Möchten Sie die wichtigste Regel kennenlernen, um Zeit bei Ihrer Arbeit zu sparen? Erfinden Sie das Rad nicht neu. Übersetzung: Erledigen Sie dieselbe Aufgabe nicht zweimal – auch wenn die zweite Runde von einer anderen Person fertiggestellt wird.
Wenn Projekte zwischen zwei oder mehr Personen (ganz zu schweigen von zwei oder mehr Abteilungen) übergeben werden, besteht immer die Gefahr von doppelten Aufgaben. Und doppelte Workloads bringen keinerlei Vorteile.
Stattdessen sind beide Seiten frustriert, weil ihre Zeit, ihre Talente und ihre Energie anderweitig hätten genutzt werden können. Und das Projektteam oder der Projektmanager verliert sich in einer Flut von Doppelarbeit.
Wie können Sie das vermeiden?
Ganz einfach: Sie erstellen die perfekte Projektübergabe zwischen den Parteien und stellen so sicher, dass diejenigen, die in Zukunft an einem Projekt arbeiten, genau wissen, was in der Vergangenheit bereits fertiggestellt wurde. Um all das zu erledigen, benötigen Sie eine Vorlage für die Projektübergabe.
Was ist eine Vorlage für die Projektübergabe?
Eine Vorlage für die Projektübergabe enthält alle Details eines Projekts oder einer Rolle, sodass es (wie der Name schon sagt) einfach von einer Partei an eine andere übergeben werden kann.
Eine Vorlage für die Projektübergabe fasst den Projektumfang, die zu erbringenden Leistungen, Fristen, Prozesse und Verfahren sowie weitere Anweisungen auf leicht verständliche Weise zusammen. Die Checkliste für die Projektübergabe hat zwei Ziele:
- Sie verhindern Doppelarbeit und geben einen Überblick über alle Projektdetails, die noch zu erledigen sind oder bereits erledigt wurden, um das Projekt abzuschließen.
- Mit einem soliden Projektübergabedokument sparen Sie dem Unternehmen (und Ihrem Projektmanager) Zeit und Ressourcen. Anstatt unzählige Meetings zur Erörterung des Projektübergabeprozesses anzusetzen, können die wichtigsten Beteiligten einfach auf die Projektübergabenotizen zurückgreifen.
Die besten Projektübergabedokumente sind prägnant, genau und kooperativ – so ermöglichen sie einen reibungslosen Übergang. Alle Übergabenotizen sollten alle Projektdetails enthalten, um Verwirrung zwischen den Parteien und doppelte Workloads zu vermeiden.
Laut einer Umfrage von Zippia, einer Website, die Arbeitssuchende über die Unternehmenskultur informiert, haben 50 % der Mitarbeiter 1–3 Stunden Meetings pro Woche, und 20 % halten diese Meetings für Zeitverschwendung. Durch die Auswahl der richtigen Vorlage für die Projektübergabe, die alle notwendigen Informationen, Aufgaben und Prioritäten für ein Projekt enthält, reduzieren Sie die Notwendigkeit unnötiger Meetings.
Kostenlose Vorlagen für die Projektübergabe für einen reibungslosen Übergang
Die richtige Vorlage für die Projektübergabe verhindert Projektblockaden, legt Prioritäten fest und erstellt einen Notfallplan für neue oder bestehende Mitglieder des Teams. Im Folgenden finden Sie sieben Vorlagen für die Projektübergabe in Ihrem Unternehmen, die Sie unbedingt ausprobieren sollten.
1. ClickUp-Vorlage für die Projektübergabe
Sie übergeben ein Projekt von einer Abteilung an eine andere? Mit der Projektübergabe-Vorlage von ClickUp stellen Sie sicher, dass keine Chancen verpasst werden.
Diese Vorlage für einen Projektübergabereport kann individuell an Ihr Unternehmen angepasst werden, da oben Platz für Ihren Firmennamen, Ihr Logo, Ihren Slogan und Ihre Kontaktdaten vorhanden ist. Geben Sie zunächst den Projektnamen und den Verfasser (d. h. die Person, die den Bericht ausfüllt) an, gefolgt von einer kurzen Beschreibung des Projekts.
Von dort aus taucht die Vorlage in alle Aspekte des Projekts ein und verhindert so Verwirrung über Abteilungsgrenzen hinweg. Der Abschnitt „Übergabe-Teilnehmer” bietet Platz für ein Foto, den Namen und die Beschreibung der Rolle jedes Mitarbeiters des Projekts.
Der Abschnitt „Anforderungen“ enthält eine besonders praktische Zeitleiste, in der Sie jede Aufgabe, die für diese Aufgabe zuständige Abteilung und die zugehörige Frist für alle Maßnahmen auflisten können, die vor einer Übergabe erforderlich sind. Schließlich können Teammitglieder oder ein Projektmanager im Abschnitt „Übergabeaufgaben“ alle fertiggestellten Aktivitäten für das Projekt protokollieren und so Doppelarbeit vermeiden.
2. ClickUp-Vorlage für Standardarbeitsanweisungen zur Projektübergabe
Seien wir ehrlich: Die Personen, die einem Projekt zugewiesen sind, bleiben nicht immer dieselben. Die Fluktuation von Mitarbeitern ist einfach Teil der Geschäftstätigkeit. Wenn Sie neue Mitglieder des Teams einstellen, möchten Sie, dass diese so schnell wie möglich eingearbeitet werden und auf den neuesten Stand gebracht werden.
Die Verwendung einer Vorlage für Standardarbeitsanweisungen (SOP) stellt sicher, dass neue Mitarbeiter verstehen, was sie in einer bestimmten Rolle zu erledigen haben und wie sie es tun müssen. Die SOP-Vorlage für die Projektübergabe von ClickUp bietet klare und einheitliche Richtlinien, sodass alle Mitarbeiter einen standardisierten Ansatz für das Abschließen von Aufgaben befolgen und somit das Risiko von Fehlern verringern.
Um neuen Mitarbeitern zu helfen, ihre Rolle und Aufgaben zu verstehen, füllen Sie den Abschnitt „Umfang“ mit verschiedenen Aspekten der ihnen zugewiesenen Aufgaben aus. Skizzieren Sie dann im Abschnitt „Vorgehensweise“ standardisierte Prozesse, komplett mit nummerierten Schritten und Bildern (falls dies für das Projektteam hilfreich ist).
Geben Sie Ihren Kollegen schließlich die Tools an die Hand, die sie für ihren Erfolg benötigen, indem Sie Links zu den erforderlichen Ressourcen (wie Ordnern, Aufgaben und/oder Dateien) verknüpfen und einen Abschnitt mit häufig gestellten Fragen (FAQ) ausfüllen.
Bonus-Tipp: Erfahren Sie, wie ClickUp mit seinen Wissensmanagement-Funktionen bei der Verwaltung wichtiger Projektdokumente und -dateien helfen kann.
3. ClickUp-Vorlage für Schichtwechselberichte
Wenn Sie eine Gruppe von Mitarbeitern leiten, die in Schichten arbeiten, kann eine Vorlage für Übergabedokumente Ihnen jede Woche unzählige Stunden Arbeit ersparen. Um die Produktivität beim Schichtwechsel zu erhalten, nutzen Sie die Vorlage für Schichtwechselberichte von ClickUp.
Ein Projektübergabeplan für Schichtwechsel enthält eine detaillierte Darstellung der Ereignisse während der vorherigen Schicht und umreißt die Prioritäten für die kommende Schicht. Diese Vorlage kann für praktisch jedes stundenbasierte Geschäft von unschätzbarem Wert sein, von Krankenhäusern und Pflegeheimen bis hin zu Cafés und Autowaschanlagen.
Ein Schichtwechselbericht sollte täglich – pardon, mehrmals täglich – verwendet werden, wobei oben das Datum, die Beginn- und Endzeiten der Schicht, der Ort und der Vorgesetzte anzugeben sind. Bei Bedarf kann der Abschnitt „Mitarbeiterinformationen” ausgefüllt werden, sodass jedes Teammitglied seinen eigenen Bericht vorlegt.
Der Abschnitt „Aufgaben und Verantwortlichkeiten“ enthält eine detaillierte Aufstellung aller Aufgaben, Unteraufgaben, Mitarbeiterverantwortlichkeiten und den Status jeder Aufgabe, sodass jeder Kollege bei Arbeitsbeginn seine wichtigsten Prioritäten kennt. Nutzen Sie schließlich den Abschnitt „Herausforderungen und Empfehlungen“, um etwaige Hindernisse für die Aufgaben des Tages zu besprechen.
4. ClickUp-Vorlage für den Änderungsmanagement-Plan
Ein guter Manager sorgt dafür, dass die gesamte Organisation effizienter läuft – indem er Aufgaben zuweist, Verantwortlichkeiten delegiert und Prioritäten für das restliche Team festlegt. Die Vorgesetzten im Unternehmen überwachen alle Aspekte des Änderungsmanagements – die Anpassung an sich ändernde Prioritäten, den Übergang von Projekten und sogar die Fluktuation von Mitarbeitern.
Bereiten Sie Manager mit der Vorlage für den Plan zum Änderungsmanagement von ClickUp auf den Erfolg vor. Die vorgefertigte Vorlage unterteilt die Projektübergänge in drei Phasen (die jedoch an Ihre individuelle Organisation oder Ihr Projektteam angepasst werden können).
In Phase 1 ermitteln Manager, welche Änderungen erforderlich sind, um einen Übergang des Projekts vorzubereiten. In Phase 2 übertragen Manager das Projekt von einer Abteilung in eine andere und legen einen Kommunikationsplan, wichtige Ereignisse und einen Plan zum Umgang mit Widerständen fest. In Phase 3 werden schließlich das Feedback der Stakeholder gesammelt, Erfolge gefeiert und Lücken für zukünftige Übergänge identifiziert.
Mit über 100 vorgefertigten Automatisierungen zur Auswahl hilft diese Vorlage für das Änderungsmanagement dabei, Aufgaben automatisch zuzuweisen, Kommentare zu veröffentlichen und Status zu verschieben, wodurch Sie wertvolle Zeit in der Arbeitswoche sparen.
Darüber hinaus unterstützt die Vorlage Manager dabei, jedes Projekt mit einem leicht verständlichen Farbcodierungssystem, einer Tabelle mit Spalten für alle relevanten Informationen und Fortschrittsleisten für verschiedene Schritte auf Kurs zu halten.
5. ClickUp-Vorlage für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, möchten Sie, dass dieser so schnell wie möglich zu den Projekten des Unternehmens beiträgt. Leider kann ein mangelnder Plan den Einarbeitungsprozess um Wochen (wenn nicht sogar Monate) verzögern.
Um den Einarbeitungsprozess zu verkürzen und die Produktivität neuer Mitarbeiter zu steigern, nutzen Sie die Vorlage für die Mitarbeitereinarbeitung von ClickUp. Diese Vorlage enthält einen detaillierten Workflow, beginnend mit dem ersten Arbeitstag eines Mitarbeiters. Die detaillierte Liste unterteilt den Einarbeitungsprozess in wöchentliche Prioritäten, sodass die neuen Teammitglieder jede Aufgabe nach und nach abhaken können.
Dieser Fortschrittsbericht für neue Mitarbeiter lässt sich ganz einfach an Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung benutzerdefiniert anpassen. Erwägen Sie, jede Aufgabe durch Hinzufügen von Unteraufgaben zu erweitern (Beispiel: Die Aufgabe „HR-Dokumente ausfüllen” umfasst Unteraufgaben für Gesundheitsleistungen, 401(k)-Beiträge und Steuerabzüge). Oder fügen Sie Anhänge, Unterschriften von Vorgesetzten, Fristen oder Notizen hinzu, um den Onboarding-Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten.
6. ClickUp-Gantt-Vorlage für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess hängt nicht nur davon ab, dass der neue Mitarbeiter schnell einarbeitet. Er hängt auch davon ab, dass alle Team-Mitglieder – selbst diejenigen, die schon seit Jahren für das Unternehmen arbeiten – als eine produktive Einheit zusammenarbeiten.
Es braucht wirklich ein ganzes Dorf, um einen neuen Mitarbeiter auf Erfolgskurs zu bringen, wobei Mitarbeiter aus den Bereichen Personalwesen, Recht und Sicherheit zusammenarbeiten müssen. Daher muss der Übergabeprozess und der gesamte Wissenstransfer an einen neuen Mitarbeiter auf der Ebene der Geschäftsleitung oder der Führungskräfte überwacht werden – und genau hier kommt die Gantt-Vorlage für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter von ClickUp ins Spiel.
Diese Vorlage erstellt einen optimierten Übergangsplan für neue Mitarbeiter auf Organisationsebene. Mit dem Gantt-Diagramm erhält jede Abteilung (d. h. Personalwesen, Rechtsabteilung, Sicherheit und Schulung) einen eigenen Ordner, in dem die Aufgaben an die einzelnen Mitarbeiter delegiert werden. Jede Person erhält einen eigenen Fortschrittsbalken, der eine Übersicht über die fertiggestellten Projektleistungen bietet .
Beispielsweise könnte ein Personalmanager dafür verantwortlich sein, Hintergrundüberprüfungen abzuschließen, ein I-9-Formular auszufüllen, die amtlichen ID-Karten der neuen Mitarbeiter zu überprüfen und die erforderlichen Formulare für Sozialleistungen einzureichen. Unterdessen ist jemand aus der Abteilung für Sicherheit oder Technik dafür verantwortlich, den Login des neuen Mitarbeiters, seine Anwendung für die Zeiterfassung und seinen Schlüsselkartenzugang einzurichten.
Mit einer so detaillierten Vorlage verhindern Sie Doppelarbeit und unterstützen neue Teammitglieder maximal.
Bonus: Vorlagen für die Übergabe von Bauprojekten!
So wählen Sie die beste Vorlage für die Übergabe des Projekts aus
Eine erfolgreiche Vorlage für die Projektübergabe verringert Verwirrung, Frustration und Ressourcenverschwendung im Zusammenhang mit einem bestimmten Projekt.
Um die beste Vorlage für die Übergabe des Projekts für Ihr Unternehmen auszuwählen, stellen Sie sich folgende Fragen:
- Wer wird die Vorlage verwenden? Wird diese Vorlage von einer einzelnen Person, einer Abteilung oder dem Team der Geschäftsleitung verwendet? Das Verständnis der Beteiligten ist entscheidend für die Wahl des richtigen Layouts für die Übergabe des Projekts.
- Welche Tools benötigen Sie? Benötigen Sie einen Kalender mit den zu erbringenden Leistungen, eine Möglichkeit zum Anhängen wichtiger Dokumente, oder ein Mittel für die visuelle Nachverfolgung des Fortschritts? Wenn Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Tools zur Prozessabbildung und deren Verwendung verstehen, können Sie die richtige Vorlage auswählen.
- Welches Layout ist am einfachsten zu verstehen? Benötigen Sie eine Checkliste, eine Tabelle, einen Kalender oder einen Workflow? Viele Vorlagen bieten zwar mehrere anpassbare Ansichten, aber wenn Sie wissen, welches Layout am besten geeignet ist, können Sie das Projekt am effizientesten durchführen.
Verhindern Sie Verluste an Produktivität mit Vorlagen für die Übergabe des Projekts
Um ein Projekt effizient am Laufen zu halten, sind mehrere bewegliche Teile erforderlich. Wenn Schichten enden, neue Mitarbeiter hinzukommen, Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder sich das Management ändert, möchten Sie, dass alles ohne Unterbrechungen weiterläuft.
Die richtige Vorlage für die Projektübergabe kann dazu beitragen, die Produktivität des Teams abteilungsübergreifend zu steigern. Ganz gleich, ob Sie mit einer der vielen Übergabevorlagen von ClickUp beginnen oder eine Vorlage von Grund auf neu erstellen – Sie können Aufgaben und Unteraufgaben zuweisen, einen Kalender mit Fristen erstellen, den Fortschritt in Echtzeit verfolgen und wichtige Dokumente nahtlos übergeben.
Mit ClickUp können Sie Ansichten, Felder, Überschriften oder Texte ganz einfach an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Und mit über 1.000 Integrationen, die Ihnen zur Verfügung stehen, können Sie jedes Projekt effektiv verwalten.
Sind Sie bereit zu sehen, wie ClickUp Ihr Unternehmen effizienter machen kann? Probieren Sie es noch heute kostenlos aus.