¿Por qué existe cualquier empresa? Para satisfacer la demanda del mercado mediante la producción y venta de un producto o servicio a cambio de un precio.
Si la demanda supera la producción, perderá oportunidades de ingresos. Si la producción supera la demanda, no podrá vender sus productos, lo que provocará desperdicio y pérdidas.
En esencia, el éxito radica en la capacidad de una empresa para realizar una previsión precisa de la demanda y gestionar adecuadamente la capacidad de producción. La estrategia operativa y la gestión de recursos se basan en una herramienta fundamental para lograrlo: la planificación agregada.
¿Qué es la planificación agregada?
La planificación agregada es el proceso de diseñar una fórmula para garantizar la producción ininterrumpida en una planta de fabricación con el fin de satisfacer la demanda de los clientes por los productos.
Los equipos de operaciones realizan la previsión de la demanda futura, normalmente para los próximos 3-18 meses, y luego realizan una planificación agregada para gestionar la capacidad necesaria para satisfacerla.
Tomemos como ejemplo un fabricante de automóviles con una previsión de demanda agregada de 150 000 unidades de tres tipos de coches para los próximos 18 meses. El plan agregado diseña la planificación de producción adecuada, incluyendo mano de obra, maquinaria, logística y recursos financieros, para satisfacer esa demanda.
Normalmente, la planificación agregada de la producción se lleva a cabo para todas las actividades de una planta de producción, no solo para ejecuciones o productos individuales. En el ejemplo anterior, la planificación agregada no se realiza para cada tipo de coche individualmente. Siempre se realiza como un agregado de todos los productos e instalaciones de la empresa.
Aunque se utiliza principalmente en la fabricación y la gestión de la cadena de suministro, la planificación agregada también se puede aplicar a las empresas de servicios.
Por ejemplo, si su equipo de ventas está llevando a cabo un proyecto de desarrollo de software que necesita 20 desarrolladores durante el próximo año, su plan agregado describiría la adquisición, la formación y la utilización de estos recursos.
¿Cuáles son los objetivos de la planificación agregada?
- Planificación de la capacidad para satisfacer la demanda de producción: la planificación agregada garantiza que la capacidad de la organización esté preparada para satisfacer la demanda del mercado a largo plazo.
- Gestión óptima de los recursos: la planificación agregada ayuda a utilizar de forma óptima los recursos existentes, ya sean mano de obra, materias primas, maquinaria o tasa de producción.
- Estabilidad en la mano de obra: la planificación agregada garantiza la compatibilidad entre la contratación estratégica y escalonada, lo que garantiza la máxima productividad y satisfacción de los empleados.
- Eliminación de gastos generales innecesarios: la compra y el almacenamiento de materias primas sin utilizar o el mantenimiento de maquinaria sin usar aumentan los gastos generales innecesarios, lo que se puede evitar con una buena planificación agregada.
Ventajas de la planificación agregada
La planificación agregada es una herramienta operativa fundamental y muy utilizada en el sector de la fabricación y la cadena de suministro, que ofrece numerosas ventajas.
Ahorro de costes
Con un buen plan agregado, puede evitar dos situaciones indeseables: capacidad sin utilizar y demanda insatisfecha. La planificación agregada ayuda a realizar una previsión precisa de los recursos necesarios, evitando el desperdicio o los gastos relacionados con el almacenamiento. Evita los niveles excesivos de inventario que podrían quedar sin vender o venderse con grandes descuentos.
Mejor gestión del inventario
La ventaja más significativa de la planificación agregada es que hace que la gestión de inventario sea eficiente en múltiples niveles.
- Evita la compra de materias primas adicionales.
- Programa la compra/entrega de materias primas justo a tiempo para la producción.
- Garantiza que la línea de montaje se utilice de forma óptima.
- Elimina la necesidad de almacenar inventario innecesario.
Mejora de la productividad de los empleados.
Los empleados pueden planificar y organizar mejor sus vidas con una vista clara de lo que les depara el futuro. Los gerentes pueden contratar los recursos que necesitan y formarlos adecuadamente. Los miembros del equipo pueden reciclarse o mejorar sus habilidades para satisfacer la demanda futura. Los distintos equipos y departamentos pueden colaborar de forma más eficaz.
Y lo más importante: las organizaciones pueden evitar despidos y recortes de plantilla con un plan agregado eficaz.
Mejor toma de decisiones
Los planes agregados ofrecen una visión general de la capacidad de producción de una organización, lo que facilita la toma de diversas decisiones empresariales.
Por ejemplo, la planificación agregada equilibra la demanda del mercado con la capacidad de suministro de la organización. Con estas métricas, puede tomar decisiones sobre precios sin esfuerzo. Si el plan agregado muestra que es probable que tenga más inventario que la previsión de demanda, puede aumentar sus promociones para influir en los clientes.
Y lo más importante, la planificación agregada aclara sus decisiones de inversión. Ayuda a responder a la pregunta: «¿Necesitamos invertir en equipo o personal adicional?».
En consonancia con la demanda, la planificación agregada muestra cómo optimizar el plan de producción sin necesidad de realizar inversiones de capital adicionales.
Mejora de los resultados finales
La planificación agregada ayuda a controlar los costes variables al tiempo que aumenta la eficiencia de la cadena de montaje. Esto contribuye directamente a la rentabilidad de la organización.
Además, refuerza la capacidad de la organización para realizar entregas puntuales y completas (OTIF), una métrica fundamental en las cadenas de suministro minoristas.
A pesar de sus importantes ventajas, la planificación agregada no es fácil. Plantea varios retos, que analizaremos a continuación.
Retos comunes en la planificación agregada
En su forma más simple, la planificación agregada realiza una previsión de la demanda futura y desarrolla la capacidad para satisfacerla. Para que un plan agregado sea eficaz, necesita datos precisos sobre la demanda y la oferta procedentes de los equipos de ventas, gestión de operaciones, compras, recursos humanos y finanzas.
Para la mayoría de las organizaciones, recopilar estos datos es el mayor reto de la planificación agregada. Pero eso no es todo.
Fluctuaciones de la demanda: La demanda no es fácil de predecir. La demanda fluctúa en función de la economía, el mercado, los precios, la competencia y los avances tecnológicos, lo que afecta a la planificación agregada.
Horizonte de planificación: las organizaciones suelen planificar entre tres y 18 meses. Durante este tiempo pueden ocurrir muchas cosas. Una pandemia mundial o unas elecciones reñidas pueden cambiar mucho las cosas rápidamente.
Interrupciones en la cadena de suministro: una cadena de suministro es una red compleja por la que circula el producto. Una guerra o un desastre natural en cualquier rincón del mundo pueden afectar incluso a los planes mejor trazados.
Cuellos de botella: una planificación demasiado estricta puede crear cuellos de botella en la cadena de montaje, provocando precisamente las ineficiencias que la planificación agregada pretende evitar.
Suavización: los cambios frecuentes en la producción, los recursos, etc., conllevan costes de suavización que a menudo no se tienen en cuenta.
Aunque estos retos pueden descarrilar las iniciativas de planificación agregada, una buena herramienta de gestión de proyectos y unos procesos bien pensados pueden ayudar. A continuación le explicamos cómo.
Cómo implementar una planificación agregada eficaz
Recopile datos
Para una planificación agregada eficaz, necesita datos sobre la demanda y la capacidad, que cualquier herramienta de gestión de recursos puede ayudar a consolidar.
Por ejemplo, en lo que respecta a la demanda, recopile datos sobre:
- ¿Cuántos productos ha vendido en los últimos cinco años?
- ¿Cuál es la tasa de crecimiento de las ventas?
- ¿Qué factores internos/externos influyen en las ventas?
En cuanto a la capacidad, aprenda:
- ¿Cuánta materia prima, maquinaria y recursos se necesitan para fabricar el producto?
- ¿Cuál es el coste incremental de producir cada producto?
- ¿Cuál es su capacidad actual?
- ¿Cuál es su nivel actual de inventario?
Cuando utiliza un software de gestión de proyectos como ClickUp, es posible que gran parte de estos datos estén disponibles al instante. Algunos de los clientes de ClickUp utilizan la herramienta como solución de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para realizar el seguimiento de las ventas.
Las organizaciones de servicios utilizan la vista Carga de trabajo para gestionar la capacidad de los recursos humanos. Los informes de ClickUp ofrecen información detallada sobre quién hace qué, cuánto tiempo lleva, cómo rinde el equipo, etc.
Correlacione su demanda con la capacidad prevista.
Ahora que dispone de datos de ambas partes, es el momento de visualizar cómo se correlacionan entre sí. Este paso es esencial para asignar la capacidad adecuada a las distintas fases del proceso.
Por ejemplo, un fabricante de automóviles no necesitaría fundas para los asientos ni personal para colocarlas hasta el final del proceso. Un buen mapa mental del proceso ayuda a identificar este flujo.
ClickUp mapas mentales es una excelente manera de trazar la curva de demanda y los requisitos de capacidad correspondientes. Sirve como herramienta de planificación de la capacidad para alinear los recursos con la demanda.
Si sus procesos actuales están demasiado dispersos, utilice estas plantillas de planificación de incrementos de proyectos (PI) de ClickUp. Le ayudarán a agilizar la comunicación del proyecto, permitir una mejor colaboración y establecer una visión compartida.
Calcule los costes
Una buena planificación agregada tiene en cuenta todos los costes implicados en todo el ciclo de vida del producto. Esto ayuda a asignar su capacidad actual y a presupuestar las necesidades futuras.
¿No sabe por dónde empezar? No se preocupe. Las plantillas de presupuestos de ClickUp le ofrecen un excelente punto de partida. Descargue cualquiera de las plantillas y personalícelas según sus necesidades.
Elija su metodología de planificación agregada.
Una vez que tenga toda la información a mano, es el momento de elegir cómo va a elaborar su plan agregado. Existen tres estrategias de planificación agregada que se utilizan habitualmente.
Estrategia de nivel: este método tiene como objetivo mantener la producción y el empleo estables sin inversiones repentinas en capacidad de fabricación. Si bien esto mantiene la carga de trabajo estable, conlleva el riesgo de funcionar siempre a la máxima capacidad o de crear inventario innecesario a pesar de la baja demanda.
Estrategia de seguimiento: en este método, la capacidad sigue a la demanda. Como resultado, es posible que externalice la producción a otra instalación, compre o alquile equipos, o contrate o despida recursos. Este enfoque puede ser perjudicial para los equipos y conlleva el riesgo de que surjan problemas de calidad.
Estrategia híbrida: este método combina lo mejor de ambos mundos. Mantiene una capacidad estable con espacio para producción adicional disponible a corto plazo.
Por otro lado, también puede gestionar el lado de la demanda de esta ecuación mediante:
- Aceptar pedidos pendientes: acepte pedidos, pero cúmplalos más tarde en función de la capacidad.
- Retrasar la entrega: amplíe el cronograma de entrega o elija entregar durante periodos de baja demanda.
- Cree demanda complementaria: realice ventas cruzadas/ventas adicionales de productos complementarios a los clientes para compensar la alta demanda.
Planifique y programe el proyecto.
Basándose en cómo visualiza el flujo de trabajo de producción, divídalo en tareas y subtareas. Las tareas de ClickUp le permiten establecer plazos, indicar dependencias e incluso añadir listas de control para un mejor control de calidad.
Asigne recursos
Utilice la metodología de planificación agregada que elija para asignar recursos a cada proyecto o ciclo de producción.
El software de gestión de recursos de ClickUp es una excelente solución para la programación de recursos. Utilice la vista «Carga de trabajo» para planificar la capacidad. Utilice la vista «Calendario» para visualizar los hitos importantes. Cree hojas de ruta visuales con la vista «Cronograma» y colabore en las prioridades.
Identifique los riesgos potenciales.
Por muy meticuloso que sea su plan, siempre surgirán amenazas y riesgos derivados de factores externos. Un buen plan agregado incluye la previsión de proyectos para identificar los riesgos y diseñar formas de mitigarlos.
Gestión del proyecto y calibre el plan agregado.
Una forma eficaz de superar los retos de la planificación agregada es ser ágil. Las funciones de ClickUp permiten una gestión eficaz de los recursos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Le proporciona la visibilidad necesaria para ajustar la asignación de recursos a lo largo del proyecto en caso de retrasos o interrupciones inesperados.
Aproveche al máximo sus recursos con ClickUp.
Tanto si se trata de una empresa de productos como de servicios, la rentabilidad depende de satisfacer la demanda, maximizar la utilización de los recursos y minimizar el desperdicio. La planificación agregada es una herramienta probada que ayuda a las organizaciones a optimizar sus operaciones de forma constante.
Para que la planificación agregada sea eficaz, se necesitan varias herramientas empresariales para recopilar datos, gestionar tareas, asignar recursos, realizar el seguimiento del tiempo, gestionar las ventas/compras, colaborar entre los miembros del equipo, documentar procesos, etc.
Las organizaciones suelen utilizar una herramienta diferente para cada una de estas actividades, lo que supone una pérdida de tiempo y recursos valiosos en la consolidación de la información. Lo que pierden en este proceso es el contexto.
El software de gestión de proyectos todo en uno de ClickUp está diseñado para ser su herramienta más potente para realizar todas estas actividades y mucho más. Combina toda su inteligencia empresarial en un solo lugar, impulsando sus planes hacia el éxito. ¡Pruebe ClickUp gratis hoy mismo!