Si solo dispone de una hoja de cálculo, se verá obligado a pensar en filas y columnas.
Este concepto se aplica a cualquier herramienta que utilice. Imagine que anota información: ideas, actas de reuniones o notas de una sesión de brainstorming.
Si utiliza un documento de Google, escribirá en forma de lista con viñetas. Si utiliza notas adhesivas, escribirá frases o expresiones concisas. En una pizarra, probablemente dibujará un diagrama. Básicamente, las herramientas que utiliza influyen inconscientemente en su proceso de pensamiento.
Por lo tanto, elegir la herramienta adecuada para sus sesiones de ideación y lluvia de ideas es fundamental, especialmente cuando se colabora con un equipo remoto, en el que cada miembro del equipo trabaja desde su propio entorno. Los tableros de ideas virtuales ofrecen la solución perfecta. Veamos cómo.
¿Qué es un tablero de ideas?
Un tablero de ideas es una representación visual de ideas, inspiración y pensamientos. Es una herramienta colaborativa que se utiliza para reunir a varios miembros del equipo con el fin de correlacionar sus aportaciones, ya sea para realizar una lluvia de ideas, resolver problemas o planificar escenarios.
Un tablero de ideas típico permite a los equipos:
- Captura ideas: durante la sesión de lluvia de ideas, se puede utilizar un tablero de ideas para recopilar todas las ideas, buenas o malas, en un solo lugar de forma visual para que el equipo las debata.
- Organizar ideas: una vez recopiladas todas las ideas, los equipos pueden organizarlas visualmente. Por ejemplo, si un equipo está haciendo una lluvia de ideas sobre las posibles funciones de un producto, las ideas se pueden organizar en función de la viabilidad, el esfuerzo/tiempo necesarios, la disponibilidad de habilidades, etc.
- Establezca conexiones: el uso de un tablero de ideas le permite añadir vínculos entre ideas, ya sea una relación complementaria o una dependencia. Por ejemplo, si el diseño de un icono para el sitio web depende de la elección de los colores de la marca, puede correlacionarlo en el tablero de ideas. Esto ayuda a comprender claramente las complejidades del panorama general.
- Convierta las ideas en tareas y priorícelas: los equipos las convertirán en tareas para que las ideas sean viables. Por ejemplo, acordarán una función que se desarrollará. A continuación, las priorizarán para el primer sprint.
- Archivo para referencia: La función de un tablero de ideas no termina cuando las ideas se convierten en tareas. De hecho, a lo largo del proyecto, los tableros de ideas digitales sirven como referencia para su visión. También son útiles para incorporar a nuevos miembros al equipo, ya que les ofrecen una visión clara del contexto del proyecto.
Ejemplos de tableros de ideas
La forma física de un tablero de ideas puede ser cualquier cosa, como paredes de cristal, caballetes, pizarras, software de presentación o una pizarra digital. Sin embargo, hay algunos enfoques que se adaptan mejor a fines específicos. Exploremos los diferentes tipos de tableros de ideas.
Tableros de ideas para la lluvia de ideas
Un tablero de ideas para la lluvia de ideas es una pizarra blanca típica, con espacio para añadir todo lo que necesites, como por ejemplo:
- Ideas
- Comentarios (para cada idea)
- Usuarios (que presentaron la idea o se encargarían de su ejecución)
- Fechas (como plazos)
- Relaciones entre ideas o dependencias, si las hay.
Por ejemplo, si a su equipo de contenido le faltan ideas para las próximas publicaciones del blog, puede utilizar un tablero de ideas para hacer un ejercicio de brainwriting. Todos pueden escribir sus ideas de contenido durante unos minutos sin filtros innecesarios ni dudas. Luego, se lo pasan a la siguiente persona para que lo complete o lo refine.
También puede adaptar esta técnica de lluvia de ideas para resolver problemas. La lluvia de ideas inversa es útil cuando el equipo conoce el problema, pero no la solución. Esto ayuda a explorar las diversas razones por las que podría ocurrir el problema y, a continuación, crear una lista de formas de resolverlo.
Diagramas gráficos
Un diagrama de flujo visualiza procesos, ya sea el recorrido del cliente o un canal de datos técnicos. Ayuda a correlacionar cada paso del proceso, junto con la dirección del flujo y las ramas. Los diagramas de flujo son útiles para procesos complejos con múltiples puntos de decisión.
Mapas conceptuales
Un mapa conceptual simplifica las ideas complejas al desglosarlas en partes más pequeñas y mostrar cómo estas se combinan para formar un todo.
Por ejemplo, si está explorando el concepto de diseño de bases de datos para su próximo producto, podría incluir subconceptos como tablas, relaciones y calidad de los datos, y desglosarlos aún más en parámetros que los definan.
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Matrices 2×2
La matriz 2×2 es una herramienta de apoyo a la toma de decisiones muy utilizada por equipos y líderes. En una matriz 2×2, puede trazar sus opciones/estados y priorizar ideas creativas de forma eficaz. La matriz de Eisenhower, por ejemplo, es muy popular y traza tareas en función de su urgencia e importancia. Puede priorizar tareas en una matriz 2×2, como se muestra a continuación.
Tableros de inspiración
Los tableros de inspiración se utilizan cuando el elemento visual desempeña un rol mucho más importante que todo lo demás. Por lo general, no se trata tanto de tomar medidas específicas como de encontrar la inspiración o la sensación adecuadas para un proyecto.
Por ejemplo, los arquitectos utilizan los paneles de inspiración como punto de partida para el diseño de espacios. Los diseñadores visuales y de interfaces de usuario utilizan los paneles de inspiración para identificar estilos de colores, iconos, ilustraciones, tipografía, etc. Los equipos de gestión de eventos utilizan los paneles de inspiración para identificar temas.
También puede ahorrar tiempo y esfuerzo con las plantillas de tableros de inspiración.
Tableros de visión
Un tablero de visión es una visualización del resultado final. Para un equipo de producto, esto podría ser una vista de cómo se vería un producto completado o qué metas se habrán alcanzado.
Un tablero de visión UX puede reunir imágenes que representen cómo se sienten los usuarios al utilizar el producto. ClickUp ofrece varias plantillas de tableros de visión entre las que puedes elegir.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar tableros de ideas?
Cuando los equipos tienen demasiadas ideas y pensamientos dando vueltas en la cabeza sin dirección ni acción, un tablero de ideas les ofrece la plataforma de lanzamiento perfecta. Captura y optimiza las buenas ideas para que sean viables. A continuación te explicamos cómo.
Ideación salvaje
Cuando todos aportan sus ideas a un tablero de ideas, es muy probable que surjan algunas ideas innovadoras. Esto es importante porque anima a los miembros del equipo a pensar de forma radical, explorando soluciones que de otro modo se considerarían temerarias.
Aunque es posible que no las implemente todas, esto le da a los equipos la libertad de pensar de forma creativa.
Colaboración eficaz
Los problemas complejos requieren ideas y soluciones radicales, pero también una forma sencilla de organizarlas y ejecutarlas. Un tablero de ideas fomenta la colaboración, ya que permite a los equipos recopilar ideas, evaluarlas, compartir opiniones, debatir posibilidades, explorar requisitos y dependencias, asignar tareas y asumir responsabilidades, todo en un solo lugar.
Todo esto se hace de forma visual, lo que mejora la comprensión y la memorización.
Mejor gestión de proyectos
Un buen tablero de ideas proporciona a los gestores de proyectos una base estructurada y escalable para optimizar sus operaciones, agilizar la entrega y mejorar la experiencia del cliente. Un tablero kanban es un excelente ejemplo de tablero de ideas utilizado en la gestión de proyectos.
Claridad de pensamiento
Los tableros de ideas permiten a los equipos visualizar relaciones y dependencias. Esto ayuda a aclarar la idea, evaluar la viabilidad y planear contingencias.
Por ejemplo, supongamos que un escritor tiene la idea de crear un libro electrónico sobre el uso de software de gestión de proyectos para agencias creativas. Esto requiere mucha investigación, esbozar, escribir, edición, diseño visual, una página de destino, CRM, distribución en redes sociales y mucho más.
Con un tablero de ideas, pueden correlacionar todo el proceso, dividirlo en tareas o pasos individuales, identificar dónde necesitarán ayuda de otras personas, definir un cronograma y discutir cualquier dependencia con su editor o cliente.
Base de conocimientos actualizada
Cada sesión de brainstorming contiene una gran cantidad de conocimientos: las conversaciones sobre por qué se eligen o rechazan algunas ideas influyen en la forma en que se toman las decisiones en la organización.
Los tableros de ideas anteriores ofrecen marcos y planos para proyectos futuros. Son registros del pensamiento organizativo y de las técnicas de ideación preferidas.
El archivo de tableros de ideas anteriores favorece el aprendizaje y el desarrollo de los nuevos empleados, creando recursos de libre acceso sin ningún esfuerzo adicional.
Ventajas de los tableros de ideas digitales
Además de las ventajas que acabamos de mencionar, un tablero de ideas digital ofrece algunas ventajas más, como por ejemplo:
- Flexibilidad: los tableros de ideas digitales son adecuados para equipos remotos o dispersos, ya que todos pueden añadir sus ideas en el momento y ubicación que deseen.
- Inclusividad: los tableros de ideas virtuales permiten incluso a los miembros más introvertidos de su equipo añadir sus contribuciones e ideas de forma digital; le ayudan a involucrar a todos los miembros del equipo en el proceso.
- Ediciones ilimitadas: a diferencia de una pizarra o un gráfico físico, un tablero de ideas digital tiene la ventaja significativa de que puedes añadir y eliminar elementos a tu antojo y con la frecuencia que desees. Puedes mover elementos y reorganizar tu tablero sin tener que preocuparte por perder información o notas adhesivas.
- Compartibilidad: un tablero de ideas virtual es fácil de usar de forma compartida en toda su organización con un simple enlace, a diferencia de las notas físicas.
- Más detalles: el software moderno para pizarras blancas le permite añadir detalles precisos a sus tableros de lluvia de ideas mediante imágenes, archivos, enlaces, figuras y mucho más.
A continuación le mostramos cómo puede empezar a utilizar un tablero de ideas.
¿Cómo crear un tablero de ideas?
Todo lo que necesitas para crear un tablero de ideas es un espacio en blanco y un bolígrafo. Puedes empezar con una pizarra, un caballete o una hoja de papel.
Sin embargo, una pizarra digital con funciones diseñadas específicamente para este fin puede convertir fácilmente sus ideas en acciones. Pero primero...
1. Identifique el propósito
Al igual que haría en cualquier sesión de brainstorming, identifique el objetivo y esboce el orden del día de la reunión. Puede hacerlo tan detallado como desee, pero incluya lo siguiente:
- ¿Qué pretende conseguir? Por ejemplo, redactar un resumen del diseño para el cambio de imagen de la marca.
- ¿A quién va dirigido? Por ejemplo, a directores de marca, directores de producto y diseñadores.
- ¿Con qué recursos cuenta ya? Por ejemplo, logotipo existente, manual de marca, comentarios de los clientes.
- ¿Por qué es importante? Esto ayudará a motivar al equipo para que realice un trabajo significativo con un mayor compromiso.
2. Elija un software de tablero de ideas digital
Elija una herramienta como ClickUp Whiteboard, basada en IA y diseñada específicamente para que los equipos colaboren, generen ideas y pasen a la acción. Ofrece:
- Acceso seguro para los miembros del equipo remoto
- Flexibilidad para añadir elementos con un lienzo grande en Canva.
- Interfaz táctil: utilice gestos intuitivos para dibujar y esbozar.
- Generación de imágenes con IA dentro de la pizarra
- Facilidad para conectar/reorganizar elementos en función del progreso de las conversaciones.
- Ediciones rápidas para mantenerte actualizado en tiempo real, con funciones para arrastrar y soltar elementos según lo necesites.
- Adaptabilidad con capacidades para añadir notas/comentarios y realizar conexiones con documentos/tareas existentes.
- Compartibilidad con control de acceso explícito
- Personalizable con la posibilidad de dibujar, escribir, añadir figuras e incluso emojis, si lo desea.
- Chat integrado para generar y realizar el uso compartido de ideas al instante.
- Conexión directa con tareas y documentos para actualizaciones y ejecución en tiempo real.
- Asistente de IA para generar tareas y crear proyectos a partir de pizarras blancas.
- Conocimiento centralizado con un hub de pizarras
Una vez que haya elegido el mejor software de pizarra digital e invitado a los miembros del equipo, estará listo para comenzar.
3. Elija una plantilla
No dejes que un lienzo en blanco te intimide. Para estructurar tu sesión de lluvia de ideas y dirigirla de manera eficaz, lo mejor es utilizar una plantilla de tablero de ideas.
Por ejemplo, ClickUp Pizarra ofrece plantillas para diagramas de flujo, mapas conceptuales, reuniones de pie, retrospectivas, lluvia de ideas inversa y escritura creativa.
Si buscas algo más específico, considera la nueva plantilla de pizarra de ClickUp, que ofrece total flexibilidad con estados personalizados, campos personalizados, vistas personalizadas y otras funciones de gestión de proyectos.
4. Invite al equipo a aportar ideas
Si utiliza un tablero de ideas en línea de forma sincrónica, reúna a los miembros del equipo en una llamada y explíqueles las expectativas de la reunión.
También es útil asignar a un propietario que recopile y realice el uso compartido de ideas y gestione el tablero, controlando el caos que se produce cuando todo el mundo dibuja en el tablero al mismo tiempo.
Ahora invita a todos a aportar sus ideas. Por ejemplo, si estás buscando ideas para nombrar tu próximo producto, pide a todos que peguen notas adhesivas en el tablero digital de ideas. Si estás planificando un evento, tu equipo puede fijar fotografías que les sirvan de inspiración.
5. Considere las ideas
Para que tu tablero de ideas tenga éxito, es esencial considerar cuidadosamente cada idea con respeto. Esto anima a los equipos a compartir sus opiniones sin temor a ser ridiculizados. Por lo tanto, revisa cada idea y da tu opinión.
Además, invite a los miembros del equipo a reforzar las ideas de los demás combinando ideas similares y estructurándolas de forma significativa.
6. Organice las ideas en el tablero de ideas en línea.
Ahora, organícelas según su propósito utilizando cualquiera de las siguientes técnicas de visualización.
- Matriz 2×2: si utiliza el tablero de ideas para generar ideas sobre el desarrollo de funciones, puede trazar el coste bajo/alto en el eje X y el esfuerzo en el eje Y. A continuación, puede utilizarlo para priorizar tareas.
- Tablero Kanban: si utiliza el tablero de ideas para planificar sprints, puede colocarlas en un tablero Kanban con columnas «pendientes», «en curso» y «terminadas» para realizar el seguimiento.
- Diagrama de flujo: si utiliza el tablero de ideas para correlacionar un proceso, puede convertirlo en un diagrama de flujo dibujando las conexiones y dependencias entre ellos.
Una vez que la idea se convierte en una tarea, los gestores de proyectos suelen olvidarse de ella. Esto es un error. Un tablero de ideas puede ser un regalo que sigue dando frutos con prácticas de gestión de ideas específicas.
Al organizar y archivar cuidadosamente las ideas anteriores, las organizaciones pueden ahorrar a los equipos la ardua tarea de generar nuevas ideas repetidamente.
7. Haz que sean viables
Una vez que haya hecho una lluvia de ideas y se haya puesto de acuerdo sobre ellas, es el momento de ponerlas en práctica. Puede pasar de la idea a la ejecución creando tareas directamente desde sus pizarras.
💡Consejo profesional: El asistente de IA integrado en ClickUp Whiteboards puede generar tareas automáticamente y escribir sus descripciones por ti. Puedes añadir contexto a estas tareas enlazándolas a archivos, documentos, hilos de chat y mucho más.
Usos de los tableros de ideas para el trabajo
Los diferentes equipos pueden utilizar los tableros de ideas de diversas formas en el trabajo. Estos son los usos más comunes de los tableros de ideas digitales:
- Ideación colectiva: los tableros de ideas son herramientas excelentes para recopilar ideas de los miembros del equipo de forma estructurada. Permiten a todos compartir sus opiniones, intercambiar ideas de forma colaborativa y aprovechar las sugerencias de los demás. Los equipos de producto, los gestores de proyectos, los equipos de RR. HH. y muchos otros pueden utilizarlos para impulsar la innovación y generar ideas creativas.
- Actividades de formación de equipos: el uso de tableros de ideas durante las actividades en grupo fomenta la comunicación abierta y el trabajo en equipo. Al involucrar a todos en el proceso, se crea un sentido de propiedad y respeto mutuo, lo que fortalece la cohesión del equipo y mejora la colaboración. Los equipos remotos pueden utilizar fácilmente estos tableros para fortalecer el trabajo en equipo y el compromiso.
- Resolución de problemas: los tableros de ideas ayudan a los equipos a abordar los retos de forma sistemática, dividiendo los problemas en componentes más pequeños. Los equipos de proyectos, los equipos creativos y los equipos de desarrollo de software, entre otros, pueden utilizarlos para generar ideas sobre posibles soluciones, evaluar su viabilidad y realizar la selección del mejor curso de acción.
- Retrospectivas y análisis posteriores: tras completar un proyecto o una tarea, los tableros de ideas son ideales para reflexionar sobre lo que ha salido bien y lo que se podría mejorar. Los equipos de sprint y los gestores de proyectos pueden documentar las lecciones aprendidas, compartir comentarios constructivos e identificar pasos viables para mejorar los procesos futuros.
Consejos para utilizar con éxito los tableros de ideas
Estas son nuestras sugerencias y buenas prácticas para sacar el máximo partido a los tableros de ideas para el trabajo:
- Empieza con una meta en mente: antes de crear un tablero de ideas, define una meta clara. Ya sea para hacer una lluvia de ideas para un proyecto, resolver un problema o planificar un evento, tener una meta garantiza que el tablero se mantenga enfocado y tenga un propósito.
- Forme a las personas para que los utilicen correctamente: proporcione una breve introducción o directrices sobre cómo utilizar el tablero de ideas de forma eficaz. Enseñe a los participantes a aportar ideas, ofrecer comentarios constructivos y utilizar todas las herramientas o funciones digitales en todo su potencial.
- Organice y priorice las ideas: agrupe las ideas similares y clasifíquelas según su relevancia, viabilidad o impacto. Esta estructura facilita la identificación de ideas prácticas y evita que el tablero se sature o resulte abrumador.
- Fomente la colaboración: anime a los miembros del equipo a participar activamente invitándoles a compartir sus opiniones, comentar las ideas de los demás y votar las sugerencias. Cuanto más inclusivo sea el proceso, mejores serán los resultados.
- Hazlos visuales: mejora la participación incorporando imágenes, diagramas, etiquetas codificadas por colores o mapas mentales. Los elementos visuales no solo hacen que el tablero sea más atractivo, sino que también ayudan a comprender rápidamente ideas complejas.
- Lleve a cabo las mejores ideas: identifique las ideas más prometedoras y desarrolle un plan de acción para implementarlas. Revise periódicamente el progreso para asegurarse de que las ideas del tablero se convierten en resultados tangibles, manteniendo el impulso.
- Ahorre tiempo con las plantillas: tenga a mano algunas plantillas de tableros de ideas si surge con frecuencia un caso de uso específico de los tableros de ideas digitales. Las plantillas de pizarra de ClickUp le ahorrarán tiempo y esfuerzo.
Genere mejores ideas y ejecútelas más rápido con las pizarras blancas de ClickUp.
Todo tipo de trabajo intelectual depende en gran medida de las ideas de las personas. Sin embargo, las ideas abundan. Lo que diferencia a los equipos exitosos es su capacidad para optimizarlas y ejecutarlas de manera coherente.
El tablero de ideas es una herramienta esencial para lograrlo. Como hemos mencionado, la herramienta que utilices para generar ideas en equipo a menudo influye en tu proceso de pensamiento. Elige una herramienta que se adapte bien a tus procesos actuales y que no se limite solo a la generación de ideas.
ClickUp Pizarras está diseñado para ayudar a los equipos a generar y organizar ideas y llevarlas a la práctica sin esfuerzo.
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