Die beste Software für die Planung von Ereignissen im Jahr 2026

Veranstaltungsplanungssoftware scheint auf den ersten Blick eine einzige Kategorie zu sein – bis Ihre erste Veranstaltung beweist, dass es zwei sind. Die eine Kategorie kümmert sich um interne Abläufe: Zeitleisten, Koordination der Dienstleister, Budgets und Genehmigungen. Die andere Kategorie verwaltet das Teilnehmererlebnis: Anmeldung, Ticketverkauf, Check-in und Einbindung. Die Wahl der falschen Kategorie führt zu Problemen, die Sie erst in der Woche vor Beginn Ihres Ereignisses entdecken werden.

Dieser Leitfaden kürt keinen einzigen Sieger. Er listet die zehn besten Programme für die Planung von Ereignissen danach auf, welche Aufgabenbereiche sie jeweils abdecken und wo ihre Grenzen liegen.

Die beste Veranstaltungsplanungssoftware für Teams mit hohem Koordinationsaufwand ist ClickUp, Cvent für Unternehmenskonferenzen, Eventbrite für den öffentlichen Ticketverkauf und Planning Pod für Veranstaltungsorte. Es gibt keinen universellen Sieger, sondern nur die Lösung, die am besten zu Ihrer wichtigsten operativen Lücke passt. Sobald Sie diese identifiziert haben, ist die Auswahl des richtigen Veranstaltungsplanungstools ganz einfach.

Worauf sollten Sie bei einer Software für die Planung von Ereignissen achten?

Achten Sie bei einer leistungsstarken Veranstaltungsplanungssoftware auf diese fünf Aspekte: klare Zuständigkeiten für Aufgaben, Sichtbarkeit im Kalender, Nachverfolgung von Anbietern und Gästen, nützliche Automatisierungsfunktionen sowie Tools für Teilnehmer, falls Sie öffentliche Ereignisse durchführen.

Hier sind die Punkte, auf die Sie im Detail achten sollten:

Die beste Software für die Planung von Ereignissen auf einen Blick

Die beste Software für die Planung von Ereignissen zum Ausprobieren

Zehn Tools haben es auf diese Liste geschafft: Cvent, Whova, Eventbrite, Planning Pod, ClickUp, Asana, monday.com, Trello, Basecamp und Zoom Events.

Jede Lösung deckt einen anderen Bereich der Organisation und Planung von Ereignissen ab und hat bei den übrigen Aspekten ihre Schwächen. Jede der unten aufgeführten Optionen wird nach dem gleichen Schema bewertet: Was sie am besten kann, wo ihre Grenzen liegen und für wen sie nicht geeignet ist.

1. Cvent (Am besten geeignet für Konferenzen von Unternehmen und Veranstaltungen mit hohem Anmeldeaufkommen)

Cvent ist eine Veranstaltungsmanagement-Plattform für Unternehmen, die den gesamten Zyklus der Ereignisse abdeckt – von der Suche nach Veranstaltungsorten und der Anmeldung über die Teilnehmerbindung und die Abzeichen bis hin zur Analyse nach dem Ereignis. Cvent ist einer der etabliertesten Anbieter in diesem Bereich und richtet sich an große Organisationen und Verbände. Es ist das Tool der Wahl für spezialisierte Teams, die regelmäßig stattfindende oder groß angelegte Konferenzen, Messen und Firmenveranstaltungen organisieren.

Die Lösung integriert Goldcast für KI-gestützte Videobearbeitung, ON24 für Webinare sowie umfassende Anbindungen an CRM- und Marketing-Tools wie Salesforce. Mit diesen Schnittstellen können Sie das gesamte Ereignis von Anfang bis Ende an einem Ort abwickeln.

Die Plattform bewältigt komplexe Logistik vor Ort besser als die meisten einfachen Projekt-Dashboards. Sie können vollständig an Ihre Marke angepasste Anmeldeseiten erstellen und die mobile App „Attendee Hub“ einsetzen. Außerdem verfügt sie über ein integriertes Anbieternetzwerk mit über 340.000 Veranstaltungsorten. Das bedeutet, dass Sie Ausschreibungen versenden und Veranstaltungsorte direkt über die Software buchen können. Cvent ist die erste Wahl für Teams, die sich voll und ganz für Ereignisse engagieren und mehr Wert auf Tiefe als auf Einfachheit legen.

Wichtigste Features und Highlights

Preise

Bewertungen

Was sagen echte Benutzer über Cvent?

Lesen Sie, was dieser G2-Rezensent über Cvent denkt:

Diese Plattform hat mir viel Zeit gespart. Der Umstieg von Attendee Hub war einfach, und ich nutze sie monatlich entsprechend meinem Webinar-Zeitplan. Der technische Support ist immer erreichbar und gibt mir bei Bedarf hervorragende Tipps zu meinen Fragen. Unsere Salesforce-Integration funktioniert reibungslos, sobald sich Teilnehmer an Ereignissen anmelden.

2. Whova (Am besten geeignet für die Einbindung der Teilnehmer bei Konferenzen und Messen)

Whova ist eine Plattform für Veranstaltungsmanagement und Teilnehmerbindung, die vor allem für ihre hoch bewertete App für Ereignisse bekannt ist. Der Schwerpunkt liegt auf der Vernetzung der Teilnehmer, den Tagesordnungen und der Einbindung der Teilnehmer bei Konferenzen und Fachveranstaltungen.

Whova stellt das Teilnehmererlebnis über die interne Nachverfolgung und alles läuft über die App: das Programm, Referentenprofile, Live-Umfragen, Nachrichten und Community-Boards. Bei Konferenzen und Messen, bei denen Menschen zusammenkommen, um sich auszutauschen, zahlt sich dieser Fokus aus.

Whova eignet sich auch gut für Messen, insbesondere wenn die Erfassung von Aussteller-Leads wichtig ist. Aussteller scannen die Abzeichen per QR-Code und erfassen Leads am Stand direkt vor Ort. Im Vergleich zu Cvent ist Whova einfacher einzurichten und kostengünstiger, bietet jedoch keine umfassende Suche nach Veranstaltungsorten. Es ist eine solide Wahl für Präsenz-, virtuelle und hybride Ereignisse.

Wichtigste Features und Highlights

Preise

Bewertungen

Was sagen echte Benutzer über Whova?

So urteilt ein G2-Rezensent über Whova:

Die Möglichkeit, meine eigene Tagesordnung zu erstellen; die Funktion, den QR-Code der Teilnehmer zu scannen, um Kontaktdaten zu erfassen; ein Bereich für Notizen; eine detaillierte Tagesordnung mit Themenübersicht; Raumangaben, die mit einer Karte verknüpft sind. Außerdem das Community-Meeting, um Gelegenheiten zur Verbindung zu freigeben. Mir gefällt, dass die Info auch nach Ende des Ereignisses in der App verfügbar ist.

3. Eventbrite (Am besten geeignet für öffentliche Ereignisse mit Ticketverkauf und zur Auffindbarkeit)

Entscheiden Sie sich für Eventbrite, um Tickets an die Öffentlichkeit zu verkaufen. Die Plattform hat die Funktion, Ihre Veranstaltung einem Publikum zu präsentieren, das aktiv nach Erlebnissen sucht. Tatsächlich ist Eventbrite wohl der bekannteste Name im Bereich des Self-Service-Veranstaltungs-Ticketverkaufs und stellt eine Verbindung zwischen Veranstaltern und einem integrierten Marktplatz mit Millionen von einzigartigen Käufern her. Die Plattform wurde speziell für öffentliche, verbraucherorientierte Ereignisse entwickelt, bei denen die Auffindbarkeit und der schnelle Ticketverkauf wichtiger sind als komplexe Logistik.

Das Setup einer Veranstaltungsseite dauert nur wenige Minuten und erfordert keine technischen Kenntnisse. Sie können eine Seite innerhalb weniger Minuten online stellen und sofort von den integrierten Tools für den Bezahlvorgang, das Scannen an der Tür und den E-Mail-Versand profitieren. Mit Eventbrite können Sie außerdem kostenlose Veranstaltungen ohne Plattformgebühren veröffentlichen und bei Bedarf kostenpflichtige Veranstaltungen mit gestaffelten Ticketpreisen, Aktionscodes und reservierten Plätzen durchführen.

Eventbrite lässt sich zudem mit Facebook integrieren, sodass Teilnehmer Ereignisse entdecken und Tickets kaufen können, ohne die Plattform verlassen zu müssen. Die Veranstalter-App unterstützt außerdem einen zuverlässigen QR-Check-in am Eingang.

Wichtigste Features und Highlights

Preise

Bewertungen

Was sagen echte Benutzer über Eventbrite?

Ein G2-Rezensent hat seine Erfahrungen mit Eventbrite freigegeben:

Da die Seiten für Ereignisse anpassbar und einfach zu erstellen sind, wirken sie professionell. Mithilfe der vielseitig einsetzbaren Seiten für Ereignisse können wir auch ohne die Unterstützung eines professionellen Designers einen guten ersten Eindruck hinterlassen. Die integrierten Features für Aktionen und die Funktionen zum Teilen in sozialen Medien haben sich ebenfalls als nützliche Ergänzung erwiesen, da sie uns dabei geholfen haben, ein breiteres Publikum zu erreichen und den Ticketverkauf mit minimalem Aufwand und ohne den Einsatz weiterer Marketingressourcen zu fördern.

4. Planning Pod (Am besten geeignet für Veranstaltungsorte, Hochzeiten und Betriebe im Gastgewerbe)

Planning Pod wurde in erster Linie für Veranstaltungsorte und professionelle Veranstalter sowie Anbieter im Gastgewerbe entwickelt und vereint die Erfassung von Interessenten, den Buchungskalender, Grundrisse, BEOs, Angebote, Verträge, Zahlungen und die Berichterstellung in einem System.

Veranstaltungsorte und Hochzeitsplaner arbeiten anders als Software-Teams, und Planning Pod ist ideal für sie geeignet. Es verwaltet den Veranstaltungsort wie ein Geschäft. Da Ihre Leads, Ihr Buchungskalender und Ihre unterzeichneten Verträge in einer Datei gespeichert sind, bleibt die Vertriebspipeline stets mit dem Kalender für Ereignisse verknüpft.

Planning Pod verfügt über ein umfangreiches, integriertes Toolset (über 40 Tools), das eine ganze Reihe separater Apps ersetzt. Sie können Grundrisse zeichnen, Sitzpläne erstellen und Bestellungen für Bankettveranstaltungen für die Küche und das Servicepersonal ausdrucken. Leads werden von The Knot und WeddingWire weitergeleitet, und Rechnungen werden mit QuickBooks synchronisiert, sodass das gesamte Buchungsgeschäft an einem Ort abgewickelt wird.

Wichtigste Features und Highlights

Preise

Bewertungen

Was sagen echte Benutzer über Planning Pod?

Erfahren Sie, wie Planning Pod einen Capterra-Rezensenten behandelt hat, der kein Ereignisplaner ist:

Ich bin kein Eventplaner, aber mit Planning Pod war die Planung, Organisation und Durchführung eines professionellen Ereignisses für über 150 Teilnehmer unglaublich EINFACH! Die Anmeldung und der Ticketverkauf, die Budgetierung, die Rechnungsstellung, Verträge, die E-Mail-Kommunikation, die Erstellung von Vorlagen, die Teilnehmerliste, der Saalplan, To-Do-Listen mit der Möglichkeit, Personen zuzuweisen und Dokumente hochzuladen, das Programm, die Website, die Erhebung von Umfragen … Ich kann gar nicht in Worte fassen, was für eine große Hilfe Planning Pod für das Konferenzkomitee meiner gemeinnützigen, ehrenamtlich tätigen Organisation ist!!!

5. ClickUp (Am besten geeignet für die Abwicklung komplexer Ereignisse in einem Workspace)

Kostenlose Vorlage herunterladen

ClickUp eignet sich am besten als zentrale Planungs- und Koordinationsplattform für ein Ereignis. Hier kommt das Ereignis zusammen, noch bevor die ersten Gäste eintreffen – die Zeitleiste, die Liste der Lieferanten, das Budget sowie die Aufgabenübergaben zwischen Marketing, Logistik und Produktion. Alles in einem Workspace, statt verstreut in Tabellenkalkulationen und E-Mail-Threads.

Jede Aufgabe kann benutzerdefinierte Felder für Budgetposten, den Status von Lieferantenverträgen, Bestätigungstermine von Referenten oder die Teilnehmerzahlen der Gästeliste enthalten. Auf diese Weise dient eine einzige Board- oder Tabellenansicht gleichzeitig als Ihr Veranstaltungs-Tracker, ohne dass Sie eine separate Tabelle benötigen.

Wechseln Sie zur Gantt-Ansicht, um die gesamte Zeitleiste mit Abhängigkeiten zu sehen; wechseln Sie zur Kalenderansicht, um zu sehen, was diese Woche ansteht. Es sind dieselben zugrunde liegenden Daten, nur aus einer anderen Perspektive.

ClickUp-Formulare erfassen Anfragen und leiten sie direkt in Ihre Pipeline weiter, wobei der zuständige Mitarbeiter, der Status und das Fälligkeitsdatum bereits eingestellt sind. Von dort übernehmen ClickUp-Automatisierungen die Routineaufgaben: Sie weisen Aufgaben bei Statusänderungen neu zu oder leiten eine fertiggestellte Genehmigung in die nächste Phase weiter, ohne dass jemand eine Schaltfläche drücken muss.

Wichtigste Features und Highlights

Preise

Bewertungen

Was sagen echte Benutzer über ClickUp?

Lesen Sie die Bewertung dieses Managers für Ereignisse auf G2 zu ClickUp:

Ich nutze ClickUp für mein Veranstaltungsmanagement und es hilft mir dabei, meine eigene To-do-Liste zu verwalten und gleichzeitig den Überblick darüber zu behalten, woran mein Team gerade arbeitet. ClickUp baut Kommunikationssilos ab und ermöglicht es mir, Projektfortschritte und Herausforderungen im Team zu verstehen, ohne an Meetings teilnehmen zu müssen. Die Karte „Meine Aufgaben“ ist unverzichtbar, um meine täglichen Aufgaben zu verwalten und zu überwachen, wo ich in Verzug gerate. Ich finde das Feature „Posteingang“ äußerst hilfreich, um Nachrichten zu bearbeiten und über Aufgaben auf dem Laufenden zu bleiben, die ich als Beobachter beobachte, ohne meine Liste „Meine Aufgaben“ zu überladen.

Der ClickUp-Kunde Convene beschreibt, wie er ClickUp nutzt, um alle Aspekte eines Ereignisses zu verwalten – von der Technik über das Catering bis hin zum Service.

6. Asana (Am besten geeignet für terminorientierte Planung von Ereignissen mit Abhängigkeiten)

Asana ist, genau wie ClickUp, eine Arbeitsmanagement-Plattform, die zwar nicht speziell auf Veranstaltungssoftware ausgerichtet ist, aber häufig zur Abwicklung der projektbezogenen Aspekte von Ereignissen genutzt wird: Aufgaben, Zeitleisten, Eigentümer und teamübergreifende Koordination.

Asana ist speziell für straffe, miteinander verknüpfte Ereignisse konzipiert. Seine größte Stärke ist die automatische Terminverschiebung. Wenn ein Dienstleister eine Frist versäumt, verschiebt Asana automatisch alle mit diesem Dienstleister verbundenen Aufgaben entsprechend nach hinten. So ersparen Sie sich die manuelle Änderung Dutzender Termine in Ihrem Kalender.

Im Vergleich zu monday.com bietet Asana eine funktionsreichere kostenlose Version, mit der Sie die grundlegenden Funktionen des Projektmanagements testen können, bevor Sie ein Upgrade durchführen. Außerdem analysiert die neue KI die Verlaufsdaten Ihres Teams, um Projekte zu identifizieren, die hinter dem Zeitplan zurückliegen. Es gibt zudem ein Tool für die Prüfung, mit dem Ihr Team Veranstaltungsbeschilderungen in eine Aufgabe einfügen und diese ohne eine einzige E-Mail freigeben kann.

Wichtigste Features und Highlights

Preise

Bewertungen

Was sagen echte Benutzer über Asana?

Dieser G2-Rezensent gibt seine Eindrücke zu Asana frei:

Ich weiß gar nicht, wie man ohne Asana arbeiten kann. Ich liebe die Zusammenarbeit – die Möglichkeit, Aufgaben gleichzeitig mehreren Kollegen zuzuweisen, die Projektorganisation, die Nutzung für die Planung von Ereignissen und die Vorlagen. Ich nutze es täglich und hätte ohne Asana einen unproduktiven Arbeitstag.

7. monday.com (Am besten geeignet für visuelle, individuell anpassbare Planung von Ereignissen)

monday.com dient, ähnlich wie ClickUp und Asana, eher als Koordinationswerkzeug und Logistikhub denn als Anmeldeplattform. Es handelt sich um ein flexibles „Work OS“, mit dem Sie die Logistik für Ereignisse wie Anbieter, Budgets, Zeitpläne und Aufgaben planen und verfolgen können.

Die äußerst anschaulichen, anpassbaren Boards von monday.com sind perfekt, wenn Sie mit farbcodierten Tabellen, Zeitleisten und visuellen Dashboards arbeiten. Damit können Sie Ihren Workspace für Ereignisse von Grund auf neu gestalten. Sie können alles nachverfolgen – von Budgetgenehmigungen bis hin dazu, welche Anbieter welche Aufgaben blockieren –, ganz genau so, wie Sie es möchten.

Die neue „Digital Workforce“ nutzt intelligente Agenten, um eingehende Anfragen automatisch zu sortieren und die Workload Ihres Teams auszugleichen, wenn sich der Kalender für Ereignisse füllt. Das Beste für Veranstaltungsplaner? Sie müssen keine Plätze für Clients erwerben. Sie können Anbieter, Sponsoren und Interessengruppen direkt als kostenlose Gäste in Ihr Projekt einbinden.

Wichtigste Features und Highlights

Preise

Bewertungen

Was sagen echte Benutzer über monday.com?

Erfahren Sie von diesem G2-Rezensenten mehr über das Setup von monday.com:

Die Einrichtung war einfach, und die Software hat uns dabei geholfen, Veranstaltungsanfragen nach unseren Hauptbereichen zu kategorisieren, wodurch die Ereignisse übersichtlich bleiben und unsere Planung verbessert wird. Im operativen Bereich minimiert sie Anfragen und Meetings vor Ort und erleichtert gleichzeitig die Nachverfolgung von Anfragen und deren Fertigstellung.

8. Trello (Am besten geeignet für die einfache Nachverfolgung von Aufgaben zur Organisation von Ereignissen)

Trello macht es einfach mit Boards, Listen und Karten, die sich perfekt für kleinere Ereignisse eignen. Ihr Team hat den Umgang damit innerhalb weniger Minuten im Griff, was den Einarbeitungsaufwand für Freiwillige und Aushilfskräfte minimiert. Sie schreiben eine Aufgabe auf eine Karte, ziehen sie im Laufe der Arbeit weiter und jeder sieht, wer für was zuständig ist.

Ein integriertes Tool namens „Butler“ ist in jedem Plan enthalten. Konfigurieren Sie es einmal, und es versendet automatisch Erinnerungen an Termine oder aktualisiert den Status von Karten. So entfallen wiederholende Verwaltungsaufgaben.

Und wenn Sie noch mehr Funktionen benötigen, bieten „Power-Ups“ flexible Integrationen und zusätzliche Funktionen.

Wichtigste Features und Highlights

Preise

Bewertungen

Was sagen echte Benutzer über Trello?

Erfahren Sie, was dieser G2-Rezensent an Trello schätzt:

Was mir an Trello am besten gefällt, ist, wie kinderleicht es ist, chaotische Veranstaltungsplanung – wie das Jonglieren mit Referentenplänen, Sponsorenlisten und Teilnehmer-Checklisten für Konferenzen – in visuelle Boards mit Drag-and-Drop-Karten zu verwandeln, die jeder im Team auf einen Blick erfassen kann.

9. Basecamp (Am besten geeignet für die einfache Zusammenarbeit im Team rund um Ereignisse)

Basecamp setzt auf Einfachheit für kleinere Teams, die gemeinsam Ereignisse planen. Nachrichten, Zeitpläne, Dateien und To-do-Listen sind alle an einem Ort zusammengefasst – ideal für Teams, denen eine klare Kommunikation wichtiger ist als der Aufbau komplexer Systeme. Sie können Clients, Auftragnehmer, Lieferanten und Sponsoren kostenlos in jedes Projekt einbinden, und der Pauschalpreis bleibt auch bei Wachstum unverändert.

Für den Fortschritt werden Hill-Diagramme verwendet. Diese zeigen auf einen Blick, ob sich ein Arbeitsergebnis noch in der Erkundungsphase befindet oder bereits auf die Fertigstellung zusteuert. Im Vergleich zu Trello gibt es hier bessere Nachrichtenfunktionen, dafür aber weniger Möglichkeiten, Aufgaben zu gestalten.

Wichtigste Features und Highlights

Preise

Bewertungen

Was sagen echte Benutzer über Basecamp?

Hören Sie sich an, was dieser G2-Rezensent über Basecamp zu sagen hat:

Was mir an Basecamp am besten gefällt, ist, dass es komplexe, sich wiederholende Arbeiten überschaubar macht – ohne dass die Nutzung des Tools selbst zu einem zweiten Job wird (denn dafür hat niemand Zeit). Es war für unser begrenztes Abteilungsbudget erschwinglich. Es war eine eigenständige Lösung für unsere Abteilung, ließ sich aber problemlos in unsere verschiedenen Teams für Ereignisse und Projekte integrieren.

10. Zoom Events (Am besten geeignet für virtuelle und Webinar-basierte Ereignisse)

Zoom Events ist die umfassende Plattform von Zoom für virtuelle und hybride Ereignisse, die auf der Videoinfrastruktur aufbaut, die die meisten Teams bereits kennen. Sie eignet sich für mehrtägige Konferenzen und Gipfeltreffen mit Anmeldung, Ticketverkauf, mehrteiligen Sitzungen, mehreren Programmsträngen und Networking und geht damit weit über ein einzelnes Webinar hinaus.

Zoom vermarktet das Angebot derzeit unter dem Namen „Zoom Events and Webinars“, wobei „Webinars“ die einfachere Variante für unkomplizierte Übertragungen und „Events“ für komplexere Anforderungen darstellt. Da die Teilnehmer wissen, wie man an einem Anruf teilnimmt und wo sich die Schaltfläche zur Stummschaltung befindet, bleibt die technische Panik am Tag des Ereignisses aus. Das macht die Lösung zu einer sicheren Wahl für Online-Workshops, Gipfeltreffen und Webinare.

Die Software kann jedoch mehr als nur Anrufe zu vermitteln. Sie können einen hub für ein mehrtägiges Programm einrichten, eine Chat-Lobby zum Netzwerken eröffnen und Live-Frage-und-Antwort-Runden durchführen – natürlich alles virtuell. Außerdem übernimmt sie die Berichterstellung für Ticketverkäufe und Teilnehmerzahlen, sodass Sie nach Ende des Streams sehen können, was gut funktioniert hat.

Wichtigste Features und Highlights

Preise

Bewertungen

Was sagen echte Benutzer über Zoom Events?

Lesen Sie hier, was dieser G2-Rezensent über Zoom-Ereignisse zu sagen hat:

Ich veranstalte Freiwilligen-Ereignisse mit Zoom Events und Webinaren und schätze besonders die Möglichkeit, bei großen Gruppen Zugriffskontrollen einzurichten. Vor allem Features wie das Hervorheben von Rednern und das Stummschalten von Teilnehmern helfen mir dabei, das Ereignis reibungslos zu leiten. Die Möglichkeit, ganz einfach ein Ereignis zu veranstalten und bestimmte Features wie das Hervorheben von Rednern zu nutzen, ist besonders hervorzuheben, da ich so die Aufmerksamkeit der Teilnehmer effektiv lenken kann. Die Einrichtung war unkompliziert, was ebenfalls ein großer Pluspunkt ist.

Welches Eventplanungs-Tool passt zu welchem Team?

Das richtige Tool hängt davon ab, welche Aufgabe Sie lösen möchten. Entscheiden Sie sich für ClickUp, Asana oder monday.com für die interne Koordination. Wählen Sie Eventbrite, Whova oder Cvent, wenn die Teilnehmerregistrierung, der Ticketverkauf oder die Einbindung der Teilnehmer die eigentliche Herausforderung darstellen.

Zehn Tools, zehn verschiedene Aufgaben: Die richtige Wahl hängt davon ab, was Sie während Ihres Ereignisses verwalten müssen. Richten Sie sich nach dem Engpass, nicht nach der Liste der Features. Hier ist die Auswahlliste nach Team-Typ.

Einige bemerkenswerte Tools haben es nicht in die endgültige Liste geschafft. Hier sind jedoch einige lobenswerte Erwähnungen in der Kategorie „Veranstaltungsplanungssoftware“:

Wie wählt man eine Software für die Planung von Ereignissen aus?

Beurteilen Sie Veranstaltungsplanungssoftware anhand von sechs Kriterien: Eignung für Ihre Workflows, Sichtbarkeit, Zugriffsberechtigungen, Umgang mit Gästen, Automatisierungsmöglichkeiten und Preisentwicklung bei Wachstum.

Hier finden Sie detaillierte Fragen, die Sie gemeinsam mit Ihrem Team besprechen können:

Wenn Ihre größte Herausforderung die interne Koordination und nicht der Ticketverkauf ist, bietet Ihnen ClickUp Zeitleisten, Nachverfolgung der Lieferanten, Genehmigungsabläufe und Nachbereitung nach dem Ereignis in einem einzigen Workspace. Außerdem können Sie mit dem „Free Forever“-Plan von ClickUp den gesamten Workflow des Ereignisses testen, ohne zunächst bezahlen oder sich für ein Abonnement entscheiden zu müssen.

Beginnen Sie mit der Planung Ihres nächsten Ereignisses in ClickUp!

Häufig gestellte Fragen zur Software für die Planung von Ereignissen

Welche Software nutzen die meisten Veranstaltungsplaner tatsächlich?

Die meisten Veranstaltungsplaner nutzen eine Kombination aus mehreren Tools statt einer einzigen Software: ein Projektmanagement-Tool für die Planung (ClickUp, Asana, monday.com oder Trello) in Verbindung mit einem Anmelde- oder Ticket-Tool (Eventbrite, Cvent oder Whova). Diskussionen in den Communitys „r/EventProduction“ auf Reddit und auf Quora zeigen immer wieder, dass eine Kombination der besten Lösungen bevorzugt wird, anstatt Alles mit einer einzigen Suite zu erledigen. Das Muster: Walten Sie Logistik und Genehmigungen dort ab, wo Ihr Team ohnehin bereits arbeitet, und fügen Sie den Ticketverkauf erst hinzu, wenn Sie Tickets an die Öffentlichkeit verkaufen.

Welche Software für Ereignisse eignet sich am besten für öffentliche Veranstaltungen mit Ticketverkauf?

Eventbrite ist eine der besten Optionen für öffentliche Veranstaltungen mit Ticketverkauf, da es die Veröffentlichung von Ereignissen, den Bezahlvorgang und die Suche auf einer einzigen Plattform vereint. Das ist wichtig, wenn der Ticketverkauf im Vordergrund steht. Cvent und Whova eignen sich ebenfalls für Ereignisse mit hohem Anmeldeaufwand, doch Eventbrite ist einfacher für die eigenständige Durchführung und kleinere Teams.

Welche Veranstaltungsplattform eignet sich am besten für Konferenzen von Unternehmen?

Cvent eignet sich am besten für Konferenzen von Unternehmen, da es die Suche nach Veranstaltungsorten, die Anmeldung, die Abzeichen, die Teilnehmerbindung und die Analyse nach dem Ereignis in großem Maßstab unterstützt. Es wurde für Organisationen entwickelt, die große oder regelmäßig stattfindende Konferenzen veranstalten, nicht für einmalige interne Meetings. Der Nachteil sind die Komplexität und die Kosten.

Bietet Cvent eine kostenlose Testversion an?

Nein, Cvent bietet keine kostenlose Testversion an. Der Einstieg erfolgt über eine Demo und ein benutzerdefiniertes Angebot. Wenn Sie die Lösung vor einer Entscheidung testen möchten, können Sie bei Eventbrite – das sich vor allem auf den Ticketverkauf konzentriert – kostenlose Ereignisse veröffentlichen, und ClickUp bietet einen Free Forever-Plan an. Betrachten Sie Cvent als eine Unternehmenslösung, die eine Unterhaltung erfordert, und nicht als eine schnelle Testversion.

Wie viel kostet eine Software für die Veranstaltungsplanung?

Die Preise für Veranstaltungsplanungssoftware reichen von kostenlos bis zu fünfstelligen Beträgen pro Jahr. Arbeitsmanagement-Tools sind am günstigsten: ClickUp ab 7 $ pro Benutzer und Monat, Trello ab 5 $, Asana ab 13,49 $. Planning Pod und Unternehmensplattformen wie Cvent arbeiten mit ausgehandelten Jahresverträgen. Bei Eventbrite ist die Veröffentlichung kostenlos, es fallen jedoch 3,7 % + 1,79 $ pro bezahltem Ticket sowie 2,9 % Bearbeitungsgebühr an. Passen Sie das Preismodell an Ihr Volumen an Ereignisse an. Notiz: Die Preise können sich ändern, daher sollten Sie vor einer Entscheidung die offizielle Website des tools überprüfen.

Welche Software für die Planung von Ereignissen ist für kleine Teams am einfachsten zu bedienen?

Trello ist eines der benutzerfreundlichsten Tools zur Veranstaltungsplanung für kleine Teams. Die visuellen Kanban-Boards erfordern fast keine Einarbeitung. Basecamp ist eine weitere gute Option, wenn Kommunikation wichtiger ist als die Nachverfolgung von Abhängigkeiten. Der Nachteil liegt in der Funktionsvielfalt: Einfache Tools lassen sich schwerer verwalten, sobald Ereignisse komplexer werden, mehr Dienstleister einbeziehen oder eine genauere Berichterstellung erfordern.

Kann man ein Ereignis auch mit Tabellenkalkulationen statt mit Veranstaltungssoftware organisieren?

Ja, Tabellenkalkulationen können für ein kleines Ereignis funktionieren, aber sie versagen, sobald mehrere Eigentümer, Fristen, Dienstleister und Genehmigungen im Workflow einfließen. Der Schwachpunkt liegt in der Regel in der Koordination, nicht in der Dateneingabe. Ein kostenloses Tool wie ClickUp oder Trello bietet Teams gemeinsame Sichtbarkeit, Erinnerungen und Verantwortlichkeiten ohne nennenswerte zusätzliche Kosten.

Kann man ein Ereignis auch ohne spezielle Software planen, zum Beispiel mit Tabellenkalkulationen?

Ja, Sie können ein kleines Ereignis auch ohne spezielle Software planen. Doch Tabellenkalkulationen stoßen schnell an ihre Grenzen, sobald Sie Eigentümer, Fristen, Anbieter und Genehmigungen hinzufügen. Sobald zwei Personen dieselbe Tabelle bearbeiten oder ein Termin verschoben wird, entsteht ein Versionschaos. Ein schlankes Tool wie Trello oder der „Free Forever“-Plan von ClickUp bietet Ihnen Eigentümerschaft, Erinnerungen und eine gemeinsame Zeitleiste – und das kostenlos. Nutzen Sie Tabellenkalkulationen nur für Budgets, nicht für die Koordination.

Was ist die beste Software für die Veranstaltungsplanung für kleine Unternehmen?

Die beste Veranstaltungsplanungssoftware für die meisten kleinen Unternehmen ist eine dauerhaft kostenlose oder kostengünstige Arbeitsplattform. Sie ist einer speziellen Veranstaltungssuite überlegen. ClickUp und Trello decken Planung, Eigentümerschaft und Zeitleisten ab, ohne dass dabei hohe Unternehmenskosten anfallen. Wenn Sie Tickets verkaufen, nutzen Sie zusätzlich Eventbrite, mit dem Sie kostenlose Veranstaltungen veröffentlichen können. Verzichten Sie auf schwerfällige Plattformen wie Cvent, bis Compliance-Anforderungen, Skalierbarkeit oder das Teilnehmeraufkommen diese wirklich erfordern.

Was ist der Unterschied zwischen Software für die Planung von Ereignissen und Software für das Veranstaltungsmanagement?

Veranstaltungsplanungssoftware übernimmt interne Aufgaben wie Zeitleisten, Aufgaben, Lieferanten, Budgets und Genehmigungen (ClickUp, Asana, monday.com). Eine Veranstaltungsmanagement-Software übernimmt die teilnehmerbezogenen Aufgaben: Registrierung, Ticketverkauf, Check-in und Einbindung (Cvent, Whova, Eventbrite). Die Grenze verschwimmt im Unternehmen, wo Suiten wie Cvent Workflows in eine „Registration-First“-Plattform integrieren.

Gibt es kostenlose Software für die Veranstaltungsplanung?

Ja, es gibt mehrere kostenlose Veranstaltungsplanungsprogramme. ClickUp, Trello, Asana und monday.com bieten alle dauerhaft kostenlose Tarife an, die Aufgaben, Eigentümer und Zeitleisten für ein Ereignis abdecken. Bei Eventbrite ist die Veröffentlichung kostenlos, Gebühren fallen nur für bezahlte Tickets an. Der Haken: Bei den kostenlosen Tarifen sind Automatisierungen, Ansichten oder Plätze begrenzt, sodass sie an ihre Grenzen stoßen, sobald Ereignisse abteilungsübergreifend oder wiederkehrend werden.