Laut unserer Umfrage zur Effektivität von Meetings finden 12 % der Befragten, dass Meetings überfüllt sind, 17 % sagen, dass sie zu lange dauern, und 10 % halten sie größtenteils für unnötig.
Und kann man ihnen das übel nehmen, wenn fast 50 % der Meetings eine Stunde oder länger dauern?
Aber müssen sie wirklich so lang sein? Können wir diese langen und oft unproduktiven Meetings nicht stattdessen durch kurze, fokussierte „Meetings“ („SyncUps“) ersetzen?
Die kurze Antwort: Ja, das können wir.
Die ausführliche Antwort oder die Anleitung? Darum geht es in diesem Blogbeitrag!
Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie All-Hands-Check-ins auf Zoom durch ClickUp SyncUp ersetzen können.
Das Problem mit traditionellen All-Hands-Meetings
Bevor wir über den Ersatz von All-Hands-Meetings sprechen, wollen wir verstehen, warum Zoom-Meetings nicht mehr für eine konsistente Teamausrichtung sorgen.
Probleme bei der Terminplanung und Konflikte zwischen Zeitzonen
Laut einer Umfrage von Microsoft Work Trend haben die nach 20 Uhr geplanten Meetings bei Mitarbeitern, die in verschiedenen Zeitzonen weltweit arbeiten, im Vergleich zum Vorjahr um 16 % zugenommen.
Während die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz einfacher denn je geworden ist, ist die Verwaltung von Zoom-Meetings über Zeitzonen hinweg exponentiell schwieriger geworden. Jemand aus Ihrem Team muss immer seine Arbeitszeit opfern, um an All-Hands-Meetings teilzunehmen.
Passive Teilnahme
Fast 67 % der Mitarbeiter sind während virtueller Meetings abgelenkt. Sie checken entweder ihre E-Mails auf dem Handy, schreiben Texte, träumen vor sich hin, surfen im Internet oder erledigen Hausarbeiten.
Die meisten All-Hands-Meetings sind alles andere als interaktiv und werden letztendlich von den lautesten Stimmen dominiert. Eine kleine Gruppe spricht, einige wenige reagieren darauf und der Rest bleibt stumm.
Begrenzte Sichtbarkeit nach dem Meeting
Was haben die Meetings mit der niedrigsten Produktivität gemeinsam?
- Keine Nachbesprechungsnotizen, Zusammenfassungen oder Aktionselemente, die nach dem Meeting freigegeben werden müssen.
- Wichtige Teilnehmer fehlen bei Meetings, als Ergebnis verzögern sich Entscheidungen.
- Es werden keine Tagesordnung oder Vorab-Lesematerialien im Voraus von den Anbietern bereitgestellt.
Laut Calendly sind sie sowohl für interne als auch für externe Meetings einheitlich.
Mit anderen Worten: Nach einem Zoom-Meeting muss jemand manuell die Aktionspunkte eingeben, Verantwortlichkeiten zuweisen, Fristen festlegen und den Kontext zum Projektmanagement-Tool hinzufügen.
Dieses Kopieren und Einfügen sowie das ständige Wechseln zwischen verschiedenen Kontexten hat als Ergebnis „Work Sprawl” zur Folge: Ideen, To-dos und Follow-ups sind über eine Vielzahl von tools verstreut – was Teams letztendlich mehr als vier Stunden pro Mitarbeiter und Woche kostet!
📮 ClickUp Insight: Die Ergebnisse unserer Umfrage zur Effektivität von Meetings zeigen, dass 42 % der Teams aufgezeichnete Clips (21 %) oder Projektmanagement-Tools (21 %) für asynchrone Arbeit verwenden.
Allerdings erfordern diese Tools oft zusätzliche Tools, separate Abonnements, Anmeldungen und Einarbeitungszeiten.
Als Allround-App für die Arbeit erleichtert ClickUp die asynchrone Kommunikation. Greifen Sie auf Videoclips, Sprachnachrichten, Projekt-Workflows, kollaborative Dokumente und einen integrierten KI-Notizblock zu – alles in einem einzigen Workspace.
Warum mehrere Abonnements und verstreute Informationen verwalten, wenn eine einzige Lösung Ihren gesamten Workflow optimieren kann?
💫 Echte Ergebnisse: Teams, die die Meeting-Management-Features von ClickUp nutzen, berichten von einer Reduzierung unnötiger Unterhaltungen und Meetings um satte 50 %!
Verpasste Gelegenheiten zur Abstimmung
Nicht jeder kann live teilnehmen. Und selbst wenn sie dabei sind, traut sich nicht jeder, sich zu Wort zu melden.
Wichtige Updates werden einmalig zu einem bestimmten Zeitpunkt freigegeben. Wer das Meeting verpasst, ist auf Zusammenfassungen aus zweiter Hand oder unvollständige Aufzeichnungen angewiesen. Fragen tauchen später in privaten Chats, Neben-Threads oder Folgeanrufen auf.
Einseitige Updates
Die meisten Remote-Meetings für alle Mitarbeiter funktionieren wie Rundfunkübertragungen. Die Führungskräfte geben Quartalsergebnisse, Produktankündigungen oder Richtlinienänderungen frei, während alle anderen zuhören.
Dieses Format zwingt die Mitarbeiter dazu, ihre konzentrierte Arbeit zu unterbrechen, um Informationen zu konsumieren, die auch asynchron hätten überprüft werden können. Eine Präsentation, eine aufgezeichnete Aktualisierung oder eine kurze schriftliche Zusammenfassung würden dieselbe Botschaft vermitteln – ohne den Tagesablauf zu unterbrechen.
Diese verschwendete Zeit beinhaltet noch nicht einmal die Kosten für den Kontextwechsel. Untersuchungen zeigen, dass es bis zu 23 Minuten dauern kann, bis man sich wieder auf eine Aufgabe konzentrieren kann, wenn man einmal aus der tiefen Arbeit herausgerissen wurde.
👀 Wussten Sie schon? Ein scheinbar harmloses Zoom-Meeting verursacht fünf verschiedene Arten von Meeting-Müdigkeit: allgemeine, visuelle, soziale, motivationale und emotionale. Die von Forschern der Stanford University entwickelte Zoom Exhaustion & Fatigue Scale (ZEF-Skala) misst dieses Phänomen wissenschaftlich.
Was ist also die Lösung für die Zoom-Müdigkeit?
Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie ein Check-in für alle Mitarbeiter asynchron durchführen können.
Was ist ClickUp SyncUp und warum eignet es sich für alle Mitarbeiter?
ClickUp SyncUp ist ein KI-gestütztes Tool für Meetings und Zusammenarbeit, mit dem Sie innerhalb Ihres ClickUp-Workspaces sofort Audio- und Videoanrufe mit Ihrem Team starten können.
Starten Sie Einzel- und Gruppenanrufe mit Ihrem Team, um Abfragen und Hindernisse schnell zu klären.
SyncUps sind Teil von ClickUp Chat und in allen Plänen verfügbar, einschließlich des kostenlosen Plans. Sie können ein SyncUp von jedem ClickUp Chat-DM oder -Kanal aus starten. Außerdem können Sie die Diskussion aufzeichnen und mit dem ClickUp AI Notetaker transkribieren.
Jede Aufzeichnung bleibt mit dem entsprechenden Chat, der ClickUp Aufgabe oder dem Projekt verknüpft. Verwandeln Sie Diskussionen in nachverfolgbare Ergebnisse, damit sie nicht verloren gehen oder in Vergessenheit geraten.
So trägt dies zu einer klareren Kommunikation bei Ihren All-Hands-Meetings bei:
Integrierter Kontext
Das Beste an SyncUps ist ihre Integration in Ihre tatsächliche Arbeit. Sie können ein SyncUp innerhalb eines bestimmten Chat-Kanals oder einer Direktnachricht starten und Ihre Unterhaltungen so an einem Ort bündeln.
Sie können auch Dateien und Referenzdokumente in einem SyncUp-Anruf freigeben und bestimmte Aufgaben als Anhänge hinzufügen, die für die Diskussion relevant sind.
📌 Beispiel: Das IT-Team führt neue Anforderungen für die Zwei-Faktor-Authentifizierung ein. Während eines SyncUp-Anrufs mit allen Mitarbeitern demonstrieren sie das Setup, indem sie ihren Bildschirm freigeben und häufige Probleme durchgehen, mit denen Mitarbeiter konfrontiert sein könnten.
Nach dem Anruf wird der SyncUp-Aufzeichnungslink zur IT-Sicherheitsaufgabe hinzugefügt und direkt in ein ClickUp-Dokument eingebettet, das als offizieller Rollout-Leitfaden dient. Das Dokument enthält Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Screenshots und FAQs, die alle an einem Ort gespeichert sind.
Wenn Updates eingehen, wird das Dokument überarbeitet, anstatt neue Unterhaltungen zu beginnen. Die Mitarbeiter wissen genau, wo sie die neuesten Anweisungen finden. Das IT-Team vermeidet wiederholte Fragen oder Folgetreffen. Das Ergebnis ist eine einzige, selbstbedienbare Quelle der Wahrheit, die mit der Arbeit hinter der Einführung verbunden bleibt.
Selbst Mitglieder der Teams, die nicht an der Besprechung teilgenommen haben, können sich die Aufzeichnung ansehen und genau das Dokument aufrufen, auf das sich die Führungskräfte bezogen haben.
📮 ClickUp Insight: Wissensarbeiter versenden durchschnittlich 25 Nachrichten pro Tag, um Informationen und Zusammenhänge zu recherchieren. Das bedeutet, dass viel Zeit mit Scrollen, Suchen und Entschlüsseln fragmentierter Unterhaltungen in E-Mails und beim Chatten verschwendet wird. 😱
Wenn Sie nur eine intelligente Plattform hätten, die Aufgabenmanagement, Projekte, Chat und E-Mails (plus KI!) an einem Ort vereint. Aber die haben Sie: Probieren Sie ClickUp aus!
KI-gestützte Zusammenfassungen und Transkripte
Das Beste an SyncUps ist, dass alle das gleiche SyncUp sehen können, ohne gleichzeitig online sein zu müssen.
Sie können sich die Aufzeichnung, das Transkript oder die Zusammenfassung ansehen, um den Kontext zu verstehen.
Alles, einschließlich Updates, Fortschritte und Hindernisse, ist in Ihren ClickUp-Aufgaben, Dokumenten und Chats zugänglich.
⭐ Bonus: Mit ClickUp Enterprise KI-Suchmaschine können Sie Informationen aus Ihren Notizen in Ihrem ClickUp-Workspace in Sekundenschnelle abrufen, und das auch noch mit Hilfe von natürlichen Sprachbefehlen.
Wenn Sie beispielsweise eine Woche lang nicht im Büro waren, können Sie den KI-Assistenten einfach bitten, Ihnen die Details zu den Meetings und die Aktionselemente aus dem SyncUp der letzten Woche zu besorgen.
Native Elemente, die mit Aufgaben verknüpft sind
Sobald Ihr Anruf in der Zoom-App beendet ist, verschwindet die Verantwortlichkeit. Mit ClickUp SyncUps können Diskussionen jedoch schnell mit nachverfolgbaren Aufgaben verknüpft werden, da sich alles im selben Workspace befindet.
Wenn eine Zusammenfassung eines Meetings beispielsweise einen Aktionspunkt enthält, können Sie ClickUp Brain, den nativen KI-Assistenten von ClickUp, bitten, die entsprechende Aufgabe unter Verwendung des Workspace-Kontexts zu erstellen.
👀 Wussten Sie schon? Aufeinanderfolgende Video-Meetings können zu einer kumulativen Belastung Ihres Gehirns führen. Laut dem Neurowissenschaftslabor von Microsoft, das EEG-Technologie einsetzt, reichen bereits 10-minütige Pausen zwischen den Meetings aus, um den Stresspegel wieder auf den Ausgangswert zu senken. Herkömmliche All-Hands-Meetings rauben Ihrem Team diese wichtigen Zeiträume der mentalen Erholung.
Erstellen Sie asynchrone Video-Updates mit ClickUp SyncUps.
Nicht jedes Update erfordert, dass alle Mitarbeiter des Unternehmens an dem Meeting teilnehmen.
📌 Beispiel: Anstatt ein wiederkehrendes Design-Review-Meeting zu planen, nimmt der Design-Leiter ein kurzes SyncUp-Video direkt im Design-Team-Chat-Kanal auf.
Was passiert:
- Der Designer zeichnet ein 4-minütiges SyncUp auf, in dem er durch die aktualisierten Figma-Bildschirme führt.
- Sie erklären, was sich geändert hat, warum es sich geändert hat und wo Feedback benötigt wird.
- Das SyncUp wird im Chat-Kanal für alle Mitarbeiter gepostet, der mit der entsprechenden Design-Aufgabe verknüpft ist.
Wie das Team reagiert:
- PMs und Ingenieure sehen sich das Video asynchron an.
- Feedback wird als Thread-Kommentare zum Video hinzugefügt.
- Spezifisches Feedback wird in Folgeaufgaben wie „Leeren Zustand aktualisieren” oder „Alternative CTA-Farbe prüfen” umgewandelt.
- Es geht kein Kontext verloren, da Videos, Kommentare und Aufgaben zusammengeführt werden.
Warum dies für Designteams funktioniert:
- Designer müssen nicht mehr dieselbe Einweisung mehrfach wiederholen.
- Zeitzonen behindern die Zusammenarbeit nicht mehr
- Entscheidungen und Designbegründungen werden automatisch dokumentiert.
Jeder in der Organisation kann die Aufzeichnung öffnen, um die Ansicht des Transkripts anzuzeigen oder eine Zusammenfassung zu erstellen. Sie können sogar Fragen direkt im Chat-Thread stellen.
Ständige Interaktion
Was müssen Mitarbeiter erledigen, wenn sie beim Ansehen aufgezeichneter SyncUps Bedenken haben?
Sie können einen Kommentar mit Zeitstempel zum Video hinterlassen und ihn der Person zuweisen, die diese Abfrage konkret beantworten kann. Diese Kommentare bleiben in Clips Activity für alle sichtbar, damit jeder darauf zurückgreifen kann.
Allerdings bleiben alle aufgezeichneten SyncUps als ClickUp-Clips im Clips Hub gespeichert.
So tragen Clips dazu bei, die asynchrone Kommunikation voranzubringen:
👀 Wussten Sie schon? 66 % aller Meetings werden unproduktiv, sobald die Mitarbeiter aufhören, Ideen freizugeben. Und dazu braucht es nicht viel – lehnen Sie einmal während eines All-Hands-Meetings den Vorschlag einer Person ab, und sie wird in den nächsten fünf Meetings schweigen. Diese eine Entmutigung hat einen Dominoeffekt und macht alle Ihre Meetings unproduktiv.
📚 Weiterlesen: Aktivitäten zur Steigerung der Mitarbeitermotivation
So veranstalten Sie asynchrone Check-ins für alle Mitarbeiter mit ClickUp SyncUp
So können Sie ClickUp SyncUp nutzen, um unternehmensweite Updates freizugeben, ohne dass alle Mitarbeiter bei einem Meeting aller Mitarbeiter anwesend sein müssen.
Schritt 1: Legen Sie klare Richtlinien für die Kommunikation mit allen Mitarbeitern fest.
Um asynchrone Kommunikation erfolgreich zu gestalten, legen Sie klare Kommunikationsrichtlinien fest.
Erstellen Sie eine strukturierte ClickUp-Einstellung für klare Kommunikationsrichtlinien. Klären Sie:
- Welche Arten von Meetings sind obligatorisch und erfordern eine Live-Teilnahme, und welche sind optional (Aufzeichnung kann später angesehen werden)?
- Wie weit im Voraus sollten SyncUps für alle Mitarbeiter globaler Teams geplant werden?
- Sollten Mitarbeiter außerhalb ihrer Zeiten der Arbeit an Live-Anrufen teilnehmen oder ist es akzeptabel, sich die Aufzeichnung anzusehen?
- Wie Mitglieder des Teams bestätigen sollten, dass sie die Nachricht oder das Update gesehen haben
- Wie schnell sollten Kommentare zu SyncUp-Aufzeichnungen für alle Mitarbeiter bearbeitet werden?
- Wo alle archivierten Inhalte für alle Mitarbeiter gespeichert sind und wie Sie nach früheren Updates suchen können
- Reaktionszeiten auf Nachrichten (hohe Priorität innerhalb von 4 Stunden, Standard-Updates innerhalb von 24 Stunden)
Sobald dies dokumentiert ist, legen Sie fest, welche Kommunikationsstrategien (Clips, SyncUp, Chat-Nachrichten) für verschiedene Szenarien geeignet sind. Hier ist ein Rahmenkonzept:
| Art der Aktualisierung | Format | Wie funktioniert das? |
| Quartalsergebnisse, strategische Weichenstellungen | Clips und Dokumente | Geben Sie den Mitarbeitern Zeit, Nummern zu analysieren und Überlegungen anzustellen, bevor sie Fragen stellen. |
| Produktdemos, Feature-Übersichten | Clips mit Bildschirmfreigabe | Teams können pausieren, komplexe Schritte wiederholen und bei der Umsetzung auf den genauen Workflow zurückgreifen. |
| Umstrukturierung der Organisation, Führungswechsel | Live SyncUp (kurz) + Follow-up-Clip | Durch Echtzeit-Fragen und Antworten werden Bedenken sofort ausgeräumt, und Clip bietet eine dauerhafte Referenz für diejenigen, die etwas verpasst haben. |
| Wöchentliche Erfolge und Meilensteine | Chatten-Nachricht oder Live-SyncUp | Je nachdem, wie Ihr Team strukturiert ist und was es bevorzugt, eignen sich schnelle asynchrone Updates für verteilte Teams und Live-Feiern für eng verbundene Gruppen. |
| Dringende Änderungen der Richtlinien | Optionales SyncUp für alle Mitarbeiter mit Aufzeichnungen | Zeitkritische Entscheidungen erfordern eine sofortige Klärung und Abstimmung innerhalb des gesamten Unternehmens. |
Schritt 2: Freigeben der Tagesordnung vor dem Meeting
Teilen Sie Ihren Teammitgliedern mindestens 48 bis 72 Stunden im Voraus per E-Mail und über Chat-Kanäle eine klare Tagesordnung für das Meeting mit.
Ihre Tagesordnung sollte Folgendes enthalten:
- Was wird im All-Hands-Meeting besprochen und warum findet es gerade jetzt statt?
- Fügen Sie ClickUp-Dokumente oder Berichte als Anhänge bei, die die Mitglieder des Teams vor dem Meeting lesen sollten.
- Zeitaufteilung für jedes Segment, damit die Teilnehmer wissen, wann ihre Beiträge benötigt werden.
- Vorab eingereichte Fragen, auf die Mitarbeiter Antworten wünschen – besonders hilfreich für Personen, die nicht in Echtzeit teilnehmen können, aber möchten, dass ihre Anliegen in der Aufzeichnung behandelt werden.
- Schlüssel-Entscheidungen, die getroffen werden müssen, und wer dafür verantwortlich ist
- Erwartete Ergebnisse des Meetings
⭐ Bonus: Verlieren Sie Ihre großartigen Ideen nicht an Haftnotizen und Sprachaufzeichnungen. Diktieren Sie Ihre Agenda für das Meeting mit ClickUp Talk to Text und lassen Sie sie sofort in einem ClickUp-Dokument transkribiert und mit Formatierung erhalten.
Schritt 3: Starten und zeichnen Sie Ihr SyncUp auf
Starten Sie SyncUp direkt von:
- Ein Kanal
- Eine Direktnachricht
- Ansichten an einem Ort, dem ein Chat-Kanal zugeordnet ist
Um Ihre Sitzung aufzuzeichnen, klicken Sie auf das Aufnahmesymbol.
Sie können Teilnehmer hinzufügen, indem Sie den SyncUp-Link freigeben oder sie einladen.
✏️ Notiz: Wenn Sie ein All-Hands-Meeting mit mehr als 200 Personen veranstalten, sollten Sie stattdessen die ClickUp-Zoom-Integration verwenden, um ein Zoom-Meeting zu planen.
Geben Sie einfach /Zoom in den ClickUp-Chat-Kanal ein, und es wird ein Meeting-Link generiert, der sich in Ihren Workspace integrieren lässt.
Schritt 4: Fassen Sie die Ergebnisse mit ClickUp Brain zusammen.
Nachdem Ihr SyncUp aufgezeichnet wurde, öffnen Sie es im Clips Hub und klicken Sie auf „Zusammenfassen “, damit ClickUp Brain oder BrainGPT eine prägnante Zusammenfassung der Diskussion erstellt.
Verwenden Sie ClickUp Brain, um:
- Fassen Sie Schlüssel-Ankündigungen, Schlüssel-Entscheidungen und Schlüssel-Updates aus SyncUp zusammen.
- Extrahieren Sie Aktionselemente und wandeln Sie sie in Aufgaben mit Eigentümern und Fälligkeitsdaten um.
- Heben Sie Risiken, Abhängigkeiten oder Folgemaßnahmen hervor, die während des Gesprächs erwähnt wurden.
- Erstellen Sie eine kurze Zusammenfassung mit den wichtigsten Informationen für diejenigen, die nicht teilnehmen konnten.
💡 Profi-Tipp: Nutzen Sie Super Agents, die KI-gestützten Teamkollegen von ClickUp, um Zeit zu sparen, die Produktivität zu steigern und sich mit intelligenten und menschenähnlichen Interaktionen an Ihren Workspace anzupassen.
Super Agents zeichnen sich durch folgende Meeting-Management-Workflows aus:
- Kreativ-Briefings: Erstellen Sie Kreativ-Briefings unter Verwendung des Kontexts einer Aufgabe oder beim Chatten, einschließlich umsetzbarer Verbesserungen zur Standardisierung der Eingabe und Beschleunigung der Genehmigungen.
- Funktionsbeschreibungen: Wandeln Sie Funktionsanfragen in strukturierte Beschreibungen um, damit agile Teams den Umfang abstimmen, die Zeit effizient einschätzen und Nacharbeiten reduzieren können.
- Follow-up-E-Mails: Verwandeln Sie die Meeting-Notizen von KI Notetaker in prägnante, kundenfertige Follow-up-E-Mails, in denen Entscheidungen, Eigentümer und Fälligkeitsdaten für klare nächste Schritte festgehalten werden.
Entdecken Sie weitere solche Meeting-Agenten für Ihr Team:
Vorteile der Umstellung aller Mitarbeiter auf ClickUp SyncUp
Hier sind die Gründe, warum ClickUp SyncUps die beste Alternative zu Zoom sind:
- Kein Wechseln zwischen Apps: Integrieren Sie Arbeit und Kommunikation in einem einzigen tool, sodass Sie kontextbezogene Meetings starten können, ohne zwischen Apps wechseln zu müssen. In Zeiten, in denen Teams in einer Flut von KI-Anwendungen versinken, ist dies eine enorme Zeitersparnis.
- Integrierte Verantwortlichkeit: Bitten Sie Brain, Aufgaben auf der Grundlage von SyncUp-Diskussionen zu erstellen und zuzuweisen, damit jede Unterhaltung zu umsetzbaren Ergebnissen führt. Verwandeln Sie Ihre All-Hands-Meetings in produktive und nicht repetitive Diskussionen.
- Konvergierter KI-Arbeitsbereich: Verbinden Sie Tools, Dateien und Workflows auf einer einheitlichen Plattform mit ClickUp. Das gesamte Wissen Ihres Unternehmens befindet sich an einem Ort, ist indexiert und leicht zu durchsuchen.
- Kosteneffizienz: SyncUps sind von Mobilgeräten aus zugänglich und sogar in Free-Plänen verfügbar, sodass auch kleinste Teams virtuelle Meetings ohne zusätzliche Kosten abhalten können.
- Workflow-Automatisierung: Sparen Sie sich manuelles Hin- und Her-Schreiben und beenden Sie inkonsistente Notizen zum Meeting.
- Async-First-Ansatz: Beschleunigen Sie die asynchrone Kommunikation mit Audio-/Video-Clips, automatischen Transkripten, KI-generierten Zusammenfassungen und Kommentaren mit Zeitstempel für Fragen oder Feedback.
⚡ Vorlagenarchiv: Organigramm-Vorlagen in PPT, Word und ClickUp
👀 Wussten Sie schon? Wenn Menschen vor der Kamera nicken, ist das kein Zeichen der Zustimmung – oft ist es nur Konformität. Untersuchungen zeigen, dass sich Einzelpersonen während professioneller Online-Meetings der Meinung der Mehrheit anschließen, wenn ihre Kameras eingeschaltet sind. Offenbar verstärkt sich die Zoom-Müdigkeit erheblich, wenn Mitarbeiter gezwungen sind, ihre Kameras eingeschaltet zu lassen.
Anwendungsfälle aus der Praxis für asynchrone All-Hands-Meetings
Asynchrone Kommunikation ist praktisch, und führende Unternehmen auf der ganzen Welt haben asynchrone Ansätze implementiert, um unternehmensweite Updates zu übermitteln:
Gitlab
Gitlab ist bekannt für sein Handbuch-orientiertes, standardmäßig asynchrones Kommunikationsmodell mit klaren Vorgaben dazu, wie unternehmensweite Informationen freigegeben und genutzt werden sollten. Zu den wichtigsten Grundsätzen gehören:
- Dokumentation vor der Diskussion Unternehmensaktualisierungen, Entscheidungen und Prozesse werden im Gitlab-Handbuch festgehalten, sodass alle asynchron auf dieselbe Informationsquelle zugreifen können.
- Asynchrone Kommunikation statt Live-MeetingsUpdates sind so konzipiert, dass sie über Zeitzonen hinweg genutzt werden können, wodurch die Abhängigkeit von Echtzeit-Meetings wo immer möglich reduziert wird.
- Aufgezeichnete und schriftliche Updates für breite SichtbarkeitWichtige Meetings oder Ankündigungen werden oft aufgezeichnet und/oder schriftlich zusammengefasst, damit Mitglieder des Teams sich nach ihrem eigenen Zeitplan auf den neuesten Stand bringen können.
- Klare Erwartungen an MeetingsJedes Meeting erfordert eine vorab freigegebene Agenda („no agenda, no attenda“), oft unter Verwendung eines Live-Dokuments, damit die Teilnehmer asynchron Beiträge leisten oder das Meeting ganz überspringen können, wenn es nicht benötigt wird.
- Tools unterstützen Transparenz, nicht SilosArbeitsaktualisierungen, Planungen und Kapazitätsdiskussionen werden in der Regel in dokumentierten Problemen, Seiten oder Projekten nachverfolgt und nicht in privaten Unterhaltungen oder undokumentierten Tabellenkalkulationen.
Zapier
Zapier ist ein vollständig remote arbeitendes, verteiltes Unternehmen mit einer langjährigen Kultur der asynchronen Kommunikation, die darauf ausgelegt ist, Teams über Zeitzonen hinweg zu unterstützen. Zu ihren Kommunikationspraktiken gehören:
- Legen Sie den Schwerpunkt auf asynchrone Zusammenarbeit vor der Planung von Live-Meetings, damit Diskussionen und Vorbereitungsarbeiten im Voraus fertiggestellt werden können.
- Verwenden Sie Tools wie Async (die interne Blog-Plattform) und Slack, um Updates, Hintergründe und Unternehmensinformationen freizugeben, die Teams nach Belieben lesen und beantworten können.
- Fördern Sie asynchrone Vorbereitungen (einschließlich Bildschirmaufzeichnungen oder aufgezeichneter Walkthroughs), um unnötige Live-Meetings zu reduzieren. Live-Sitzungen werden verwendet, wenn die Echtzeit-Interaktion einen Wert bietet, der über das hinausgeht, was asynchrone Meetings bieten.
- Wir arbeiten als zu 100 % verteiltes Remote-Team, was naturgemäß die Form der Kommunikation und der unternehmensweiten Updates beeinflusst.
📚 Weiterlesen: Die beste OKR-Software für Teams
Best Practices für asynchrone unternehmensweite Check-ins
Dank asynchroner Kommunikation muss Ihr Team nicht mehr ständig online sein.
Wir haben die Best Practices in eine Checkliste zusammengefasst – nutzen Sie diese, wenn Sie unternehmensweite Updates asynchron freigeben:
🤝 Klare Erwartungen festlegen
- Legen Sie fest, welche Meetings die Live-Teilnahme erfordern und welche später angesehen werden können.
- Legen Sie Antwortfristen fest (z. B. dringende Updates innerhalb von 4 Stunden, Standard-Updates innerhalb von 24 Stunden).
- Legen Sie fest, wie Mitarbeiter Updates bestätigen sollen (Kommentar, Reaktion, Aufgabe abschließen).
🧠 Zentralisieren Sie unternehmensweite Updates
- Verwenden Sie einen speziellen unternehmensweiten ClickUp-Chat-Kanal.
- Speichern Sie Tagesordnungen, Aufzeichnungen, Clips, Zusammenfassungen und Folgemaßnahmen an einem Ort.
- Vermeiden Sie es, Updates über E-Mails, Slack und Direktnachrichten zu verstreuen.
📆 Standardisieren Sie wiederkehrende Updates
- Erstellen Sie ClickUp-Dokument-Vorlagen für vierteljährliche und monatliche All-Hands-Meetings.
- Verwenden Sie feste Abschnitte für Metriken, Prioritäten, Risiken und Fragen und Antworten.
- Reduzieren Sie die Vorbereitungszeit und helfen Sie Ihren Mitarbeitern, sich jedes Mal auf das Wesentliche zu konzentrieren.
💬 Passen Sie das Format an die Nachricht an
- Clips für Produktdemos und Walkthroughs
- Chat-Threads für schnelle Erfolge und Ankündigungen
- SyncUps für strategische Updates oder sensible Diskussionen
✅ Automatisieren Sie Nachfassaktionen
- Erstellen Sie Erinnerungen, um Aufzeichnungen anzusehen oder auf Threads zu antworten.
- Archivieren Sie erledigte Aufgaben automatisch.
Machen Sie All-Hands-Meetings mit ClickUp SyncUps wirklich inklusiv.
Herkömmliche All-Hands-Meetings schließen Menschen von vornherein aus. Wer zu diesem Zeitpunkt keine Zeit hat, verpasst das Meeting.
Mit Remote-Arbeit und geografisch verteilten Teams hat asynchrone Kommunikation ebenso an Bedeutung gewonnen.
Unternehmen sind erfolgreich, wenn sie synchrone Unterhaltungen mit asynchronen Workflows in Einklang bringen, die auf die jeweilige Situation zugeschnitten sind.
Mit ClickUp SyncUps können Sie das Beste aus beiden Welten nutzen. Sind Sie bereit, Zoom-Meetings für alle Mitarbeiter durch SyncUps zu ersetzen? Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an, um loszulegen.