Sie sind dabei, einen neuen Auftragnehmer einzustellen, und zögern, weil Sie sich nicht erinnern können, wie Sie die letzten fünf behandelt haben. Wer hat einen Vertrag geschickt? Wer wartet noch auf seine Zahlung?
Sie machen also das, was die meisten Menschen tun. Sie öffnen Google Tabellen, kopieren eine alte Datei, benennen sie in „Auftragnehmer – Final v3” um und sagen sich, dass Sie sie später aufräumen werden.
Genau in solchen Momenten macht sich ein einfacher Auftragnehmer-Tracker bezahlt. Sie benötigen eine übersichtliche, zuverlässige Tabelle, aus der hervorgeht, mit wem Sie zusammenarbeiten, wofür diese Personen verantwortlich sind und wie der aktuelle Stand ist.
Dieser Blogbeitrag zeigt Ihnen, wie Sie in Google Tabellen einen funktionalen Auftragnehmer-Tracker erstellen, der übersichtlich bleibt. Wir werden auch untersuchen, was zu erledigen ist, wenn Sie diesem Tracker entwachsen sind und ein System benötigen, das mit Ihrem Team mitwächst.
Spoiler-Alarm: ClickUp ist die beste Alternative! 🤩
Was ist ein Tracker für das Auftragnehmermanagement?
Ein Auftragnehmer-Management-Tracker ist ein tool oder eine zentrale Informationsquelle, mit der alle auftragnehmerbezogenen Informationen an einem Ort organisiert und überwacht werden können. Er umfasst in der Regel Kontaktdaten, Vertragsbedingungen, Zahlungspläne, Projekt-Aufträge und Leistungsaufzeichnungen.
Anstatt E-Mails, zufällige Dokumente oder Haftnotizen zu durchsuchen, um ein W-9-Formular zu finden oder Bedingungen für die Zahlung zu bestätigen, können Teams einen Auftragnehmer-Management-Tracker als einzige Informationsquelle für jede Auftragnehmer-Beziehung nutzen.
Betriebsteams, Personalabteilungen, Teams im Projektmanagement und Kleinunternehmer nutzen diese Tracker häufig, um Freiberufler und externe Anbieter effizienter zu verwalten. Ein gut strukturierter Tracker hilft, verspätete Zahlungen, versäumte Vertragsverlängerungen und Compliance-Lücken zu vermeiden und erleichtert es gleichzeitig, Auftragnehmerinformationen korrekt, zugänglich und aktuell zu halten.
📮 ClickUp Insight: Der durchschnittliche Berufstätige verbringt täglich mehr als 30 Minuten mit der Suche nach arbeitsbezogenen Informationen – das sind über 120 Stunden pro Jahr, die durch das Durchsuchen von E-Mails, Slack-Threads und verstreuten Dateien verloren gehen. Ein intelligenter KI-Assistent, der in Ihren Workspace integriert ist, kann das ändern. Hier kommt ClickUp Brain ins Spiel. Es liefert sofortige Einblicke und Antworten, indem es innerhalb von Sekunden die richtigen Dokumente, Unterhaltungen und Details zu Aufgaben anzeigt – so können Sie mit der Suche aufhören und mit der Arbeit beginnen.
💫 Echte Ergebnisse: Teams wie QubicaAMF haben durch den Einsatz von ClickUp mehr als 5 Stunden pro Woche eingespart – das sind über 250 Stunden pro Jahr und Person –, indem sie veraltete Wissensmanagementprozesse abgeschafft haben. Stellen Sie sich vor, was Ihr Team mit einer zusätzlichen Woche Produktivität pro Quartal erreichen könnte!
Können Sie Auftragnehmer in Google Tabellen verfolgen?
Sie benötigen jetzt einen Tracker, und Google Tabellen sind kostenlos und vertraut, also legen Sie los. Aber schon bald müssen Sie Termine manuell überprüfen und sich Gedanken darüber machen, wer sensible Daten zur Zahlung einsehen kann.
Können Sie also Auftragnehmer in Google Tabellen verfolgen? Ja, und das ist ein guter Ausgangspunkt, insbesondere für Teams, die eine kleine Anzahl von Auftragnehmern verwalten. Google Tabellen sind kostenlos, sofort zugänglich und flexibel genug, um sie benutzerdefiniert anzupassen, und bieten nützliche Features, mit denen Sie loslegen können:
- Datenvalidierung: Erstellen Sie Dropdown-Menüs für eine konsistente Dateneingabe.
- Bedingte Formatierung: Verwenden Sie Farbcodierungen für visuelle Hinweise zum Status.
- Grundlegende Formeln: Führen Sie einfache Berechnungen durch mittels Automatisierung
- Versionsverlauf: Sehen Sie, wer was wann geändert hat.
💡 Profi-Tipp: Erstellen Sie eine Compliance-Checkliste, damit Sie bei der Steuererklärung oder beim Onboarding nicht in Zeitnot geraten. Ein kurzer Blick genügt, um festzustellen, wer noch einen Vertrag, ein Steuerformular, eine Vertraulichkeitsvereinbarung oder Details zur Zahlung einreichen muss, bevor es zu einem Problem wird.
Schlüsselkomponenten eines effektiven Auftragnehmer-Trackers
Sie haben eine Tabelle angelegt, aber es handelt sich nur um eine Liste mit Namen und E-Mail-Adressen, die nichts wirklich Wichtiges in Bezug auf die Nachverfolgung verfolgt, sodass Sie immer noch Termine und Zahlungen verpassen.
Um wirklich effektiv zu sein, benötigt Ihr Tracker bestimmte Datenkategorien. Sehen wir uns einige Komponenten an, die sicherstellen, dass nichts übersehen wird und Ihnen auf einen Blick ein vollständiges Bild jeder Auftragnehmer-Beziehung vermitteln. ⚒️
Informationen zu Auftragnehmern und Kontaktdaten
Dies ist die Grundlage Ihres Trackers. Sie benötigen einen Ort für die grundlegenden Informationen: Name des Auftragnehmers, Unternehmen (falls zutreffend), E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Adresse. Es ist auch ratsam, die Steuer-ID oder den W-9-Status für die Einhaltung der Vorschriften anzugeben.
Es wird empfohlen, für jede Person eine eindeutige Auftragnehmer-ID zu erstellen. Diese einfache Kennung erleichtert die Referenzierung über verschiedene Registerkarten oder Dokumente hinweg, ohne dass es zu Verwechslungen kommt.
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Vertragsbedingungen und Verlängerungsdaten
Die Nachverfolgung von Startdaten, Enddaten und Verlängerungsbedingungen ist für das Risikomanagement von entscheidender Bedeutung. Ein abgelaufener Vertrag kann rechtliche Risiken mit sich bringen, während eine versäumte Verlängerung ein Projekt mitten im Workflow stören kann.
Ihr Tracker sollte die Vertragsart (befristet, unbefristet oder für Projekte) enthalten. Fügen Sie einen Hyperlink zum eigentlichen Vertragsdokument hinzu, das in Ihrem Laufwerk gespeichert ist. So haben Sie sofortigen Zugriff auf die vollständige Vorlage oder Vereinbarung zum Arbeitsumfang, ohne Ordner durchsuchen zu müssen.
⚡ Vorlagenarchiv: Verwenden Sie die ClickUp-Vorlage für den Arbeitsumfang, um Lieferungen, Zeitleisten und Bedingungen für die Zahlung im Voraus klar zu definieren, damit es während der Arbeit weniger Hin und Her gibt.
Zahlungspläne und Nachverfolgung von Rechnungen
Ihr Tracker muss die Bedingungen der Zahlung wie „Net 15“ oder „Net 30“, den Stundensatz oder die Gebühr für das Projekt des Auftragnehmers sowie wichtige Termine klar anzeigen. Sie sollten die Termine der Übermittlung der Rechnungen, die Fälligkeitsdaten für die Zahlungen und den Status der Zahlungen protokollieren.
- Ausstehend: Die Rechnung wurde erhalten, aber noch nicht bezahlt.
- Bezahlt: Die Zahlung wurde gesendet.
- Überfällig: Das Fälligkeitsdatum für die Zahlung ist überschritten.
Diese Sichtbarkeit verhindert verspätete Zahlungen, die die Beziehungen zu Auftragnehmern beeinträchtigen können. Außerdem erhält Ihr Finanzteam eine klare Ansicht über die Cashflow-Planung.
Projektleistungen und Meilensteine
Um Ihre Tracker-Verbindung mit der tatsächlichen Arbeit herzustellen, müssen Sie die Projektleistungen für jeden Auftragnehmer protokollieren. Geben Sie den Projektnamen, eine kurze Beschreibung der Leistung, das Fälligkeitsdatum und den Status der Fertigstellung an.
Bei Verträgen, die auf Meilensteinen basieren, erstellen Sie eine Liste für jeden Meilenstein und den damit verbundenen Auslöser für die Zahlung. So lässt sich leicht erkennen, wer für was verantwortlich ist und ob die Fristen eingehalten werden.
🧠 Wissenswertes: Der Code Hammurabi (um 1754 v. Chr.) enthielt detaillierte Regeln für Bauunternehmer, Bedingungen für Zahlungen, Strafen und Haftung. Wenn ein Haus einstürzte, war der Bauunternehmer verantwortlich.
Metriken und Statusaktualisierungen
Ihr Tracker sollte auch erfassen, wie gut ein Auftragnehmer arbeitet. Das muss nicht kompliziert sein.
Fügen Sie den aktuellen Status des Auftragnehmers hinzu (aktiv, in Wartestellung oder ausgeschieden). Fügen Sie Spalten für einfache Metriken wie Qualitätsbewertungen oder Pünktlichkeitsraten hinzu. Eine einfache Bewertungsskala von 1 bis 5 und ein Feld für Notizen für das Feedback des Projektmanagers reichen oft aus. Die Verlaufsdaten sind für zukünftige Einstellungsentscheidungen von unschätzbarem Wert.
So erstellen Sie einen Auftragnehmer-Tracker in Google Tabellen
Sie wissen, was Sie bei der Nachverfolgung verfolgen müssen, aber Sie sind kein Excel-Experte. Wie erstellen Sie diese Tabelle, damit sie funktioniert? Wenn Sie stundenlang mit Formeln herumprobieren, erstellen Sie möglicherweise etwas so Umständliches, dass Ihr Team es gar nicht verwenden wird.
Lassen Sie uns gemeinsam einen funktionalen Auftragnehmer-Tracker von Grund auf erstellen. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf, sodass Sie eine funktionierende Google Tabellen-Vorlage für das Projektmanagement erhalten, die Sie benutzerdefiniert anpassen können. 💁
Schritt 1: Richten Sie die Struktur Ihrer Tabelle ein
Erstellen Sie zunächst eine neue Google Tabelle und geben Sie ihr einen eindeutigen Namen, z. B. „Auftragnehmer-Management-Tracker“. Organisieren Sie sie in einem gemeinsamen Laufwerk, damit Ihr Team darauf zugreifen kann.
Richten Sie anschließend separate Registerkarten für verschiedene Arten von Informationen ein. So verhindern Sie, dass Ihr Tracker zu einer riesigen, unübersichtlichen Tabelle wird.
- Auftragnehmer: Dies wird Ihre Hauptdatenbank für alle Informationen zu Auftragnehmern sein.
- Zahlungen: Auf dieser Registerkarte können Sie Rechnungen und Status der Zahlungen nachverfolgen.
- Projekte: Eine optionale Registerkarte für die Nachverfolgung bestimmter Ergebnisse, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig verwalten.
Frieren Sie auf jeder Registerkarte die Kopfzeile ein, indem Sie zu Ansicht > Fenster einfrieren > 1 Zeile gehen. So bleiben Ihre Spalten-Titel beim Scrollen sichtbar, was eine große Hilfe ist.
🔍 Wussten Sie schon? Als im 15. Jahrhundert in Italien die doppelte Buchführung aufkam, wurde es möglich, die Nachverfolgung zu gewährleisten, wer wann für welche Leistungen bezahlt wurde. Dies war ein Durchbruch, der langfristige Verträge über mehrere Projekte hinweg anstelle von einmaligen Arbeitsaufträgen ermöglichte.
Schritt 2: Fügen Sie wichtige Felder für Auftragnehmer hinzu
Erstellen Sie nun auf Ihrer Registerkarte „Auftragnehmer” Spalten für die zuvor behandelten Kerndatenfelder. Dazu gehören:
- Auftragnehmer-ID
- Name
- Unternehmen
- Telefon
- Startdatum des Vertrags
- Enddatum des Vertrags
- Status
Verwenden Sie die Datenüberprüfung, um Ihre Daten sauber und konsistent zu halten. Damit können Sie Dropdown-Menüs für bestimmte Spalten erstellen.
Wählen Sie eine Spalte aus, gehen Sie zu Daten > Datenüberprüfung und fügen Sie Ihre Kriterien hinzu. Für die Spalte „Status“ könnten Sie Optionen wie „Aktiv“, „Zurückgestellt“ und „Ausgeschieden“ hinzufügen. Für „Zahlungsbedingungen“ könnten Sie „Netto 15“, „Netto 30“ und „Nach Erhalt“ hinzufügen. Dieser einfache Schritt verhindert Tippfehler und stellt sicher, dass alle die gleiche Terminologie verwenden.
Schritt 3: Erstellen Sie eine Übersicht zur Nachverfolgung von Zahlungen und Fristen
Wechseln Sie zur Registerkarte „Zahlungen“ und fügen Sie Spalten für folgende Angaben hinzu:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Betrag
- Fälligkeitsdatum
- Zahlungsstatus
- Zahlungsdatum
Verwenden Sie die von Ihnen erstellte eindeutige Auftragnehmer-ID, um jede Zahlung mit der richtigen Person in Ihrer HauptRegisterkarte „Auftragnehmer” zu verknüpfen.
Zur Nachverfolgung der Termine kehren Sie zur Registerkarte „Auftragnehmer” zurück. Fügen Sie Spalten für wichtige Termine wie „Vertragsverlängerungsdatum” hinzu. Sie können diese Spalten dann sortieren, um zu sehen, welche Verträge bald zur Verlängerung anstehen.
🧠 Wissenswertes: VisiCalc war für die Budgetierung und Buchhaltung so leistungsstark, dass es nicht nur die Workflows veränderte, sondern auch zum Verkauf der ersten Apple II-Computer beitrug. Viele Geschäfte kauften die Hardware nur, um VisiCalc ausführen und sofort „Was-wäre-wenn“-Szenarien testen zu können, anstatt die Hauptbücher von Hand neu zu erstellen.
Schritt 4: Formeln für automatische Berechnungen hinzufügen
Formeln machen Ihre Tabelle intelligent und ersparen Ihnen manuelle Arbeit. Hier sind einige nützliche Formeln, die Sie hinzufügen können:
- Tage bis zum Vertragsende: =DATEDIF(TODAY(), [Enddatum], ‘D’)
- Kennzeichnung für überfällige Zahlungen: =IF(AND([Payment Status]=’Pending’, [Fälligkeitsdatum]<TODAY()), ‘OVERDUE’, ”)
- Gesamtbetrag, der an einen Auftragnehmer gezahlt wurde: =SUMIF([Auftragnehmer-ID-Bereich], [Diese Auftragnehmer-ID], [Betragsbereich])
Ersetzen Sie einfach den Text in Klammern durch Ihre tatsächlichen Zellbereiche. Halten Sie Ihre Formeln einfach, insbesondere in einem gemeinsam genutzten Dokument, da komplexe Formeln leichter versehentlich beschädigt werden können.
Schritt 5: Wenden Sie bedingte Formate für visuelle Hinweise an
Die bedingte Formatierung verwendet Farben, um wichtige Informationen hervorzuheben. Sie können Regeln festlegen, um Zellen basierend auf ihrem Inhalt automatisch hervorzuheben.
- Rote Markierung: Verwenden Sie diese für Verträge, die innerhalb von 30 Tagen auslaufen.
- Gelbe Markierung: Gilt für Zahlungen, die innerhalb der nächsten Woche fällig sind.
- Roter Text: Überfällige Zahlungen sofort hervorheben
Um dies einzurichten, wählen Sie die Zellen aus, die Sie formatieren möchten, und gehen Sie dann zu Format > Bedingte Formatierung. Diese visuelle Ebene verwandelt Ihre Datenwand in ein übersichtliches Dashboard, in dem Probleme leicht zu erkennen sind.
📘 Lesen Sie auch: So erstellen Sie einen Client-Zahlungs-Tracker
Einschränkungen von Google Tabellen für das Auftragnehmermanagement
Ihre Google Tabellen funktionieren zwar, werden aber immer anfälliger. Sie werden langsam, jemand hat wieder eine Formel beschädigt, und Sie machen sich ständig Sorgen, dass das Finanzteam versehentlich die Vergütungssätze aller Mitarbeiter einsehen könnte.
An diesem Punkt erkennen viele Teams, dass sie mit Tabellenkalkulationen an ihre Grenzen stoßen. Hier sind die häufigsten Limite, auf die Sie stoßen werden:
- Keine integrierten Erinnerungen: Sie müssen Fristen manuell überprüfen oder separate Kalenderbenachrichtigungen einrichten, da es keine Tools zur Automatisierung von Workflows gibt.
- Eingeschränkte Zugriffskontrollen: Sie können sensible Informationen wie Vergütungssätze nicht einfach vor bestimmten Personen verbergen, ohne vollständig separate, unverbundene Tabellen zu erstellen.
- Formelempfindlichkeit: Eine versehentliche Löschung oder falsche Bearbeitung kann die Berechnungen im gesamten Tracker beeinträchtigen und Ihre Daten unzuverlässig machen.
- Kein klares Audit-Protokoll: Es ist schwierig zu erkennen, wer was wann geändert hat, was ein großes Problem für die Einhaltung von Vorschriften und die Rechenschaftspflicht darstellt.
- Nur manuelle Aktualisierungen: Ihr Tracker ist ein Datensilo. Sie müssen Informationen aus anderen tools kopieren und einfügen, was zu Fehlern und Zeitverlust führt.
- Skalierbarkeitsprobleme: Wenn Sie weitere Auftragnehmer und Daten hinzufügen, wird das Sheet langsamer, und die Verwaltung der Beziehungen zwischen mehreren Registerkarten wird zu einem Albtraum.
🔍 Wussten Sie schon? „Schattensysteme“ gibt es schon seit Jahrhunderten, lange bevor es Computer gab. Angestellte, Buchhalter und Standortleiter führten oft neben den offiziellen Aufzeichnungen private Notizbücher, weil die formellen Systeme zu langsam oder zu unflexibel waren.
Wie ClickUp die Nachverfolgung von Auftragnehmern vereinfacht
Die Limite Ihrer Tabellenkalkulation halten Sie zurück. Sie benötigen ein System, das Erinnerungen automatisiert, sensible Daten schützt und die Verbindung zwischen dem Auftragnehmermanagement und der tatsächlichen Projektarbeit herstellt, ohne dass Sie noch mehr Tools benötigen.
ClickUp ist der weltweit erste konvergierte KI-Workspace, der die Nachverfolgung von Auftragnehmern an denselben Ort bringt, an dem die Arbeit tatsächlich stattfindet. Sie können Verträge, Aufgaben, Zeitleisten, Zahlungen und Genehmigungen in einem System verwalten, um Arbeitsaufwand zu reduzieren.
Lassen Sie uns verstehen, wie das funktioniert. ✨
Visualisieren Sie Ihre Arbeit ganz nach Ihren Wünschen.
Wenn Google Tabellen heute diese Aufgabe zu erledigen haben, dann meist deshalb, weil Sie damit die Daten Ihrer Auftragnehmer genau so darstellen können, wie Sie es möchten: in Zeilen, Spalten, mit Filtern und Schnellbearbeitungen.
Mit ClickUp können Sie dieselben Auftragnehmerdaten auf verschiedene Arten anzeigen, indem Sie ClickUp-Ansichten verwenden. Für die Nachverfolgung von Auftragnehmern können Sie Folgendes verwenden:
- ClickUp-Tabellenansicht, in der ClickUp-Aufgaben als Zeilen und Felder wie Auftragnehmername, Preis, Status, Fälligkeitsdatum und Stunden als Spalten angezeigt werden. Sie können Spalten sortieren, filtern, ausblenden und Ansichten zur Wiederverwendung speichern.
- Die ClickUp-Listenansicht ist nützlich, wenn Sie Arbeiten nach Auftragnehmer, Projekt oder Status gruppieren möchten, anstatt ein flaches Raster zu scannen.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie die integrierten detaillierten Berechtigungen von ClickUp, um sicherzustellen, dass sensible Informationen nur für die richtigen Personen sichtbar sind.
Zentralisieren Sie Ihre Auftragnehmerdatenbank
Versuchen Sie nicht länger, Ihre Daten in generische Tabellenkalkulationsspalten zu zwängen. Halten Sie Ihre Auftragnehmerinformationen mit den benutzerdefinierten Feldern von ClickUp konsistent und übersichtlich, mit denen Sie eine leistungsstarke, strukturierte Datenbank aufbauen können.
Diese Felder sind für bestimmte Datentypen ausgelegt, sodass Ihre Informationen stets konsistent und sauber sind:
- Dropdown-Felder: Für die Nachverfolgung des Status oder Typs von Auftragnehmern
- Datumsfelder: Für Startdatum und Enddatum des Vertrags
- Währungsfelder: Für die Nachverfolgung von Tarifen und Zahlungen
- Textfelder: Für Notizen und Leistungsfeedback
Diese Felder bleiben über Aufgaben, Ansichten und Berichte hinweg konsistent, sodass Sie versehentliche Überschreibungen oder fehlerhafte Formeln erfolgreich vermeiden können.
Einblicke in die Software für das Projektmanagement von Bauprojekten:
Die besten Softwaretools für das Projektmanagement im Bauwesen (getestet und bewertet) | ClickUp
Optimieren Sie Ihre Zeitleisten
Sobald die Arbeit Ihrer Auftragnehmer in ClickUp erfasst ist (Aufgaben, Felder, Fälligkeitsdaten, protokollierte Zeit), kann ClickUp Brain Ihnen helfen, diese zu verstehen, ohne dass Sie Zeilen oder Filter manuell durchsuchen müssen.
Es hilft Ihnen, indem es den Status des Projekts zusammenfasst, Pläne oder Beschreibungen von Aufgaben entwirft, Informationen findet, die irgendwo in Ihrem Workspace und den verbundenen Tools verborgen sind, und die größten Hindernisse aufzeigt.
Anstatt mehrere Ansichten zu öffnen, bitten Sie einfach die kontextbezogene KI darum:
- „Fassen Sie alle Aufgaben von Auftragnehmern zusammen, die diese Woche überfällig oder gefährdet sind.“
- „Welche Auftragnehmer haben in den nächsten 10 Tagen den höchsten Workload?“
- „Gib mir einen kurzen Status-Update zu allen aktiven Auftragnehmer-Aufgaben und zum Projekt X.“
- „Identifizieren Sie Aufgaben, bei denen die erfasste Zeit nahe an den geschätzten Stunden liegt oder diese überschreitet.“
🚀 Vorteil von ClickUp: Verbinden Sie Tools, Aufgaben, Dateien und Kontexte von Drittanbietern an einem Ort mit ClickUp Brain MAX, Ihrem eigenständigen Desktop-KI-Begleiter.
Es unterstützt Sie durch folgende Funktionen:
- Einheitliche Suche über alle Ihre Arbeiten hinweg, einschließlich verbundener Apps wie Google Drive, GitHub, SharePoint und sogar dem Internet
- ClickUp Talk-to-Text ermöglicht es Ihnen, Anweisungen, Ideen oder Aktualisierungen mit Ihrer Stimme zu diktieren – bis zu viermal schneller als beim Tippen.
- Kontextbezogene KI, die Ihre Arbeit versteht und Antworten liefert, die im Kontext Sinn ergeben
- Multimodale KI mit Webintegration, die die Suche und Generierung von Inhalten mithilfe von Modellen wie ChatGPT, Claude und Gemini unterstützt
Automatisieren Sie Erinnerungen für Zahlungen und Verlängerungen.
Sind Sie es leid, Ihre Tabelle manuell auf bevorstehende Termine zu überprüfen? Automatisieren Sie die Nachverfolgung der Termine und verpassen Sie mit ClickUp Automatisierungen nie wieder eine Verlängerung. Mit diesem Feature können Sie Regeln erstellen, die im Hintergrund ausgeführt werden, sodass nichts mehr übersehen wird.
Automatisierungen basieren auf einer einfachen „Wenn-Dann“-Logik. Beispiel:
- Wenn sich der Status einer Aufgabe in „Rechnung erhalten“ ändert, dann benachrichtigen Sie das Finanzteam.
- Wenn das Fälligkeitsdatum eines Vertrags in 30 Tagen liegt, dann erstellen Sie eine Aufgabe für das Rechtsteam, um es zu überprüfen.
- Wenn ein Projekt als „fertiggestellt“ markiert ist, ändern Sie den Status des Auftragnehmers in „Verfügbar“.
Sie können sogar ClickUp Brain verwenden, um Erinnerungen zu entwerfen oder die aktuelle Workload eines Auftragnehmers auf Abruf zusammenzufassen.
🚀 Vorteil von ClickUp: Verfolgen Sie die Zeit direkt in den Aufgaben, entweder manuell oder mit einem integrierten Timer, und verknüpfen Sie diese Stunden direkt mit der erledigten Arbeit mit ClickUp Zeiterfassung. Das bedeutet, dass Sie keinen separaten Tabellenkalkulations-Tracker für die protokollierte Zeit benötigen.
Hier sind die besten KI-Tools für das Auftragnehmermanagement:
Echtzeit-Sichtbarkeit
Die manuelle Berichterstellung aus Ihrer Tabelle ist eine zeitaufwändige Aufgabe. Verschaffen Sie sich mit ClickUp Dashboards eine Live-Übersicht über Ihr gesamtes Auftragnehmerprogramm.
Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Dashboard mit Karten, die Ihre wichtigsten Metriken visualisieren.
- ClickUp-Kreisdiagramm-Karte: Zeigen Sie die Aufschlüsselung der Auftragnehmer nach Status an.
- ClickUp-Berechnungskarte: Anzeige der Gesamtausgaben nach Auftragnehmer oder Projekt
- ClickUp-Aufgabenliste-Karte: Sehen Sie alle in dieser Woche fälligen Zahlungen auf einen Blick.
Im Gegensatz zu Pivottabellen in Sheets, die manuell aktualisiert werden müssen, werden ClickUp-Dashboard-Karten in Echtzeit aktualisiert, sobald sich die zugrunde liegenden Daten ändern. So können Sie Probleme erkennen, bevor sie zu Problemen werden.
Hören Sie von Alistair Wilson, Berater für digitale Transformation bei Compound:
Wir haben mehrere Optionen geprüft und sind zu dem Schluss gekommen, dass ClickUp insgesamt die richtige Kombination aus Leistungsstärke und Flexibilität bietet. Außerdem mussten wir das Problem der Zeiterfassung lösen, um die Arbeitszeiten externer Auftragnehmer zu erfassen und zu messen, ohne zusätzliche externe Apps und Dienste zu benötigen. Die native Zeiterfassung von ClickUp funktioniert nahtlos auf Mobilgeräten, Tablets und Desktops.
Wir haben mehrere Optionen geprüft und sind zu dem Schluss gekommen, dass ClickUp insgesamt die richtige Kombination aus Leistungsfähigkeit und Flexibilität bietet. Außerdem mussten wir das Problem der Zeiterfassung lösen, um die Arbeitszeiten externer Auftragnehmer zu erfassen und zu messen, ohne zusätzliche externe Apps und Dienste zu benötigen. Die native Zeiterfassung von ClickUp funktioniert nahtlos auf Mobilgeräten, Tablets und Desktops.
Geben Sie den Auftrag an ClickUp
Google Tabellen sind ein guter Ausgangspunkt – sie helfen Ihnen dabei, Klarheit darüber zu gewinnen, wer Ihre Auftragnehmer sind, woran sie arbeiten und was bereits bezahlt wurde und was noch nicht. Für ein kleines Team oder ein kurzfristiges Setup ist das oft ausreichend.
Sobald sich jedoch Auftragnehmer über Projekte hinweg überschneiden, Zeitleisten sich verschieben oder die Nachverfolgung der Arbeitszeiten genauer durchgeführt werden muss, verlangt die Tabelle mehr von Ihnen, als sie Ihnen zurückgibt.
ClickUp passt hier ganz natürlich hinein. Sie erhalten weiterhin die gewohnte Struktur – Tabellen, Felder, Filter –, aber jetzt besteht jede Zeile aus einer Verbindung zu realen Arbeiten, realen Zeitleisten und realen Aktualisierungen.
Aufgaben werden automatisch aktualisiert. Die Zeiterfassung bleibt mit den zu erbringenden Leistungen verknüpft. Dashboards zeigen Ihnen, was wichtig ist, ohne dass Sie jede Woche neue Berichte erstellen müssen. Und Tools wie ClickUp Brain helfen Ihnen, Probleme zu erkennen, bevor sie zu ungeplanten Nachfassaktionen führen.
Melden Sie sich noch heute kostenlos bei ClickUp an! ✅
Häufig gestellte Fragen
Was sollte ein Tracker für das Auftragnehmermanagement enthalten?
Ein Tracker sollte Kontaktinformationen, Vertragsbedingungen, Details zur Zahlung, Projekt-Aufgaben und Notizen zur Leistung enthalten, um Ihnen eine vollständige Ansicht der Beziehung zu geben.
Wie unterscheidet sich ein Auftragnehmer-Tracker von einem Projekt-Tracker?
Ein Projekt-Tracker konzentriert sich auf Aufgaben und Zeitleisten für eine bestimmte Initiative, während ein Auftragnehmer-Tracker sich auf die laufenden Beziehungen, wie Zahlungen und Verträge, über mehrere Projekte hinweg konzentriert.
Kann ich Google Tabellen mit anderen tools zur Auftragnehmerverwaltung integrieren?
Ja, Sie können Tools wie Zapier verwenden, um Sheets mit anderen Apps zu verbinden, aber diese Verbindungen erfordern Setup und Wartung und bieten möglicherweise keine Echtzeit-Synchronisierung der Daten.