Das Ziel von Zeitblockierung ist einfach: Struktur in Ihren Tag bringen und ständiges Wechseln zwischen Aufgaben reduzieren.
Die Herausforderung besteht darin, dass manuelles Zeitblockieren in der Praxis selten einen ganzen Arbeitstag übersteht. Die meisten tools gehen davon aus, dass Sie, sobald Sie sich für eine Aufgabe entschieden haben, diese auch einfach ausführen können.
KI-Tools hingegen passen sich an, wenn sich etwas ändert. Wenn ein Meeting verschoben wird oder eine Aufgabe länger dauert als erwartet, reorganisiert die KI Ihre verbleibenden Blöcke, damit Ihr Tag realistisch und ausgewogen bleibt.
Im Folgenden stellen wir die besten KI-Zeitblockierungs-Apps vor und schauen uns an, wie sie sich verhalten, wenn der Tag nicht nach Plan verläuft, wo die jeweiligen Schwächen liegen und welchen Arbeitsrhythmus sie jeweils schaffen.
Worauf sollten Sie bei einer KI-Zeitblockierungs-App achten?
Hier erfahren Sie, worauf Sie bei der Bewertung von KI-Zeitblockierungs-Apps achten sollten.
- Autonomiegrad: Wenn Sie möchten, dass die App Ihren Tag aktiv plant, achten Sie auf Formulierungen und Features, die eine automatische Planung und Umplanung durch einen KI-Planer beschreiben, und nicht nur auf Vorschläge und Hinweise.
- Änderungsempfindlichkeit: Wenn sich Ihre Arbeit stündlich ändert und Prioritäten sich verschieben, achten Sie darauf, ob das Produkt von „dynamischem Reflow“, „Echtzeitanpassung“ oder „adaptiven Zeitplänen“ spricht, da statische Planer unter Volatilität versagen.
- Quelle der Wahrheit: Wenn Sie eine einheitliche Ansicht über Ihren Tag wünschen, achten Sie darauf, ob die Plattform sich als intelligenter Kalender für alle Ihre Aufgaben präsentiert.
- Mentale Belastung: Wenn Ihr Ziel ist, weniger Gedanken über die Planung zu machen, prüfen Sie, wie viel Konfiguration und Regeleinstellungen das Tool erfordert, denn Plattformen, die auf aufwendiges Setup angewiesen sind, tauschen Automatisierung gegen kognitiven Aufwand ein, anstatt eine wirklich benutzerfreundliche Oberfläche zu bieten.
- Treue zum Arbeitsmodell: Wenn Ihre Arbeit Phasen, Abhängigkeiten oder Ergebnisse umfasst, achten Sie darauf, dass die App Projekte und Abläufe versteht und nicht nur isolierte Zeitblöcke oder fragmentierte lange Aufgaben.
- Fehlerhaftes Verhalten: Wenn dieses Tool eine zentrale Rolle in Ihrer Arbeitsweise spielen soll, achten Sie darauf, wie es mit Überlastung, verpassten Aufgaben oder Konflikten umgeht.
- Aufgabenkontextbewusstsein: Achten Sie darauf, ob die App Aufgabendetails wie geschätzter Aufwand, Priorität, Abhängigkeiten und Fristen verwendet, um zu entscheiden, wann und wie lange Zeit geblockt werden soll.
👀 Wussten Sie schon? Im Jahr 1890 begann die US-Regierung mit der Nachverfolgung der Arbeitszeiten der Arbeitnehmer. Die durchschnittliche Wochenarbeitszeit für Vollzeitbeschäftigte in der Fertigungsindustrie betrug damals satte 100 Stunden.
Die besten KI-Zeitblockierungs-Apps auf einen Blick
Hier finden Sie eine Übersicht über die besten KI-Zeitblockierungs-Apps auf dem Markt und deren jeweiligen Funktionen:
| Tool | Am besten geeignet für | Wichtigste Features | Preise |
|---|---|---|---|
| ClickUp | KI-Zeitblockierung innerhalb des Systems, in dem die Arbeit bereits stattfindet | Kontextbezogene KI-Planung, Super Agents, Kalendersynchronisierung, Zeiterfassung, Automatisierungen, Tagesplaner und Vorlagen für die Terminplanung | Für immer kostenlos; Benutzerdefinierte Anpassung für Unternehmen verfügbar |
| Clockwise | Teams, die geschützte Fokuszeit in gemeinsamen Kalendern benötigen | Automatische Erstellung von Fokuszeiten, Optimierung von Meetings, Kalenderausgleich | Free-Plan; Teams ab 7,75 $ pro Benutzer und Monat |
| TimeHero | Personen, die eine vollautomatische Aufgabe-zu-Kalender-Planung wünschen | Automatische Planung von Aufgaben, fortlaufende Neuplanung, wiederkehrende Routinen | 7 Tage kostenlose Testversion; kostenpflichtige Pläne ab 5 $ pro Benutzer und Monat |
| Trevor KI | Personen, die eine einfache Zeitplanung von Aufgaben zu Kalendern wünschen | Blockieren per Drag-and-Drop, unterstützte Terminplanung, Synchronisierung des Kalenders | Free-Plan; Pro-Tarif für 6 $ pro Monat |
| FlowSavvy | Benutzer, die eine automatische Planung mit schneller Umstrukturierung benötigen | Automatische Terminplanung, Neuberechnung mit einem Klick, Aufgabenteilung, Farben für Dringlichkeit | Free-Plan; Pro-Tarif für 7 $ pro Monat |
| SkedPal | Regelgesteuerte Planer, die Kapazitäten mit Zeitplänen verwalten | Zeitpläne, Automatisierung der Regeln, Aufgabenbündelung, farbcodierte Fenster mit Priorität | Kostenpflichtige Pläne ab 14,95 $ pro Monat |
| Zurückgewinnen | Benutzer, die persönliche Verpflichtungen mit der Verfügbarkeit des Teams in Einklang bringen müssen | Prioritätsbasierte Terminplanung, Gewohnheitsschutz, intelligente Buchungslinks, verknüpft mit anderen Diensten | Free-Plan; kostenpflichtige Pläne ab 12 $ pro Benutzer und Monat |
| Motion | Teams, die eine durchgängige KI-Ausführung mit Meetings und Aufgaben wünschen | Automatische Terminplanung, KI-Notizbuch, KI-Mitarbeiter, Abhängigkeitslogik | Kostenpflichtige Pläne ab 29 $ pro Benutzer und Monat |
| Sunsama | Personen, die täglich Einstellungen für Ziele setzen und Zeitfenster festlegen möchten | Tägliche Planung, Aufgabenimport, Pomodoro, Dashboards zur Reflexion | 14-tägige kostenlose Testversion; kostenpflichtige Pläne ab 20 $ pro Monat |
| Notion-Kalender | Benutzer, die Aufgaben und Ereignisse projektübergreifend vereinheitlichen möchten | Zweiwege-Synchronisierung mit Notion, Zeitleiste, Unterstützung mehrerer Kalender | Kostenlos für alle Notion-Benutzer |
Wie wir Software bei ClickUp bewerten
Unser Redaktionsteam folgt einem transparenten, wissenschaftlich fundierten und herstellerneutralen Prozess, sodass Sie darauf vertrauen können, dass unsere Empfehlungen auf dem tatsächlichen Wert des Produkts basieren.
Hier finden Sie eine detaillierte Übersicht darüber, wie wir Software bei ClickUp bewerten.
Die besten KI-Apps für Zeitblockierung
Hier sind die besten KI-Zeitplanungs-Apps, die Ihre Zeit wert sind 👇
1. ClickUp (KI-gestützte Terminplanung und Aufgabenverwaltung)
Die meisten KI-Zeitblockierungs-Apps beginnen mit Ihrem Kalender und versuchen, Aufgaben darin unterzubringen. ClickUp funktioniert umgekehrt.
ClickUp, der weltweit erste konvergierte KI-Workspace, funktioniert anders.
Sie binden KI-Zeitblockierung direkt in Ihr Arbeitssystem ein – dort, wo Aufgaben, Abhängigkeiten, Eigentümer und Fristen bereits vorhanden sind.
Was macht ClickUp zur besten KI-Zeitblockierungs-App?
Kontextbezogene KI, die Ihre Arbeit versteht
ClickUp Brain versteht Ihre Arbeit, Ihre Tools, Ihren Kontext und Ihre Unternehmensdaten. Diese kontextbezogene KI kennt Ihre Aufgaben, Projekte, Prioritäten, Fristen, Abhängigkeiten und Konversationen.
Da sie innerhalb desselben Systems arbeiten, in dem die Arbeit geplant und ausgeführt wird, werden Planungsentscheidungen unter Berücksichtigung des gesamten Kontexts getroffen.
Die KI kann auf Ihre ClickUp-Daten zugreifen und mit ihnen interagieren – einschließlich Aufgaben, Dokumenten, Chats und verbundenen Apps. Sie kann sogar Fragen beantworten, Aktionen wie die Planung von Anrufen und Projekten automatisieren und Erkenntnisse basierend auf Ihrem aktuellen Kontext liefern.
In Kombination mit dem ClickUp-Kalender vervielfachen sich die Funktionen von ClickUp Brain, sodass Sie Folgendes tun können:
- Verwalten Sie Ihren Zeitplan, indem Sie Google Kalender-Ereignisse erstellen und aktualisieren.
- Fassen Sie Meetings und Aufgaben zusammen
- Projekt-Updates generieren
- Automatisieren Sie mehrstufige Workflows
📚 Lesen Sie auch: Die besten Alternativen zu Google Kalender, die Sie ausprobieren sollten
Zeiterfassung, die intelligentere Zeitpläne ermöglicht
Mit ClickUp Project Zeiterfassung werden Zeitdaten direkt dort erfasst, wo die Arbeit stattfindet – bei Aufgaben, Unteraufgaben und Projekten.
Als Ergebnis werden Planungsentscheidungen auf der Grundlage der geschätzten Zeit und der bisherigen Ausführung getroffen.
Wenn Aufgaben länger oder kürzer als erwartet dauern, können diese Informationen in den zukünftigen Plan, Entscheidungen zur Kapazität und die Workload-Auslastung einfließen.
Da die Zeiterfassung mit Aufgaben, Prioritäten und Verantwortlichkeiten verknüpft ist, können Sie:
- Sehen Sie, wo die Zeit tatsächlich in Projekten und bei Mitarbeitern verbracht wird.
- Erkennen Sie Überlastungen frühzeitig, anstatt erst zu reagieren, wenn Termine überschritten sind.
- Verstehen Sie, welche Arten von Arbeit regelmäßig Zeitpläne sprengen
Darüber hinaus können Sie mit den Zeitschätzungen von ClickUp den voraussichtlichen Aufwand vor Beginn der Arbeit definieren und so einen realistischen Ausgangspunkt für Ihre Zeitpläne schaffen, anstatt sich auf Vermutungen zu verlassen.
Überlassen Sie Super Agents die schwere Arbeit, die zu erledigen ist.
Mit ClickUp Super Agents erhalten Sie autonome Assistenten, die mehrstufige Logik basierend auf Ihren Prioritäten und Ihrem Kontext ausführen. Anstatt manuell zwischen der Erstellung von Aufgaben, Kalenderanpassungen und Nachverfolgungen zu jonglieren, können Super Agents komplexe Arbeitsabläufe für Sie übernehmen.
Sie können:
- Erstellen, aktualisieren und planen Sie Aufgaben automatisch auf der Grundlage von Eingabeaufforderungen oder Auslösern.
- Gleichen Sie die Workloads zwischen Projekten ohne manuellen Eingriff aus.
- Erkennen Sie Engpässe im Voraus und schlagen Sie proaktive Anpassungen vor.
- Führen Sie wiederholbare Workflows mit konsistenten Ergebnissen aus.
Planen Sie Ihren Tag mit klaren Verfügbarkeits-Blöcken.
Die ClickUp-Vorlage für die Zeitplanung hilft Ihnen dabei, Ihre Arbeit und private Zeit zu organisieren, indem Sie Aufgaben bestimmten Verfügbarkeitsstatus zuweisen, anstatt sie in vagen Kalenderterminen zu erfassen.
Hier sind die Gründe, warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Verfügbarkeitsbasierte Terminplanung: Markieren Sie Zeiten als frei, teilweise belegt oder belegt, damit andere (und Sie selbst) wissen, wann Sie tatsächlich verfügbar sind.
- Trennen Sie Arbeits- und private Blöcke: Planen Sie private Erledigungen und berufliche Aufgaben nebeneinander, ohne dass sie sich überschneiden.
- Integrierte Signale für Prioritäten: Sehen Sie, was zuerst erledigt werden muss, dank der mit jedem Block verknüpften Aufgabenprioritäten.
- Klare Start- und Endzeiten: Visualisieren Sie genau, wann Aufgaben beginnen und enden, um Überbuchungen zu vermeiden.
Planen Sie Ihre Tage für maximale Produktivität
Die ClickUp Daily Time Blocking Vorlage verwandelt Aufgaben in sichtbare Zeitverpflichtungen. Erkennen Sie Überlastungen frühzeitig und nehmen Sie Anpassungen vor, bevor der Tag außer Kontrolle gerät.
Hier sind die Gründe, warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Stündlicher visueller Zeitplan: Sehen Sie Ihren gesamten Tag auf einer Zeitleiste dargestellt, von den Morgenroutinen bis hin zu konzentrierter Arbeit und Meetings.
- Seitenleiste für nicht geplante Aufgaben: Halten Sie Aufgaben mit niedrigerer Priorität sichtbar, ohne sie in einen bereits vollen Tag zu zwängen.
- Reflexionsfreundliches Layout: Überprüfen Sie, wie Ihr Tag tatsächlich verlaufen ist, und verbessern Sie den Plan für morgen, ohne bei Null anfangen zu müssen.
- Status-gesteuerte Nachverfolgung des Fortschritts: Sehen Sie sofort, was gerade in Bearbeitung ist, was abgesagt wurde oder was noch zu erledigen ist.
⭐ Wenn Sie mehrere Kalender jonglieren, erfahren Sie hier, wie Sie das meistern, ohne den Verstand zu verlieren.
Die besten Features von ClickUp
- Planen Sie Ihren Tag direkt anhand Ihrer Aufgaben und Prioritäten. ClickUp Planner hilft Ihnen dabei, zu entscheiden, was heute erledigt werden muss, bevor sich die Arbeit auf morgen ausweitet.
- Wechseln Sie zwischen mehr als 15 benutzerdefinierten Ansichten, wie Kalender-, Listenansicht und Zeitleiste, um Ihre Zeit nach Ihren Wünschen zu planen. Sie können einen einzelnen Tag vergrößern oder zurückgehen, um zu sehen, wie sich die Arbeit über die Woche verteilt.
- Reduzieren Sie den manuellen Planungsaufwand, indem Sie mit ClickUp Automatisierungen den Status, die Prioritäten und die Zuweisungen von Aufgaben im Laufe des Fortschritts automatisch aktualisieren. Wenn sich Pläne ändern, passt sich das System ohne ständige Eingriffe an.
- Führen Sie die Synchronisierung von Aufgaben und Meetings in Echtzeit mit der Google Kalender-Integration von ClickUp durch. Aktualisierungen werden in beide Richtungen übertragen, sodass Ihr Kalender und ClickUp immer auf dem neuesten Stand sind.
Limitierungen von ClickUp
- Der umfangreiche Funktionsumfang kann manchmal zu einer steileren Lernkurve führen.
Preise für ClickUp
ClickUp-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,7/5 (über 10.850 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 4.500 Bewertungen)
Was sagen Benutzer aus der Praxis über ClickUp?
Ein G2-Benutzer sagt:
ClickUp vereint alle unsere Aufgaben, Dokumente, Ziele und Zeiterfassungen in einem einheitlichen Arbeitsbereich. Wir nutzen es seit 2018 und es ist unglaublich flexibel für die Verwaltung sowohl interner Workflows als auch Client-Projekte. Die anpassbaren Ansichten (Liste, Board, Kalender usw.) und detaillierten Automatisierungsoptionen sparen uns jede Woche viele Stunden Zeit. Außerdem zeigen die häufigen Features, dass sie es mit der Verbesserung der Plattform ernst meinen.
ClickUp vereint alle unsere Aufgaben, Dokumente, Ziele und Zeiterfassungen in einem einheitlichen Workspace. Wir nutzen es seit 2018 und es ist unglaublich flexibel für die Verwaltung sowohl interner Workflows als auch Kundenprojekte. Die anpassbaren Ansichten (Liste, Board, Kalender usw.) und detaillierten Automatisierungsoptionen sparen uns jede Woche viele Stunden Zeit. Außerdem zeigen die häufigen Feature-Updates, dass sie es mit der Verbesserung der Plattform ernst meinen.
🚀 Vorteil von ClickUp: ClickUp Brain MAX ist mehr als nur ein KI-Assistent – es ist ein leistungsstarkes tool für ein optimales Zeitmanagement.
So kann Brain MAX Ihnen helfen, Ihre Zeit effektiver zu verwalten:
- Greifen Sie auf mehrere führende LLMs wie ChatGPT, Claude und Gemini für verschiedene Aufgaben zu – alles von einem Ort aus.
- Diktieren Sie Aufgaben, Erinnerungen und Notizen sofort mit Talk-to-Text, damit Sie auch unterwegs keine wichtigen Details verpassen.
- Finden Sie Informationen schnell mit ClickUp Enterprise Search, indem Sie ClickUp und verbundene Apps durchsuchen und so keine Zeit mehr mit der Suche nach Dateien, Terminen oder Aktualisierungen für Projekte verschwenden.
- Erstellen und organisieren Sie Aufgaben ganz einfach mit Sprachbefehlen oder Schnellaufforderungen, sodass Sie in Sekundenschnelle Fälligkeitsdaten festlegen und die Arbeit priorisieren können.
- Reduzieren Sie Kontextwechsel, indem Sie Ihren Workflow zentralisieren, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können, ohne zwischen verschiedenen tools hin- und herspringen zu müssen.
- Halten Sie Ideen fest und erstellen Sie einen effizienten Plan für Ihren Tag, indem Sie sicherstellen, dass jeder Gedanke und jedes Element aufgezeichnet und umsetzbar ist.
2. Clockwise (am besten geeignet, um Fokuszeiten in gemeinsamen Kalendern zu schützen)
Clockwise ist ein KI-Kalender-Tool, das auf einer Kernaufgabe basiert: automatisch Fokuszeiten erstellen und verteidigen und gleichzeitig Meetings realistisch halten. Es funktioniert am besten in Team-Umgebungen, in denen Ihr Kalender ständig von anderen Personen umgestaltet wird.
Anstatt Sie jede Woche manuell Zeitblöcke erstellen zu lassen, reorganisiert Clockwise flexible Meetings, um größere Blöcke für konzentriertes Arbeiten zu schaffen und fragmentierte „Schweizer Käse“-Tage zu reduzieren. Das ist besonders nützlich, wenn Ihr Zeitplan von gemeinsamen Kalendern und wiederkehrenden Teambesprechungen abhängt.
Die besten Features von Clockwise
- Schützt Ihre Fokuszeit, indem flexible Meetings intelligent in bessere Zeitfenster verschoben werden.
- Eignet sich gut für Teams, die sich über gemeinsame Kalender und wiederkehrende Meetings abstimmen.
- Hilft dabei, die Fragmentierung des Kalenders zu reduzieren, indem Meetings nach Möglichkeit zusammengefasst werden.
Limitierungen von Clockwise
- Am besten geeignet für Teams, die Google Kalender intensiv nutzen (weniger ideal, wenn Sie ausschließlich in iCloud-Ökosystemen arbeiten).
- Sie erhalten den größten Wert, wenn sich Ihre Organisation darauf einigt, welche Meetings „flexibel” und welche fest sind.
Preise im Uhrzeigersinn
Free-PlanTeams: 7,75 $/Benutzer/Monat Business: 11,50 $/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)
Bewertungen und Rezensionen im Uhrzeigersinn
G2: 4,7/5 (über 70 Bewertungen) Capterra: 4,7/5 (über 50 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über Clockwise?
Ein G2-Rezensent sagt:
Clockwise nimmt mir im Wesentlichen einen Teil der Last der Verwaltung meines eigenen Zeitplans ab. Es schützt meine Konzentrationszeit, und ich kann einfach meinen Meeting-Link bereitstellen, während Clockwise sich um die wichtigsten Teile meines Zeitplans kümmert.
Clockwise nimmt mir im Wesentlichen einen Teil der Last der Verwaltung meines eigenen Zeitplans ab. Es schützt meine Konzentrationszeit, und ich kann einfach meinen Meeting-Link bereitstellen, während Clockwise sich um die wichtigsten Teile meines Zeitplans kümmert.
3. TimeHero (am besten geeignet für die automatische Planung von Aufgaben in Ihrem Tagesablauf)
TimeHero ist eher ein „KI-Planer” als ein „hübscher Kalender”. Sie geben ihm Aufgaben, Termine und wiederholende Aufgaben ein, und es plant die Aufgaben automatisch in einer Zeitleiste ein und ordnet sie neu, wenn der Tag aus dem Ruder läuft.
Dies ist die richtige Lösung, wenn Ihr größtes Problem beim Zeitmanagement darin besteht, keinen Plan zu erstellen. Es geht darum, den Plan auf dem neuesten Stand zu halten, wenn Meetings verschoben werden, Aufgaben länger dauern oder Prioritäten im Laufe des Tages ändern.
Die besten Features von TimeHero
- Plant Aufgaben automatisch basierend auf Terminen und Verfügbarkeit
- Replant, wenn die Arbeit ins Stocken gerät, damit Ihr Tag kohärent bleibt.
- Unterstützt wiederkehrende Planungen, sodass Routinen nicht von täglichem manuellem Aufwand abhängig sind.
Limitierungen von TimeHero
- Weniger ideal, wenn Sie einen superminimalistischen, leichtgewichtigen Planer ohne Struktur wünschen.
- Die Teams müssen sich möglicherweise darüber einigen, wie Aufgaben eingegeben werden (ansonsten sinkt die Qualität des Zeitplans).
Preise für TimeHero
Kostenlose Testversion für 7 Tage Basic: 5 $/Benutzer/Monat Professional: 12 $/Benutzer/Monat Premium: 27 $/Benutzer/Monat
Bewertungen und Rezensionen zu TimeHero
G2: 4,5/5 (über 20 Bewertungen) Capterra: 4,7/5 (über 20 Bewertungen)
📮 ClickUp Insight: 18 % unserer Umfrageteilnehmer möchten KI nutzen, um ihr Leben mithilfe von Kalendern, Aufgaben und Erinnerungen zu organisieren. Weitere 15 % möchten, dass KI Routineaufgaben und Verwaltungsarbeiten übernimmt.
Zu erledigen ist es für eine KI erforderlich, die Prioritätsstufen für jede Aufgabe in einem Workflow zu verstehen, die notwendigen Schritte zum Erstellen oder Anpassen von Aufgaben auszuführen und automatisierte Workflows einzurichten.
Die meisten Tools haben einen oder zwei dieser Schritte bereits umgesetzt. ClickUp hat jedoch Nutzern dabei geholfen, mehr als fünf Apps mithilfe unserer Plattform zu konsolidieren! Erleben Sie KI-gestützte Terminplanung, bei der Aufgaben und Meetings ganz einfach anhand ihrer Priorität in freie Zeitfenster in Ihrem Kalender eingeordnet werden können. Über ClickUp Brain können Sie auch benutzerdefinierte Automatisierungsregeln für Routineaufgaben einrichten. Verabschieden Sie sich von zeitraubenden Arbeiten!
⚡ Vorlagenarchiv: Kostenlose Arbeitsplanvorlagen in Excel und ClickUp
4. Trevor KI (Am besten geeignet für einfache Zeitblockierung von Aufgaben im Kalender)
Trevor AI ist ein einfacheres „Brücken”-Tool: Es hilft Ihnen dabei, eine Liste mit Aufgaben in einen geplanten Tag umzuwandeln, ohne das komplizierte Setup, das Sie in komplexeren Terminplanern finden.
Das ist ideal für Menschen, die Zeitblockierung mögen, aber kein tool wollen, das sich anfühlt, als würde man ein Flugkontrollsystem konfigurieren, nur um den Dienstag zu planen.
Die besten Features von Trevor KI
- Ziehen Sie Aufgaben per Drag & Drop direkt in Ihre Kalender-Ansicht.
- Bietet Unterstützung bei der Terminplanung, damit Sie Ihre Arbeit in verfügbare Zeitblöcke einteilen können.
- Guter „Daily Driver”-Flow für Personen, die visuell planen
Einschränkungen von Trevor KI
- Nicht für komplexe Projektabhängigkeiten ausgelegt, wie es bei vollständigen PM-Suiten der Fall ist.
- Am besten geeignet für die persönliche Terminplanung und weniger für die komplexe teamübergreifende Workload-Verteilung.
Preise für Trevor KI
Free Tarif Pro: 6 $/Monat
Bewertungen und Rezensionen zu Trevor KI
- G2: Nicht genügend Bewertungen
- Capterra: Nicht genügend Bewertungen
⭐ Bonus: Bevor Sie sich nach einem neuen tool umsehen, finden Sie hier einige Tipps zum Zeitmanagement, für die Sie keine Apps benötigen 👇
- Planen Sie morgen, bevor Sie sich abmelden: Legen Sie am Vortag Ihre drei wichtigsten Prioritäten fest. Der Morgen ist für die Umsetzung da, nicht für Entscheidungen.
- Arbeiten Sie in festen Zeitfenstern: Legen Sie eine Start- und Endzeit für Arbeitssitzungen fest, anstatt darauf zu warten, dass Sie „das Gefühl haben, erledigt zu sein“.
- Ähnliche Aufgaben bündeln: Gruppieren Sie Anrufe, Administratoren-Aufgaben oder Schreibarbeiten, um Kontextwechsel zu reduzieren.
- Schützen Sie täglich einen Fokus-Block: Selbst 60 bis 90 Minuten ununterbrochene Arbeit können den Rest Ihres Tages stabilisieren.
- Lassen Sie bewusst Lücken: Füllen Sie nicht jede Stunde aus. Leere Spaces fangen Verzögerungen auf und verhindern, dass Ihr Zeitplan zusammenbricht.
5. FlowSavvy (Am besten geeignet für automatische KI-Planung und Visualisierung der Workload)
FlowSavvy ist eine schlanke KI-Terminplanungs-App, die alle Ihre Prioritäten und Termine berücksichtigt und Aufgaben dann direkt in Ihren bestehenden Kalender einträgt.
Das 1-Klick-Neuberechnungs-Feature ist von unschätzbarem Wert. Wenn Sie in Verzug geraten oder ein Meeting länger dauert, wird Alles neu angeordnet, sodass der Tag weiterhin kohärent bleibt.
Und wenn eine 4-stündige Aufgabe nicht in eine einzelne Lücke passt, teilt das tool lange Aufgaben automatisch in kleinere Abschnitte auf. Die Aufgaben sind je nach Dringlichkeit in Farben gekennzeichnet, sodass Sie leichter entscheiden können, worauf Sie sich besonders konzentrieren sollten.
Die besten Features von FlowSavvy
- Ziehen Sie Aufgaben jederzeit per Drag & Drop in Ihren Tagesplan, um sie dort zu fixieren.
- Gruppieren Sie To-dos in Listen und greifen Sie sofort darauf zu.
- Entscheiden Sie, wann die App einen Zeitplan für Sie erstellen darf, mit benutzerdefinierten Zeitfenstern für Arbeit und Freizeit.
Limitierungen von FlowSavvy
- Die Plattform unterstützt Aufgabenabhängigkeiten und mehrphasige Workflows nicht nativ, was zu Reibungsverlusten führt, sobald die Zeitpläne über die Planung für einen einzelnen Benutzer hinausgehen.
Preise für Flowsavvy
- Basic: Kostenlos
- Pro: 7 $/Monat
Bewertungen und Rezensionen zu Flowsavvy
- G2: Nicht genügend Bewertungen
- Capterra: Nicht genügend Bewertungen
Was sagen Benutzer aus der Praxis über FlowSavvy?
Ein ProductHunt-Benutzer sagt:
Das ist eine kleine, aber wichtige Idee, die Menschen dabei hilft, ihre Zeit zu blockieren und ihre Produktivität zu steigern. Ich habe schon immer darüber nachgedacht, Zeitblockierung auszuprobieren, um Dinge zu erledigen, bin aber nie wirklich dazu gekommen. Ich habe die Flowsavvy-App ausprobiert und sie leistet gute Arbeit beim Blockieren der Zeit und bei der Umplanung, wenn dies erforderlich ist. Auch die Farbcodierung ist hilfreich. Die Einarbeitung und der interaktive Prozess waren einfach und klar. Ein großes Lob dafür.
Das ist eine kleine, aber wichtige Idee, die Menschen dabei hilft, ihre Zeit zu blockieren und ihre Produktivität zu steigern. Ich habe schon immer darüber nachgedacht, Zeitblockierung auszuprobieren, um Dinge zu erledigen, bin aber nie wirklich dazu gekommen. Ich habe die Flowsavvy-App ausprobiert und sie leistet gute Arbeit beim Blockieren der Zeit und bei der Umplanung, wenn dies erforderlich ist. Auch die Farbcodierung ist hilfreich. Die Einarbeitung und der interaktive Prozess waren einfach und klar. Ein großes Lob dafür.
👀 Wussten Sie schon? Die Kanban- oder Billboard-Zeitmanagementtechnik wurde in Japan in den 1940er Jahren populär, nachdem Toyota ein neues Produktionssystem auf der Grundlage von Papieranweisungen entwickelt hatte.
6. SkedPal (Am besten geeignet für regelbasiertes persönliches Kapazitätsmanagement)
SkedPal ist ein KI-Terminplanungsassistent, der Ihre Liste mit Dingen, die zu erledigen sind, automatisch in einen dynamischen, zeitlich blockierten Zeitplan umwandelt.
Mit dem Feature „Time Maps” können Sie festlegen, wann verschiedene Arten von Arbeiten erledigt werden sollen. Sie legen die Regeln für wiederholende Aufgaben nur einmal fest, und die KI passt Ihren Tagesplan entsprechend an.
Sie können jede Karte in Farbe kennzeichnen. Grün markiert Ihre bevorzugten Zeitfenster, z. B. konzentriertes Arbeiten von 9 bis 11 Uhr. Gelb und Rot dienen als Ausweichmöglichkeiten. SkedPal blockiert Zeit in roten Zeitfenstern nur dann, wenn die Gefahr besteht, dass eine Frist nicht eingehalten wird.
Außerdem verfügt sie über ein Bündel-Feature, das kleine Aufgaben von Administratoren zu einem größeren Block zusammenfasst, damit Ihr Kalender nicht zu unübersichtlich wird.
Die besten Features von SkedPal
- Gruppieren Sie Aufgaben nach Prioritätszonen und legen Sie für jede Zone wöchentliche Zeitlimits fest.
- Erhalten Sie Feedback dazu, was erledigt ist, was in Verzug gerät und ob Ihre Planungsmethode realistisch ist.
- Führen Sie eine Synchronisierung mit Google, iCloud und Office 365 durch, damit sich Ihre Aufgaben um bestehende Meetings herum anpassen lassen.
Limitierungen von SkedPal
- Die Benutzeroberfläche bietet viele Optionen, was für Benutzer, die eine intuitive Benutzeroberfläche wünschen, kognitiv anstrengend sein kann.
Preise für Skedpal
- Kern: 14,95 $/Monat pro Benutzer
- Pro: 21,95 $/Monat pro Benutzer
Skedpal-Bewertungen und Rezensionen
- G2: Nicht genügend Bewertungen
- Capterra: 4,6/5 (über 165 Bewertungen)
Was sagen Benutzer aus der Praxis über Skedpal?
Ein Capterra-Benutzer sagt:
Dank der einfachen Bedienung und der schnellen Einarbeitung konnte ich mich schnell einarbeiten und alles schnell einrichten, wodurch sich meine Arbeitsweise innerhalb kurzer Zeit verändert hat. Die Gebühr für das Abonnement ist angemessen und der Support durch die Entwickler ist genau richtig. Die App lässt sich gut in andere Plattformen (Google & Outlook) integrieren und bringt alles zusammen.
Dank der einfachen Bedienung und der schnellen Einarbeitung konnte ich mich schnell einarbeiten und alles schnell einrichten, wodurch sich meine Arbeitsweise innerhalb kurzer Zeit verändert hat. Die Gebühr für das Abonnement ist angemessen und der Support durch die Entwickler ist genau richtig. Die App lässt sich gut in andere Plattformen (Google & Outlook) integrieren und bringt alles zusammen.
⚡ Vorlagenarchiv: Kostenlose Vorlagen für Zeiterfassungsbögen in Excel, Word und ClickUp
7. Reclaim (Am besten geeignet für automatische Terminplanung und prioritätsbasierte Planung)
Reclaim ist eine KI-Kalender-App, die Ihre persönlichen Verpflichtungen mit der Verfügbarkeit Ihres Teams in Einklang bringt.
Legen Sie Arbeitszeiten fest, blockieren Sie Tage ohne Meetings und entscheiden Sie, wann Meetings überhaupt erlaubt sind. Sobald diese Regeln festgelegt sind, wendet Reclaim sie automatisch an, sodass niemand über die von Ihnen festgelegten Grenzen hinaus buchen kann.
Reclaim bietet Ihnen auch integrierte Buchungslinks, ähnlich wie Calendly. Der Unterschied besteht darin, dass diese Links sich nach dem richten, was Sie bereits in Ihren Kalender eingetragen haben: Gewohnheiten, Fokuszeiten, Pufferzeiten und Prioritäten.
Wenn jemand einen Termin bucht, passt Reclaim die bestehenden Verpflichtungen an, anstatt Sie zu zwingen, Ihren Tag manuell umzuorganisieren.
Die besten Features zurückgewinnen
- Finden Sie die beste Zeit für wiederkehrende Meetings über mehrere Kalender hinweg, lösen Sie Konflikte automatisch und passen Sie sich an, wenn Teilnehmer Urlaub nehmen oder Prioritäten sich verschieben.
- Analysieren Sie Ihre Routine, um herauszufinden, wann Ihre Produktivität am höchsten ist, wie viel Zeit Sie für Aufgaben haben und wie viel Zeit Sie pro Woche in Meetings verbringen.
- Fügen Sie automatisch Puffer für Pausen und Reisezeiten um Ereignisse herum ein, damit Vorbereitungen, Nachfassaktionen und Pendelzeiten in Ihrem Tagesablauf berücksichtigt werden.
Limit überwinden
- Es fehlt eine native iCloud-Kalenderintegration, sodass eine mehrstufige Umgehungslösung über die Synchronisierung mit Google oder Outlook erforderlich ist.
Preise zurückfordern
- Lite: Kostenlos
- Starter: 12 $/Monat pro Benutzer
- Geschäft: 18 $/Monat pro Benutzer
- Enterprise: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zurückgewinnen
- G2: 4,8/5 (über 120 Bewertungen)
- Capterra: Nicht genügend Bewertungen
Was sagen Benutzer aus der Praxis über Reclaim?
Ein G2-Benutzer sagt:
Mir gefällt das Feature zur Terminplanung. Damit kann ich verschiedene Format-Varianten für verschiedene Gruppen verwenden. Ich habe zwei Organisationen, für die ich separate Pläne für Meetings führen muss. Ich schätze den Abschnitt „Gewohnheiten” sehr; er ist mir eine große Hilfe. Außerdem funktioniert die Funktion für Prioritäten für mich gut.
Mir gefällt das Feature für die Terminplanung. Damit kann ich verschiedene Format-Varianten für verschiedene Gruppen verwenden. Ich habe zwei Organisationen, für die ich separate Pläne für Meetings führen muss. Ich schätze den Abschnitt „Gewohnheiten” sehr; er ist mir eine große Hilfe. Außerdem funktioniert die Funktion für Prioritäten für mich gut.
🧠 Wissenswertes: Die Pomodoro-Technik wurde Ende der 1980er Jahre von Francesco Cirillo erfunden, einem Universitätsstudenten, der anschließend ein 160-Seiten-Buch zu diesem Thema schrieb.
8. Motion (Am besten geeignet für die durchgängige KI-Ausführung in operativen Teams)
Verwenden Sie die Zeitmanagement-App Motion, um Ihre Tage anhand von Terminen, Prioritäten, Abhängigkeiten und Verfügbarkeit zu planen.
Der KI-Meeting-Notizblock nimmt beispielsweise an Ihren Zoom-/Teams-Anrufen teil, zeichnet sie auf und extrahiert Aktionspunkte, die dann in Aufgaben umgewandelt und direkt in Ihren Zeitplan übernommen werden.
Das Tool enthält auch eine integrierte Wissensdatenbank zum Speichern von SOPs und internen Prozessen. Die KI kann diese Dokumente lesen, um Aufgaben intelligenter zu planen.
Mit Motion können Sie KI-Mitarbeiter in Ihrem Workspace einsetzen. Diese Agenten können sich um sich wiederholende logische Aufgaben kümmern. Der Projektmanager-Agent kann beispielsweise automatisch Aufgaben über Team-Kalender hinweg planen, Liefertermine vorhersagen und Kapazitätsrisiken kennzeichnen, sodass Ihr Team die Arbeit neu ausbalancieren kann, bevor Termine verpasst werden.
Die besten Features von Motion
- Erstellen Sie benutzerdefinierte Felder und Ansichten, um To-dos nach Beschreibungen, Blockern, Priorität oder Abhängigkeiten zu filtern und zu sortieren.
- Betten Sie den Buchungskalender von Motion ein, um eine kontrollierte Auswahl an buchbaren Zeitfenstern auf jeder Website oder Seite zu veröffentlichen.
- Konfigurieren Sie tägliche Meeting-Obergrenzen, die automatisch weitere Buchungen verhindern, sobald das Limit erreicht ist.
Bewegungseinschränkungen
- Die Einarbeitung ist integrationsintensiv und zeitaufwendig, wobei nur begrenzte Anleitungen für die Einstellung komplexer Workflows zur Verfügung stehen.
Bewegungsbasierte Preisgestaltung
- Pro KI: 29 $/Monat pro Benutzer
- Business KI: 49 $/Monat pro Benutzer
Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,1/5 (über 140 Bewertungen)
- Capterra: 4,3/5 (über 80 Bewertungen)
Was sagen Benutzer aus der Praxis über Motion?
Ein G2-Benutzer sagt:
Ich LIEBE es, dass sie mir einfach sagen, was zu erledigen ist. Das bedeutet, dass mich zwar alle meine Aufgaben gleichzeitig drängen, erledigt zu werden, ich diese Aufgaben aber ohne Stress erledigen kann, weil ich WEISS, dass es für jede einzelne davon einen Zeitpunkt der Auswahl gibt. Und das ist der Unterschied zwischen Überforderung und Gelassenheit.
Ich LIEBE es, dass es mir einfach sagt, was zu erledigen ist. Das bedeutet, dass mich zwar alle meine Aufgaben gleichzeitig drängen, erledigt zu werden, ich diese Aufgaben aber ohne Stress erledigen kann, weil ich WEISS, dass es für jede einzelne davon einen Zeitpunkt der Auswahl gibt. Und das ist der Unterschied zwischen Überforderung und Gelassenheit.
Sehen Sie sich dieses Video an, um einen schnellen Überblick über ClickUp vs. Motion zu erhalten 👇
📚 Lesen Sie auch: Motion vs. ClickUp – welches KI-Planungstool ist das beste?
9. Sunsama (Am besten geeignet für die Kombination von Aufgabenmanagement mit Zeitblockierung und Planung des Kalenders)
Suchen Sie nach einem Workspace, der Ihnen hilft, Ihre Zeit bewusst zu nutzen? Sunsama ist ein Tagesplaner, der genau dafür entwickelt wurde.
Anstatt mit einem leeren Kalender zu beginnen, starten Sie jeden Tag damit, Aufgaben aus Tools wie Notion, Jira, Asana, E-Mail oder Slack zu importieren und zu entscheiden, wofür der heutige Tag wirklich da ist. Sie können diese Arbeit dann direkt in Ihren Zeitplan einplanen, sodass jede Verpflichtung einen sichtbaren Platz hat.
Mit Sunsama können Sie Apps stummschalten, um Ablenkungen zu reduzieren und im Fokusmodus zu arbeiten. Sie können diese Zeitfenster auch zu Slack und Microsoft Teams hinzufügen, damit jeder sehen kann, woran Sie gerade arbeiten. Das Tool bietet außerdem automatische Erinnerungen, die Ihnen helfen, Pausen einzulegen und Ihre Energie aufrechtzuerhalten.
Die besten Features von Sunsama
- Führen Sie die Synchronisierung Ihres Kalenders mit Google Kalender, Outlook und Apple Calendar durch, um Ihren gesamten Tag an einem Ort zu sehen.
- Wandeln Sie E-Mails und Chat-Nachrichten in Aufgaben um, indem Sie E-Mails ziehen oder Slack- und Teams-Nachrichten umwandeln.
- Führen Sie Pomodoro-Sitzungen für jede Aufgabe durch, verfolgen Sie die Nachverfolgung der Dauer der Arbeit, und reflektieren Sie Ihre täglichen und wöchentlichen Muster.
Limitierungen von Sunsama
- Manchmal kann es während der gemeinsamen Planung vorkommen, dass Seiten unerwartet neu geladen werden und die Synchronisierung der Aktualisierungen nicht erfolgt, was zu Störungen bei gemeinsamen Terminplänen und lang andauernden Meetings führen kann.
Preise für Sunsama
- 14-tägige kostenlose Testversion
- Basic Pro-Plan: 20 $/Monat (jährliche Abrechnung)
- Power Pro-Plan: 50 $/Monat (jährliche Abrechnung)
Sunsama-Bewertungen und Rezensionen
- G2: Nicht genügend Bewertungen
- Capterra: 4,7/5 (über 25 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über Sunsama?
Ein Capterra-Benutzer sagt:
Die Kalenderintegration ist äußerst robust, und die Möglichkeit, alle Ihre To-dos aus verschiedenen Quellen (Notion-Aufgaben, Probleme auf GitHub, Slack- und E-Mail-Unterhaltungen und vieles mehr) an einem Ort zu sehen, ist in dieser Qualität einzigartig für Sunsama.
Die Kalenderintegration ist äußerst robust, und die Möglichkeit, alle Ihre To-dos aus verschiedenen Quellen (Notion-Aufgaben, Probleme auf GitHub, Slack- und E-Mail-Unterhaltungen und vieles mehr) an einem Ort zu sehen, ist in dieser Qualität einzigartig für Sunsama.
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10. Notion Kalender (am besten geeignet für die Vereinheitlichung von Arbeitskontext und Zeit)
Notion Calendar ist eine Kalender-App, die sich mit mehreren Google Kalender-Konten synchronisiert, sodass Ereignisse, Aufgaben und Projektdaten nebeneinander existieren und auf derselben Zeitleiste bearbeitet werden können.
Anstatt Aufgaben von einem tool in ein anderes zu kopieren, arbeiten Sie in einem einzigen Arbeitsablauf: besprechen, entscheiden, dokumentieren, planen.
Sie können beispielsweise Notion KI bitten, eine Designprüfung zusammenzufassen, offene Fragen zu identifizieren oder die nächsten Schritte aufzulisten. Von dort aus gelangen Sie direkt zum Notion-Kalender, um diese Arbeit in Ihre Woche einzutragen. Eine Zusammenfassung des Meetings wird zu einer Aufgabe. Eine Aufgabe wird zu einem geplanten Block.
Notion Calendar fungiert als bidirektionale Oberfläche, mit der Sie Zeit sparen können. Ziehen Sie ein Datenbankelement direkt auf den Kalender, um sein Fälligkeitsdatum zu ändern, verschieben Sie ein Meeting, um den zugrunde liegenden Projektdatensatz zu aktualisieren, oder blockieren Sie Zeit in Ihrem Kalender, damit diese wieder in Notion angezeigt wird.
Die besten Features von Notion Kalender
- Zeigen Sie Projekttermine und Datenbankelemente direkt in Ihrem Kalender an, damit Aufgaben, Meilensteine und Meetings dieselbe Zeitleiste haben.
- Nehmen Sie direkt über die Menüleiste oder die Ereignis-Karte an Meetings teil, dank nativer Integration von Zoom, Google Meet und Apple Kalender.
- Senden Sie Ihren Verfügbarkeits- und Terminplanungslink, damit andere Termine mit Ihnen vereinbaren können.
Einschränkungen des Notion-Kalenders
- Die Plattform ordnet Aufgaben nicht automatisch freien Zeitfenstern zu, sondern erfordert, dass Benutzer Elemente manuell per Drag & Drop verschieben, um jeden Tag zu strukturieren.
Preise für Notion Kalender
- Völlig kostenlos für alle Notion-Benutzer und fungiert als eigenständiges Tool, das in das Haupt-Ökosystem integriert ist.
Bewertungen und Rezensionen zu Notion
- G2: 4,6/5 (über 9.100 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 2.650 Bewertungen)
Was sagen Benutzer aus der Praxis über Notion?
Ein G2-Benutzer sagt:
Ich nutze Notion, um alles zu organisieren, einschließlich meiner Aufgabenverwaltung für das Projektmanagement, der Planung von Inhalten mithilfe des Kalenders und des KI-Schreibassistenten für das Projektmanagement, der Nachverfolgung von KPIs und der Aufzeichnung und Erstellung von Notizen für Meetings. Ich finde es toll, dass Notion das Problem der Notwendigkeit mehrerer Plattformen und eines unzusammenhängenden Informationsflusses löst, indem es mir ermöglicht, alles an einem Ort zu speichern.
Ich nutze Notion, um alles zu organisieren, einschließlich meiner Aufgaben im Bereich des Projektmanagements, der Planung von Inhalten mithilfe des Kalenders und des KI-Schreibassistenten, der Nachverfolgung von KPIs und der Aufzeichnung und Erstellung von Notizen für Meetings. Ich finde es toll, dass Notion das Problem der Notwendigkeit mehrerer Plattformen und eines unzusammenhängenden Informationsflusses löst, indem es mir ermöglicht, alles an einem Ort zu speichern.
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Entscheiden Sie sich für eine KI-Zeitblockierungs-App wie ClickUp, die hält, was sie verspricht.
Die meisten KI-Zeitblockierungs-Apps befinden sich außerhalb Ihrer Arbeit. Der konvergierte KI-Arbeitsbereich von ClickUp befindet sich innerhalb Ihrer Arbeit.
ClickUp verbindet Zeitblockierung mit dem System, in dem die Arbeit stattfindet – Aufgaben, Prioritäten, Abhängigkeiten, Meetings und Ausführungshistorie. Wenn sich Pläne ändern, passen sich die Zeitpläne dem Kontext an, anstatt zu zerbrechen.
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Häufig gestellte Fragen
Eine KI-Zeitblockierungs-App plant Ihre Aufgaben automatisch in Kalenderblöcken, basierend auf Eingaben wie Priorität, Fristen, Schätzungen und Verfügbarkeit. Im Gegensatz zur manuellen Zeitblockierung kann sie sich anpassen, wenn sich Ihr Tag ändert – indem sie Blöcke verschiebt, Aufgaben aufteilt oder Ihren Zeitplan neu ausbalanciert. Das Ziel ist es, ständige Neuplanungen zu reduzieren und die Konzentrationszeit zu schützen, während Ihr Plan trotz sich ändernder Arbeit realistisch bleibt.
Viele tun dies, aber der Grad der Autonomie variiert. Einige Apps schlagen nur bessere Blöcke vor, während andere automatisch umplanen, wenn Meetings verschoben werden, Aufgaben überzogen werden oder Prioritäten sich ändern. Achten Sie auf Begriffe wie „automatische Terminplanung”, „dynamischer Reflow”, „Neuberechnung” oder „adaptive Terminplanung”. Prüfen Sie auch, ob die App Konflikte (Überlastung, verpasste Aufgaben) durch Neupriorisierung, Aufteilung der Arbeit oder automatisches Vorverlegen von Aufgaben löst.
Die beste Option für Teams ist in der Regel diejenige, die die Terminplanung mit der gemeinsamen Arbeit verbindet: Aufgaben mit Eigentümern, Fristen, Abhängigkeiten und Sichtbarkeit für das Team. Wenn Ihr Team einen KI-Zeitplan benötigt, der den tatsächlichen Projektkontext widerspiegelt, wählen Sie eine Plattform, die Aufgaben als Quelle der Wahrheit behandelt und Workload-Ausgleich, gemeinsame Kalender und Automatisierung unterstützt. reine Kalender-Tools können funktionieren, haben aber oft Schwierigkeiten mit der teamübergreifenden Ausführung.