Kommunikationsstörungen bei klinischen Übergaben stellen nach wie vor ein großes Risiko für die Patientensicherheit dar. Die Joint Commission berichtet, dass Kommunikationsfehler bei bis zu 70 % der schwerwiegenden unerwünschten Ereignisse eine Rolle spielen, oft weil wichtige Informationen fehlen, verspätet eintreffen oder in Formaten gespeichert sind, auf die Ärzte nicht schnell zugreifen können.
Die wichtigsten Patientensicherheitsprobleme 2023 von ECRI heben ebenfalls Mängel bei der Informationsübermittlung und der Koordinierung der Pflege als Mitwirkende bei der Entstehung von vermeidbaren Schäden im Gesundheitswesen hervor.
Was ist Wissensmanagement im Gesundheitswesen?
Wissensmanagement im Gesundheitswesen ist der systematische Prozess der Erfassung, Organisation, Freigabe und Anwendung von klinischem, betrieblichem und administrativem Wissen, damit die richtigen Informationen zur richtigen Zeit die richtigen Personen erreichen. Dies geht über die einfache Speicherung von Dokumenten hinaus – es geht darum, verstreute Daten in umsetzbare Erkenntnisse umzuwandeln, die die Patientenversorgung und betriebliche Entscheidungen verbessern.
Ihr Gesundheitsteam generiert täglich riesige Mengen an Informationen. Klinische Leitlinien, Patientenakten, Forschungsergebnisse und Compliance-Dokumentationen befinden sich oft in getrennten Systemen, einzelnen Posteingängen oder den Köpfen erfahrener Mitarbeiter. Wenn wichtige Informationen schwer zu finden sind oder über verschiedene Abteilungen verteilt sind, kommt es zu einer Kontextzerstreuung – Teams verschwenden Stunden damit, nach den für ihre Arbeit benötigten Informationen zu suchen, zwischen Apps zu wechseln und Dateien aufzuspüren –, die Patientensicherheit leidet und Ihr Team verschwendet Zeit mit der Suche nach Antworten, anstatt sich um die Versorgung zu kümmern.
Ein effektives Wissensmanagement im Gesundheitswesen befasst sich mit zwei unterschiedlichen Arten von Wissen:
- Tacit Knowledge(implizites Wissen): Hierbei handelt es sich um das Fachwissen einzelner Personen, wie beispielsweise die Intuition einer Krankenschwester hinsichtlich der Symptome eines Patienten oder die Entscheidungsmuster eines Chirurgen, die er im Laufe seiner langjährigen Praxis entwickelt hat. Es ist das „Wie”, das schwer zu beschreiben ist.
- Explizites Wissen: Dazu gehören alle dokumentierten Protokolle, Richtlinien, Verfahren und Vorschriften, die schriftlich festgehalten und freigegeben werden können. Es handelt sich dabei um das „Was” Ihrer Betriebsabläufe.
Die eigentliche Herausforderung besteht nicht nur darin, Ihr explizites Wissen zu speichern. Es geht darum, dieses wertvolle implizite Wissen zu erfassen, bevor es mit dem Ausscheiden oder der Pensionierung erfahrener Mitarbeiter verloren geht.
Warum Gesundheitsorganisationen ein effektives Wissensmanagement benötigen
Im Gesundheitswesen führen Wissenslücken nicht nur zu Verzögerungen, sondern können auch direkt den Patienten schaden. Wenn Ihre Ärzte nicht schnell auf die neuesten Protokolle zugreifen können oder wenn wichtige Informationen beim Schichtwechsel verloren gehen, sind die Folgen gravierend. Es kann zu doppelten Tests, Diagnosefehlern oder Verzögerungen bei der Versorgung kommen, nur weil die richtigen Informationen nicht zum richtigen Zeitpunkt verfügbar waren.
Verstreute Informationen verursachen echte operative und personelle Kosten. Ein starkes Wissensmanagement im Gesundheitswesen verbessert die Ergebnisse, indem es die richtigen Informationen dann zur Verfügung stellt, wenn sie am dringendsten benötigt werden.
- Schnellere, genauere Diagnosen: Ärzte können am Behandlungsort auf aktuelle, evidenzbasierte Leitlinien zugreifen, anstatt sich auf ihr Gedächtnis oder veraltete Referenzen zu verlassen. Weniger medizinische Fehler: Standardisierte Protokolle und leicht zugängliche Sicherheitsinformationen unterstützen eine konsistente, qualitativ hochwertige Versorgung. Verbesserte Koordinierung der Versorgung: Der Wissensaustausch zwischen Abteilungen und Schichten reduziert Übergabeschwellen. Betriebliche Effizienz: Weniger Zeitaufwand für die Suche nach Informationen bedeutet mehr Zeit für die Patienten.Stärkere Compliance: Eine zentralisierte Dokumentation vereinfacht Audits und unterstützt die Berichterstellung.
Viele Organisationen im Gesundheitswesen arbeiten nach wie vor mit voneinander getrennten Systemen wie elektronischen Patientenakten, Intranets, gemeinsam genutzten Laufwerken und Messaging-Tools. Diese Fragmentierung führt zu einer Zersplitterung der Arbeit, bei der Wissen zwar vorhanden ist, aber im entscheidenden Moment nur schwer zugänglich ist. Teams müssen Dokumente neu erstellen, verschiedene Systeme durchsuchen oder Entscheidungen ohne vollständige Informationen treffen, was die Konsistenz und die Qualität der Versorgung beeinträchtigt.
📮 ClickUp Insight: Der durchschnittliche Berufstätige verbringt täglich mehr als 30 Minuten mit der Suche nach arbeitsbezogenen Informationen – das sind über 120 Stunden pro Jahr, die durch das Durchsuchen von E-Mails, Slack-Threads und verstreuten Dateien verloren gehen. Ein intelligenter KI-Assistent, der in Ihren Workspace integriert ist, kann das ändern. Hier kommt ClickUp Brain ins Spiel. Es liefert sofortige Einblicke und Antworten, indem es in Sekundenschnelle die richtigen Dokumente, Unterhaltungen und Details zu Aufgaben anzeigt – so können Sie mit der Suche aufhören und mit der Arbeit beginnen.
💫 Echte Ergebnisse: Teams wie QubicaAMF haben durch die Abschaffung veralteter Wissensmanagementprozesse mit ClickUp mehr als 5 Stunden pro Woche eingespart – das sind über 250 Stunden pro Person und Jahr. Stellen Sie sich vor, was Ihr Team mit einer zusätzlichen Woche Produktivität pro Quartal erreichen könnte!
Häufige Herausforderungen beim Wissensmanagement im Gesundheitswesen
Wahrscheinlich haben Sie schon einmal versucht, ein System zum Wissensmanagement zu implementieren, nur um dann zu sehen, wie es scheiterte. Die Implementierung eines effektiven Wissensmanagements im Gesundheitswesen ist wirklich schwierig, nicht weil Ihre Organisation sich nicht bemüht, sondern weil das Gesundheitswesen einzigartige Hindernisse mit sich bringt, mit denen andere Branchen nicht konfrontiert sind.
Diese Herausforderungen führen zu einem Zyklus der Frustration, in dem neue Initiativen mit Skepsis aufgenommen werden, weil frühere Versuche gescheitert sind. Das Verständnis dieser spezifischen Hürden ist der erste Schritt zur Suche nach einer Lösung, die tatsächlich funktioniert.
- Datensilos zwischen Abteilungen: Ihre klinischen, administrativen und operativen Teams verwenden oft separate Systeme, die nicht miteinander kommunizieren, was zu einem digitalen Turmbau zu Babel führt.
- Einschränkungen älterer Legacy-Systeme: Viele Organisationen im Gesundheitswesen sind an veraltete, umständliche Technologien gebunden, die nicht für den modernen, kollaborativen Wissensaustausch konzipiert wurden.
- Compliance- und Datenschutz-Auflagen: Der ständige Druck durch HIPAA und andere Vorschriften schafft legitime Hindernisse, um Informationen freizugeben, und führt oft zu einer Überkorrektur, bei der Wissen zu stark eingeschränkt wird.
- Informationsüberflutung: Die schiere Menge an neuen klinischen Forschungsergebnissen, aktualisierten Richtlinien und internen Dokumentationen macht es fast unmöglich, die für einen bestimmten Patienten zu einem bestimmten Zeitpunkt relevanten Informationen zu finden – Ärzte verbringen mittlerweile 36,2 Minuten pro 30-minütigem Besuch mit der Suche in elektronischen Patientenakten, einschließlich der Dokumentation nach Feierabend.
- Personalfluktuation und Wissensverlust: Wenn ein erfahrener Kliniker das Unternehmen verlässt, geht sein unschätzbares implizites Wissen – das nicht schriftlich festgehalten ist – oft mit ihm verloren.
- Widerstand gegen die Einführung: Ihre Mitarbeiter im Gesundheitswesen sind bereits überlastet. Es ist verständlich, dass sie sich gegen die Einführung eines weiteren Systems in ihren Workflow wehren, es sei denn, der Wert ist sofort und eindeutig erkennbar.
Diese Herausforderungen sind nicht unüberwindbar, erfordern jedoch einen bewussten Ansatz. Die Lösung kann nicht einfach ein weiteres tool sein, sondern muss eine intelligentere Arbeitsweise sein, die sich nahtlos in den bestehenden Flow Ihres Teams einfügt und das Auffinden von Informationen schneller macht als die derzeit verwendeten Workarounds.
Best Practices für das Wissensmanagement im Gesundheitswesen
Erfolgreiches Wissensmanagement im Gesundheitswesen bedeutet nicht, ein einziges, magisches Tool zu kaufen. Es geht darum, Gewohnheiten zu entwickeln und Systeme zu implementieren, die das Freigeben und Finden von Wissen für Ihre vielbeschäftigten Teams zum einfachsten Weg machen.
Zentralisieren Sie klinische Protokolle und Richtlinien
Uneinheitliche Dokumentation ist der Feind einer konsistenten, hochwertigen Versorgung. Wenn Ihre Protokolle an mehreren Speicherorten gespeichert sind – hier auf einem gemeinsamen Laufwerk, dort auf einer veralteten Intranet-Seite, in einem physischen Ordner auf der Station –, verlassen sich Ihre Mitarbeiter standardmäßig auf ihr Gedächtnis oder fragen Kollegen. Dies führt zu unnötigen Schwankungen und Risiken in Ihrer klinischen Praxis.
Die Lösung besteht darin, eine einzige Quelle für alle klinischen Richtlinien, Vorschriften und Verfahren zu schaffen. Dieses zentrale Repository muss leicht durchsuchbar sein, über eine klare Versionskontrolle verfügen und in Echtzeit aktualisiert werden, damit Ihre Mitarbeiter immer sicher sein können, dass sie auf den aktuellsten Standard zugreifen. Diese Zentralisierung hat auch den großen Vorteil, dass sie die Einhaltung von Vorschriften vereinfacht, da Auditoren ein einziges organisiertes System überprüfen können, anstatt Dokumente in mehreren Abteilungen zu suchen.
Sehen Sie sich diese praktische Anleitung an, um die wesentlichen Schritte zum Aufbau einer internen Wissensdatenbank zu lernen, die Ihr Gesundheitsteam tatsächlich nutzen wird.
Ermöglichen Sie den Wissensaustausch zwischen Teams in Echtzeit.
Das Gesundheitswesen ist rund um die Uhr in Betrieb, und Informationen müssen nahtlos über Schichten, verschiedene Standorte und Fachbereiche hinweg fließen. Statische Dokumentation in einem Ordner reicht nicht aus. Ihre Teams benötigen dynamische Möglichkeiten, um Erkenntnisse auszutauschen, aufkommende Probleme zu kennzeichnen und wichtige Zusammenhänge in Echtzeit zu kommunizieren.
Anstatt separate Prozesse zu schaffen, integrieren Sie den Wissensaustausch direkt in Ihre bestehenden Workflows. Das könnte beispielsweise so aussehen:
- Strukturierte Übergabevorlagen: Stellen Sie sicher, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen, wenn eine Schicht die Arbeit der anderen übernimmt.
- Vorlage für die Übergabe des Projekts: Stellen Sie sicher, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen, wenn eine Schicht von einer anderen übernommen wird.
- Gemeinsame Listen mit eingebetteter Dokumentation: Verknüpfen Sie ein bestimmtes Protokoll direkt mit der Aufgabe der Verabreichung einer Behandlung.
- Kollaborative Räume: Schaffen Sie einen Ort, an dem Teams neue Trends oder wiederkehrende Probleme erfassen und diskutieren können.
Das Ziel besteht darin, die Kluft zwischen dem Besitz von Wissen und dessen Weitergabe zu verringern, sodass es zu einem natürlichen Bestandteil der Arbeitsabläufe wird.
Bauen Sie Silos zwischen Abteilungen ab
Im Gesundheitswesen gibt es oft aus legitimen Gründen Silos. Verschiedene Abteilungen haben unterschiedliche Systeme, Workflows und Informationsbedürfnisse. Wenn Ihre klinischen, operativen und administrativen Teams jedoch nicht ohne Weiteres Wissen freigeben können, verliert die gesamte Organisation die Sichtbarkeit auf Muster, die sich sowohl auf die Patientenversorgung als auch auf die Gesamteffizienz auswirken.
Sie können funktionsübergreifende Sichtbarkeit schaffen, ohne dass alle ihre spezialisierten Systeme aufgeben müssen. Dies kann bedeuten, dass gemeinsame Workspaces für interdisziplinäre Projekte eingerichtet werden, beispielsweise für die Planung einer neuen Dienstleistungssparte. Es kann auch bedeuten, dass standardisierte Verfahren zur Bereitstellung relevanter Informationen für alle Abteilungen geschaffen werden, um sicherzustellen, dass das in einem Bereich erworbene Wissen auch für andere, die es möglicherweise benötigen, auffindbar ist.
Wie ClickUp das Wissensmanagement im Gesundheitswesen unterstützt
Die Umsetzung dieser Best Practices erfordert eine Plattform, die Ihre Dokumentations-, Kollaborations- und Suchfunktionen an einem Ort zusammenführt – ohne die ohnehin schon anspruchsvollen Workflows Ihres Teams noch komplexer zu machen. Beenden Sie den frustrierenden Kreislauf aus Arbeits- und Kontextflut, der Gesundheitsorganisationen plagt. ClickUp fungiert als konvergierter Arbeitsbereich – eine einzige, einheitliche Plattform, auf der Projekte, Dokumente, Unterhaltungen und Analysen zusammengeführt werden – auf der Ihre Teams Wissen zentralisieren, in Echtzeit zusammenarbeiten und Informationen sofort finden können.
Einheitlicher Workspace für Dokumentation und Zusammenarbeit
Ihre klinischen Protokolle befinden sich in einem System, Ihre Projektpläne für einen neuen Gebäudeteil in einem anderen und die Kommunikation Ihres Teams findet in einem dritten System statt. Diese Fragmentierung bedeutet, dass Sie ständig zwischen verschiedenen Apps wechseln müssen und dabei zwangsläufig Informationen verloren gehen. Beenden Sie dieses Chaos mit einem einheitlichen Workspace, der alles zusammenführt.
Erstellen Sie mit ClickUp Docs einen zentralen Ort für alle Ihre klinischen Protokolle, SOPs, Schulungsmaterialien und Betriebsdokumentationen.
Im Gegensatz zu eigenständigen Dokumententools bleibt das Wissen in ClickUp mit den ClickUp-Aufgaben und -Projekten verknüpft, die es unterstützt. Das bedeutet, dass ein Protokoll-Dokument direkt mit dem Workflow verbunden werden kann, auf den es sich bezieht, und so zu einem aktiven Bestandteil Ihrer Abläufe wird.
Ihre Teams können dank Echtzeit-Zusammenarbeit Dokumente gleichzeitig bearbeiten, Kommentare zur Klarstellung hinterlassen und Dokumente direkt in ihre Workflows einbetten. So wird sichergestellt, dass Ihre Protokolle aktiv genutzt und auf dem neuesten Stand gehalten werden. Mit der flexiblen Hierarchie von ClickUp können Sie all dieses Wissen intuitiv organisieren.
- Bereiche: Verwenden Sie Spaces für Ihre wichtigsten Abteilungen oder Funktionen, wie „Klinischer Betrieb“ oder „Verwaltung“.
- Ordner: Verwenden Sie innerhalb eines Spaces Ordner, um verwandte Projekte oder Dokumentkategorien zu gruppieren, z. B. „Compliance-Audits“ oder „Onboarding-Materialien“.
- Listen: Ordner enthalten Listen, die spezifische, umsetzbare Aufgaben zu diesem Wissensbereich enthalten.
Diese Struktur ermöglicht es Ihrer Gesundheitsorganisation, Wissen nach Abteilung, Funktion oder Projekt zu organisieren und gleichzeitig die für eine effektive Zusammenarbeit erforderliche funktionsübergreifende Sichtbarkeit zu gewährleisten.
KI-gestützte Suche über Aufgaben, Dokumente und Kommentare hinweg
Sie wissen, dass die Antwort auf eine Frage irgendwo in Ihrem System zu finden ist, aber Sie können sie nicht finden. Sie haben wertvolle Minuten damit verschwendet, nach „Infektionskontrolle“, „IC-Protokoll“ und „Richtlinien zum Händewaschen“ zu suchen, ohne Erfolg. Das kostet viel Zeit und stellt ein potenzielles Sicherheitsrisiko dar.
Lösen Sie das Problem „Ich weiß, dass wir das irgendwo dokumentiert haben“ ein für alle Mal mit ClickUp Brain. Dieses Feature bietet eine KI-gestützte Suche, die Alles in Ihrem Arbeitsbereich abdeckt – Aufgaben, Dokumente, Kommentare und mehr –, sodass Ihr Team in Sekundenschnelle Antworten finden kann.
Darüber hinaus können Benutzer mit dem Talk-to-Text-Feature von ClickUp Brain MAX ihre Notizen auch unterwegs protokollieren.
Finden Sie relevante Informationen, auch wenn Sie die genaue Terminologie nicht kennen – ClickUp Brain versteht den Kontext und natürliche Sprache. Für noch schwerer zu findende Informationen führt ClickUp Enterprise Search eine gründlichere Suche in Ihrem gesamten Workspace durch und findet Wissen, das tief in alten Aufgaben oder archivierten Dokumenten verborgen ist.
Ihre Teams im Gesundheitswesen benötigen keine weiteren Unterlagen, sondern einen schnelleren Zugriff auf die richtigen Unterlagen zum richtigen Zeitpunkt. Mit ClickUp Brain können Sie sofort auf die gesamte Wissensdatenbank Ihrer Einrichtung zugreifen und diese nutzen.
Sichere Zugriffskontrollen für Compliance-fähige Teams
Sie müssen Informationen zentralisieren, sind aber zu Recht besorgt über Verstöße gegen die HIPAA-Vorschriften und Prüfpfade. Wie können Sie Wissen mit den richtigen Personen freigeben, ohne es versehentlich den falschen Personen zugänglich zu machen? Allzu oft führt die Angst vor einem Verstoß gegen die Compliance dazu, dass Informationen so streng gesperrt werden, dass sie unbrauchbar sind, oder dass Teams auf unsichere Workarounds wie den Versand sensibler Daten per E-Mail zurückgreifen.
Erstellen Sie mit den detaillierten Berechtigungskontrollen von ClickUp ein Wissensmanagementsystem, das sowohl zugänglich als auch sicher ist. Sie können genau festlegen, wer bestimmte Inhalte anzeigen, bearbeiten oder freigeben darf, sodass Ihre Daten stets geschützt sind.
Wissen in bessere Versorgung umwandeln
Effektives Wissensmanagement im Gesundheitswesen bedeutet nicht, Ihrem Team ein weiteres System aufzubürden. Es geht darum, die Fragmentierung zu beseitigen, die das Auffinden wichtiger Informationen so schwierig macht. Wenn Ihre klinischen Leitlinien, Betriebsabläufe und institutionellen Kenntnisse alle in einem durchsuchbaren, kollaborativen Space gespeichert sind, verbringen Ihre Teams weniger Zeit mit der Suche und mehr Zeit mit der Versorgung. 🤩
Die Kosten verstreuten Wissens sind nicht nur Ineffizienz – sie betreffen auch die Patientensicherheit, die Überlastung des Personals und das Compliance-Risiko. Organisationen, die ihren Erfolg bei der Zentralisierung und Verbindung ihres Wissens festigen, schaffen eine solide Grundlage für bessere Ergebnisse in allen wichtigen Metriken.
Da im Gesundheitswesen immer mehr Daten anfallen und die Koordinationsherausforderungen immer komplexer werden, werden diejenigen Organisationen erfolgreich sein, die Wissensmanagement als unverzichtbare Infrastruktur betrachten und nicht als Nebensache.
Sind Sie bereit, das Wissen Ihres Gesundheitsteams zu bündeln? Starten Sie noch heute kostenlos mit ClickUp.
Häufig gestellte Fragen
In Dokumentenarchiven werden Dateien gespeichert, aber ein Wissensmanagementsystem macht sie auffindbar, mit Verbindungen verbunden und nutzbar. Der entscheidende Unterschied besteht darin, ob Informationen passiv in Ordnern gespeichert sind oder aktiv dann und dort verfügbar sind, wenn Ihre Teams sie am dringendsten benötigen.
Ja, insbesondere Plattformen wie ClickUp, die Dokumentation, Aufgabenmanagement und KI-gestützte Suche an einem Ort vereinen. Diese Tools fungieren als leistungsstarke Wissensmanagementsysteme, indem sie Informationen direkt mit der Arbeit verknüpfen, die sie unterstützen, was effektiver ist als ein eigenständiges System.
Die KI-gestützte Suche versteht Kontext und Absicht und kann so relevante Informationen auch dann anzeigen, wenn Benutzer die genauen Schlüsselwörter oder Dokumenttitel nicht kennen. Dies reduziert den Zeitaufwand für Ärzte und Mitarbeiter bei der Suche nach Protokollen, Richtlinien oder früheren Entscheidungen erheblich und verbessert sowohl die Effizienz als auch die Genauigkeit.