So nutzen Sie Amazon Q für das Wissensmanagement

Teams haben oft mit verstreutem Wissen des Unternehmens zu kämpfen.

Wichtige Informationen gehen in Dutzenden von unverbundenen tools verloren, sodass es fast unmöglich ist, schnell genaue Antworten zu finden.

Dies liegt vor allem daran, dass die meisten Unternehmen Wissensmanagement wie einen Aktenschrank behandeln. Ihre Prozesse mögen zwar digital sein, aber der Ansatz basiert nach wie vor auf traditionellen, analogen Denkweisen.

Informationen sind zwar theoretisch organisiert, stehen jedoch nie in Verbindung mit der tatsächlich zu erledigenden Arbeit.

Dieser Leitfaden führt Sie durch die Einrichtung von Amazon Q Business für das Wissensmanagement in Unternehmen, von der Verbindung Ihrer Datenquellen bis zur Konfiguration der Sicherheit, und zeigt Ihnen, wie Sie die Lücke zwischen der Suche nach Antworten und dem Ergreifen von Maßnahmen schließen können.

Was ist Amazon Q Business?

Amazon Q Business ist der generative KI-gestützte Assistent von AWS. Er fungiert als zentraler Chat-Assistent für die internen Informationen Ihres Unternehmens. Stellen Sie ihn als eine einzige Suchleiste vor, die mit Ihren bestehenden Datenquellen verbunden ist, von Dokumenten bis hin zu Chat-Nachrichten.

Es ist wichtig, dies von Amazon Q Developer zu unterscheiden, einem separaten tool, das speziell für Codierungs- und Softwareentwicklungsaufgaben entwickelt wurde.

Amazon Q Business ist benutzerdefiniert für allgemeines Wissen über Unternehmen. Es nutzt eine Technologie namens Retrieval-Augmented Generation (RAG), was bedeutet, dass es seine Antworten auf Ihre tatsächlichen Unternehmensdokumente stützt und gleichzeitig aktiv verhindert, dass die KI Informationen halluziniert.

Darüber hinaus respektiert das berechtigungsbasierte System die bereits vorhandenen Zugriffskontrollen. Wenn ein Mitarbeiter eine Datei an ihrem ursprünglichen Speicherort nicht sehen kann, wird sie auch nicht in den Suchergebnissen von Amazon Q angezeigt.

Amazon Q Business konzentriert sich auf drei Kernfunktionen des Geschäfts:

So funktioniert Amazon Q Business für das Wissensmanagement

Wenn Sie die technischen Aspekte verstehen, können Sie besser beurteilen, ob ein Tool wirklich zur Überwindung von Wissensfragmentierung beiträgt oder nur eine weitere App ist, die zur Tool-Flut beiträgt.

Da Unternehmen mittlerweile durchschnittlich 101 verschiedene SaaS-Apps einsetzen, muss die Einführung eines weiteren Tools sorgfältig abgewogen werden. Amazon Q folgt einem klaren Workflow, um Ihre verstreuten Daten in durchsuchbares Wissen umzuwandeln. Es beginnt mit der Datenerfassung, geht weiter mit der Indexierung, dann der Abfrage und schließlich der Generierung von Antworten.

Das System liest nicht nur Ihre Dokumente, sondern zerlegt sie in kleinere, überschaubare Teile, sogenannte „Chunks“. Jeder Chunk wird dann in eine Vektor-Einbettung umgewandelt – eine numerische Darstellung seiner Bedeutung. Dies ermöglicht eine neuronale Suche, bei der die KI nicht nur exakte Keyword-Übereinstimmungen, sondern auch konzeptionell verwandte Informationen finden kann.

Wenn Sie eine Frage stellen, läuft der vereinfachte Flow wie folgt ab:

Dieser Grundmechanismus ist entscheidend. Er stellt sicher, dass die KI „ihre Arbeit zeigt”, was dazu beiträgt, Vertrauen aufzubauen und das Black-Box-Denken zu vermeiden, das entsteht, wenn man eine Antwort hat, aber keine Ahnung, woher sie stammt und ob sie zuverlässig ist.

So erstellen Sie eine Verbindung zwischen Ihren Datenquellen des Unternehmens und Amazon Q

Ein Wissensmanagementsystem ist nur so gut wie die Daten, auf die es zugreifen kann.

In den meisten Unternehmen sind Informationen überall verstreut, und die Vorstellung eines umfangreichen Datenmigrations-Projekts ist oft undenkbar. Hier kommt der konnektorbasierte Ansatz von Amazon Q ins Spiel.

Anstatt Sie zu zwingen, alle Ihre Daten in ein neues System zu übertragen, verwendet Amazon Q Business über 40 native Konnektoren, um Inhalte direkt dort zu indexieren, wo sie sich befinden. Das bedeutet, dass Sie eine Verbindung zu Ihren vorhandenen Tools herstellen können, ohne einen mühsamen Migrationsprozess durchlaufen zu müssen.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt hier in einer strategischen Vorgehensweise. Beginnen Sie mit Ihren wertvollsten Datenquellen, anstatt zu versuchen, eine Verbindung zu Alles herzustellen.

Jeder Konnektor ist so konzipiert, dass er die Zugriffskontrolllisten (ACLs) des Quellsystems berücksichtigt und Ihre bestehenden Einstellungen für Sicherheit und Berechtigung beibehält. Außerdem nutzt er eine „Delta-Synchronisierungsfunktion“, d. h., nach dem ersten vollständigen Scan werden nur noch Dokumente verarbeitet, die geändert oder aktualisiert wurden, was Zeit und Ressourcen spart.

Unterstützte Datenquellentypen

Amazon Q Business lässt sich mit vielen Plattformen verbinden, die Ihre Teams bereits täglich nutzen. Für proprietäre oder nicht unterstützte Systeme können Sie das benutzerdefinierte Connector-SDK verwenden, um Ihre eigene Lösung zu entwickeln.

Workflow zur Datenerfassung

Das Verbinden einer neuen Datenquelle erfolgt in einem geführten Prozess. Sie wählen den Konnektor aus und geben die erforderliche Authentifizierung ein, beispielsweise einen API-Schlüssel oder eine OAuth-Anmeldung. Das System führt dann eine erste „vollständige Synchronisierung“ durch, um alle vorhandenen Dokumente zu verarbeiten.

Danach wechselt es zu „inkrementellen Synchronisierungen“, um den Index auf dem neuesten Stand zu halten, indem nur neue oder geänderte Inhalte verarbeitet werden.

Die Dokumentverarbeitungs-Pipeline übernimmt das Extrahieren des Textes, das Aufteilen in Abschnitte, das Erstellen von Einbettungen und das Hinzufügen zum Index. Sie erhalten Benachrichtigungen, wenn ein Teil des Erfassungsprozesses fehlschlägt, sodass Sie Probleme schnell beheben können.

Best Practices für die Synchronisierung von Zeitplänen

Sie müssen das richtige Gleichgewicht zwischen Datenaktualität und Kosten finden. Häufigere Synchronisierungen liefern aktuellere Informationen, verbrauchen aber auch mehr Ressourcen, was Ihre AWS-Rechnung erhöhen kann.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung von Amazon Q Business für das Geschäft

Der Einstieg in ein neues KI-Tool für Unternehmen kann überwältigend sein, aber wenn Sie ihn in klare, überschaubare Schritte unterteilen, wird der Prozess einfacher.

Um zu beginnen, benötigen Sie ein AWS-Konto mit den entsprechenden IAM-Berechtigungen. Ein grundlegendes Setup kann in wenigen Stunden durchgeführt werden, aber eine vollständige Produktionsbereitstellung mit mehreren Datenquellen kann einige Tage dauern.

Schritt 1: Melden Sie sich an und erstellen Sie Ihre Anwendung.

Rufen Sie zunächst die AWS Management Console auf und suchen Sie nach dem Amazon Q Business-Service. Hier erstellen Sie eine neue „Anwendung”. Diese Anwendung dient als Container für Ihre Datenquellen, Ihren Index und Ihre Webschnittstelle.

Bei der Erstellung müssen Sie einen eindeutigen Namen vergeben und die AWS-Region auswählen, in der es bereitgestellt werden soll. Diese Auswahl ist wichtig für die Datenresidenz und die Compliance-Anforderungen.

Schritt 2: IAM Identity Center konfigurieren

Amazon Q Business erfordert AWS IAM Identity Center (der neue Name für AWS SSO) zur Verwaltung der Benutzerauthentifizierung. Auf diese Weise können Sie steuern, wer auf Ihren KI-Assistenten zugreifen darf.

Sie haben zwei Möglichkeiten: Erstellen Sie eine neue Identitätsquelle innerhalb von AWS oder stellen Sie eine Verbindung zu einem bestehenden Identitätsanbieter her, den Ihr Unternehmen bereits nutzt, wie beispielsweise Okta oder Azure AD.

Die ordnungsgemäße Bereitstellung von Benutzern ist für die Sicherheit von entscheidender Bedeutung. Jeder, der Amazon Q nutzen muss, muss über ein Konto im Identity Center verfügen, damit seine Berechtigungen korrekt verwaltet werden können.

Schritt 3: Verbindung zu den Datenquellen herstellen und Synchronisierung durchführen

Nun zum spannenden Teil: dem Verbinden Ihrer Daten. Navigieren Sie in Ihrer Amazon Q-Anwendung zum Abschnitt „Datenquellen“ und fügen Sie Verbindungen hinzu. Die Benutzeroberfläche führt Sie durch den Prozess der Authentifizierung für jede einzelne Verbindung.

Es empfiehlt sich, zunächst mit einer kleineren Datenmenge zu testen, beispielsweise einer einzelnen SharePoint-Website oder einem Slack-Kanal. So können Sie überprüfen, ob die Inhalte korrekt indexiert werden, bevor Sie sie im gesamten Unternehmen einführen. Sie können den Fortschritt der Synchronisierung direkt über die Konsole überwachen.

Schritt 4: Benutzerdefinierte Anpassung und Bereitstellung der Web-Erfahrung

Amazon Q Business verfügt über eine gebrauchsfertige Weboberfläche, die Sie benutzerdefiniert an das Branding Ihres Unternehmens anpassen können. Sie können Ihr Logo hinzufügen, die Farben ändern und eine Willkommensnachricht verfassen, um den Benutzern zu erklären, welche Art von Fragen sie stellen können.

Wenn Sie mit dem Erscheinungsbild zufrieden sind, können Sie die Web-Erfahrung bereitstellen und die URL mit Ihrem Team freigeben. Für eine noch stärker integrierte Erfahrung können Sie auch die APIs verwenden, um die Amazon Q-Chat-Oberfläche direkt in andere Anwendungen einzubetten, die Ihr Team täglich nutzt.

🎥 Sehen Sie selbst, wie integrierter Wissenstransfer Workflows optimiert und Kontextwechsel überflüssig macht!

Amazon Q Sicherheit für das Geschäft und Guardrails

Die Einführung eines KI-Tools in einem Unternehmen ist ohne die Überwindung von Sicherheits- und Compliance-Hürden nicht möglich. Die Übergabe von Unternehmensdaten an eine KI kann ein großes Problem darstellen, aber Amazon Q wurde mit integrierten Sicherheitsfunktionen in seiner Kernarchitektur entwickelt.

Das wichtigste Feature der Sicherheit ist die berechtigungsbasierte Abfrage. Dabei werden die Zugriffskontrolllisten (ACLs) Ihrer Quellsysteme automatisch berücksichtigt. Das bedeutet, dass die Antworten der KI nur Inhalte enthalten, für deren Anzeige der Benutzer bereits autorisiert ist.

Sie können auch Leitplanken konfigurieren, um das Verhalten der KI zu steuern. Sie können beispielsweise verhindern, dass sie sensible Themen diskutiert, oder verlangen, dass sie für jede Antwort Quellen angibt.

Hier sind die wichtigsten Features der Sicherheit auf einen Blick:

Diese Kontrollen geben Ihnen die Sicherheit, ein leistungsstarkes KI-Tool einzuführen, ohne neue Sicherheitsrisiken zu schaffen.

Vorteil von ClickUp: ClickUp BrainGPT vereint Suche, Kontext und Aktion in einer einzigen KI-Ebene, die sich über Ihren gesamten Workspace erstreckt.

Anstatt als separater Assistent zu fungieren, arbeitet BrainGPT direkt mit Ihren Aufgaben, Dokumenten, Chats, Kalendern und Prioritäten. Sie können nach Informationen suchen, Fragen stellen, verstehen, was gerade passiert, und Antworten sofort in Aufgaben, Aktualisierungen oder Änderungen am Workflow umsetzen, ohne Ihren Flow zu unterbrechen.

Da BrainGPT auf der Unternehmenssuche und dem vollständigen Workspace-Kontext von ClickUp basiert, versteht es, wie Arbeiten miteinander verbunden sind, was gerade in Bearbeitung ist und was als Nächstes Aufmerksamkeit erfordert.

Das Ergebnis ist eine einheitliche KI-Erfahrung, bei der die Suche direkt zur Ausführung führt und die Intelligenz in die Arbeit selbst integriert ist und nicht nur neben ihr existiert.

Einschränkungen bei der Verwendung von Amazon Q für das Wissensmanagement in Unternehmen

Kein Tool ist perfekt, und es ist wichtig, die Einschränkungen von Amazon Q Business zu verstehen, bevor Sie sich dafür entscheiden. Wenn Sie sich der Vor- und Nachteile bewusst sind, können Sie realistische Erwartungen festlegen und Überraschungen vermeiden.

Der wichtigste Faktor ist die tiefe Integration in das AWS-Ökosystem. Wenn Ihr Unternehmen bereits stark in AWS investiert hat, ist dies eine naheliegende Wahl.

Für Teams, die mit AWS-Services nicht vertraut sind, ist die Konfiguration von IAM-Rollen und VPCs mit einem hohen Lernaufwand verbunden – insbesondere angesichts der Tatsache, dass trotz der weit verbreiteten Einführung nur 7 % KI im Unternehmen skaliert haben.

Hier sind einige wichtige Limite, die Sie beachten sollten:

Der letzte Punkt ist der wichtigste. Das Abrufen von Wissen allein löst nicht das zugrunde liegende Problem eines unzusammenhängenden Workflows. Eine Antwort zu finden ist nur der erste Schritt; Sie müssen diese Antwort noch in Maßnahmen umsetzen.

Wie ClickUp das Wissensmanagement in Unternehmen verbessert

Sie kennen das Gefühl bereits. Sie finden die benötigte Antwort und übertragen sie dann manuell in andere tools.

Von einem Suchergebnis zu einem Dokument. Von einem Dokument zu einer Aufgabe. Von einer Aufgabe zu einer Chat-Nachricht, in der erklärt wird, was gerade passiert ist. Irgendwo in diesem Staffellauf geht der Kontext verloren. Was als Klarheit begann, wird zu Koordinationsarbeit.

Dies ist ein durch Fragmentierung verursachter Workflow-Fehler. Jede Übergabe führt zu Reibungsverlusten, Doppelarbeit und dem Risiko, dass Wissen von der Umsetzung abgekoppelt wird.

Warum ein konvergierter KI-Workspace die Gleichung verändert

Ein konvergierter KI-Workspace ist nicht „ein weiteres Tool“. Es handelt sich um eine einzige, sichere Umgebung, in der Projekte, Dokumente, Unterhaltungen und Analysen von vornherein nebeneinander existieren. Wenn alles zusammenkommt, muss Wissen nicht mehr übertragen werden. Es kann sich nativ durch den Workflow bewegen.

Hier hebt sich ClickUp von anderen Lösungen ab. Anstatt KI an die Suche anzuhängen oder einen weiteren Assistenten über bestehende Tools zu legen, können Sie mit ClickUp einen skalierbaren Wissenstransferprozess innerhalb desselben Systems aufbauen, in dem bereits gearbeitet wird. Ihre Antworten, Entscheidungen und der Kontext bleiben mit der Ausführung verbunden, auf die sie sich beziehen.

Wissen als lebendiger Teil des Workflows

In einem herkömmlichen Setup ist das Auffinden von Informationen nur der erste Schritt. Sie suchen in einem Tool, kopieren die Antwort, einfügen sie in Ihr System für Projektmanagement, erstellen eine Aufgabe und benachrichtigen dann Ihr Team im Chat. Jeder Schritt verursacht Verzögerungen und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass etwas verloren geht oder missverstanden wird.

In ClickUp verschwindet die Schleife. Sie stellen eine Frage mit ClickUp Brain , erhalten eine Antwort mit vollständigem Workspace-Kontext und wandeln diese Antwort sofort in eine Aufgabe, einen Kommentar oder eine Dokumentaktualisierung um, ohne den Bildschirm zu verlassen. Die Antwort wandert nicht. Sie verwandelt sich.

Verbundene Dokumente, die nicht veralten

ClickUp Dokumente werden direkt neben den Arbeiten angezeigt, die sie unterstützen, und sind direkt mit Aufgaben und Projekten verknüpft. Wenn sich Pläne ändern, erfolgen Aktualisierungen an Ort und Stelle und nicht in parallelen Systemen.

Da Dokumente aktionsorientiert sind, können Sie Text in ClickUp-Aufgaben umwandeln oder ihn sogar mit der entsprechenden Aufgabe verknüpfen, sobald eine Entscheidung getroffen wurde. Wissen und Ausführung bleiben synchronisiert, was genau der Punkt ist, an dem die meisten Teams scheitern.

Kontextbezogene KI, die Ihre gesamte Workspace-Verbindung herstellt

ClickUp Brain versteht nicht nur, was Sie fragen. Es versteht auch, wo diese Frage in Ihrer Arbeit steht.

Da Brain direkt im Workspace eingebettet ist, hat es Sichtbarkeit auf Ihre Aufgaben, Prioritäten, Fristen, Eigentümer und Ihren Kalender. Es kann sehen, was heute fällig ist, was überfällig ist, was blockiert ist und wie die Verteilung der Arbeit auf Personen und Zeit aussieht. Das bedeutet, dass die Antworten, die Sie erhalten, auf dem basieren, was gerade tatsächlich geschieht.

Wenn Sie um eine Zusammenfassung bitten, erhalten Sie eine Übersicht über den Status der Aufgaben, die letzten Aktivitäten und anstehende Verpflichtungen.

Enterprise-Suche, die gleichzeitig als Befehlsebene dient

In den meisten Tools ist die Suche passiv. Sie suchen etwas und entscheiden dann, was als Nächstes zu erledigen ist. ClickUp Enterprise Search ist jedoch eine aktive Komponente. Über die KI-Befehlsleiste, mit der Sie Informationen finden, können Sie auch Maßnahmen ergreifen.

Über eine einzige Befehlsoberfläche können Sie Aufgaben, Dokumente, Kommentare, Chat-Threads und verbundene Drittanbieter-Apps durchsuchen und Ihre Ergebnisse sofort in Arbeit umsetzen. Erstellen Sie Aufgaben, aktualisieren Sie den Status, öffnen Sie Dokumente, nehmen Sie an Unterhaltungen teil oder werden Sie Auslöser für Workflows, ohne den Kontext zu wechseln.

Anstatt die Arbeit zu unterbrechen, um nach Kontext zu suchen, nutzen Teams die Suchfunktion, um eine Frage zu beantworten und in einem Schritt weiterzumachen. Das Ergebnis sind weniger Sackgassen, schnellere Entscheidungen und deutlich weniger Zeitaufwand für die Überprüfung, ob Sie die richtige Quelle vor sich haben.

Wissen in Dokumenten, Aufgaben und Chats auf dem neuesten Stand halten

Wissen veraltet selten, weil Menschen vergessen, es zu dokumentieren. Es veraltet, weil Unterhaltungen anderswo stattfinden.

ClickUp löst dieses Problem, indem es ClickUp Chat eng in die Workflows einbindet. Der Chat ist direkt neben der Arbeit eingebettet, auf die er sich bezieht. Nachrichten können mit Aufgaben verknüpft, in Dokumenten referenziert und über die Suche mit intaktem Kontext wieder aufgerufen werden.

Im Laufe der Arbeit aktualisieren Teams gemeinsam Dokumente, besprechen Änderungen im Chat und führen die Nachverfolgung von Entscheidungen anhand von Kommentaren und Versionshistorien durch – alles im selben System. Es gibt keine separate „Dokumentationsphase“ und es ist kein Aufräum-Sprint erforderlich, um die Genauigkeit wiederherzustellen.

Da Unterhaltungen, Entscheidungen und Ausführung Hand in Hand gehen, bleibt Ihre Informationsquelle standardmäßig auf dem neuesten Stand. Nicht weil jemand sie perfekt gepflegt hat, sondern weil sie sich im Laufe der Arbeit ganz natürlich weiterentwickelt hat.

Die Super Agents von ClickUp verwandeln Ihren Workspace in eine Umgebung, in der Fragen beantwortet werden, bevor sie zu Hindernissen werden.

Anstatt auf eine Eingabeaufforderung zu warten, arbeiten Super Agents kontinuierlich über Aufgaben, Dokumente, Chats und Zeitleisten hinweg. Sie überwachen Änderungen, erkennen stockende Arbeiten, decken Risiken auf und liefern umgebungsbezogene Antworten auf der Grundlage realer Signale aus dem Workspace, wie verpasste Fristen, widersprüchliche Prioritäten oder unbeantwortete Fragen.

Da Super Agents innerhalb desselben konvergenten Workspaces ausgeführt werden, basieren ihre Erkenntnisse immer auf dem aktuellen Kontext. Sie markieren nicht nur Probleme, sondern erklären auch, warum etwas wichtig ist, und können automatisch Maßnahmen ergreifen, von der Aktualisierung von Aufgaben bis hin zur Benachrichtigung des zuständigen Eigentümers.

Dadurch wirkt KI unsichtbar und nützlich zugleich. Antworten erscheinen im Arbeitsablauf genau dann, wenn sie benötigt werden, ohne dass ein weiteres tool verwaltet oder eine weitere Frage gestellt werden muss.

Verbessern Sie Ihre Suche mit ClickUp

Erfolgreiches Wissensmanagement in Unternehmen erfordert mehr als nur eine leistungsstarke Suchmaschine. Es erfordert ein System, das Wissen direkt mit den Workflows Ihres Teams verbindet.

Beginnen Sie bei der Bewertung einer Lösung mit Ihren wertvollsten Datenquellen und erweitern Sie diese schrittweise. Denken Sie daran, dass die Zukunft der Arbeit eine Lösung erfordert, die Antworten in Maßnahmen umsetzt, ohne an Dynamik zu verlieren.

Amazon Q Business ist eine gute Wahl für Unternehmen, die bereits stark in das AWS-Ökosystem investiert haben und sich in erster Linie auf die Lösung des Problems der Unternehmenssuche konzentrieren.

Für Teams, die über die Suche hinausgehen und ein wirklich vernetztes Wissens- und Arbeitsmanagementsystem aufbauen möchten, ist jedoch ein anderer Ansatz erforderlich.

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Häufig gestellte Fragen

Amazon Q Business wurde für das allgemeine Wissensmanagement in Unternehmen entwickelt, um alle Mitarbeiter zu unterstützen, während Amazon Q Developer ein spezielles tool für Softwareentwickler ist, das bei der Codierung, Fehlerbehebung und AWS-Architektur hilft.

Amazon Q Business lässt sich mit vielen Datenquellen verbinden, verfügt jedoch nicht über einen nativen Konnektor für ClickUp. ClickUp bietet eine eigene integrierte KI-Funktion, ClickUp Brain, die vollständig in die Funktionen des Projektmanagements und der Wissensdatenbank integriert ist.

Amazon Q Business bietet zwei Hauptabonnementstufen, Amazon Q Business Lite und Pro, deren Preise auf einem Modell pro Benutzer und Monat basieren. Die Kosten umfassen auch Gebühren für „Indexeinheiten“ basierend auf dem Volumen der von Ihnen gespeicherten Daten. Die aktuellen Preise finden Sie auf der offiziellen AWS-Preisseite.

Zu den wichtigsten Einschränkungen zählen eine starke Abhängigkeit vom AWS-Ökosystem, die Notwendigkeit von AWS-Fachwissen für das Setup, ein primärer Fokus auf die Suche statt auf integrierte Workflows sowie potenzielle Lücken in den nativen Konnektoren für einige Unternehmenstools.