Teams versinken in einer Flut von Informationen. Der durchschnittliche Wissensarbeiter wechselt fast 1.200 Mal am Tag zwischen verschiedenen Apps hin und her.
Das bedeutet, dass Sie täglich fast 50 Minuten bis 1,8 Stunden damit verbringen, in Dokumenten, beim Chatten und in Datenbanken nach Antworten zu suchen.
Sehen Sie das Problem? Wichtige Informationen sind über verschiedene Systeme verstreut, die nicht miteinander kommunizieren. Herkömmliche Suchfunktionen können diese Verbindungen nicht herstellen. Sie suchen nach Übereinstimmungen und geben eine Liste mit Links zurück.
Die Lösung: Deep Search. Diese Funktion versteht die Absicht hinter Ihrer Frage, erstellt Verbindungen zwischen verwandten Konzepten in Ihrer gesamten Arbeit und liefert klare, umsetzbare Antworten.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen, was „Deep Search“ ist, wie sie die Art und Weise verändert, wie Teams Informationen finden, und wie sie Ihnen hilft, weniger Zeit mit der Suche zu verbringen und mehr Zeit damit, Ihre Arbeit voranzubringen.
Was ist Deep Search?
Die Deep Search ist ein KI-gestützter Ansatz für die Enterprise-Suche, der fortschrittliche LLM-Suchmaschinen und große Sprachmodelle nutzt, um die Bedeutung und Absicht hinter einer Frage zu verstehen.
Sie gleicht nicht nur einzelne Schlüsselwörter ab. Mithilfe künstlicher Intelligenz versteht sie Zusammenhänge, Beziehungen und Konzepte. Anschließend extrahiert sie relevante Informationen und wichtige Erkenntnisse aus vernetzten Datenquellen, wie beispielsweise umfangreichen Dokumentensammlungen.
Um zu verstehen, warum dies wichtig ist, ist es hilfreich, die Deep Search mit der herkömmlichen, auf Schlüsselwörtern basierenden Suche zu vergleichen. Hier sind die Unterschiede zwischen beiden:
| Feature | Herkömmliche Stichwort Suche | KI-gestützte Tiefensuche |
| Suchmethode | Findet exakte Übereinstimmungen mit Suchbegriffen und Phrasen | Versteht Suchabsicht, Kontext und Semantik |
| Ergebnisse | Eine Liste mit Links/Dateien, in denen die Schlüsselwörter vorkommen | Stellt eine Antwort mit Quellenangaben zusammen |
| Kontextverständnis | Niedrig. Suchanfragen werden isoliert behandelt. | Hoch. Versteht den Kontext des Projekts, der Person und der Unterhaltung |
| Umgang mit Mehrdeutigkeiten | Schlecht. „Apple“ könnte eine Frucht oder ein Unternehmen sein. | Stark. Leitet die Bedeutung aus der Rolle des Benutzers und den jüngsten Aktivitäten ab |
| Komplexität der Abfragen | Ideal für einfache, sachliche Recherchen | Hervorragend geeignet für komplexe, mehrteilige Fragen |
| Lernen | Liefert bei derselben Abfrage dieselben Ergebnisse | Verbessert sich durch Nutzung und Feedback |
Die Stichwortsuche funktioniert gut, wenn Sie genau wissen, wonach Sie suchen, aber die erweiterte Suche hilft Ihnen, wenn Sie es nicht wissen. Dieser Unterschied besteht, weil die meisten Fragen in der Arbeit nicht eindeutig oder isoliert sind. Sie lauten etwa so:
- „Was wurde bezüglich dieses Projekts beschlossen?“
- „Warum haben wir die Zeitleiste geändert?“
- „Was steht dieser Aufgabe im Weg?“
- „Hat jemand dieses Problem bereits gelöst?“
Die Beantwortung dieser Fragen erfordert Kontext, Hintergrundwissen und Interpretation – also eine intelligente Suche. Durch semantisches Verständnis ermöglicht die erweiterte Suche die Verbindung von miteinander in Zusammenhang stehenden Diskussionen, Entscheidungen und Dokumenten, selbst wenn diese nicht genau dieselben Wörter verwenden.
Das macht sie so „tiefgreifend“.
Dieser Unterschied wird deutlich, sobald Sie eine konkrete Frage aus dem Arbeitsalltag stellen. Wenn Sie also fragen: „Was für einen Status hat die Atlas-Einführung?“, nutzt die Deep Search große Sprachmodelle, um Folgendes zu verstehen:
- „Atlas“ ist ein Projektname, keine Karte
- „Status“ bezieht sich wahrscheinlich auf die aktuelle Phase, Hindernisse und den nächsten Meilenstein.
- Die Antwort findet sich über verschiedene Aufgaben, Zeitleisten, aktuelle Kommentare und Ziel-Dokumente hinweg
Anstatt Sie auf die Suche durch einen breiten Bereich von Tools zu schicken, erstellt die Deep Search eine Verbindung zwischen den Signalen mithilfe fortschrittlicher KI zu einer einzigen, verwertbaren Antwort.
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So funktioniert Deep Search
Die Deep Search versteht, wie Aufgaben, Dokumente, Unterhaltungen und Entscheidungen miteinander verknüpft sind. In der Praxis bedeutet das:
Komplexe Fragen aufschlüsseln
Die meisten Fragen in der Arbeit sind vielschichtig. Sie beinhalten mehrere Ziele, Annahmen und versteckte Folgefragen.
Wenn Sie beispielsweise fragen: „Fasse das Feedback aus dem Beta-Test zusammen und nenne die Prioritäten für V2“, behandelt die erweiterte Suche dies nicht als einzelne Abfrage.
Sie zerlegt die Frage in ihre einzelnen Bestandteile, findet dann relevante Quellen und extrahiert mithilfe fortschrittlicher KI die aussagekräftigsten Informationen:
- Finden Sie alle relevanten Feedback-Dokumente, Umfrageergebnisse und Kommentare, die mit „Beta“ gekennzeichnet sind.
- Erkennen Sie gemeinsame Themen, Stimmungen und Verbesserungsvorschläge
- Vergleichen Sie dies mit der V2-Produkt-Roadmap und den Sprint-Plänen
- Verweben Sie beides zu einer Zusammenfassung dessen, „was wir gehört haben“ und „was wir zu erledigen haben“.
Dadurch sparen Sie Zeit, die Sie sonst mit der manuellen Suche verbringen würden – selbst wenn Sie bereits über einen gut organisierten Workflow für das Dokumentenmanagement verfügen.
💡 Profi-Tipp: Formulieren Sie Ihre Suchabfragen konkret. Anstatt „Projekt-Updates“ zu suchen, fragen Sie lieber: „Welche Hindernisse hat das Design-Team diese Woche gemeldet?“ Mehr Kontext führt zu besseren Ergebnissen.
📮 Was Teams ausbremst, ist nicht die Arbeit, sondern die endlose Suche
Mitarbeiter verbringen fast 30 % ihres Arbeitstages damit, in verschiedenen Tools nach Info zu suchen. Erfahren Sie, wie die Unternehmenssuche von ClickUp BrainGPT Info aus Aufgaben, Dokumenten, Kommentaren und Apps an einem Ort zusammenführt, damit Teams schneller mit der Arbeit beginnen können.
Antworten aus verschiedenen Quellen zusammenführen
Arbeitskontexte sind selten an einem einzigen Ort zu finden. Eine einzelne Entscheidung kann sich beispielsweise auf ein Dokument, einen Kommentar zu einer Aufgabe, ein Meeting-Protokoll und eine Folge-Nachricht im Chat verteilen.
Bei der herkömmlichen Suche werden die einzelnen Informationen separat gefunden, und es bleibt Ihnen überlassen, die Verbindungen herzustellen.
Deep Search erledigt diese Arbeit für Sie. Es ruft relevante Informationen aus allen verbundenen Quellen ab: Dokumente, Aufgaben, Chats, E-Mails und sogar verknüpfte Google Drive- oder OneDrive-Dateien.
Dabei wird keine Liste dieser Quellen angezeigt. Das System liest sie, identifiziert die wichtigsten Punkte und fasst sie zu einer einzigen, schlüssigen Antwort zusammen, die in klarer Sprache verfasst ist und zur Überprüfung Verweise auf die Originalinhalte enthält. Sehen Sie sich hier einen vernetzten Workflow in Aktion an. 👇🏼
🔔 Kleine Erinnerung: Die Deep Search funktioniert nur so gut wie Ihre Daten. Veraltete Dokumente, Duplikate und eine unübersichtliche Struktur führen zu unübersichtlichen Ergebnissen. Regelmäßige Audits des Inhalts und richtig konfigurierte Wissensmanagement-Software sorgen dafür, dass die Suche sinnvoll funktioniert.
Wofür Sie die Deep Search nutzen können
Umfassende Suchtools wie Enterprise AI Search kommen am besten zum Einsatz, wenn die gesuchte Antwort nicht in einer einzelnen Datei zu finden ist, sondern sich durch die gesamte Arbeit Ihres Teams zieht.
Zu den Anwendungsfällen der Deep Search gehören unter anderem 👇
1. Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Die ersten Wochen in einer neuen Rolle fühlen sich oft wie eine Informationslawine an. Sie müssen den neuen Mitarbeitern keine lange Liste mit Links geben und darauf hoffen, dass sie die Verbindungen selbst erkennen.
Sie können einfache Suchanfragen stellen.
📌 Beispiel: Was sind unsere Best Practices für die Durchführung eines Kickoff-Meetings mit Clients?
Die Deep Search fasst die genehmigte Meeting-Vorlage zusammen, hebt aktuelle Beispiele für erfolgreiche Kick-offs hervor und stellt Ratschläge aus früheren Diskussionen darüber in den Vordergrund, was sich bewährt hat.
🏅 Das Ergebnis? Neue Mitglieder des Teams arbeiten sich schneller ein, da sie aus konkreten Ergebnissen lernen und nicht aus veralteten Ordnern oder Erklärungen aus zweiter Hand.
👀 Wussten Sie schon? Wenn Wissen hauptsächlich in Unterhaltungen statt in Dokumenten gespeichert ist, neigen Unternehmen dazu, alle 12 bis 18 Monate dieselben Entscheidungen zu treffen, da sich die Teams ändern.
2. Vorbereitung auf Bewertungen
Leistungsbeurteilungen können manchmal zu Gedächtnistests werden. Führungskräfte versuchen, monatelange Arbeit anhand von verstreuten Notizen, halb vergessenen Erfolgen und den Unterlagen, die gerade zur Hand sind, zu rekonstruieren.
Die Deep Search ändert das. Ein Manager kann Fragen stellen wie:
- Was waren die wichtigsten Schlüsselbeiträge dieser Person im letzten Quartal?
- Welche Projekte haben sie geleitet oder vorangebracht?
- Welches Feedback haben sie bei den verschiedenen Aufgaben und Diskussionen erhalten?
Das System fasst Signale aus Aufgaben, Kommentaren, Projektaktualisierungen und Dokumentationen zusammen, um eine fundierte Zusammenfassung der Auswirkungen zu liefern.
🏅 Ergebnis: Bewertungen werden fairer, fundierter und weitaus weniger abhängig von der „Recency-Bias“.
👀 Wussten Sie schon? Wissenschaftliche Untersuchungen zur Informationsgewinnung zeigen, dass Menschen dieselbe Abfrage mehrfach umformulieren, weil sie nicht wissen, wie sie sie „richtig“ stellen sollen. Systeme, die die Absicht hinter der Abfrage interpretieren, reduzieren dieses Hin und Her.
3. Projektprüfungen
Nehmen wir an, Sie erstellen sechs Monate nach der Produkteinführung einen umfassenden Bericht. Das Problem dabei ist, dass sich niemand mehr daran erinnert, warum Schlüssel-Entscheidungen getroffen wurden.
Wenn sich Audits auf das Gedächtnis stützen, entstehen häufig Lücken. Die Deep Search schließt diese Lücken, indem sie den Entscheidungsprozess des Projekts über Zeitleisten, Abhängigkeiten und Unterhaltungen hinweg rekonstruiert.
Prüfer und Projektleiter können Fragen stellen wie:
- Wo hat sich der Umfang geändert, und wer hat dies genehmigt?
- Welche Abhängigkeiten haben zu Verzögerungen oder Nacharbeiten geführt?
- Welche Risiken wurden identifiziert, aber nie gemindert?
Die Deep Search greift auf Daten aus Aufgabenverläufen, Statusänderungen, Kommentaren und Begleitdokumenten zurück, um zu zeigen, wie sich das Projekt tatsächlich entwickelt hat – und nicht nur, wie es zusammengefasst wurde.
🏅 Ergebnis: Projektprüfungen konzentrieren sich nicht mehr auf nachträgliche Erklärungen, sondern liefern fundierte Erkenntnisse, die Teams nutzen können, um zukünftige Projekte zu verbessern.
💟 Bonus: Wenn Sie sich über andere Software für die Suche im Unternehmen informieren möchten, haben wir die Vorarbeit bereits für Sie erledigt. 👇
4. Frühere Entscheidungen und deren Kontext finden
Teams erinnern sich oft daran, was beschlossen wurde, vergessen aber warum. Wenn Fragen Monate später wieder auftauchen, ist der Kontext in Notizen zu Meetings, Kommentaren und Nebenunterhaltungen vergraben.
Mit der erweiterten Suche können Sie folgende Fragen stellen:
- Warum haben wir uns für diesen Ansatz entschieden?
- Welche Alternativen wurden diskutiert?
- Wer hat die endgültige Entscheidung genehmigt?
Auf diese Weise erhalten Sie eine konsolidierte Ansicht des Entscheidungsprozesses.
🏅 Ergebnis: Teams und Research-Analysten können mit aktuellen Informationen zuversichtlich voranschreiten.
👀 Wussten Sie schon? Eine Forrester-Studie hat ergeben, dass Mitarbeiter bis zu 30 % ihrer Arbeitswoche allein mit der Suche nach Informationen verbringen. Die Deep Search geht dieses Problem der Produktivität direkt an.
Deep Search vs. Deep Research
„Deep Search“ wird oft mit „Deep Research“ verwechselt.
Sicher, beide basieren auf KI, aber sie lösen ganz unterschiedliche Probleme. Die wichtigsten Unterschiede sind 👇
| Aspect | Deep Search | Deep Research |
| Ziel | Rufen Sie Informationen aus Ihren verbundenen Apps und Dokumenten ab und verschaffen Sie sich einen klaren Überblick darüber, was bereits bekannt ist. | Erforschen Sie ein Thema eingehend und entwickeln Sie neue Ideen, Strategien oder Pläne, die sowohl auf Ihren Daten als auch auf externen Zusammenhängen basieren. |
| Hauptfrage | „Welche Informationen haben wir bereits zu X?“ | „Was müssen wir in Bezug auf X erledigen?“ oder „Welche Auswirkungen hat X?“ |
| Benutzerperspektive | Sie möchten eine bestimmte Antwort oder eine Zusammenfassung Ihrer bekannten Daten | Sie möchten sich eine Meinung bilden, nächste Schritte planen oder neue Ansätze entwickeln |
| Beispiel | „Was waren laut unseren Berichten die drei Hauptgründe für die Kundenabwanderung im letzten Quartal?“ | „Welche neuen Strategien zur Kundenbindung sollten wir im nächsten Quartal auf der Grundlage von Markttrends und unseren Abwanderungsdaten testen?“ |
| Ausgabe | Eine direkte Antwort, die auf konkrete Dokumente, Notizen oder Berichte verweist und genau angibt, woher die Informationen stammen | Eine schriftliche Zusammenfassung, eine Liste mit Ideen oder ein Plan, der interne Daten mit externen Zusammenhängen verknüpft und nächste Schritte vorschlägt |
| Umfang der Informationen | Beschränkt auf Ihren Workspace und verknüpfte Apps wie Salesforce | Nutzt Ihre internen Daten sowie umfassendes KI-Wissen und öffentlich zugängliche Informationen, um neue Möglichkeiten aufzuzeigen |
| Verwendungszweck | Sich in ein Projekt einarbeitenDokumentierte Prozesse findenBelege für Berichte zusammenstellenEine sachliche Frage zu früheren Arbeiten beantworten | Ideen für Kampagnen entwickeln, Abschnitte eines Strategieplans entwerfen, Hypothesen zum Testen aufstellen, neue Marktchancen erschließen |
Kurz gesagt: Eine tiefgehende Suche liefert Ihnen das, was Sie bereits wissen, sodass Sie keine Zeit mit der Suche nach Fakten verschwenden. Eine tiefgehende Recherche hilft Ihnen dabei, anhand sowohl Ihrer Daten als auch von Online-Quellen herauszufinden, was als Nächstes zu erledigen ist.
📮 ClickUp Insight: Mehr als die Hälfte der Befragten nutzt täglich drei oder mehr tools und hat damit mit „ App-Wildwuchs “ und verstreuten Workflows zu kämpfen.
Auch wenn es sich vielleicht produktiv und geschäftig anfühlt, geht Ihr Kontext einfach zwischen den verschiedenen Apps verloren – ganz zu schweigen vom Energieaufwand, den das Tippen mit sich bringt.
BrainGPT bringt alles unter einen Hut: Sprechen Sie einmal, und Ihre Updates, Aufgaben und Notizen landen genau dort in ClickUp, wo sie hingehören. Kein Umschalten mehr, kein Chaos mehr – nur noch nahtlose, zentralisierte Produktivität.
So nutzen Sie die Deep Search in ClickUp
Nachdem Sie nun gesehen haben, was die Deep Search leisten kann, lautet die nächste Frage: Wie lassen Sie sie in Ihren Workflow integrieren?
Man kann sie nicht einfach ein- und ausschalten. Sie funktioniert am besten, wenn sie Teil der tools ist, die Ihr Team bereits nutzt. Dort, wo Projekte, Dokumente, Unterhaltungen und Ziele zusammenlaufen.
Lernen Sie ClickUp kennen, den weltweit ersten konvergenten KI-Workspace.
Sie integriert die KI-Suche in jeden Bereich Ihrer Arbeit und hilft Ihnen so, Antworten zu finden und darauf zu reagieren, ohne den Workspace verlassen zu müssen. Sie verhindert unnötige Arbeitsausbreitung, indem sie Ihre gesamte Arbeit auf einer einzigen Plattform bündelt.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie das geht 👀
Durchsuchen Sie jeden Winkel Ihrer Arbeitswelt
Die Enterprise-Suche von ClickUp wurde entwickelt, um Antworten aus allen Quellen zu finden, mit denen Ihr Team arbeitet.
Die Suche umfasst:
- ClickUp-Elemente und -Objekte, darunter Aufgaben, Dokumente, Whiteboards, Dashboards, Chat, Spaces, Ordner, Listen und Anhänge
- Integrationsobjekte von Drittanbietern, wie beispielsweise Dokumente, Webquellen, Tabellen, Präsentationen, PDFs und Ordner aus verbundenen tools, die Sie im Alltag nutzen
Was indexiert wird, hängt von den Zugriffsrechten ab. Wenn der Benutzer, der eine Verbindung einrichtet, die Daten in einem verbundenen tool sehen kann und es sich um einen unterstützten Objekttyp handelt, werden diese durchsuchbar. Dadurch wird sichergestellt, dass die Ergebnisse korrekt, berechtigungsabhängig und relevant bleiben.
So erleichtert sie Ihnen das Leben. 😎
Da sich Ihre gesamte Arbeit bereits in ClickUp befindet, bietet die Enterprise-Suche eine umfassende Suche und Echtzeit-Sichtbarkeit über Ihren gesamten Workspace hinweg.
Über „ClickUp Brain“, den integrierten KI-Assistenten, steht Ihnen außerdem eine erweiterte Suchfunktion zur Verfügung. So nutzen Sie sie 👇
- Öffnen Sie „ClickUp AI“ in der ClickUp-Symbolleiste
- Wählen Sie im Abschnitt „Suche“ des Modells die Auswahl „Deep Search“ aus.
- Geben Sie Ihre komplexe Frage in natürlicher Sprache ein und drücken Sie die Eingabetaste
Anschließend können Sie außerdem die folgenden Schritte unternehmen 👇
- Kopieren: Kopieren Sie den Text, um ihn manuell an einem anderen Speicherort einzufügen. Sie können auch jeden beliebigen Teil des generierten Textes manuell kopieren.
- Aufgabe erstellen: Erstellen Sie anhand der Antwort eine Aufgabe
- Dokument erstellen: Erstellen Sie aus der Antwort ein Doc- oder PDF-Dokument
- Versuchen Sie es erneut: Diese Auswahl führt zu einer leicht abweichenden Antwort.
- Gefällt mir oder gefällt mir nicht: Bewerte die Antwort positiv oder negativ, um uns dabei zu helfen, ClickUp AI zu verbessern.
Erhalten Sie kontextreiche Antworten auf Ihre Fragen
ClickUp Brain wurde entwickelt, um den unkontrollierten Ausbau von KI-Lösungen zu verhindern, indem Intelligenz direkt in Ihre Workflows eingebettet wird.
Diese kontextbezogene KI versteht Ihre Arbeit, Ihre Tools, Ihre Unternehmensdaten und Ihren Kontext.
Wenn Sie also BrainGPT fragen: „Was bremst dieses Projekt?“, erhalten Sie Hindernisse, die mit konkreten Aufgaben, relevanten Daten, Abhängigkeiten und Eigentümern verknüpft sind.
Analysieren Sie komplexe Daten aus verschiedenen Datenquellen
Brain vereint mehrere externe KI-Modelle und Datenquellen und fungiert dabei als Koordinationsschicht.
Sie müssen nicht zwischen ChatGPT, Claude, Gemini und verschiedenen Laufwerken hin- und herwechseln, um auf unterschiedliche Funktionen zuzugreifen. Das System wählt das für die jeweilige Aufgabe passende Modell aus und stützt jede Antwort auf die Daten in Ihrem Workspace.
Suchen per Sprachbefehl durchführen
Das Tippen ist nicht immer die schnellste Art zu suchen, besonders wenn einem mitten in einem Meeting oder beim Durchsehen von Arbeitsergebnissen Ideen kommen. Mit „Talk to Text“ von ClickUp BrainGPT können Sie Suchanfragen durchführen und Fragen stellen, ohne den Flow zu unterbrechen.
Sie können ganz natürlich sprechen, und BrainGPT wandelt Ihre Eingabe in eine kontextbezogene Abfrage um, die Aufgaben, Dokumente, Unterhaltungen und verknüpfte Daten durchsucht.
💡 Profi-Tipp: Ermutigen Sie Ihre Teams, die Suche wie ein gemeinsames Gedächtnis zu behandeln. Bringen Sie ihnen bei, Tags hinzuzufügen, Titel zu aktualisieren und FAQs beizusteuern, damit sich das System kontinuierlich verbessert. Die Suche ist nur so intelligent wie die Menschen, die sie mit Informationen füttern.
🚀 Der ClickUp-Vorteil: Die ClickUp-Super-Agenten gehen bei der erweiterten Suche noch einen Schritt weiter – vom Finden von Antworten bis zum Ergreifen von Maßnahmen.
Super-Agenten können:
- Behalten Sie Ihren Workspace kontinuierlich im Blick
- Erkennen Sie Muster, Risiken oder fehlende Informationen
- Als Auslöser für mehrstufige Aktionen dienen die gefundenen Ergebnisse
Beispiel: Ein „Super Agent“ kann ins Stocken geratene Projekte, fehlende Genehmigungen oder ungelöste Hindernisse überwachen und diese dann automatisch aufzeigen oder vordefinierte Maßnahmen ergreifen.
Sehen Sie sich dieses Video an, um mehr über Super Agents zu erfahren 👇
Best Practices für die Deep Search in Teams
Befolgen Sie diese Best Practices, um den größtmöglichen Wert aus der KI-gestützten Enterprise-Suche zu ziehen ⭐
1. Konzentrieren Sie sich auf die richtigen Fragen
Die erweiterte Suche ist besonders leistungsstark in großen Workspaces mit vielen Daten und bei komplexen, mehrstufigen Suchvorgängen. Wenn Sie eine einzelne Datei benötigen oder eine einfache, ortsspezifische Frage haben, ist die Verwendung der Standard-KI-Eingabeaufforderung oder eines Speicherorts-Filters schneller.
Denken Sie daran, dass die Deep Search am besten funktioniert, wenn Entscheidungen, Aktualisierungen und Ergebnisse dort dokumentiert werden, wo die Arbeit tatsächlich stattfindet. Je übersichtlicher Ihr System of Record ist, desto genauer werden Ihre Antworten sein.
2. Stellen Sie natürliche Fragen
Formulieren Sie Ihre Suche so, wie Sie einen Kollegen fragen würden, der sich mit der Arbeit auskennt.
❌ Eingabe von „Q3-Budget“
✅ Probieren Sie es aus: „Was waren die drei Gründe für die Budgetumschichtung im dritten Quartal für das Marketing-Team?“
Je mehr Kontext Sie angeben, desto besser ist die Antwort.
3. Verfolgen Sie die Folgemaßnahmen
Wenn die erweiterte Suche Folgefragen vorschlägt, nutzen Sie diese. Sie helfen Ihnen dabei, Ihre Suche zu verfeinern, ohne von vorne beginnen zu müssen, sodass Sie tiefer in die Materie einsteigen und sich ein umfassendes Bild verschaffen können.
4. Überprüfen und handeln
Überprüfen Sie die Quellen, die die Deep Search anzeigt, um sicherzustellen, dass sie relevant und korrekt sind. Nutzen Sie die Erkenntnisse anschließend, indem Sie eine Aufgabe erstellen, ein Dokument anlegen oder eine Notiz machen.
5. Ausschlüsse festlegen
Wenn es Informationen gibt, die Sie nicht benötigen, weisen Sie Deep Search an, diese zu ignorieren.
📌 Beispiel: Mit „Marketing-Aufgaben ausschließen“ oder „Daten aus den Jahren 2023 bis 2025“ sorgen Sie dafür, dass Ihre Suchergebnisse relevant bleiben.
6. Erwähne das Ausgabeformat
Wenn Sie eine Liste, eine Zusammenfassung oder eine priorisierte Reihenfolge benötigen, fragen Sie danach. Das könnte beispielsweise so lauten: „Listen Sie die fünf größten Risiken des Projekts auf, geordnet nach Schweregrad.“ Das spart Zeit und erleichtert es, auf die Suchergebnisse zu reagieren.
7. Lange Inhalte zusammenfassen
Wenn die Ergebnisse lange Dokumente oder Threads enthalten, bitten Sie ClickUp BrainGPT, diese zusammenzufassen. Das spart Zeit, stellt sicher, dass keine wichtigen Details übersehen werden, und hilft Ihnen, sich auf Ihre Arbeit zu konzentrieren, anstatt alles selbst durchlesen zu müssen.
🔔 Freundliche Erinnerung: Sie benötigen nicht immer eine umfassende, tiefgehende Suche in Ihrem gesamten Workspace.
Mit ClickUp können Sie KI von überall aus nutzen – direkt in einer Aufgabe, einem Dokument, einem Kommentar oder einem Space –, wenn Ihre Frage mit einer bestimmten Arbeit zusammenhängt. Diese ortsbezogene KI grenzt die Frage automatisch auf das Element ein, das Sie gerade betrachten, sodass die Antworten zielgerichtet und schneller sind.
Verwenden Sie diese Funktion, wenn:
- Sie überprüfen gerade eine Aufgabe und benötigen Hintergrundinformationen zu deren Verlauf oder zu möglichen Hindernissen
- Sie befinden sich in einem Dokument und benötigen eine Erläuterung oder eine Zusammenfassung
- Sie möchten Erkenntnisse zu einem bestimmten Projekt, nicht zum gesamten Workspace
Die Deep Search hilft bei der arbeitsbereichsübergreifenden Suche. Standortbasierte KI ist besser geeignet, wenn der Kontext bereits klar ist und Sie lediglich Antworten benötigen.
Zu beachtende Limite bei der Deep Search
Hier sind einige Limite der erweiterten Suche, die Sie beachten sollten:
1. Richtige Berechtigungen
Die ClickUp Enterprise AI Search sieht nur das, wofür sie die Berechtigung hat. Private Ordner, Spaces oder verbundene Apps werden nur angezeigt, wenn Sie den Zugriff gewähren. Dadurch sind Ihre Daten geschützt, es kann jedoch vorkommen, dass einige Antworten nicht angezeigt werden, wenn sie sich in eingeschränkten Bereichen befinden.
2. Datenqualität
Die Deep Search funktioniert nur mit gut organisierten Dateien und Ordnern. Das bedeutet, dass sie keine „stillen Daten“ auswerten kann – also Informationen, die in nicht vernetzten tools, lokalen Dateien oder Unterhaltungen gespeichert sind. Auch unbenannte Aufgaben, vage Dokumente oder in Chats versteckte Entscheidungen erschweren es der Deep Search, Zusammenhänge herzustellen.
3. Menschliches Urteilsvermögen erforderlich
Die Deep Search führt eine Suche in der Wissensdatenbank durch, zeigt Quellen an und schlägt Verbindungen vor, trifft jedoch keine Entscheidungen. Sie und Ihr Team sind weiterhin dafür verantwortlich, die Ergebnisse zu interpretieren und entsprechend zu handeln.
4. Umfang und Leistung der Abfrage
Komplexe Abfragen können länger dauern, da die Deep Search tiefgreifend scannt. Eine Zusammenfassung von Alles zur Identität Ihrer Marke dauert länger als die Überprüfung der Prioritäten der Teams für diese Woche. Für schnelle Abfragen sind die Standardsuche oder der KI-Chat möglicherweise die schnellere Option.
5. Quellenüberprüfung
KI kann manchmal plausible, aber falsche Informationen generieren. ClickUp Deep Search verringert dieses Risiko, indem die Antworten auf Ihren Workspace abgestützt werden und Quellenlinks angezeigt werden. Überprüfen Sie diese Quellen jedoch immer, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt sind.
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Die Zukunft der Deep Search
Die Deep Search verändert bereits jetzt die Art und Weise, wie Teams Informationen abrufen, doch das ist erst der Anfang. Hier sehen Sie, wohin die Reise geht:
1. Werden Sie vorausschauender und kontextbewusster
Die Deep Search versteht Ihre Rolle, Ihre Aufgaben, Ihren Kalender und die Phase Ihrer Projekte. Sie findet relevante Dokumente, sendet Ihnen Erinnerungen an frühere Entscheidungen und weist auf potenzielle Konflikte hin, bevor diese zu Problemen werden.
2. Durchführen Sie die Automatisierung der Suche nach Antworten und der Berichterstellung
Sie könnten mit einer einzigen Eingabe automatisch ein Projektbriefing auf der Grundlage früherer ähnlicher Arbeiten erstellen oder einen wöchentlichen Statusbericht erhalten, der auf Aufgabenaktualisierungen, Chat-Stimmungen und Dokumentänderungen basiert.
3. Auslöser für Aktionen, nicht nur Antworten
Eine umfassende Suche könnte nicht nur die relevantesten Ergebnisse anzeigen, sondern auch Maßnahmen vorschlagen. So könnte sie beispielsweise eine ins Stocken geratene Genehmigung für Clients kennzeichnen, das Versenden einer Erinnerung anbieten, die Zeitleiste anpassen und das Team mit einem einzigen Klick benachrichtigen.
4. Wissen für jede Rolle individuell anpassen
Anstelle einer generischen Suchleiste lernt die Deep Search Ihre Verhaltensmuster und die Ihrer Teams kennen, um Ihnen genau das Wissen bereitzustellen, das für Sie wichtig ist. Wenn Sie beispielsweise im Marketing tätig sind, könnte sie Sie auf neue Daten zur Kampagnenleistung aufmerksam machen.
5. Schaffen Sie eine Verbindung zwischen der Arbeit auf verschiedenen Plattformen und in verschiedenen Teams
Die Deep Search funktioniert plattformübergreifend und in autorisierten Workspaces, sodass Sie die richtigen Informationen leichter finden können, ganz gleich, wo sie gespeichert sind.
Finden Sie mit der ClickUp Deep Search die Antworten, die in Ihrer Arbeit verborgen sind
Die Suche nach Informationen bei der Arbeit muss Sie nicht ausbremsen.
Verluste in der Produktivität und verzögerte Entscheidungen sind die Folge von Informationen, die in Silos gefangen sind und deren Kontext verstreut ist.
Die Enterprise-Suche von ClickUp versteht den Kontext, komplexe Aufgaben und den Wissensfluss in der täglichen Arbeit. Anstatt Teams dazu zu zwingen, Ordner, Chats und Dashboards zu durchforsten, liefert sie Antworten, die auf Aufgaben, Dokumenten, Unterhaltungen und verbundenen Tools basieren.
Wenn Sie nicht mehr Ihre Arbeitsdateien durchsuchen, sondern diese einfach fragen möchten, was Sie wissen müssen, melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an. Finden Sie die Antworten, die bereits in Ihren Arbeitsdateien verborgen sind.