Pregunta a cualquier equipo de desarrollo de software cómo gestionan los distintos entregables de los proyectos y los procesos de desarrollo, y su respuesta apuntará a las metodologías de desarrollo ágil.
La metodología ágil, o marco de gestión de proyectos ágil, sigue un enfoque iterativo de la gestión de proyectos. Los proyectos se dividen en fases más pequeñas, y cada fase se completa mediante la mejora continua y la colaboración, así como a través de diversas fases de planificación, ejecución y evaluación.
Según Radix, Agile es una de las metodologías de gestión de proyectos más utilizadas en la actualidad a nivel mundial, y alrededor del 61 % de las empresas la emplean para el desarrollo de software.
Pero, ¿qué es un equipo ágil y cómo puedes adoptar este enfoque para la gestión de proyectos y el proceso de desarrollo de software?
Esta guía te explicará todo lo que necesitas saber. ¡Empecemos!
¿Qué caracteriza a un equipo ágil?
«Ágil» es hoy sinónimo de rapidez, flexibilidad y orientación al cliente.
Los equipos ágiles no se reducen únicamente a procesos y sprints; se basan en personas empoderadas que comparten una visión común y prosperan gracias al aprendizaje y la adaptación continuos. Por lo tanto, un equipo ágil está formado por un grupo de personas con habilidades diferentes (y múltiples) que trabajan juntas en una sucesión de fases para completar un proyecto.
Las estructuras de los equipos ágiles suelen ser reducidas, por lo que cada miembro del equipo se selecciona cuidadosamente para cumplir una o varias metas empresariales. Esto también significa que cada miembro del equipo cuenta con múltiples habilidades y debe trabajar en colaboración para completar las fases con éxito.
Estas son las características fundamentales de la estructura de un equipo ágil:
- Polivalencia: Cada miembro del equipo ágil debe aportar conocimientos en más de una disciplina
- Multifuncional: Aunque cada miembro del equipo es experto en un ámbito concreto, también cuenta con habilidades complementarias que aportan valor a la estructura general del equipo.
- Colaboración: Dado que los equipos ágiles trabajan juntos para alcanzar una única meta, deben colaborar, comunicarse, compartir ideas, formarse mutuamente, ofrecerse ayuda y trabajar bien con otros equipos y miembros.
- Sin jerarquías: Para facilitar una colaboración fluida, los equipos ágiles carecen de jerarquías. La estructura del equipo ágil es plana, y la responsabilidad y la rendición de cuentas se utilizan de manera compartida.
Estructuras de equipos tradicionales frente a ágiles
Ahora que ya conocemos la estructura de un equipo ágil, veamos cuál es la diferencia fundamental entre los equipos ágiles y los tradicionales.
Equipos tradicionales
Los equipos tradicionales suelen seguir la metodología en cascada, que se basa en una secuencia lineal. En este modelo, los responsables planifican y elaboran un plan a seguir, y el equipo se encarga de ejecutar dicho plan. La dinámica del equipo se define en función de las responsabilidades, las metas y la experiencia específicos de cada uno de sus miembros.
Por ello, los equipos tradicionales suelen:
- Sigue la metodología tradicional de gestión de proyectos y establece una jerarquía definida. Hay empleados, jefes de equipo, directores, altos directivos, etc.
- Las tareas las definen los responsables y se asignan a los equipos, que a su vez las delegan a los miembros a través de los jefes de equipo. Se definen los roles y las actividades diarias de cada uno
- El modelo tradicional deja poco margen para el intercambio de competencias y la colaboración interfuncional, ya que cada miembro del equipo es contratado en función de sus competencias específicas y, a continuación, se le asignan tareas en consecuencia.
- El modelo tradicional funciona para organizaciones más grandes que necesitan una jerarquía y una gestión de proyectos lineal para alcanzar los objetivos. También es adecuado para proyectos que, por lo general, no se desvían mucho de los planes o que requieren cronogramas estrictos para su finalización.
Equipos ágiles
La metodología ágil, por su parte, consiste en completar un proyecto en fases iterativas. Dado que cada fase requiere personas con una amplia gama de competencias, la estructura del equipo difiere del enfoque tradicional en cascada.
Un equipo ágil es un grupo de personas con múltiples competencias, capaces de llevar a cabo cada fase y el proyecto por sí mismas.
- Un equipo ágil suele ser pequeño (entre 5 y 10 miembros) y está formado por miembros que, en conjunto, cuentan con todas las competencias necesarias para completar el proyecto.
- Los equipos ágiles se caracterizan por un alto grado de colaboración. Dado que cada fase recorre todas las fases de desarrollo en poco tiempo, es imprescindible que exista una comunicación adecuada y una buena colaboración entre los miembros del equipo.
- La estructura de un equipo ágil está formada por personas con múltiples competencias capaces de trabajar en un entorno multifuncional. Esto hace que los miembros se enseñen y aprendan unos de otros. También significa que las tareas no están asignadas de forma estricta, y que los miembros con experiencia del equipo ágil pueden elegir tareas en función de los requisitos del proyecto y sus competencias.
- Por último, los equipos ágiles no son jerárquicos. La estructura del equipo es plana, y todos los miembros tienen la misma responsabilidad y deben rendir cuentas por la rapidez en la ejecución de los proyectos ágiles.
Este aparente contraste pone de manifiesto la marcada diferencia en cuanto a filosofía y enfoque. Mientras que las estructuras tradicionales dan prioridad a la previsibilidad y al control, Agile se basa en la flexibilidad y la adaptación.
Al adoptar los principios fundamentales de la multifuncionalidad, el análisis de procesos, la autonomía y el desarrollo iterativo, los equipos ágiles alcanzan un nuevo nivel de capacidad de respuesta, adaptabilidad y orientación al cliente.
Tipos de estructuras de equipos ágiles
Aunque una estructura de equipo ágil no tiene roles fijos, hay algunos requisitos que son comunes a la mayoría de los proyectos. Por lo tanto, un equipo ágil típico estará compuesto por lo siguiente:
Generalista
El equipo ágil generalista es aquel en el que cada miembro cuenta con un amplio intervalo de habilidades en las que destaca, pero, por lo general, no es experto en ninguna de ellas. Dado que todos los miembros del equipo tienen múltiples habilidades (y estas se solapan), pueden alcanzar sus metas mediante la colaboración y el trabajo en equipo. Dos miembros que sepan de desarrollo front-end pueden trabajar juntos y complementar las lagunas de conocimiento que cada uno pueda tener.
Esta estructura funciona bien para equipos más pequeños, pero puede que no sea adecuada para roles (o tareas) críticos que requieran expertos.
Especialista
Un especialista es alguien que es experto en un ámbito concreto. El equipo ágil especializado está formado por un grupo de estos especialistas. Cada especialista tiene una competencia principal y es responsable de su área. En este enfoque, los roles y responsabilidades suelen definirse automáticamente en función de la especialidad de cada miembro.
Esta metodología es lo contrario de la estructura generalista y se emplea cuando los proyectos (o tareas) son de vital importancia.
Híbrido
Como habrás adivinado, el equipo ágil híbrido es una mezcla heterogénea de generalistas y especialistas. En este modelo, los especialistas se encargan de tareas complejas dentro de la fase en la que son expertos, mientras que los generalistas cubren las carencias y mantienen la cohesión del equipo.
Los equipos ágiles suelen ser híbridos. Los generalistas del equipo aportan flexibilidad y capacidad de adaptación (lo que caracteriza a la metodología ágil), mientras que los especialistas garantizan resultados de calidad.
Paralelo
En los tres primeros modelos, la estructura del equipo y los entregables se mantienen más o menos iguales entre cada iteración.
En la estructura paralela, los equipos cambian de tareas en cada iteración. Un equipo que haya realizado trabajo en sistemas de back-end en una iteración podría dedicarse al desarrollo de front-end en la siguiente.
Esto permite que se desarrollen diferentes iteraciones en paralelo, al tiempo que permite a los miembros contribuir en otras áreas del proyecto. Los miembros pueden mejorar sus competencias durante el proceso y aportar nuevas perspectivas a cada área dentro de la iteración.
Subequipo
Aunque en Agile no hay jerarquías, es posible que observes una estructura que se asemeja mucho a una, denominada «estructura de subequipos».
En este enfoque, el equipo ágil puede formar parte de un equipo más grande o de varios equipos ágiles que trabajan juntos. Cada equipo ágil es responsable de una parte concreta de la iteración, pero la fase solo se completa cuando todos los equipos han tenido éxito.
A menudo se forman subequipos cuando las fases son demasiado amplias para que las pueda gestionar una sola estructura de equipo ágil.
Roles y responsabilidades clave en un equipo ágil
Aunque el equipo ágil no tiene una estructura jerárquica, el marco ágil requiere una estructura organizativa.
A continuación se detallan la estructura y los roles de los equipos ágiles reconocidos en el Manifiesto Ágil:
Propietario del producto
El propietario del producto es responsable de comprender las necesidades de las partes interesadas y de los clientes, comunicárselas al equipo y garantizar que se cumplan a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto ágil.
Para lograrlo, el propietario del producto realizará periódicamente reuniones con las partes interesadas y el equipo para asegurarse de que el proyecto va por buen camino. Además, ofrece orientación cuando es necesario, ya que es quien mejor comprende las necesidades del cliente.
Jefe de equipo o Scrum Master
El jefe de equipo (o «scrum master» en Scrum) es, en esencia, el responsable de todos los miembros del equipo y de sus resultados. Se encarga de seleccionar al personal, formar el equipo, facilitar la colaboración, gestionar las tareas y los flujos de trabajo, dirigir las reuniones, etc.
El jefe de equipo es responsable de garantizar que el equipo trabaje según los principios descritos en el Manifiesto Ágil.
Dependiendo del tipo de práctica ágil, este rol puede recibir diferentes nombres. Sin embargo, las responsabilidades siguen siendo las mismas. En los equipos ágiles Scrum, por ejemplo, el responsable del equipo se denomina Scrum Master.
Miembros del equipo
Este incluye a todos los miembros del equipo de desarrollo de producto ágil. Dependiendo del tipo de empresa y de equipo, los miembros pueden ser desarrolladores, diseñadores, evaluadores, especialistas en marketing, comerciales, etc. En el ámbito de las tecnologías de la información y el desarrollo de software (donde el método ágil es más popular), los roles típicos definidos son:
- Desarrollador: Escribe el código y crea el producto; es responsable de su diseño y de darle vida.
- Diseñador: Crea el flujo del usuario y define la estética visual del producto
- Probador: comprueba si el producto presenta incidencias u otros problemas mediante la simulación de situaciones. El desarrollador y el probador trabajan juntos para crear un producto sin incidencias.
Dependiendo de la estructura definida, cada miembro del equipo puede ser un generalista, un especialista o ambas cosas. Los miembros del equipo colaboran con el jefe de equipo para alcanzar las metas que define el propietario del producto con el fin de satisfacer a las partes interesadas.
Consultores/Expertos en la materia
Una función clave del marco ágil es que permite flexibilidad y adaptabilidad. Esto significa que el proyecto puede modificarse para adaptarse a las cambiantes demandas y al panorama del mercado a medida que avanza a través de las iteraciones.
Estos cambios requieren ciertas habilidades o conocimientos especializados que no se dan dentro de la estructura del equipo ágil. En tales casos, el jefe de equipo puede solicitar la ayuda de un experto en la materia o de un consultor. Estas personas son especialistas en un ámbito concreto y suelen trabajar con el equipo durante períodos cortos, en los que ofrecen apoyo y orientación.
Para gestionar un equipo ágil especializado, los equipos de desarrollo pueden utilizar formularios específicos para recopilar los detalles de la solicitud y remitirla a los equipos especializados.
Partes interesadas
Las partes interesadas son los principales implicados en un proyecto. Se ven afectados por el resultado y, a su vez, influyen en él. Una parte interesada puede ser un cliente, un inversor, un consejo de administración, etc.
Sus necesidades definen la figura del proyecto y todas las estrategias posteriores. Las partes interesadas no suelen participar en las actividades cotidianas y, por lo general, se comunican a través del propietario del producto.
Cómo crear una estructura de equipo ágil eficaz
Una vez que hayas comprendido la metodología ágil, sus ventajas y cómo funcionan los equipos ágiles, quizá te plantees implementar tú mismo esta metodología. Hay una serie de pasos para crear una estructura de equipo ágil eficaz que nos gustaría compartir contigo:
Elige métodos ágiles
Existen diferentes métodos ágiles, como Scrum, Kanban, etc. Elige uno o varios de estos métodos en función del sector y del tipo de trabajo. El método influirá en gran medida en la estructura y el funcionamiento del equipo.
Define el nivel de competencia
¿Vas a formar un equipo de generalistas o de especialistas, o te decantarás por el enfoque híbrido? Esta decisión influirá en a quién contrates y en cómo se estructure el equipo.
Fomenta la adaptabilidad
La adaptabilidad es lo que distingue al marco Agile. Fomenta también este sentido de la adaptabilidad dentro del equipo. Desde el primer momento, cada miembro del equipo debe saber que se espera de él que adquiera nuevas habilidades, que desempeñe diferentes roles, etc.
Sigue las fases de desarrollo de grupos de Tuckman
En general, estas son las cuatro fases por las que pasa cada miembro de un equipo ágil:
- Confía plenamente en el líder y en el responsable de producto para que te orienten.
- Familiarízate con los roles y asume las responsabilidades sin necesidad de que te guíen.
- Se refuerzan los lazos con los demás miembros del equipo y se empieza a asumir las responsabilidades del equipo
- Empieza a rendir al máximo y a obtener resultados óptimos
Utiliza la tecnología
La tecnología puede acelerar enormemente tu transición hacia Agile. Las soluciones de software como ClickUp proporcionan a los propietarios de producto y a los jefes de equipo todas las herramientas necesarias para gestionar un equipo Agile de forma eficaz.
Funciones como las tareas y subtareas, las pizarras y los gráficos de Gantt permiten a los equipos aplicar el marco ágil y a los responsables realizar el seguimiento del progreso.
Gestiona equipos ágiles con ClickUp
Los propietarios de producto y los responsables pueden gestionar los equipos de forma más eficiente con las herramientas adecuadas. El software de gestión de proyectos ClickUp es una de esas herramientas.
ClickUp Agile ofrece a los gestores de proyectos, a los equipos Scrum y a los equipos de desarrollo todas las funcionalidades necesarias para configurar y gestionar un equipo ágil y sus fases. Desde la gestión de tareas y de la carga de trabajo hasta el análisis y la elaboración de informes, gestiona todo desde una única plataforma.
Con el gráfico de ClickUp, podrás gestionar de forma eficiente tus equipos ágiles y empezar con buen pie. En lugar de empezar desde cero, puedes utilizar nuestras plantillas ágiles listas para usar para gestionar recursos individuales, definir relaciones y facilitar la adopción de un entorno ágil para tus equipos.
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Preguntas frecuentes
1. ¿Cómo funciona un equipo ágil?
Los equipos ágiles están formados por personas multifuncionales y autónomas, seleccionadas para llevar a cabo una tarea concreta dentro de un proyecto. Estas personas son elegidas por su experiencia específica en el ámbito empresarial y pueden trabajar en sus respectivas áreas de negocio para contribuir a la consecución de una meta común.
Este equipo especializado en Agile colabora entre departamentos, lo que permite que se lleven a cabo simultáneamente múltiples proyectos multifuncionales con un tiempo de inactividad y retrasos mínimos.
2. ¿Cuáles son los diferentes roles en Agile?
Los diferentes roles en Agile son: partes interesadas, propietarios de producto, jefe de equipo, gestores de proyectos Agile y miembros del equipo.
3. ¿Cuál es la estructura ideal de un equipo ágil?
El equipo ágil ideal debe tener una estructura plana, lo que significa que todos los miembros del equipo tienen la misma responsabilidad y libertad para trabajar de forma independiente. El tamaño de este equipo es reducido o «lean», con entre 3 y 10 personas.
Esto hace que el equipo se responsabilice de sus actividades y mejora la comunicación interna, de modo que el equipo funcione sin problemas. Además, ayuda a los gestores de proyectos a distribuir las tareas de forma eficiente y a gestionar dicho equipo.
4. ¿Por qué es necesaria la estructura ágil?
Una estructura ágil es un marco para gestionar equipos pequeños en función de las actividades del proyecto, los flujos de trabajo y los roles de los miembros del equipo. Esto es fundamental, ya que garantiza que cada miembro del equipo conozca sus entregables y metas, al tiempo que fomenta la comunicación activa y la transparencia. Ayuda a los equipos a confiar unos en otros, a aceptar el cambio y a prosperar en un entorno dinámico.
5. ¿Cómo pueden ayudar herramientas de software como ClickUp a organizar un equipo ágil?
Herramientas como ClickUp se han desarrollado utilizando marcos ágiles, lo que ayuda a los gestores de proyectos a trabajar en múltiples proyectos sin riesgos. Dado que un equipo ágil se autogestiona, el seguimiento del trabajo diario y de los objetivos puede suponer un reto para los jefes de equipo y los propietarios de producto.
La interfaz intuitiva y las potentes funciones de ClickUp agilizan el flujo de trabajo, aumentan la transparencia y mantienen a todo el mundo en sintonía. Utiliza elementos visuales para ofrecer una vista clara de las tareas, desglosando los entregables y los recursos, y realizando el seguimiento del progreso en la lista de tareas pendientes del proyecto. Esto ayuda al gestor de proyectos a tomar decisiones oportunas y a garantizar la entrega satisfactoria del producto.