Teams versinken in Informationen. Der durchschnittliche Wissensarbeiter wechselt fast 1.200 Mal am Tag zwischen verschiedenen Apps.
Das bedeutet, dass sie jeden Tag fast 50 Minuten bis 1,8 Stunden damit verbringen, in Dokumenten, beim Chatten und in Datenbanken nach Antworten zu suchen.
Sehen Sie das Problem? Wichtige Informationen sind über Systeme verteilt, die nicht miteinander kommunizieren. Herkömmliche Suchmaschinen können diese Lücken nicht schließen. Sie suchen nach übereinstimmenden Begriffen und geben eine Liste mit Links zurück.
Die Lösung: Deep Search. Diese Technologie versteht die Absicht hinter Ihrer Frage, baut Verbindungen zwischen verwandten Konzepten in Ihrer Arbeit auf und liefert klare, umsetzbare Antworten.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen, was Deep Search ist, wie es die Art und Weise verändert, wie Teams Informationen finden, und wie es Ihnen hilft, weniger Zeit mit der Suche zu verbringen und mehr Zeit für die Arbeit zu haben.
Was ist Deep Search?
Deep Search ist ein KI-gestützter Ansatz für die Enterprise-Suche, der fortschrittliche LLM-Suchmaschinen und große Sprachmodelle nutzt, um die Bedeutung und Absicht hinter einer Frage zu verstehen.
Sie gleicht nicht nur einzelne Schlüsselwörter ab. Mithilfe künstlicher Intelligenz versteht sie Zusammenhänge, Beziehungen und Konzepte. Anschließend extrahiert sie relevante Informationen und wichtige Erkenntnisse aus verbundenen Datenquellen, wie beispielsweise großen Dokumentensammlungen.
Um zu verstehen, warum dies wichtig ist, ist es hilfreich, die Deep Search mit der herkömmlichen keywordbasierten Suche zu vergleichen. Hier sind die Unterschiede zwischen den beiden:
| Feature | Herkömmliche Stichwortsuche | KI-gestützte Tiefensuche |
| Suchmethode | Genaue Übereinstimmungen mit Schlüsselwörtern und Phrasen | Versteht Suchabsicht, Kontext und Semantik |
| Ergebnisse | Eine Liste mit Links/Dateien, in denen Schlüsselwörter vorkommen | Stellt eine Antwort mit zitierten Quellen zusammen |
| Kontextverständnis | Niedrig. Suchanfragen werden isoliert behandelt. | Hoch. Versteht das Projekt, die Person und den Konversationskontext. |
| Umgang mit Mehrdeutigkeiten | Schlecht. „Apple“ könnte eine Frucht oder ein Unternehmen sein. | Leistungsstark. Leitet Bedeutungen aus der Rolle des Benutzers und den letzten Aktivitäten ab. |
| Komplexität der Abfragen | Am besten geeignet für einfache, sachliche Suchanfragen | Hervorragend geeignet für komplexe, mehrteilige Fragen |
| Lernen | Liefert für dieselbe Abfrage dieselben Ergebnisse. | Verbessert sich mit der Nutzung und durch Feedback |
Die Stichwortsuche funktioniert gut, wenn Sie genau wissen, wonach Sie suchen, aber die Tiefensuche funktioniert, wenn Sie es nicht wissen. Dieser Unterschied besteht, weil die meisten Fragen zur Arbeit nicht klar oder isoliert sind. Sie klingen etwa so:
- „Was wurde zu diesem Projekt beschlossen?“
- „Warum haben wir die Zeitleiste geändert?“
- „Was blockiert diese Aufgabe?“
- „Hat jemand dieses Problem bereits gelöst?“
Die Beantwortung dieser Fragen erfordert Kontext, Hintergrundwissen und Interpretation – also eine intelligente Suche. Semantisches Verständnis ermöglicht eine tiefgehende Suche, um verwandte Diskussionen, Entscheidungen und Dokumente miteinander in Verbindung zu bringen, auch wenn nicht genau dieselben Wörter verwendet werden.
Das macht sie so „tiefgreifend“.
Dieser Unterschied wird deutlich, sobald Sie eine echte Frage zur Arbeit stellen. Wenn Sie also fragen: „Wie ist der Status der Atlas-Einführung?“, verwendet Deep Search große Sprachmodelle, um Folgendes zu verstehen:
- „Atlas“ ist ein Projektname, kein Buch mit Karten.
- „Status“ bezieht sich wahrscheinlich auf die aktuelle Phase, Hindernisse und den nächsten Meilenstein.
- Die Antwort findet sich in Aufgaben, Zeitleisten, aktuellen Kommentaren und Ziel-Dokumenten.
Anstatt Sie auf die Suche in einem breiten Bereich von Tools zu schicken, erstellt Deep Search eine Verbindung der Signale mithilfe fortschrittlicher KI zu einer einzigen, nutzbaren Antwort.
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So funktioniert Deep Search
Die Deep Search versteht, wie Aufgaben, Dokumente, Unterhaltungen und Entscheidungen miteinander verbunden sind. In der Praxis bedeutet das:
Komplexe Fragen aufschlüsseln
Die meisten Fragen in der Arbeit sind vielschichtig. Sie umfassen mehrere Ziele, Annahmen und versteckte Folgefragen.
Wenn Sie eine Frage stellen wie: „Fassen Sie das Feedback aus dem Beta-Test zusammen und nennen Sie uns die Prioritäten für V2“, behandelt die Deep Search dies nicht als eine einzige Suche.
Die Suchfunktion zerlegt die Frage in ihre einzelnen Bestandteile, findet dann relevante Quellen und extrahiert mithilfe fortschrittlicher KI die aussagekräftigsten Informationen:
- Finden Sie alle relevanten Feedback-Dokumente, Umfrageergebnisse und Kommentare, die mit „Beta“ gekennzeichnet sind.
- Identifizieren Sie gemeinsame Themen, Stimmungen und Verbesserungsvorschläge.
- Vergleichen Sie die Informationen mit der V2-Produkt-Roadmap und den Sprint-Plänen.
- Fassen Sie beides in einer Zusammenfassung zusammen, die „was wir gehört haben” und „was wir zu erledigen haben” enthält.
Dadurch sparen Sie Zeit, die Sie sonst für die manuelle Suche aufwenden müssten, selbst wenn Sie über einen gut organisierten Dokumentenmanagement-Workflow verfügen.
💡 Profi-Tipp: Formulieren Sie Ihre Abfragen möglichst konkret. Anstatt „Projekt-Updates“ zu suchen, fragen Sie lieber „Welche Hindernisse hat das Design-Team diese Woche gemeldet?“. Je mehr Kontext Sie angeben, desto besser sind die Ergebnisse.
📮 Was Teams ausbremst, ist nicht die Arbeit, sondern die endlose Suche
Mitarbeiter verbringen fast 30 % ihres Arbeitstages mit der Suche in verschiedenen Tools. Sehen Sie sich an, wie ClickUp BrainGPTs Enterprise-Suche Info aus Aufgaben, Dokumenten, Kommentaren und Apps an einem Ort zusammenführt, damit Teams schneller mit der Arbeit beginnen können.
Zusammenführung von Antworten aus verschiedenen Quellen
Der Arbeitskontext ist selten an einem Ort zu finden. Eine einzelne Entscheidung kann sich über ein Dokument, einen Kommentar zu einer Aufgabe, eine Zusammenfassung des Meetings und eine Folge-Nachricht im Chat erstrecken.
Bei der herkömmlichen Suche werden einzelne Teile gefunden, und Sie müssen die Verbindungen selbst herstellen.
Deep Search übernimmt diese Arbeit für Sie. Es ruft relevante Informationen aus allen verbundenen Quellen ab: Dokumente, Aufgaben, Chats, E-Mails und sogar verknüpfte Google Drive- oder OneDrive-Dateien.
Dabei wird keine Liste dieser Quellen angezeigt. Sie werden gelesen, die wichtigsten Punkte identifiziert und zu einer einzigen, kohärenten Antwort in klarer Sprache zusammengefasst, mit Verweisen auf den Originalinhalt zur Überprüfung. Sehen Sie hier einen vernetzten Workflow in Aktion. 👇🏼
🔔 Freundliche Erinnerung: Die Tiefensuche funktioniert nur so gut wie Ihre Daten. Veraltete Dokumente, Duplikate und eine unordentliche Organisation führen zu unübersichtlichen Ergebnissen. Regelmäßige Prüfungen des Inhalts und eine ordnungsgemäß konfigurierte Wissensmanagement-Software machen die Suche nützlich.
Wofür Sie Deep Search verwenden können
Tiefgreifende Suchtools wie Enterprise AI Search funktionieren am besten, wenn die gewünschte Antwort nicht in einer einzelnen Datei zu finden ist, sondern sich durch die gesamte Arbeit Ihres Teams zieht.
Einige Anwendungsfälle für die Tiefensuche sind 👇
1. Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Die ersten Wochen in einer neuen Rolle fühlen sich oft wie eine Informationslawine an. Sie müssen den neuen Mitarbeitern keine lange Liste mit Links geben und hoffen, dass sie die Verbindungen selbst herstellen.
Sie können einfache Recherchefragen stellen.
📌 Beispiel: Was sind unsere Best Practices für die Durchführung eines Kickoff-Meetings mit Clients?
Die Tiefensuche konsolidiert die genehmigte Vorlage für Meetings, hebt aktuelle erfolgreiche Beispiele für Kick-offs hervor und stellt Ratschläge aus früheren Diskussionen darüber, was gut funktioniert hat, in den Vordergrund.
🏅 Das Ergebnis? Neue Mitglieder des Teams finden sich schneller zurecht, weil sie aus echten Ergebnissen lernen und nicht aus veralteten Ordnern oder Erklärungen aus zweiter Hand.
👀 Wussten Sie schon? Wenn Wissen hauptsächlich in Unterhaltungen statt in Dokumenten gespeichert ist, neigen Unternehmen dazu, alle 12 bis 18 Monate die gleichen Entscheidungen zu wiederholen, wenn sich die Teams ändern.
2. Vorbereitung auf Bewertungen
Leistungsbeurteilungen können manchmal zu Gedächtnistests werden. Manager versuchen, Monate der Arbeit aus verstreuten Notizen, halb vergessenen Erfolgen und zufällig zur Hand befindlichen Unterlagen zu rekonstruieren.
Die Tiefensuche ändert das. Ein Manager kann Fragen stellen wie:
- Was waren die wichtigsten Schlüsselbeiträge dieser Person im letzten Quartal?
- Welche Projekte haben sie geleitet oder vorangebracht?
- Welches Feedback haben sie zu den Aufgaben und Diskussionen erhalten?
Das System fasst Signale aus Aufgaben, Kommentaren, Projektaktualisierungen und Dokumentationen zusammen, um eine fundierte Zusammenfassung der Auswirkungen zu präsentieren.
🏅 Ergebnis: Bewertungen werden fairer, evidenzbasierter und weit weniger abhängig von der Verzerrung durch Aktualität.
👀 Wussten Sie schon? Wissenschaftliche Untersuchungen zur Informationsgewinnung zeigen, dass Menschen dieselbe Abfrage mehrfach umformulieren, weil sie nicht wissen, wie sie sie „richtig” formulieren sollen. Systeme, die Absichten interpretieren, reduzieren dieses Hin und Her.
3. Projektprüfungen
Angenommen, Sie erstellen sechs Monate nach der Produkteinführung einen umfassenden Bericht. Das Problem dabei ist, dass sich niemand mehr daran erinnert, warum Schlüssel-Entscheidungen getroffen wurden.
Wenn Audits auf Erinnerungen basieren, können Lücken entstehen. Deep Search füllt diese Lücken, indem es den Entscheidungsweg des Projekts über Zeitleisten, Abhängigkeiten und Unterhaltungen hinweg rekonstruiert.
Auditoren und Projektleiter können Fragen stellen wie:
- Wo hat sich der Umfang geändert und wer hat dies genehmigt?
- Welche Abhängigkeiten haben zu Verzögerungen oder Nacharbeiten geführt?
- Welche Risiken wurden identifiziert, aber nie gemindert?
Die Tiefensuche zieht Belege aus Aufgabenverläufen, Statusänderungen, Kommentaren und Begleitdokumenten heran, um zu zeigen, wie sich das Projekt tatsächlich entwickelt hat, und nicht nur, wie es zusammengefasst wurde.
🏅 Ergebnis: Projektprüfungen wandeln sich von nachträglichen Erklärungen zu evidenzbasierten Erkenntnissen, die Teams zur Verbesserung zukünftiger Ergebnisse nutzen können.
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4. Frühere Entscheidungen und Zusammenhänge finden
Teams erinnern sich oft daran, was beschlossen wurde, vergessen aber warum. Wenn Fragen Monate später wieder auftauchen, ist der Kontext in Meeting-Notizen, Kommentaren und Nebenachrichten vergraben.
Mit der erweiterten Suche können Sie folgende Fragen stellen:
- Warum haben wir uns für diesen Ansatz entschieden?
- Welche Alternativen wurden diskutiert?
- Wer hat die endgültige Entscheidung getroffen?
Auf diese Weise erhalten Sie eine konsolidierte Ansicht des Entscheidungsprozesses.
🏅 Ergebnis: Teams und Research-Analysten können mit aktuellen Informationen zuversichtlich voranschreiten.
👀 Wussten Sie schon? Eine Studie von Forrester hat ergeben, dass Mitarbeiter bis zu 30 % ihrer Arbeitswoche allein mit der Suche nach Informationen verbringen. Deep Search geht dieses Problem der Produktivität direkt an.
Tiefensuche vs. Tiefenrecherche
Deep Search wird oft mit Deep Research verwechselt.
Sicher, beide basieren auf KI, aber sie lösen sehr unterschiedliche Probleme. Die wichtigsten Unterschiede sind 👇
| Aspect | Deep Search | Tiefgehende Recherche |
| Ziel | Rufen Sie Informationen aus Ihren verbundenen Apps und Dokumenten ab und verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über das, was bereits bekannt ist. | Vertiefen Sie sich in ein Thema und entwickeln Sie neue Ideen, Strategien oder Pläne auf der Grundlage Ihrer Daten und externer Kontexte. |
| Primäre Frage | „Welche Informationen haben wir bereits über X?“ | „Was müssen wir in Bezug auf X erledigen?“ oder „Welche Auswirkungen hat X?“ |
| Denkweise der Benutzer | Sie möchten eine bestimmte Antwort oder eine Zusammenfassung Ihrer bekannten Daten. | Sie möchten sich eine Meinung bilden, nächste Schritte planen oder neue Ansätze entwickeln. |
| Beispiel | „Was waren laut unseren Berichten die drei Hauptgründe für die Kundenabwanderung im letzten Quartal?“ | „Welche neuen Strategien zur Kundenbindung sollten wir im nächsten Quartal auf der Grundlage von Markttrends und unseren Abwanderungsdaten testen?“ |
| Ausgabe | Eine direkte Antwort, die auf tatsächliche Dokumente, Notizen oder Berichte verweist und genau angibt, woher die Informationen stammen. | Eine schriftliche Zusammenfassung, eine Liste mit Ideen oder ein Plan, der interne Daten mit externen Kontextinformationen kombiniert und nächste Schritte vorschlägt. |
| Umfang der Informationen | Beschränkt auf Ihren Workspace und verknüpfte Apps wie Salesforce | Nutzt Ihre internen Daten sowie umfassendes KI-Wissen und öffentliche Informationen, um neue Möglichkeiten aufzuzeigen. |
| Verwendet für | Sich in ein Projekt einarbeitenDokumentierte Prozesse findenBeweise für Berichte zusammenstellenEine sachliche Frage zu früheren Arbeiten beantworten | Brainstorming zu KampagnenideenEntwurf von Abschnitten eines StrategieplansErstellung von Hypothesen zum TestenEntdeckung neuer Marktchancen |
Kurz gesagt: Eine Deep Search liefert Ihnen das, was Sie bereits wissen, sodass Sie keine Zeit mit der Suche nach Fakten verschwenden. Deep Research hilft Ihnen dabei, anhand Ihrer Daten und Online-Quellen herauszufinden, was als Nächstes zu erledigen ist.
📮 ClickUp Insight: Mehr als die Hälfte der Befragten gibt täglich Daten in drei oder mehr tools ein und kämpft dabei mit „ App-Wildwuchs ” und verstreuten Workflows.
Auch wenn es sich produktiv und geschäftig anfühlt, geht Ihr Kontext einfach zwischen den Apps verloren, ganz zu schweigen von der Energie, die Sie beim Tippen verbrauchen.
BrainGPT bringt alles zusammen: Einmal sprechen, und Ihre Updates, Aufgaben und Notizen landen genau dort, wo sie in ClickUp hingehören. Kein Umschalten mehr, kein Chaos mehr – nur nahtlose, zentralisierte Produktivität.
So verwenden Sie Deep Search in ClickUp
Nachdem Sie nun gesehen haben, was Deep Search leisten kann, lautet die nächste Frage: Wie können Sie diese Technologie in Ihrem Workflow einsetzen?
Sie können sie nicht einfach ein- und ausschalten. Sie funktioniert am besten, wenn sie Teil der tools ist, die Ihr Team bereits verwendet. Dort, wo Projekte, Dokumente, Unterhaltungen und Ziele zusammenkommen.
Entdecken Sie ClickUp, den weltweit ersten konvergenten KI-Workspace.
Die KI-Suche erstreckt sich über alle Bereiche Ihrer Arbeit und hilft Ihnen, Antworten zu finden und darauf zu reagieren, ohne Ihren Workspace verlassen zu müssen. Sie eliminiert unnötige Arbeitsausweitung, indem sie alle Ihre Aufgaben auf einer einzigen Plattform zusammenführt.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie das geht 👀
Durchsuchen Sie jeden Winkel Ihrer Arbeit
Die Enterprise-Suche von ClickUp wurde entwickelt, um Antworten aus allem zu finden, mit dem Ihr Team arbeitet.
Die Suche umfasst:
- ClickUp-Assets und -Objekte, darunter Aufgaben, Dokumente, Whiteboards, Dashboards, Chats, Spaces, Ordner, Listen und Anhänge
- Integrationsobjekte von Drittanbietern, wie Dokumente, Webquellen, Tabellen, Folien, PDFs und Ordner aus verbundenen tools, die Sie täglich verwenden
Was indexiert wird, hängt vom Zugriff ab. Wenn der Benutzer, der eine Verbindung einrichtet, die Daten in einem verbundenen tool sehen kann und es sich um einen unterstützten Objekttyp handelt, wird dieser durchsuchbar. Dadurch wird sichergestellt, dass die Ergebnisse genau, berechtigungsabhängig und relevant bleiben.
So erleichtert es Ihnen das Leben. 😎
Da Ihre gesamte Arbeit bereits in ClickUp gespeichert ist, bietet Enterprise Search eine umfassende Suche und Echtzeit-Sichtbarkeit für Ihren gesamten Workspace.
So verwenden Sie sie 👇
- Öffnen Sie in der ClickUp-Symbolleiste ClickUp AI.
- Wählen Sie im Abschnitt „Suche“ des Modells die Auswahl „Deep Search“ aus.
- Geben Sie Ihre komplexe Frage in natürlicher Sprache ein und drücken Sie die Eingabetaste.
Als Nächstes können Sie auch die folgenden Maßnahmen ergreifen 👇
- Kopieren: Kopieren Sie den Text, um ihn manuell an einem anderen Speicherort einzufügen. Sie können auch jeden beliebigen Teil des generierten Textes manuell kopieren.
- Aufgabe erstellen: Erstellen Sie eine Aufgabe aus der Antwort.
- Dokument erstellen: Erstellen Sie aus der Antwort ein Dokument oder PDF-Dokument.
- Versuchen Sie es erneut: Diese Auswahl erzeugt eine etwas andere Antwort.
- Gefällt mir oder gefällt mir nicht: Bewerten Sie die Antwort mit „Daumen hoch“ oder „Daumen runter“, um uns bei der Verbesserung von ClickUp AI zu helfen.
Erhalten Sie kontextreiche Antworten auf Ihre Fragen.
ClickUp Brain wurde entwickelt, um die Ausbreitung von KI zu verhindern, indem Intelligenz direkt in Ihre Workflows eingebettet wird.
Diese kontextbezogene KI versteht Ihre Arbeit, Ihre Tools, Ihre Unternehmensdaten und Ihren Kontext.
Wenn Sie also BrainGPT fragen: „Was hält dieses Projekt auf?“, erhalten Sie Hindernisse, die mit realen Aufgaben, relevanten Daten, Abhängigkeiten und Eigentümern verbunden sind.
Analysieren Sie komplexe Daten aus mehreren Datenquellen
Brain vereint mehrere externe KI-Modelle und Datenquellen und fungiert dabei als Orchestrierungsebene.
Sie müssen nicht zwischen ChatGPT, Claude, Gemini und verschiedenen Laufwerken hin- und herspringen, um auf unterschiedliche Funktionen zuzugreifen. Die Suche ruft das richtige Modell für die jeweilige Aufgabe auf und stützt jede Antwort auf die Daten in Ihrem Workspace.
Durchführen von Suchanfragen per Spracheingabe
Das Tippen ist nicht immer die schnellste Art der Suche, insbesondere wenn Ideen mitten in einem Meeting oder während der Überprüfung der Arbeit auftauchen.
Mit „Talk to Text” von ClickUp können Sie Suchanfragen durchführen und Fragen stellen, ohne dabei Ihren Flow zu unterbrechen.
Sie können ganz natürlich sprechen, und BrainGPT wandelt Ihre Eingabe in eine kontextbezogene Abfrage um, die Aufgaben, Dokumente, Unterhaltungen und verbundene Daten durchsucht.
💡 Profi-Tipp: Ermutigen Sie Ihre Teams, die Suche wie einen gemeinsamen Speicher zu behandeln. Bringen Sie ihnen bei, Tags hinzuzufügen, Titel zu aktualisieren und FAQs beizusteuern, damit sich das System kontinuierlich verbessert. Die Suche ist nur so intelligent wie die Menschen, die sie mit Informationen füttern.
🚀 Vorteil von ClickUp: ClickUp Super Agents gehen bei der Tiefensuche noch einen Schritt weiter – vom Finden von Antworten bis zum Ergreifen von Maßnahmen.
Super Agents können:
- Überwachen Sie Ihren Workspace kontinuierlich
- Erkennen Sie Muster, Risiken oder fehlende Informationen.
- Als Auslöser für mehrstufige Aktionen dienen die gefundenen Ergebnisse.
Beispiel: Ein Super Agent kann ins Stocken geratene Projekte, fehlende Genehmigungen oder ungelöste Hindernisse überwachen und diese dann automatisch aufzeigen oder vordefinierte Maßnahmen ergreifen.
Sehen Sie sich dieses Video an, um mehr über Super Agents zu erfahren 👇
Best Practices für die Tiefensuche für Teams
Befolgen Sie diese Best Practices, um den größtmöglichen Wert aus der KI-gestützten Enterprise-Suche zu ziehen ⭐
1. Konzentrieren Sie sich auf die richtigen Fragen
Die Tiefensuche ist am leistungsstärksten in großen Workspaces mit vielen Daten und für komplexe mehrstufige Suchvorgänge. Wenn Sie eine einzelne Datei benötigen oder eine einfache, ortsspezifische Frage haben, ist die Verwendung der Standard-KI-Eingabeaufforderung oder eines Filers für den Speicherort schneller.
Denken Sie daran, dass eine umfassende Suche am besten funktioniert, wenn Entscheidungen, Aktualisierungen und Ergebnisse dort dokumentiert werden, wo die Arbeit tatsächlich stattfindet. Je übersichtlicher Ihr Aufzeichnungssystem ist, desto genauer werden Ihre Antworten sein.
2. Stellen Sie natürliche Fragen
Formulieren Sie Ihre Suche so, wie Sie einen Kollegen fragen würden, der sich mit der Arbeit auskennt.
❌ Eingabe von „Q3-Budget“
✅ Probieren Sie es aus: „Was waren die drei Gründe für die Umverteilung des Budgets für das Marketing-Team im dritten Quartal?“
Je mehr Kontext Sie bereitstellen, desto besser ist die Antwort.
3. Folgen Sie den Nachfassaktionen
Wenn die Tiefensuche Folgefragen vorschlägt, nutzen Sie diese. Sie helfen Ihnen, Ihre Suche zu verfeinern, ohne von vorne beginnen zu müssen, sodass Sie tiefer graben und das Bild abschließen können.
4. Überprüfen und handeln
Überprüfen Sie die von Deep Search angezeigten Quellen, um sicherzustellen, dass sie relevant und korrekt sind. Nutzen Sie dann die Erkenntnisse, indem Sie eine Aufgabe erstellen, ein Dokument anlegen oder eine Notiz machen.
5. Ausschlüsse festlegen
Wenn Sie bestimmte Informationen nicht benötigen, weisen Sie Deep Search an, diese zu ignorieren.
📌 Beispiel: „Marketingaufgaben ausschließen” oder „Quelldaten von 2023 bis 2025” sorgt dafür, dass Ihre Suchergebnisse relevant bleiben.
6. Erwähne das Ausgabeformat
Wenn Sie eine Liste, eine Zusammenfassung oder eine priorisierte Reihenfolge benötigen, fragen Sie danach. Dies könnte beispielsweise lauten: „Listen Sie die fünf größten Risiken des Projekts auf, geordnet nach Schweregrad.“ Das spart Zeit und erleichtert es, auf die Suchergebnisse zu reagieren.
7. Lange Inhalte zusammenfassen
Wenn die Ergebnisse lange Dokumente oder Threads enthalten, bitten Sie ClickUp BrainGPT, diese zusammenzufassen. Das spart Zeit, stellt sicher, dass keine wichtigen Details übersehen werden, und hilft Ihnen, sich auf Ihre Arbeit zu konzentrieren, anstatt alles selbst zu lesen.
🔔 Freundliche Erinnerung: Sie benötigen nicht immer eine vollständige, tiefgehende Suche in Ihrem gesamten Workspace.
Mit ClickUp können Sie KI von überall aus nutzen – direkt in einer Aufgabe, einem Dokument, einem Kommentar oder einem Space –, wenn Ihre Frage mit einer bestimmten Arbeit verbunden ist. Diese standortbasierte KI bezieht die Frage automatisch auf das Element, das Sie gerade anzeigen, sodass die Antworten fokussiert und schneller bleiben.
Verwenden Sie diese Funktion, wenn:
- Sie überprüfen eine Aufgabe und möchten Kontextinformationen zu deren Verlauf oder Hindernissen erhalten.
- Sie befinden sich in einem Dokument und benötigen eine Erläuterung oder eine Zusammenfassung.
- Sie möchten Erkenntnisse zu einem bestimmten Projekt, nicht zum gesamten Workspace.
Die Tiefensuche hilft bei der arbeitsbereichsübergreifenden Suche. Standortbasierte KI ist besser geeignet, wenn der Kontext bereits klar ist und Sie nur Antworten benötigen.
Limits der Deep Search, die es zu beachten gilt
Hier sind einige Limite der Tiefensuche, die Sie beachten sollten:
1. Angemessene Berechtigungen
ClickUp Enterprise KI-Suchmaschine sieht nur das, wozu sie Berechtigung hat. Privat-Ordner, Spaces oder verbundene Apps werden nur angezeigt, wenn Sie den Zugriff gewähren. Dadurch bleiben Ihre Daten sicher, aber es bedeutet auch, dass einige Antworten möglicherweise nicht angezeigt werden, wenn sie sich in eingeschränkten Bereichen befinden.
2. Datenqualität
Die Tiefensuche funktioniert nur mit Dateien und Ordnern, die organisiert sind. Das bedeutet, dass sie keine stillen Daten lesen kann, also Informationen in nicht verbundenen Tools, lokalen Dateien oder Unterhaltungen. Unbenannte Aufgaben, vage Dokumente oder in Chats versteckte Entscheidungen erschweren es der Tiefensuche ebenfalls, Zusammenhänge herzustellen.
3. Menschliches Urteilsvermögen erforderlich
Die Tiefensuche führt eine Suche in der Wissensdatenbank durch, zeigt Quellen an und schlägt Verbindungen vor, trifft jedoch keine Entscheidungen. Sie und Ihr Team sind weiterhin dafür verantwortlich, die Ergebnisse zu interpretieren und entsprechend zu handeln.
4. Umfang und Leistung der Abfrage
Komplexe Abfragen können länger dauern, da die Tiefensuche gründlich scannt. Die Zusammenfassung aller Informationen zu Ihrer Markenidentität dauert länger als die Überprüfung der Prioritäten eines Teams für diese Woche. Für schnelle Abfragen sind die Standardsuche oder der KI-Chat möglicherweise die schnellere Option.
5. Quellenüberprüfung
KI kann manchmal plausible, aber falsche Informationen generieren. ClickUp Deep Search reduziert dieses Risiko, indem es Antworten in Ihrem ClickUp-Workspace verankert und Quellenlinks anzeigt. Überprüfen Sie diese Quellen jedoch immer, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt sind.
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Die Zukunft der Deep Search
Die Tiefensuche verändert bereits jetzt die Art und Weise, wie Teams Informationen abrufen, aber das ist erst der Anfang. Hier sehen Sie, wohin die Reise geht:
1. Werden Sie vorausschauender und kontextbewusster
Die Deep Search versteht Ihre Rolle, Ihre Aufgaben, Ihren Kalender und Ihre Projektphase. Sie findet relevante Dokumente, sendet Ihnen Erinnerungen an frühere Entscheidungen und weist auf potenzielle Konflikte hin, bevor diese zu Problemen werden.
2. Durchführen Sie die Automatisierung der Suche nach Antworten und der Berichterstellung
Sie können automatisch eine Projektbeschreibung auf der Grundlage ähnlicher früherer Arbeiten erstellen oder einen wöchentlichen Statusbericht aus Aufgabenaktualisierungen, Chat-Stimmungen und Dokumentänderungen abrufen – alles mit einer einzigen Eingabeaufforderung.
3. Als Auslöser dienen nicht nur Antworten, sondern auch Aktionen
Die Tiefensuche könnte nicht nur die relevantesten Ergebnisse anzeigen, sondern auch Maßnahmen vorschlagen. So könnte sie beispielsweise eine verzögerte Freigabe des Clients kennzeichnen, eine Erinnerung senden, die Zeitleiste anpassen und das Team mit einem einzigen Klick benachrichtigen.
4. Wissen für jede Rolle personalisieren
Anstelle einer generischen Suchleiste lernt die Deep Search die Muster von Ihnen und Ihrem Team kennen, um Ihnen Wissen zu liefern, das nur für Sie wichtig ist. Wenn Sie beispielsweise im Marketing tätig sind, könnte sie Sie auf neue Daten zur Kampagnenleistung aufmerksam machen.
5. Schaffen Sie eine Verbindung zwischen der Arbeit über Plattformen und Teams hinweg
Die Tiefensuche funktioniert plattformübergreifend und in autorisierten Workspaces, sodass Sie die richtigen Informationen leichter finden können, unabhängig davon, wo sie sich befinden.
Finden Sie mit ClickUp Deep Search die Antworten, die in Ihrer Arbeit verborgen sind.
Die Suche nach Informationen bei der Arbeit muss Sie nicht ausbremsen.
Verluste in der Produktivität und verzögerte Entscheidungen sind Begleiterscheinungen von Informationen, die in Silos gefangen sind und deren Kontext verstreut ist.
Die Enterprise-Suche von ClickUp versteht den Kontext, komplexe Aufgaben und den Wissensfluss in der realen Arbeitswelt. Anstatt Teams zu zwingen, Ordner, Chats und Dashboards zu durchsuchen, liefert sie Antworten, die auf Aufgaben, Dokumenten, Unterhaltungen und verbundenen Tools basieren.
Wenn Sie nicht mehr Ihre Arbeit durchsuchen, sondern sie einfach fragen möchten, was Sie wissen müssen, melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an. Finden Sie die Antworten, die bereits in Ihrer Arbeit verborgen sind.