Möchten Sie die Nummer eins der Regeln kennen, um im Arbeitsalltag Zeit zu sparen? Erfinden Sie das Rad nicht neu. Übersetzt: Erledigen Sie dieselbe Aufgabe nicht zweimal - auch wenn die zweite Runde von einer anderen Person abgeschlossen wird.
Wenn Projekte zwischen zwei oder mehreren Personen (geschweige denn zwischen zwei oder mehreren Abteilungen) aufgeteilt werden, besteht immer die Gefahr, dass Aufgaben doppelt ausgeführt werden. Und doppelte Workloads bringen keinerlei Vorteile mit sich.
Stattdessen sind beide Parteien frustriert, weil ihre Zeit, ihre Talente und ihre Energie anderweitig hätten eingesetzt werden können. Und das Projektteam oder der Projektleiter verliert sich in einem Wust von doppelter Arbeit.
Wie kann man dies also zu erledigen?
Ganz einfach: Sie erstellen die perfekte Projektübergabe zwischen den Parteien, um sicherzustellen, dass diejenigen, die in Zukunft an einem Projekt arbeiten, genau wissen, was in der Vergangenheit abgeschlossen wurde. Um all das zu erledigen, benötigen Sie eine Vorlage für die Projektübergabe.
Was ist eine Vorlage für die Projektübergabe?
Eine Vorlage für die Projektübergabe enthält alle Details eines Projekts oder einer Rolle, so dass es (wie der Name schon sagt) leicht von einer Partei an die andere übergeben werden kann.
Eine Vorlage für die Übergabe eines Projekts beschreibt die umfang des Projekts , Leistungen, Fristen, prozesse und Verfahren und andere Anweisungen in leicht verdaulicher Form. Das Ziel einer Checkliste für die Projektübergabe ist ein zweifaches:
- Sie verhindert doppelte Arbeit und gibt einen Überblick über alle Projektdetails, die noch zu erledigen sind oder bereits erledigt wurden, um das Projekt abzuschließen
- Sie spart dem Unternehmen (und Ihrem Projektleiter) Zeit und Ressourcen durch ein solides Projektübergabedokument. Anstatt unzählige Meetings zur Besprechung des Projektübergabeprozesses anzusetzen, können die Schlüsselakteure einfach auf die Notizen zur Projektübergabe zurückgreifen
Gemeinsames Erkennen und Bearbeiten, Hinzufügen von Kommentaren und Einbetten von Links in ClickUp Docs
Die besten Projektübergabedokumente sind kurz, präzise und kollaborativ - sie ermöglichen einen reibungslosen Übergang. Alle Notizen zur Projektübergabe sollten alle Projektdetails enthalten, um Verwirrung zwischen den Parteien und doppelte Workloads zu vermeiden.
Laut einer umfrage von Zippia , einer Website, die Stellensuchende über die Unternehmenskultur auf dem Laufenden hält, haben 50 % der Mitarbeiter 1-3 Stunden pro Woche mit Meetings zu tun, und 20 % halten diese Meetings für Zeitverschwendung. Durch die Auswahl der richtigen Vorlage für die Projektübergabe, die alle notwendigen Informationen, Aufgaben und Prioritäten für ein Projekt abschließt, verringern Sie den Bedarf an unnötigen Meetings.
Wie man die beste Vorlage für die Projektübergabe auswählt
Eine erfolgreiche Vorlage für die Projektübergabe verringert Verwirrung, Frustration und verschwendete Ressourcen im Zusammenhang mit einem bestimmten Projekt.
Um die beste Vorlage für die Projektübergabe für Ihr Unternehmen auszuwählen, sollten Sie sich diese Fragen stellen:
- Wer wird die Vorlage verwenden? Wird diese Vorlage von einer einzelnen Person, einer Abteilung oder dem Führungsteam verwendet? Das Verständnis der Beteiligten ist der Schlüssel zur Wahl des richtigen Layouts für die Übergabe des Projekts
- Welche tools brauchen Sie? Brauchen Sie einen Kalender mit den zu erbringenden Leistungen, eine Möglichkeit, wichtige Dokumente anzuhängen, oder ein Mittel zur visuellen Nachverfolgung des Fortschritts? Verstehen Sie dieprocess mapping tools zur Verfügung stehen und wie sie zu verwenden sind, wird Ihnen helfen, die richtige Vorlage auszuwählen
- Welches Layout ist am einfachsten zu verstehen? Brauchen Sie eine Checkliste, eine Tabelle, einen Kalender oder einen Workflow? Viele Vorlagen bieten zwar mehrere anpassbare Ansichten, aber wenn Sie wissen, welches Layout am besten geeignet ist, können Sie die effizienteste Lösung findenausführung des Projekts ## 7 kostenlose Vorlagen für die Projektübergabe für einen einfachen Übergang
Die richtige Vorlage für die Projektübergabe verhindert Projektblockaden, legt Prioritäten fest und erstellt einen Plan für Eventualitäten für neue oder bestehende Mitglieder des Teams. Im Folgenden finden Sie sieben Vorlagen für die Übergabe von Projekten in Ihrem Unternehmen, die Sie unbedingt ausprobieren sollten.
1. ClickUp Vorlage für die Übergabe von Projekten
ClickUp Vorlage für die Übergabe eines Projekts
Übergeben Sie ein Projekt von einer Abteilung an eine andere? Stellen Sie sicher, dass keine Gelegenheiten verpasst werden mit dem Einsatz von ClickUp's Vorlage für die Projektübergabe .
Diese Vorlage für einen Projektübergabebericht kann individuell an Ihr Unternehmen angepasst werden und bietet Platz für Ihren Firmennamen, Ihr Logo, Ihren Slogan und Ihre Kontaktdaten am oberen Rand. Geben Sie zu Beginn den Namen des Projekts und des Verfassers (d. h. der Person, die den Bericht ausfüllt) an, gefolgt von einer kurzen Beschreibung des Projekts.
Danach geht die Vorlage auf alle Aspekte des Projekts ein, um Verwechslungen über Abteilungsgrenzen hinweg zu vermeiden. Der Abschnitt "Übergabeteilnehmer" bietet Platz für ein Foto, den Namen und die Beschreibung der Rolle jedes Mitarbeiters im Projekt.
Der Abschnitt "Anforderungen" bietet eine besonders praktische Zeitleiste, in der Sie jede Aufgabe, die für diese Aufgabe zuständige Abteilung und die zugehörige Frist für alle vor der Übergabe erforderlichen Maßnahmen auflisten. Der Abschnitt "Übergangsaufgaben" schließlich ermöglicht es Teammitgliedern oder einem Projektmanager, alle abgeschlossenen Aktivitäten für das Projekt zu protokollieren und so doppelte Arbeit zu vermeiden. Diese Vorlage herunterladen
2. ClickUp Projekt Übergabe SOP Vorlage
ClickUp Projekt Übergabe SOP Vorlage
Lassen Sie uns den Tatsachen ins Auge sehen: Die Mitarbeiter, die einem Projekt zugewiesen werden, bleiben nicht immer dieselben. Die Fluktuation von Mitarbeitern gehört zum Betrieb eines Geschäfts einfach dazu. Wenn Sie neue Mitglieder in Ihr Team aufnehmen, möchten Sie sie so schnell wie möglich einarbeiten und auf den neuesten Stand bringen.
Mit einer Vorlage für Standardarbeitsanweisungen (SOP) stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeiter wissen, was sie in der jeweiligen Rolle zu erledigen haben und wie sie es tun sollen. ClickUp's SOP-Vorlage für die Projektübergabe bietet klare und konsistente Richtlinien, so dass alle Mitarbeiter einen standardisierten Ansatz für das Abschließen von Aufgaben befolgen und somit das Risiko von Fehlern verringern.
Um neuen Mitarbeitern zu helfen, ihre Rolle und Verantwortlichkeiten zu verstehen, füllen Sie den Abschnitt "Umfang" mit verschiedenen Aspekten der ihnen zugewiesenen Aufgaben aus. Skizzieren Sie dann im Abschnitt "Verfahren" standardisierte Prozesse, abgeschlossen mit nummerierten Schritten und Bildern (falls für das Projektteam hilfreich).
Geben Sie Ihren Kollegen schließlich die Tools an die Hand, die sie für ihren Erfolg benötigen, indem Sie auf die erforderlichen Ressourcen (wie Ordner, Aufgaben und/oder Dateien) verlinken und einen Abschnitt mit häufig gestellten Fragen (FAQ) ausfüllen. Diese Vorlage herunterladen
3. ClickUp Vorlage für den Bericht über den Schichtwechsel
ClickUp Vorlage für den Schichtwechselbericht
Wenn Sie eine Gruppe von Mitarbeitern leiten, die in Schichten arbeiten, kann eine Vorlage für ein Übergabedokument unzählige Stunden pro Woche einsparen. Damit die Produktivität nicht nachlässt, wenn eine Schicht endet und die nächste beginnt, nutzen Sie die folgenden Vorteile ClickUp's Vorlage für den Schichtwechselbericht .
Ein Plan für die Übergabe eines Projekts bei Schichtwechsel liefert ein detailliertes Konto über die Vorgänge während der letzten Schicht und zeigt die Prioritäten für die kommende Schicht auf. Diese Vorlage kann für praktisch jedes stundenweise arbeitende Geschäft von unschätzbarem Wert sein, von Krankenhäusern und Pflegeheimen bis hin zu Cafés und Autowaschservices.
Ein Schichtwechselbericht sollte täglich - entschuldigen Sie, mehrmals täglich - verwendet werden, wobei oben das Datum, die Anfangs- und Endzeiten der Schicht, der Speicherort und der Vorgesetzte angegeben werden. Falls erforderlich, kann der Abschnitt "Mitarbeiterinformationen" ausgefüllt werden, so dass jedes Mitglied des Teams seinen eigenen Bericht erstellt.
Der Abschnitt "Schichtaufgaben und Zuständigkeiten" enthält ein detailliertes Konto mit allen Aufgaben, Unteraufgaben, Zuständigkeiten der Mitarbeiter und dem Status der einzelnen Aufgaben, so dass jeder Kollege weiß, welche Prioritäten er hat, wenn er seine Arbeit aufnimmt. Schließlich können Sie im Abschnitt "Herausforderungen und Empfehlungen" alle Hindernisse für die Aufgaben des Tages besprechen. Diese Vorlage herunterladen
4. ClickUp Vorlage für einen Change Management Plan
ClickUp Vorlage für einen Plan zum Änderungsmanagement
Ein guter Manager sorgt dafür, dass die gesamte Organisation effizienter läuft - er weist Aufgaben zu, delegiert Verantwortung und setzt Prioritäten für den Rest des Teams. Vorgesetzte im Unternehmen beaufsichtigen alle aspekte des Änderungsmanagements -Anpassung an sich ändernde Prioritäten, Übergangsprojekte und sogar Mitarbeiterwechsel.
Erfolgreiche Einstellungen für Manager mit ClickUp's Vorlage für einen Change Management Plan . Die sofort einsatzbereite Vorlage unterteilt die Übergänge im Projekt in drei Phasen (die jedoch erweitert werden können, um sie an Ihr Unternehmen oder Ihr Team anzupassen).
In Phase 1 ermitteln die Manager, welche Änderungen erforderlich sind, um einen Projektübergang vorzubereiten. In Phase 2 verlagern die Manager das Projekt von einer Abteilung in eine andere und legen einen Kommunikationsplan, wichtige Ereignisse und einen Plan für das Widerstandsmanagement fest. In Phase 3 schließlich wird das Feedback der Beteiligten eingeholt, Erfolge werden gefeiert und Lücken für künftige Übergänge werden identifiziert.
Mit 100+ vorgefertigte Automatisierungen zur Auswahl, diese vorlage für das Änderungsmanagement hilft bei der automatischen Zuweisung von Aufgaben, dem Verfassen von Kommentaren und dem Verschieben von Status und spart so wertvolle Zeit in der Arbeitswoche.
Außerdem gibt die Vorlage Managern die Möglichkeit, jedes Projekt mit einem leicht verständlichen, farbcodierten System und einem Ansicht der Tabelle mit Spalten für alle relevanten Informationen und Leisten für die verschiedenen Schritte. Diese Vorlage herunterladen
5. ClickUp Vorlage für die Einarbeitung von Mitarbeitern
ClickUp Vorlage für das Onboarding von Mitarbeitern
Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, möchten Sie, dass dieser so schnell wie möglich zu den Projekten des Unternehmens beiträgt. Leider kann ein Mangel an Planung den Einarbeitungsprozess um Wochen (wenn nicht Monate) verzögern.
Um den Onboarding-Prozess zu verkürzen und die Produktivität neuer Mitarbeiter zu steigern, sollten Sie folgende Maßnahmen ergreifen ClickUp's Vorlage für das Onboarding von Mitarbeitern . Diese Vorlage bietet einen detaillierten Workflow, der mit dem ersten Arbeitstag eines Mitarbeiters beginnt. Die aufgeschlüsselte Liste gliedert den Onboarding-Prozess in wöchentliche Prioritäten, so dass die neuen Mitglieder des Teams jede Aufgabe nach und nach abhaken können.
Dieser Bericht über die Fortschritte des neuen Mitarbeiters lässt sich leicht benutzerdefiniert an Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung anpassen. Erwägen Sie, die einzelnen Aufgaben durch Unteraufgaben zu erweitern (Beispiel: Die Aufgabe "Ausfüllen der Personalunterlagen" umfasst Unteraufgaben für Gesundheitsleistungen, 401(k)-Beiträge und Steuerabzüge). Oder fügen Sie Anhänge, Unterschriften von Vorgesetzten, Fristen oder Notizen hinzu, um den Onboarding-Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten. Diese Vorlage herunterladen
6. ClickUp Gantt-Vorlage für die Einarbeitung von Mitarbeitern
ClickUp Employee Onboarding Gantt Vorlage
Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess hängt nicht nur davon ab, dass der neue Mitarbeiter auf Touren kommt. Er hängt auch davon ab, dass alle Mitglieder des Teams - auch diejenigen, die schon seit Jahren für das Unternehmen arbeiten - als eine produktive Einheit zusammenarbeiten.
Um einen neuen Mitarbeiter zum Erfolg zu führen, braucht es ein ganzes Dorf, in dem Mitarbeiter aus der Personalabteilung, der Rechtsabteilung und den Teams für Sicherheit zusammenarbeiten. Daher müssen der Übergabeprozess und der gesamte Wissenstransfer an einen neuen Mitarbeiter auf der Ebene des Direktors oder der Geschäftsleitung überwacht werden - und genau hier liegt die Aufgabe ClickUp's Gantt-Vorlage für die Einarbeitung von Mitarbeitern kommt ins Spiel.
Mit dieser Vorlage wird ein optimierter Plan für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter auf Organisationsebene erstellt. Mit dem Gantt-Diagramm erhält jede Abteilung (z. B. Personalabteilung, Rechtsabteilung, Sicherheit und Schulung) einen eigenen Ordner mit Aufgaben, die an jeden Mitarbeiter delegiert werden. Jeder Mitarbeiter erhält seine eigene Leiste mit den Fortschritten, die einen Überblick über die abgeschlossenen Aufgaben bietet projektleistungen bietet. Ein Beispiel: Ein Personalleiter könnte für das Abschließen von Background Checks, das Ausfüllen des Formulars I-9, die Überprüfung der ID des neuen Mitarbeiters und das Ausfüllen der erforderlichen Formulare für Sozialleistungen zuständig sein. In der Zwischenzeit ist jemand aus der Sicherheits- oder Technikabteilung für die Einstellung des neuen Mitarbeiters, die Zeiterfassung und den Zugang mit der Keycard zuständig.
Mit einer solch detaillierten Vorlage können Sie doppelte Arbeit vermeiden und gleichzeitig neue Mitglieder Ihres Teams optimal unterstützen. Diese Vorlage herunterladen
7. ClickUp Employee Exit SOP Vorlage
ClickUp Employee Exit SOP Vorlage
Projektübergaben finden nicht nur statt, wenn ein neuer Mitarbeiter zu Ihrem Team stößt. Sie finden auch statt, wenn jemand Ihr Team verlässt.
Mit ClickUp's Employee Exit SOP Vorlage können Sie alle notwendigen Projektinformationen eines ausscheidenden Mitarbeiters sammeln und so Produktivitätseinbußen verhindern. Mit der Ansicht des Kalenders können Sie das Austrittsgespräch des Mitarbeiters planen, während die ClickUp Dokumente feature können Sie alle notwendigen Unterlagen sammeln, speichern und verwalten.
Diese vorlage für die Nachfolgeplanung ermöglicht einen nahtlosen Wissenstransfer und verhilft einem neuen Mitglied des Teams zum Erfolg. Sie können den Status des Projekts für alle delegierten Aufgaben erfassen, eine Checkliste mit den wichtigsten Aufgaben und Informationen erstellen und den anderen Mitgliedern des Teams Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen. Mit dieser praktischen Vorlage können Sie Folgendes festlegen ziele für das Projekt für Neueinstellungen und für einen reibungslosen Ablauf im Unternehmen. Diese Vorlage herunterladen
ClickUp Vorlage für die Übergabe von Projekten zur Vermeidung von Produktivitätseinbußen
Um ein Projekt effizient am Laufen zu halten, bedarf es vieler beweglicher Teile. Wenn Schichten enden, neue Mitarbeiter eingestellt werden, Mitarbeiter gehen oder das Management wechselt, möchten Sie, dass die Dinge ohne Unterbrechungen weiterlaufen.
Die richtige Vorlage für die Projektübergabe kann dazu beitragen, die Produktivität des Teams über Abteilungsgrenzen hinweg zu steigern. Unabhängig davon, ob Sie mit einer der vielen Übergabevorlagen von ClickUp beginnen oder von Grund auf neu erstellen, können Sie Aufgaben und Unteraufgaben zuweisen, einen Kalender mit Terminen erstellen, den Fortschritt in Echtzeit verfolgen und eine nahtlose Übergabe wichtiger Dokumente vornehmen.
Mit ClickUp können Sie Ansichten, Felder, Überschriften oder Texte ganz einfach an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Und mit über 1.000 Integrationen zu Ihrer Verfügung, können Sie jedes Projekt effektiv verwalten.
Sind Sie bereit zu sehen, wie ClickUp Ihre Organisation effizienter machen kann? Testen Sie es noch heute kostenlos .