Erwägen Sie die Adoption eines scrum meeting-Prozess?
Aber vielleicht sind Sie unsicher, wie Sie es am besten durchführen können.
Die Digital.ai State of Agile Bericht ergab, dass 81 % der Techniker angeben, dass ihr Unternehmen eine Form von Scrum anwendet. Und mit einer Broadcom-Bericht der zeigt, dass Full Scrum Teams eine 250% bessere Bewertung erzielen als Teams, die keine Schätzungen erledigen, ist es offensichtlich, warum es zu den beliebtesten Methoden gehört agilen Praktiken .
Wenn Sie also versuchen, auf den Scrum-Zug aufzuspringen, können wir Ihnen das nicht verdenken. Hier ist, was Sie wissen müssen, um loszulegen.
Was sind Scrum Meetings?
Scrum Meetings sorgen dafür, dass Stakeholder, Management und Teams durch präzise Kommunikation und schnelles Handeln aufeinander abgestimmt sind strategische Planung -alles in dem Bemühen, die Projekte voranzutreiben. Es gibt fünf Arten von Scrum Meetings:
- Tägliches Scrum / StandUp
- Sprint-Planung
- Produkt-Backlog-Verfeinerung
- Sprint-Überprüfungen
- Sprint-Retrospektiven
Sie werden feststellen, dass der Zweck jedes Meetings direkt im Namen enthalten ist. Die Sprint-Planung dient der Sprint-Planung. Retrospektiven sind Retrospektiven.
Das ist gewollt.
Denn Scrum Meetings sind so etwas wie ein Anti-Meeting. Sie sind keine Nachholsitzungen, Brainstorms oder langatmige Vorträge des CEOs. Sie sind keine unnötigen Unterbrechungen der Arbeit an Ihrem Produkt.
Dieser Prozess ist taktisch, wird zu den richtigen Zeiten angesetzt und dient dazu, die Teams auf derselben Seite zu halten, um Kommunikationspannen zu vermeiden (was alles dazu beiträgt, dass Projekte nicht in unnötige Engpässe geraten).
**WAS IST SCRUM? Scrum ist eine agiles Projektmanagement rahmenwerk, bei dem es um klare Ziele, Zusammenarbeit, Verantwortlichkeit und die Bereitstellung von inkrementellem Wert geht. Es zerlegt große, komplexe Projekte in überschaubare Teile und schafft die Flexibilität, die Teams brauchen, um bei Änderungen in der Mitte des Projekts umzuschwenken. Der Begriff stammt aus dem Rugby-Scrummage: ein Spiel, bei dem sich das Team eng zusammenschließt, um den Ball zu bekommen.
Wer sollte an Scrum Meetings teilnehmen?
Die meisten Scrum Meetings sind für das Entwicklungsteam, den Scrum Master und den Eigentümer des Produkts gedacht - es gibt aber auch einige Ausnahmen. Ihr Eigentümer des Produkts nimmt beispielsweise nicht an Ihren Retrospektiven teil. Und am Scrum Review Meeting können weitere Stakeholder teilnehmen.
Im Idealfall sollte Ihr gesamtes Scrum Team 10 Mitglieder oder weniger umfassen. Wenn Ihr Scrum Team größer ist, wird es von der Leitung oft in kleinere Gruppen aufgeteilt, die ein gemeinsames Ziel freigeben.
Die 5 Scrum Meetings, die Sie kennen müssen
1. Tägliche Scrum Meetings
Eine der beliebtesten Arten von Scrum-Meetings ist - laut dem bereits erwähnten State of Agile Report - das tägliche StandUp, das manchmal auch als Daily Scrum Meeting bezeichnet wird. Es sollte ein blitzschneller Blick auf Ziele, Fortschritte und mögliche Probleme sein. Jede Person im Raum sollte in der Lage sein, drei Fragen zu beantworten:
- *Was konnten Sie gestern erreichen?
- **Was haben Sie vor, heute zu erledigen?
- Gibt es irgendwelche Hindernisse am Horizont?
Der Begriff StandUp ist entstanden, weil diese Art von Scrum-Meetings kurz gehalten werden soll. Daher haben viele Teams sie im Stehen abgehalten - für diejenigen, die dazu in der Lage sind - um zu verhindern, dass es sich jemand zu bequem macht. Jetzt, wo viele Teams aus der Ferne arbeiten, ist es weniger wahrscheinlich, dass wir stehen, aber das Ziel des Meetings sollte immer noch sein, die Dinge so kurz wie möglich zu halten.
2. Sprint-Planung Scrum
Das Ziel Ihres sprint planung scrum ist es, festzustellen, was Sie im nächsten Sprint erreichen wollen und wie Sie es erreichen werden. Dieses Meeting zur Sprint-Planung dauert in der Regel etwa eine Stunde für jede Woche des anstehenden Sprints (wenn Ihr Sprint z.B. zwei Wochen dauert, dauert Ihr Meeting zwei Stunden oder weniger).
Es gibt jedoch Möglichkeiten, sie zu verkürzen - durch gute Vorplanung und die richtigen Tools für die Nachverfolgung von Sprints . Diese arten von Meetings helfen dabei, Probleme in besser verdauliche Abschnitte zu unterteilen, was die Listenansicht in ClickUp so vielseitig macht.
Erstellen Sie mit dem agilen Ansatz in ClickUp Sprints, die zwischen einer Woche und einem Monat dauern
3. Produkt-Backlog-Verfeinerung
Bitten Sie Ihr Scrum Team zwischen den Meetings zum Sprint Backlog und zur Verfeinerung, einen Blick auf das Sprint Backlog zu werfen, Details hinzuzufügen und Prioritäten und Abhängigkeiten zu notieren. Von den verschiedenen Arten von Scrum Meetings hängt dieses von der Organisation des Teams ab.
Wenn Sie das Sprint Backlog nicht organisieren, haben die Eigentümer und der Scrum Master nicht viel, was sie für die Planung des nächsten Sprints verwenden können.
Verschaffen Sie sich eine abschließende Ansicht Ihrer Backlogs und Sprints in der Board-Ansicht von ClickUp
4. Sprint-Überprüfung
Am Ende eines jeden Sprints ist es für die Teams an der Zeit, dem Eigentümer des Produkts (und manchmal auch anderen Stakeholdern) ihre Arbeit zu präsentieren.
Das Ziel: Feedback.
Betrachten Sie dieses Meeting sowohl als Demonstration als auch als Gelegenheit für die Stakeholder, Fragen zu stellen und Feedback zu geben. Dieses Feedback wird dann in den Arbeitsvorrat für zukünftige Überlegungen aufgenommen.
5. Sprint-Retrospektive
Das andere Meeting am Ende des Sprints, das Scrum empfiehlt, ist die Retrospektive. Diesmal sind die Stakeholder jedoch in der Regel nicht im Raum anwesend.
Es sind nur die Teams selbst, die besprechen, was gut gelaufen ist, was nicht gut gelaufen ist, was sie gelernt haben und wie sich die Dinge in den kommenden Sprints ändern sollten.
Wir empfehlen auch Retrospektiven am Ende größerer Projekte - und diese Retrospektiven sollten einen größeren Bereich von Teilnehmern einschließen. Führung, Marketing und andere Interessengruppen können sich daran beteiligen, um den Beitrag jedes Teams zu Kommunikation, Koordination und GTM zu bewerten.
Schauen Sie sich diese an *Retrospektive Vorlagen drucken* !
LASSEN SIE DIE RETROSPEKTIVE NICHT AUS Die Forschung zeigt, dass die Leistung von Teams um satte 20% steigt wenn effektive Retrospektiven ins Spiel kommen.
Die Vorteile von Scrum Meetings
1. Komplizierte Projekte werden überschaubarer
In Scrum Meetings geht es vor allem um zwei Dinge: Kommunikation und Strategie. Unabhängig von der Art des Meetings sollte das Ziel immer darin bestehen, alle auf die gleiche Seite zu bringen, was Ziele, Status und zu lösende Probleme angeht.
Diese offene Kommunikation sorgt dafür, dass Teams konsequent auf gemeinsame Ziele hinarbeiten (und ihre Arbeitsgeschwindigkeit hoch halten).
Ohne die strategischen Berührungspunkte, die Ihre Scrum Meetings bieten, ist es viel einfacher für Ihre scrum projekt-management aus den Fugen zu geraten. Noch schlimmer ist, dass ein Team oder ein Mitglied eines Teams, das ohne Meetings auf die schiefe Bahn geraten ist, ziemlich weit vom Weg abkommen kann - und dabei sowohl Zeit als auch Geld verschwendet und die Velocity-Statistiken für das nächste Sprint-Planungsmeeting verzerrt.
2. Ergebnisse sind immer top-of-mind
Diese strategischen Berührungspunkte sollten Teams immer daran erinnern, worauf sie hinarbeiten. Ganz gleich, wie weit wir uns in einem Projekt verstrickt haben, diese Erinnerung ist es, die uns die Grundlage gibt und uns zu den angestrebten Ergebnissen führt.
3. Höhere Kundenzufriedenheit
Bessere Ergebnisse, schnellere Lieferung und zufriedenere Teams bedeuten letztlich bessere Kundenerfahrungen und höhere Bewertungen der Kundenzufriedenheit. Konsistenz ist der Schlüssel zu zufriedenen Kunden, denn sie schafft gleichzeitig mehr Vertrauen.
4. Kosten senken!
Jede einzelne Art von Scrum Meeting hat einen finanziellen Nutzen für das Unternehmen: Retrospektiven machen Teams auf Dauer produktiver. Review Meetings helfen uns, Feedback schnell einzuarbeiten.
Tägliche StandUps sorgen dafür, dass Projekte im Zeit- und Budgetrahmen bleiben (oder lassen uns zumindest wissen, wenn etwas schief läuft, damit wir es so schnell wie möglich beheben können). Und die meeting zur Planung des Sprints bindet alles, was wir zu erledigen haben, an Business-Ziele mit echten finanziellen Vorteilen.
5. Bleiben Sie in Verbindung
Das sechste Prinzip des agilen Manifests besagt, dass persönliche Meetings der beste Weg sind, um Informationen zu vermitteln agilen Teams . Aus diesem Grund sind diese Meetings für agile Organisationen so wichtig.
Und 52 % der Mitarbeiter gaben an, dass sie sich von ihren Teams abgekoppelt fühlen es ist an der Zeit, zu den gut geführten, strategischen Scrum Meetings zurückzukehren, in denen sich die Teams über alles, vom Backlog über die Sprints bis hin zu den täglichen Aufgaben, abstimmen.
Wie man ein effektives Scrum Meeting leitet
Wie können Sie also sicherstellen, dass Ihre Scrum Meetings ihre Ziele erreichen? Hier sind vier Tipps von Experten:
1. Legen Sie Zeiten fest und halten Sie sie ein
Scrum Meetings sind wichtig. Sie stimmen die Teams darauf ab, was zu erledigen ist, von wem und wann. Sie ermöglichen eine regelmäßige Verbindung und Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten. Und sie setzen Prioritäten für die Strategie.
Aber es sind immer noch Meetings, und es gibt immer noch Arbeit zu erledigen. Halten Sie sie also lang genug, um effektiv zu sein, und kurz genug, um die Aufmerksamkeit zu behalten.
Mit anderen Worten: Wenn Sie sagen, dass das Meeting eine Stunde dauert, halten Sie sich an eine Stunde oder weniger.
2. Beginnen Sie mit Priorität eins
Wenn es eine Sache gibt, mit der die Teams nach Ihrem Meeting nach Hause gehen sollen, was ist das? Wie auch immer Ihre Antwort lautet, mit dieser Sache sollten Sie beginnen und enden. Lassen Sie nicht zu, dass die Informationsflut Ihre Prioritäten verdrängt.
WAS IST, WENN ES MEHR ALS EINE PRIORITÄT GIBT? Wir haben es verstanden. In komplexen Organisationen gibt es viele Elemente, die um die höchste Priorität kämpfen. Aber die Wahrheit ist... wenn Sie produktive Teams wollen, können Sie ihnen nicht einfach ungeordnete Prioritätenlisten geben und erwarten, dass alles zu erledigen ist. Es liegt an den Projektmanagern und den Führungskräften, gemeinsam die Prioritäten zu ordnen, bevor sie an die Teams weitergegeben werden.
3. Geben Sie den Teams Wahlmöglichkeiten... aber nicht zu viele
Muss das Team während des Scrum Meetings Entscheidungen treffen? Geben Sie ihnen Optionen... aber nicht zu viele. Studien legen nahe, dass zu viele Optionen lähmend wirken können . Aus diesem Grund sollte die Leitung daran arbeiten, die Auswahlmöglichkeiten des Teams zu verfeinern, bevor große Entscheidungen im Meeting getroffen werden.
4. Verwenden Sie die richtigen tools Scrum Boards , Sprint-Planung,
Gantt Diagramme zeiterfassungstools... Scrum Meetings sind effizienter mit Tools, die Ihnen helfen, Informationen in Echtzeit zu verfolgen und freizugeben. Von Trello bis ClickUp (natürlich) gibt es viele Optionen, um Teams auf der gleichen Seite zu halten und Informationen auf hilfreiche, visuell interessante Weise zu präsentieren.
Verwenden Sie die Gantt-Ansicht in ClickUp, um Aufgaben zu planen, den Projektfortschritt zu verfolgen, Termine zu verwalten und Engpässe zu beseitigen.
FREE YOUR TEAMS TO FOCUS ON THE WORK Ein großartiges tool hilft Ihnen nicht nur, mit Ihrem Team tagtäglich Schritt zu halten... es kann auch Ihre Meetings erheblich verkürzen, so dass sich alle auf die anstehende Arbeit konzentrieren können. Wie Alaina Maracotta von Vida Gesundheit sagt über ClickUp: "Es ist phänomenal zu sehen, wie viel Zeit wir in Meetings eingespart haben, seit wir auf ClickUp umgestiegen sind. Was uns früher drei Stunden pro Woche für die Planung und Aktualisierung von Ereignissen gekostet hat, dauert jetzt nur noch etwas über eine Stunde. Die beteiligten Teams haben jetzt mehr Zeit, um sich auf wichtigere Prioritäten im Marketing zu konzentrieren."
Erste Schritte mit Scrum Meetings
Sie wissen also, was Scrum Meetings sind, wie sie funktionieren und welche Best Practices Sie beachten sollten..
Wie erledigen Sie das, wenn Sie nicht schon Full Scrum sind?
Die Antwort - wie bei den meisten großen Veränderungen in einem Unternehmen - erfordert in der Regel eine Mentalitätsänderung, Prozessänderung und Tooländerung.
1. Teams ins Boot holen
Ohne die volle Beteiligung Ihrer Teams werden diese Meetings nicht so effektiv sein, wie sie sein könnten. Deshalb brauchen Sie die Akzeptanz der Teams. Erklären Sie Ihren Teams, wie diese neue Struktur ihnen helfen wird - kürzere Meetings, mehr kostenlose Zeit für ihre Kreativität usw.
Je besser die Mitarbeiter das Ziel sehen (für sich selbst, ihre Teams und das Geschäft), desto eher sind sie bereit, sich auf jede Veränderung einzulassen, auch auf Scrum.
Speichern und kategorisieren Sie ähnliche Ziele in Zielordnern in ClickUp
2. Notwendige Prozessänderungen vornehmen
Betrachten Sie die bestehenden Prozesse in Ihrem Unternehmen unter dem Aspekt von Scrum. Was muss geändert werden? Müssen die Teams ihre Fortschritte vor dem Meeting in Ihren tools aktualisieren? Sollte sich die Leitung auf neue Weise auf Meetings vorbereiten?
Sollten die Projektmanager und der Scrum Master vor dem Meeting das Backlog aufräumen? Je klarer und früher Sie notwendige Prozessänderungen kommunizieren, desto einfacher wird die Umstellung auf Scrum verlaufen.
So kann Ihr gesamtes Scrum-Team schnell vorankommen, was den Teams beweist, dass die Versprechen, die Sie gemacht haben (z. B. kostenlose Zeit- und Kreativitätserleichterung), eingehalten werden.
3. Wählen Sie Tools, die Sie unterstützen
Unterstützen Ihre aktuellen Tools Ihre neue Arbeitsweise - oder behindern sie Sie? Anstatt mit Tools zu beginnen und zu versuchen, Ihre neuen Prozesse in sie hineinzuzwängen, sollten Sie sich zunächst überlegen, was die Tools zu erledigen haben, um Sie zu unterstützen - und dann auswählen scrum tools basierend auf diesen Kriterien.
Wir verstehen, dass sich ein Tool-Wechsel wie eine große Herausforderung anfühlen kann, aber wir wissen auch, dass ohne die richtigen Tools gut gemeinte Umstellungen auf agile Praktiken stecken bleiben können. Setzen Sie also Prioritäten und verfallen Sie nicht in den Irrtum der versunkenen Kosten und bleiben Sie bei alten, nicht mehr nützlichen Tools.
**MOMENT MAL... WAS IST DER IRRTUM DER VERSUNKENEN KOSTEN? Der Irrtum der versunkenen Kosten besagt, dass Menschen mit größerer Wahrscheinlichkeit schlechte Entscheidungen treffen, wenn sie bereits "versunkene Kosten" in diese Entscheidungen investiert haben. Er ist der Grund, warum Menschen in Beziehungen bleiben, die ihnen nicht mehr nützen ("aber ich habe bereits zwei Jahre in dieses Projekt investiert!") oder weiterhin Geld in Projekte stecken, die eindeutig aus dem Ruder gelaufen sind ("aber wir haben bereits 100.000 Dollar für dieses Feature ausgegeben!"). Es kann auch dazu führen, dass Sie nicht hilfreiche Tools verwenden, weil Sie "das Geld schon ausgegeben haben"
Experten raten, bei der Entscheidungsfindung versunkene Kosten zu ignorieren und sich auf die zukünftigen Kosten zu konzentrieren. Wird es Sie morgen mehr oder weniger kosten, wenn Sie das alte Tool wegwerfen und sich für das Tool entscheiden, das besser zu Ihrem Geschäft passt?
Praktische Vorlagen für Scrum-Meetings
Laut einer kürzlich durchgeführten Kundenumfrage gehören die Vorlagen von ClickUp zu den drei wichtigsten Features, die wir anbieten. Ehrlich gesagt sind wir nicht überrascht. Eine gute Vorlage zu haben, nimmt den Druck weg.
Sie wissen genau, welche Informationen Sie benötigen und wie Sie diese präsentieren müssen - eine gründliche Recherche über Best Practices ist nicht erforderlich. Hier sind zwei scrum-Vorlagen zu startschuss für Ihre neue Praxis :
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Die ClickUp Scrum Meeting Vorlage erleichtert die Kommunikation im Team und die Sichtbarkeit in Projekten
Entwickelt, um Ihre täglichen StandUps zu rationalisieren, ClickUp's Scrum Meeting Vorlage hilft Teams, sich darauf zu konzentrieren, was bereits erledigt ist, was noch erledigt werden muss und welche potenziellen Hindernisse sich am Horizont abzeichnen. Diese Vorlage herunterladen
2. ClickUp Agile Scrum Management Vorlage
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Hervorragend geeignet für Sprint Planning Meetings, Retrospektiven, Backlog Pruning und mehr. ClickUp's Agile Scrum Management Vorlage enthält auch ein "How to get started"-Dokument, mit dem der Scrum Master Ihre Meetings benutzerdefiniert gestalten kann. Kein Mitglied des Teams sollte im Dunkeln gelassen werden! Diese Vorlage herunterladen
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