Der ultimative Leitfaden für Scrum Meetings

Erwägen Sie die Einführung eines Scrum -Meeting-Prozesses?

Aber vielleicht sind Sie sich nicht sicher, wie Sie ein solches Meeting am besten durchführen sollen.

Der Digital.ai State of Agile Report ergab, dass 81 % der Techniker angeben, dass ihr Unternehmen eine Form von Scrum anwendet. Und da ein Bericht von Broadcom zeigt, dass Full-Scrum-Teams eine um 250 % bessere Qualitätsbewertung erzielen als Teams, die keine Schätzungen durchführen, ist es offensichtlich, warum dies zu den beliebtesten agilen Praktiken gehört.

Wenn Sie also versuchen, auf den Scrum-Zug aufzuspringen, können wir Ihnen das nicht verübeln. Hier finden Sie alles, was Sie wissen müssen, um loszulegen.

Was sind Scrum-Meetings?

Scrum-Meetings sorgen durch prägnante Kommunikation und schnelle strategische Planung für eine einheitliche Ausrichtung von Stakeholdern, Management und Teams – alles mit dem Ziel, Projekte voranzubringen. Es gibt fünf Arten von Scrum-Meetings:

Sie werden feststellen, dass jedes Meeting seinen Zweck bereits im Namen trägt. Sprint-Planung dient der Sprint-Planung. Retrospektiven sind Rückblicke.

Das ist beabsichtigt.

Denn Scrum-Meetings sind gewissermaßen Anti-Meetings. Es handelt sich dabei nicht um Nachbesprechungen, Brainstormings oder langwierige Vorträge des CEO. Sie sind keine unnötigen Unterbrechungen Ihrer Produktarbeit.

Dieser Prozess ist taktisch, zum richtigen Zeitpunkt geplant und darauf ausgelegt, Teams auf dem gleichen Stand zu halten, um Kommunikationsprobleme zu vermeiden (all dies dient dazu, sicherzustellen, dass Projekte nicht auf unnötige Engpässe stoßen).

ÄHM, WAS IST SCRUM? Scrum ist ein agiles Projektmanagement-Framework, bei dem es um klare Ziele, Zusammenarbeit, Verantwortlichkeit und die Schaffung von Wert geht. Es zerlegt große, komplexe Projekte in überschaubare Teilstücke und schafft die Flexibilität, die Teams benötigen, um sich anzupassen, wenn sich während des Projekts etwas ändert. Der Begriff stammt aus dem Rugby-Scrum: Dabei handelt es sich um Spielzüge, bei denen sich das Team eng zusammenballt und mit gesenkten Köpfen versucht, den Ball zu erobern.

Wer sollte an Scrum-Meetings teilnehmen?

Die meisten Scrum-Meetings sind für das Entwicklungsteam, den Scrum Master und den Product Owner gedacht – allerdings gibt es einige Ausnahmen. Ihr Product Owner nimmt beispielsweise möglicherweise nicht an Ihren Retrospektiven teil. Und zusätzliche Stakeholder können an Ihrem Scrum-Review-Meeting teilnehmen.

Idealerweise sollte Ihr gesamtes Scrum-Team aus maximal 10 Mitgliedern bestehen. Ist Ihr Scrum-Team größer, wird die Führung es oft in kleinere Gruppen aufteilen, die auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

Die 5 Scrum-Meetings, die Sie kennen müssen

1. Tägliche Scrum-Meetings

Eine der beliebtesten Arten von Scrum-Meetings – laut dem zuvor erwähnten State of Agile Report – ist das tägliche StandUp-Meeting, das manchmal auch als tägliches Scrum-Meeting bezeichnet wird. Dabei sollte es sich um einen blitzschnellen Überblick über Ziele, Fortschritte und potenzielle Probleme handeln. Jede Person im Raum sollte in der Lage sein, drei Fragen zu beantworten:

Der Begriff „StandUp” entstand, weil diese Art von Scrum-Meetings kurz gehalten werden sollten, sodass viele Teams sie im Stehen durchführten – sofern dies möglich war –, um zu verhindern, dass sich jemand zu sehr entspannt. Da viele Teams mittlerweile bei der Remote-Arbeit arbeiten, stehen wir seltener, aber das Ziel des Meetings sollte weiterhin sein, die Dinge so kompakt wie möglich zu halten.

2. Sprint-Planung im Scrum

Das Ziel Ihres Sprint-Planungs-Scrums ist es, zu identifizieren, was Sie im nächsten Sprint erreichen möchten und wie Sie dies erreichen werden. Dieses Sprint-PlanungsMeeting dauert in der Regel etwa eine Stunde pro Woche des bevorstehenden Sprints (wenn Ihr Sprint beispielsweise zwei Wochen dauert, dauert Ihr Meeting zwei Stunden oder weniger).

Es gibt jedoch Möglichkeiten, sie zu verkürzen – beispielsweise durch gute Vorplanung und die richtigen Tools für die Sprint-Nachverfolgung. Diese Art von Meetings hilft dabei, Probleme in besser verdauliche Abschnitte zu unterteilen, was die Listenansicht in ClickUp so vielseitig macht.

3. Verfeinerung des Product Backlogs

Bitten Sie Ihr Scrum-Team, zwischen Sprint-Backlog- und Refinement-Meetings einen Blick auf das Sprint-Backlog zu werfen, Details hinzuzufügen und Prioritäten und Abhängigkeiten zu notieren. Von den verschiedenen Arten von Scrum-Meetings hängt dieses von der Organisation des Teams ab.

Andernfalls haben Produktverantwortliche und Scrum Master nicht viel, worauf sie sich bei der Planung des nächsten Sprints stützen können, wenn Sie das Sprint-Backlog nicht gut organisieren.

4. Sprint-Review

Am Ende jedes Sprints ist es an der Zeit, dass die Teams ihre Arbeit dem Product Owner (und manchmal auch anderen Stakeholdern) präsentieren.

Das Ziel: Feedback.

Betrachten Sie dieses Meeting sowohl als Demonstration als auch als Gelegenheit für Stakeholder, Fragen zu stellen und Feedback zu geben. Dieses Feedback wird dann dem Backlog hinzugefügt, um später berücksichtigt zu werden.

5. Sprint-Retrospektive

Das andere von Scrum empfohlene Meeting am Ende eines Sprints ist die Retrospektive. Diesmal sind die Stakeholder jedoch in der Regel nicht im Raum anwesend.

Es sind lediglich die Teams selbst, die besprechen, was gut gelaufen ist, was nicht gut gelaufen ist, was sie gelernt haben und wie sich die Dinge in den kommenden Sprints ändern sollten.

Wir empfehlen außerdem Retrospektiven am Ende größerer Projekte – und diese Retrospektiven sollten einen breiteren Bereich an Teilnehmern umfassen. Führungskräfte, Marketingmitarbeiter und andere Stakeholder können sich daran beteiligen, um den Beitrag jedes Teams zu Kommunikation, Koordination und GTM zu bewerten.

Sehen Sie sich diese Vorlagen für Sprint-Retrospektiven an!

ÜBERSPRINGEN SIE DIE RETROSPEKTIVE NICHTUntersuchungen zeigen, dass die Leistung der Teams um satte 20 % steigt, wenn effektive Retrospektiven zum Einsatz kommen.

Die Vorteile von Scrum-Meetings

1. Komplizierte Projekte überschaubarer gestalten

Bei Scrum-Meetings geht es um zwei Dinge: Kommunikation und Strategie. Unabhängig von der Art des Meetings sollte das Ziel immer sein, alle Beteiligten auf den gleichen Stand zu bringen, was Ziele, Status und zu lösende Probleme angeht.

Diese offene Kommunikation ist es, die Teams dazu bringt, sich konsequent auf gemeinsame Ziele zuzubewegen (und dabei ihre Geschwindigkeit hoch zu halten).

Ohne die strategischen Berührungspunkte, die Ihre Scrum-Meetings bieten, kann Ihr Scrum-Projektmanagement viel leichter aus der Bahn geraten. Schlimmer noch: Wenn ein Team oder ein Mitglied einmal aus der Bahn geraten ist und es keine Meetings gibt, um den Stand zu überprüfen, kann es ziemlich weit auf den falschen Weg geraten – was sowohl Zeit als auch Geld kostet und die Geschwindigkeitsstatistiken für das nächste Sprint-Planungsmeeting verzerrt.

2. Ergebnisse stehen immer an erster Stelle

Diese strategischen Berührungspunkte sollten Teams stets daran erinnern, worauf sie hinarbeiten. Ganz gleich, wie sehr wir uns in einem Projekt verlieren, diese Erinnerung hält uns auf dem Boden der Tatsachen und bringt uns den angestrebten Ergebnissen näher.

3. Höhere Kundenzufriedenheit

Bessere Ergebnisse, schnellere Lieferungen und zufriedenere Teams bedeuten letztendlich ein besseres Kundenerlebnis und höhere Zufriedenheitsbewertungen. Konsistenz ist der Schlüssel zu zufriedenen Kunden, da sie gleichzeitig mehr Vertrauen schafft.

4. Senken Sie die Kosten!

Jede Art von Scrum-Meeting hat einen finanziellen Vorteil für das Unternehmen: Retrospektiven erhöhen die Produktivität der Teams mit der Zeit. Review-Meetings helfen uns, Feedback schnell zu integrieren.

Tägliche Standup-Meetings sorgen dafür, dass Projekte termin- und budgetgerecht bleiben (oder lassen uns zumindest wissen, wenn etwas schief läuft, damit wir es so schnell wie möglich beheben können). Und das Sprint-Planungsmeeting verbindet alles, was wir tun, mit den Geschäftszielen und echten finanziellen Vorteilen.

5. Bleiben Sie in Verbindung

Das sechste Prinzip des Agilen Manifests besagt, dass persönliche Meetings der beste Weg sind, um Informationen an agile Teams weiterzugeben. Aus diesem Grund sind diese Meetings für agile Organisationen so wichtig.

Da 52 % der Mitarbeiter angaben, sich im vergangenen Jahr irgendwann einmal von ihren Teams abgekoppelt gefühlt zu haben, ist es an der Zeit, wieder zu gut organisierten, strategischen Scrum-Meetings zurückzukehren, die dafür sorgen, dass die Teams in allen Bereichen aufeinander abgestimmt sind, vom Backlog über Sprints bis hin zu täglichen Aufgaben.

So führen Sie ein effektives Scrum-Meeting durch

Wie stellen Sie also sicher, dass Ihre Scrum-Meetings ihre Ziele erreichen? Hier sind vier Tipps von Experten:

1. Legen Sie Zeiten fest und halten Sie sich daran

Scrum-Meetings sind wichtig. Sie stimmen die Teams darauf ab, was von wem und wann zu erledigen ist. Sie ermöglichen es allen, regelmäßig miteinander in Verbindung zu treten und zusammenzuarbeiten. Und sie priorisieren die Strategie.

Aber es handelt sich immer noch um Meetings, und es gibt immer noch Arbeit zu erledigen. Halten Sie sie daher lang genug, um effektiv zu sein, und kurz genug, um die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten.

Mit anderen Worten: Wenn Sie sagen, dass das Meeting eine Stunde dauern wird, halten Sie sich an eine Stunde oder weniger.

2. Beginnen Sie mit Priorität eins

Wenn es eine Sache gibt, die Ihre Teams nach Ihrem Meeting mitnehmen sollen, welche ist das? Was auch immer Ihre Antwort ist, damit sollten Sie beginnen und damit sollten Sie enden. Lassen Sie sich durch eine Informationsflut nicht von Ihren Prioritäten abbringen.

WAS IST, WENN ES MEHR ALS EINE PRIORITÄT GIBT?Wir verstehen das. In komplexen Organisationen gibt es viele Elemente, die um den ersten Platz in der Liste der Prioritäten konkurrieren. Aber die Wahrheit ist: Wenn Sie Teams mit hoher Produktivität wollen, können Sie ihnen nicht einfach ungeordnete Listen mit Prioritäten geben und erwarten, dass Alles erledigt wird. Es liegt an den Mitarbeitern des Projektmanagements und der Führungsebene, sich zusammenzusetzen und die Reihenfolge der Prioritäten zu ordnen, bevor sie an Ihre Teams weitergegeben werden.

3. Geben Sie Teams Auswahlmöglichkeiten ... aber nicht zu viele

Muss das Team während Ihres Scrum-Meetings Entscheidungen treffen? Geben Sie ihm Optionen ... aber nicht zu viele. Studien zeigen, dass zu viele Optionen lähmend wirken können. Deshalb sollte die Führungsebene die Auswahlmöglichkeiten des Teams eingrenzen, bevor wichtige Entscheidungen im Meeting getroffen werden.

4. Verwenden Sie die richtigen tools

Scrum-Boards, Sprint-Planung, Gantt-Diagramme, Tracking-Tools ... Scrum-Meetings werden effizienter mit Tools, die Ihnen helfen, Informationen in Echtzeit zu verfolgen und freizugeben. Von Trello bis ClickUp (natürlich) haben Sie viele Möglichkeiten, Teams auf dem gleichen Stand zu halten und Informationen auf hilfreiche, visuell interessante Weise zu präsentieren.

BEFREIEN SIE IHRE TEAMS, DAMIT SIE SICH AUF DIE ARBEIT KONZENTRIEREN KÖNNENEin großartiges tool hilft Ihnen nicht nur dabei, mit Ihrem Team Schritt zu halten, sondern kann auch Ihre Meetings erheblich verkürzen, sodass sich alle auf die anstehende Arbeit konzentrieren können. Alaina Maracotta von Vida Health sagt über ClickUp: „Es ist phänomenal zu sehen, wie viel Zeit wir seit der Umstellung auf ClickUp in Meetings gespart haben. Was früher drei Stunden pro Woche für die Planung von Ereignissen und Updates in Anspruch genommen hat, dauert jetzt nur noch etwas mehr als eine Stunde. Die beteiligten Teams haben nun mehr Zeit, sich auf wichtigere Prioritäten im Marketing zu konzentrieren. “

Erste Schritte mit Scrum-Meetings

So verstehen Sie, was Scrum-Meetings sind, wie sie funktionieren und welche Best Practices Sie beachten sollten...

Wenn Sie noch nicht vollständig auf Scrum umgestellt haben, wie können Sie dies erreichen?

Die Antwort erfordert – wie bei den meisten großen Veränderungen innerhalb eines Unternehmens – in der Regel eine Änderung der Denkweise, der Prozesse und der tools.

1. Beziehen Sie die Teams mit ein

Ohne die volle Beteiligung Ihrer Teams werden diese Meetings nicht so effektiv sein, wie sie sein könnten. Deshalb brauchen Sie die Zustimmung Ihrer Teams. Erklären Sie ihnen, wie diese neue Struktur ihnen helfen wird – durch kürzere Meetings, mehr Zeit für kreative Arbeit usw.

Je besser die Menschen das Ziel (für sich selbst, ihre Teams und das Geschäft) vor Augen haben, desto eher sind sie bereit, sich voll und ganz auf jede Veränderung einzulassen, einschließlich Scrum.

2. Nehmen Sie notwendige Prozessänderungen vor

Betrachten Sie die bestehenden Prozesse Ihres Unternehmens unter Berücksichtigung von Scrum. Was muss geändert werden? Müssen die Teams ihren Fortschritt vor dem Meeting in Ihren Tools aktualisieren? Sollte die Führungsebene sich auf neue Weise auf Meetings vorbereiten?

Sollten Projektmanager und Scrum Master das Backlog vor dem Meeting bereinigen? Je klarer und früher Sie notwendige Prozessänderungen kommunizieren, desto einfacher wird die Umstellung auf Scrum.

Dadurch kann Ihr gesamtes Scrum-Team schnell vorankommen, was den Teams beweist, dass Ihre Versprechen (z. B. mehr Zeit und Kreativität) tatsächlich eingehalten werden.

3. Wählen Sie tools, die Sie unterstützen

Unterstützen Ihre aktuellen Tools Ihre neuen Arbeitsweisen – oder behindern sie Sie eher? Anstatt mit den Tools zu beginnen und zu versuchen, Ihre neuen Prozesse in diese einzupassen, sollten Sie zunächst darüber nachdenken, was die Tools zu erledigen haben, um Sie zu unterstützen – und dann anhand dieser Kriterien die passenden Scrum-Tools auswählen.

Wir verstehen, dass Tool-Wechsel eine große Herausforderung darstellen können, aber wir wissen auch, dass ohne die richtigen tools gut gemeinte Umstellungen auf agile Praktiken ins Stocken geraten können. Priorisieren Sie daher Ihre Anforderungen und verfallen Sie nicht dem Irrtum der versunkenen Kosten, indem Sie an alten, nicht mehr nützlichen tools festhalten.

MOMENT MAL ... WAS IST DER SUNK-COST-FALLACY? Der Sunk-Cost-Fallacy besagt, dass Menschen eher schlechte Entscheidungen treffen, wenn sie bereits „versunkene Kosten” in diese Entscheidungen investiert haben. Das ist der Grund, warum Menschen in Beziehungen bleiben, die ihnen nicht mehr gut tun („aber ich habe schon zwei Jahre investiert!“), oder weiterhin Geld in Projekte stecken, die eindeutig aus dem Ruder gelaufen sind („aber wir haben schon 100.000 Dollar für dieses Feature ausgegeben!“). Es kann auch dazu führen, dass Sie weiterhin unbrauchbare tools verwenden, weil Sie „das Geld schon ausgegeben haben“. Experten sagen, dass man bei Entscheidungen versunkene Kosten ignorieren und sich auf die zukünftigen Kosten konzentrieren sollte. Wird es Sie morgen mehr oder weniger kosten, wenn Sie das alte tool wegwerfen und dasjenige wählen, das besser zu Ihrem Geschäft passt?

Praktische Vorlagen für Scrum-Meetings

Laut einer aktuellen Kundenumfrage gehören die Vorlagen von ClickUp zu den drei wertvollsten Features, die wir anbieten. Ehrlich gesagt überrascht uns das nicht. Eine gute Vorlage nimmt den Druck.

Sie wissen genau, welche Informationen Sie benötigen und wie Sie diese präsentieren müssen – eine gründliche Recherche zu Best Practices ist nicht erforderlich. Hier sind zwei Scrum-Vorlagen, mit denen Sie Ihre neue Praxis starten können:

1. ClickUp-Vorlage für Scrum-Meetings

Die Scrum-Meeting-Vorlage von ClickUp wurde entwickelt, um Ihre täglichen StandUp-Meetings zu optimieren. Sie hilft Teams dabei, sich auf das zu konzentrieren, was bereits erledigt ist, was noch zu erledigen ist und welche potenziellen Hindernisse sich am Horizont abzeichnen.

2. ClickUp-Vorlage für agiles Scrum-Management

Ideal für Sprint-Planungsmeetings, Retrospektiven, Backlog-Pruning und vieles mehr. Die Agile Scrum Management-Vorlage von ClickUp enthält auch ein Dokument mit einer Einführung, das dem Scrum Master dabei hilft, Ihre Meetings benutzerdefiniert anzupassen. Kein Mitglied des Teams sollte im Unklaren gelassen werden!

Erste Schritte mit ClickUp

Wenn Sie bereit sind, loszulegen, sind Sie bei uns genau richtig.

Egal, ob Sie Anfänger oder erfahrener Scrum Master sind, ClickUp bietet Ihnen zahlreiche Vorlagen und agile Features, die Ihnen helfen, Ihre Scrum-Meetings reibungslos zu gestalten. Und unser Free Forever-Plan ist (Sie haben es erraten) für immer kostenlos. Testen Sie uns noch heute.