Jedes Unternehmen hat ein Wissensproblem. Berichte befinden sich an einem Ort, Projekt-Updates an einem anderen, und die Hälfte des Fachwissens des Teams existiert nur im Posteingang eines einzelnen Mitarbeiters. Wenn ein Mitarbeiter eine schnelle Antwort benötigt, verbringt er entweder 20 Minuten damit, danach zu suchen, oder er fragt einfach einen Kollegen und unterbricht diesen dabei bei seiner Arbeit.
Dies ist der stille Verlust an Produktivität, über den die meisten Unternehmen nicht sprechen.
Amazon Q soll genau das beheben. Es lässt sich in Ihre internen Systeme integrieren und dient als zentrale Anlaufstelle für die Suche in allen Systemen. Stellen Sie eine Frage und erhalten Sie eine Antwort mit Quellenangaben.
In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Amazon Q bei der internen Wissenssuche hilft und warum ClickUp, ein konvergierter KI-Arbeitsbereich, genau das Tool sein könnte, das Ihrem Team bisher gefehlt hat.
Was ist Amazon Q Business?
Amazon Q Business ist ein von AWS entwickelter generativer KI-Assistent, der eine Verbindung zu den Tools und Systemen herstellt, die Ihr Unternehmen bereits nutzt, wie SharePoint, Confluence, Salesforce, Slack und Dutzende weitere.
Sobald die Verbindung hergestellt ist, können Ihre Mitarbeiter Fragen in einfacher Sprache stellen und erhalten Antworten, die direkt aus Ihren internen Inhalten stammen. Die Lösung lässt sich auf Ihre bestehende Technologieinfrastruktur aufsetzen, sodass keine Umstellungen oder Neuanschaffungen erforderlich sind.
Sie verweisen es auf Ihre Quellen, legen Ihre Berechtigungen fest, und schon beginnt es, Alles zu verstehen, was Ihr Unternehmen jemals niedergeschrieben hat.
📮 ClickUp Insight: Während 46 % unserer Umfrageteilnehmer angeben, dass sie eine feste Routine haben, die ihnen hilft, in den „Modus der Arbeit“ zu kommen, sagen 11 %, dass sie die meisten Tage im Überlebensmodus beginnen und auf Nachrichten und Termine reagieren, sobald diese auftauchen.
Das passiert meist, wenn es keinen klaren Einstieg in den Tag gibt. Sie klappen Ihren Laptop auf, die Benachrichtigungen strömen herein, und bevor Sie sich zurechtgefunden haben, trifft der Tag bereits Entscheidungen für Sie.
In einem konvergenten KI-Arbeitsbereich wie ClickUp sind unvollendete Aufgaben, aktuelle Kommentare, Prioritäten und laufende Threads bereits an einem Ort miteinander verbunden, sodass Sie den Arbeitsbereich öffnen und sofort sehen können, was gerade aktiv ist, was sich geändert hat und was Ihre Aufmerksamkeit erfordert.
Anstatt E-Mails, Chats und Notizen zu durchsuchen, um den Kontext zu rekonstruieren, bietet Ihnen das System einen klaren Ausgangspunkt für einen zielgerichteteren Start in den Tag.
Wichtigste Features von Amazon Q für die interne Wissenssuche
Amazon Q basiert auf einigen Kernfunktionen, die es für die tägliche Arbeit wirklich nützlich machen:
- Versteht natürliche Sprache: Sie müssen sich nicht den genauen Dateinamen oder das genaue Stichwort merken. Sie können die Frage so stellen, wie Sie sie einem Kollegen stellen würden: „Wie lauten unsere Rückerstattungsrichtlinien für Unternehmen?“, und das System findet die Antwort.
- Bezieht Informationen aus mehreren Quellen gleichzeitig: Anstatt zwischen Confluence, SharePoint und Ihren internen Wikis hin und her zu springen, durchsucht Amazon Q alle diese Quellen auf einmal und liefert eine einzige, konsolidierte Antwort.
- Beachtet Ihre bestehenden Berechtigungen: Das ist ein wichtiger Punkt. Amazon Q zeigt Mitarbeitern keine Inhalte an, die sie nicht sehen dürfen. Wenn ein Dokument eingeschränkt ist, bleibt es auch in den Suchergebnissen eingeschränkt.
- Angabe der Quellen: Jede Antwort enthält einen Verweis auf die Quelle der Informationen. So können Mitarbeiter sich durch eine Zusammenfassung klicken und diese selbst überprüfen.
- Wird mit der Zeit immer intelligenter: Je mehr Menschen es nutzen und je mehr Inhalte hinzugefügt werden, desto besser versteht Amazon Q, was Ihr Unternehmen benötigt – und nicht nur, was es gefragt hat.
📖 Lesen Sie auch: So erstellen Sie DevOps-Workflows mit Amazon Q
Wie Amazon Q das interne Wissen im Business unterstützt
Was passiert eigentlich hinter den Kulissen, wenn Sie eine Frage stellen? Es handelt sich um einen klar definierten Workflow, der sicherstellt, dass Sie relevante und präzise Antworten auf der Grundlage der Daten Ihres Unternehmens erhalten.
Der Prozess funktioniert wie folgt:
- Ein Benutzer stellt eine Frage: Sie stellen eine Frage in natürlicher Sprache über die Weboberfläche oder eine Integration wie Slack
- Abfrageverarbeitung: Das System analysiert Ihre Frage, um Ihre Absicht zu verstehen und herauszufinden, welche Datenquellen die Antwort enthalten könnten
- Abruf: Anschließend durchsucht es alle verbundenen Repositorys und achtet dabei darauf, Ihre individuellen Benutzerberechtigungen zu berücksichtigen.
- Ranking und Filterung: Aus den Suchergebnissen identifiziert und extrahiert es die relevantesten Textabschnitte
- Generierung: Das KI-Modell nimmt diese Informationsbausteine und fasst sie zu einer einzigen, schlüssigen Antwort zusammen
- Quellenangabe: Schließlich enthält es Links zu den Originaldokumenten, damit Sie die Informationen überprüfen können.
Dieser gesamte Prozess wird als Retrieval-Augmented Generation (RAG) bezeichnet. Es handelt sich um einen leistungsstarken Ansatz, da er die Antworten der KI auf Ihren tatsächlichen Unternehmensdaten basiert. Dies reduziert das Risiko von KI-Halluzinationen (erfundene Antworten) erheblich und stellt sicher, dass die Informationen stets so aktuell sind wie Ihre neuesten Dokumente.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie für jedes Dokument aussagekräftige, schlagwortreiche Titel, damit diese in den relevanten Ergebnissen erscheinen. Fügen Sie am Anfang langer Anleitungen eine „tl;dr“-Zusammenfassung oder eine Zusammenfassung für Führungskräfte hinzu, damit Leser schnell Antworten finden können.
So erstellen Sie eine Verbindung zwischen Datenquellen und Amazon Q
Die ersten Schritte mit Amazon Q erfordern ein wenig Setup, aber der Vorgang ist unkompliziert. Zunächst benötigen Sie einige Dinge:
- Ein AWS-Konto mit den entsprechenden Berechtigungen
- Administratorzugriff auf die Datenquellen, die Sie mit einer Verbindung verbinden möchten (z. B. Google Drive oder Confluence)
- Eine Amazon Q-Business-Anwendung, die in Ihrer AWS-Konsole erstellt wurde
Sobald Sie diese haben:
- Rufen Sie die Amazon Q Business-Konsole auf und wählen Sie die von Ihnen erstellte Anwendung aus
- Wählen Sie „Datenquelle hinzufügen“ und wählen Sie das tool, das Sie verbinden möchten, aus der Bibliothek der Konnektoren aus.
- Durchführen der Authentifizierung der Verbindung mithilfe der erforderlichen Methode, z. B. OAuth oder einem API-Schlüssel
- Konfigurieren Sie Ihre Einstellungen für die Synchronisierung, indem Sie auswählen, welche Ordner, Kanäle oder Repositorys Sie indexieren möchten
- Legen Sie die Häufigkeit der Synchronisierung fest, um zu bestimmen, wie oft Amazon Q nach neuen oder aktualisierten Informationen suchen soll.
- Ordnen Sie Metadatenfelder wie „Verfasser“ oder „Datum der Erstellung“ zu, um später die Filterung der Suchergebnisse zu erleichtern
- Führen Sie die erste Synchronisierung durch und verfolgen Sie den Fortschritt in der Konsole
- Testen Sie einige Abfragen, um sicherzustellen, dass Ihre Inhalte durchsuchbar sind und die Berechtigungen wie erwartet funktionieren.
Sollten Probleme auftreten, überprüfen Sie zunächst die Berechtigungen des Konnektors und die Protokolle der Synchronisierung. Berechtigungsprobleme sind häufig auf eine falsche Zuordnung des Identitätsanbieters zurückzuführen. Haben Sie außerdem etwas Geduld. Umfangreiche Erstsynchronisierungen können mehrere Stunden dauern.
📖 Lesen Sie auch: Wie Amazon Q bei der Codegenerierung hilft
Häufige Limite und Herausforderungen von Amazon Q bei der Wissenssuche
Amazon Q ist ein solides Tool, aber es ist nicht perfekt. Wie jedes KI-System weist es einige Ecken und Kanten auf, die Sie kennen sollten, bevor Sie es in Ihrem Team einführen. Berücksichtigen Sie diese praktischen Limite:
- Abhängigkeit vom AWS-Ökosystem: Die Lösung funktioniert am besten, wenn Sie bereits im AWS-Ökosystem tätig sind. Wenn Ihr Unternehmen stark auf andere Cloud-Anbieter setzt, kann es zu Reibungsverlusten kommen.
- Lücken bei der Konnektorabdeckung: Obwohl es über 40 Konnektoren gibt, müssen Sie möglicherweise eine benutzerdefinierte Integration erstellen, wenn Ihr Team auf ein Nischen- oder Legacy-System angewiesen ist.
- Die Qualität der Antworten hängt vom Inhalt ab: Die KI ist nur so gut wie die Daten, die Sie ihr zur Verfügung stellen. Wenn Ihre Quelldokumente schlecht strukturiert, veraltet oder widersprüchlich sind, erhalten Sie weniger genaue Antworten.
- Kosten bei großem Umfang: Die Preisgestaltung richtet sich nach der Anzahl der Benutzer und dem Datenvolumen. Für große Unternehmen mit umfangreichen internen Wissensdatenbanken kann dies zu erheblichen Kosten führen.
- Limitierte Anpassungsmöglichkeiten: Sie haben weniger Flexibilität bei der Feinabstimmung des Verhaltens des KI-Modells als bei der Entwicklung einer benutzerdefinierten RAG-Lösung von Grund auf.
- Lernkurve für Administratoren: Die Einrichtung der Konnektoren, Berechtigungen und Sicherheitsvorkehrungen erfordert fundierte AWS-Kenntnisse.
📖 Lesen Sie auch: Amazon Q vs. ClickUp: Welche Enterprise-KI ist besser?
Optimieren Sie das interne Wissensmanagement mit ClickUp
Internes Wissen ist oft über verschiedene Tools verteilt. Teams speichern Prozesse in Dokumenten, Aktualisierungen in Chat-Threads und Entscheidungen in Aufgaben, die niemand mehr aufruft. Mit der Zeit wird es immer schwieriger, Informationen zu finden, ihnen zu vertrauen und sie zu nutzen.
ClickUp bietet einen Workspace, in dem Dokumentation, Unterhaltungen und Umsetzung miteinander verbunden sind. Anstatt verstreute Wissensdatenbanken zu verwalten, bauen Teams ein System auf, in dem sich Informationen parallel zur tatsächlichen Arbeit weiterentwickeln. Dies reduziert den SaaS-Wildwuchs und verhindert ständige Kontextwechsel im täglichen Betrieb.
Erstellen Sie mit ClickUp Dokumente eine strukturierte Wissensdatenbank
ClickUp Docs dient als Grundlage für internes Wissen. Teams erstellen, organisieren und pflegen Dokumentationen direkt innerhalb des Workspaces, in dem die Arbeit stattfindet.
Angenommen, ein Support-Team erstellt eine interne Wissensdatenbank für die Bearbeitung von Rückerstattungsanfragen. Es erstellt ein Dokument mit dem Titel „Richtlinien zur Rückerstattungsbearbeitung“ und gliedert es in übersichtliche Abschnitte wie Zulassungsregeln, Sonderfälle und Eskalationsschritte. Jeder Abschnitt enthält Links zu konkreten Support-Aufgaben, auf die diese Regeln zutreffen.
Die Dokumentation unterstützt strukturierte Inhalte durch:
- Überschriften, die umfangreiche Prozessdokumente strukturieren
- Tabellen, die Regeln wie Kriterien für die Rückerstattungsberechtigung definieren
- Aufzählungen, die Schritt-für-Schritt-Workflows beschreiben
- Einbettungen, die Ressourcen zum Unterstützen enthalten, wie Designdateien oder Tabellen
Ein Beispiel: Ein Support-Manager aktualisiert die Rückerstattungsregeln nach einer Richtlinienänderung. Das Dokument wird sofort aktualisiert, und die Mitarbeiter können bei der Bearbeitung von Tickets auf die neueste Version zurückgreifen.
Hier finden Sie alles, was Sie über die Erstellung einer internen Wissensdatenbank in ClickUp wissen müssen:
Rufen Sie Wissen sofort ab und wenden Sie es an – mit ClickUp Brain
Da die Dokumentation immer umfangreicher wird, benötigen Teams schnelle Antworten, ohne mehrere Seiten durchsuchen zu müssen. ClickUp Brain ruft Wissen aus Dokumenten, Aufgaben und Unterhaltungen ab und wendet es an.
Angenommen, ein neuer Support-Mitarbeiter bearbeitet eine komplexe Rückerstattungsanfrage, die Teilrücksendungen beinhaltet. Anstatt die gesamte Wissensdatenbank zu durchsuchen, fragt er ClickUp Brain:
📌 Probieren Sie diese Eingabe aus: Wie lauten die Rückerstattungsrichtlinien für Teilrücksendungen, und welche Schritte muss ich befolgen?
ClickUp Brain analysiert die relevanten Elemente des Workspaces und liefert eine prägnante Antwort, die den richtigen Prozess sowie Verknüpfungen zur Quelldokumentation enthält.
ClickUp Brain unterstützt Wissensworkflows wie beispielsweise:
- Fassen Sie lange Dokumente zu kurzen Antworten zusammen
- Wichtige Schritte aus der Prozessdokumentation extrahieren
- Zeigen Sie relevante Aufgaben oder Diskussionen zu einem Thema an
- Veranschaulichen Sie Richtlinien anhand von konkreten Beispielen aus der Vergangenheit
Erweitern Sie den Zugriff auf Wissen mit ClickUp Brain MAX
Wenn Unternehmen wachsen, verteilt sich das Wissen auf mehrere Systeme. ClickUp Brain MAX führt diese Informationen mithilfe der Enterprise-Suche und der Spracheingabe zusammen.
ClickUp Brain MAX umfasst zwei wichtige Funktionen:
- ClickUp Talk to Text für die schnelle Erfassung von Wissen
- ClickUp Enterprise Search zum Abrufen von Informationen über alle verbundenen tools hinweg
Beispielsweise beendet ein Projektmanager ein Kundengespräch und hält wichtige Neuigkeiten mithilfe von „Talk to Text“ fest. ClickUp Brain MAX wandelt die gesprochene Eingabe in strukturierte Notizen um, die in ein Dokument eingefügt werden können.
Gleichzeitig ermöglicht Enterprise Search Teams, Informationen über mehrere Tools hinweg zu finden. Angenommen, ein Betriebsleiter muss eine Prozessaktualisierung in Figma finden, die in einem ClickUp-Dokument dokumentiert wurde.
Eine einzige Suche in ClickUp Brain MAX liefert Ergebnisse aus beiden Quellen.
💡 Profi-Tipp: Fügen Sie am Ende technischer Dokumente einen Abschnitt „Suchbegriffe“ hinzu, der interne Fachbegriffe, Abkürzungen oder häufige Rechtschreibfehler enthält. Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass bei einer Suche nach „PTO“ auch das Dokument „Urlaubs- und Freistellungsrichtlinie“ angezeigt wird.
Vernetzen Sie Wissen über verschiedene Tools hinweg mit ClickUp-Integrationen
Wissen ist selten auf einer einzigen Plattform zu finden. Teams nutzen Tools wie Google Drive, Dropbox und Figma, um verschiedene Teile ihres Workflows zu verwalten. ClickUp-Integrationen verbinden diese Tools mit dem Wissenssystem.
Sie können beispielsweise:
- Führen Sie die Synchronisierung von Google Drive-Dateien durch, damit Dokumente in den entsprechenden Aufgaben angezeigt werden
- Wandeln Sie Slack-Diskussionen in Aufgaben um, die wichtige Entscheidungen festhalten
- Fügen Sie Figma-Entwürfe direkt in die Produktdokumentation ein
- Verbinden Sie Support-Tools, damit Erkenntnisse aus Tickets in Wissensaktualisierungen einfließen
Angenommen, ein Produktteam aktualisiert die Funktionsdokumentation, nachdem es Designänderungen in Figma überprüft hat. Die Designdatei wird direkt an das Dokument angehängt, und die aktualisierten Informationen werden in demselben Workspace angezeigt, in dem sich die Aufgaben befinden.
Dieser Ansatz stellt sicher, dass die Verbindung zwischen Wissen und Umsetzung über verschiedene tools hinweg erhalten bleibt, anstatt in isolierten Systemen verloren zu gehen.
Ein Benutzer gibt an:
Ich schätze die KI-Tools in ClickUp, insbesondere Superagent [sic], da sie mir helfen, eine Wissensdatenbank für unsere Geschäftsabläufe aufzubauen und Fragen schnell zu beantworten, wenn ich eine schnelle Antwort benötige. Außerdem schätze ich die Automatisierungen, die ClickUp bietet – ein Grund, warum mir der Wechsel von Monday.com gefallen hat. Obwohl es eine gewisse Einarbeitungszeit gab, hat die KI das Setup erleichtert.
Ich schätze die KI-Tools in ClickUp, insbesondere Superagent [sic], da sie mir helfen, eine Wissensdatenbank für unsere Geschäftsabläufe aufzubauen und Fragen schnell zu beantworten, wenn ich eine schnelle Antwort benötige. Außerdem schätze ich die Automatisierungen, die ClickUp bietet – ein Grund, warum mir der Wechsel von Monday.com gefallen hat. Obwohl es eine gewisse Einarbeitungszeit gab, hat die KI das Setup erleichtert.
Best Practices für interne Suchsysteme in Unternehmen
Die eigentliche Arbeit beginnt erst damit, Ihr Team dazu zu bringen, ein Tool effektiv zu nutzen. Unabhängig davon, ob Sie sich für Amazon Q oder eine andere Lösung entscheiden, befolgen Sie diese Best Practices.
- Prüfen Sie zunächst Ihre Wissensquellen: Prüfen Sie Ihre Wissensquellen, bevor Sie eine Verbindung herstellen, um herauszufinden, wo sich Ihre wichtigsten Informationen befinden. Identifizieren Sie doppelte Dateien, veraltete Dokumente und Wissenslücken
- Beginnen Sie mit besonders wertvollen Anwendungsfällen: Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu erledigen. Konzentrieren Sie sich zunächst auf die am häufigsten gestellten Fragen oder die am häufigsten gesuchten Themen, um frühzeitig einen Wert zu erzielen.
- Legen Sie klare Zuständigkeiten fest: Beauftragen Sie eine Person mit der Pflege der verbundenen Datenquellen und der Überprüfung der Qualität der KI-Antworten.
- Überwachen und optimieren: Achten Sie darauf, welche Suchanfragen fehlschlagen oder schlechte Ergebnisse liefern. Nutzen Sie dieses Feedback, um Ihre Inhalte zu verbessern oder die Konfiguration des tools anzupassen.
- Beachten Sie Berechtigungen: Vergewissern Sie sich mehrfach, dass Ihre Suchlösung Ihre bestehenden Berechtigungen einhält. KI darf niemals zu einer Hintertür für geschützte Informationen werden.
📖 Lesen Sie auch: So nutzen Sie Amazon Q für das Wissensmanagement im Unternehmen
Hören Sie auf zu suchen, beginnen Sie mit ClickUp, um alles zu erledigen
Tools wie Amazon Q verbessern die Suchmöglichkeiten für Teams. Mitarbeiter stellen Fragen in einfacher Sprache und erhalten Antworten aus verschiedenen Systemen, einschließlich Kontext und Quellenangaben. Das reduziert den Zeitaufwand für die Suche und hilft den Mitarbeitern, das Gesuchte zu finden, ohne andere zu stören.
Das Finden von Antworten ist jedoch nur ein Teil des Workflows. Danach geht die Arbeit weiter. Teams müssen das Gefundene anwenden, Dokumentationen aktualisieren, zusammenarbeiten und Aufgaben vorantreiben. Wenn Wissen von der Umsetzung getrennt bleibt, verlangsamt sich der Prozess wieder.
Genau hier verändert ClickUp die Arbeitsweise von Teams. Wissen, Aufgaben, Dokumente und Unterhaltungen bleiben an einem Ort miteinander verbunden. ClickUp Brain liefert Antworten, Docs enthält strukturierte Prozesse und Workflows laufen weiter, ohne dass zwischen verschiedenen tools gewechselt werden muss.
Die Suche hilft Ihnen zu verstehen. ClickUp hilft Ihnen zu handeln.
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Häufig gestellte Fragen
Amazon Q Business unterstützt Mitarbeiter dabei, das interne Unternehmenswissen mithilfe natürlicher Sprache zu durchsuchen. Es stellt eine Verbindung zu Tools wie SharePoint, Confluence, Slack und Salesforce her und liefert kontextbezogene Antworten mit Quellenangaben, sodass Teams Informationen schneller finden können.
Amazon Q verbessert die interne Wissenssuche, indem es eine Verbindung zu mehreren Datenquellen des Unternehmens herstellt, die relevantesten Informationen abruft und Antworten in einfacher Sprache generiert. Anstatt manuell in verschiedenen Tools zu suchen, können Mitarbeiter eine einzige Frage stellen und erhalten eine konsolidierte Antwort, die auf den Inhalten des Unternehmens basiert.
Ja. Amazon Q ist so konzipiert, dass es die bestehenden Benutzerberechtigungen aus verbundenen Systemen berücksichtigt, sodass Mitarbeiter nur Inhalte sehen, auf die sie bereits Zugriff haben. Geschützte Dateien bleiben geschützt, auch wenn Benutzer über Amazon Q danach suchen.
Amazon Q steht jedoch weiterhin vor Herausforderungen wie einer ungleichmäßigen Antwortqualität, wenn die Quellinhalte veraltet oder schlecht strukturiert sind, einer im Vergleich zu benutzerdefinierten RAG-Systemen eingeschränkten Anpassbarkeit, fehlenden Konnektoren für Nischen-Tools und höheren Kosten bei Skalierung. Außerdem eignet es sich am besten für Unternehmen, die bereits in das AWS-Ökosystem investiert haben.
Amazon Q hilft Teams dabei, Antworten über vernetzte Systeme des Unternehmens hinweg zu finden. ClickUp geht noch einen Schritt weiter, indem es Wissen mit der Umsetzung verbindet. Mit ClickUp Brain, Dokumenten-Tools, Aufgaben und Unterhaltungen in einem Workspace können Teams nicht nur Informationen abrufen, sondern auch Dokumentationen aktualisieren, Aufgaben zuweisen und Projekte vorantreiben, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.