Aus Neugierde: Warum erstellen Sie Ihr eigenes CRM?
Soll es den riesigen Ordner in der Ecke Ihres Schreibtisches ersetzen? Oder jonglieren Sie mit zu vielen teuren digitalen tools?
Es ist gut, dass wir uns gefunden haben, denn ClickUp hat keine Toleranz für unausgereifte Prozesse oder Geldgoblins. 👹 💰
Stellen Sie sich eine Plattform vor, die so funktioniert wie Ihr Gehirn, unabhängig davon, in welcher Abteilung oder an welchem Standort Sie tätig sind. Alles, was Sie über den Aufbau Ihres eigenen CRM-Systems wissen müssen, finden Sie hier in ClickUp, sodass Sie noch heute mit der Umsetzung in Ihrem Geschäft beginnen können.
Das bloße Vorhandensein einer CRM-Plattform ist nicht automatisch gleichbedeutend mit Erfolg. Woher wissen Sie also, ob ein CRM in ClickUp das Richtige für Sie ist? Es kommt auf die Flexibilität an, Menschen und Software unter einem virtuellen Dach zu integrieren. Das werden Sie wollen.
Was ist ein CRM?
CRM (Customer Relationship Management) ist ein System zur Verwaltung der täglichen Kommunikation und Daten von Interessenten, Kontakten und bestehenden Kunden. Ein modernes CRM ist eine lebendige Kundendatenbank mit Vorlagen, automatischer Nachverfolgung und Berichterstellung, die langweilige Tabellen und E-Mails ersetzt. Im Kern verwandelt ein CRM Geschäfte so, dass sie weniger transaktionsorientiert und mehr kundenorientiert werden.
Das Problem ist, dass Kontakte aus einer Vielzahl von Quellen stammen, wie z. B. LinkedIn und spontanen Telefonanrufen. Wenn Sie einen guten Lead oder einen wertvollen Kunden in Ihrem Posteingang unbeantwortet lassen, kann dies zu großen Problemen führen. Es ist schwierig für Geschäfte, zu wachsen und zu skalieren, wenn ihre Energie für Verwaltung, Nachforschungen und Spekulationen verschwendet wird.
CRM kann Ihnen dabei helfen, mehr Umsatz zu generieren, unterstützende Beziehungen aufzubauen und die Qualität von Leads und Kampagnen zu verbessern – vorausgesetzt, Sie verfügen über die richtigen Prozesse und Tools. Hier kommt ClickUp ins Spiel! ⚡️🌐
So erstellen Sie ein CRM in ClickUp
Wenn Sie bereits über ein kostenloses ClickUp-Konto verfügen, folgen Sie mir in dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung! In kürzester Zeit verfügen Sie über ein funktionsfähiges CRM. ⏳
Schritt 1: Herunterladen der CRM-Vorlage von ClickUp.
Laden Sie zunächst die CRM-Vorlage von ClickUp herunter!
Es erscheint ein Fenster, in dem Sie wählen können, ob Sie einen neuen Space erstellen oder einen bestehenden Space in Ihrem Konto verwenden möchten, um den CRM-Ordner zu speichern. Sie haben die Wahl! ♠️
Schritt 2: Fügen Sie Ansichten hinzu, um Kontakte zu verwalten und zu priorisieren.
Sehen Sie die vorinstallierten Beispielaufgaben für Clients? Bevor Sie Ihre tatsächlichen Daten hinzufügen, verwenden wir diese Aufgaben, um die verschiedenen Ansichten zu testen, die Sie für die Strukturierung Ihres CRM bevorzugen. Auf diese Weise spielen wir nicht mit sensiblen Daten und haben die Freiheit, wie Kinder im Sandkasten herumzuspielen und coole Sachen zu bauen. 🏖
Die Ansicht, die Sie gerade sehen, ist die Listenansicht – die Standardansicht der CRM-Vorlage. Angenommen, Sie bevorzugen einen visuellen Ansatz für die Verwaltung Ihrer Aufgaben. In diesem Fall können Sie ganz einfach zwischen verschiedenen Ansichten wechseln, darunter:
ClickUp-Board-Ansicht. Aufgaben werden standardmäßig nach Status in Spalten gruppiert, wobei potenzielle Kunden in der frühen Phase auf der linken Seite und geschlossene Konten auf der rechten Seite angezeigt werden.
ClickUp-Kalender-Ansicht. Hier finden Sie alles rund um die Terminplanung und können Client-Meetings nachverfolgen, damit Sie immer bereit sind, mit Ihren potenziellen Kunden eine Verbindung herzustellen.
ClickUp-Tabellenansicht. Alle relevanten Informationen zu Ihren Konten befinden sich in einer übersichtlichen, leicht zu navigierenden Tabelle.
Wenn Sie gerade erst mit ClickUp beginnen, sehen Sie sich dieses kurze Einführungsvideo zu Aufgaben und Ansichten in ClickUp an! ⬇️
Schritt 3: Erstellen Sie benutzerdefinierte Status, um jeden Workflow individuell anzupassen.
Wir sind schon halb fertig mit dem Setup! Kommen wir nun zu dem Bereich, in dem die eigentliche Anpassung zum Tragen kommt: benutzerdefinierte Status in ClickUp!
Verwenden Sie die vordefinierten CRM-Workflow- Status der Vorlage oder führen Sie die Bearbeitung/Erstellung Ihrer eigenen durch. Scheuen Sie sich nicht, diesen Schritt zu tun.
Es ist wichtig, dass diese Status schnell und klar den Kontext der jeweiligen Phase einer Aufgabe wiedergeben. Sie spielen auch eine wichtige Rolle bei der Berichterstellung, um Einblicke in Prozessengpässe, Ressourcenzuweisung und Zyklus jeder Phase in der Pipeline zu geben.
So fügen Sie benutzerdefinierte Status hinzu und führen Sie die Bearbeitung durch
1. Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Statusnamen und klicken Sie auf die Schaltfläche mit den Auslassungspunkten > Status verwalten.
2. Geben Sie einen Namen für Ihren neuen Status ein oder führen Sie eine Bearbeitung des Status durch (vergessen Sie nicht, Emojis hinzuzufügen, warum auch nicht?). Sie können die Standardfarbe mit dem Farbwähler ändern oder auf das Pipetten-Symbol klicken, um weitere Farboptionen anzuzeigen! Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie mit den Status Ihres CRM zufrieden sind.
Weiter zum nächsten Thema – Benutzerdefinierte Felder!
Schritt 4: Fügen Sie die wichtigsten Informationen mit Benutzerdefinierten Feldern in Ansichten ein.
Mit den benutzerdefinierten Feldern in ClickUp können Sie Ihre Produktivität um das Zehnfache steigern. Dieses Feature ermöglicht es Ihnen, beliebige Aufgabeninformationen zu Ansichten hinzuzufügen! Sie müssen nicht mehr einzelne Aufgaben öffnen und schließen, um die eine Information zu finden – Datum des nächsten Schritts, E-Mail, Größe des Kontos usw.
Neben den vorinstallierten benutzerdefinierten Feldern in Ihrer CRM-Vorlage können Sie auch diese anderen beliebten Felder für CRM ausprobieren:
- Dropdown-Menü für Leads (heiß, warm, kalt) Verwendung des Dropdown-Menüs Feld
- Unternehmen/Interessent Speicherort verwenden Speicherort-Feld
- LTV (Lebenszeitwert) verwenden Feld für Zahlen
- Größe des Unternehmens Feld mit Zahlen
- Verwendung der Telefonnummer Telefonfeld
- Budgetverwendung Feld für Währung
- E-Mail-Nutzung E-Mail-Feld
- Namensverwendung Text-Feld
Da die CRM-Vorlage bereits über wichtige CRM-bezogene Benutzerdefinierte Felder verfügt, zeigen wir diese in der Listenansicht an!
So blenden Sie benutzerdefinierte Felder in der Listenansicht ein/aus
1. Klicken Sie auf das Symbol +.
2. Wählen Sie Anzeigen/Ausblenden.
3. Scrollen Sie im Menü nach unten und wählen Sie beliebige Benutzerdefinierte Felder aus dem Abschnitt „Felder im Ordner“ aus. Die Benutzerdefinierten Felder, auf die Sie klicken, werden oben in die Kategorie „Felder anzeigen“ verschoben! Wenn Sie hingegen ein bestimmtes Benutzerdefiniertes Feld nicht sehen möchten, klicken Sie in der Kategorie „Felder anzeigen“ auf dessen Namen, um es aus der Ansicht zu entfernen.
An dieser Stelle haben wir die CRM-Grundlage eingerichtet: Ansichten und Benutzerdefinierte Felder! 🙌
Schritt 5: Erstellen Sie Aufgaben mit Ihren Daten
Wir sind auf der Zielgeraden! Fügen Sie Ihre realen Daten zum CRM hinzu, indem Sie Aufgaben erstellen. Sie können eine neue Aufgabe auf drei Arten erstellen:
- Klicken Sie unter einer Statusgruppe auf + Neue Aufgabe.
- Klicken Sie unten rechts auf + Aufgabe.
- Drücken Sie die Taste „t“ auf Ihrer Tastatur.
Wenn Sie Ihre Daten aus einer Datei oder anderen Apps für das Projektmanagement importieren möchten, lesen Sie unseren Leitfaden zum Importieren in ClickUp!
Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um Ihre Aufgaben zu erledigen. Wenn Sie eine Menge Daten durchgehen müssen, sollten Sie sich von Ihrem Schreibtisch entfernen und eine etwa 10-minütige Tanzpause einlegen. 🕺
Schritt 6: Verbinden Sie sich als ein Team mit relationalen Datenbanken im CRM
Sie können hier aufhören und Ihr brandneues CRM in ClickUp nutzen. Oder Sie gehen noch einen Schritt weiter und nutzen das ClickUp -Feature „Beziehungen ”.
Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen. Hier können Sie einfache Verknüpfungen zwischen verwandten Aufgaben in Ihrem Workspace erstellen oder eine erweiterte Datenbank mithilfe von Beziehungen zwischen verschiedenen Listen (Konten, Kontakte, Verkaufschancen usw.) erstellen. Das werden Sie wollen.
Hier erfahren Sie mehr über relationale Datenbanken in ClickUp und warum sie Spreadsheets in jeder Hinsicht überlegen sind: Mit „Beziehungen“ können Sie ganz einfach zwischen verwandten Aufgaben und Dokumenten wechseln, ohne eine zusätzliche Registerkarte in Ihrem Browser öffnen zu müssen.
Unternehmen (Aufgabe) ⇔ Kontakt A (Aufgabe) ⇔ Kontakt B (Aufgabe) ⇔ Angebote Dokumentation (Dokument)
So fügen Sie eine Beziehung aus einer Ansicht für Aufgaben hinzu
1. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Beziehungen.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche +Beziehung hinzufügen.
3. Wählen Sie eine beliebige Aufgabe aus dem Dropdown-Menü aus oder verwenden Sie die Suchleiste, um eine Aufgabe zu finden.
Sehen Sie sich diese CRM-Alternativen an!
5 Tipps, um Ihr CRM in ClickUp optimal zu nutzen
Alles, was Sie bis jetzt gelernt haben, gibt Ihnen die notwendigen Schritte an die Hand, um ein CRM in ClickUp zu erstellen. Aber wenn ich Sie so gut kenne, wie ich glaube, sind Sie neugierig, weitere Informationen über die Einsatzmöglichkeiten von ClickUp zu erhalten – und das respektiere ich. Diese Tipps machen Ihr CRM in ClickUp von „gut” zu „großartig”.
Tipp 1: Integrieren Sie ClickUp in Ihre bevorzugten Apps, um in kürzerer Zeit mehr zu erledigen.
Derzeit wechseln Sie zwischen mehreren Kanälen hin und her, die Ihren Desktop überladen. Das ist nicht die produktivste Art, Ihre wertvolle Zeit und Ihre geistigen Fähigkeiten zu nutzen. ClickUp-Integrationen bieten einen Wert für Ihre persönlichen und teambezogenen Workflows, da sie sowohl als Aufgabenmanager als auch als Kommunikationswerkzeug dienen! Hier finden Sie ClickUp-Integrationen mit einigen Ihrer bevorzugten Apps:
Loom: Fügen Sie den Link zu einer Loom-Bildschirmaufnahme in eine Beschreibung einer ClickUp-Aufgabe oder einen neuen Kommentar ein, um ein Video direkt in ClickUp einzubetten.
Google Kalender: Durchführen der Synchronisierung von ClickUp mit Ihrem Google Kalender, um Änderungen automatisch und in Echtzeit zu übernehmen.
Front: Verknüpfen, erstellen und wechseln Sie schnell zwischen Aufgaben in ClickUp und Tickets in Front, um Ihren Posteingang zu vereinfachen.
Slack: Entfalten Sie automatisch jeden ClickUp-Link, den Sie posten, mit umfangreichen Informationen und Aktionen.
Calendly: Erstellen Sie automatisch eine Aufgabe in ClickUp mit allen Informationen zum Meeting.
Zoom: Veranstalten Sie Meetings überall auf der Welt direkt aus einer ClickUp Aufgabe heraus.
Tipp 2: Greifen Sie von überall auf Ihre Arbeit zu
Das Herumschleppen eines fünf Pfund schweren Laptops steht ganz oben auf meiner Liste der Dinge, die ich gerne nicht mehr erledigen möchte. Geht es noch jemandem so?
Mobile-First-Lösungen sind in einer Welt, in der Remote-Arbeit an der Tagesordnung ist, wichtiger und gefragter denn je, um nicht nur Talente zu gewinnen und zu binden, sondern auch, damit Teammitglieder ihre Arbeit erledigen und von überall aus auf dem Laufenden bleiben können. Über die ClickUp Mobile App können Sie auf Ihre Aufgaben, Kalender, Dokumente, Dashboards (mehr dazu in Tipp 5!) und eine Reihe weiterer Features zugreifen, sodass Sie auch unterwegs immer verbunden sind. 🌎
Legen Sie Erinnerungen fest, notieren Sie nach einem Kundengespräch zu erledigende Aufgaben als Notiz oder verschieben Sie Aufgaben mit wenigen Fingertipps durch die Pipeline. Und dank der umfassenden Sicherheit von ClickUp können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Daten geschützt sind!
Tipp 3: Automatisieren Sie Verwaltungsaufgaben, um Zeit für Kundeninteraktionen zu gewinnen.
Sie haben kein Unternehmen gegründet oder sind keinem beigetreten, um den ganzen Tag vor Ihrem Computerbildschirm zu sitzen und Daten einzugeben! CRM-Automatisierung ist eine Notwendigkeit für den Workflow, und ClickUp verfügt über alle Tools, die Ihnen helfen, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Sehen wir uns drei ClickUp-Automatisierungen an, die Sie Ihrem neu erstellten CRM hinzufügen können, um sofort Zeit zu sparen:
| Auslöser für die Automatisierung und Aktionsskript | Beispiel für einen CRM-Anwendungsfall |
|---|---|
| Wenn Aufgabe erstellt, dann E-Mail senden | Eine der größten Zeitfresser in einer Arbeitswoche ist die Nachverfolgung. Andererseits ist die Nachverfolgung eine wichtige Aufgabe, damit Ihre neuen Leads Sie nicht aus den Augen verlieren. ClickUp übernimmt die Nachverfolgung für Sie und versendet jedes Mal, wenn ein Kontaktformular ausgefüllt wird oder Sie selbst eine Aufgabe hinzugefügt haben, eine personalisierte Willkommens-E-Mail! |
| Wenn sich der Status ändert, dann Ändern Sie die Mitarbeiter. | Andere Abteilungen – Vertrieb, Marketing, IT – müssen möglicherweise mit einem Kunden in Kontakt treten; sie müssen Zugriff auf Kundeninformationen haben, z. B. mit wem sie bereits kommuniziert haben, damit sie auf diesen Erfahrungen aufbauen können. Wenn sich der Status einer Aufgabe in die nächste Phase der Customer Journey ändert, weist ClickUp automatisch einen neuen Verantwortlichen für die Aufgabe zu. Es handelt sich um eine kleine, sich wiederholende Aktion, die den Übergang der Eigentümerschaft beschleunigt! |
| Wenn sich das Benutzerdefinierte Feld ändert, dann fügen Sie einen Kommentar hinzu. | Für alle, die täglich mit unübersichtlichen E-Mail-Threads zu kämpfen haben, ist diese Automatisierung genau das Richtige! Wenn es zu Ihren Standardabläufen gehört, Ihren Buchhaltungspartner sofort über den Eingang einer Kundenzahlung zu informieren, sendet ClickUp einen @mention-Kommentar, um ihn über die Aktualisierung zu benachrichtigen. Er kann die Aufgabe öffnen und mit einem Emoji zur Bestätigung reagieren oder antworten. Das Beste daran? Keine E-Mail-Threads mehr! |
ClickUp übernimmt die Nachverfolgung für Sie und versendet jedes Mal, wenn ein Formular ausgefüllt oder eine Aufgabe hinzugefügt wird, eine personalisierte Willkommens-E-Mail!
Wenn sich der Status einer Aufgabe zur nächsten Phase der Customer Journey ändert, weist ClickUp automatisch einen neuen Verantwortlichen für die Aufgabe zu. Diese kleine, sich wiederholende Aktion beschleunigt den Übergang der Eigentümerschaft!
Wenn es zu Ihren Standardabläufen gehört, Ihren Buchhaltungspartner sofort über den Eingang einer Kundenzahlung zu informieren, sendet ClickUp einen @mention-Kommentar, um ihn über die Aktualisierung zu benachrichtigen. Er kann die Aufgabe öffnen und mit einem Emoji bestätigen oder antworten. Das Beste daran? Keine E-Mail-Threads mehr!
Tipp 4: Stellen Sie ein internes Wiki für eine konsistente und kontinuierliche Mitarbeiterschulung bereit.
Befindet sich irgendwo auf dem gemeinsamen Laufwerk Ihres Teams ein Word-Dokument mit dem Namen „Sales_Process_v28”? Als eigenständiges Dokument bedeutet dies für die Mitglieder des Teams einen zusätzlichen Schritt (und eine zusätzliche Registerkarte im Browser). Diese einzige Quelle der Wahrheit sollte ein lebendiges Dokument sein, auf das innerhalb Ihres CRM zugegriffen werden kann.
Hier ist ein kleiner Einblick in die Möglichkeiten dieses nativen Features:
- Legen Sie Berechtigungen fest und geben Sie Ihre Inhalte an Ihr Unternehmen (oder die ganze Welt) frei.
- Importieren Sie Inhalte aus Apps wie Loom, YouTube, Google Slides und anderen.
- Verwenden Sie Tags, um die gesuchten Dokumente noch schneller zu filtern und zu finden.
- Stellen Sie Fragen, geben Sie Feedback und Genehmigungen oder schlagen Sie Inhalte mit Rich-Text-Formatierung, Einbettungen und Anhängen vor.
Noch etwas ... Erinnern Sie sich an das Feature „Beziehungen”, das wir zuvor in unserem Leitfaden behandelt haben? Sie können Aufgaben und Dokumente erwähnen und verknüpfen, um auf Informationen und Aktionspunkte zu verweisen. Das werden Sie wollen. 💜
Tipp 5: Analysieren Sie Daten und Prozesse mit intuitiver Berichterstellung
Ein CRM-Dashboard in ClickUp ist die perfekte Übersicht über die wichtigsten Metriken, die ein Mitglied des Teams oder ein Stakeholder zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt.
Möchten Sie den Fortschritt einzelner Teammitglieder in Bezug auf die Vertriebsziele überprüfen? Benötigt der Programmmanager einen wöchentlichen Bericht, um Prozessverbesserungen zu messen? Sie können verschiedene Dashboards erstellen, die auf eine bestimmte Zielgruppe zugeschnitten sind, um die Geschichte auf Abruf zu erzählen.
Die Dashboards von ClickUp zeigen Kommunikations- und Informationsgrafiken an, um Ereignisse in Echtzeit hervorzuheben. Der Grad der benutzerdefinierten Anpassung und des Datenschutzes liegt ganz bei Ihnen!
Lesen Sie den Artikel „Einsteigerleitfaden für Dashboards in ClickUp“, um ein Dashboard einzurichten. (Wir geben Ihnen auch Tipps, wie Sie Ihre Widgets organisieren können, um eine visuelle Hierarchie und Ausgewogenheit zu schaffen. Und dafür müssen Sie kein Designer sein!)
Verwandte Themen: CRM-Berichterstellung: So erstellen Sie CRM-Berichte für Ihr Vertriebsteam
Mit ClickUp zum Erfolg
Freund, ich habe unser Abenteuer beim Aufbau des CRM sehr genossen und hoffe, dass Sie sich motiviert und bestens unterstützt fühlen, um Ihre Ziele zu erreichen!
Fügen Sie in den nächsten Wochen und Monaten weitere Elemente hinzu und passen Sie Ihr CRM in ClickUp an, um dem Wachstum und den Anforderungen Ihres Geschäfts gerecht zu werden. ClickUp wurde nicht für die erste Version Ihres CRM entwickelt, sondern für die zweite, dritte und alle weiteren Versionen!
Wenn Sie wissen möchten, wie ClickUp an Ihre spezifischen Bedürfnisse angepasst werden kann, wenden Sie sich gerne an unser Team von Experten, um weitere Info zu erhalten!