas para ciertos requisitos específicos del sector.
Precios de Veeva:
- Free Forever
- Enterprise: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Veeva:
- G2: 4,1/5 (más de 40 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 20 opiniones)
5. SharePoint
SharePoint es una plataforma de gestión de documentos y colaboración desarrollada por Microsoft. Muy popular entre empresas de todos los tamaños y sectores, SharePoint le permite supervisar y crear informes sobre la gestión de registros de acuerdo con políticas y procesos definidos.
SharePoint es ideal para la gestión de registros si utiliza la suite de Microsoft, ya que se integra perfectamente con las aplicaciones de Office 365, como Word, Excel, PowerPoint y OneDrive.
La herramienta le permite almacenar, organizar y realizar el uso compartido de documentos de forma segura, mejorando la colaboración y la productividad.
Las mejores funciones de SharePoint:
- Cree bibliotecas de documentos para almacenar y gestionar sus documentos en una ubicación centralizada.
- Realice un seguimiento y restaure los cambios en los documentos utilizando el historial de versiones de versiones.
- Acceda y realice la edición de sus documentos con las aplicaciones de Office 365.
Limitaciones de SharePoint:
- Límites del espacio de datos para la biblioteca de documentos
- Las opciones de personalización requieren conocimientos técnicos.
Precios de SharePoint:
- SharePoint (Plan 1): 5,00 $ al mes por usuario.
- Microsoft 365 Business Standard: 12,50 $ al mes por usuario.
Valoraciones y reseñas de SharePoint:
- G2: 4/5 (más de 8000 opiniones)
- Capterra: 4,3/5 (más de 5000 opiniones)
6. Fluix
Fluix es una solución de software sin código que ayuda a las empresas a digitalizar documentos y realizar la automatización de tareas rutinarias, todo en un solo lugar. Está diseñado para ayudar a los equipos a optimizar los procesos relacionados con los documentos, mejorar la eficiencia y garantizar el cumplimiento, incluso sobre la marcha.
Fluix es ideal para equipos móviles, ya que le permite firmar y gestionar documentos fácilmente en sus dispositivos móviles. También puede trabajar sin conexión y sincronizar sus datos cuando esté conectado.
Las mejores funciones de Fluix:
- Acceda a sus documentos en cualquier momento y lugar, utilizando dispositivos iOS o Android.
- Anote y realice la edición de sus documentos utilizando resaltados, notas, sellos o dibujos.
- Automatice sus flujos de trabajo y procesos documentales, como aprobaciones, notificaciones o recordatorios.
Limitaciones de Fluix:
- Integraciones limitadas con aplicaciones de terceros en comparación con otras plataformas.
Precios de Fluix:
- Fluix core: 30 $ al mes por usuario.
- Corporación: Póngase en contacto con el equipo de ventas para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Fluix:
- G2: No hay suficientes reseñas.
- Capterra: 4,8/5 (más de 40 opiniones)
7. Plataforma Alfresco
Alfresco es una interfaz web segura de código abierto que ayuda a las corporaciones a gestionar y proteger sus registros impresos y digitales en una única ubicación.
Con Alfresco, obtendrá una solución integral de gestión del ciclo de vida y gobernanza para todos sus registros. Su uso también le garantiza el cumplimiento de las leyes y normativas.
Alfresco merece su consideración si busca una solución flexible y escalable que se adapte a las necesidades y preferencias de organizaciones de todos los tamaños.
Las mejores funciones de Alfresco Platform:
- Organice y almacene sus registros en un repositorio centralizado utilizando metadatos, categorías y etiquetas.
- Optimice sus procesos y flujos de trabajo, como aprobaciones, revisiones o auditorías.
- Comuníquese y colabore con los miembros de su equipo mediante chat, vídeo o redes sociales.
Limitaciones de la plataforma Alfresco:
- Requiere asistencia para la configuración y personalización, lo que puede resultar complicado para las organizaciones más pequeñas.
- Es posible que la interfaz de usuario no sea tan intuitiva como la de otras soluciones.
Precios de la plataforma Alfresco:
- Alfresco Community: gratis
- Equipo básico: 2 $ al mes por usuario.
- Corporación: 22 $ al mes por usuario
Valoraciones y reseñas de Alfresco Platform:
- G2: 3,6/5 (más de 40 reseñas)
- Capterra: 4,1/5 (más de 20 opiniones)
8. OpenText
OpenText es una solución de software de gestión de registros para corporaciones con todas las funciones, altamente escalable, que ayuda a las organizaciones a mejorar la eficiencia y el cumplimiento normativo.
La plataforma única y segura de OpenText le permite organizar y realizar el uso compartido de contenido electrónico y físico en toda la corporación.
Es una solución ideal si desea aprovechar el poder de la IA transformadora con un software de gestión de documentos.
Las mejores funciones de OpenText:
- Digitalice sus documentos en papel utilizando escáneres, dispositivos móviles o correo electrónico.
- Archiva tus registros para su conservación a largo plazo y el cumplimiento normativo utilizando opciones de almacenamiento seguras y rentables.
- Asegúrese de que sus registros cumplan con las leyes y normativas pertinentes, como el RGPD, la HIPAA o la SOX.
- Utilice OpenText Magellan, una plataforma flexible de IA y análisis, para automatizar los flujos de trabajo.
Limitaciones de OpenText:
- Más caro que muchos de sus competidores, especialmente para pequeñas y medianas empresas de tamaño pequeño a mediano.
- Las funciones complejas pueden requerir formación adicional.
Precios de OpenText:
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de OpenText:
- G2: 4,3/5 (más de 20 reseñas)
- Capterra: No hay suficientes reseñas.
9. Ademero
Ademero es una herramienta de gestión de documentos diseñada para simplificar la organización y la recuperación de documentos. Ayuda a las organizaciones a optimizar sus procesos relacionados con los documentos y a mejorar la eficiencia general en el mantenimiento de registros.
Si utiliza Quickbooks para llevar la contabilidad de su empresa, Ademero sería la opción ideal gracias a su estrecha integración y sus flujos de trabajo automatizados.
Las mejores funciones de Ademero:
- Escanee sus documentos en papel utilizando escáneres, dispositivos móviles o correo electrónico.
- Índice tus documentos utilizando metadatos.
- Busque sus documentos utilizando palabras clave, frases u operadores.
Limitaciones de Ademero:
- Un número limitado de funciones avanzadas y una interfaz de usuario menos intuitiva en comparación con otras soluciones de corporación.
Precios de Ademero:
- Hosted Standard: 35 $ al mes por usuario
- Hosted Premium: 70 $ al mes por usuario
Valoraciones y reseñas de Ademero:
- G2: No hay suficientes reseñas.
- Capterra: 4,3/5 (más de 41 opiniones)
10. Hyland
Hyland es una plataforma líder en gestión de contenidos empresariales que ofrece gestión de documentos, gestión de registros y automatización de procesos empresariales.
Hyland ayuda a organizaciones de todos los sectores a integrar a la perfección su contenido, datos y procesos para proporcionar la información adecuada a las personas adecuadas, donde y cuando sea necesario.
Es una opción fiable para organizaciones con diversas necesidades de gestión de registros.
Las mejores funciones de Hyland:
- Escanee documentos en papel utilizando escáneres, dispositivos móviles o correo electrónico.
- Optimice los procesos y flujos de trabajo, como aprobaciones, revisiones o auditorías, utilizando herramientas y plantillas de arrastrar y soltar.
- Asegúrese de que sus registros cumplan con las leyes y normativas pertinentes, como el RGPD, la HIPAA o la SOX.
Limitaciones de Hyland:
- La implementación y la personalización pueden requerir la asistencia de consultores de Hyland, lo que supone un coste adicional.
Precios de Hyland:
- Póngase en contacto con el equipo de ventas para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Hyland:
- G2: 4,3/5 (más de 150 opiniones)
- Capterra: No hay suficientes reseñas.
Elija el mejor sistema de gestión de registros para su empresa.
Los registros mantenidos con diligencia son la columna vertebral de cualquier empresa. Contienen información valiosa, como contratos, facturas, informes, etc. Un sistema de gestión de registros sólido puede ayudarle a mejorar la eficiencia y la colaboración, y garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo de los documentos.
Cada software de esta lista ofrece funciones y ventajas únicas. Sea cual sea la opción que elija, asegúrese de que se adapta a las necesidades cambiantes de su empresa y cumple con los requisitos de seguridad de auditoría.
Aquí, la versátil plataforma de gestión de proyectos ClickUp destaca sobre el resto. Sus funciones avanzadas, su diseño centrado en el usuario y su capacidad para ofrecerle opciones personalizables para una gestión eficiente de registros la convierten en una solución integral para el lugar de trabajo en la que puede confiar sus documentos y su empresa.
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